Organización (página 2)

Idea de sistemas. Según Stoner: El enfoque se sistema procura contemplar la organización como un todo y como parte del ambiente externo. Considera que la actividad de un segmento de la organización afecta a la actividad del resto de los segmentos de la misma, hace que los gerentes no puedan funcionar solamente dentro de los limites del organigrama tradicional, sino que deben entremezclar su departamento con toda la empresa. Tiene que comunicarse con otros empleados y departamentos y con representantes de otras organizaciones. Un gerente de producción que aplica el enfoque se sistema decidiría la programación tomando en cuentas las consecuencias de sus decisiones en otros departamentos y para la organización entera.

Principales conceptos del enfoque de sistema:

• 1) SUB SISTEMA: Son las partes que constituye el sistema, lo cual implica que cada sistema puede ser a su vez subsistema de otro sistema mayor.

• 2) SINERGIA: Significa que los departamentos que interactúan en forma cooperativa, son mas productivos que si trabajaran en forma independiente o aislada.

• 3) SISTEMA ABIERTO Y SISTEMA CERRADO: Un sistema abierto es aquél que interactúan con su ambiente, en tanto el sistema cerrado no lo hace.

• 4) LIMITE DE SISTEMA: Es lo que separa a todo sistema de su ambiente. En un sistema cerrado el limite es rígido, en tanto en un sistema abierto el limite es mas flexible

• 5) FLUJO: Un sistema toma elementos del ambiente externo, que constituye el IN PUT del sistema. Los in put pasan por un PROCESO de transformación, que los transforman en bienes y servicios( out put), que se vuelcan al medio externo Retroalimentación: Constituye la parte del control de un sistema: los resultados o out put regresan a quien procesó los in put, permitiendo analizar y corregir los procesos.

Según Donnelly: El enfoque de sistema la organización es percibida como un grupo de partes interrelacionadas con un propósito único, donde la acción de una parte repercute en las demás. Agrega que resolver un problema con enfoque de sistema, implica ver la organización como un todo dinámico y prever impactos deseados y no deseados de las decisiones.

Según Kast y Rosenzweig: Un sistema es todo conjunto organizado y unitario, compuesto por dos o más partes Inter. dependientes, delineado por límites identificados que lo separen del supra ambiente ambiental.

Estos autores consideran que las organizaciones son un sub. sistema de la sociedad, que a su vez están compuestos por: metas y valores; técnico; psico-social; estructural; administrativo.

Organización formal

Las organizaciones formales, consisten en grupos de personas que pueden ser muy numerosos especialmente conformados para obtener resultados utilitarios específicos. Como todo grupo, tienen una estructura es decir, cada integrante ocupa una posición (o status) que conlleva derechos y obligaciones, y un rol que implica el ejercicio de esos derechos y obligaciones. Pero en el caso de las organizaciones formales, esta estructura está formalizada, existe con independencia de quien la ocupe.

Principios de la organización formal Autoridad:

consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer, siendo el poder la habilidad de ejercer influencia, por lo tanto el poder refuerza la autoridad.

Delegación:

Es el proceso por el cual un jefe de a un subordinado la autoridad necesaria para realizar su tarea. Se lleva a cabo cuando las actividades crecen o aumentan la complejidad de las mismas.

Responsabilidad:

Es el deber que un subordinado tiene de cumplir con las tareas encomendadas dependiendo su grado de responsabilidad de la función que realiza y jerarquía que ocupa en la organización.

División del trabajo:

Consiste en dividir y agrupar las actividades de la organización para que contribuyan al logro de los objetivos, aumentando así la eficiencia de la organización.

Unidad de mando: Para el ejecución de un acto cualquiera una gente solo debe recibir ordenes de un jefe, esa es la regla de la unidad de mando.

Tramo de control:

Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programe adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios admitidos. Su finalidad es enseñar las faltas y los errores a fin de que se puedan reparar.

Unidad de objetivos: Un solo jefe y un solo programe para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin.

Definición funcional:

De cada área, departamento, división, y puesto de trabajo se exige una definición clara de la actividad, delegación y relaciones de autoridad establecida.

Herramientas de la organización formal Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional.

Evolucion de las organizaciones

Recién finalizaba la segunda guerra mundial y sus efectos se extendieron a todos los campos. En lo político y económico, quedaba atrás una Europa arrogante. La realidad era la de un continente europeo devastado por la contienda que lo llevara a una de las peores situaciones de toda su historia . Inglaterra había perdido su control hegemónico en lo político y en lo económico. Ante todo, las organizaciones debieron afrontar un desafió importante. La conversión de sus economias de guerra en economías de paz, y la capacitación de la mano de obra que volvía de los frentes de lucha para reintegrarse a sus hogares y a sus trabajos. La vigorosa expansión económica que se opera en la década inmediata siguiente al termino de la guerra determina un notable crecimiento de las estructuras de las organizaciones. El proceso de concentración económica lleva al oligopolio; paralelamente la influencia y denominación obtenidas en la contienda hace que dichas organizaciones se extiendan mas allá de sus fronteras, comenzando a operar dentro de los países de la orbita de influencia.

Esto sucedía, en parte, por derivación de los plantas de ayuda y, en parte, por el derrumbe de la anterior estructura imperial y colonial, de Gran Bretaña, Francia, Holanda y Japón, que dejaba prácticamente desarticulado el esquema del comercio internacional.

Esta expansión de las organizaciones trae aparejados problemas de varios tipos. Surge una problemática que denominaremos de estrategia y obliga a estructurar toda una teoría de la decisión, incluyendo mecanismos de racionalidad, de prospección y de control. La capacidad de decisión en el pasado estaba implícita detrás de las virtudes de un funcionario o un gerente, casi en términos de aptitudes congénitas. En esta etapa, por el contrario, la capacidad decisoria concentra tal atención que se constituye en la mas preciada y dilecta de las áreas de capacitación gerencial.

La escuela de la organización, se intrigan mediante los aportes, entre otros, de Ch. Barnard, H. Simon, J. March, R. Cyert, H. Guetzkow, D. Miller y M. Starr. Simon, quien extrajo la teoría de El comportamiento administrativo; las ideas centrales de la escuela son, teoría de la organización, de March y Simon y teoría de las decisiones económicas d4e empresa de Cyert y March. Simon trabaja contemporáneamente con los neoclásicos y los estructuritas. Cyert y también Miller y Starr se suceden en la década de 1950, fecha en que los modelos aplicados en general, en la administración responden a los lineamientos burocráticos y neoclásicos.

Difícil integración por parte de Bernard a cualquier escuela, por formación o contemporaneidad fue un neoclásico, pero en algunos de sus trabajos, este enfoque seria luego importante para la escuela de la teoría de las organizaciones y para la escuela de las teoría de los sistemas.

Simon, esta reconocido como el inspirador y principal exponente de esta escuela, la inspiración de sus desarrollos se debió a su vinculación con Bernard. Sus aportes mas significativos fueron:

a) Critica profunda a los principios de la administración .

b) Proceso de toma de decisiones.

c) Modelo de análisis de la conducta.

d) Utiliza el razonamiento del hombre administrativo, que actúa con racionalidad limitada y tratando de lograr objetivos satisfactores.

e) Modelo del equilibrio de la organización.

f) Analiza los aspectos de autoridad continuando la teoría de Barnard.

g) Intensificó el análisis de las teorías de la participación, el equilibrio y el conflicto.

March, investigo junto a Cyert, el problema de los fines y objetivos de la organización en lo referente a su formación, ajuste y modificación. De esta obra podemos extraer los siguientes aportes:

a) Análisis de la teoría conductista y su comparación con la teoría económica y con la teoría de la organización .

b) Estudio del proceso de formación de objetos y de los fines individuales y grupales.

c) Categorización del proceso de toma de decisiones, describiendo detalladamente su estructura y su puesta en operación.

D. Miller y M. Starr, contribuyeron a sentar las bases de la teoría de la decisión . la contribución de estos autores fue la siguiente:

a) desarrollaron una completa metodología de análisis y formación de los proceso decisorios.

b) Introdujeron una pauta de aplicación para los problemas decisorios tanto en lo cualitativo, como en lo cualitativo.

c) Desarrollaron modelos de decisión ante distintos estados de información.

Administración concepto y naturaleza

Introducción: El administrador es el centro de un conjunto de comunicaciones. Al tomar partido por un método, por un instante o por el uso de un recurso, el gerente establece un equilibrio entre las diversas metas que le preocupan. Al hacerlo fija prioridad pretendiendo avanzar regularmente en todas las actividades de forma que ninguna de ellas retrase a otras. EJ:. Cuando el vendedor coloca un pedido, es necesario que la mercadería vendida este disponible en el almacén en cantidades suficientes. Para ello habrá sido necesario que Producción haya elaborado a tiempo todas las variedades de producto solicitadas en ese pedido. Para que Producción haya logrado eso habrá sido necesario que Compras haya adquirido los insumos en tiempo para lo cual Finanzas habrá proporcionado las soluciones de pago correspondientes.

Concepto y definiciones La administración es aplicar a ciertos fines. Administrar es gobernar, regir, manejar, cuidar de los negocios, etc.

El Concepto Básico es:

quien administra establece proyectos y los lleva a cabo; controla y coordina el funcionamiento de esos proyecto. lo que dificulta un tanto las cosas es que la realidad social es una, diversa y compleja. Cuando intentamos conceptuar la administración ella aparece manifiesta en medio de esa realidad.

La administración se ocupa de las organizaciones que son expresiones de la realidad social actual. En ellas el hombre produce, se divierte, se desarrolla (investiga y estudia).

El objetivo de la ciencia administrativa es el análisis del comportamiento de las organizaciones así como el desarrollo de técnicas y métodos para su conducción. Las organizaciones son un grupo humano alrededor de un sistema de actividades con un comportamiento finalista, racional y consciente. Estas organizaciones son permanentes en la medida de que sus integrantes son sustituibles y sustituidos, la estructura de autoridad se plantea y el medio las influencias en forma permanente.

La administración tiene sus propias interrogantes que la constituyen en disciplina autónoma.

Como función la administración es un proceso, entre los que se encuentra el proceso de planificación, organización, dirección, coordinación y control. Administrar es servir, proporcionar. El éxito de la función social que se cumple en una empresa depende de: a) las personas que lo llevan a cabo y la dirigen.

b) De las cosas de las que se valen para realizarlas.

Por dichos motivos entendemos a la organización como gente unida en una labor común alrededor de maquinas y objetivos. Las personas que la llevan a cabo son llamadas recursos humanos. Los elementos de los que se valen pueden ser maquinas. Los objetivos son establecidos por quienes la dirigen y también se crean normas preestablecidas a las que se atendrá el grupo.

Henry Fayol ( 1841- 1925) Henry Fayol, vivió el periodo de la gran influencia de la segunda revolución industrial. Desarrolló toda su carrera en una empresa metalúrgica y carbonífera, donde se inicio como Ingeniero de Minas y culminó como Gerente General (1888). Obtuvo el Premio Nóbel en minería.

Fue pionero en el planteo de la administración como una ciencia especifica , por tal decimos que , su línea de pensamiento se caracterizó por el enfoque anatómico-fisiológico. Su preocupación fue aumentar la EFICIENCIA de la empresa mediante la forma y disposición de los órganos componentes de la organización.

El conjunto de operaciones de la empresa se puede dividir según Henry Fayol en:

1) funciones técnicas.

2) funciones comerciales.

3) funciones financieras.

4) funciones de seguridad.

5) funciones contables.

6) función administrativa.

Fayol define administrar como Prever: es formular el programa de acción , el plan es el resultado, la conducta a desarrollar, las etapas a cumplir y los medios a utilizar; al haber programa de acción, la necesidad de que exista unidad de programa, de que exista continuidad, que posee suficiente elasticidad para adecuarse de ser necesario a hechos imprevistos y que posea la suficiente precisión. Organizar: es dotar a la organización del cuerpo social e instrumental. El órgano mas desarrollado de la empresa será sin duda el de la función profesional de la empresa Ej.: los accionistas, la dirección General, el Estado Mayor, etc. Mandar: Consiste en hacer funcionar el cuerpo social. Establece al jefe la exigencia de: conocer al personal que depende directamente, eliminar a los incapaces, conocer convenios y nomás, dar buen ejemplo de sus actos, realizar inspección al cuerpo social, realizar conferencias y labrar actas de ellas, no dejar absorber por detalles, desarrollar la unión. Coordinar: es lograr armonía entre los actos. Son síntomas de buena coordinación: servicios de acuerdo unos con otros; cada uno se entera de los actos internos que lo afectan, el programa de acción de adecua a las circunstancias. Resultan ser excelente medios de coordinación las conferencias entre jefes y subordinado entre todas las líneas ascendentes de la organización. Controlar: es verificar que actos se realizan conforme al programa y a las ordenes impartidas. Se aplica a las personas, las cosas, y los actos. Señala faltas y errores para ser corregidos y evitar su repetición. Para que sea útil debe aplicarse las sanciones y las correcciones en tiempo oportuno. Si no sucede Gobernar es asegurar la marcha de las seis funciones y conducir la empresa hacia el fin progreso.

A medida que se haciende en la escala jerárquica, aumenta la extensión de la función administrativa, en tanto que cuando se desciende, disminuye la función administrativa y aumenta la función técnica.. la capacidad administrativa varia según el grado jerárquico y el tipo de empresa.

El buen administrador debe tener ciertas cualidades en las que se destacan: cualidades físicas, salud, destreza; cualidades intelectuales , comprender, aprender, discernir; cualidades morales, energía, firmeza, coraje, decisión, tacto, dignidad, cultura general, conocimientos varios.

Podemos destacar los principios generales de Administración; se trata de un conjunto de condiciones o reglas para asegurar el buen funcionamiento del cuerpo social:

a) División de trabajo – Es el principio de la especialización en la utilización de la mano de obra. La división del trabajo se establece para producir mas y mejor aprovechando que la repetición de una misma tarea de el hombre: habilidad, seguridad y precisión. Con la especialización que es su consecuencia surge la división de poderes.

b)Autoridad_ Responsabilidad- ambas están íntimamente relacionadas. La autoridad es una combinación de autoridad formal y autoridad personal. Una y otra deben estar balanceadas. Una es codiciada y la otra temida.

c) Disciplina- es el respeto por convenciones, acuerdos destinadas a crear obediencia. Para que exista disciplina es necesario existan buenos jefes, acuerdos claros y justos; su falta provoca caos administrativo.

d) unidad de mando- los agentes al ejecutar un acto debe recibir ordenes únicamente de un solo jefe. Las organizaciones no se adaptan a la dualidad de mando. Existen muchas razones que invitan a utilizarla como son: el deseo de ganar tiempo. A pesar de ello los agentes cuando reciben órdenes contradictorias se acogen a aquélla que mejor interpretan y no la que mejor viene a la organización; surgen las distintas jerarquía de los emisores de las órdenes contrapuestas; intentan sobrevivir la crisis más que actuar para la empresa. Todo esto lleva a defender el principio de unidad propuesto.

e) Unidad de dirección- un solo jefe y un solo programa de acción para un conjunto de operaciones que tienen un mismo fin.

f) Subordinación del interés particular al interés general- las debilidades, el egoísmo y la ambición suelen hacer perder de vista el interés general. Los medios para realizar la conciliación entre estos intereses son:

1) la firmeza y el buen ejemplo de los jefes.

2) convenios equitativos.

3) atenta vigilancia.

Convenios implica reglas de juego, reglamentos, cultura organizacional.

g) Remuneración al personal- el precio por los servicios prestados debe ser equitativo y satisfacer a ambas partes. Depende de las circunstancias externas del ambiente, del valor de los agentes y del modo de retribución adoptado.

Los modos utilizados son: el jornal, por tarea, por pieza.

Así el pago por tiempo no reconoce el avance del trabajo, el pago por pieza desconoce la calidad, el pago por trabajo suele ser difícil en tareas grupales.

h) Centralización– las sensaciones convergen hacia el cerebro que dirige y establece las órdenes para todas la partes del organismo. Se trata de establecerla pero con el límite favorable a la empresa.

i) Jerarquía o cadena escalar- la vía jerárquica es la serie de jefes desde la autoridad superior hasta el nivel operativo. El planteo está vinculado con una línea de mando y es malo que el funcionario se desvíe de ella, salvo que: se tenga autorización, se comunique lo acordado y que el superior lo comparta.

j) Orden- un lugar para cada persona y cada persona en su lugar. En cuestión de materiales se trata de evita las pérdidas de materiales y de tiempo. En cuestión de orden social implica el hombre adecuado para la tarea adecuada.

k) Equidad– significa una mezcal de lealtad , justicia y benevolencia. Muchas veces el jefe debe llenar los vacíos que los convenios y reglas dejan.

l) Estabilidad del personal- en general en las empresas prósperas el personal es estable. Un jefe de alta categoría es muy caro. La gerencia debe lograr establecer sistemas que retengan al personal.

m) Iniciativa- es la capacidad de concebir y ejecutar cosas. Requiere mucho tacto incentivar la iniciativa en el marco del respeto a la autoridad y disciplina. La descentralización de autoridad facilita la iniciativa.

n) Espíritu de equipo- se debe evitar dividir al personal y abusar de las comunicaciones escritas. Las comunicaciones verbales aseguran armonía, claridad y rapidez.

Pablo Manzoni. Leticia Morales.

Sabrina Bohm.

Florencia Montero. 6D3

Bibliografía

• Administración General Tomo 1 ( Facultad de Ciencias Económicas Y de Administración)

• La Administración y el proceso Administrativo Tomo 2 ( Facultad de Ciencias Económicas Y Administración)

• Las Organizacion Tomo 1 ( Facultad de Ciencias Económicas Y Administración)

• Contabilidad I 1998

• Enciclopedia Encarta 2001

• Paginas de Internet: monografías.com / miexamen.com / buscaprofe.com /http://feco.unca.edu.ar/catedras/org

• Curso de Contabilidad ( Cr. Diego Veira Grasso.)

• Entrevistas: Cr.

Autor:

Florencia Montero.

florymon[arroba]hotmail.com