Normalización del manual organizativo y de procedimientos de las actividades que laboran en el departamento de costos

Resumen

En el siguiente trabajo se realizó la Normalización de los manuales Organizativo y de procedimiento del Departamento de Costos, de la empresa Inviobras, Edo- Bolívar; con el objeto de describir tanto la estructura organizativa y las actividades que labora el personal del Departamento así determinar las posibles fallas y formular soluciones que permitan mejorar el desempeño de cada uno de los empleados que conforman el mismo.

La metodología de este proyecto se caracterizó por ser descriptiva, de campo, evaluativa y documental. La normalización de dichos manuales suministra al Departamento información necesaria del manejo de sus procedimientos que le corresponde ejecutar a cada empleado facilitando de manera ordenada la información básica para el logro y aprovechamiento de los recursos y el buen desarrollo de las funciones encomendadas.

PALABRAS CLAVES: Normalización, Estructura Organizativa, descripción de Cargos, Manual de Procedimiento.

Introducción

Hoy en día la eficiencia, la eficacia y la productividad son elementos cada vez más importantes en toda empresa. Lograr ser efectivos y lograr los objetivos perseguidos por la empresa al menor costo posible es la máxima de toda organización. Sin embargo, aunque exista una buena planificación y los objetivos perseguidos estén claros por parte de todo el personal de la empresa, sino existe una estructura organizativa lógica, consecuente y eficaz, habrán retrasos, demoras y e inclusive hasta un fracaso total de la empresa. Es por esta causa, la importancia de que el departamento de Costos tenga un sistema de organización, dirección y control efectivo.

Inviobras su objetivo primordial es de administrar los recursos destinados a proyectar programas, ejecutar inspeccionar y mantener las obras, edificaciones e instalaciones de bienes del dominio público y privado, así como la red del estado y la política estatal de viviendas de intereses social.

De esta forma el siguiente proyecto, esta orientado a realizar un estudio de normalización de los manuales Organizativo y de Procedimiento en el Departamento de Costos. El propósito de este proyecto viene dado por la necesidad de querer mejorar su calidad y que su procedimiento de eficaz, este seria un primer paso para lograr obtener un (Sistema de Gestión calidad).

Por otra parte este estudio tiene como propósito fundamental la divulgación de las políticas y procedimientos que conforman el Departamento de Costos, servir de guía permanente para el mejor desempeño de los diferentes cargos así como también para las actividades de los trabajos prestados por parte del personal. El proyecto tiene la siguiente estructura:

• Capitulo I: Se define el problema que da origen al proyecto.

• Capitulo II: Se describe todo lo que respecta a la empresa Inviobras, Bolívar.

• Capitulo III: Se describe el soporte teórico que sustenta la investigación y fue necesario para la realización de los objetivos planteados.

• Capitulo IV: Se plantea la metodología utilizada para la ejecución de la investigación. Se indica el tipo de estudio que se realizo, la población y la muestra utilizada, los instrumentos de la recolección de datos entre otros.

• Capitulo V: Se muestra la situación actual existente en el departamento de costos de Inviobras.

• Capitulo VI: Se muestran los resultados obtenidos.

Y finalmente se presentan las conclusiones, recomendaciones y bibliografía.

CAPÍTULO I

El problema

1.1. Planteamiento del Problema

Inviobras Bolívar, instituto gubernamental dedicado a la administración y ejecución de obras de vialidad, infraestructura y viviendas, tiene el compromiso de lograr la satisfacción de las necesidades de sus clientes en términos de calidad eficiencia y transparencia a través de un recurso humano competente el mejoramiento continuo de sus procesos, el uso efectivo de sus recursos y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentos aplicables.

Esta institución la responsabilidad de administrar los recursos destinados a proyectar, programar, ejecutar, inspeccionar y mantener las obras, edificaciones e instalaciones de bienes del dominio público y privado así como a la red vial del estado y la política estatal de viviendas de interés social pero aun así la aceptamos como optimismo.

Inviobras Bolívar esta conformada por varias gerencias entre las cuales, esta la gerencia de proyectos; dicha gerencia esta dividida por dos departamento como son: Departamento proyectos y el departamento de costos, donde se realizara el estudio del mismo.

Actualmente el departamento de costos necesita actualizar la normalización del manual organizativo y el de procedimiento del departamento de costos encargada de elaborar, revisar y conformar ofertas técnico-económicas y reconsideraciones de precios de obras en ejecución y por ejecutar, contratadas por Inviobras Bolívar. Así como establecer el modelo estratégico que proporcione la comprensión de las actividades y labores que servirán para poder lograr el uso eficaz y eficiente de los recursos que se designan. Por tal motivo surge la necesidad de proponer una mejora en el estudio organizativo con el objetivo de evaluar y analizar las oportunidades de progreso que traigan consigo una estructura organizativa y manual de procedimiento adecuada a las necesidades de este Departamento.

1.2. Justificación.

El departamento de costos adscrito a la gerencia de proyecto se encarga de revisar las ofertas recibidas y elaborar y/o verificar las estimaciones de costos de los proyectos recibidos. Debido a que el manual organizativo y el de procedimiento no se encuentran documentados de tal forma se plantea la necesidad de buscar alternativa con la finalidad de facilitar al personal la búsqueda inmediata de la información y así ahorrar tiempo y fortalecer su rendimiento en eficiencia y eficacia.

1.3. Alcance.

Este estudio esta orientado al estudio de la estructura organizativa y los procesos que desarrolla el personal del Departamento de Costos adscrita a la Gerencia de Proyecto del Instituto de Vivienda Obras y servicio del Estado Bolívar.

1.4. Delimitación.

La presente investigación se llevo a cabo en el Departamento de Costos del Instituto de Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar (Inviobras Bolívar) Ubicada en Puerto Ordaz – Edo. Bolívar, con la finalidad de proponer un plan de mejora que permita optimizar el nivel de desempeño de la organización.

1.5. Limitaciones.

Se hallan causantes internos que de una u otra forma perturban el progreso de la puesta en marcha de los instrumentos para la recolección de información que permitan cumplir con los objetivos propuestos. En este caso se puede decir que el limitante que puede afectar de forma directa el desarrollo del estudio es la carencia de la normalización de un manual de organización y de procedimiento, donde se enumeren en forma ordenada las funciones ejecutadas por el departamento de costos.

1.6. Objetivos.

Con el desarrollo de este estudio se lograron los siguientes objetivos

1.6.1 Objetivo General.

Normalizar los Manuales, Organizativo y de Procedimientos del Departamento de Costos del Instituto de Viviendas Obras y Servicios del Estado Bolívar (INVIOBRAS).

1.6.2. Objetivos Específicos.

• Diagnosticar la documentación interna del departamento de costos que permita desarrollar la situación actual del mismo.

• Evaluar el estado actual de los procedimientos.

• Estudiar los Objetivos, funciones y atribuciones establecidas para cada cargo correspondiente.

• Definir los procesos a normalizar.

• Implementar el manual Organizativo del departamento de costos.

• Implementar el manual de procedimiento de las actividades que laboran en el departamento de costos.

CAPÍTULO II

Generalidades de la empresa

El instituto tiene como domicilio la localidad de Ciudad Guayana, Municipio Caroní del Estado Bolívar, sin perjuicio de que se puedan establecer oficinas y dependencias que se consideren necesarias en cualquier otro lugar del Estado. Así mismo posee oficinas en Ciudad Bolívar, Upata y un almacén en San Félix.

2.1. Reseña Histórica.

El 22 de junio de 1993 fue creado, mediante decreto publicado en gaceta extraordinaria, el Instituto de la Vivienda del Estado Bolívar (InviBolívar). Para entonces el objetivo principal de este organismo era "estudiar y administrar la política de vivienda de interés social, de conformidad con el plan de desarrollo del estado y las políticas nacionales que formule el Ejecutivo Nacional, así como la ejecución de obras para el equipamiento y consolidación de barrios".

Para diciembre del año 2002 el Consejo Legislativo del Estado Bolívar sancionó la Ley de Reforma del Instituto de la Vivienda del Estado Bolívar (InviBolívar), y se crea el Instituto de Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar (InviobrasBolívar) para ejecutar todas las obras públicas en la entidad incluyendo la construcción de desarrollos urbanos, infraestructura de servicios, obras civiles menores y también las labores de construcción, conservación y reparación de edificaciones, redes viales y demás desarrollos que el Ejecutivo Regional considere convenientes para el bienestar de la comunidad.

El patrimonio del instituto fue conformado por los bienes, créditos y acciones de las hoy extintas Dirección de Obras Públicas del Estado Bolívar y la Dirección de Mantenimiento de la Gobernación.

Actualmente, la institución cuenta con una fuerza laboral que emplea de manera directa a 261 personas (231 empleados y 30 obreros) aproximadamente. Así mismo, posee oficinas en Ciudad Bolívar, Upata y un almacén en San Félix.

2.2. Política de la Empresa.

Inviobras Bolívar, instituto gubernamental dedicado a la administración y ejecución de obras de vialidad, infraestructura y viviendas, tiene el compromiso de lograr la satisfacción de las necesidades de sus clientes, en términos de Calidad, Eficiencia y Transparencia, a través de un recurso humano competente, el mejoramiento continuo de sus procesos, el uso efectivo de sus recursos y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

2.3. Misión.

Instituto que planifica, ejecuta y administra obras de infraestructura con calidad, oportunidad y eficiencia; mejorando así la calidad de vida de los habitantes del Estado Bolívar.

2.4. Visión de la Empresa.

Ser Instituto rector que sirva de marco de referencia en la administración y ejecución de proyectos de infraestructura, cumpliendo estándares de calidad reconocidos nacional e internacionalmente.

2.5. Alcance de La Empresa.

Este manual abarca los cargos de nivel de apoyo Técnico – Administrativo a nivel del Departamento de Costos.

2.6. Valores de la Empresa.

• Honestidad

• Responsabilidad

• Mejora continúa

• Pro actividad

• Profesionalismo

2.7. Objetivo de la Empresa.

• Mejorar continuamente la satisfacción de nuestros clientes.

• Garantizar la competencia del personal que realiza funciones asociadas a la calidad.

• Garantizar el uso efectivo de los recursos de la institución

• Mejorar continuamente el nivel de desempeño y la eficacia de los procesos a través del SGC.

2.7.1. Objetivo del Departamento de Costos.

Revisar las ofertas recibidas y elaborar y/o revisar las estimaciones de costos de los proyectos recibidos.

2.7.2. Metas del Departamento de Costos.

• Revisión y/o tramitación del 100% de las ofertas recibidas. (Presupuesto Original, Presupuestos de Partidas no Previstas, Presupuestos Modificados, Ofertas de Honorarios Profesionales).

• Elaborar el 100% Estimaciones de Costos de los Cómputos Métricos recibidos del Dpto. de Proyectos, Gerencia de Inspección y Gerencia General.

• Revisión y Conformación del 100% de las Reconsideraciones de Precios para Obras en ejecución mayores de dos meses, a través de la aplicación del Método de Escalatorias a través de Fórmulas Polinómicas.

Estructura Organizativa de la Empresa.

Figura: 1

Fuente: Estructura Organizativa del Instituto Inviobras. Edo Bolívar.

CAPÍTULO III

Marco teórico

3.1. Organización.

Es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener al máximo el aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

El concepto moderno, adiciona el flujo de abajo hacia arriba, mediante una mayor espontaneidad e informalidad en el trabajo y mediante procesos de participación, autogestión y aceptación de la autoridad.

Esta concepción moderna no elimina el flujo de autoridad de arriba abajo, ni quite su importancia definitiva, pero lo enriquece con el nuevo flujo de ideas y de decisiones de abajo hacia arriba, que responde mucho más a la naturaleza del hombre como ser racional, creativo y responsable.

3.1.1. Estudio de Organización.

Un estudio de Organización es la aplicación de métodos y técnicas para diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales, mediante el uso efectivo y económico de los recursos humanos necesarios para el cumplimiento de las funciones de planificación, ejecución y control, propias de cualquier núcleo organizativo.

Idalberto Chiavenato, en su libro Iniciación a la organización y Técnica Comercial, establece una metodología de siete pasos para realizar estudios de organización y reorganización la cual contempla las siguientes fases:

• 1. Identificación del problema: La identificación del problema significa la percepción de que se está cometiendo algún error.

• 2. Análisis de la situación: Esta fase analiza la situación en la cual el problema fue identificado. Corresponde a un análisis y descripción de cada componente del problema y cómo éstos están agrupado.

• 3. Opciones de solución para el problema: Es la fase en que se piensa en varios medios para resolver el problema o cambiar la situación en la cual se sitúa. En la empresa corresponde a la elaboración de varias opciones de organigrama o de estructuras de funcionamiento.

• 4. Elección de la opción más adecuada: En esta fase se decide por una de las opciones de solución propuestas, se evalúan las características de cada una y se escoge la que mas aplique en el momento.

• 5. Implantación de la solución escogida: En esta etapa se ejecuta la propuesta, se pone en práctica la nueva estructura.

• 6. Verificación de los resultados: Aquí se evalúan los resultados obtenidos con la nueva estructura y se verifica si se ha logrado solucionar los problemas definidos en la primera etapa.

Independientemente de la metodología a utilizar, en un estudio de organización deben estudiarse y analizarse varios factores internos y externos que influyen en el desempeño de la organización.

El análisis de la situación actual incluirá la presentación de la información recolectada relacionándola con la problemática encontrada en cuanto a estudiar:

• Agrupación de funciones y áreas funcionales.

• Problemas funcionales a nivel general y en cada área.

• Solapamiento de Funciones.

• Duplicidad de funciones.

• Funciones nuevas.

• Funciones modificadas.

• Funciones que no corresponden al área en cuestión.

• Grado de definición de las funciones.

Las técnicas que deben utilizarse para realizar el análisis son:

• Diagrama de contexto de la unidad estudiada: Permite establecer los entes con los cuales interactúa la unidad en los contextos internos y externos de la empresa.

• Matriz de intercambio: Se refiere a las relaciones de intercambio de la unidad estudiada con el entorno tanto interno como externo de la empresa, desde el punto de vista de la situación actual y él deber ser.

• Matriz de actividades y funciones: Conjunto de actividades y funciones a realizar por la unidad estudiada.

Para la recolección de información se pueden utilizar varias técnicas:

• La Entrevista: La entrevista consiste básicamente en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para obtener información. La entrevista puede agrupar a directivos y empleados de una misma área.

• El Cuestionario: El cuestionario es un instrumento para obtener la información deseada en forma homogénea. Este método consiste en hacer contestar por los empleados y/o supervisores una serie de preguntas relativas a los datos que según la finalidad del análisis.

• La Observación Directa: El Analista se dirige al lugar donde se desarrolla el trabajo y constata las labores realizadas así como la dinámica de la organización en estudio.

• Técnicas Mixtas: Constituye una combinación de la entrevista, el cuestionario y la observación.

3.1.2. Proceso de Organización:

Para llegar a cabo una organización es necesario las siguientes etapas. (Ver figura: 2)

Figura: 2

Fuente: Manual de Organización.

• División del trabajo: es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. El trabajo se puede dividir ya sea vertical u horizontalmente. El trabajo se puede dividir ya sea vertical u horizontalmente.

Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca:

• 1. Jerarquización: Consiste en disponer las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, la cual implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicación) que se relacionen entre sí con precisión.

• 2. Departamentalización: ésta se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades, y cosiste en dividir y agrupar las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Y dentro de este renglón encontramos diversos tipos de departa mentalización, aquí mencionamos algunas tales como:

• Departamentalización por funciones o funcional: Consiste en el agrupamiento de las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas dentro de la empresa.

• Departamentalización por Productos o Servicios: Este tipo de departa mentalización es uno de los más usados, se caracteriza por estar basado en los productos o servicios que brinda la empresa.

• Departamentalización por Geografía: Esto se refiere a la distribución o localización de las actividades que cubren grandes áreas geográficas y cuyos mercados son externos, el agrupamiento territorial.

• Departamentalización por Clientela: Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. Es indicado cuando el negocio depende de diferentes características de productos o servicios que varían conforme el tipo de necesidad del cliente.

• Departamentalización por procesos: Es frecuentemente utilizada en las empresas industriales a los niveles más bajos de la estructura en las áreas de operaciones. El agrupamiento se hace a través de la secuencia del proceso productivo u operacional, o más aun, a través de la disposición del equipo utilizado.

• Departamentalización por secuencia: El agrupamiento de funciones se hace de acuerdo con la secuencia alfabética o numérica.

• 3. Descripciones de Funciones: Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización.

• Coordinación: esta etapa nace con la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. La función básica de la coordinación es lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la secuencia de los objetivos.

3.1.3. Tipos de Organización.

Las organizaciones son diferentes entre sí y aunque presentan enorme variabilidad poseen ciertas características que permiten clasificarlas en grupos o tipos, Por estas causas no existen dos organizaciones iguales, los tipos de organización más usuales son:

• Organización Lineal O Militar: Es la estructura organizacional más simple y antigua. Sus orígenes se remontan a la organización militar de los antiguos ejércitos. Está basada exclusivamente en la jerarquía y en la autoridad de mando.

• Organización Funcional: se caracteriza por que existe una autoridad funcional o dividida que es relativa y basada en la especialización, es una autoridad de conocimiento que se extiende a toda la organización. Entre las ventajas de este tipo de estructura esta el hecho de que permiten una mayor especialización, se obtiene una alta eficiencia en el personal.

• Organización Lineo Funcional: La organización lineo funcional, asume de la organización lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe para cada función en especial; y de la organización funcional toma la especialización de cada actividad en una función.

• Organización Matricial: Es la combinación de departamentalización funcional y de producto en la misma estructura.

• Organización Staff: La naturaleza de la función staff es de asesoramiento. La función de las personas en una capacidad staff pura es investigar, experimentar y ofrecer asesoría a los gerentes de línea, con la finalidad de que todo el personal de línea trabaje de modo más eficaz para el logro de los objetivos.

Los miembros del staff carecen de autoridad formal para dar órdenes, no debe poseer autoridad directa para dar órdenes sobre la realización operativa.

Un órgano staff puede realizar funciones de:

• Servicios: Esto es, actividades especializadas, como: contabilidad, compras, personal, investigación y desarrollo, procesamiento de datos, propaganda.

• Consultoría y Asesoría: Incluye, actividades especializadas que proporcionan orientación y recomendación como: asistencia jurídica, métodos y procesos, consultoría para el trabajo.

• Monitoreo: Significa hacer seguimiento y evaluar una determinada actividad o proceso sin intervenir en él o influenciarlo.

• Planeación y Control: Financiero o presupuestal, de producción, del mantenimiento de máquinas y equipos, el control de calidad.

• Organización Por Comités: Consiste en asignar diferentes asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan.

Se puede indicar que poseen las siguientes características:

• 1. El comité no es un órgano de la estructura organizacional.

• 2. Está conformado por personal que pertenece a diferentes órganos de la organización.

• 3. Los comités funcionan esporádicamente o intermitentemente durante varios días, y no permanentemente como lo hacen las unidades organizativas.

• 4. Los comités pueden asumir diferente tipos, formales e informales; relativamente permanentes o temporales.

3.1.4. Manual de Organización.

Es aquel que expone en detalle los criterios organizativos que regulan el funcionamiento de la empresa, estructura, organigramas estructurales jerárquicos, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los órganos de la empresa. El manual de organización constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros directivos y empleados. Además, la elaboración de un manual de organización es costosa y requiere tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese instrumento; pero la mayor dificultad la constituye su actualización, en virtud de que la organización es dinámica y cambiante; de aquí que el manual debe mantener ese mismo ritmo, lo cual resulta punto menos que imposible porque es muy arduo el proceso burocrático requerido para cambiar un puesto, ponerlo al día, oficializarlo y hacer efectivos esos cambios.

3.1.4.1. El Manual de Organización debe contener.

• Identificación: Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere, titulo y extensión del manual. Debe incluirse la codificación correspondiente de acuerdo a los lineamientos establecidos en la empresa.

• Índice o tabla de contenido: Consiste en una relación de las partes que conforman el manual.

• Introducción y objetivos del manual: En la introducción debe incluirse información general de la empresa e identificar los objetivos y el alcance del manual, la empresa y las unidades que sé consideran en él. Debe contener una explicación al usuario acerca de lo que es el documento, de la ocasión en que se elabora o se efectúa la ultima revisión.

• Distribución y uso del manual: Se indicara en este apartado la lista de unidades y cargos que tendrán asignado un ejemplar del manual así como el uso que puede hacerse del mismo.

• Control de cambios del manual: Se debe incluir un apartado para reportar todas las modificaciones de la que ha sido objeto el manual, explicando las razones y los responsables de la realización de los cambios.

• Antecedentes históricos: Se debe dar una breve reseña histórica de la empresa o de la unidad orgánica descrita en el manual, en la que se indique la ley o decreto por la cual fue creada e incluir información sobre el desempeño de la empresa en su desarrollo histórico.

• Diagrama Funcional: Establece la dirección del área estudiada, sus macrofunciones, las relaciones de estas en el contexto interno y externo de la empresa, y su objetivo funcional o razón de ser. El diagrama funcional debe elaborarse para la unidad estudiada y para cada una de sus macrofunciones.

• Organigramas: Es una técnica o herramienta necesaria para llevar a cabo una organización racional, es indispensable durante el proceso de organización, es aplicable de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

• Organigrama funcional: Permite diferenciar las funciones básicas de dirección y de cada una de las macrofunciones que han sido determinadas para la Unidad estudiada.

• Organigrama de Misiones: El diagrama de misiones es un modelo que expresa gráficamente cada una de las áreas de líneas y staff que conformarían la unidad objeto de estudio con sus respectivas misiones.

• Organigrama de Posición Macro: Consiste en representar gráficamente la estructura orgánica y debe reflejar de manera esquemática, la posición de las unidades que la componen y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad y asesoría.

• Organigrama de Posición Dimensionado: Se presenta en forma completa la estructura organizativa del área correspondiente en todos sus niveles, incluyendo el número de personas para cada cargo.

• Descripción de Unidades: En este apartado deben incluirse las descripciones de cada Unidad Administrativa que conforman la empresa, ordenadas por nivel de jerarquía.

• Descripción de Cargos: En este apartado deben incluirse las descripciones de cada uno de los cargos que conforman la empresa, ordenados por unidades y por jerarquía.

3.1.4.2. Objetivos de los Manuales de Organización.

• Presentar una visión de conjunto de la entidad.

• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

• Instruir al personal, acerca de aspectos tales como objetivos, funciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporcionar la información básica para la planeación e implementación de medios de modernización administrativa.

• Facilitar el reclutamiento y selección del personal.

• Ser útil para la orientación e información al público

3.1.4.3. Ventajas de contar con un Manual de Organización.

• Contribuye a formular y crear la organización, así como el análisis de esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.

• La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución.

• Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros directivos y empleados.

• Presenta una visión de conjunto de la Dependencia o Entidad y de las unidades administrativas.

• Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

• Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su desarrollo.

• Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de modernización administrativa.

• Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.

• Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las unidades responsables.

3.2. Descripción de Unidad.

La unidad es parte de una totalidad orgánica, funcional y fluyente. Cada organización, está integrada, a su vez, por un grupo de unidades (personas, cosas, estructuras, etc.), estas estructuras reciben el nombre particular de unidades estructurales de la organización. Los pasos que deben seguirse para la elaboración de las descripciones de unidad son:

Recolección de Información: Debe obtenerse información que permita analizar:

• La esencia o razón de ser y existir de la unidad (para qué).

• Las funciones primarias de la unidad (lo que hace).

• El proceso mediante el cual debe realizar su trabajo (como lo hacen).

• Las entidades que forman su contexto u con las cuales la unidad debe efectuar sus transacciones.

• Los clientes o usuarios de los productos o servicios que la unidad transforma y entrega.

• Los compromisos o resultados.

Redacción de la Descripción de la Unidad: Debe efectuarse escribiendo en forma organizada la información obtenida en los formatos que tenga aprobados la empresa.

Validación y Aprobación: En esta etapa debe presentarse la Descripción a los niveles de autoridad establecidos por la empresa para que sean validadas y se les coloque la firma de aprobación.

3.2.1. Partes de la Descripción de Unidad.

• Identificación: Nombre de la unidad, nombre de la unidad a quien reporta y la que supervisa.

• Misión: Es la razón de ser de la unidad. Debe expresarse en forma sencilla, precisa y concreta. Es necesario especificar para que existe la unidad. La misión de la unidad debe plantearse de tal forma que avanzando de abajo hacia arriba todas las misiones que se establezcan sean imprescindiblemente necesarias para alcanzar la misión de la empresa.

• Alcance funcional o finalidad: Las funciones deben escribirse en forma genérica (que contenga varias actividades) y en orden de importancia. Las funciones constituyen la acción innata de la organización en general. Es a través de las funciones como la organización puede alcanzar sus fines y los objetivos, y satisfacer sus propósitos.

• Relaciones internas y externas: Incluir las entidades con la cual la unidad estudiada interactúa para el logro de sus objetivos.

• Validación: Colocar las firmas y fechas del proceso de aprobación según los mecanismos establecidos en la empresa.

3.2.2. Análisis y Descripción de Cargos.

El análisis de cargo es el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. Esas informaciones son registradas inicialmente en las descripciones de cargo. Es una técnica que permite conocer con mayor profundidad las acciones que debe realizar el trabajador.

El objetivo primordial del análisis de cargos es el estudio tanto de los cargos como las tareas y elementos que los constituyen, los propósitos y las actividades que se desarrollan, el resultado de un análisis de cargos es la redacción de la descripción del cargo en cuestión.

La descripción de cargo es un documento conciso de información objetiva y continua que identifica y determina las exigencias de la mano de obra para cumplir la carga de trabajo esperada mediante el uso de las normas publicadas en materia de mano de obra. Planea, coordina y regula la formación de personal para la realización más personal y económica de todas las etapas del trabajo dentro de los diferentes departamentos que conforman la empresa.

Éste documento debe contener lo siguiente:

• 1. Identificación del cargo: Constituye una serie de datos que en su conjunto permite su ubicación dentro de la estructura organizacional, catalogándolo y diferenciándolo de los demás cargos. Es la determinación del título del cargo y su dependencia jerárquica en la organización en el momento de la descripción.

Contiene los siguientes elementos:

• Título del cargo.

• Nombre del ocupante. (Sólo si la empresa lo establece)

• Nombre del Supervisor Inmediato. (Sólo si la empresa lo establece)

• Cargo del Supervisor.

• Cargo de reporte directo.

• Ubicación del cargo, unidad a la que pertenece.

• 2. Propósito General del Cargo: Refiere en forma breve y sucinta la naturaleza del cargo y lo distingue en forma rápida del rol de otros cargos. A través de él se debe dar respuesta a las preguntas: ¿Para qué existe el cargo? ¿Cuál es la razón por la cual fue creado?

¿Qué aporta el cargo al logro del objetivo funcional de la Unidad a la cual está adscrito?

• 3. Obligaciones y Responsabilidades: Están referidas a las exigencias del trabajo diario, eventual o a intervalos. Deben expresarse las funciones correspondientes al cargo, las funciones constituyen el volumen de actividades que realiza el trabajador para convertir los recursos en resultados del cargo. En cuanto a las responsabilidades: por la seguridad de otros, custodia de fondos o equipos, manejo de información confidencial, etc.

• 4. Especificaciones Requeridas:

Conocimientos requeridos: En este aspecto se incluyen los conocimientos específicos que se deben poseer para poder desempeñar el cargo.

Educación: Refleja el grado de instrucción que debe poseer el ocupante del cargo.

Habilidades y Destrezas: Pueden ser catalogadas en tres tipos: habilidades prácticas o técnicas, habilidades gerenciales y habilidades en relaciones interpersonales.

Esfuerzo Físico: Especificar las diferentes posiciones que toma el ocupante, regularmente, para realizar sus tareas.

Supervisión: Se refiere al tipo de supervisión que ejerce el titular del cargo sobre el personal que le ha sido asignado y que puede ser directa o indirecta.

Autoridad delegada: En este elemento se considera el derecho otorgado por la empresa al titular del cargo, para la toma de decisiones en su área de competencia.

Responsabilidad: Determina la actitud del ocupante para responder por varios aspectos del cargo, como personal, materiales, equipos, información, dinero, etc.

Dimensiones: Presentar un resumen de los datos cuantitativos sobre los que claramente repercute directa o indirectamente las actividades del cargo.

Situaciones y problemas: Se refieren a los tipos de situaciones y/o problemas que el titular del cargo debe identificar, analizar, evaluar para aplicar las soluciones adecuadas.

Fuentes de Apoyo: Se refieren a las fuentes de consulta con que cuenta el titular del cargo para resolver problemas, buscar soluciones a las situaciones que se le presentan en el trabajo.

Peligros y Riesgos: Indica el conjunto de condiciones inseguras en que se realizan las tareas, grado de posibilidad de que ocurran accidentes, y posibles causantes de riesgos.

Condiciones del trabajo: Indica las condiciones ambientales que caracterizan el puesto de trabajo y las características del espacio físico donde el ocupante pasa la mayor parte del tiempo.

Relaciones Externas e Internas: Las relaciones constituyen los vínculos o conexiones que tiene el cargo descrito con otro cargo o unidades internas de la empresa, y o con proveedores o instituciones externas, para la ejecución de las funciones asignadas.

• 5. Aprobaciones: Concluidas las descripciones de cargo, el deben colocarse las firmas de validación: del ocupante del cargo, del supervisor inmediato, del gerente del área y del responsable de recursos humanos.

3.2.3. Evaluación de Cargos

Se puede definir Evaluación de cargos como: Conjunto de métodos y técnicas que se aplican de forma sistemática para conocer correctamente la función de todos los involucrados en una organización para determinar hacia dónde va y cómo se está haciendo.

La evaluación de cargos es una fuente de información básica para la planificación de los recursos de una empresa, es decir, para la selección, adiestramiento, carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial.

Beneficios de un programa de evaluación de cargos:

• Proporciona un procedimiento más sistemático para determinar el valor relativo de cada puesto dentro de una organización. Este procedimiento se basa en información arrojada por descripciones y especificaciones del puesto.

• Mejora el conocimiento del empleado sobre las políticas y las prácticas de remuneración de la compañía.

• Facilita el manejo del entrenamiento, la promoción y las transferencias del empleado, así como otras funciones de personal.

• Establece de manera formal las remuneraciones correspondientes a los diversos cargos que se ejecutan en una organización.

3.3. Matriz Foda.

Es una herramienta que se utiliza para comprender las fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de una empresa u organización.

El análisis de variables controlables (las debilidades y fortalezas son internas de la organización y por lo tanto se puede actuar sobre ellas con mayor facilidad), y de variables no controlables (las oportunidades y amenazas las presenta el contexto y la mayor acción que podemos tomar con respecto a ellas es preverlas y actuar a nuestra conveniencia).

Parte Interna.

Fortalezas: Son los elementos positivos que los integrantes de la organización perciben (sienten) que poseen y que constituyen recursos necesarios y poderosos para alcanzar los objetivos (el fin de la organización, empresa).

Debilidades: son los elementos, recursos, habilidades, actitudes técnicas que los miembros de la organización sienten que la empresa no tiene y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización.

Parte Externa.

Oportunidades: son aquellos factores, recursos que los integrantes de la empresa sienten (perciben) que pueden aprovechar o utilizar para hacer posible el logro de los objetivos.