Informe de Pasantías en la Notaría Pública de Boconó

Introducción

En lo que respecta a las pasantías de la carrera de derecho interactivo que ofrece la Universidad de los Andes, es significativo manifestar, que las mismas son la fase terminal de los estudios de la respectiva carrera. No obstante, para cada estudiante cumplir este proceso, es de vital importancia cimentar su formación jurídica, laboral, personal y sobre todo integral, puesto que, en dicho proceso, se obtienen los conocimientos prácticos que sirven de complemento a sus fundamentaciones teóricas, previamente obtenidas durante el curso de las diferentes asignaturas.

Ahora bien, se hace imperioso mencionar, que el desarrollo de las pasantías es sumamente importante, debido a que el pasante adquiere una gran cantidad de experiencias que sirven para acrecentar sus conocimientos jurídicos. En consecuencia, el presente informe, describe las actividades realizadas como pasante en la Notaría Pública de Boconó, estado Trujillo.

El informe de pasantías se estructuró en dos capítulos, los cuales, se distribuyeron de la manera siguiente:

En el Capítulo I, se desarrollaron aspectos teórico – jurídicos de la Notarías Públicas en Venezuela, tales como: las Notarías Públicas, funciones de las Notarías Públicas, el Notario Público, potestad de dar Fe Pública del Notario Público, nombramiento y remoción del Notario Público, requisitos para ser nombrado Notario Público, impedimentos para ejercer el cargo de Notario Público, principio de actuación del Notario Público, competencia territorial del Notario Público. El capítulo continúa desarrollándose con los deberes del Notario Público. Después se explicó la responsabilidad del Notario Público en sus diferentes dimensiones, es decir, la responsabilidad Administrativa del Notario Público, la responsabilidad Civil del Notario Público y la responsabilidad Penal del Notario Público. Además, se indicaron las prohibiciones del Notario Público, el régimen sancionatorio, la organización estructural de las Notarías Públicas. Así como, el Departamento de Revisión; el Departamento de Administración, Caja o Taquilla; el Departamento de Notas; el Departamento de Otorgamiento y el Departamento de Archivo. Por último, se señaló cuáles son los documentos exonerados del pago de aranceles y cuáles son los Documentos más frecuentes en las Notarías Públicas.

El Capítulo II, contiene la narración detallada de las actividades realizadas durante el periodo de pasantías en la Notaría Pública de Boconó, estado Trujillo.

Además, el informe de pasantías, comprende las conclusiones y recomendaciones a las cuales llegó la investigación.

Por último se incluye las referencias bibliográficas, las referencias electrónicas y anexos.

CAPÍTULO I

Las Notarías Públicas

En lo referente a las Notarías Públicas, es importante, en primer lugar, tratar de contextualizarlas, puesto que, las mismas representan una parte primordial de la estructura jurídica de Venezuela, debido a que coadyuvan en la consecución de la seguridad jurídica nacional. En tal sentido, es oportuno indicar que la Notaría, en su sentido más general, es la "oficina y despacho de un Notario", Cabanellas (2006: 617). De la misma, el Diccionario Enciclopédico Larousse (2007: 723), manifiesta que la Notaría, es la "Oficina donde despacha el Notario". En consecuencia, por analogía, puede inferirse que la Notaría Pública es el lugar donde despacha el Notario Público.

Funciones de las Notarías Públicas.

En lo que concierne a las funciones inherentes a las Notarías Públicas en Venezuela, es significativo indicar que, siguiendo lo establecido en el artículo 69 de la Ley de Registro Público y del Notariado (2006), su función primordial es dar Fe Pública "de los hechos o actos jurídicos ocurridos", en presencia física del notario o a través de medios electrónicos.

El Notario Público.

Es relevante indicar que, Cabanellas (ob cit: 617), expresa que un Notario es "un funcionario público autorizado para dar fe, conforme a las leyes, de los contratos y demás actos extrajudiciales". Por otra parte, el Diccionario de la Lengua Española (2010*: s/p), en su primera acepción, señala que un Notario es un "Funcionario público autorizado para dar fe de los contratos, testamentos y otros actos extrajudiciales, conforme a las leyes". Ahora bien, es importante destacar, que la fe a la que hace referencia Cabanellas, es la fe notarial, la cual, según el Diccionario de la Real Academia (ob cit**: s/p), es la fe "autorizada ante un notario o abonado con fe notarial".

En este mismo orden de ideas, es necesario traer a colación, lo expresado por el artículo 69 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), el cual, manifiesta que "Los notarios o notarias son funcionarios o funcionarias del Servicio Autónomo de Registros y Notarías".

Potestad de dar Fe Pública del Notario Público.

Aunado a lo anteriormente expuesto, el citado artículo 69 de la ley en cuestión, se refiere a la potestad de dar Fe Pública, que tiene un Notario Público, definiéndola como la "potestad de dar fe pública de los hechos o actos jurídicos ocurridos en su presencia física o a través de medios electrónicos, indicando en este último caso los instrumentos mediante los cuales le otorga presunción de certeza al acto".

Nombramiento y Remoción del Notario Público.

Por su parte, en lo que se refiere al Nombramiento y Remoción de un Notario Público, es de destacar que, según el artículo 70 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), "La designación y remoción de los notarios o notarias titulares estará a cargo del Ministerio del Interior y Justicia". De tal forma, en la actualidad, la designación y remoción en cuestión, le corresponde al Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia.

Requisitos para ser nombrado Notario Público.

Ahora bien, en lo atinente a los requisitos para ser nombrado Notario Público, se puede indicar, que los mismos, se encuentran taxativamente definidos en el artículo 70 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), en su segundo aparte, el cual, establece que, "Los notarios o notarias deberán ser venezolanos o venezolanas, mayores de edad y abogados o abogadas con no menos de cinco años de experiencia profesional".

Partiendo de los supuestos anteriores, es importante hacer la salvedad, que existen otros requisitos para ejercer el cargo de Notario Público, puesto que, los Notarios Públicos son al mismo tiempo funcionarios públicos. En consecuencia, dichos requisitos se encuentran establecidos en la Ley del Estatuto de la Función Pública (2002). Así pues, según la ley previamente citada, como requisitos para ejercer el cargo de Funcionario Público, se encuentran: ser mayor de edad, no estar sujeto la interdicción civil o inhabilitación política, no gozar de jubilación o pensión otorgada por un organismo del Estado salvo, para ejercer cargos de alto nivel, caso en el cual se deberá suspender dicha jubilación, cumplir con los procedimientos de ingreso establecidos en la Ley del Estatuto de la Función Pública, presentar declaración jurada de bienes, los demás requisitos establecidos por las leyes. Artículo 17 de la Ley del Estatuto de la Función Pública (ibid).

Impedimentos para ejercer el cargo de Notario Público.

En lo referente a los impedimentos para ejercer el cargo de Notario Público, es importante indicar que, si se interpreta literalmente el artículo 70 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), en el cual, se establece que para ser Notario Público, se debe ser venezolano y abogado; entonces, según lo anteriormente expuesto, permite inferir que no pueden ejercer en Venezuela, el cargo de Notario Público, las personas que no sean venezolanas, ni las que no sean abogados.

Principio de Actuación del Notario Público.

En cuanto a lo que se refiere al Principio de Actuación del Notario Público, es imperioso manifestar, que el artículo 71 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), establece de la manera siguiente, el principio en cuestión "El control disciplinario de los notarios o notarias es competencia del Servicio Autónomo de Registros y de Notarias, conforme con lo establecido en el reglamento correspondiente". De lo anteriormente expuesto, se puede inferir, que es el Servicio Autónomo de Registros y de Notarias (SAREN), es el organismo que está facultado por la ley para imponer el régimen disciplinario a los notarios públicos en Venezuela.

Competencia territorial del Notario Público.

Ahora bien, en lo relativo a la competencia territorial de los notarios públicos, es importante indicar que, según el artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), "Los notarios o notarias son competentes, en el ámbito de su jurisdicción, para dar fe pública de todos los actos, hechos y declaraciones que autoricen con tal carácter". En este sentido, el mismo artículo desglosa de manera detallada, cuál es su ámbito de jurisdicción, así como, la facultad de dar Fe Pública. Así pues, dentro de su competencia se encuentran:

En el numeral uno del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), se establece que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a "Documentos, contratos y demás negocios jurídicos, unilaterales, bilaterales y plurilaterales".

Por su parte, el numeral dos del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), estatuye que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a "Poderes, sustituciones, renuncias y revocatorias, con excepción de las sustituciones, renuncias y revocatorias que se efectúen en los expedientes judiciales".

Al mismo tiempo, el numeral tres del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), establece que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a "Los contratos de opción para adquirir derechos sobre bienes inmuebles".

A su vez, el numeral cuatro del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), señala que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a "Justificaciones para perpetua memoria, con excepción de lo señalado en el artículo 937 del Código de Procedimiento Civil".

Por su parte, el numeral cinco del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), manifiesta que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a "Protestos de los títulos de crédito, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio".

Mientras que, el numeral seis del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), indica que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública al "Otorgamiento de testamentos abiertos, de conformidad con los artículos 852 al 856 del Código Civil".

Asimismo, el numeral siete del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), establece que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a la "Presentación y entrega de testamentos cerrados, con expresión de las formalidades requeridas en los numerales 1, 2 y 3 del artículo 857 del Código Civil".

De la misma manera, el numeral ocho del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), estatuye que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a la "Apertura de testamentos cerrados, de conformidad con lo previsto en los articulas 986 al 989 del Código Civil y 913 al 920 del Código de Procedimiento Civil. El Notario o Notaría tendrá potestades para realizar los actos que se atribuyen al Registrador o Registradora Subalterno en el Código Civil".

Igualmente, el numeral nueve del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), señala que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a las "Autorizaciones de administración separada de comunidad conyugal".

Por su parte, el numeral diez del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), manifiesta que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a las "Autorizaciones de administración de bienes de niños, niñas o adolescentes e incapaces".

Por su lado, el numeral once del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), establece que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública al "Otorgamiento de cualquier caución o garantía civil o mercantil".

A su vez, el numeral doce del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), estatuye que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a las "Constancias de cualquier hecho o acto a través de inspección extra judicial".

Por su parte, el numeral trece del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), señala que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a las "Transcripciones en acta o por cualquier medio de reproducción o de grabación del contenido de archivos públicos o de documentos privados, siempre y cuando no esté expresamente prohibido en el primer caso, o lo autorice el dueño o depositario del documento, en el segundo caso".

Por su lado, el numeral catorce del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), indica que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a la "Celebración de asambleas, reuniones o manifestaciones, dejando las constancias personales, gráficas y sonoras del caso".

Asimismo, el numeral quince del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), establece que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a las "Transacciones que ocurran en medios electrónicos".

Por otro lado, el numeral dieciséis del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), estatuye que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a la "Apertura de libros de asambleas de propietarios, actas de juntas de condominios, sociedades y juntas directivas".

Por su parte, el numeral diecisiete del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), manifiesta que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a autenticación de "formas autógrafas, electrónicas y huellas digitales".

A su vez, el numeral dieciocho del artículo 75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), establece que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe Pública a las demás competencias "que le atribuyan las leyes".

Deberes del Notario Público.

En lo que respecta, a los deberes que debe cumplir un Notario Público en el desempeño de sus funciones, se puede indicar que los mismos, se encuentran establecidos en el artículo 79 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid). En tal sentido, se puede manifestar que, en el numeral 1 se estatuye, que los Notarios Públicos tienen el deber de "Identificar a las partes y a los demás intervinientes en los actos o negocios jurídicos que autoricen", con lo cual, se garantiza que los negocios jurídicos son realizados por la verdadera persona que realiza dicho trámite.

Asimismo, el artículo 79 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid) en su numeral 2, estatuye que, los Notarios Públicos tienen el deber de:

Informar a las partes del contenido, naturaleza, trascendencia y consecuencias legales de los actos o negocios jurídicos otorgados en su presencia, así como de las renuncias, reservas, gravámenes y cualquier otro elemento que afecten los bienes o derechos referidos en el acto o negocio jurídico…

Aunado a lo anteriormente expuesto, es importante significar que la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit) en su numeral 3 establece como deber de los Notarios Públicos "Actuar de manera imparcial y objetiva en relación con todas las personas e intervengan en los actos o negocios jurídicos otorgados en su presencia".

En este mismo orden de ideas, la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid) en su numeral 4 estatuye como deber de los Notarios Públicos "Realizar las diligencias que le encomienden autoridades judiciales administrativas, de acuerdo con la ley". Es de hacer notar, que dicho artículo, deja abierta la posibilidad a otras funciones que la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), encuentre convenientes realizar.

Responsabilidad del Notario Público.

En la atinente a la responsabilidad del Notario Público, es relevante indicar que, según el artículo 79 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid) en su numeral 2, "…El Notario o Notaria dejará constancia en el acto del cumplimiento de esta obligación y su omisión lo hace responsable civil, penal y administrativamente.". Atendiendo a estas consideraciones, por ser éste un funcionario público, el mismo se encuentra bajo el régimen jurídico que arropa, todas y cada una de las actuaciones de dichos funcionarios.

Aunado a lo anteriormente expuesto, se debe señalar que, la Ley del Estatuto de la Función Pública, en la parte inicial del Artículo 79 (ob cit), es claro en establecer, que "Los funcionarios o funcionarias públicos responderán penal, civil, administrativa y disciplinariamente por los delitos, faltas, hechos ilícitos e irregularidades administrativas cometidas en el ejercicio de sus funciones".

Asimismo, los funcionarios públicos y por ende, los Notarios Públicos, responden civil, penal y administrativamente, según el artículo 80 de la Ley del Estatuto de la Función Pública (ob cit), cuando "renuncien, disminuyan o comprometan sus competencias de dirección o de gestión en la función pública, mediante actos unilaterales o bilaterales".

Asimismo, es significativo indicar que, según lo estatuido en el artículo 81 de la Ley del Estatuto de la Función Pública (ibid), es al Ministerio Público al que le corresponde "intentar las acciones a que hubiere lugar para hacer efectiva la responsabilidad civil, penal, administrativa o disciplinaria en que hubieren incurrido los funcionarios o funcionarias públicos con motivo del ejercicio de sus funciones".

Responsabilidad Administrativa del Notario Público.

Antes de entrar en consideración, lo que se refiere a la responsabilidad administrativa del Notario Público, es indispensable, hacer las consideraciones que permitan contextualizar la responsabilidad en cuestión. Para ello es necesario indicar, que en el citado artículo 79 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), numeral 2, se establece la responsabilidad administrativa del Notario Público.

Sobre la base de las ideas expuestas, es posible manifestar que, según Rondón (2004, p. 149) citada en Asprino (2011), "las leyes relativas al control fiscal que realiza la Contraloría General de la República han limitado la responsabilidad administrativa a la que declara la Contraloría General de la República al sancionar la violación de las normas cuya aplicación en forma expresa realiza y controla".

Partiendo de los supuestos anteriores, es plausible destacar, que según Asprino (ob cit), la responsabilidad administrativa, puede ser declarada exclusivamente por la Contraloría General de la República, por medio de la apertura, sustanciación y conclusión del expediente, en el cual, se compruebe al funcionario inmerso en el acto, la violación de al menos una de las normas, que bien pueden estar contenidas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y/o en la Ley contra la Corrupción.

En tal sentido, (Rondón, 2004, pp. 149-150) citada en Asprino (ibid), es clara en indicar, que este tipo de normas tienen la función de tutelar la transparencia de las actuaciones administrativas, así como, impedir los llamados actos de corrupción.

En consecuencia, se puede inferir, que la responsabilidad administrativa del Notario Público, consiste en que sus actuaciones administrativas deben estar estrictamente apegadas a las leyes y por ende debe responder de sus actos ante las leyes de la república.

Responsabilidad Civil del Notario Público.

En lo concerniente a la responsabilidad civil del Notario Público, es estimable señalar que, el artículo 79 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), numeral 2, establece taxativamente la responsabilidad civil del Notario Público. De manera que, por ser el Notario Público un funcionario perteneciente a la administración pública, se establece como tal responsabilidad, la perteneciente a todo funcionario público.

En tal sentido, para hacer el ejerció analógico, es relevante traer a consideración lo expresado por (Lares, 2008, pp. 421-422) citado en Asprino (ob cit), quien manifiesta que, incurren en responsabilidad administrativa "los funcionarios públicos que, en el ejercicio de sus funciones, con intención o por negligencia o imprudencia o abuso de poder causan daños a los particulares o a la Administración. De tal forma, la falta del funcionario genera en estos casos la obligación de indemnizar, o lo que es lo mismo, reparar pecuniariamente los daños causados.

Responsabilidad Penal del Notario Público.

Por otra parte, para poder determinar la Responsabilidad Penal del Notario Público, es necesario indicar, que el artículo 79 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit) numeral 2, establece la responsabilidad Penal del Notario Público.

Sobre el asunto, (Lares, 2008, p. 420) citado en Asprino (ob cit), señala que incurren en responsabilidad penal los agentes públicos (el Notario Público es un funcionario público), que en el ejercicio de sus funciones, por acción u omisión, realizan infracciones expresamente previstas por las leyes de la república como delitos o faltas, las cuales, deben ser sancionadas legalmente con penas determinadas para cada caso específico.

Asimismo, el citado autor manifiesta, que la responsabilidad conlleva la condena impuesta por tribunales, por medio del cumplimiento de las penas establecidas en las leyes, en este caso, al Notario Público que incurra en una acción tipificada como falta o delito específicamente en el Código Penal o su defecto en la Ley contra la Corrupción.

Prohibiciones del Notario Público.

Dentro de este orden de ideas, es imperioso destacar, que los Notarios Públicos, debido a la importancia del trabajo y funciones que desempeñan, presentan una serie de prohibiciones, las cuales, se encuentran estatuidas en la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), específicamente en el artículo 74. En tal sentido, el numeral 1 del artículo en cuestión expresa, que se prohíbe al Notario Público "Dar fe pública de los actos o negocios jurídicos en los que tengan interés personal, sus respectivos cónyuges y sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad".

Dentro de este marco, el citado artículo establece como prohibición en su numeral 2, "Dar fe pública de los actos o negocios relativos a personas jurídicas o entidades en las que los parientes por consanguinidad o afinidad mencionados en el numeral anterior, tengan o ejerzan cargos como directores o directoras, gerentes, administradores o administradoras o representantes legales".

Además, el artículo en cuestión, estatuye como prohibición a los Notarios Públicos en su numeral 3, "Dar fe pública de los actos o negocios jurídicos en los que tengan interés los intérpretes o testigos instrumentales".

Para finalizar, en su numeral 4, el citado artículo señala como prohibiciones a "las demás establecidas en la ley".

Régimen sancionatorio.

En relación con las sanciones, que son aplicables a los notarios públicos, se debe considerar que las mismas se encuentran establecidas en la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), Título VI correspondiente al régimen disciplinario, específicamente en los artículos 102, 103, 194, 104, 105 y 106. En tal sentido, es significativo contextualizar cada uno de los mencionados artículos.

De tal forma, es importante señalar que, según el artículo 101 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), las sanciones las impondrá el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN). De lo anteriormente expuesto, se interpreta que es el SAREN, el órgano competente para sancionar a los notarios públicos, cuando estos cometan infracciones a las leyes.

Ahora bien, según el artículo 102 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), las sanciones son la suspensión o destitución del cargo, lo cual, depende de la gravedad de la falta cometida por el notario público.

En cuanto a la suspensión, la misma, puede ser de tres clases, las cuales son: suspensión por un mes (causales establecidas en el artículo 103 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid); suspensión por dos meses (causales establecidas en el artículo 104 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid); y suspensión por tres meses (causales establecidas en el artículo 105 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid).

Es importante indicar, que la suspensión por un mes (artículo 103 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), es aplicable al notario público que se encuentre inmerso en las siguientes causales:

1.- Notificados por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías actuaren sin estar al día en la garantía exigida por esta Ley.

2.- Actuaren con desapego o falta de interés a los lineamientos, las directrices y las exigencias del Servicio Autónomo de Registros y Notarías.

3.- Obstaculicen la exhibición de documentos que tengan carácter de públicos.

4.- Incurran en descuido o negligencia manifiesta en la guarda y conservación de los documentos o datos informáticos que deben custodiar.

En lo que respecta, a la suspensión por dos meses, (artículo 104 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), la misma se aplica a los notarios públicos que:

1.- Atrasen indebidamente la tramitación de cualquier documento.

2.- No se ajusten a los tributos establecidos legalmente para la prestación del servicio.

Por su parte, la suspensión por tres meses (artículo 105 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), es aplicable a los notarios públicos que:

2.- Transcriban, reproduzcan o expidan documentos sin ajustarse al contenido del documento trascrito o reproducido.

3.- Incumplan alguna disposición, legal o reglamentaria, que les imponga deberes y obligaciones sobre la forma en que deben ejercer la función registral o notarial.

Por su parte, la destitución (artículo 106 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), es aplicable a los notarios públicos que:

1.- Autoricen actos o negocios jurídicos cuyos otorgamientos no hayan presenciado y estén obligados a ello por ley.

2.- Modifiquen o alteren, mediante notas marginales o cualquier otro mecanismo, elementos esenciales del acto o negocio autorizado, con perjuicio para algún otorgante.

3.- Cumplido alguno de los supuestos previstos en el artículo anterior, esto produzca daños o perjuicios materiales a terceros.

4.- Cuando continúen ejerciendo funciones estando suspendidos.

5.- Autoricen actos o negocios jurídicos ilegales o ineficaces.

Organización estructural de las Notarías Públicas.

En lo atinente, a la organización estructural de las Notarías Públicas, se puede señalar, que cada Notaría Pública debe poseer los siguientes departamentos: Departamento de Revisión; Departamento de Administración, Caja o Taquilla; Departamento de Notas; Departamento de Otorgamiento y Departamento de Archivo.

Departamento de Revisión.

En el caso específico del Departamento de Revisión de las Notarías Públicas, se debe manifestar que el mismo, está conformado por abogados revisores, los cuales, tienen como función revisar pormenorizadamente los documentos que presenta la persona, que pretende hacer el trámite jurídico ante dicha Notaría. En el caso concreto, de la Notaría Pública de Boconó, la misma, está conformada por dos abogados revisores, quienes se encargan de recibir, revisar y dar visto bueno, a los documentos que conforman los requisitos necesarios para realizar un determinado trámite jurídico.

Ahora bien, es importante señalar, que en la revisión de documentos se establecen como requisitos generales los siguientes: nombres y apellidos, edad, estado civil, profesión y domicilio de las partes y documentos anteriores. Asimismo, los abogados deben revisar exhaustivamente las copias respectivas de cada documento presentado, así como el documento elaborado, el cual, se debe constatar que este bien redactado y que además, coincidan los nombres, número de cedula y estado civil de cada una de las partes.

Requisitos para realizar el trámite de venta de vehículos.

En cuanto, a los requisitos necesarios para realizar el trámite de venta de vehículos, es significativo indicar, que son los siguientes:

1.- Verificación de las cédulas de identidad del vendedor y del comprador.

2.- Copias de la cédula de identidad tanto del vendedor como del comprador.

3.- Título de propiedad del vehículo original.

4.- Revisión del vehículo, realizada los últimos seis meses.

5.- Patente Municipal de vehículos.

6.- Liberación de la reserva (cuando aplique).

7.- Estampillas por monto de 3 Bs.

8.- Solvencia de sucesiones (cuando aplique).

9.- Cancelación de impuestos en caso de vehículos sujetos al plan Venezuela Móvil.

10.- Incluir datos de cheque o transferencia bancaria si el monto es mayor a 114.000,00 Bs.

Requisitos para realizar el trámite de poderes.

En lo referente a los requisitos para el otorgamiento de poderes, se puede manifestar que los mismos son: cédula de identidad de las partes; copias de la cédula de identidad de poderdante, como del que recibe el poder; 48 Bs en estampillas para personas naturales; mientras que, para personas jurídicas 90 Bs en estampillas.

Requisitos para realizar el trámite de compra – venta de inmuebles.

En el caso específico de la compra –venta de terrenos rurales, los requisitos son: autorización del Instituto Nacional de Tierras, cédulas de identidad del vendedor y del comprador, además, fotocopias de cédulas de identidad del vendedor y del comprador.

Por su parte, cuando la compra – venta es de terrenos urbanos los requisitos son: carta catastral, solvencia Municipal, solvencia de Hidroandes, pago de impuestos de transacciones, 3 Bs en estampillas, cédulas de identidad del vendedor y del comprador, así como, fotocopias de cédulas de identidad del vendedor y del comprador.

Departamento de Administración, Caja o Taquilla.

En el Departamento de Administración, Caja o Taquilla de la Notaría Pública de Boconó, se encuentran asignados cuatro funcionarios, los cuales, tienen como funciones, determinar los montos que se deben cancelar para realizar los trámites, llevar los registros de los pagos realizados, llevar la Planilla Única de Control Diario, determinar los costos sobre la base del número de folios que existan en un determinado trámite realizado ante la notaría en cuestión, llevar los libros pertenecientes a dicho departamento.

En lo concerniente a los libros que lleva el Departamento de Administración, se pueden mencionar los siguientes: libro de Control de Ingresos Diarios, libro de Nómina de Funcionarios, libro de Correspondencia Despachada y Recibida, libro de Órdenes de Pago y Facturas y el libro de Actas de Inspección.

Departamento de Notas.

En lo referente al Departamento de Notas de las Notarías Públicas, es importante resaltar, que en el mismo se emiten la Notas de Fe, en las cuales, el Notario Público deja constancia que presenció, el acto en el que se da Fe Pública a un determinado documento.

En cuanto al Departamento de Notas de la Notaría Pública de Boconó, se puede señalar, que están asignados dos funcionarios, debido a que en dicho departamento se encuentran dos computadoras, es decir, una para cada funcionario.

Por otra parte, es significativo indicar que el departamento en cuestión, se asientan los siguientes tipos de notas.

.- Notas de Cédula de identidad: la cual consiste, en la corrección que se hace al cuerpo del documento cuando aparece un error en el nombre de la persona, fecha de nacimiento y/o número de cédula.

.- Notas de modificación de errores de fondo.

.- Notas de Título Certificado de Registro para vehículos.

En cuanto a las planillas que lleva el Departamento de Notas de la Notaría Pública de Boconó, se pueden mencionar las siguientes:

.- Planilla de Registro de entrada de documentos al Departamento de Notas de la Notaría Pública de Boconó.

.- Planilla de Registro de salida de documentos del Departamento de Notas de la Notaría Pública de Boconó.

Departamento de Otorgamiento.

En lo referente al Departamento de Otorgamiento de la Notaría Pública de Boconó, es importante señalar, que el departamento en cuestión, tiene como función realizar el otorgamiento de los documentos que son autenticados ante dicha notaría. En tal sentido, se puede indicar, que el mismo se encuentra conformado por dos funcionarios.

Por otra parte, es necesario manifestar, que en el departamento de Otorgamiento, se realizan específicamente las siguientes funciones de manera secuencial.

En tal sentido, se debe precisar, que la primera función de dicho departamento es recibir los documentos que llegan del Departamento de Notas. Luego, de esto se corroboran de nuevo todos los folios que conforman el documento, por lo cual, se verifican nombres y apellidos, números de cédula y estado civil de las partes que realizan el trámite. Aunado a lo anterior, se realiza la foliatura de los documentos y se sacan dos juegos de copias. Una vez realizados los pasos anteriores; y no existiendo errores, se procede a la obtención de la firma y la obtención de las huellas dactilares de cada una de las partes, así como, la colocación de los sellos.

En cuanto a la foliatura, es de resaltar, que se folian los recaudos siguientes: la página de pago, el documento elaborado por el abogado y las notas elaboradas por Departamento de Notas.

Posteriormente, los folios de los documentos (original y dos copias), son llevados ante la Notario Público de Boconó, para que sean autenticados mediante su firma. Después, la Notario hace llegar los documentos a uno de los funcionarios del Departamento de Otorgamiento, para que proceda a entregar el documento original (previa firma de aceptación) a la parte que realizó el trámite ante dicha notaria, quedando las dos copias para ser remitidas al Departamento de Archivo.

Departamento de Archivo.

En cuanto al Departamento de Archivo de la Notaría Pública de Boconó, es importante manifestar, que el mismo, está conformado por cuatro funcionarios, los cuales tienen dentro de sus labores:

.- Desglose de libros.

.- Llevar el libro diario.

.- Llevar el libro índice y su duplicado.

.- Armado de libros.

.- Colocar pega a cada uno de libros.

.- Cocer los libros, ordenar cronológica y secuencialmente de los libros.

Documentos exonerados del pago de aranceles.

Es de hacer notar, que según el artículo 100 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), se encuentran exentos del pago de aranceles, los documentos que dicho artículo señala.

En tal sentido, el numeral 1 del artículo en cuestión, establece que se encuentran exentos los documentos siguientes: actas constitutivas y estatutos de las asociaciones de vecinos y de asociaciones de consumidores, asociaciones de comunidades educativas y organizaciones indígenas, microempresas indígenas de carácter comunitario, así como también los actos que las modifiquen, prorroguen o extingan, (artículo 100, numeral 1 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid).

Además, se encuentran exentos del pago de aranceles: la declaración jurada de no poseer vivienda propia (artículo 100, numeral 2 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid).

De la misma forma, están exentos del pago de aranceles, las certificaciones de gravamen requeridas para obtener créditos con intereses preferenciales a través de leyes especiales; así como, los provenientes de cajas de ahorros establecidas en el artículo 146 de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares (2006); y los fondos de previsión social, para adquirir vivienda principal, a solicitud de la institución financiera, (artículo 100, numeral 3 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit).

De la misma manera, se encuentran exentos del pago de aranceles en las Notarías Públicas: "los títulos de propiedad colectiva de hábitat y tierras de los pueblos y comunidades indígena" (artículo 100, numeral 4 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid); así como, "los actos derivados de procesos expropiatorios por causa de utilidad pública y social" (artículo 100, numeral 5 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid).

Asimismo, el último aparte del artículo 100, de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), señala que se encuentran exentos "los empresarios o empresarias, trabajadores y trabajadoras de pequeñas, medianas y grandes empresas del sector industrial, que habiendo declarado su voluntad expresa de adherirse al acuerdo macro de corresponsabilidad para la transformación industrial, y hayan llegado a determinados compromisos y suscrito acuerdos específicos con el Gobierno Nacional".

De la misma manera, según el artículo 8 de la Ley Orgánica Procesal del Trabajo (2002), se consideran documentos que se encuentran exonerados del cobro de aranceles por las Notarías Públicas, los concernientes a los casos de otorgamiento de poderes y registro de demandas laborales.

Igualmente, se encuentran exonerados del pago de aranceles en las Notarías Públicas, según el artículo 188 de la Reforma Parcial del Reglamento General de la Ley del Seguro Social (2012), los documentos y copias que se otorgaren o expidieren a los beneficiarios del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.

Al mismo tiempo, se encuentran exentos de la cancelación de aranceles en las Notarías Públicas, (en aplicación del principio de gratuidad de las actuaciones), debido a que son asuntos concernientes a los niños, niñas y adolescentes, por lo cual, los funcionarios administrativos y judiciales, así como, las autoridades públicas que en cualquier forma intervengan en tales asuntos, los despacharán con toda preferencia y no podrán cobrar emolumento ni derecho alguno, ni aceptar remuneración, artículo 9 de la Ley Orgánica para la Protección de Niños, Niñas y Adolescentes (2007).

Documentos más frecuentes en las Notarías Públicas.

En cuanto, a los documentos más frecuentes tramitados por los usuarios ante la Notaría Pública de Boconó, estado Trujillo, se utilizó como procedimiento metodológico, hacer una tabulación en los tomos que se encuentran en el Departamento de Archivo de la Notaría Pública de Boconó, desde el año 2002 hasta el 2012, con lo cual, se logró determinar que, los más frecuentes son los siguientes: documentos de compra-venta de Vehículos, documentos de conferimiento de poderes, documentos de declaración de no poseer vivienda propia, documentos de anulación, documentos de constitución de asamblea, documentos de autorización, documentos de venta de bienes inmuebles, documentos de liberación de hipotecas, entre otros.

CAPÍTULO II