Planificación Estratégica. Planificación – herramienta útil para la visualización del futuro

1. Resumen
2. Evolución de la planificación
3. Análisis FLOA
4. El Medio Ambiente Interno
5. Fortalezas
6. Limitaciones
7. Análisis Externo
8. Oportunidades
9. Amenazas
10. Matriz Interna de Debilidades y Fortalezas
11. Objetivos y metas: traducción de la visión y misión en un conjunto estructurado de resultados deseables y cuantificados
12. Fuentes consultadas

Resumen: la planificación estrategica es una herramienta fundamental para el desarrollo y ejecución de proyectos,  es un proceso sistemático, que da sentido de dirección y continuidad a las actividades diarias de una organización, permitiéndole visualizar el futuro e identificando los recursos, principios y valores requeridos para transitar desde el presente hacia el futuro, siguiendo para ello una serie de pasos y estrategias que puedan definir los objetivos a largo plazo, identificando metas y objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y localizando recursos para llevar a cabo dichas estrategias. Palabras Claves: Planificación, planificación estrategica, estrategia.

El hombre como individuo sociable a lo largo de su evolución ha creado y diseñado estructuras organizadas, que le han permitido retroalimentarse con el entorno en un intercambio continuo de información – experiencia, para preveer el futuro y adelantarse a los acontecimientos que los podrían afectar. Desde los primeros tiempos conocer el futuro ha causado terror y desconcertado a la humanidad, sin embargo la fabricación de probables escenarios a permitido predecir los caminos y alternativas a seguir en un mañana incierto y prepararse para asumir esta realidad con las mejores herramientas de subsistencias.

De ahí nace la Planificación (pasos a seguir) para dar respuesta a situaciones proximas y preveer aquellas circunstancias que podrian afectar al sujeto de la planificación, aunque posterioremente en su evolución se utilice como metodología para conseguir objetivos dentros de las organizaciones surgiendo con ello la planificación estrategica como herramienta fundamental para lograr metas dentro de las empresas y con ello lograr la efectividad y el exito. La Planificación Estrategica contiene dos elementos de analisis la Planificación – Estrategia, la cual estudiaremos separadamente en un principio para distinguirlar y posteriormente sacar una definición compuesta de estos dos elmentos de analisis.

1.- "la Planificación tiene como propósito fundamental preveer un acontecimiento futuro diseñándolo, construyéndolo o realizando varias cosas a la vez. Existen dos clases de Planificación la que prevee el futuro mediante una norma que debe cumplirse, sin considerar oposición o fuerzas contrarias a esa norma, y la que lo prevee afincándose en las acciones que puedan desarrollar fuerzas opositoras coincidentes con los objetivos (…).

La Planificación es un proceso integral que propone una nueva actitud hacia el futuro posible mediante la aplicación de normas que incluyan la razón organizacional, la relación de actores antagónicos, la cualidad del proceso y las perspectivas de cambio" Según CORREDOR Julio: Planificación Estratégica: Perspectiva para su aplicación en Venezuela tercera edición 1997, págs 55 y 56.

La Planificación "es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996). La planificación… se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir… antes de que se requiera la acción (Ackoff,1981). La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos (Jiménez, 1982). Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales (Terry,1987)". Según BARRIGA, Luis: La Planificación ( (25/11/05, 5: 17 PM)

"Es una disciplina orientada a la selección de objetivos, derivados de un fin previamente establecido y a logro de estos objetivos de una manara optima" Según Constanti citado en el libro (Planificación Educativa de la Universidad Nacional Abierta, Caracas 2004)

En casi todas las definiciones anteriores es posible hallar algunos elementos comunes importantes tales como: el establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas), proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro).

Esto indica que la planificación posee tres características: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de todo plan y por ello son elementos que se hallan en las definiciones de Planificación que se plantearon anteriormente.

Planificar significa que se estudian anticipadamente los objetivos y las acciones, sustentando los actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planificación establece los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos, son la guía para que la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; para que los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización y ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo.

2.- Estrategia

El adjetivo "estratégico" Viene del latín strategicus, y este del griego stratós (Stratój, ejército) y ágo ( dirigir) se refiere al ciencia o arte de dirigir al ejército o las operaciones militares y se utiliza tambien como sinónimo de "central o importante" y como antónimo de "secundario o irrelevante." La diferencia entre estos dos significados es que el primero incluye al segundo.

Más tarde, pasó a significar "el arte general", esto es, las habilidades psicológicas y el carácter con los que asumía el papel asignado. En la época de Perícles (450 a.C.) vino a explicar habilidades administrativas (administración, liderazgo, oratoria, poder). Y ya en el termino de Alejandro de Macedonia (330 a. C.) el tiempo hacia referencia a la habilidad para aplicar la fuerza, vencer al enemigo y crear un sistema unificado de gobierno global.

Según Gómez Castañeda, Omar R.: "Planificación Estratégica" en Contribuciones a la Economía, enero 2005. Texto completo en http://www.eumed.net/ce/ . Estrategia se define como: un esquema básico y práctico de la organización para adaptarse a los eventos del entorno o para anticiparlos, generando una ventaja competitiva que le permita permanecer exitosamente en el mercado. Un esquema básico, porque es indispensable para la organización y práctico para que todo personal pueda entenderlo y aplicar las indicaciones en él señaladas.

Según Kennet, J. Albert, la utilización de las estrategias se hace necesaria desde el momento en el cual los hombres deben enfrentarse a una o más situaciones como: recursos limitados, incertidumbre respecto a la capacidad e intenciones del adversario, compromiso irreversible de los recursos, necesidades de coordinar las acciones a distancia y en el tiempo, Incertidumbre acerca del control de la iniciativa, la naturaleza fundamental de las percepciones reciprocas entre los adversarios y un futuro incierto Según James Brian Quinn en el libro el Proceso Estratégico.

Uniendos estos dos elementos de analisis podemos deir entonces que la Planificación Estrategica se puede definir como "un proceso mediante el cual se prevee lograr situaciones objetivas, determinando el Poder y la potencialidad de los actores que atuan en escenarios cambiantes, con tiempos criticos, y simpre bajo condiciones de incertidumbre" 56 y 57 Julio Corredor

Según Peter Drucker,  La Gerencia, tareas, responsabilidades y prácticas de Peter F. Drucker, Editorial El Ateneo, 1984, Buenos Aires, Argentina. " Es el proceso continuo que consiste en adoptar decisiones (asunción de riesgos) empresariales sistemáticamente y con el mayor conocimiento posible de su carácter futuro; en organizar sistemáticamente los esfuerzos necesarios para ejecutar éstas decisiones, y en medir los resultados de éstas decisiones comparándolos con las expectativas mediante la retroacción sistemática organizada.

Según Gómez Castañeda, Omar R.: "Planificación Estratégica" en Contribuciones a la Economía, enero 2005. Texto completo en http://www.eumed.net/ce/. La Planificación Estratégica es la actividad de moldear el futuro de la organización a través de un proceso ordenado mediante la organización de las ventajas competitivas.

Con éstas definiciones podemos llegar a un concepto en conjunto de Planeación Estratégica es un proceso sistemático que da sentido de dirección y continuidad a las actividades diarias de una empresa o institución, permitiéndole visualizar el futuro e identificando los recursos, principios y valores requeridos para transitar desde el presente, hacia la visión, siguiendo para ello una serie de pasos y estrategias que pueda definir los objetivos a largo plazo, identificando metas y objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y localizando recursos para llevar a cabo dichas estrategias.  

Es una poderosa herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las organizaciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno, el cual se debe incorporar en la planificación estrategica, debido a que los factores externos influyen en la organización estos son: clientes, proveedores, aliados estratégicos y complementos en las líneas de integración vertical y horizontal.

La incorporación de este modo de planificar incluye como requisitos, la capacidad de gerenciar estratégicamente, manejando simultáneamente procesos de reingeniería hacia delante y hacia atrás, y la capacidad de pensar estratégicamente para transformar la empresa y tomar ventaja positiva de los cambios, a medida que se producen. Los planteamientos de que la empresa líder puede mantener los precios mas altos y tener los costos mas bajos, mientras elige en qué nicho.

Evolución de la planificación

Desde tiempos remotos se han utilizados técnicas de planificación y estrategias especialmente como tácticas de guerra, los griegos como ya se menciono hablaban de stategos "general" , "ejercito", y utilizaban el verbo como "planificar la destrucción de los enemigos en razón eficaz de los recursos". Sócrates en la Grecia antigua comparó las actividades de un empresario con las de un general al señalar que en toda tarea quienes la ejecutan debidamente tienen que hacer planes y mover recursos para alcanzar los objetivos. Sun Tzu, el más antiguo de los estrategas modernos (siglo IV A.C) y que durante 25 siglos ha influido el pensamiento militar del mundo no conoció el término planeación estratégica, él hablaba de la estrategia ofensiva. En el Capítulo VIII (Las Nueve Variables), versículo 9, de su libro El Arte de la Guerra, dice: "El general (strategos) debe estar seguro de poder explotar la situación en su provecho, según lo exijan las circunstancias. No está vinculado a procedimientos determinados."

Más tarde, Nicolás Maquiavelo en su libro El Príncipe también explica la necesidad de la planeación para la realización de un buen gobierno. Aunque hay diversos ejemplos a través de la historia, los precedentes son una muestra representativa acerca de cómo se desarrollaba el pensamiento estratégico.

 Los primeros estudiosos modernos que ligaron el concepto de estrategia a los negocios fueron Von Neuman y Morgenstern en su obra la teoría de ljuego; "una serie de actos que ejecuta una empresa, los cuales son seleccionados de acuerdo con una situación concreta" .

Solo a principio del siglo XX se menciona la palabra planificación en la literatura cientifica, con Taylor y Fayol. La Planificación adquiere caracter cientifico, Taylor y Fayol (1899 y 1916 respectivamente), clasicos de la dirección moderna quisieron sustituir el empirismo en las empresas por un metodo cientifico en que la planificación intervineiera como función e instrumento de la dirección. Taylor dedicos sus estudios en la eficacia y la productividad, realizando los principios de administración cientificas, descrito en cuatro principios básicos: Principios de Planeación, Principio de Preparación, Principio de Control y el Principio de ejecución, mientras Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Según el Libro de Planificación Educativa de la Nacional abierta la planificación aparece con el surgimiento de la sociedad socialista, en 1918, cuando la Unión Soviética logra concertar grandes masas de recursos para satisfacer urgente necesidades sociales y económicas, surge como la condición necesaria para organizar el socialismo basado en las aspiraciones de igualdad hacia todos los miembros de un mismo país.

Después de la segunda guerra mundial, la planificación también aparece en países europeos como respuesta a las exigencias del momento histórico. Europa se enfrentaba a la necesaria reconstrucción de sus países en todos sus ámbitos, luego de la destrucción que sufrieran durante la guerra; empleando técnicas a corto plazo como una opción para operacionalizar el proceso de la economía de mercado en la que se sustenta el capitalismo.

A mediado de la década de los cincuenta surge otra evolución, debido a que firmas Estado Unidense se encontraban en una situación pertubardora, que no podian ser remidiadas por tecnicas adminitrativas de ese entonces. Las tecnicas administrativas de presupuesto a largo plazo, de control financiero, y aun la entonces popular planeación a largo plazo, se mostraron inadecuadas para tratar con los nuevos sintomas. Hacia finales de esta década, varias firmas lideres se encontraron convergiendo hacia un nuevo enfoque, mediante el desarrollo y experimientación, el error y el intercambio de experiencias, llegó a ser conocido como la planeación estrategica según (Asoff, 1973)

Alfred D. Chandler, en 1962 estudiando las realidades de empresas como  Sears, General Motors, Standard Oil -hoy Chevron- y DuPont,  resalta los aportes a la historia empresarial, especialmente la posterior a la Segunda Guerra Mundial y definió la estrategia de una empresa como:

• La determinación de metas y objetivos a largo plazo.
• La adopción de cursos de acción para alcanzar las metas y objetivos.
• La asignación de recursos para alcanzar las metas.

En las Década de los 60’:  Se comenzó a usar el termino; "Planeación a largo plazo" Subsecuentemente se han creado los términos: Planeación corporativa completa, Planeación directiva completa, Planeación general total, Planeación formal, Planeación integrada completa, Planeación corporativa, y Planeación Estratégica. Mas reciente aun Gerencia Estratégica. Durante los últimos treinta años, en los países industrializados, la planeación corporativa ha tenido que ver con hechos determinantes del cambio. Como todas las teorias responden al contexto específico en que se desarrollan, reflejan la percepción de los diferentes autores sobre la transformación de la realidad, así el pensamiento estratégico ha evolucionado a la par del desarrollo del macroentorno y de las organizaciones empresariales; en 1978, Dan E. Schandel y Charles W. Hofer, en su libro "Strategy Formulatión: Analytical Concepts", describieron el proceso de la administración estratégica compuesto de dos etapas claramente diferenciadas:

• la de análisis o planeación estratégica y
• la de implementación del plan estratégico.

El análisis comprende según ellos, básicamente el establecimiento de metas y estrategias, mientras que la implementación es la ejecución y el control.

Una interpretación conceptual más reciente tiene como contexto el turbulento ambiente competitivo y altas velocidades en los cambios, por lo que la Planificación Estratégica hoy día se considera uno de los instrumentos más importantes para que las organizaciones puedan proyectar en el tiempo el cumplimiento de sus objetivos de largo plazo mediante el aprovechamiento de sus capacidades para influenciar el entorno y asimilar – hasta crear- las oportunidades del ambiente en beneficio de éstas. Sin embargo esta no es un fin en sí misma, al contrario es el medio para concertar esfuerzos bajo un marco referencial, que motive y movilice a todos los integrantes de la organización. Como resultado desde su generalizada Introducción en la década del 60, el estilo de la Planificación Estartegica ha pasado por varias fases.

Analisis FLOA

El analisis Fortalezas, Limitaciones o Debilidades, Oportunidades y Amenazas (FLOA – FODA – DOFA) o como se le desee dar nombre según las combinaciones, es una de las herramientas esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planificación estrategica, para proporcionar la información imprescindible para la implentación de acciones y medidas correctivas, considerando los entornos internos y externos, y los factores económicos, políticos, económicos y culturales. La previsión de esas oportunidades y amenazas las cuales pertenecen al entorno externo, posiblitan la construcción de escenarios anticipados que permiten la reorientación del rumbo del la organización, realizando a su vez un reconocimiento de su realidad tanto a lo interno como del entorno valorarando, evaluando y analizando las variables y factores tanto pasadas como presentes para dar tendencias del futuro.

El punto de partida de la planificación estrategica es reconocer que existen fuerzas en el entorno interno y el entorno externo, que actúan influenciando (obstaculizando o impulsando) la concreción de los propósitos básicos, misión, visisón y objetivos estratégicos de la organización.

Antes de tomar cualquier desición estrategica, es imprecindible realizar un diagnostico, el analisis FLOA es el metodo mas sencillo y efectivo para decidir sobre el futuro de la organización, es una estructura conceptual que realiza un analisis sistematico y situacional, que facilita la decuación de las amenazas y oportunidades externas, con las fortalezas y limitaciones internas de la organización.

Esta matriz FLOA es una herramienta ideal para afrontar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones estrategicas y alcanzar la misión, por medio de la determinación de las necesesidades y elementos que constituyan un apoyo o una desventaja al proposito planteado en la organización. Las fortalezas con las que cuenta la organización y las limitaciones que obstaculizan el cumplimiento de sus objetivos estrategicos son parte del mundo interno de la institución, y las oportunidades y amenazas en cambio tienen lugar en el mundo externo de la institución, como podemos observar en el gráfico.

Para la identificación de la FLOA, se debe definir los siguientes elementos:

El Medio Ambiente Interno

Consiste en detectar las fortalezas y debilidades de la organización, de las operaciones, de las finanzas u otros factores específicos de la organización que generen ventajas o desventajas competitivas. Para llevar a cabo un análisis interno de la organización es necesario estudiar los factores internos de producción es decir la capacidad de producción, costos de fabricación, calidad e innovación tecnológica; El marketing definido con la línea y gama de productos y servicios, imagen, posicionamiento y cuotas en el mercado, precios, publicidad, distribución, equipos de ventas, promociones y servicio al cliente; La organización con las estructuras, el proceso de dirección y control y la cultura de la empresa; El Recurso Humano: estudiando la selección, capacitación, motivación, remuneración y rotación; Las Finanzas de sus recursos económicos disponibles, nivel de endeudamiento, rentabilidad, liquidez y presupuesto; Por ultimo es necesario estudiar la Investigación y Desarrollo es decir las innovaciones, patentes y los nuevos productos. Aunque se puede estudiar específicamente un área de la organización o un problema de esa área.

Fortalezas

Se puede decir que es la parte positiva de la organización de carater interno, así como aquello productos y servicios que directamente sea realizado por la organización y produzca una ventaja competitiva para ella frente a sus competidores. Representan los principales puntos a favor con los que cuenta la empresa, tal como su Potencial humano, Capacidad de proceso (lo que incluye equipos, edificios y sistemas) Productos, servicios y Recursos financieros.

Se detectan a traves de los resultados que presenta la empresa tal como su prestigio y se identifican por medio de la evaluación de los resultados (avances y retrocesos). Tiene como característica principal que son controlables, porque dependen unicamente de la organización.

Limitaciones

Se sustituye el termino debilidades con que se le ha denominado tradicionalmente porque éste implica que algo anda mal ó con lo cual se debe convivir como si fuera discapacidad; envía un mensaje negativo. El termino limitaciones contiene menos prejuicio asociado, la debilidad no es más que falta de fuerza. Las limitaciones relacionadas con potencial humano, capacidad de proceso o finanzas se pueden reforzar o tomar acciones a modo que impidan el avance. Se dice que es el caso contrario a las fortalezas, debido a que su principal carateristica es que puede afectar negativamente y diretamente a la organización y puede ser disminuida mediante acciones correctivas

Las Limitaciones son aquellos recursos y situaciones que representan una desventaja y un obstaculos para el desarrollo y para alnazar sus objetivos y misión.

Análisis Externo

Se trata de identificar y analizar las amenazas y oportunidades del entorno que podrían quedar agrupadas en los factores externos del entorno es decir los políticos, económicos, culturales, sociales, tecnologicos etc y como ellos influyen y afectan directamente en el entorno interno, Abaraca también diversas areas tal como: el mercado definiendo el segamento del mercado, carateristicas, demanda, necesidades del consumidor; El Sector detectando las tendencias el mercado, fabricantes, distribuidores de insumos y los clientes; la Competencia identificando y evluando la catual y potencial, analizando sus productos, precios, distribución y publicidad.

Oportunidades

Son eventos o circunstancias que se espera que ocurran o pueden inducirse a que ocurran en el mundo exterior y que podrían tener un impacto positivo en el futuro de la empresa, son aquellos hechos o situaciones que la organización debe ser capaz de aprovechar y obtener ventajas y beneficios. Esto tiende a aparecer e una o mas de las siguientes grandes categorías: Mercados, Clientes, Industria, Gobierno, Competencia y Tecnología.

Amenazas

Son eventos o circunstancias que pueden ocurrir en el mundo exterior y que pudieran tener un impacto negativo en el futuro de la empresa, tienden a aparecer en las mismas categorías que las oportunidades, son aquellos riesgos y situaciones externas que están presentes en el entorno y que puede perjudicar a la empresa tal como la aparición de un nuevo competidor o el cambio del gusto o necesidades del los clientes;. Con un enfoque creativo, muchas amenazas llegan a tornarse en oportunidades o minimizarse con una planeación y previción cuidadosa.

Existe una Matriz que permite visualizar de forma mas clara el analisis FLOA de la siguiente manera:

Así se pueden determinar y comparar las fortalezas, limitaciones, amenazas y oportunidades, indicando las cuatro estrategias alternativas del analisis de la organización, existen otras formas de analisis FLOA pero la que se presenta es una de las mas sencillas y fácil de utilizar además porque la define según la combinación la estrategía a utilizar para solventar o crecer.

El Siguiente cuadro permite definir de una forma practica la matriz, de manera tal que se pueda cuantificar los resultados para poder tomar deciciones en la variable a estudiar que mas afecta.

Matriz Externas de Oportunidades y Amenazas

Matriz Interna de Debilidades y Fortalezas

Por Ultimo se unen cada una de las matrices hasta formar la FODA y evaluar el impacto de que tiene cada variable en conjunto

Objetivos y metas: traducción de la visión y misión en un conjunto estructurado de resultados deseables y cuantificados

En la planificación estrategica es muy importante definir muy bien los objetivos y metas de la organización y los planes a ejecutar, ya que estos son quienes nos van ayudar a conseguir de manera efectiva el éxito del planificación.

Los Objetivos no son más que la definición de los que se quiere realizar y deben ser formulados según el libro de planificación de la Universidad Nacional Abierta, de manera tal que se pueda visualizar el alcance de la solución del problema que se ha descrito.

Su redacción ha de permitir que se detecte el resultado final, esperado con la ejecución del proyecto; para ello se utilizaran verbos que expresen la acción que se requiere lograr con el proyecto. A diferencia de los Objetivos las metas es a donde se quiere llegar y se formulara a partir de cada objetivo especifico, precisando los indicadores propia misión, para que todos se dirijan hacia los mismas matas y objetivos.

Una de las funciones importantes de una organización también es definir la visión de la organización y de los proyectos que se realicen en el, es decir qué resultados esperan del proyecto para así definir indicadores claros y analizar el progreso de la organización. Es clave unir la estrategia a los procesos y eso lo conseguimos aglomerando los indicadores de los procesos a los objetivos estratégicos de la compañía, es decir los objetivos y metas como traducción de la visión y misión en un conjunto estructurado de resultados deseables y cuantificados .

Esta relación causa efecto que se puede desarrollar con herramientas como el mapa estratégico el cual es esencial para conseguir el éxito de la organización. También es muy importante para definir los indicadores objetivo, es decir, los objetivos y la visión, que se define para cada uno de los procesos que servirá para focalizar los esfuerzos tanto en la planificación como en la mejora continua. Una visión global consigue no sólo optimizar los procesos de una manera local sino de manera global, definir objetivos para los indicadores es indispensable para el proceso de mejora continua, ya que si no sabemos donde queremos llegar difícilmente se escoja bien el camino, las organizaciones que sean capaces de descubrir estas posibilidades e implantarlas correctamente, conseguirán ventajas competitivas.

FUENTES CONSULTADAS

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Universidad Nacional Abierta, (2004). Planificación Educativa. Caracas.

Heisbell Espinoza

Licenciada en Archivología Componente Docente Andragogico Maestría de Comunicación Organizacional (actualmente en curso). 15/02/06