Gestión del conocimiento organizacional en la dirección integrada por proyectos (página 2)

El trabajo tiene como objetivo presentar el modelo propuesto en el que se combinan y complementan diferentes estrategias para identificar, adquirir, retener, desarrollar y utilizar el conocimiento en la realización de los proyectos, apoyado por el uso de las TIC, lo cual redunda en el beneficio de la entidad.

DESARROLLO

En las organizaciones, el conocimiento es considerado actualmente como el activo fundamental para su desempeño exitoso. Este está implícito en todos los procesos del sistema y se encuentra alojado no sólo en las mentes de las personas sino también en los documentos, bases de datos, rutinas, procesos, prácticas y normas institucionales.

Existe un desarrollo secuencial entre dato, información y conocimiento; los datos una vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en información. La información asociada a un contexto y a una experiencia se convierte en conocimiento y finalmente el conocimiento asociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas se convierte en capital intelectual.

Entre los modelos de gestión del conocimiento más conocidos y aceptados se encuentra el de Nonaka y Takeuchi (1995) que establece dos tipos de conocimientos:

Conocimiento tácito. Es personal y difícil de formalizar, comunicar y transferir. Se compone de las ideas, habilidades y valores del individuo. Está internamente ligado a las características psicológicas y las experiencias de cada individuo, determinando sus conductas. No está registrado en ningún medio, por ello es más difícil de compartir.

Conocimiento explícito. Es aquel que se exterioriza y puede estar registrado en disímiles soportes documentos, bases de datos, etc. Es transferible siempre que el receptor disponga del conocimiento y el lenguaje necesario para asimilarlo.

Ambos son complementarios y se produce entre ellos una transformación continua a través de cuatro procesos de conversión (Figura 1).

• Tácito a tácito (Socialización). Los individuos adquieren nuevos conocimientos directamente de otros.
• Tácito a explícito (Exteriorización). El conocimiento se hace tangible por medio de la documentación y el diálogo, plasmándose en conceptos o modelos que viabilizan y facilitan su comprensión y utilización.
• Explícito a explícito (Combinación). Esta fase tiene por objetivo transformar el conocimiento en formas más complejas, es decir, es un proceso de sistematización de conceptos en el que se genera un sistema de conocimiento.
• Explícito a tácito (Interiorización). Está muy relacionado con el aprendizaje, los individuos internalizan el conocimiento adquirido en su propia experiencia.

En la Dirección Integrada por Proyectos (DIP), los proyectos se desarrollan con un enfoque sistémico en cuatro etapas: concepción, planificación, control de ejecución y cierre (Figura 2).

Figura 2. Etapas de elaboración de un proyecto

La etapa de Concepción se inicia con la solicitud del cliente. En esta etapa se definen los objetivos, los resultados a alcanzar, el presupuesto, el alcance, la calidad y la configuración con las hipótesis y el análisis de riesgo. Se evalúa entre otros aspectos la propuesta, su factibilidad y la contratación. Cuando el proyecto es aprobado por la instancia correspondiente, se pasa a la fase de planificación.

La Planificación implica el conocimiento anticipado de qué hacer, cómo hacerlo, cuándo, con qué y con quién. Para desarrollar el control de la ejecución de forma eficiente, es necesario diseñar una organización estructurada con puntos de corte.

El Control de ejecución constituye una de las etapas más importantes en el desarrollo del proyecto. El sistema de control debe ser integral, desde el que realiza el director, hasta el autocontrol que desarrolla cada individuo en velar por la calidad de su trabajo diario y el cuidado de los medios de trabajo, buscando la excelencia en el mismo.

Este enfoque integral en el control ha brindado buenos resultados en las empresas que utilizan el tablero de comando o cuadro de mando integral para reflejar los indicadores de tiempo, calidad, costo, desempeño y logística, como se muestra a continuación.

El análisis se desarrolla sobre la base de los cortes programados, diseñando salidas de la información hacia la partes interesadas, acorde con sus funciones en el proyecto, mediante tablas, gráficos, informes, páginas Web con vinculaciones a consultas dinámicas o informes previamente elaborados, etc.

Una vez terminado el proyecto se pasa a la etapa de Cierre en la que un equipo de expertos valida el cumplimiento de los objetivos y la satisfacción del cliente.

Para hacer efectiva la gestión del conocimiento en la DIP, es fundamental aplicar un conjunto de procedimientos estratégicos que faciliten la implementación de una nueva cultura organizacional que coadyuve al desarrollo del Capital Intelectual en la entidad en un proceso en espiral ascendente, estableciéndose diferentes niveles de desarrollo que pueden ser alcanzados a partir de la ejecución de proyectos de cambio y asesorías. Los procedimientos propuestos en el modelo son:

§         Identificación selectiva del conocimiento.

§         Adquisición y desarrollo del conocimiento.

§         Retención del conocimiento.

§         Compartir y distribuir el conocimiento.

§         Utilización del conocimiento.

Identificación selectiva del conocimiento. Cuando se trata de generar y favorecer el conocimiento en una organización, no se refiere a cualquier tipo de conocimiento, sino a aquel que le permita cumplir con su misión, visión y objetivos estratégicos. La idea es detectar los activos necesarios en la ejecución de los proyectos, que son los que efectivamente podrán generar las ventajas competitivas sostenibles.

El proceso de determinación, tanto de los conocimientos existentes como de aquellos requeridos por la organización para su funcionamiento se sustenta en las herramientas de identificación de conocimientos como los mapas topográficos de conocimientos y los mapas de fuentes de conocimientos.

Adquisición y desarrollo del conocimiento: Cada organización a partir de su objeto social, desarrollo alcanzado, etc. debe determinar la forma más factible en que se debe adquirir el conocimiento.

Es un reto imprescindible en el marco de la implementación de programas de gestión del conocimiento formar a los especialistas para interactuar de forma efectiva con la información, es decir, para que sean competentes informacionalmente[1].

El Departamento de Capacitación de la entidad es el responsable de que todo el conocimiento que poseen cada uno de los miembros de la organización y las diversas cualidades de cada uno de ellos, se complementen para generar un clima de trabajo en equipo y motivar el compromiso del personal con la organización.

Para lograr la efectividad de la propuesta, resulta necesario que en primera instancia, se confeccione y ejecute un programa de superación básico que incluya entre otros temas, Sistema Operativo, aplicaciones de Ofimática y navegadores Web, con el objetivo de crear en el personal una cultura informática y las habilidades necesarias para la explotación de las nuevas tecnologías. Posteriormente se debe pasar a una capacitación más específica y personalizada a partir del rol que desempeña el individuo dentro de la entidad.

La adquisición de estos conocimientos se puede realizar de forma autodidacta u orientada destacándose el papel formador y educativo de los líderes de proyectos, apoyados por la dirección de la entidad. En este proceso resulta muy conveniente aplicar los nuevos paradigmas de capacitación basados en la educación mediada por las redes de comunicación y garantiza una independencia geográfica-temporal muy necesaria en los trabajadores que deben asumir además, otras responsabilidades sociales.

Al mismo tiempo se orienta el desarrollo de los conocimientos necesarios que la organización no posee o, al menos, no en los niveles deseados y crear aquellos que no existen todavía dentro o fuera de ella. Con personal cada vez más competente, la entidad obtendrá un mejor desempeño.

Retención del conocimiento: Su objetivo es almacenar y actualizar paulatinamente todo el conocimiento que se desea retener por su importancia y relevancia.

Resulta casi imposible exteriorizar el conocimiento aplicado en cada uno de los proyectos sino se hace un uso adecuado de las TIC y las bases de datos.

En el modelo se propone almacenar la información inherente al proyecto en formato digital con enlaces a documentación complementaria como pueden ser: normas, valoraciones de expertos, planos, esquemas, vídeos, imágenes, etc, pudiéndose utilizar para este fin cualquiera de las herramientas computacionales disponibles actualmente como son MS Project, DotProject, Primavera Project Planner, u otra similar[2].

Para organizar y estructurar adecuadamente la información del proyecto, la dirección de la entidad debe establecer determinadas normas que orienten la forma de documentarlos de manera estandarizada desde el mismo momento en que se van desarrollando. La aplicación de estas normas debe ser chequeada sistemáticamente por el director del proyecto y sus resultados tenidos en cuenta en la evaluación del desempeño del equipo de trabajo.

Cabe señalar que cada una de las herramientas informáticas mencionadas almacena la información de los proyectos en bases de datos, pero el diseño de las mismas suele ser complejo por lo que su manipulación solo se recomienda para especialistas en Computación, por lo que en la implementación realizada del modelo se confeccionó una base de datos sencilla que pudiera ser manipulada fácilmente por el equipo de trabajo con el objetivo de montarla en el servidor del centro y a través de la Intranet o página Web de la empresa acceder a los proyectos almacenados. aunque cabe señalar que su diseño e implementación depende en gran medida de las características específicas de cada entidad. En la base de datos propuesta se  tuvieron en cuenta los siguientes aspectos:

• Para cada proyecto almacenar la siguiente información: Código, Título, Jefe del proyecto, Objetivos, Tipo de proyecto, Fecha de inicio, Fecha de terminación, Estado de ejecución, Vinculación a la información del proyecto en formato digital, Palabras claves y Observaciones.

NOTA: Si se considera necesario, se pueden agregar campos adicionales que coadyuven a una clasificación más específica del proyecto.

• La definición y uso de nomencladores a fin de estandarizar la información almacenada y facilitar así las recuperaciones.
• Definir un Tesauro o glosario de términos para estandarizar las palabras claves con vistas a disminuir el problema que generan los sinónimos, homónimos, errores ortográficos y el uso de abreviaturas.
• Utilizar MS Access como gestor de base de datos, por su amplia difusión y fácil manipulación, aunque si se cuenta con los recursos tecnológicos requeridos se puede utilizar SQL Server o My SQL, que son más potentes
• Utilizar en lo posible páginas Web para la interfaz con los usuarios, que es el estándar actual.

Compartir y distribuir el conocimiento: El conocimiento se potencia y se enriquece cuando se integra y se comparte, favoreciendo los procesos de combinación e interiorización descritos anteriormente.

No basta con retener el conocimiento en la documentación de los proyectos y en la base de datos, es necesario recuperarlos a través de los sistema de recuperación u otros procedimientos informáticos creados al efecto en los que se pueden establecer los criterios de selección para recuperar solamente la información y el conocimiento relevante, creándose una estrategia de prioridades que permitirá realizar un análisis para el estudio e identificación de las regularidades positivas, combinación para crear sistemas de conocimientos más complejos, su internalización y posterior aplicación en la realización de los nuevos proyectos.

En la instrumentación del modelo se confeccionó el Sistema de Recuperación de Información ProjectLink, cuyo objetivo es recuperar documentos con formato .mpp[3] que satisfagan los criterios de selección establecidos.

Adicionalmente, asociado al desarrollo de algunos proyectos, se obtienen innovaciones o resultados científicos novedosos que resulta conveniente publicar en la Intranet de la empresa u organismo o incluso en Internet si su trascendencia va más allá de las fronteras de la entidad que lo produjo. En este caso la gestión del conocimiento tiene una incidencia mayor para la sociedad.

Utilización del conocimiento: Es la fase donde el conocimiento se transforma en resultados concretos, además se identifican y eliminan las barreras que frenan su flujo.

En la aplicación de la DIP podría resumirse de la siguiente forma (Figura 3).

Ante un nuevo proyecto, extraer de la base de datos la información relevante gestionar el conocimiento, y aplicarlo en cada una de las etapas por las que transita la ejecución de un proyecto.

En la etapa de concepción, por ejemplo, resulta conveniente recuperar contratos, fichas de costo, cronogramas de proyectos ya concluidos con éxito y que sean semejantes al nuevo proyecto para tomarlos como punto de partida.

En la etapa de Planificación se puede partir de plantillas confeccionadas previamente. Cuando se dispone en la empresa de una base de datos de proyectos, es posible hacer un análisis de los mismos por parte de un grupo de expertos, para extraer las regularidades que han sido validadas positivamente en la práctica y crear plantillas en MS Project para cada tipo de proyecto que incluya la relación de tareas a desarrollar y los campos que se estimen necesarios, de forma tal que al iniciar un nuevo proyecto de ese tipo no se parta de cero, sino de la información que aparece en la plantilla a la que se le deben realizar los ajustes necesarios, facilitando en gran medida la etapa de planificación, sobre todo para aquellos equipos de trabajo que no tengan la suficiente experiencia, mejorando el desempeño de la entidad a partir de la gestión del conocimiento.

Figura 3. Utilización del conocimiento en los nuevos proyectos

Además de que se pueden reutilizar módulos y documentación complementaria que ya han sido validados en el desarrollo de proyectos anteriores. Todos los proyectos de un tipo son diferentes pero los procesos que se desarrollan en los mismos son, en general, similares.

El desglose de las tareas con la estructura de asignación de recursos y los tiempos de ejecución de acuerdo con las normas técnicas de producción se refleja en el primer proyecto elaborado con la participación de varios expertos, se valida en la práctica, se evalúan los resultados y si son satisfactorios, se vuelven a usar en los siguientes proyectos con los ajustes correspondientes.

Lo mismo sucede con la documentación complementaria de los proyectos, donde pueden aparecer planos, videos, documentos que contengan normas o procedimientos, guías para redactar los informes, entre otros, que ya han sido validados en la práctica y puedan ser almacenados en el servidor para ser reutilizados en otros proyectos, estableciendo los enlaces correspondientes. Esta organización facilita el acceso a la versión más actualizada de las normas o procedimientos.

La solución de los conflictos detectados en los cortes, es otra fuente de problemas que motiva al especialista a la exploración de conocimiento. Para resolver el conflicto debe consultarse información sobre normas para la gestión de la calidad, fichas de costos, proveedores de recursos, experiencia acumulada en proyectos similares, etc.

En la etapa de cierre, al evaluar el desempeño del equipo de trabajo, se debe comparar con desempeños anteriores y adoptar las medidas necesarias para que el desempeño de la entidad en su conjunto sea ascendente.

Por otra parte, el Departamento de Capacitación de la entidad debe medir periódicamente el impacto de los conocimientos adquiridos por el equipo de trabajo, reflejado en el incremento de la calidad de los nuevos proyectos desarrollados, estableciéndose los ajustes necesarios en las estrategias de formación del personal en función de los contenidos de los puestos de trabajo. El estudio autodidacta, con acceso al conocimiento explicitado en la base de datos ubicada en la red o intranet de la empresa, favorece este propósito.

Finalmente, debe revisarse la información almacenada sobre el proyecto, destacar los aspectos relevantes y almacenarla en la base de datos, para cerrar el ciclo.

CONCLUSIONES

·         La Gestión del Conocimiento es la base para la generación de Capital Intelectual y las capacidades organizativas.

·         El modelo para la gestión del conocimiento organizacional, permite explicitar el conocimiento de los especialistas de mejores resultados, colocándolo en la red a disposición de todos los miembros de la organización favoreciendo la transformación del conocimiento en valor, materializado en el desarrollo de los nuevos proyectos.

·         La gestión de conocimiento en el desarrollo de los proyectos tiene dos momentos importantes donde su uso se hace imprescindible, en la realización de los nuevos proyectos y en la toma de decisiones ante los problemas detectados en los cortes evaluativos del proyecto.

·         El proceso de capacitación en función de las necesidades de resolver los problemas que se presentan en la dirección por proyectos, lleva implícito la gestión de conocimientos apoyada por la aplicación de la Ciencia y la Innovación Tecnológica, creando una cultura científico técnica apoyada por las TICs, en la que mientras más se sabe, más se requiere del conocimiento.

·         Gestionar el conocimiento es hacer que su empresa u organización aprenda todos los días y que gracias a ese aprendizaje sea más competitiva, que produzca mejores resultados, que sea más eficiente y efectiva.

BIBLIOGRAFÍA

·         Hernández Silva, F. y Martí Lahera, Y. Conocimiento organizacional: la gestión de los recursos y el capital humano. Internet, consultado el 20/06/2006.

·         López A Propuesta metodológica para contribuir al desarrollo económico del territorio sobre la base de la gestión de los activos intangibles. ISCTN 2004

·         López A. El capital Intelectual como fuente de medida del valor agregado de las Organizaciones. Dintell 2002.

·         Delgado, R. Aplicación del Project Management al proceso de Innovación Tecnológica apoyado por los sistemas informáticos profesionales. Memorias de Innovación Tecnológica. CITMA. CD. Feb / 2000.

·         Delgado, R. La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las TIC. Libro de texto. Editado por CETA. ISPJAE. Cuba. 2003

·         Montes de Oca, M. y Delgado, R. El uso de las bases de datos en la DIP, Memorias de Informática 2004. ISBN 959-237-117-2

·         Ortol, E. Gestión del Conocimiento y competencia informacional en el puesto de trabajo, Artículo publicado en arearh.com.

·         Ruíz, H. Gestión del Conocimiento: Un eterno reto afrontado con nuevas tecnologías, Artículo publicado en arearh.co

Autor:

MSc. Martha Montes de Oca Richardson

Dr. Ing. Roberto Delgado Victore

Cuba, Septiembre de 2008

[1] Capacidad de identificar, localizar, evaluar, organizar, comunicar y utilizar la información de forma efectiva para la resolución de problemas.

[2] En el resto del trabajo se hace referencia al MS Project aunque cabe señalar que lo más importante en la concepción del modelo es el método científico empleado y no la herramienta computacional utilizada, que en general ofrecen las mismas funcionalidades.

[3] Creados con MS Project