Diseño de un sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total

Resumen

En el presente Trabajo de Grado se muestra el estudio que tuvo como propósito el diseño de un sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total para dar respuestas a los continuos problemas que se presentan en la Superintendencia de Operaciones de Procesamiento de Mineral de Hierro de C.V.G Ferrominera Orinoco C.A. Dicha superintendencia no cuenta con un sistema que englobe toda la información referente al comportamiento de que toman las diferentes variables involucradas en su proceso. Para la elaboración del presente trabajo se planteo como objetivo general diseñar de un sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total de la superintendencia de operaciones de P.M.H en C.V.G Ferrominera Orinoco C.A. Para ello se utilizó como modelo el subsistema de medición y análisis de la productividad y el modelo de productividad total. Se procedió de la siguiente manera: a) Revisión y análisis de las referencias bibliograficas, b) diagnostico la situación actual de la Superintendencia de Operaciones de P.M.H en torno a: entradas y salidas de los procesos, actividades, control de gestión, manejo de información y recursos, c) Determinación de los requerimientos de los usuarios, para incorporarlos al nuevo sistema, d) Identificación los factores que afectan la productividad, e) Definir los indicadores de gestión, f) Desarrollar el sistema propuesto, elaborando un prototipo, que satisfaga los requerimientos de la Superintendencia, g) Elaboración del manual del usuario con el objeto de llevar un registro detallado de los procesos que conforman el sistema desarrollado. El estudio se enmarcó dentro de las líneas de investigación de Calidad y Productividad por cuanto el diseño del sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total que se elaboró con este estudio tiene como finalidad proveer información sobre el valor que toman los diversos indicadores de gestión y su comportamiento en el tiempo, así como también suministrar información que permita orientar las decisiones dirigidas explícitamente a mejorar la productividad, así como evaluar la eficacia de dichas decisiones.

PALABRAS CLAVES: Sistema, Gestión, Indicadores, Productividad.

Introducción

C.V.G Ferrominera Orinoco C.A., empresa del Estado Venezolano, tiene como responsabilidad la explotación de la industria del mineral de hierro y derivados con productividad, calidad y competitividad, de forma sostenible y sustentable, para abastecer oportuna y suficientemente a la industria siderúrgica nacional y aquellos mercados internacionales que resulten económicos y estratégicamente atractivos, garantizando la rentabilidad de la empresa y contribuir al desarrollo económico del país.

La participación de la Superintendencia de Operaciones de Procesamiento de Mineral de Hierro (P.M.H) en la empresa, está basada en aseguramiento del cumplimiento de los programas de producción establecidos por la gerencia de P.M.H., tanto en los procesos de producción como en el de transferencia y despacho en términos de calidad, oportunidad y costos. Actualmente la Superintendencia de Operaciones de P.M.H., está constituida por dos (2) Jefaturas: la Jefatura de Turno Operaciones y la Jefatura de Área Servicio de Limpieza, cada una de ellas dividida en unidades.

En la actualidad la tecnología de la información ha aumentado la complejidad y la velocidad de respuesta, por lo que la planeación estratégica y un control equilibrado tienen gran importancia para hacer que la dirección de las áreas funcionales concuerde con los objetivos de la empresa en su conjunto. La consecuencia de ello es una constante demanda de información confiable y oportuna por parte de los directivos. Un sistema de medición y análisis de la productividad requiere que dicha demanda sea satisfecha por dicho sistema.

La Superintendencia de Operaciones P.M.H, ha propuesto optimizar su gestión a partir de la utilización de herramientas que le permitan controlar la información y manejarla de forma automatizada y continua, como lo es un sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total, el cual englobe toda la información sobre el valor que toman los diversos indicadores de productividad y su comportamiento en el tiempo, suministrar información que permita orientar las decisiones dirigidas explícitamente a mejorar su gestión, así como, evaluar la eficacia de sus decisiones.

En este Trabajo de Grado, se utilizó como modelo la estructura básica de los sistemas de medición y análisis de la productividad y el modelo de productividad total. Para ello se procedió de la siguiente manera: revisión y análisis de las referencias bibliográficas, diagnostico de situación actual de la Superintendencia de Operaciones de P.M.H en torno a: entradas y salidas de los procesos y actividades, elaboración del diseño del sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total y por ultimo elaboración del informe final.

Este es una investigación no experimental que en su primera fase es descriptivo y en su segunda fase es aplicado, partiendo del diagnostico de la situación actual, se desarrolló conceptualmente un sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total en la Superintendencia de Operaciones de P.M.H perteneciente a la empresa C.V.G Ferrominera Orinoco C.A.

El correcto uso del Sistema de Gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total propuesto, le permite a la Superintendencia, evaluar su desempeño, conocer las causas de las desviaciones que se presenten, así como también le garantiza la toma de decisiones de manera oportuna y efectiva.

Este Trabajo de Grado consta de los siguientes capítulos: Capítulo 1: donde se expone el problema objeto de este estudio. Capítulo 2: en él se expone los aspectos teóricos, donde se desarrolla los aspectos referidos a la revisión de literatura, bases teóricas, sistema de preguntas de investigación y sistemas de operacionalización de las variables que sustentan el estudio. En el capítulo 3: se explica el diseño metodológico bajo el cual se desarrolló este estudio. En el Capítulo 4: Se describe la situación actual de la Superintendencia de Operaciones de P.M.H. En el Capítulo 5: se presenta el diseño del sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total propuesto y finalmente se presentan las conclusiones, recomendaciones, bibliografía, apéndices y anexos.

CAPÍTULO 1

El problema

Los sistemas de medición y análisis de la productividad, representa para las organizaciones el sistema de información para gerenciar la productividad, este objetivo no tendría sentido sino se llevan a cabo las mediciones correspondientes. Sin embargo, hay que tener muy en cuenta que para mejorar la productividad, hay que gerenciarla y para gerenciarla efectivamente, se debe controlar, dicho control debe ser consistentemente por lo cual requiere medirse y definirse con precisión, para que esto ocurra se debe cuantificar.

Las organizaciones tienen la responsabilidad de determinar el comportamiento de sus procesos, el nivel de desempeño e incidencia de factores que puedan afectar su producción, es por ello que se requieren el uso de indicadores que les permitan medir y evaluar el desempeño total de la organización, dicha magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia permite conocer la desviación entre el valor programado y el alcanzado, con la finalidad de tomar acciones necesarias, bien sean preventivas o correctivas para ir hacia la mejora los resultados que garanticen su continuidad operativa.

Una organización, departamento o unidad funcional, puede contar con muchos datos, sobre las causas de un efecto o fenómeno relacionado con su proceso productivo, pero si no se tiende a clasificarlos, a estudiar su frecuencia, aislar los principales y establecer sus relaciones, con la finalidad de poner bajo control el proceso de mejorar su desempeño de poco servirán dichos datos sin una medición oportuna.

C.V.G Ferrominera Orinoco C.A., empresa tutelada del holding de la Corporación Venezolana de Guayana (CVG), es la encargada de realizar la explotación, procesamiento y comercialización del mineral de hierro y sus derivados, ya que es la responsable de toda la actividad minera del Hierro en el territorio nacional, para satisfacer oportunamente con sus productos a la industria siderúrgica tanto nacional como internacional. Sus negociaciones de ventas se han extendido desde Europa, América del Norte, Asia y Venezuela, contando con un número aproximado de veinticinco (25) clientes, siendo los principales: CORUS UK, COROS STAAL, ACERALIA, SIDMAR Y KREMIKOVTSI En Europa. NIPÓN KOKAN (NKK) En Asia y SIDOR, ORINOCO IRON, COMSIGUA, VENPRECAR, OPCO, MATESI y La PLANTA DE PELLAS de la propia Ferrominera en Venezuela, contribuyendo así de esta manera a la consolidación del Complejo Siderúrgico de Ciudad Guayana.

Para Ferrominera, el posicionamiento alcanzado actualmente en mercados globalizados y altamente competitivos, ha requerido de la puesta en marcha de altos niveles de calidad y productividad que estimulen y hagan posible encontrar iniciativas que lleven al interior de sus unidades productivas, medidas que les permitan mejorar su gestión de manera de lograr ser los más eficientes posible en la gestión de los recursos y procesos internos. Por ello, asume el reto de ser una empresa de clase mundial obteniendo la re-certificación bajo el enfoque de la norma Covenin ISO 9001:2000 en todos sus procesos, meta que alcanzó en abril del 2.004. La ISO 9001:2000 le garantiza a Ferrominera un funcionamiento óptimo en todos sus procesos, a través del mejoramiento continuo de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

Para cumplir a cabalidad con sus planes de producción y comercialización y venta, consta de dieciséis (16) gerencias, entre las cuales se encuentra la Gerencia de Procesamiento de Mineral de Hierro (P.M.H), la cual cuenta con la Superintendencia de Operaciones P.M.H, que es la encarga de asegurar el cumplimiento de los programas de producción establecidos por la gerencia de P.M.H., tanto en los procesos de producción como en el de transferencia y despacho en términos de calidad, oportunidad y costos.

Las actividades del proceso productivo produce una gran cantidad de información la cual es manejada por la Sección de Control de Gestión, adscrita a la gerencia de P.M.H, para ello genera indicadores de gestión básicos de los procesos, dentro de los cuales se puede mencionar: el grado de disponibilidad de un equipo (mecánica, operacional, uso efectivo del mismo), relación horas trabajadas, disponibilidad del sistema, vagones volteados, toneladas de mineral triturado, toneladas de mineral cernido, toneladas de mineral apilado, costos unitario, toneladas/horas-hombres, entre otros. Sin embargo, dentro de la Superintendencia de Operaciones, la evaluación y medición del desempeño, productividad del recurso humano, así como también, indicadores que permitan medir los índices de seguridad industrial dentro de las distintas áreas que conforman la Superintendencia, se evalúan de manera muy subjetivas, ya que para los mismos no se ha desarrollado medios cuantificables para ser medidos, verificados y evaluados a través de datos y gráficas. Aunado a esto no se evalúa la productividad laboral en los diferentes turnos.

La productividad requiere su propio sistema de medición y análisis el cual relacione y vincule todos los niveles de la empresa bajo un mismo enfoque y lenguaje homogéneo. En ese sentido, la Superintendencia de Operaciones de P.M.H no posee: a) un sistema de medición y análisis de la productividad, donde el mismo incluya la medición de requerimientos unitarios (mano de obra, números de accidentes, ausentismo, sobretiempo, entre otros), a este nivel requiere indicadores de productividad expresados en términos físicos, b) indicadores de productividad laboral que constituya la referencia para comparar y evaluar los resultados que se obtienen en la ejecución, esto es, la productividad real, c) indicadores que reflejen el comportamiento de los grupos de trabajo, d) indicadores que reflejen la productividad total.

La situación anteriormente planteada conllevó a la realización del presente estudio que permitió dar respuesta al siguiente planteamiento problemático: La desinformación existente sobre el uso y manejo de la información generada en la Superintendencia de Operaciones de P.M.H, a la hora de la toma de decisiones, aunado a esto, la carencia de indicadores que midan la productividad, la necesidad de conocer la productividad laboral y la productividad total de la misma, esta influyendo en la gestión de la unidad, ya que no poseen un sistema de gestión automatizado que le permita medir, controlar y analizar su gestión que constituya una base sólidas para que la Superintendencia pueda volcar sus esfuerzos hacia una mejor utilización de los recursos, para mantener y incrementar los márgenes de beneficios, orientados hacia el logro del mejoramiento sostenido de la productividad, esta problemática trajo como consecuencia la realización de esta investigación a fin de diseñar un sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total para la Superintendencia de Operaciones P.M.H, el cual satisfaga todas las debilidades que actualmente posee.

Esta investigación es importante, debido a que le proporciona a la Superintendencia de Operaciones P.M.H, un sistema de gestión automatizado el cual permite tomar decisiones adecuadas, bien sea para corregir restableciendo la estabilidad deseada del sistema, prevenir y tomar decisiones antes que se produzca la anormalidad deseada o más aún, para diseñar incorporando elementos que impidan que las características deseadas se salgan fuera de los limites de control.

El sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total, permite estudiar la estructura de los indicadores formulados y las causas de sus comportamiento de tal manera de poder identificar oportunidades de mejoras especificas y mostrar los efectos que tienen sobre la productividad y proporcionar información para orientar la toma de decisiones en cuanto a productividad se refiere.

Simultáneamente, estará dirigido a recopilar y organizar datos que ayuden a encontrar respuestas a las siguientes interrogantes: ¿Qué valores toman los diversos indicadores?, ¿Cuál es el comportamiento en el tiempo de los indicadores?, ¿Cuál es la productividad de los diferentes turno?, ¿Cuál es la productividad mensual, semestral y anual de la Superintendencia?, ¿Cuál es la productividad total de la Superintendencia?, ¿Cuál ha sido el porcentaje de cumplimiento de las metas establecidas?, ¿Cuánto a sido el número de accidentes registrados en el mes?, toda esta información se genera y se actualiza diariamente con la finalidad de obtener un resumen del comportamiento que ha tenido los procesos que se llevan a cabo en la Superintendencia en los diferentes turno en las cuales labora, y con ello servir de forma rápida y eficiente al proceso de toma de decisiones dentro de las áreas dependientes de la Superintendencia.

La investigación se realizó en cada unidad adscrita a la Superintendencia de Operaciones de P.M.H, dentro de las cuales abarca: Jefatura de Turno Operaciones (Supervisión de Operaciones – Línea de Producción y Supervisión de Operaciones – Línea de Transferencia y Despacho) y a la Jefatura de Área Servicio de Limpieza (Supervisión de Limpieza – Línea de Producción y Supervisión de Limpieza – Línea de Transferencia y Despacho), la misma incluye el proceso seguido y el personal asignado.

Para el desarrollo del sistema propuesto se utilizó la herramienta para desarrollo en Windows como lo es Excel, a fin de garantizar una excelente interacción con los demás sistemas existente en la empresa, logrando obtener un sistema confiable, flexible, de fácil manejo y en consecuencia sirva como una herramienta en el proceso de toma de decisiones en la Superintendencia.

El estudio que se expone en el presente trabajo de grado se desarrollo a través de una investigación no experimental, que en su primera fase es descriptiva y en su segunda fase es aplicada, ya que permitió el diseño un sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total de la Superintendencia de Operaciones P.M.H en C.V.G Ferrominera Orinoco C.A.

La situación anteriormente planteada sirve de sustento para el desarrollo del presente trabajo de grado, cuyos objetivos de presentan a continuación.

1 OBJETIVOS

A continuación se presentan los objetivos que fueron logrados en el presente estudio:

1.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total de la Superintendencia de Operaciones de Procesamiento de Mineral de Hierro en C.V.G Ferrominera Orinoco C.A.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.2.1 Analizar los fundamentos teóricos sobre productividad total, indicadores de gestión, sistemas de control de gestión, indicadores y sistemas de medición y análisis de la productividad.

1.2.2 Diagnosticar la situación actual de la Superintendencia de Operaciones de P.M.H en torno a: entradas y salidas de los procesos, actividades, control de gestión, manejo de información y recursos.

1.2.3 Identificar los factores que afectan la productividad en la Superintendencia de Operaciones de P.M.H.

1.2.4 Determinar los requerimientos de los usuarios, para incorporarlos al sistema de gestión propuesto.

1.2.5 Realizar los diferentes diagramas de flujo de datos del sistema de gestión propuesto.

1.2.6 Definir los indicadores de gestión que permitan medir las diferentes variables que intervienen en las actividades de la Superintendencia de Operaciones P.M.H.

1.2.7 Diseñar el sistema de gestión propuesto, elaborando un prototipo, que satisfaga los requerimientos de los usuarios.

1.2.8 Elaborar el manual del usuario del sistema de gestión propuesto.

CAPÍTULO 2

Marco teórico

En el presente capítulo se expone la revisión de la literatura, las bases teóricas, el sistema de variables y las preguntas de investigación que permitieron la evaluación de la situación actual de la Superintendencia de Operaciones de P.M.H de C.V.G Ferrominera Orinoco C.A., y fundamentaron el diseño del sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total.

1 REVISIÓN DE LITERATURA

La primera vez que se menciono la palabra productividad a nivel mundial fue en un artículo del periódico estadounidense Quesnay en el año de 1.776. Desde ese entonces, surgieron definiciones más concretas como la expresada por Littre quien definió la productividad en el año de 1.883 como: Facultad de producir. No fue sino mucho tiempo después cuando la productividad fue adquiriendo un sentido económico exacto ya para los inicios del siglo XX, fue en ese entonces que obtuvo un significado preciso, se definió: como una relación entre lo producido y los medios empleados para hacerlo.

En 1.946, MEASURES GLOBALES OF PRODUCTIVITY(1) reveló que el 50 porciento de las empresas estadounidenses cuentan con los elementos necesarios para medir y analizar su productividad, y la mitad que sí podría medirla no lo hace.

La productividad no se desarrolló en forma igual en todos los países y todas las

regiones. A partir de 1.950 en Europa, la ORGANIZACIÓN PARA LA COOPERACIÓN ECONÓMICA EUROPEA(2) se dedicó integralmente a promover el conocimiento sobre productividad, ofreciendo así una definición más formal de la productividad: Productividad es el cociente que se obtiene de dividir la producción por uno de los factores de la producción.

Tras años de investigación sobre el incremento de la productividad, llevaron a un gran número de organizaciones y expertos ha determinar por qué las empresas persiguen medir su productividad, lo que ha originado, la aparición de diversas teorías o planteamientos que posteriormente han ido evolucionando con el tiempo. Esto trajo como consecuencia, que las empresas estén utilizando herramientas o sistemas de control de gestión basado en indicadores para observar el comportamiento que han tenido en un determinado período.

En la década de los 80, la productividad fue la palabra de moda, para aquel entonces ya que la misma era utilizada tanto a nivel industrial como en la rutina diaria de las personas. Actualmente la productividad ha tomado un nuevo auge dentro de las organizaciones, se considera que el mejoramiento de la productividad es el motor que esta detrás del progreso económico y de las utilidades de una organización, como parte esencial para incrementar los salarios y el ingreso personal. Esta estrechamente relacionada con la calidad vida de la personas, es por ello que un país que no persiga las posibilidades de mejorar su productividad a la larga redundara en la reducción de su estándar de vida.

En Venezuela, específicamente en las empresas, la calidad y productividad son frecuentemente consideradas como dos temas marcadamente diferentes, con muchos significados y hasta cierto punto la productividad no se define ni se mide. El término de productividad comienza a generalizarse debido al proceso de perfeccionamiento empresarial, donde empresas tanto públicas como privadas, comienzan a trazarse estrategias en todos los sistemas que conforman sus procesos claves, los mismo están compuestos con el objetivo de ser eficientes, eficaz y cada vez más competitivo.

En el ámbito local, son muchas empresas han tomado conciencia paulatinamente sobre los beneficios que aportan los sistemas de gestión a la gerencia aportándoles información actualizada y oportuna de sus indicadores, ya que estos les permiten mejorar sus procesos de toma de decisiones y la aplicación de acciones correctivas al presentarse cualquier desviación del proceso.

C.V.G Ferrominera Orinoco C.A., no escapa de ese entorno para lograr mantener su nivel de competitividad en el mercado, requiere suministrar sus productos de forma óptima en términos de calidad, oportunidad y costos, para la consecución de estos objetivos ha requerido estudio de aplicación de la productividad, los cual se cita a continuación:

ORTIZ (1.998)(3), desarrollo el diseño de un sistema de medición y análisis de la productividad en C.V.G Ferrominera Orinoco C.A, el cual expresa el funcionamiento de los procesos de tres (3) de las gerencias operativas (Minería, Ferrocarril y P.M.H) de la empresa, en términos de relación insumo-producto, la formulación por unidad de análisis de los indicadores de productividad más adecuados para cada proceso y la determinación de sus valores planeados.

MORALES (2.001)(4), desarrollo un subsistema de estadísticas generales y específicas del sistema informático de gestión administrativa de la gerencia de sistema C.V.G Ferrominera Orinoco C.A, el cual fue creado para controlar óptimamente la construcción y manejo de indicadores estadísticos del sistema integral de gestión administrativa para ofrecer información relevante y actualizada acerca de las actividades diarias del departamento de apoyo a usuarios y redes, perteneciente a la gerencia de sistema de Ferrominera.

En el año 2.004, la Gerencia de Sistema de Ferrominera Orinoco, a través de PINTO(5), desarrollo el sistema de generación de indicadores de gestión, el cual facilita a la gerencia, así como a los departamentos, unidades o analistas, dependientes de esta, obtener indicadores estadísticos tabulados y gráficas de los sistemas de información recibidos y atendidos por la gerencia de sistema en un lapso de tiempo determinado, así como mostrar su evolución en cuanto al cumplimiento de las metas establecidas.

La diferencia entre la primera referencia anteriormente citada con respecto al presente estudio es que fue realizado con la finalidad de establecer un sistema que emitiera el funcionamiento de los proceso solamente en tres (3) gerencias operativas de la empresa, a través de un análisis de la relación insumo-producto, el cual permitió estudiar la estructura de los indicadores y las causas de su comportamiento.

Entre tanto, el segundo y tercer estudio fueron trabajos realizados específicamente para la gerencia de sistema, con la finalidad de controlar la construcción, manejo de indicadores para agilizar los procesos administrativos y operacionales referentes a recopilación, organización y cálculos de datos, permitiendo de la minimización de los procesos manuales, logrando obtener respuesta en el tiempo requerido y con la calidad exigida, favoreciendo así al personal que labora en la gerencia de sistema en el manejo de la información recopilada trayendo como beneficio el incremento de la eficiencia operativa.

La principal diferencia es que el presente trabajo de grado, se centra solamente en una unidad específica de la empresa, como lo es la Superintendencia de Operaciones P.M.H, por posee procesos claves y estar estrechamente vinculada al proceso productivo de la empresa, este estudio se realizo el diseño de un sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total, haciendo uso de la estructura básica de un sistema de medición y análisis de la productividad, enfocada en el subsistema de medición y análisis en las diversas unidades de la empresa, y el modelo de productividad total, el diseño del sistema suministra información confiable y oportuna sobre el comportamiento que toman los distintos indicadores de gestión, los factores que afectan su productividad, la productividad laboral en cada turno, cual ha sido su productividad total, toda esta información suministrada le permite a la Superintendencia volcar sus esfuerzos hacia una mejor utilización de los recursos disponibles, conllevando a mantener e incrementar su productividad, orientados las decisiones destinadas a mejorar la productividad, así como, evaluar la eficacia de dichas decisiones.

2 BASES TEÓRICAS

2.1 Concepto de Productividad

Productividad no se refiere a la producción, no es despachar el producto tan pronto como sea posible sin tomar en consideración la seguridad y calidad del mismo, tampoco es el desempeño, ni los resultados esperados, estos aspectos anteriormente nombrados tan solo forman parte del componente del esfuerzo de productividad. Es muy común que la mayoría de las personas asocien el término de productividad con producción y manufactura, porque precisamente en este punto es donde se hace más visible, tangible y medible.

Según SUMANTH (citado por Sánchez. 2.001)(6), define la productividad como:

El cociente que se obtiene al dividir la producción por uno de los factores de producción. De esta forma es posible hablar de la productividad del capital, de la inversión de la materia prima según si lo que se produjo se toma en cuenta respecto al capital, a la inversión o a la cantidad de materia prima, etc.

PORTER (citado por Alzate. 2.002)(7) señala que: "La productividad debe ser la base para llevar la idea de humanidad al proceso de producción".

Mientras que KOPELMAN (citado por Alzate. 2.002)(8) define la productividad como: "La relación que existe entre algunas salidas y algunas entradas del sistema".

De acuerdo con definiciones anteriormente citadas y para efecto del presente estudio se entenderá el concepto de productividad como: Medida del uso óptimo de los recursos de la Superintendencia de Operaciones de P.M.H, para el logro de un conjunto de resultados. El logro de este conjunto de resultado, es la efectividad con que se cumple la misión o un logro planificado sin tomar necesariamente en cuenta los costos incluidos. El uso óptimo de los recursos, es la eficiencia con que se logran los resultados, con el costo mínimo de éstos recursos.

El enfoque sistémico incluido en esta conceptualización, permite evaluar cualquier proceso o actividad de transformación de bienes o de prestación de servicios, que se llevan a cabo dentro de la Superintendencia, identificando las variables de entrada (recursos utilizados) y las variables de salidas (recursos obtenidos).

2.2.1 Tipos de productividad

2.2.1.1 Productividad parcial

Es la razón entre la producción obtenida y un solo tipo de insumo. Según PORTER (citado por Alzate. 2002)(9) define a la productividad parcial como: "El cociente entre la producción y la cantidad de uno de los factores utilizados". La productividad parcial se calcula para un periodo específico, mide la eficiencia de las operaciones en ese plazo, o se puede comparar con otros porcentajes según transcurra el tiempo, como una medida de los avances o retrocesos de la productividad. La productividad parcial cuenta con las siguientes ventajas: a) permite conocer el desempeño de cada factor individual, b) es de fácil compresión, c) la obtención de datos es igualmente fácil, d) permite calcular fácilmente los índices de productividad. Dentro de sus limitaciones están: a) no permite visualizar el aumento en los costos totales, b) tiende a señalar a las áreas no controladas como responsable de problemas de productividad.

2.2.2.1 Productividad total

La productividad total resulta una herramienta de diagnostico valiosa a nivel de

unidad operativa o de la empresa, una familia de productividades parciales puede ser una herramienta prescriptiva para el mejoramiento de la productividad. PORTER (citado por Alzate. 2002)(10) indica que: "La productividad total, se define como el cociente entre la producción total y la suma de todos los factores incluidos en el proceso productivo". El cálculo de la productividad total exige agregar diferentes factores, lo cual introduce una dificultad extra. Para poder sumar factores diferentes, una alternativa es sumar directamente las unidades físicas, sumar los valores del stock o del flujo de cada factor, o una combinación de unidades físicas y monetarias, dependiendo de la información disponible.

La productividad total cuenta con las siguientes ventajas: a) refleja el panorama económico real de la empresa. b) ayuda de manera efectiva a los gerentes, c) se relaciona con los costos. Entre sus principales limitaciones están: a) posee dificultad en la recolección de datos a nivel de producción y cliente, b) no utiliza los factores intangibles de la producción e insumos, c) el cálculo exige agregar diferentes factores, lo cual introduce una dificultad extra.

2.3 FACTORES DE PRODUCTIVIDAD EN UNA ORGANIZACIÓN

Los factores de productividad de una organización son aquellos que determinan el valor que pueden tomar sus diferentes indicadores de productividad. Si se plantea mejorar la productividad es requisito indispensable identificar primero tales factores. Los factores de la productividad pueden ser agrupados de diversas maneras. Una clasificación puede ser, por ejemplo, factores tecnológicos (capacidad de producción determinada por las maquinarias y equipos, diseño de productos y procesos); factores técnicos – organizativos (los diversos sistemas administrativos, métodos, normas y procedimientos que existen en la organización) y los factores motivacionales.

Los niveles de productividad están determinados por un conjunto de factores: la capacidad de maquinarias y equipos, el diseño de los productos y los procesos, los métodos de trabajo existente, las normas y procedimientos, los conocimientos y habilidades del personal, las características cualitativas de los materiales. Así como otros que impiden cumplir en un momento dado con los niveles estándar de productividad.

2.4 MEDICION EN LA EMPRESA

La medición permite planificar con mayor certeza, confiabilidad y discernir con mayor precisión la oportunidades de mejora de un proceso dado, además de explicar como han sucedido los hechos. Según el DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO UNIVERSAL AULA (1998)(11) define medición como: "Acción y efecto de medir", sin medición es imposible adelantar con rigurosidad y de manera sistemática las actividades del proceso de mejoramiento: evaluar, planificar, diseñar, prevenir, corregir, mantener e innovar.

2.4.1 Medición y conocimiento

La medición permite que se pueda comparar una cosa con otra, lo cual ayuda a planificar con mayor certeza y confiabilidad. Es necesaria e indispensable para conocer a fondo los procesos ya sean administrativos o técnicos, de producción o de apoyo que se dan en la empresa y para gerenciar su mejoramiento acorde con la exigente competencia actual.

2.4.2 Criterios de mediciones significativas

Entre los criterios de mediciones significativas están: a) validez: refleja con precisión los cambios en la productividad, b) totalidad: toma en cuenta todos los componentes, tanto de la producción como del insumo, de un determinado índice de productividad, c) comparabilidad: permite la exacta medición del cambio en la productividad entre un período y otro, d) exclusividad: toma en cuenta y mide por separado la productividad de todas las actividades, e) oportunidad: asegura que la información se comunica a los directivos con suficiente prontitud para que puedan tomarse las acciones correctivas en cuanto surgen los problemas, f) efectividad en costos: consigue mediciones de modo que cause el menor número de interrupciones a los procesos productivos continuos de la organización.

2.5 ATRIBUTOS DE UNA BUENA MEDICIÓN

2.5.1 Pertenencia

El grado de pertinencia debe revisarse periódicamente por la relatividad en el uso de recursos, las capacidades disponibles y la dirección que se tenga en un momento determinado.

2.5.2 Precisión

Refleja la magnitud del hecho que se desea analizar o confirmar. Para ello, se debe tener en cuenta una buena definición operativa, donde estén fijadas con claridad las características de las unidades de escala de la medición, el número y la selección de las muestras, el cálculo de las estimaciones, las holguras o tolerancias, un buen instrumento y un aseguramiento de que el dato arrojado por el instrumento de medición sea bien registrado por la persona encargada.

2.5.3 Oportunidad

La medición como información que es debe darse en el momento y en el espacio mismo en que se requiere, para que permita corregir y prevenir debilidades en los sistemas, así como diseñar elementos que accedan a mantenerlas dentro de las tolerancias permitidas.

2.5.4 Confiabilidad

Ofrece la seguridad a la gerencia de que lo que se mide ya es la base adecuada

para la toma de decisiones y la que hace que las mediciones en las organizaciones no se hagan una sola vez, por esa necesidad periódica de confirmar su validez con auditorias permanentes que permitan detectar deformaciones en las lecturas de los instrumentos, en las tolerancias, las frecuencias, en las definiciones operativas.

2.5.5 Economía

La proporcionalidad entre los costos de la medición y los beneficios obtenidos por ella, deben ser importantes, sin detrimento en un momento dado de la calidad o la productividad. Para obtener economías y retroalimentaciones inmediatas, es buena política que el ejecutor de los procesos sea la misma persona que haga la medición.

2.6 INDICADOR DE GESTIÓN

Es la forma particular (normalmente numérica) en la que se mide o evalúa cada uno de los criterios. Un buen indicador tiene la ventaja de que comunica con claridad los objetivos estratégicos, motiva y centra los esfuerzos de todos y sobre todo permite saber por dónde vamos.

Según SUMANTH (citado por Sánchez. 2001)(12) define a los indicadores de gestión como:

Expresión cuantitativa del comportamiento o desempeño de una empresa o de un departamento, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia permite conocer la desviación entre el valor programado y el alcanzado, a fin de tomar las acciones necesarias y mejorar los resultados que garanticen la continuidad operativa de la organización.

De acuerdo con el autor anteriormente citado, los indicadores de gestión permiten analizar que tan bien se está administrando la empresa o unidad, en áreas como uso de recursos, cumplimiento del programa, errores de documentos. Para crear un indicador de gestión, es necesario contar con los siguientes elementos: definición, objetivos, niveles de referencia, responsabilidad, puntos de lectura, periodicidad, sistema de procesamiento y toma de decisión, las consideraciones de gestión. Cada vez que se establecer un indicador nuevo o se revisan los existentes, se debe chequear los anteriores elementos para garantizar su adecuado uso.

2.6.1 Definición de indicador

Expresión conceptual y matemática que determina el estado de la característica o hecho que se desea controlar. La definición debe ser expresada de la manera más específica posible, evitando incluir las causas y soluciones en la relación. La definición debe contemplar sólo la característica o hecho ha observar y medir. Se puede medir cantidades físicas, proporciones, lapsos de tiempo, entre otros.

2.6.2 Objetivo de un indicador

El objetivo debe expresar el ¿para qué? se desea gerenciar el indicador seleccionado. Expresa el lineamiento político, la mejora que se busca y el sentido de esa mejora. Permite seleccionar y combinar acciones preventivas y correctivas en una sola dirección. Esta combinación dependerá de la magnitud de los problemas y el momento (oportunidad) de intervención. El objetivo permitirá tener claridad sobre lo que significa mantener un estándar en niveles de excelencia y adecuarlo permanentemente ante los diversos cambios, así como proponerse nuevos retos.

2.6.3 Niveles de referencia de un indicador

El acto de medir se realiza a través de la comparación y ésta no es posible sino se cuenta con una referencia o meta contra la cual contrasta el valor de un indicador. Esta desviación es la que realmente se nos transforma en el problema a resolver. Existen diversos niveles de referencia; histórico, teórico, competencia, requerimientos del usuario, planificado. A continuación, profundizaremos cada uno de los niveles de referencia usados en este estudio:

2.6.3.1 Nivel de referencia histórico

El nivel de referencia histórico se determina a partir del análisis que se haga de la serie de tiempo de un indicador, este da la manera como ha variado en el tiempo. Con esa información y aplicando las técnicas de análisis y proyección adecuadas, se puede proyectar y calcular un valor esperado para el período que se está gerenciando bajo la premisa de que nada cambiará. El valor histórico señala la variación de los resultados de la unidad de análisis, su capacidad real, actual y probada. El valor histórico dice que se ha hecho peor, no dice el potencial alcanzable, aunque dependiendo del grado de control, algunos valores pueden estar indicando capacidades del sistema, si se eliminan las llamadas causas especiales.

2.6.3.2 Nivel de referencia teórico

El nivel teórico se utiliza fundamentalmente como referencia de los indicadores vinculados a capacidades de máquinas y equipos en cuanto a producción consumo de materiales, fallas esperadas. El nivel de referencia teórico es un dato que da el fabricante del equipo. Este da la máxima capacidad del sistema con una maquinaría y equipos determinados, cuya operación sólo puede ser superada si se mejora, modifica, innova o sustituye la tecnología del mismo. Su incumplimiento está refiriendo a causas múltiples asociadas a los sistemas, normas, métodos, recursos humanos, materiales, con que se operan dichos equipos.

2.6.3.3 Nivel planificado

Los diversos niveles de referencia con método de calculó específico, el cual tienen utilidad para establecer responsabilidades por la mejora a diferentes niveles, o para tipificar las causas particulares. También se ha mencionado en sentido inverso a lo que se pudiera llamar la pirámide de los niveles de referencia para los indicadores de gestión, comenzando en la base con el histórico y concluyendo en la cúspide con la referencia política.

2.6.3.4 Responsabilidad

Se refiere a la necesidad de especificar y clarificar a quién(es) le corresponde actuar en cada momento y en cada nivel de la organización, frente a la información que nos está suministrando el indicador y su posible desviación respecto a las referencias escogidas.

2.6.4 Punto de lectura e instrumentos

Especifica cómo se obtienen y conforman los datos, ¿en qué sitio se hacen las observaciones?, ¿con qué instrumentos se harán las medidas?, ¿quién hace las lecturas?, ¿cuál es el procedimiento de obtención de la muestra?, Las respuestas a estas preguntas permiten establecer con claridad, la manera de obtener precisión, oportunidad y confiabilidad en las medidas que hagamos.