Optimización del procedimiento de pagos de nóminas en el sistema administrativo, contable y financiero en Sacofigo (página 2)

MÉTODOS: Puede darse respuesta a las siguientes interrogantes

¿Las responsabilidades y los procedimientos de trabajo están definidos clara y adecuadamente?

¿Cuándo el procedimiento no se puede llevar a cabo? ¿existe procedimiento alternativo?

¿Están definidas las operaciones que constituyen los procedimientos?

MÁQUINA – EQUIPO:

Capacidad.

Ajustes.

Herramientas.

MATERIAL:

Variabilidad.

Cambios.

Proveedores.

MEDICIONES O INSPECCIONES:

Disponibilidad.

Tamaño de la muestra.

Capacidad de Repetición.

Sesgo.

MEDIO AMBIENTE O ENTORNO LABORAL:

Temperatura.

Iluminación.

Mediciones

ANÁLISIS FODA Es una herramienta de análisis estratégico, que permite analizar elementos internos o externos de programas y proyectos. El FODA se representa a través de una matriz de doble entrada, llamada matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analiza los factores positivos y los negativos.

Ponce (2006. P.8) Define la Matriz FODA como: El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que en su conjunto diagnostican la situación interna de una organización, así como su evaluación externa; es decir, las oportunidades y amenazas. También es una herramienta que puede considerarse sencilla y permite obtener una perspectiva general de la situación estratégica de una organización determinada. Thompson (1998) establece que el análisis FODA estima el hecho que una estrategia tiene que lograr un equilibrio o ajuste entre la capacidad interna de la organización y su situación de carácter externo; es decir, las oportunidades y amenazas.

La matriz FODA se representa a través de una matriz de doble entrada, llamada matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analiza los factores positivos y los negativos.

En la lectura vertical se analizan los factores internos y por tanto controlables del programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables. Las fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase. Las oportunidades son todas aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas. Ver Tabla 1.

Las debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse. Las amenazas o situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.

En síntesis:

Las fortalezas deben utilizarse.

Las oportunidades deben aprovecharse.

Las debilidades deben eliminarse.

Las amenazas deben sortearse.

Tabla N 1: Matriz FODA Fuente: Elaboración Propia Cuando uno llega a una empresa o departamento, a impartir algún taller o realizar una consultoría, es frecuente que le digan "nosotros tenemos nuestro FODA". Cuando se piden los "papeles", para conocer sus resultados, pueden recibirse muchas frustraciones, fortalezas identificadas como Oportunidades, Debilidades por Amenazas. O viceversa en ambos casos. También se puede encontrar, en cualquiera de los cuatro componentes, factores o recursos de carácter estratégico, junto con otros que son irrelevantes.

Estas no son las únicas insuficiencias que pueden encontrarse en la utilización de esta herramienta. La más importante es que en numerosas ocasiones, el FODA se limita a una relación de enunciados, sin más ninguna otra consideración. Con esto, se pierde la posibilidad de utilizar el análisis FODA en lo que le concede mayor potencialidad a esta herramienta, que es la formulación de estrategias. En otros casos, cuando se han generado estrategias, y se comparan con elementos del FODA que, supuestamente, le sirvieron de base, en muchas ocasiones no se han generado todas las que hubieran sido factibles, o se generaron algunas que tendrían impactos no significativos.

Muchos de los artículos que se publican contribuyen poco o nada a esclarecer el propósito principal del análisis FODA. Se limitan a comentar lo que puede incluirse en cada uno de los componentes que lo integran. En resumen, explica "como se hace", pero no explican "como se pueden utilizar sus resultados", que es lo más importante.

Fred, R. (2003), establece que la elaboración de una matriz FODA se lleva acabo con los ocho pasos siguientes: elaborar una lista de las oportunidades externas; elaborar una lista de las amenazas externas; elaborar una lista de las fortalezas internas; elaborar una lista de las debilidades internas; adecuar las fortalezas internas a las oportunidades externas y registrar las estrategias FO resultantes; adecuar las debilidades internas a las oportunidades externas y registrar las estrategias DO resultantes, adecuar las fortalezas internas a las amenazas externas y registrar las estrategias FA resultantes; adecuar las debilidades internas a las amenazas externas y registrar las estrategias DA resultantes.

El propósito es generar estrategias alternativas viables, y no en seleccionar ni determinar las mejores estrategias. No todas las estrategias desarrolladas en una matriz DOFA, por consiguiente, serán seleccionadas para su aplicación.

Las Estrategias FO (Fortalezas con Oportunidades).

Usan las fuerzas internas del departamento para aprovechar la ventaja de las oportunidades externas. Cuando un departamento tiene debilidades importantes, luchara por superarlas y convertirlas en fuerzas. Cuando una organización enfrenta amenazas importantes, tratará de evitarlas para concentrarse en las oportunidades.

Las Estrategias DO (Debilidades ante Oportunidades)

Pretende superar las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas. En ocasiones existen oportunidades externas claves, pero un departamento tiene debilidades internas que le impiden explotar dichos oportunidades.

Las estrategias FA (Fortalezas para enfrentar las Amenazas).

Aprovechan las fuerzas del Departamento para evitar o disminuir las repercusiones de las amenazas externas. Esto no quiere decir que una organización fuerte siempre deba enfrentar las amenazas del entorno externo.

Las Estrategias DA (Debilidades para Resistir a las Amenazas).

Son tácticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades internas y evitar las amenazas del entorno. Una organización que enfrenta muchas amenazas externas y debilidades internas de hecho podría estar en una situación muy precaria.

BASES TEÓRICAS NÓMINA Es la cantidad pagada a los empleados por el trabajo que han hecho en la empresa durante un período determinado de tiempo, normalmente mensual, semanal o trimestral.

PAGO Es uno de los modos de extinguir las obligaciones, y consiste en el cumplimiento efectivo de la prestación debida.

PUNTO DE CUENTA Es la comunicación escrita usada para presentar ante un comando superior uno o más proyectos cuya exposición requiera un planteamiento y análisis de corta o regular amplitud y presenta recomendaciones que facilitan la decisión inmediata del comandante o jefe.

PROCEDIMIENTO Sucesión cronológica o secuencia de operaciones concatenadas y sub métodos de ejecución, que realizada por una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una función o un aspecto de ella.

PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas.

ORDEN DE PAGO Es una solicitud que se hace a una institución financiera para que entregue una cantidad de dinero a una tercera persona, previa identificación, en una localidad específica.

SACOFIGO Es la herramienta informática para instituciones del sector público.

PROCESO DE PAGO El proceso de pago de nóminas, o la contratación externa de la nómina, se necesitan hoy en día por las empresas. Si bien la mayoría de las empresas pueden manejar su nómina de pago internamente, en primer lugar, a medida que la empresa crece, que se refiere a los cheques de pago mensual o bimensual se convierte en una carga pesada, por lo menos conseguir el trabajo, hecho que en realidad trae nuevos ingresos para la empresa. Además de todo esto, los demás aspectos del pago de la nómina, incluidos los impuestos, los fondos de jubilación y las regulaciones gubernamentales, están siempre cambiando y puede ser bastante complicada.

Los procedimientos de pagos en la empresa y el proceso de compras se cierran con el pago al proveedor del producto adquirido. La forma en que se hará este pago dependerá del financiamiento que ofrezcan los proveedores y de la situación económica de la empresa adquiriente. Existen básicamente tres tipos de documentos que se utilizan como medios de pago: la letra, el pagaré y la carta de pago. Con la letra y el pagaré el proveedor puede hacer líquido el importe inmediatamente presentando al descuento el documento.

La letra es un instrumento flexible de pago, que puede ser utilizado como moneda de pago y endosarse a otras empresas, mientras que el pagaré es más rígido. En cambio el pagaré es un instrumento más económico, ya que no lleva timbre: este ahorro y la comodidad que supone tener un talonario de pagarés suministrado por el banco son los responsables del cada vez mayor uso del pagaré frente a la letra.

SISTEMA DE NÓMINA En un sistema de contabilidad manual, la preparación de los cheques de nóminas, constituye una función generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestren el salario, cargo, tiempo trabajado, deducciones de nóminas y demás datos relacionados con el personal.

De acuerdo a García (2004) ".los sistemas de nóminas consisten en determinar el valor bruto devengado por cada empleado, efectuar las deducciones, calcular el valor nato a pagar, preparar los cheques de pago y llevar un registro individual de lo devengado por cada empleado en la empresa" (p.67). Además de esto, la compañía necesita de un resumen de nómina para cada período y generalmente una distribución de los costos de nómina por departamentos, por producto o clasificada con base en los diferentes procesos productivos.

La gestión de la nómina no se limita a la posibilidad de reducirla, como tan a menudo piensa el empleador, ya que lo importante no es el coste de hora-persona, sino el coste por unidad de producto o de servicio. Una nómina no es barata o cara. Es productiva o improductiva. Esta capacidad productora de la nómina depende de su eficacia motivadora. Se paga fundamentalmente, para motivar, ya que el empleado a menudo piensa en la retribución como elemento fundamental, pero muchos entienden que la parte variable o los aumentos de salario son un índice de lo bien que realiza su trabajo, y si esto no se produce adecuadamente da lugar a desmotivación.

La información contenida en la nómina tiene que ser sencilla, comprensible. Que el empleado o el directivo puedan ver el aumento real de su nómina y compararla con la de la media de la empresa puede ayudar a motivar. En este sentido, se desmitifica el secretismo tan frecuente en las retribuciones salariales y postula la conveniencia de que la nómina sea transparente, pudiendo ser conocida de todos en la empresa. Tras recordar que ya no existen los tabúes fiscales que aconsejaban confidencialidad en el conocimiento de las nóminas, se argumenta que si las normas de una exitosa gerencia corporativo aconsejan hacer públicas las retribuciones de los máximos responsables de la empresa.

Además, en la actualidad los empleados pueden ser verdaderos hackers y llegar a entrar en los más recónditos secretos informáticos de la empresa, con lo que saben lo que ganan los demás aunque estos y la empresa lo silencien. Así, la falta de transparencia puede convertirse en un golpe fatal cuando un empleado despedido hace su último servicio y distribuye copia de la nómina entre los demás compañeros de la empresa.

Los efectos sobre la moral de la compañía podrían llegar a ser devastadores. Para Médicos sin Fronteras (2006) ".la transparencia en los salarios y el ponerlos a disposición de todos es necesario no sólo a nivel interno sino, sobre todo, para mantener la confianza en los donantes y la sociedad en general. Esta confianza con los grupos de interés externos es vital en una empresa" (p.89). De otro lado, la transparencia en la nómina obliga a extremar la justicia y equidad internas, unos valores intangibles de gran importancia en la formación del valor de la empresa. Aun asumidos valores como la transparencia, la justicia y la equidad, las políticas salariales no pueden ser uniformes ni estáticas. Lo que en un momento determinado es un activo puede convertirse en pasivo, y a la inversa, porque el entorno cambia, al igual que las empresas y sus estrategias. Lo mismo ocurre con las personas y sus necesidades y aspiraciones.

Los sistemas de gestión de nóminas presentan sus propias contradicciones internas. La retribución parece cumplir el tercer principio de termodinámica o 'principio de Nerst', según el cual los sistemas dejados a su libre evolución tienen entropía creciente, entendida como medida de desorden. Es decir, salvo en sistemas muy rígidos, que en sí mismos son ineficaces, lo normal es que entre las nóminas de los empleados haya de vez en cuando excepciones. Sin embargo, existen excepciones sobre excepciones que llevan el sistema al desorden, y de vez en cuando hay que regularizarlo. La experiencia de la empresa analizada en este estudio revela que modificar el sistema de retribución en la empresa es arriesgado, pero mantenerlo estático es crítico. Por ello los expertos aconsejan introducir cambios tras un cuidadoso proceso de análisis, y preparar un plan de formación y comunicación adecuado a los objetivos perseguidos.

CUENTAS POR PAGAR La cuenta, según Horngren (2002), no es otra cosa que ".un medio contable o instrumento de operación, mediante el cual se puede sub-dividir el activo, pasivo y capital, agrupándolos de acuerdo a ciertas características de afinidad" (p.81). Esto permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación. La forma y contenido de la cuenta va a variar de una empresa a otra y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se esté utilizando para registrar las transacciones; de manera que se pueden llevar utilizando los métodos de: libros empastados, libros de hojas movibles, tarjetas sueltas para las cuentas y el sistema computarizado a través de tarjetas, cintas u otros mecanismos de almacenamiento de datos.

Se clasifican en primer lugar en dos grandes formas: Cuentas Nominales, cuya característica es la temporabilidad, ya que duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, de manera que, al finalizar éste, son cerradas y sus resultados son traspasados a la Cuenta Capital. Se crean en cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, costos, gastos, pérdidas y poder determinar los resultados obtenidos por la institución en ese ejercicio. La otra forma corresponde a las Cuentas Reales, representadas por los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, activos, pasivos y el capital; representan lo que tiene una empresa en un momento dado, o lo que es lo mismo, lo que posee, lo que debe, lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente, Teniendo como característica un carácter de permanencia.

En este renglón se encuentran los Pasivos, que están representados por todas las deudas y obligaciones de diversas índoles contraídas por la empresa con terceras personas, y además, aquellos servicios que debe prestar por cobros que ha recibido por anticipado a cuenta de futuras prestaciones. A su vez, los Pasivos generan, otras sub-cuentas, entre las que se encuentran las Cuentas de Pasivos Circulantes, que incluyen todas aquellas cuentas que reflejan deudas u obligaciones que la empresa debe cancelar en el próximo ciclo normal de operaciones. En esta división se encuentran las Cuentas por Pagar, que son las deudas contraídas por la empresa por mercancías compradas a crédito, por servicios recibidos o por la compra de algún otro bien a crédito, la cual está amparada, generalmente, por una factura, y la cual se debe cancelar, corrientemente, en un lapso menor de un año.

Cabe destacar que, sea cual fuere la transacción o hecho contable que se realice, siempre se produce un cambio entre los elementos de la Ecuación del Patrimonio, ACTIVO = PASIVO + CAPITAL, que constituye la base de la teoría del Cargo y del Abono, la cual debe estar siempre en equilibrio. Al respecto, la Teoría del Cargo y Abono, según Horngren, (Ob.Cit), es una resultante de la ecuación del patrimonio y ella determina que toda operación comercial conlleva a un intercambio de valores en sentido contrario.

Lo anterior viene dado porque toda cuenta consta de dos partes: Deber y Haber; donde las operaciones realizadas en el Deber representan cargos a la cuenta, mientras que las que se realizan en el haber corresponden a abonos o acreditaciones, de manera que, sí se mantiene, prolongadamente, un balance negativo en el pasivo, se está sosteniendo una situación de baja en los activos, lo que ocasiona descuadres en los balances o cifras incorrectas de los activos empresariales.

Por estas razones, lo planteado anteriormente, constituye un soporte teórico a la investigación, ya que, la normalización en el manejo de los procedimientos de pago en el Departamento de Tesorería de la Gerencia de Finanzas de la Corporación Venezolana de Guayana, a través de la implementación de lineamientos, favorecerá la veracidad de la información, agilizará los procesos y permitirá mantener un adecuado cumplimiento de las obligaciones de la empresa con terceros.

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE NÓMINAS El proceso de la nómina de pago, de acuerdo a García (Ob.Cit), es el término para ".los varios métodos de hacer la nómina de pago. Con la nómina de pago procesando, todo lo que se tiene que hacer debe tener un sistema para no perder de vista las horas de los empleados" (p.71). Una vez que se haya establecido cuánto es pagada cada persona por hora, se puede llamar simplemente en sus totales semanales, bisemanales, o mensuales al departamento de proceso de la nómina de pago. Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que éstos le prestan al patrono.

Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales. La nómina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de trabajo, en relación al servicio que deba prestarse y a la remuneración, los cuales se regirán por las siguientes normas:

El trabajador estará obligado a desempeñar los servicios que sean compatibles con sus fuerzas, aptitudes, estado o condición, y que sean del mismo género de los que formen el objeto de la actividad a que se dedique el patrono.

La remuneración deberá ser adecuada a la naturaleza y magnitud de los servicios y no podrá ser inferior al salario mínimo ni a la que se le pague por trabajos de igual naturaleza en la región y en la propia empresa.

Estos detalles ayudan a determinar fácilmente la prestación del servicio y remuneración en aquellos contratos de trabajo donde no hubiese estipulación expresa, situación que se presenta frecuentemente. Diseño de Nóminas De acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe diseñar el modelo de la nómina apropiada, el cual cambiará sustancialmente de una compañía a otra, sujeto a las variaciones de asignaciones, deducciones, acumulativos, determinados por la necesidad de la empresa. El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de pago. Estos períodos están claramente definidos por la Ley Orgánica del Trabajo (1997) en el Artículo 150 donde se expresa que ".El trabajador y el patrono fijarán el lapso para el pago del salario que no podrá ser mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y vivienda". (p.24)

A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratándose de empleados, el pago se realiza quincenalmente. El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y otras características de la empresa, como si su elaboración se realiza de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo, no existe ninguna diferencia entre una técnica y otra.

NORMAS DEL CONTROL INTERNO PARA LA NÓMINA Sánchez (Ob. Cit), señala que las normas de control interno representan la garantía para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo adecuadamente distribuidos. Destaca en entre otras cosas que:

Deben ser aprobadas por personas autorizadas:

La contratación de personal.

El salario a pagar.

Las deducciones que se realizarán en nómina.

Horas extraordinarias y otros pagos especiales.

El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:

Preparen la nómina.

Aprueban nómina.

Pagan la nómina.

Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo.

En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la producción del trabajador pueda ser determinada.

Debe existir separación de funciones entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina.

Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nómina.

El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.

Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.

El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.

Cuando la nómina sea pagada con cheque:

Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.

La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga.

La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario.

Cuando la nómina se paga en efectivo:

Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.

Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraños.

Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el cálculo. El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por un funcionario independiente del departamento de nómina. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora la nómina o hecho los pagos, y debe enviar una relación de los mismos al departamento de contabilidad.

Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nómina. Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente. La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca al departamento de nómina.

La compensación (sueldos, salarios, prestaciones) es la gratificación que los empleados reciben a cambio de su labor. La administración garantiza la satisfacción de los empleados, lo que a su vez ayuda a la organización a obtener, mantener y retener una fuerza de trabajo productiva. Los resultados de la falta de satisfacción pueden afectar la productividad de la organización y producir un deterioro en la calidad del entorno laboral. En los casos graves, el deseo de obtener mejor compensación puede disminuir el desempeño, incrementar el nivel de quejas o conducir a los empleados a buscar un empleo diferente. Además, el escaso interés que despierte una función compensada pobremente puede llevar a ausentismo y otras formas de protesta pasiva.

Un nivel inadecuado de compensación también conduce a dificultades, sentimientos de ansiedad y desconfianza por parte del empleado y a pérdida de la rentabilidad y competitividad de la organización. Encontrar el punto de equilibrio entre la satisfacción con la compensación obtenida y la capacidad competitiva de la empresa constituye el objetivo del departamento de personal en cuanto a la retribución de la labor. La compensación no es la única manera de vincular el desempeño con la estrategia general de la empresa.

La planeación de los recursos humanos, el reclutamiento, la selección, la ubicación, el desarrollo, las evaluaciones de desempeño y la planeación de la carrera profesional ayudan a coordinar los esfuerzos personales con las estrategias generales de la empresa, a efectos e mejorar las condiciones de operatividad. Incluye la compensación directa de sueldos y salarios, incentivos y participación en las utilidades, y además la compensación indirecta en el campo de las prestaciones al personal. Estos objetivos crean conflictos y deben buscarse soluciones de compromiso.

Es obvio que el incumplimiento frecuente de las políticas y condiciones de pagos, establecidas por una empresa, que se manifiesta en algunos casos por bruscos anticipos y en otros por prolongados retardos en la fecha de cancelación de las obligaciones adquiridas, trae como consecuencia que se interrumpa el esquema funcional del departamento responsable, acumulación de facturas y validaciones, además de la pérdida de la confiabilidad y seriedad de la empresa ante los miembros del mercado que le es propio.

Por otra parte, la duplicidad de pagos que ocurre en algunos casos, los errores en el monto a cancelar y el traspapeleo de la documentación que soporta un pago, es un causal que fomenta el descontrol del área de Cuentas por Pagar, trayendo como consecuencia un largo proceso administrativo donde se invierte gran cantidad de horas / hombres, con el consiguiente desgaste económico, de tiempo y laboral. Se concluye que el pago a los empleados es un proceso básico en todos los negocios y empresas. Es por eso que estos siempre deben tener un formato de recibo de nómina.

El formato de recibo de nómina debe ser llenado con todos los datos del trabajador y así mismo toda la información de la empresa. Además por medio de un buen recibo de pago, los empleados sabrán realmente lo que gana y lo que le descuentan.

SISTEMA ADMINISTRATIVO, CONTABLE, FINANCIERO DEL GOBIERNO (SACOFIGO) SACOFIGO es la herramienta informática para instituciones del sector público, totalmente integrado, que permite eliminaciones de redundancia de datos y procesos en las operaciones, destacándose por tener una alta efectividad en la gestión y control de la administración de la institución, dicho sistema se ha venido actualizando en concordancia con las leyes de normas y decretos que regulan a los organismos públicos.

Actualmente el sistema SACOFIGO es el sistema implantado en CVG desde el año 2009, pues anteriormente se usaba el sistema llamado NATURAL, en el cual se cerraba mensualmente y se desbloqueaba automáticamente al mes siguiente, este nuevo sistema, tuvo un 1 año de prueba en la empresa para actualizar las técnicas y herramientas, mientras todos los departamentos se adaptaban al mismo. El sistema SACOFIGO, permite controlar de manera más eficiente los recursos financieros, en este se analizan, registran y verifican todas las transacciones que ocurren en el año, por lo que debe haber un orden consecutivo, pues al faltar el registro contable del año que se encuentre en curso, resulta imposible avanzar al del año siguiente con los compromisos adquiridos, conformación de cheques, recepción de ingresos, control de desembolsos y depósitos de cuentas bancarias, garantizando una adecuada administración de los recursos financieros y operacionales necesarios para la ejecución de los programas y proyectos desarrollados por la CVG y un mejor funcionamiento de cada uno de los módulos.

Desde un ángulo de funcionamiento el sistema es totalmente integrado, lo que permite importantes eliminaciones de redundancia de datos y procesos en las operaciones del cliente, resaltando en una alta efectividad en la gestión y control de la administración de la institución.

Entre los valores agregados incluye actividades de entrenamiento de uso, entrega de documentación técnica y licencias en su versión ejecutable y fuente, con solo derecho de uso interno del cliente.

Módulos

Administración de personal, incluye nómina de personal.

Formulación de presupuesto de gastos.

Ejecución de presupuesto de gastos.

Ordenación de pagos.

Compras.

Contratos de servicio.

Contratos de obras.

Tesorería y finanzas.

Contabilidad fiscal.

Bienes Muebles.

Características

La plataforma de SACOFIGO, está basada en el Sistema Operativo UNIX y herramienta de desarrollo INFORMIX. Este ambiente de trabajo genera una alta productividad en la inversión, reducción de los costos de mantenimiento y mayor contabilidad de funcionamiento.

Portabilidad de SACOFIGO, por operar en un Sistema Operativo de Naturaleza abierta no propietaria.

Reducción de la redundancia de datos y procesos, por el uso de una Base de Datos tipo Relacional.

Facilidad para ejecutar y construir consultas Gerenciales en línea, por el uso de una herramienta de cuarta Generación.

Alto contenido de Validación en línea.

Alto contenido de ayudas auto-incorporadas para dirigir la operatoria de los usuarios finales.

Facilidad para incorporar nuevos escenarios en los diferentes procesos, por el enfoque paramétrico y dinámico de los criterios de cálculo y niveles de actuación para el caso de Nominas de Personal.

Generación automática de documentos: Órdenes de Pago, en el Sistema de Presupuesto (Ordenación de Pagos). Cheques en el Sistema de Tesorería y Órdenes de Compra en el Sistema de Compras. Este enfoque permite, eliminar redundancia de procesos e inconsistencia de datos, garantizar así igualdad de los datos en los documentos y los archivos de los Sistemas.

BASES LEGALES Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Artículo 91. Todo trabajador o trabajadora tiene derecho a un salario suficiente que le permita vivir con dignidad y cubrir para sí y su familia las necesidades básicas materiales, sociales e intelectuales. Se garantiza el pago de igual salario por igual trabajo y se fijará la participación que debe corresponder a los trabajadores y trabajadoras en el beneficio de la empresa. El salario es inembargable y se pagará periódica y oportunamente en moneda de curso legal, salvo la excepción de la obligación alimentaria, de conformidad con la ley. El estado garantizará a los trabajadores y trabajadoras del sector público y privado un salario mínimo vital que será ajustado cada año, tomando como una de las referencias el costo de la canasta básica. La Ley establecerá la forma y el procedimiento.

LEY ORGÁNICA DEL TRABAJO, LOS TRABAJADORES Y TRABAJADORAS. Artículo 98. Todo trabajador o trabajadora tiene derecho a un salario suficiente que le permita vivir con dignidad y cubrir para sí y su familia las necesidades materiales, sociales e intelectuales. El salario goza de la protección especial del Estado y constituye un crédito laboral de exigibilidad inmediata. Toda mora en su pago genera intereses.

Artículo 99. El salario se estipulará libremente garantizando la justa distribución de la riqueza. En ningún caso será inferior al salario mínimo fijado por el Ejecutivo Nacional, conforme a la Ley.

Artículo. 104. Se entiende por salario la remuneración, provecho o ventaja, cualquiera fuere su denominación o método de cálculo, siempre que pueda evaluarse en moneda de curso legal, que corresponda al trabajador o trabajadora por la prestación de su servicio y, entre otros, comprende las comisiones, primas, gratificaciones, participación en los beneficios o utilidades, sobresueldos, bono vacacional, así como recargos por días feriados, horas extraordinarias o trabajo nocturno, alimentación y vivienda.

Los subsidios o facilidades que el patrono o patrona otorgue al trabajador o trabajadora, con el propósito de que éste o ésta obtenga bienes y servicios que le permitan mejorar su calidad de vida y la de su familia tienen carácter salarial.

A los fines de esta Ley se entiende por salario normal, la remuneración devengada por el trabajador o trabajadora en forma regular y permanente por la prestación de su servicio. Quedan por tanto excluidos del mismo las percepciones de carácter accidental, las derivadas de la prestaciones sociales y las que esta Ley considere que no tienen carácter salarial. Para la estimación del salario normal ninguno de los conceptos que lo conforman producirá efectos sobre sí mismo.

Artículo 123. El salario deberá pagarse en moneda de curso legal. Por acuerdo entre el patrono o la patrona y el trabajador o la trabajadora, podrá hacerse mediante cheque bancario o por órgano de una entidad de ahorro y préstamo u otra institución bancaria, conforme a las normas que establezca el Reglamento de esta Ley.

No se permitirá el pago en mercancías, vales, fichas o cualquier otro signo representativo con que quiera sustituirse la moneda.

Podrá estipularse como parte del salario, cuando ello conlleve un beneficio social para el trabajador o la trabajadora, la dotación de vivienda, la provisión de comida y otros beneficios de naturaleza semejante.

Artículo 124. El salario será pagado directamente al trabajador o la trabajadora o a la persona que él o ella autorice expresamente en forma escrita. Esta autorización será revocable.

Artículo 125. El o la cónyuge o la persona en unión estable de hecho con el trabajador o trabajadora y que pueda acreditar esa condición con cualquier medio de prueba, por razones de interés familiar o social y cuando haya hijos menores, podrá solicitar ante los tribunales de protección integral de los niños, niñas y adolescentes autorización para recibir del patrono o patrona, lo que legalmente le corresponda del salario devengado por el trabajador o trabajadora. Esta disposición será aplicable al pago de prestaciones sociales y cualquier otro beneficio a favor del trabajador o trabajadora, conforme a la ley.

Artículo 126. El trabajador o la trabajadora y el patrono o la patrona, acordarán el lapso fijado para el pago del salario, que no podrá ser, mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono o la patrona alimentación y vivienda.

Artículo 127. El pago del salario deberá efectuarse en día laborable, durante la jornada y en el lugar donde los trabajadores y las trabajadoras presten sus servicios, salvo que por razones justificadas se hubiera pactado en sitio distinto, circunstancias que deberán conocer previamente los trabajadores interesados y las trabajadoras interesadas. Cuando el día de pago coincida con un día no laborable, el pago de los salarios se hará en el día hábil inmediatamente anterior.

El pago no podrá hacerse en lugares de recreo o comercio, tales como bares, cafés, tabernas, cantinas o tiendas a no ser que se trate de trabajadores de esos establecimientos.

Artículo 128. La mora en el pago del salario, las prestaciones sociales e indemnizaciones, generan intereses calculados a la tasa activa determinada por el Banco Central de Venezuela, tomando como referencia los seis principales bancos del país.

MÉTODO DE LAS 5 "S" El principio de orden y limpieza al que haremos referencia se denomina método de las 5䳠y es de origen japonés. Este concepto no debería resultar nada nuevo para ninguna empresa, pero desafortunadamente si lo es. El movimiento de las 5䳠es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de W. E. Deming hace más de 40 años y que está incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o gemba kaizen.

Surgió a partir de la segunda guerra mundial, sugerida por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros como parte de un movimiento de mejora de la calidad y sus objetivos principales eran eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente, lo que trajo también aparejado una mejor sustantiva de la higiene y seguridad durante los procesos productivos. Su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje de automóviles hasta el escritorio de una secretaria administrativa.

Figura N 6: Estrategia de las 5s. Fuente: W. E. Deming.

Se llama estrategia de las 5S porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son:

Clasificar. (Seiri).

Orden. (Seiton)

Limpieza. (Seiso).

Limpieza Estandarizada. (Seiketsu).

Disciplina. (Shitsuke).

Las cinco "S" son el fundamento del modelo de productividad industrial creado en Japón y hoy aplicado en empresas occidentales. No es que las 5S sean características exclusivas de la cultura japonesa. Todos los no japoneses practicamos las cinco "S" en nuestra vida personal y en numerosas oportunidades no lo notamos. Practicamos el Seiri y Seiton cuando mantenemos en lugares apropiados e identificados los elementos como herramientas, extintores, basura, toallas, libretas, reglas, llaves etc. Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sin limpieza perderemos la eficiencia y la moral en el trabajo se reduce.

Son poco frecuentes las fábricas, talleres y oficinas que aplican en forma estandarizada las cinco "S" en igual forma como mantenemos nuestras cosas personales en forma diaria. Esto no debería ser así, ya que en el trabajo diario las rutinas de mantener el orden y la organización sirven para mejorar la eficiencia en nuestro trabajo y la calidad de vida en aquel lugar donde pasamos más de la mitad de nuestra vida. Realmente, si hacemos números es en nuestro sitio de trabajo donde pasamos más horas en nuestra vida. Ante esto deberíamos hacernos la siguiente pregunta…. ¿Vale la pena mantenerlo desordenado, sucio y poco organizado?

Es por esto que cobra importancia la aplicación de la estrategia de las 5S. No se trata de una moda, un nuevo modelo de dirección o un proceso de implantación de algo japonés que "dada tiene que ver con nuestra cultura latina". Simplemente, es un principio básico de mejorar nuestra vida y hacer de nuestro sitio de trabajo un lugar donde valga la pena vivir plenamente. Y si con todo esto, además, obtenemos mejorar nuestra productividad y la de nuestra empresa ¿Por qué no lo hacemos?

NECESIDAD DEL MÉTODO DE LAS 5 "S" La estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a menudo las personas no le dan la suficiente importancia, sin embargo, una fábrica limpia y segura nos permite orientar la empresa y los talleres de trabajo hacia las siguientes metas:

Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc.

Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo.

Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la inspección permanente por parte de la persona quien opera la maquinaria.

Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza, lubricación y apriete

Hacer uso de elementos de control visual como tarjetas y tableros para mantener ordenados todos los elementos y herramientas que intervienen en el proceso productivo

Conservar del sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5S

Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora continua de producción Justo a Tiempo, Control Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total.

Reducir las causas potenciales de accidentes y se aumenta la conciencia de cuidado y conservación de los equipos y demás recursos de la compañía.

DESCRIPCIÓN DE LAS 5 "S" SEIRI – CLASIFICAR Desechar lo que no se necesita

Figura N 7: Seiri – Clasificar Fuente: W. E. Deming.

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