Gestión de Procesos

Introducción

Nueva Economía, Globalización, Innovación, Gestión del Conocimiento entre otros son conceptos que se han incorporado recientemente a las Teorías del Management y a la Economía. En realidad lo que subyace detrás de estos términos es la búsqueda constante de soluciones para la Gestión de las Organizaciones, orientada a la creación de valor y a la competitividad sostenida en un entorno en constante cambio.

En definitiva, las actuales economías -y con ellas todos los agentes económicos- se encuentran inmersas en un proceso de transformación que significa el paso de una economía industrial a una basada en el conocimiento.

En este nuevo contexto, se hace evidente que gestionar bien los procesos que incentiven la creación, uso y difusión del conocimiento se convierte en tarea primordial para cualquier economía y empresa inmersa en un mundo en constante modificación. Surgen así los nuevos paradigmas para la GRH que conlleva necesariamente un cambio de cultura, tanto en el propio seno de las organizaciones y de las personas, como de las propias estructuras del sistema económico y de mercado. Afrontar este cambio adecuadamente exige innovación, aprendizaje y adaptación a nuevos mercados.

Consolidar a la empresa en un proceso de innovación constante en su estructura organizativa, funcional y de procesos supone dotar a la empresa del elemento fundamental para consolidar la cultura del cambio. De este modo se plantea el actual reto de la GRH ya que esta transformación en la empresa no sería completa sin que uno de sus principales activos –las personas– asimilara el cambio exigido. El capital humano, con su capacidad de aprendizaje y de desarrollo de nuevos conocimientos, se convierte en uno de los valores diferenciadores dentro de las empresas.

Fundamentado en lo anterior y dada la importancia que requiere el capital humano en la actualidad, se necesita gestionar integradamente los procesos de recursos humanos, aspecto este que no se ha logrado aún en nuestras organizaciones.

La GRH esta constituida por subsistemas interdependientes, los mismos son:

• Subsistema de alimentación de recursos humanos, que incluye la investigación del mercado, la mano de obra, el reclutamiento y la selección.

• Subsistema de aplicación de recursos humanos, que incluye el análisis y descripción de los cargos, integración o inducción, evaluación del merito o del desempeño, movimiento de personal(tanto en el sentido vertical como en el horizontal o diagonal)

• Subsistema de mantenimiento de recursos humanos, que incluye la remuneración (administración de salarios) planes de beneficios sociales, higiene y seguridad en el trabajo, registros y controles de personal.

• Subsistema de desarrollo de recursos humanos, que incluye el entrenamiento y los planes de desarrollo de personal.

• Subsistema de control de recursos humanos, que incluye el banco de datos, sistemas de información de recursos humanos (recolección de datos, tratamiento de los mismos, estadísticas, registros, informes, mapas y demostraciones) y auditoria de recursos humanos.

Estos subsistemas están íntimamente inter-relacionados e interdependientes. Su interacción hace que cualquier alteración ocurrida en uno, provoque influencias sobre los demás, las cuales realimentaran nuevas influencias en otros y así sucesivamente.

Estos subsistemas forman un proceso a través del cual los recursos humanos son captados, atraídos, aplicados, mantenidos, desarrollados y controlados por la organización.

Esos subsistemas no son establecidos de una manera única. Son contingentes o situacionales: varían de acuerdo con la organización y dependen de factores ambientales, organizacionales, humanos, tecnológicos, etc. Son extraordinariamente variables, aunque interdependientes y el hecho de que uno de ellos cambie en una dirección no significa que los otros cambien también exactamente en la misma medida.

Problema científico: ¿Cómo mejorar el flujo del proceso de selección de la fuerza de trabajo dentro de la GRH de la Universidad Jesús Montané Oropesa de la Isla de la Juventud?

Objetivo General: Definir las posibles mejoras a introducir en el proceso de selección de la fuerza de trabajo dentro de la Universidad Jesús Montané Oropesa de la Isla de la Juventud.

Objetivos específicos:

• 1. Determinar las insuficiencias que afectan la eficiencia del proceso de selección de la fuerza de trabajo de la Universidad Jesús Montané Oropesa en la Isla de la Juventud.

• 2. Contribuir, con una propuesta de mejoras al perfeccionamiento de los resultados del proceso de selección de la fuerza de trabajo del mencionado centro.

El trabajo describe desde la breve caracterización de la entidad y en específico del proceso de selección de los recursos humanos, objeto de análisis, hasta el análisis del flujo de proceso confirmado, así como el rediseñado con propuesta de medidas para que resulte más efectivo.

DESARROLLO

Fundamentación teórica

Qué son los Procesos (Taller Estructuras Organizativas 2002): Los procesos son grupos de actividades y tareas que juntas entregan valor al cliente. El cumplimiento de las órdenes eleva los bienes al cliente. El empleamiento provee al cliente con nuevos empleados. Los procesos involucran muchas personas y departamentos. Cumplimiento de orden: Manufacturación, servicio al cliente, distribución, etc.

Empleamiento: Recursos Humanos, todos los departamentos de empleo, nómina, firmas de investigación (o búsqueda). Los procesos transforman entradas en salidas.

Procesos actuales: Cómo se hace realmente el trabajo.

Procesos mejorados: Cómo el negocio operará en el futuro.

Los procesos están enfocados al cliente y a los resultados.

Énfasis en lo que se hace, no es lo que hacemos.

La Real Academia Española contempla el término de "flujo", proveniente del latín Fluxus, como la acción de manar, acción y resultado de fluir.  "Grama", de gráfico, viene del latín Graphicus, tomado del griego Graphikos, y se refiere a la escritura o dibujo, a la utilización de dibujos o signos no lingüísticos; así como a la representación de los datos de una construcción que emplea  las propiedades de la percepción visual y que aplica las leyes de la gráfica.

Desde la perspectiva del enfoque de proyectos, el flujograma es: "una representación gráfica de la secuencia de actividades, de pasos, y de los puntos de decisión que ocurren en un proceso particular, discreto, como colocación de un cliente en una clínica". Es, además, un proceso particular y discreto la realización del flujograma organizacional, donde se adicionan los nodos neurales como puntos de decisión e ilustra la secuencia de rutas, nodos, actividades y la naturaleza de la información que fluye.

Según Oriel, una firma especializada en los negocios de consultoría con vista a la mejora del rendimiento de las organizaciones, se trata de "un cuadro de la secuencia de pasos en un proceso. Los diversos pasos o acciones se representan por cuadrados u otros símbolos. Los tipos comunes de organigramas incluyen el básico, de oportunidad y el de despliegue. También se denomina mapa de proceso.  

Tomar decisiones en gestión de la transformación es la función fundamental de la Gestión de Operaciones, a través de lograr la sinergia necesaria en la búsqueda de puntos de coordinación para tomar decisiones óptimas.

En el campo de esta toma de decisiones confluyen 5 áreas de decisión: Procesos, Capacidad, Inventarios, Fuerza de Trabajo y Calidad, las que se interrelacionan, no concibiéndose una aislada de la otra.

El Diagrama de flujo de proceso es especialmente útil para lograr este objetivo. Este pone de manifiesto: distancias recorridas, retrasos y almacenamiento temporales. Una vez expuestos estos periodos no productivos, el analista puede proceder a su mejoramiento. Además de registrar las operaciones y las inspecciones, el diagrama de flujo de proceso muestra todos los traslados y retrasos de almacenamiento con los que tropieza un producto en su recorrido por la planta. En el se utilizan los símbolos además de los de operación e inspección.

Estos diagramas se utilizan principalmente para expresar un problema o para disminuir o eliminar actividades que no añaden valor al producto como transporte, inspección, retrasos, almacenamiento, o para mejorar el flujo en terminales.

Cuando se realiza un diagrama de flujo, las preguntas típicas que se deben hacer son:

1. Qué ¿Que operaciones son realmente necesarias? ¿Se pueden eliminar algunas operaciones, combinar o simplificarse? ¿Se debe rediseñar el producto para facilitar la producción?

2. Quién. ¿Quién realiza cada operación? ¿Puede rediseñarse la operación para utilizar menos habilidad o menos hora hombre? ¿Pueden combinarse las operaciones para enriquecer puestos y mejorar así la productividad o las condiciones de trabajo?

3. Dónde. ¿En donde se realiza cada operación? ¿Puede mejorarse la distribución para reducir la distancia que se recorre o para hacer que las operaciones sean más accesibles?

4. Cuándo. ¿Cuándo se realiza cada operación? ¿Existe un exceso de retrasos o almacenamiento? ¿Algunas operaciones ocasionan cuellos de botella?

5. Cómo. ¿Cómo se hace la operación? ¿Pueden utilizarse mejores métodos, procedimientos o equipos? ¿Debe revisarse la operación para hacerla más fácil o para que consuma menos tiempo?

A partir de las respuestas a estas preguntas, se pueden hacer mejoras en los procedimientos, tareas, equipo, materia prima, distribución o información para control administrativos. Básicamente el objetivo es añadir mayor valor al producto o al servicio mediante la eliminación del desperdicio o de actividades innecesarias en todas las etapas.

El análisis de flujo del proceso, no solo tiene una naturaleza tecnología, este tipo de análisis también afecta al diseño de puestos y los aspectos sociales del ambiente de trabajo. Después de concluido el análisis, se debe poner mucha atención en el elemento humano, no solo para el diseño del nuevo sistema, sino también para obtener la aceptación de los cambios. La investigación ha demostrado que la mejor manera de lograrlo es involucrando a las personas afectadas en todas las etapas del diagnostico del diseño. Esto tiende a promover la propiedad individual del nuevo sistema y, por lo tanto, reduce los temores relacionados con el cambio.

Breve caracterización de la entidad

La Universidad de la Isla de la Juventud Jesús Montané Oropesa se encuentra ubicada en Carretera Aeropuerto Km. 3 ½, Nueva Gerona como institución social es una comunidad de directivos, profesores, investigadores, estudiantes y trabajadores que sustenta su razón de ser en preservar, desarrollar y difundir la cultura, su nivel de subordinación es nacional directamente al MES.

La Universidad centra su actividad en la formación del Profesional, Universalización, Postgrado y Superación de Cuadros, Ciencia e Innovación Tecnológica, Extensión Universitaria y Aseguramiento Material y Financiero.

La Universidad tiene como objetivo llevar a cabo la formación integral y continua de los profesionales en las ramas de las Ciencias Técnicas, Agropecuarias, Ciencias Económicas, Sociales y Humanísticas tanto en los cursos regulares diurnos, para trabajadores, a distancia y en la matricula de la sede del municipio en las diferentes fuentes previstas.

De igual forma atiende la superación de cuadros y profesionales a través de diferentes tipos de cursos de Postgrado, Diplomados, Maestrías, Entrenamiento entre otras figuras de este nivel de enseñanza.,

El centro cuenta con 2 Vicerrectorías y 3 Facultades con varios departamentos que le permiten llevar a cabo su misión. Es un centro joven en desarrollo con un claustro que aun tiene una composición de categoría científica y docente desfavorable, con una producción científica limitada por la experiencia del claustro y con un déficit de instalaciones docentes y científicas.

La Universidad asumirá el proceso de universalización con prioridad en aquellos que reafirman la concepción del estudio como fuente de empleo y para el empleo y otros programas priorizados por la revolución así como la capacitación de directivos y profesionales del territorio vinculados a estas tareas.

Se incrementa el nivel de actividad a partir de la creación de nuevas carreras y la aplicación de los programas especiales de la Revolución produciéndose gradualmente incrementos de matrícula, creando tensiones en las capacidades disponibles.

La actividad de postgrado para la superación y preparación del nuevo personal docente que se incorpora a través de la Continuidad de Estudios, se adecuó y enriqueció por este motivo, además se incrementarán las acciones de superación continua de los cuadros del territorio.

Se continuará el perfeccionamiento de la gestión económico financiera, como una expresión de la aplicación de la Resolución Económica del V Congreso del PCC.

La dirección de recursos humanos desempeña un papel fundamental en todo el proceso organizativo del centro ya que es el órgano asesor de la dirección en todo lo referente a política laboral y salarial, se rige no solo por la legislación general en esta materia también debe tener presente aquellas directrices de trabajo propias del sistema de educación superior, por ejemplo en cuanto a los procesos de categorización de las diferentes categorías de docentes, el pago al grupo de seguridad interna y su sistema de estimulación y otras.

El reclutamiento y la selección de recursos humanos deben considerarse como dos fases de un mismo proceso: la introducción de recursos humanos en la organización. Si el reclutamiento es una actividad de divulgación, de llamada de atención, de incremento del input por lo tanto una actividad positiva de invitación, la selección es una actividad de selección, de opción, de decisión, de filtración del input, de clasificación y por lo tanto, restrictiva.

La tarea de reclutamiento es la de atraer y escoger, mediante varias técnicas de divulgación, candidatos que posean los requisitos mínimos para ocupar el cargo que debe ser llenado, mientras que la tarea de selección es la de escoger entre los candidatos que se han reclutado, aquel que tenga mayores probabilidades de ajustarse al cargo vacante. Es así como el objetivo básico del reclutamiento es el de abastecer el proceso selectivo de su materia básica: los candidatos.

Puede definirse la selección de recursos humanos sencillamente como la escogencia del hombre adecuado para el cargo adecuado, o más ampliamente, entre los candidatos reclutados, aquellos mas adecuados a los cargos existentes en la empresa, con miras a mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño del personal.

Siendo así la selección intenta solucionar dos problemas básicos:

• La adecuación del hombre al cargo, y

• La eficiencia del hombre en el cargo.

Descripción del Proceso de selección de los RRHH del Centro

• 1. Oferta de empleo:

Se pone en convocatoria la (s) plaza(s) vacante(s) primeramente en el centro y si no se presenta ninguna solicitud las mismas son remitidas a la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social del territorio para que a través del buró de empleo nos llegue el recurso humano posible a emplear.

• 2. Entrega de orden de chequeo preempleo y constancia de actualización.

En el momento en que el trabajador llega a nuestra institución solicitando pertenecer a la misma se le entregan las órdenes de chequeo preempleo y constancia de actualización.

3. Entrega de la documentación solicitada al Dpto. RRHH.

Una vez llenados por las personas facultadas ambas órdenes se procede a su entrega al dpto. RRHH.

4. Verificación de los aspirantes.

A través del Director de Seguridad y Protección se procede a realizar una verificación en el último centro de trabajo y en el lugar de residencia de los aspirantes.

5. Entrevista Inicial.

Es decir potenciar a través de esta entrevista que el aspirante demuestre el nivel de competitividad que el mismo posee.

6. Llenado de contrato a prueba.

Una vez leídas las cláusulas del contrato se procede al llenado del mismo el cual va desde 30 días hasta 180 días según la plaza a ocupar y el desempeño del aspirante en la misma. Para esto el aspirante debe traer el resumen de expediente del Centro donde trabajó anteriormente, certificación de notas, entre otros) que nos den una idea del trabajo o estudio que ha realizado hasta el momento.

7. Periodo a Prueba.

Durante este periodo el aspirante demuestra sus actitudes, aptitudes, conocimientos y desempeño en la plaza.

8. Evaluación Periodo a Prueba.

El jefe inmediato superior del aspirante lo va evaluando sistemáticamente en el desempeño en la plaza para poder emitir una valoración al finalizar el periodo a la comisión de admisión.

9. Evaluación en la comisión de Admisión.

Mediante la valoración del periodo de prueba que hace el jefe inmediato del aspirante se procede a su ubicación por tiempo indeterminado si es positiva o en caso contrario se da por terminada la relación laboral.

10. Llenado del Contrato indeterminado o cierre del mismo:

Después de terminado el período prueba se realiza una evaluación para verificar si el trabajador cumplió con las tareas previstas en su plan de trabajo individual, de ser positiva se procede a llenar el contrato indeterminado y de lo contrario se cierra.

• 1. El proceso de Selección en la (UIJ).

La gestión de la selección de los recursos humanos se caracteriza por unos componentes y dimensiones que tienen en cuenta las características del individuo y de la plaza a ocupar de forma tal que permita a los sujetos implicados asumir sus responsabilidades como directivos y trabajadores en los diferentes niveles de centro, facultades y departamentos, con sentido reflexivo y crítico a través de la praxis en su labor cotidiana, el sentido de educador y formador y las cualidades que caracterizan a los trabajadores universitarios, independientemente del rol que cumple en la institución, como revolucionarios y defensores del socialismo, personas creativas, con identidad y sentido de pertenencia, con alto nivel de autogestión y autoafirmación.

Diagrama de Flujo Proceso de selección

Analizando el flujograma del proceso, es necesario destacar que las reservas donde se puede potenciar el trabajo en aras de obtener resultados satisfactorios en la selección de los trabajadores son:

• 1. En la verificación.

Es decir reducir el tiempo de realización de la misma de un periodo de 3 -4 semanas a 1 semana como máximo. Pues de esta manera se es más efectivo en el proceso de selección. También los responsables de cada área son quienes deben realizar la verificación, esto en dependencia de la plaza a la que se está aspirando, ya que nadie mejor que ellos pudieran estar en directa correspondencia con las características necesarias que se requieren para ocupar un puesto.

Diagrama de Flujo Proceso de Selección Rediseño

Conclusiones

• 1. Las principales reservas del Flujograma la constituye la operación de la verificación.

• 2. La selección correcta de los recursos humanos de la UIJ es determinante en la calidad de la formación de los profesionales que se preparan en la misma lo que a su vez debe responder a las necesidades territoriales.

Referencias bibliográficas

• Cuesta, Armando. Tecnología de Gestión de Recursos Humanos/ Armando Cuesta Santos. —La Habana: Editorial Academia 1999 — 205 p.

• Cuesta, Armando. [2002] Gestión del conocimiento Análisis y proyección de los Recursos Humanos. La Habana. Editorial Academia.

• Fernández Cánovas, Guillermo. Rev. 9/2000, Mejora y Gestión de procesos (pdf).

• Gestión de Procesos [en línea] visitado el 26 de mayo del 2009 en www.monografias.com.

• UNIVERSIDAD DE MATANZAS "CAMILO CIENFUEGOS". Facultad de Ingeniería. Industrial – Economía. Departamento de Ingeniería Industrial La Gestión y mejora de procesos .Aplicaciones en empresas de servicios informáticos y hoteleros cubanos (2003).

Autores

Zuaylin C. Peña Montalvo

María Enedina Pérez Sánchez.

Oscar Luis Ávila García

Categoría: Gestión de Procesos. Recursos Humanos.

Universidad "Jesús Montané Oropesa"

Isla de la Juventud

MAESTRÍA EN DIRECCIÓN

Curso: 2011-2012