"Si se aplica el conocimiento a tareas que ya sabemos cómo hacer se llama productividad, si aplicamos el conocimiento a tareas que son nuevas y diferentes se llama innovación"
Drucker.
"Conectarnos al conocimiento y participar en una verdadera globalización de la información que signifique compartir y no excluir (…) es un imperativo estratégico para la supervivencia de nuestras entidades culturales de cara al próximo Siglo".
Fidel Castro, mensaje al grupo de los 77, septiembre de 1999.
En el presente artículo se reflexiona a cerca de la importancia surgida con el desarrollo de las Nuevas Tecnologías de Información y las Comunicaciones de que los profesionales de la información gestionen el Conocimiento existente en entorno digital a fin de alcanzar con éxito en las organizaciones informativas los objetivos propuestos. Además se comentan las ventajas que trae consigo el desarrollo de este proceso en ambiente digital en dichas entidades, como vía de progreso frente a un mercado tan competitivo como el actual y en este sentido se llega a conclusiones.
Abstract:
Presently article is meditated to near the importance arisen with the development of the New Technologies of Information and the Communications that the professionals of the information negotiate the existent Knowledge in digital environment in order to reach with success in the informative organizations the proposed objectives. The advantages are also commented that brings I get the development of this process in digital atmosphere in this entities, as via of progress in front of such a competitive market as the current one and in this sense you reaches conclusions.
En la actualidad se habla constantemente sobre la Sociedad de la Información y del Conocimiento donde se hace visible el paso de las sociedades industriales a las posindustriales y del conocimiento, en la cual predomina como factor esencial de progreso el conocimiento tanto implícito como explícito; su obtención, productividad y transferencia.
Esta nueva sociedad con organizaciones basadas en el aprendizaje, cuyo capital más preciado es el ser humano, se sustenta en un desarrollo tecnológico sin precedentes. Precisamente el constante proceso de cambio del entorno actual del mundo, promovido mayoritariamente por las tecnologías, la representación digital de la información y el conocimiento y los cambios en el entorno de producción y transferencia del mismo, así como las diferentes maneras de uso que se le da a estos activos intangibles para la obtención de mayores niveles de competitividad y calidad en el mercado; obligan a las instituciones de información a prestar mayor atención sobre el conocimiento y su gestión. De esta manera surge el concepto de Gestión del Conocimiento, proceso que a grandes rasgos, es tan cultural como tecnológico.
Gestión del Conocimiento significa "engendrar conocimiento, reunirlo, compartirlo, distribuirlo y aplicarlo para la gestión de la organización con acciones que sirvan para crear valor añadido, diferenciador y que genere una mayor eficacia en todas las áreas de la misma". (1)
"Es el proceso de desarrollar, estructurar y mantener información, transformándola en un activo crítico, y haciéndola disponible a una comunidad de usuarios definida con la seguridad necesaria. Incluye el aprendizaje, la información, las aptitudes y la experiencia desarrolladas durante la historia de la organización." (2)
Según Ponjuán, la Gestión de Conocimiento es un "proceso sistemático e integrador de coordinación de las actividades de adquisición, creación, almacenaje y comunicación del conocimiento tácito y explícito por individuos y grupos, con objeto de ser más efectivos y productivos en su trabajo y cumplir los objetos y metas de la organización". (3)
"La Gestión del Conocimiento es la gestión de los activos intangibles que aportan valor a la organización, le permiten obtener capacidades y competencias esenciales distintivas, e incrementan su capital intelectual."
Gestión del Conocimiento es mucho más que tecnología, pero las Tecnologías de Información y las Comunicaciones constituyen una parte importante para este proceso, pues se destacan por su papel y la necesidad de su incorporación y gestión para poder competir con éxito en esta Era del Conocimiento en la cual estamos inmersos. Las nuevas tecnologías de la información tienen un rol fundamental en los procesos de transferencia, combinación, exteriorización e interiorización de la información; por lo que deben estar siempre en sintonía con personas conscientes e imbuidas de una cultura que impulse el conocimiento, más si se tiene en cuenta que su implantación en las organizaciones debe asumirse en un contexto donde se busque un incremento de valor para las mismas, y por tanto, los objetivos definidos por estas deben apuntar más allá de la simple tecnología, deben tener en cuenta las necesidades propias de las instituciones, la misión y objetivos que las mismas se proponen para cumplir con las expectativas de todo su universo de usuarios y satisfacer al máximo sus demandas informativas.
Una gestión del conocimiento eficaz requiere soluciones híbridas entre las personas y las tecnologías, puesto que las tecnologías permiten potenciar el capital intelectual de las personas hasta convertirlo en la principal ventaja competitiva de las instituciones para las que trabajan; y además son un medio para lograr convertir el conocimiento individual informativo en conocimiento colectivo, productivo y útil a la organización.
En este sentido la colaboración y teleconferencias, los accesos remotos, las memorias corporativas materializadas en Base de Datos, las comunidades y foros virtuales –con sus correspondientes directorios de expertos–, la creación de Bibliotecas Digitales Personalizadas, la mensajería instantánea, el correo electrónico, las redes temáticas, la implantación de Intranet corporativas, la Internet ( Páginas Web, Sitios, Portales, etc.) y la creación de entornos sintéticos de trabajo; son elementos imprescindibles en la concepción de una estrategia para gestionar el conocimiento.
A partir del desarrollo de dichos elementos y de las comunicaciones satelitales en general, la virtualidad se ha convertido en el signo de la época. La representación digital de la información y del conocimiento, es decir, la transformación de información analógica o real en información digital (formato electrónico), ha supuesto cambios profundos en la sociedad puesto que ha generado el surgimiento de un nuevo entorno de trabajo: el ambiente o medio digital.
El entorno digital es un entorno de trabajo colaborativo, dinámico, seguro y capaz de reunir toda la información, analizarla, procesarla y difundirla con el ánimo de mejorar la productividad y la toma de decisiones de los individuos mediante el acceso a la información que se necesita en el momento en que se necesita. Es un nuevo medio para interaccionar, coordinarse y trabajar que facilita la integración de diferentes grupos de trabajo y contribuye al aumento de la cultura infotecnológica de las organizaciones; una nueva cultura de trabajo para la búsqueda, la recuperación, el procesamiento y la divulgación de información electrónica en la Web, que permite generar conocimiento, reunirlo, compartir el conocimiento de manera rápida y fácil independientemente del tiempo, la distancia y los límites organizacionales, y aplicarlo para la gestión de la organización con acciones que creen valor añadido y eleven la eficacia en todas las áreas de la misma. Es, sin dudas, un nuevo reto a enfrentar por la humanidad.
La Gestión del Conocimiento por parte de los profesionales de la información constituye una tendencia de futuro imprescindible para encarar los retos de la sociedad, que responde a la adaptación de las últimas innovaciones tecnológicas en el tratamiento de la información y las telecomunicaciones, de ahí a que sea tan importante su implantación.
Gestionar el conocimiento en el medio digital facilita para la labor desempeñada por los profesionales de la información una mayor comunicación e intercambio de información, conocimiento y experiencia; fomenta el trabajo en equipo y la colaboración independientemente de la distancia y el espacio físico que separe a sus integrantes; establece mejores prácticas de trabajo; contribuye a la invención de servicios digitales de calidad y futuro; eleva la competitividad y la mejora continua de las instituciones de información; agiliza el proceso explícito del conocimiento implícito y permite una eficaz distribución de conocimientos dentro de la organización y fuera de la misma, compartiendo información con asociados, contratistas, proveedores, usuarios y/o clientes.
La Gestión del Conocimiento en el ambiente electrónico impulsa la innovación a través del dinámico flujo libre de ideas y conocimientos que tiene lugar en este medio. El integrar el desarrollo de una Intranet, una Extranet, la Internet, tecnologías de foros y chat, herramientas de búsqueda y minería de datos, repositorios de conocimiento o herramientas para acceder experiencias, entre otras, con la gestión del conocimiento; brinda una base fundamentada para el desarrollo de este proceso integrador y permite que estas herramientas tengan como objetivo el generar mayor valor a la organización y que se pongan a disposición de las personas toda la información y experiencias sin limitaciones de lugar o tiempo.
Todos estos argumentos evidencian la importancia y necesidad de desarrollar, por parte de los profesionales de la información, la Gestión del conocimiento en ambiente digital; más si lo que se persigue con el desempeño de nuestra labor es ser cada vez mejores, estar cada vez mejor capacitados, contribuir a elevar continuamente la eficiencia y eficacia de las organizaciones con la creación de productos y servicios de valor agregado con mayor calidad, elevar la competitividad aumentando las fortalezas de las organizaciones y materializando el potencial de las mismas y contribuir a la formación de todas las personas en la institución de una cultura orientada al aprendizaje, el saber y el saber hacer, la cooperación, la creación y transmisión de conocimientos; con el objetivo único de hacer de la misma una entidad de excelencia que satisfaga y supere las expectativas de todo su universo de usuarios.
El objetivo de este trabajo es precisamente, brindar información sobre el tema y ser una fuente de estudio para todo aquel que quiera adiestrarse en el mismo. Para alcanzar dicho objetivo se ha planteado lo siguiente:
Pregunta de Investigación: ¿Qué ventajas proporciona el desarrollo del proceso de Gestión del Conocimiento en el medio digital para el progreso de las Organizaciones de Información?
Objetivo General: Determinar las ventajas que proporciona el desarrollo del proceso de Gestión del Conocimiento en el medio digital para el progreso de las Organizaciones de Información.
Objetivos Específicos:
1. Analizar la importancia de que los profesionales de la información gestionen el conocimiento en el medio digital para lograr de manera más eficiente el cumplimiento de los objetivos propuestos en la organización.
2. Definir los beneficios que da a las Organizaciones de Información la Gestión del Conocimiento en ambiente digital.
Métodos y Técnicas a utilizar: Teniendo en cuenta que en este artículo se presenta un trabajo investigativo de carácter teórico, el método a utilizar será el Análisis Documental Clásico.
El paso de las sociedades industriales a las posindustriales y del conocimiento, en la cual predomina como factor esencial de progreso el conocimiento tanto implícito como explícito; su obtención, productividad y transferencia, ha traído consigo para los profesionales de la información la necesidad de gestionar este recurso a cualquier costo en cualquier medio.
Las demandas de esta "Nueva Sociedad" en la que nos desenvolvemos, hacen imprescindible para cualquier institución de información gestionar el conocimiento de sus empleados y conseguir aumentar su Capital Intelectual. Las instituciones para subsistir dentro de un mercado tan competitivo como el actual necesitan mantener su capital intelectual a fin de aumentar la calidad de los productos y servicios que ofrecen, elevar la mejora de sus resultados; lograr sin dificultades el cumplimiento de sus misiones, objetivos, metas y sobre todo, llegar a convertirse en instituciones de excelencia donde se priorice el aprendizaje; el saber y el saber hacer, y la satisfacción íntegra de las necesidades informativas de todas las personas que hacen uso de sus servicios.
Con la gestión del conocimiento se logra la mantención y el incremento de los activos intangibles existentes en la organización. Gestión del Conocimiento es la manera como vamos a captar, organizar y acceder a todas las experiencias, habilidades, ideas, procesos y conocimientos que existen en la entidad. Existen muchos conceptos referentes a este proceso creados por disímiles autores, sin embargo, la mayoría de ellos concuerdan en que la gestión del conocimiento implica la generación de este recurso y su compartición e incremento en aras de la mejora continua de las organizaciones.
Los aportes y beneficios que trae el desarrollo de la gestión del conocimiento en las organizaciones, en especial en la labor de los profesionales de la información y las entidades de información, van más allá de la contribución al desempeño exitoso en el plano económico, puesto que este proceso permite a las mismas conocer realmente los valores intelectuales bajo su mando y prepararse para el futuro no solo sobre la base de los valores materiales y financieros disponibles, sino también sobre la base de los valores intelectuales que dirige. Ello le dará la posibilidad no sólo de usarlos, sino también de protegerlos e incrementarlos.
La gestión del conocimiento ha demostrado ser superior a todos los demás sistemas de gestión existentes, pues posee la capacidad de gestionar la motivación y el talento de las personas, el trabajo en equipo y las mejores prácticas, en una nueva cultura organizacional dirigida al aumento de las competencias de la organización y el cumplimiento de sus objetivos.
Con el desarrollo de las Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la representación digital de la información y el conocimiento, la realización de este proceso en ambiente digital adquiere una gran importancia y utilidad.
Con la introducción de las nuevas tecnologías de información existió una gran tendencia a creer que las máquinas sustituirían con su gran capacidad de trabajo, a las personas; que a medida que se fueran introduciendo más equipos informáticos se iban a ir necesitando menos personas para la realización de todas las actividades, lo que al mismo tiempo trajo consigo resistencia por parte de las personas ante la introducción de las nuevas tecnologías. Los profesionales de la información no solo nos sentíamos amenazados sino que nos vimos obligados a adquirir un mayor dominio de las nuevas técnicas y herramientas de gestión surgidas.
Las nuevas tecnologías constituyen para la labor de los profesionales de la información un medio que facilita mejorar la productividad y eficiencia dentro de la organización, por lo tanto para que una institución sea exitosa debe de existir un balance entre la tecnología de punta y el personal capacitado. Las tecnologías son un medio de transmisión de la información y el conocimiento, que sólo impone a los profesionales de la información un nuevo reto en su desempeño.
El desarrollo tecnológico y la representación digital de la información y el conocimiento han establecido el medio digital como un entorno diferente que constituye un ambiente favorable para la investigación y la construcción colectiva de conocimientos.
Los profesionales de la información se desenvuelven en escenarios muy dinámicos en donde la información es abundante, en donde la informática viene desarrollando un rol muy significativo, obligando a que la gerencia y su equipo se adentren a los requerimientos que la Sociedad del Conocimiento demanda para ser altamente competitivos; y más cuando se requiere productividad y calidad en la labor que se realiza.
Lo cierto es que el acceso global y factible a grandes volúmenes de información desde las nuevas tecnologías no es garantía de mayor conocimiento, ni de mayor educación. En la Web, la no presencia en todos los documentos de la calidad de sus contenidos, es un factor que atenta contra la creación y transferencia de conocimientos. Los soportes digitales brindan la posibilidad de publicar información a cualquiera sin tener en cuenta la calidad del contenido que se está poniendo a disposición de otros, aspecto que debería estar sujeto a la búsqueda de una pronta solución; pues dificulta la innovación en las organizaciones.
Los profesionales de la información deben gestionar el conocimiento en este medio. Si el desarrollo tecnológico y la utilización de Internet han transformado la economía y la sociedad y los sistemas tienden a la utilización de la tecnología web, integrándose en una cadena de valor del conocimiento o de los intangibles, las entidades de información deben explotar ésta posibilidad para organizar y estructurar el conocimiento, compartir el conocimiento y de ese modo facilitar la implementación de una nueva cultura organizacional.
La gestión del conocimiento en el medio digital busca que se ponga a disposición de todos con mayor facilidad lo que se sabe, que se comparta el conocimiento de una forma natural dentro de la organización a través de la creación de células de conocimientos e interacción y grupos virtuales que impulsen a la institución hacia la mejora continua; entre otras cosas que evidencian la importancia de su implementación.
Para una organización que implante un sistema de gestión del conocimiento en el medio digital, la cultura organizacional es un factor de éxito. Debe ser éste un ambiente abierto, sin ninguna jerarquía estricta, que necesita una comunicación libre en red a través de la organización y un estilo participativo y de colaboración en la forma de operar. Son además necesarios, los programas de supervisión y las políticas de Recursos Humanos que garanticen que los procedimientos que se llevan a cabo sean los correctos, que fomenten Comunidades de prácticas, que identifiquen lagunas de conocimiento, actitudes de resistencia al cambio y barreras personales u organizacionales que dificultan el flujo de la información y el conocimiento en la organización.
Enfrentar la gestión del conocimiento en el medio digital en cualquier entidad de información es una tarea que requiere pensar que vale la pena acumular el trabajo humano intelectual y preservar los recursos de conocimiento que se producen.
Muchos autores coinciden en manifestar la importancia que tienen las personas (capital humano), para garantizar el éxito de cualquier programa de gestión del conocimiento.
Hasta ahora nunca el capital humano de una entidad había adquirido tanto protagonismo como fuente de diferenciación de una organización frente a otra. Las instituciones pueden aplicar las mismas técnicas de dirección y usar la misma tecnología e infraestructura, pero sólo la excelencia de las personas integrantes de la organización logra marcar la diferencia. Dicha excelencia queda patente en las competencias de la organización con el desarrollo de sus capacidades, conocimientos y habilidades.
Los profesionales de la información deben ser capaces de responder de manera eficiente ante los nuevos retos que se imponen a su labor diaria. Deben explotar al máximo sus capacidades para cumplir con las expectativas de los usuarios que demandan de las organizaciones de información siempre lo mejor de sí a fin de satisfacer al 100% sus necesidades informativas. Deben ser competentes; instruirse en la utilización de las nuevas herramientas que las nuevas tecnologías ponen a disposición para facilitar el trabajo, deben romper con los esquemas mentales y lograr materializar las expectativas profesionales a fin de impulsar a la organización hacia la excelencia.
Las organizaciones de información deben hoy servirse de las nuevas tecnologías para la creación de espacios virtuales de aprendizaje, de bibliotecas digitales; la utilización del correo electrónico; de las tecnologías de foros y chat; el establecimiento de mejores prácticas, y el máximo aprovechamiento de todas las tecnologías, herramientas, y metodologías que brinda este entorno para la automatización del proceso de gestión del conocimiento.
En las metodologías y tecnologías de apoyo a la gestión del conocimiento se unen los tradicionales servicios de información como un nuevo énfasis puesto en quienes piensan y producen a la vez que se miran las organizaciones como unidades únicas e irrepetibles con su propia dinámica. Se trata, en definitiva, de poner al alcance del trabajador múltiples herramientas y tecnologías que garanticen la asimilación de los conocimientos existentes y necesarios para el desempeño de su labor y que le sirvan de base para la búsqueda de otros nuevos. De esta manera, se contribuye al compromiso interno del trabajador con su organización y su entera disposición y preparación para laborar en función de los usuarios, quienes por su parte contarán con la información precisa y pertinente para su satisfacción y para la generación de nuevos conocimientos.
Dichas herramientas, tecnologías y metodologías deben ser usadas de manera correcta en función de las necesidades de las organizaciones, pues por ejemplo: Muchas de las intranets institucionales en los tiempos actuales suelen ser simples tablones de anuncios, con contenidos planos que no aportan nada, sin ser utilizadas para la automatización de procesos o la gestión dinámica de contenidos, información o conocimientos, siendo increíblemente infrautilizadas. Una herramienta como esta con un potencial tan grande merece y debe ser aprovechada al máximo.
Pero aunque contemos con las más sofisticadas herramientas y tecnologías de apoyo para la gestión del conocimiento, esto no basta , lo primero a priorizar es el establecimiento de una cultura cooperativa, con iniciativas, motivación y alto nivel de confianza, donde se fomente el intercambio de conocimientos, donde se fomente el aprendizaje y el "aprender a aprender" por parte de las personas, donde la colaboración entre individuos esté siempre presente y las relaciones interpersonales y de todo tipo sean cada vez más fuerte en función de mayores niveles de funcionalidad y donde por encima de los intereses personales de los profesionales estén ubicados los intereses perseguidos por la institución.
La gestión del conocimiento en el medio digital es un proceso importante y necesario que las organizaciones de información en la actualidad deben tener en cuenta si quieren alcanzar los objetivos y las metas que se proponen, más ahora cuando el paradigma de las nuevas tecnologías de la información y la representación digital de la información y el conocimiento ha impactado tanto en las actividades, tareas y procesos a realizar en estas instituciones.
El logro de todos los objetivos organizacionales que se establezcan en función de mejorar el proceso de gestión del conocimiento en el medio digital, para tributar al éxito de la misión de la institución y alcanzar la distinción y el nivel que los tiempos exigen en nombre del conocimiento; implica ante todo, la formación en la gestión del conocimiento en este medio, fomentar en este y en cualquier entorno el trabajo cooperativo y priorizar la alfabetización digital de todos las personas en la organización, siempre teniendo presente que el valor o la pertinencia de la máquina no reside, como muchas veces se cree, en su propia inteligencia o potencia, sino en su adecuación para satisfacer los deseos de los únicos creadores y gestores del conocimiento que existen: los humanos.
La Gestión del Conocimiento en cualquier medio en la actualidad tiene que afrontar un reto importante: convertirse en una disciplina práctica que ayude a mejorar la gestión interna de las organizaciones, pues son muchas las instituciones de información que debaten sobre esta temática, pero pocas las que la implementan.
1. Gestionar el conocimiento en ambiente digital es una tarea necesaria que deben desarrollar las instituciones de información en la actualidad para alcanzar con éxito el logro eficiente de los objetivos, las metas y la misión organizacional.
2. La instrucción en el buen manejo de las tecnologías de gestión del conocimiento y el aprovechamiento al máximo de las potencialidades que estas ponen a disposición de todos, es fundamental para el buen desarrollo de este proceso en el medio digital.
3. El desarrollo tecnológico ha influido en gran medida sobre la gestión del conocimiento:
La representación digital de la información y el conocimiento ha establecido el medio digital como un ambiente favorable para la generación, adquisición, almacenamiento, transferencia y aplicación de los conocimientos.
La abundancia de información en la web y la inexistencia en muchos casos de la calidad requerida de los documentos para posibilitar la adquisición y generación de conocimientos ha hecho necesario la realización del proceso de gestión del conocimiento en el entorno digital.
Con la representación digital de la información y el conocimiento y el desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, algunas formas de conocimiento tácito se han convertido en conocimiento explícito; aspecto que representa una oportunidad para el buen desarrollo de la gestión del conocimiento en este medio.
La creación de entornos virtuales de trabajo, de grupos y foros virtuales de colaboración y compartición de ideas, de bibliotecas virtuales y espacios de aprendizajes en la red, de medios de difusión de la información y el conocimiento como el correo electrónico y el chat; etc., facilitan el desarrollo de la gestión del conocimiento contribuyendo así al logro de los objetivos y las metas organizacionales.
4. Gestionar el conocimiento en el medio digital es un proceso que contribuye a elevar la competitividad y el valor de las organizaciones, y que guía a las mismas hacia la excelencia empresarial.
1. Desarrollar metodologías y herramientas de apoyo para los profesionales de la información, en su vertiente personal y corporativa, que les permitan aumentar su productividad y capacidad de innovación, en el contexto de una estrategia global de gestión del conocimiento.
2. Realizar otros estudios que profundicen más en el presente tema dada la gran relevancia que posee para el constante desarrollo de las organizaciones en la actualidad.
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Autor:
Lic. Daylamis Rosabal Reyes.
Especialista principal de ICTB de la Universidad Jesús Montané Oropesa.