Estructura y contenido en los estados financieros

Introducción

Los estados financieros son una presentación financiera estructurada de la posición financiera y las transacciones realizadas por una empresa.

Su objetivo es proveer información sobre la posición financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de la empresa que será de utilidad para los funcionarios en la toma de decisiones económicas.

Los estados financieros proveen información relacionada a la empresa sobre: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Gastos y Flujos de efectivo.

Esta información viene a ser la meta final de la contabilidad, la cual está concebida como el arte de registrar, clasificar y resumir en términos monetarios las transacciones de las organizaciones e interpretar los resultados; así la contabilidad, constituye un medio de comunicación de datos operativos y financieros, cuya máxima expresión se encuentra en los Estados Financieros.

Planteamiento del problema

Las diferentes transacciones en que se involucra la empresa, deben ser registradas en los libros principales y auxiliares; al final del periodo contable, el contador debe elaborar los estados financieros, que son el Estado de Ganancias y Pérdidas y el Balance General, los cuales se complementan con el Estados de Cambio en la Situación Financiera y el Estado de Flujo de Efectivo.

Previa elaboración de los estados Financieros, el contador se vale de un instrumento informal llamado Hoja de Trabajo, en el cual cuadra el costo de ventas, el Estado de Ganancias y Pérdidas y el Balance General; después de levantar los estados financieros simples o consolidados, se procede a su análisis, el cual es porcentual (vertical y horizontal) con uso de razones financieras y cambio en la situación financiera. El análisis de los Estados Financieros, conjuntamente con la planificación a corto y mediano plazo que tenga la empresa, determinará que el economista o el administrador de la empresa tome las decisiones de continuidad, corrección y/o innovación a que haya lugar.

Desventajas

La mayoría de las cifras mostradas en los estados financieros no ofrecen una información de carácter homogéneo, debido a que son saldos resultantes de una serie de cargos y abonos, y hasta combinaciones de saldos; lo cual dificulta su interpretación.

Los juicios personales afectan significativamente los valores de los Activos mostrados en el balance general, así como a la utilidad del ejercicio indicada en el estado de ganancias y pérdidas; al extremo de que distintas opiniones y procedimientos arrojaran notables diferencias en esas informaciones contenidas en dichos estados.

Los valores monetarios asignados, tanto a los Activos como a la utilidad (ó pérdida) del ejercicio, distan mucho de ofrecer precisión alguna; debido a que son fruto de una serie de convencionalismos y postulados, que no guardan necesariamente relación con valores existentes en plaza, no señalan la realidad económica de la actualidad.

Ventajas

Los estados financieros suelen mostrar una idea con bastante aproximación del status económico-financiero general de la empresa.

Permiten orientar a la Gerencia hacia el logro de mejores utilidades y de una planificación más eficiente y productiva.

Los informes que se derivan del análisis de los estados financieros adquieren su máxima significación e importancia, al facilitar el control y orientación a la gerencia de organizaciones administradas por personas distintas a sus dueños.

A la gerencia no le interesa mucho los procedimientos de registro de la contabilidad, sino que le basta saber con precisión "que" ocurrió, "porque" ocurrió, "cuando" y "dónde".

OBJETIVOS Al efectuar el análisis de los estados financieros de una empresa, se persiguen como objetivos las siguientes informaciones: Objetivos Generales.

• Capacidad para el cumplimiento de obligaciones.

• Solvencia y situación crediticia.

• Grado de suficiencia del capital de trabajo neto

• Plazos de vencimiento de los pasivos.

• Situación financiera general.

• Grado de dependencia de terceros.

• Calidad y grado de las inversiones.

• Relaciones entre vencimientos de obligaciones y acreencias.

• Proporcionalidad del capital propio y de obligacionista.

• Rentabilidad del capital invertido.

• Adecuación del régimen de depreciación.

• Equilibrio económico general.

• Grado de discreción del reparto de dividendos.

Objetivos específicos.

• Constatación del rendimiento económico obtenido por la empresa, en comparación con el capital liquido de la misma.

• Verificar si la empresa cuenta con el financiamiento apropiado para lograr mantenerse dentro de sus actividades y poder cumplir con las obligaciones contraídas y por contraer.

Estados financieros

Los estados financieros son los documentos o informes que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y económica en un periodo determinado, deben llevar las firmas de los responsables de su elaboración y revisión.

Los estados financieros son de uso general tanto para la administración como para usuarios en general y se emplean para evaluar la capacidad de la empresa en la generación de activo, para conocer y estudiar su estructura financiera que incluye la liquidez y solvencia para evaluar la contabilidad de la misma.

Son cuadros sinópticos extractados de los registros de contabilidad que muestran razonablemente la situación económico-financiera de la empresa, en términos monetarios para una fecha precisa y/ó su evolución durante dos fechas. No obstante la exactitud aparente de las cifras contenidas en los estados financieros, solo deben admitirse como muestra del esfuerzo en pro de reflejar la situación y resultados económicos-financieros de la empresa lo más aproximadamente posible a la realidad.

Aplicaciones de los Estados Financieros:

Los estados financieros se preparan con el fin de presentar una revisión periódica ó informe acerca del progreso de la administración y tratar sobre la situación de las inversiones en el negocio y los resultados obtenidos durante el periodo que se estudia. Refleja una combinación de Hechos Registrados, tales como: compras, ventas, pagos, cobros, efectivo en caja, total de cuentas por cobrar, etc. Una aplicación de los Principios y Convencionalismos Contabilísticos en cuanto a procedimientos, evaluaciones, amortizaciones, agotamiento, etc., y Juicios Personales en lo referente a: cuentas incobrables, valuación de inventarios e intangibles, vida útil de los activos fijos, etc.

Análisis de los Estados Financieros:

El análisis de los estados financieros es de extrema importancia porque las cifras que ellos muestran son CIFRAS FRIAS, y es necesario analizarlas y profundizar en ellas para poder conocer las transacciones que las originaron y los métodos y procedimientos aplicados, y que el contador, administrador y el economista de la empresa puedan tomar las decisiones administrativas correctas.

Son importantes INTERNAMENTE para la toma de decisiones por parte de losa ejecutivos de la empresa y EXTERNAMENTE porque son de interés para los acreedores, los bancos, inversionistas reales y potenciales y otros, ya que da conocimiento y control de la situación económico-contable actual de la empresa, y permite la planificación de situaciones futuras.

El análisis e interpretación de los estados financieros puede detectar lo siguiente:

• Si la empresa está en crisis, o al borde de la quiebra.

• Si opera a un ritmo estacionario.

• Si puede desarrollarse aún más y en qué forma.

• Si es representativa de su tipo.

• Si ofrece suficiente solvencia y rentabilidad.

El análisis de los estados financieros se efectúa con dos finalidades, perfectamente bien determinadas:

• A) Para uso interno de la empresa, con fines gerenciales, para una mejor orientación de la gestión administrativa.

• B) Para uso externo, con el fin de informar a terceros, tales como: inversionistas, el gobierno, accionistas, bancos, bolsa de valores, cámara de comercio, trabajadores y público en general.

En ambos casos, hay una marcada diferencia, en cuanto a los elementos a considerar y a la manera de enfocarlos: en los informes para uso interno de la empresa se suelen mostrar una serie de datos vedados a l público en general.

Los estados financieros para uso externo pueden ser:

• 1) Para fines predeterminados, en cuyos casos han de prepararse para que llenen especiales objetivos, sin que por ello quiera decirse que se han de amañar tales estados, si no que han de elaborarse para llenar ciertas necesidades, tal es el caso de los balances para el impuesto sobre la renta, o para las bolsas de valores; los cuales los exigen confeccionados en determinadas formas y con características especiales.

• 2) Para fines generales y para todo público, en cuyo casos se han de elaborar de manera concisa y bastará con expresarlo en miles de bolívares. En verdad, los valores mostrados en los estados financieros no pueden determinarse con absoluta precisión, por lo cual, presentarlos llevándolos hasta el céntimo resulta engañoso.

Limitaciones del análisis de los estados financieros:

Aún cuando los estados financieros muestran la apariencia de la exactitud numérica, adolecen de las siguientes limitaciones:

• a) Su validez es transitoria y relativa, debido al hecho ya mencionado de que los resultados que muestran no son definitivamente exactos; puesto que tal exactitud solo se conoce al momento de fundarse o liquidarse, la empresa en determinadas condiciones. Además, ya mencionamos el hecho de que incluyen apreciaciones personales: son muchas las situaciones, en las cuales el contador tiene varias alternativas procedimentales a elegir, una de las cuales conducirá a resultados completamente distintos y perfectamente aceptables. Esto hace indispensable que los juicios y opiniones personales se apliquen con rectitud y absoluta probidad. Las cuales, hay que admitirlo, vendrán en proporción al grado de integridad y competencia profesional de quien elabore los estados financieros y a medida de que en ellos acaten los principios de contabilidad generalmente aceptados.

• b) No se ajustan al valor real monetario, por no contemplar el poder adquisitivo de la moneda, ni los costos de reposición de los activos. De allí que, por ejemplo, un aumento notable en las ventas, puede deberse a un alza de los precios de venta; lo cual pudo haber sido inclusive causa de una disminución del número de unidades vendidas. En tales casos, las comparaciones darán resultados distorsionados.

• c) No pueden reflejar aquellos aspectos financieros de los negocios, que no sean factibles de ponderarse con la vara de medir del dinero; tales como: la reputación, prestigio y aceptación pública de la empresa, la eficiencia, idoneidad y lealtad de su personal; riesgos, contingencias, situaciones de ventaja, problemas tecnológicos, contratos pendientes, tendencias del mercado, garantías, experiencias en el ramo, etc.

Estas limitaciones pueden ser subsanada en parte, mediante las "notas al pie" de los "estados financieras"; las cuales serán reveladoras de todos aquellos factores y circunstancias, que el contador crea necesarias para una mejor apreciación del contenido de dichos estados, de acuerdo a los principios contabilísticos aceptados.

PARTES INTERESADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los intereses de las personas en conocer a una organización son diferentes; según su posición con relación a la empresa, por lo que será necesario considerarlos, a la hora de preparar cualquier informe sobre análisis de estado financiero.

La información presentada en los estados financieros interesa a:

• La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado.

• Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes.

• Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de cumplimiento de sus obligaciones.

• El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente liquidado.

Clasificación de los estados financieros

• Estados Financieros de propósito general

• Estados Financieros de propósito especial

ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL

Son aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el bien común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su condición, claridad neutralidad y fácil consulta. Son estados de propósito general: los Estados Financieros Básicos y los Estados Financieros Consolidados.

Estados Financieros Básicos

·    Balance General: En este estado deben relacionarse los activos pasivos y el patrimonio, con el propósito que al ser reconocidos se pueda determinar razonablemente la situación financiera del ente económico a una fecha dada.

Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares.

El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a 31 de diciembre, firmado por los responsables:

• Contador

• Revisor fiscal

• Gerente

Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.

ACTIVO CORRIENTE    

Se debe conciderar activo corriente a:

• ? ?       Efectivo disponible para operaciones regulares y conceptos que son equivalentes a efectivo.

• ? ?       Inventario de mercaderíaas, materias primas, productos en proceso y terminados, suministros de operación y material de mantenimiento y relaciones ordinarias.

• ? ?       Cuentas y documentos por cobrar a clientes, otras cuentas y documentos por cobrar (corto plazo)

• ? ?       Valores negociables.

• ? ?       Gastos pagados por anticipado.

ACTIVO NO CORRIENTE    

• ? ?       Efectivo restringido en cuanto a su disponibilidad o uso para operaciones distintas de las normales y que está asignado para el desembolso en la adquisición o construcción de activo no circulante, o ha sido segregado para la liquidación de deudas a largo plazo.

• ? ?       Inversiones en valores o anticipos

• ? ?       Cuentas por cobrar derivadas de transacciones no usuales (máximo un año)

• ? ?       El valor de rescate en efectivo de las pólizas de seguros de vida

• ? ?       Terrenos y otros recursos naturales

• ? ?       Activos depreciables.

PASIVO CORRIENTE

El término pasivo corriente (o circulante) se usa principalmente para designar las obligaciones cuya liquidación razonablemente se espera que exija el uso de los recursos existentes propiamente clasificables como activo corriente o la creación de otro pasivo corriente.   Su estructura se presenta a continuación:

·    Estado de Resultados: La sumatoria de los ingresos, costos, gastos y la corrección monetaria, debidamente asociados nos debe arrojar los resultados del ejercicio.

Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.

El estado de resultados esta compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.

·    Estado de Cambio en el Patrimonio Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa.

También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios), determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.

·    Estado de Cambios en la Situación Financiera (Estado de Origen y Aplicación de Fondos)

Es un informe financiero que muestra en forma analítica los cambios netos en la situación financiera de una organización, ocurridos entre dos fechas.

Importancia:

• Indica el origen de los fondos utilizados por la empresa.

• Indica en que se utilizaron dichos fondos.

• Indica la adquisición o ventas de activos fijos por parte de la empresa.

• Indica la adquisición o pagos de pasivos a largo plazo.

• Determina en forma detallada las variaciones del superávit.

• Permite la toma acertada de decisiones en base a los puntos anteriores.

Esta es la estructura para sociedades anónimas:

·    Estado de Flujos de Efectivo.

El estado de flujos de efectivo es un complemento del "estado de origen aplicación de fondos", que muestra el moviendo de dinero efectivo, o sea: los ingresos y los egresos de caja, durante un período; por lo cual suministra una buena base para predecir las eventuales faltas de numerario y sus posibles fuentes y causas.

La importancia de este estado financiero es innegable, debido a que una de las causa más comunes generadoras de graves inconvenientes, por insuficiencia de liquidez, tienen su origen en el desconocimiento de los requerimientos financieros, por falta de la previsión de pagos y cobros, con la necesaria previsión y antelación.

El procedimiento para elaborar el estado de flujo de efectivo, consiste en presentar los ingresos bruto en efectivo y los pagos brutos en efectivo, conjuntamente con el movimiento de efectivo neto proveniente de las actividades operacionales.

Estados Financieros Consolidados

Son todos aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa.

ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL

Son aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones. Son Estados de Propósito Especial:

·    El Balance Inicial: Al comenzar sus actividades, todo ente económico debe elaborar un Balance General que permita conocer de manera clara y completa la situación inicial de su patrimonio.

·    Los Estados Financieros de Períodos Intermedios: Son aquellos Estados Financieros Básicos que se preparan durante el transcurso de un período para satisfacer necesidades de los administradores, de las autoridades que ejercen inspección vigilancia o control.

·    Los Estados de Costos: Son aquellos que se preparan para conocer en detalle las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar servicios de los cuales un ente económico ha derivado sus ingresos.

·    El Estado de Inventario: Es aquel que debe elaborarse mediante la comprobación en detalle de las existencias de cada una de las partidas que existen en el Balance General. 

·    Los Estados Extraordinarios: Son los que se preparan durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o a la situación por lo cuál fue preparado.

·    Los Estados de Liquidación: Son aquellos que debe presentar un ente económico que ha cesado sus operaciones, para informar el grado de avance del proceso de realización de sus activos y cancelación de sus pasivos.

·    Los Estados Financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el detalle determinado por ellas

·    Los Estados Financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Estados financieros auditados

Los Estados Financieros Auditados presentan un examen de los Balances Generales y los estados de resultados, de variaciones en el capital contable y de cambios en la situación financiera, realizado por auditores externos y presentando su opinión sobre los mismos.

Para una mayor garantía, los "estados financieros" han de ser auditados por un contador público imparcial; quien realizará los registros y comprobantes de las transacciones habidas y constatará si fueron observados los principios y convenciones contabilísticos admitidos, haciendo las advertencias y salvedades pertinentes. Sus relaciones con otras empresas, del mismo ramo, o similares, permiten al contador independiente una mayor amplitud de apreciaciones y una imparcialidad más serena, que le ayudará a arribar a conclusiones más próximas a la realidad.

Método de análisis de estados financieros y su interpretación.

Por medio de estos métodos podemos entender el orden que se sigue para separar y conocer los elementos descriptivos y numéricos que integran el contenido de los estados financieros.

Los métodos y técnicas de Análisis tienden a simplificar y reducir los datos por revisar a términos de más fácil comprensión y ponderar el significado de los cambios de los mismos en el transcurso del tiempo.

Una clasificación de los tipos de análisis se presenta a continuación:

Son muchos los métodos de análisis, aunque ninguno de ellos puede manejarse con autonomía e independencia, sino que todos ellos colaboran entre sí, para el logro de la correcta interpretación de los estados financieros y las correspondiente confirmaciones de las conclusiones a que se llegaren. De allí que es de advertir que un solo método nunca será suficiente para efectuar un verdadero análisis de una empresa: el analista escogerá los medios más apropiados en cada caso, para efectuar dicho análisis, de acuerdo a los objetivos perseguidos y la situación particular que estudian. Entre los más usuales métodos de análisis están los siguientes:

Métodos Verticales:

Es un análisis que se hace EN UN SOLO ESTADO FINANCIERO y consiste en determinar qué porcentaje es cada cuenta de un subgrupo o un total de cuentas, o qué porcentaje es cada subgrupo del total. El análisis vertical es estático, porque no toma en cuenta el factor tiempo, ya que consiste en comparar cifras de un mismo estado financiero.

Algunas empresas utilizan formularios ya preestablecidos para realizar el análisis vertical, formulario en el cual habrá tres columnas de porcentajes , una para mostrar que porcentaje es cada cuenta de su respectivo subgrupo, otra para mostrar que porcentaje es cada cuenta respecto del total (total de activos, pasivos, capital, ventas netas, etc.). y otra para mostrar que porcentaje es cada subgrupo del total.

El análisis vertical es importante porque nos permite conocer la composición interna de los estados financieros básicos, lo cual nos dará una idea de la distribución interna de las cuentas, indicando si hay exceso o falta de efectivo, si tenemos demasiado inventario, si nuestras cuentas y efectos por cobrar son excesivos o insuficientes respecto al inventario, etc.

Respecto al análisis vertical del estado de ganancias y perdidas usualmente se toma como base (100%) a las VENTAS NETAS y se comparan las cuentas y grupos de cuentas contra las ventas netas, para saber que porcentaje son de estas.

Método Horizontal.

Es un análisis que se hace conjuntamente a dos estados financieros consecutivos para determinar la VARIACIÓN ABSOLUTA Y PORCENTUAL que ha sufrido cada cuenta de un periodo contable a otro; se puede hacer también conjuntamente a tres o mas estados financieros consecutivos pero en este caso lo que se determinaría será la tendencia seguida por cada cuenta.

El análisis horizontal toma en cuenta el factor tiempo porque analiza varios estados financieros y se dice que es DINÁMICO. Siempre se toma como 100% el cambio absoluto (Vr) que muestra la cuenta en el año base siendo casi siempre el año base del año inmediatamente anterior cuando se busca la variación.

Existen dos formas de obtener la variación:

Índices ó razones financieras

  Los estados financieros reportan la posición de una empresa en el tiempo, pero su valor real es que puede usarse para predecir las utilidades y dividendos futuros, y como un punto de partida para la planeación de operaciones. El análisis de las razones financieras (primer paso de un análisis financiero) han sido diseñadas para mostrar las relaciones entre estados financieros.

• 1) Índices ó razones de Liquidez ó Solvencia a Corto Plazo. Muestran la capacidad de pago a corto plazo de la empresa.

• a. Razón de Capital (RC). Se obtiene dividiendo el total de activos corrientes (excluyendo los gastos prepagados y suministros de artículos de oficina y aseo) entre pasivos corrientes y muestra la capacidad de pago de la empresa en el corto plazo, o sea, la capacidad que tenemos de pagar el pasivo que se vence en un año ó menos

• b. Prueba de Ácido (PA). Se diferencia del anterior porque aquí no se toman en cuenta los inventarios al momento de sumar los activos corrientes realizables, ya que los inventarios no son de realización inmediata, o sea, que su venta se puede dificultar y después habrá que esperar a cobrar la respectiva cuenta.

2.) Índices de Financiamiento, Endeudamiento ó Solvencia a Largo Plazo. Muestran la capacidad de pago a largo plazo que tiene la empresa, su capacidad de cubrir su financiamiento ó endeudamiento, o sea que éstos índices miden la capacidad que tiene la empresa para cubrir su pasivo a largo plazo.