Administración del capital de trabajo (página 2)

Rentabilidad y riesgo

Detrás de la administración adecuada del capital de trabajo subyacen dos aspectos fundamentales relacionados con la toma de decisiones en las empresas, referentes a la determinación de:

• El nivel óptimo de inversión en activo circulante.

• La mezcla adecuada de financiamiento a corto y largo plazos utilizada para esta inversión en activo circulante.

Al mismo tiempo, estas decisiones se ven influidas por el equilibrio que debe existir entre la rentabilidad y el riesgo. Si se reduce el nivel de inversión en activo fijo, sin perder la capacidad de apoyar las ventas, se incrementará el rendimiento del activo total de las empresas. En la medida en que el costo explicito del financiamiento a corto plazo es menor que el del financiamiento a mediano y largo plazos, es mayor la proporción entre la deuda a corto plazo y la deuda total, y mas alta la rentabilidad de las compañías.

Aunque a veces las tasas de interés a corto plazo rebasan las de largo plazo, por lo general es el caso contrario. Incluso cuando las tasas de interés a largo plazo son más altas, se esperaría pagar intereses mas elevados con la deuda a largo plazo que los que se deberían cubrir con los empréstitos a corto plazo, los cuales todo el tiempo se renuevan (refinancian) al vencimiento. Además, es posible que la contratación de deuda a corto plazo, al contrario de la deuda a largo plazo, genere mayores utilidades porque se pagara en periodos cuando no es necesario.

Estas premisas de rentabilidad sugieren mantener un nivel bajo de activo circulante y una elevada proporción de pasivo circulante y pasivo total. Esta estrategia se traducirá en un capital de trabajo neto bajo, o evidentemente negativa No obstante, compensar la rentabilidad de esta estrategia es el riesgo mayor de las empresas. En este sentido, este último implica el peligro de no tener suficiente activo circulante para:

• Cumplir con sus obligaciones.

• Mantener los niveles adecuados de ventas (por ejemplo, agotar el inventario).

Políticas del capital de trabajo

El capital de trabajo se refiere a os activos circulantes, es la inversión que una empresa hace en activos a corto plazo (efectivo, valores negociables, inventarios y cuentas por cobrar).

El capital de trabajo neto son los activos circulantes menos los pasivos circulantes.

La razón circulante se calcula dividiendo los activos circulantes entre los pasivos circulantes y mide la liquidez de una empresa.

La razón rápida o prueba del ácido, mide la liquidez y se obtiene restando los inventarios (menos líquidos) de los activos circulantes y dividiendo entre los activos circulantes.

El más amplio panorama de liquidez lo muestra el presupuesto de efectivo, ya que pronostica los flujos de entrada y salida de efectivo, centrándose en la capacidad de la empresa de satisfacer sus flujos de salida.

La política de capital de trabajo hace referencia a 1) los niveles  fijados como meta para cada categoría de activos circulantes y 2) la forma en que se financiaran los activos circulantes.

La administración del capital de trabajo es la administración de los activos y pasivos circulantes dentro de ciertos lineamientos.

Hay tres tipos de activos circulantes:

1) Vencimientos circulantes de la deuda a largo plazo

2) financiamiento asociado con un programa de construcción, que será financiado con los fondos que se obtengan de una emisión de valores a largo plazo.

3) el uso de deudas a corto plazo para financiar los activos.

Requerimientos para el financiamiento externo del capital de trabajo 

Las fluctuaciones en los requerimientos de capital de trabajo y por tanto de las necesidades de financiamiento, ocurren durante los ciclos de los negocios, las necesidades de capital de trabajo disminuyen durante las recesiones y aumentan en las épocas de auge.

Ciclo de conversión del efectivo 

El plazo del tiempo que corre desde que se hace el pago por la compra de materia prima hasta la cobranza de las cuentas por cobrar generadas por la venta del producto final. En este modelo se utiliza:

El periodo de conversión del inventario, que es el plazo promedio de tiempo que se requerirá para convertir los materiales en productos terminados y después venderlos. Se calcula dividiendo el inventario entre las ventas diarias.

Periodo de conversión de inventario = inventario

Ventas por día

El periodo de cobranza de las cuentas por cobrar, es el plazo promedio de tiempo que se requiere para convertir en efectivo las cuentas por cobrar, es decir cobrar el efectivo resultado de las ventas, también se conoce como días de venta pendientes de cobro (DSO) y se calcula dividiendo las cuentas por cobrar entre el promedio de ventas a crédito por día.

El periodo de cobranza de las cuentas por cobrar = DSO =  cuentas por cobrar ventas / 360

El periodo de diferimiento de las cuentas por cobrar,  es el plazo promedio de tiempo que trascurre entre la compra de los materiales y la mano de obra y el pago en efectivo de los mismos.

El periodo de diferimiento de las cuentas por pagar  =  Cuentas por pagar / compras a crédito por día =   Cuentas por pagar / (costo de ventas / 360)

Ciclo de conversión de efectivo, permite obtener una cifra neta de los tres periodos que se acabando definir, es igual al plazo de tiempo que transcurre entre los gastos reales de efectivo de la empresa erogados para pagar los recursos productivos (materiales y mano de obra) y las entradas de efectivo provenientes de la venta de productos ( plazo entre el pago de mano de obra y materiales y la cobranza de las cuentas por cobrar), el ciclo de conversión es igual al plazo promedio de tiempo durante el cual un dólar queda invertido en activos circulantes.

Periodo de conversión del inventario  +  periodo de cobranza de las cuentas por cobrar  -  periodo de diferimiento de las cuentas por pagar  =  ciclo de conversión de efectivo

El ciclo de conversión de efectivo puede ser acortado, 1)reduciendo el periodo de conversión del inventario con ventas más rápidas y eficiencia de productos, 2) reduciendo el periodo de cobranza 3) extendiendo el periodo de diferimiento de las cuentas por cobrar a través del retardamiento de sus propios pagos.

El periodo de cobranza y el periodo de diferimiento de las cuentas por pagar afectan al ciclo e influyen en las necesidades de activos circulantes de la empresa y del financiamiento de dichos activos.

Inversión del capital de trabajo y políticas financieras

Se refiere a dos aspectos básicos, 1) cuál es el nivel apropiado de los activos circulantes, en forma total y en cuentas específicas y 2) la forma en que deberían financiarse los activos circulantes

Las políticas alternativas de inversión en activos circulantes son:

Política relajada de inversión en activos circulantes, esta política mantiene una cantidad relativamente grande de efectivo, valores negociables e inventarios y a través de la cual las ventas se estimulan por medio de una política liberal de crédito, dando como resultado un alto nivel de cuentas por cobrar.

Política restringida de inversión en activos circulantes, el mantenimiento de efectivo, de valores negociables, de inventarios y cuentas por cobrar se ve minimizado.

Política moderada de inversión en activos circulantes,  esta se encuentra entre la política relajada y la política restringida.

La incertidumbre influye en las decisiones anteriores. Activos circulantes permanentes, son aquellos que se encuentran disponibles en la parte final de los ciclos de la empresa

Activos circulantes temporales, son aquellos que fluctúan con las variaciones estacionales o cíclicas que se dan dentro de la industria de una empresa.

Enfoque de auto liquidación o de coordinación de vencimientos es la política de financiamiento que coordina los vencimientos de los activos y los pasivos, esta es moderada.

Dos factores se encargan de evitar la exacta coordinación de vencimientos: 1) existe incertidumbre acerca de la vida de los activos, 2) se deben utilizar algunos recursos de capital contable común y dichos recursos no tienen fecha de vencimiento.

La deuda a corto plazo es más económica que la deuda a largo plazo y algunas empresas están dispuestas a sacrificar seguridad para obtener utilidades más altas.

La política agresiva utiliza mayor uso de deuda a corto plazo, el uso de créditos a corto plazo es más riesgoso debido a: 1) si la empresa pide préstamo a largo plazo sus costos por intereses serán relativamente estables a través del tiempo y si es a corto plazo sus gastos de intereses fluctuarán ampliamente, llegando a ser más altos, 2) si una empresa solicita préstamos a corto plazo, puede ser incapaz de rembolsar su deuda.

Un crédito a corto plazo es más fácil y rápido de conseguir, las deudas a largo plazo se evitan por: 1) los costos de flotación son generalmente altos cuando se usan deudas a largo plazo, 2) el costo por pago por anticipado, 3) siempre existen restricciones a la organización.

Las tasas de interés de las deudas a corto plazo son menores.

El capital de trabajo se refiere a los activos circulantes y el capital neto de trabajo se define como los activos circulantes menos los pasivos.

Administración de valores negociables

Una de las mayores decisiones que debe tomar la empresa es la composición exacta de valores negociables que debe mantenerse, ya que es difícil de tomar porque en cierra una alternativa de oportunidad de ganar intereses sobre fondos inactivos y la compra y venta de estos

Los valores negociables son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los activos corrientes de la empresa.

La empresa puede tener diferentes impulsos para invertir u obtener valores negociables entre los cuales el más importante es el de mantener liquidez en cualquier momento. Esta motivación también se basa en la premisa de que una empresa debe tratar de obtener rendimientos sobre fondos temporalmente inactivos.

Las características básicas de los valores negociables tienen que ver con el grado de su posible comercialización.

Para que un valor sea verdaderamente negociable debe tener dos características básicas, un mercado fácil con amplitud y capacidad para reducir al mínimo la cantidad de tiempo necesaria para convertirlo en efectivo y la probabilidad de pérdida en su valor, ya que si el precio de mercado que se recibe al liquidar un valor se desvía significativamente del monto invertido este no será atractivo para la empresa.

El tipo de valores negociables que compra una empresa depende en gran medida del motivo de la compra y se basan en motivos de seguridad, de transacciones y la especulación.

Recursos.- La empresa busca con la adquisición de valores negociables, una fuente de liquidez inmediata

Seguridad.- Los valores negociables que se mantienen por motivo de seguridad se utilizan para atender la cuenta de caja de la empresa.

Estos valores deben ser muy líquidos, ya que se compran con fondos que son necesarios más tarde, aunque se desconozca la fecha exacta. En consecuencia protegen la empresa contra la posibilidad de no poder satisfacer demandas inesperadas de caja.

Transacciones.- Estos valores negociables se mantienen con propósitos transaccionales, o sea que se espera con ellos efectuar algún pago futuro, teniendo en cuenta su convertibilidad en efectivo rápidamente. Muchas empresas que deben hacer ciertos pagos e un futuro cercano ya tienen fondos en caja para efectuarlos.

Para obtener algún rendimiento sobre estos fondos, los invierte en un valor negociable con una fecha de vencimiento que coincida con la fecha estipulada del pago. Como se conoce la fecha exacta de los pagos, la empresa puede invertir sus fondos en un instrumento que genere intereses hasta la fecha de pago.

Especulación.- Los valores negociables que se retienen porque la empresa en ocasiones no tiene una utilización para ciertas obligaciones, se dice que se mantienen por razones especulativas.

Aunque tales situaciones no son muy comunes, ocasionalmente algunas empresas obtienen excedentes de caja, es decir caja que no esta destinada para ningún gasto en particular. Hasta que la empresa encuentra una utilización adecuada para este dinero, como, la inversión en nuevos activos, pago de dividendo o readquisición de acciones, lo invierte con ciertos tipos más especulativos de valores negociables.

La alternativa entre rendimientos por intereses y costos de corretaje es un factor básico para determinar la proporción exacta de los activos líquidos de la empresa

Emisiones del gobierno

Los principales valores negociables emitidos por el gobierno son certificados de tesorería, bonos de crédito tributario y los bonos de tesorería.

Certificados de tesorería los certificados de tesorería son probablemente el valor negociable más popular; son rendimientos son relativamente bajos debido a su característica de tener un riesgo muy bajo.

Estas son obligaciones se venden por postura competitiva y se adjudican al mejor postor; como se expiden al portador, tienen un mercado muy activo para su comercialización. Estos casi siempre se venden con descuentos sobre el valor nominal, el cual se recibe a su vencimiento.

Bonos de crédito tributario.- Estos son emisiones que realizan los gobiernos para cubrir los egresos corrientes de la balanza de pagos. Su atractivo se encuentra en que estos son aceptados por los gobiernos como pago parcial o total de los impuestos del año gravable por su valor nominal.

Bonos de tesorería.- Los bonos de tesorería tienen vencimientos iniciales de uno a siete años, pero debido a la existencia de un mercado secundario activo constituyen inversiones muy atractivas, ya que una empresa recibe su vencimiento a menos de un año.

Emisiones privadas

Estos son emitidos por empresas o por los bancos, normalmente estas emisiones tienen rendimientos más altos que las emisiones hechas por el gobierno debido al riesgo que representa invertir en ellos. Los principales valores negociables privados son documentos negociables, certificados de depósitos negociables, cartas de crédito y convenios de readquisición.

Documentos negociables

El documento negociable es un pagaré a corto plazo, sin garantía emitida por una corporación de alta reputación crediticia. El rendimiento sobre este tipo de valores es más alto que el de cualquier otro tipo de valores.

Certificados de depósitos negociables

Son instrumentos que evidencian el depósito de una cantidad determinada de dinero por parte de una empresa en un banco comercial. Los montos y vencimientos normalmente se adaptan a las necesidades del inversionista.

Cartas de crédito.- las cartas de crédito provienen de transacciones comerciales internacionales. Un importador, para financiar una compra en el exterior, gira contra su banco por un anticipo en efectivo. Cuando el banco lo acepta, el anticipo en efectivo origina un compromiso de cancelar al banco los fondos prestados, con intereses, en un momento determinado.

El banco presta el dinero para pagar al exportador en el exterior el valor de las mercancías compradas por el importador. Si el banco que expide el documento no desea retener la aceptación hasta su vencimiento, puede revenderla con descuento a un tercero que a su vez pueda retenerla hasta el vencimiento o revenderla nuevamente.

Convenios de readquisición.- un convenio de readquisición no es un valor específico, más bien es un convenio por medio del cual un banco o un comisionista de valores venden valores negociables específicos a una empresa y se compromete a readquirirlos a un precio determinado en una fecha específica. A cambio de la fecha de vencimiento adaptada a la necesidad que ofrece este convenio, el banco o comisionista de valores ofrece al comprador.

Al analizar cada uno de estos valores, la empresa debe crear un portafolio que le asegure la liquidez que necesite en un momento determinado, como se vio cada una de esta clase de emisiones tiene sus características propias e innatas de riesgo y rendimiento, las emisiones que realiza el gobierno son las menos riesgosas y por ende sus rendimientos son más bajos, lo contrario sucede con las de tipo privado.

Administración de las cuentas por cobrar

Las ventas a crédito crean cuentas por cobrar. Hay dos tipos de crédito:

• El Crédito Comercial.- Entre las empresas, ocurre cuando una empresa le compra bienes o servicios a otra sin un pago simultáneo. Dichas ventas crean una cuenta por cobrar para el proveedor (vendedor) y una cuenta por pagar para la empresa compradora.

• El Crédito Al Consumidor.- O crédito al detalle, se crea cuando una empresa le vende bienes o servicios a un consumidor sin un pago simultáneo.

La mayoría de las transacciones de negocios utilizan el crédito comercial. A nivel de ventas al detalle, los mecanismos de pago incluyen efectivo, cheques, créditos extendidos por el detallista y créditos extendidos por un tercero (como MasterCard, Visa o American Express).

El empleo del crédito comercial y del crédito para el consumidor es tan común que tendemos a darlo por sentado. Si usted pregunta por que las empresas otorgan crédito, los gerentes a menudo responden que lo deben hacer porque los competidores lo hacen. Aunque esto es cierto, esta respuesta es simplista y no aborda las razones fundamentales para el empleo tan extenso del crédito.

¿Por que es tan común el crédito?

El crédito comercial efectivamente es un préstamo de una empresa a otra. Pero es un préstamo que esta vinculado a una compra, como las ofertas de "financiamiento especial". El producto y el préstamo (crédito) están agrupados.

¿Por que ocurre esta agrupación?

Una respuesta es que la agrupación controla los costos financieros de contratación que se crean debido a las imperfecciones del mercado. Al utilizar el crédito comercial, ambos lados de la transacción deben ser capaces de reducir el costo o el riesgo de hacer negocios. A continuación, algunas consideraciones específicas del mercado.

• 1. Intermediación financiera.- Por lo general, la tasa de interés de un préstamo de crédito comercial beneficia a ambos socios. Es más baja que las tasas alternativas de los préstamos al cliente, pero es más alta que las tasas de inversión a corto plazo disponibles para el proveedor. Una transacción exitosa hace que el proveedor sea un "banco" conveniente y económico para el cliente y hace que el cliente sea una inversión confiable a corto plazo para el proveedor.

• 2. Garantía. Los proveedores saben como manejar los bienes como una garantía mejor que otros prestadores, tales como los bancos.

Cuando la garantía se recupera después de un incumplimiento en el pago, la garantía es más valiosa en manos de un proveedor, quien tiene experiencia en la producción, el mantenimiento y la venta de esa garantía.

• 3. Costos de la información.- Un proveedor quizás ya posea la información necesaria para evaluar 1a posición de crédito del cliente. Una empresa acumula información importante acerca de sus clientes durante sus relaciones de negocios normales. Esta misma información puede ser una base suficiente sobre la cual tomar decisiones acerca de otorgar un crédito. Si un banco quiere hacerle un préstamo a ese mismo cliente, la decisión de otorgarle el crédito implica ciertos costos, los cuales le dan a un proveedor una ventaja de costos en comparación con un banco.

• 4. Información sobre la calidad del producto.- Por lo común, un proveedor tiene mejor información que un cliente acerca de la calidad de sus productos. Si un proveedor esta dispuesto a concederles un crédito a los clientes que compran sus productos, esta es una señal positiva acerca de la calidad del producto. El crédito puede proporcionar una garantía exigible económica de la calidad del producto. Si el producto es de una calidad aceptable, el cliente paga el crédito oportunamente. Si el producto es de mala calidad, el cliente lo devuelve y se rehúsa a pagar. Por supuesto, un proveedor puede ofrecer una garantía de la calidad del producto, pero esto puede ser costoso y llevarse mucho tiempo para que el cliente la exija, si ya ha hecho el pago. (En el caso de un proveedor de buena reputación que respeta todas las garantías, la extensión del crédito contribuye muy poco como serial de la calidad del producto.)

• 5. Robo de los empleados.- Las compañías tratan de protegerse de los robos de los empleados de diferentes maneras. Una de ellas es separar a los empleados que autorizan las transacciones, los que físicamente manejan los productos, y los que manejan los pagos. Esta segregación de las obligaciones hace que a los empleados deshonestos les resulte más difícil robar mercancía o dinero sin ser sorprendidos. El crédito comercial ayuda a separar las diversas funciones.

• 6. Pasos en el proceso de distribución.- Si un proveedor le vende a un cliente, pero los bienes deben pasa por las manos de transportistas (por ferrocarril, camión, barco o avión), entonces simplemente no resulta práctico intercambiar pagos en cada paso del proceso de distribución. Al otorgar un crédito a comprador final, el mecanismo de los pagos prescinde de todos los agentes en el proceso de distribución, requiriendo solo un pago del comprador final al vendedor original.

• 7. Conveniencia, seguridad v psicología del comprador.- En ocasiones resulta inconveniente pagar en el momento de hacer la compra. El hecho de llevar una gran cantidad de efectivo aumenta la posibilidad de robo, así como la posibilidad de perder o extraviar el dinero. La conveniencia y la seguridad son importantes tanto para los negocios como para los clientes detallistas, pero la psicología también es importante, especialmente a nivel de ventas al detalle. La mayoría de los detallistas saben que probablemente sus clientes comprarían menos si tuvieran que pagar en efectivo o con un cheque en vez de utilizar el crédito. El "dinero de plástico" no parece ser dinero verdadero. El crédito puede ser una parte importante del área de marketing.

Políticas de crédito

LA DECISIÓN BÁSICA DE OTORGAR CRÉDITO

El análisis básico para las decisiones de otorgar crédito es el mismo que para otras decisiones financieras. El crédito se debe otorgar siempre que la concesión del crédito es una decisión positiva respecto al VPN (valor presente neto).

VPN = VP de los flujos de entrada de efectivo futuros – desembolso

Para una decisión sencilla de otorgar un crédito, el VPN es

En el momento cero, invertimos C en una venta a crédito. La inversión podría ser el costo de los bienes vendidos y de las comisiones de venta. La cantidad de la venta es R, la probabilidad del pago es p y el pago esperado es pR. La probabilidad de pago del cliente se estima subjetivamente, o bien con la ayuda de modelos estadísticos. El pago se espera en el momento t. El rendimiento requerido es r. Si el VPN es negativo, entonces no se debe otorgar el crédito, ya que por supuesto buscamos; que este sea positiva.

También podemos calcular una probabilidad de pago de indiferencia (VPN cero), p*. Si un cliente de crédito tiene una probabilidad de pago que excede p*, entonces la concesión de crédito tiene un VPN positivo. Esta probabilidad de pago de indiferencia se encuentra determinando el VPN en la ecuación anterior, igual a cero y resolviendo para p:

Ejemplo

Boy Scouts of América (BSA) tiene un cliente que quiere comprar $1000 de bienes a crédito. BSA estima que el cliente tiene un 95% de probabilidades de pagar los $1000 en 3 meses y una probabilidad del 5% de un incumplimiento total (no pagar efectivo alguno). Supongamos una inversión del 80% de la cantidad, hecha en el momento de la venta y un rendimiento requerido del 20% del RPA. ¿Cual es el VPN del otorgamiento del crédito y cual es la probabilidad de pago de indiferencia? Si utilizamos la ecuación:

Este resultado es compatible con el calculo del VPN, el estimado de BSA de un 95% de probabilidad de pago excede al valor de indiferencia del 83.7% e indica que BSA debe otorgar el crédito.

La regla del VPN es el mejor método para evaluar las decisiones de otorgar un crédito. Sino, los cálculos pueden ser bastante complicados. La inversión en la venta no se debe hacer el momento cero. Además, los pagos esperados pueden ocurrir en varios momentos en vez de en un punto en el tiempo.

Por ejemplo, con un pago que vence en 30 días, el cliente podría tener un 60% probabilidades de pagar en 30 días, un 30% de probabilidades de pagar en 60 días, un 5% de probabilidad de pagar en 90 días, y un 5% de probabilidades de no pagar nunca. Sin embargo, no importa lo complicada que sea la situación, se debe utilizar la regla del VPN.

Decisiones acerca de la política del crédito

Decisiones acerca de la política del crédito afectan los ingresos y los costos de una empresa. Por ejemplo consideremos una política de otorgar un crédito mas fácilmente. Una política de crédito más liberal debe incrementar el costo de los bienes vendidos, la utilidad bruta, los gastos de la deuda irrecuperable, el costo de llevar cuentas por cobrar adicionales y los costos administrativos. Sin embargo, más liberal podría incrementar o no la utilidad neta. La rentabilidad de una política depende de lo beneficios incrementales y de los costos incrementales. Estos son las utilidades brutas generadas por la política liberal, menos el incremento en los costos, tales como costos de deudas irrecuperables de llevar un incremento en las cuentas por cobrar y costos administrativos.

Dependiendo de la industria, la política de crédito puede variar, desde ser crucial, hasta ser irrelevante. Una tienda al detalle puede necesitar una política competitiva para sobrevivir, mientras que un servicio público de electricidad simplemente debe otorgar crédito de acuerdo con las regulaciones del gobierno. Las decisiones acerca de la política de crédito implican todos los aspectos de la administración de cuentas por cobrar. Incluyen:

• Elegir los términos del crédito

• Determinar los métodos de evaluación

• Supervisar las cuentas por cobrar y emprender acciones para un pago

• controlar y administrar las funciones de crédito de la empresa.

Términos del crédito

Los términos de crédito son el contrato entre el proveedor y el cliente de crédito, especificando como utilizara el crédito. Como vendedor, usted ahora esta" ofreciendo esos términos de crédito en vez de Para los términos de crédito 2/10, neto 30, usted esta ofreciendo un periodo de crédito total de 30 días a partir de la fecha de facturación, un periodo de descuento de 10 días y un 2% de descuento, si la cuenta se paga durante o antes de que expire el periodo de descuento.

La factura es un estado de cuenta por escrito correspondiente a los bienes que se pidió, incluyendo sus precios y las fechas de pago. En otras palabras, la factura es simplemente la cuenta de compras. La fecha de la factura por lo común es la fecha en la cual se envía la mercancía. Cuando una empresa esta utilizando una emisión de facturas, la factura que acompaña al envió es una cuenta separada que se debe pagar. Cuando las facturas son numerosas, una compañía puede utilizar facturación del estado de cuenta en vez de la emisión de facturas. Con la facturación del mes de cuenta, todas las ventas del periodo, por ejemplo de un mes, (por las cuales el cliente tan recibe facturas) se reúnen en un solo estado de cuenta y se le envían al cliente como una sola cuenta.

Aunque es posible cualquier conjunto de términos, tiende a haber unos cuantos conjuntos de términos que se utilizan en una industria en particular.

Estos términos de crédito reflejan las circunstancias específicas que rodean a la industria y a la empresa, así como las condiciones económicas generales.

Los términos del crédito también especifican la evidencia de la deuda. La mayoría de las ventas a crédito se hacen sobre la base de una cuenta abierta, lo que significa que los clientes simplemente compran lo que quieren. La factura que firman después de recibir el envío, sirve como evidencia de que recibieron la mercancía y han aceptado una obligación de pago. Los proveedores por lo común establecen un límite de crédito para cada cliente. Es la cantidad máxima total de facturas pendientes de pago que se le permite al cliente. Si las cuentas acumuladas llegan al límite del crédito, se niega un crédito adicional hasta que el cliente hace algún pago o logra que le aumenten el límite de crédito. Los límites de crédito también son una forma eficaz de limitar la cantidad que se puede perder debido a un incumplimiento.

En el caso de compras considerables o de clientes no regulares, es posible que se requiera que un cliente firme un pagare. Debido al tiempo, el gasto y el bajo riesgo de incumplimiento, los pagares no se utilizan para ventas rutinarias.

Estándares de crédito y evaluación de crédito

Los estándares de crédito son los criterios que se utilizan para otorgar un crédito. Dependen de las variables que determina el VPN de la venta; de la inversión en la venta, de la probabilidad de pago, del rendimiento requerido y del periodo de pago. Una mayor probabilidad de incumplimiento, la demora en los pagos y la necesidad de esfuerzos de cobranza costosos, todo esto reduce el VPN.

Fuentes de información de crédito

Existen varias fuentes valiosas, internas y externas, de información sobre la capacidad de crédito. Las principales fuentes internas son:

• 1. Una solicitud de crédito, incluyendo referencias.

• 2. La historia previa de pagos del solicitante, si antes se le ha otorgado un crédito.

• 3. La información de los representantes de ventas y de otros empleados.

Varias fuentes externas importantes son:

• 1. Los estados financieros de años recientes.- Estos estados financieros se pueden analizar para obtener ciertas perspectivas de las utilidades del cliente, de su apalancamiento y de su liquidez.

• 2. Los informes de las agendas de clasificación de crédito.- Estas agendas proporcionan evaluaciones de crédito para miles de empresas y estimados de su solidez general.

• 3. Los informes de la oficina de crédito.- Estos proporcionan una información real acerca de si las obligaciones financieras de una empresa están vencidas y sin pagar. La información de la oficina de crédito también proporciona datos acerca de cualesquier juicios legales contra la empresa.

• 4. Los archivos de crédito de asociaciones industriales.- Las asociaciones industriales en ocasiones mantienen archivos de crédito. Las asociaciones industriales y los competidores directos de las personas con frecuencia están dispuestos a compartir la información de crédito acerca de los clientes.

Dos enfoques básicos para evaluar una solicitud de crédito son el enfoque del criterio enfoque objetivo. El enfoque del criterio utiliza una variedad de información de crédito, así con un conocimiento y una experiencia específicos, para llegar a una decisión. El enfoque objetivo utiliza limitaciones numéricas o calificaciones a las que se debe llegar para el otorgamiento de crédito. En el enfoque de criterio se utilizan las "cinco C del crédito". La calificación del crédito un ejemplo de un enfoque objetivo.

Las cinco C del crédito

Las cinco C del crédito son cinco factores generales que los analistas de crédito a menudo consideran cuando toman una decisión de otorgar un crédito.

• 1. Carácter. El compromiso de cumplir con las obligaciones de crédito. El carácter se puede medir por medio de la historia previa de pagos de quien solicita el crédito.

• 2. Capacidad. Poder cumplir con las obligaciones de crédito con el ingreso actual. La capacidad se evalúa estudiando el ingreso o los flujos de efectivo en la declaración de ingresos o en la declaración de flujos de efectivo del solicitante.

• 3. Capital. La capacidad de cumplir con las obligaciones de crédito a partir de los activos existentes, si es necesario. El capital se evalúa estudiando el valor neto del solicitante.

• 4. Colateral (garantía). La garantía que se puede recuperar en caso de que no se haga el pago. El valor de la garantía depende del costo de la recuperación y del posible valor de reventa.

• 5. Condiciones. Las condiciones económicas generales o de la industria. Las condiciones externas al negocio del cliente afectan la decisión de otorgarle un crédito. Por ejemplo, las condiciones económicas que están mejorando o que se están deteriorando pueden cambiar las tasas de interno o los riesgos de otorgar un crédito. De la misma manera, las condiciones en una industria en particular pueden afectar la rentabilidad de otorgarle un crédito a una empresa en esa industria.

Modelos de calificación sobre la capacidad crediticia

La evaluación de la capacidad de una empresa para pagar sus deudas es un juicio complejo, ya que existen muchos factores que pueden afectar la reputación de crédito. Un instrumento que utilizan muchas empresas es la calificación de crédito.

La calificación sobre la capacidad crediticia combina varias variables financieras para crear una sola calificación, o índice, que mide la reputación de crédito. Una calificación basada en cuatro variables podría ser

S = wiXi + w2X2 + WiX3 + W4X4 = 2X, – 0.3X2 + O.IX3 + O.6X4

Donde X1 = capital de trabajo neto/ventas (expresadas como un porcentaje)

X2 = deuda/activos (%)

X3 – activos/ventas (%)

X4 = margen de utilidad neto (%)

Las w son los coeficientes (o medidas) que se multiplican por las X (características financieras) para crear la calificación del crédito total.

Los coeficientes positivos para X, X3 y X4 significan que un valor más alto da por resultado una calificación de crédito más alta. El coeficiente negativo para X2 significa que la razón más alta de deuda/activos reduce la calificación del crédito.

Cuales son las calificaciones sobre la capacidad crediticia de los dos clientes con las siguientes características:

La calificación sobre la capacidad crediticia para el cliente 1 es:

S = 2.0(15) – 0.3(40) + 0.1(105) + 0.6(12) = 30 – 12 + 10.5 + 7.2 = 35.7

La calificación sobre la capacidad crediticia para el cliente 2 es

S = 2.0(8) – 0.3(55) + 0.1(110) + 0.6(9) = 16 – 16.5 + 11 + 5.4 = 15.9

Si la empresa estima un VPN de cero para los clientes con una calificación de 25, al cliente 1 se le debe otorgar el crédito y al cliente 2 se le debe negar el crédito.

Los modelos de calificación sobre la capacidad crediticia se construyen utilizando complejos métodos estadísticos para analizar los records de pago de muchos clientes anteriores. Los modelos ofrecen varias ventajas.

• 1. Permiten que el acreedor rápidamente acepte a los clientes que demuestran ser buenos y real los clientes que demuestran ser malos. Después, el acreedor puede dedicar su costoso talento evaluación a analizar a los que no se conocen bien.

• 2. Permiten que los diferentes procesadores de préstamos apliquen estándares uniformes en todas las solicitudes de crédito. También hacen que resulte fácil cambiar los estándares. La compañía cambiar el límite, por ejemplo de 25 a 28. Luego, este cambio se aplicaría igualmente a todos los que solicitan un préstamo.

• 3. Son "objetivos" y pueden ayudar a la empresa a evitar el prejuicio o la discriminación.

Financiamiento mediante cuentas por cobrar

SUPERVISIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

La supervisión de las cuentas por cobrar es decisiva, debido al volumen de la inversión. Si la calidad sorprendentemente alta o baja, surgen varias preguntas pertinentes: ¿Los estándares de crédito de la empresa son demasiado altos, o demasiado bajos? ¿Un cambio en las condiciones económicas generales ha afectado la posición de crédito del cliente? ¿Hay algo fundamentalmente equivocado con el sistema de evaluación?

En cualquier caso, una advertencia fiable y oportuna acerca del deterioro de las cuentas por cobrar puede hacer posible que se emprenda una acción con el fin de impedir un empeoramiento. A la inversa, un indicio fiable y oportuno de un mejoramiento en la calidad de las cuentas por cobrar podría inspirar a la empresa a ser más agresiva en sus políticas de cuentas por cobrar.

Las técnicas ampliamente utilizadas para supervisar la calidad de las cuentas por cobrar incluyen los programas de antigüedad, la antigüedad promedio de las cuentas por cobrar, las fracciones de cobro y las fracciones en balance de cuentas por cobrar. Veamos cada una de estas por separado.

Programas de antigüedad

Un programa de antigüedad

Es una tabla que muestra las cantidades totales en dólares y los porcentajes del total de cuentas por cobrar que tienen cabida en varias clasificaciones de antigüedad. Proporciona una perspectiva de la calidad de las cuentas por cobrar pendientes de pago. Esos programas por lo común muestran aquellas cuentas por cobrar que tienen de 0 a 30 días de antigüedad, de 10 a 60 días de antigüedad, de 60 a 90 días de antigüedad y mas de 90 días de antigüedad.

Antigüedad promedio de las cuentas por cobrar

Además de un programa de antigüedad, los gerentes comúnmente calculan un promedio de antigüedad de las cuentas por cobrar, el promedio de antigüedad de todas las facturas pendientes de pago de la empresa. Hay dos maneras comunes para hacer el cálculo. La primera es calcular la antigüedad promedio ponderada de todas las facturas individuales pendientes de pago. Los pesos utilizados son los porcentajes que representan las facturas individuales de la cantidad total de cuentas por pagar.

Una forma simplificada para calcular la antigüedad promedio de las cuentas por cobrar es utilizar el programa de antigüedad. Aquí, se supone que todas las cuentas por cobrar que tienen de 0 a 10 días tienen 15 días de antigüedad (el punto medio de 0 y 30), que todas las facturas de 30 a 60 días tienen 45 días de antigüedad y que todas las facturas de 60 a 90 días tienen 75 días de antigüedad. Después se calcula la antigüedad promedio tomando un promedio ponderado de 15,30 y 45. Lo que se pondera son los porcentajes de cuentas por cobrar que son de 0 a 30, de 30 a 60 y de 60 a 90 días de antigüedad, respectivamente.

Fracciones de cobro y fracciones en balance de cuentas por cobrar

Otras dos medidas que se utilizan para supervisar la calidad de las cuentas por cobrar son las fracciones de cobro y las fracciones en balance de cuentas por cobrar. Las fracciones de cobro son los porcentajes de ventas cobrados durante varios meses. Por ejemplo, las fracciones de cobro muestran el porcentaje de las ventas de junio que se cobran en junio, así como el porcentaje cobrado en cada mes a partir de entonces (julio, agosto y septiembre). Cobradas las facturas de un mes, las fracciones cero suman el 100%. El patrón de las fracciones de cobro se compara con un patrón de cobro esperado o presupuestado, para ver si los cobros son mas rápidos o mas lentos de lo esperado.

Las fracciones en balance de cuentas por cobrar son los porcentajes de las ventas de un mes que consiguen sin cobrarse sin cobrarse (y que son parte de las cuentas por cobrar) al final del mes de la venta y al final de los meses siguientes. Por ejemplo, las fracciones en balance de cuentas por cobrar incluirían porcentaje de las ventas de junio que siguen pendientes de pago a finales de junio y en los meses de agosto y septiembre. El punto clave que debemos tener presente acerca de las fracciones de en balance de cuentas por cobrar (comparadas con los programas de antigüedad de los cobros y las cuentas por cobrar pendientes siempre se expresan como un porcentaje de cuentas originales.

Si las ventas aumentan o disminuyen después del mes dado, los cobros y las cuentas por cobrar e comparan con su mes de venta original, en vez de compararlos con las cifras de ventas posteriores.

Seguimiento de clientes con crédito morosos

Sus mejores clientes de crédito pagan sus cuentas puntualmente y es muy fácil tratar con algunos clientes de crédito. Resultaran ser casos perdidos y será difícil recuperar algo de ellos, sin importar lo mucho que usted lo intente. Otros clientes caen en un punto intermedio entre estos extremos y una forma exitosa de tratar con estos clientes de crédito marginales, puede ser una clave para las utilidades.

Los negocios siguen un número de pasos específicos en el proceso de la cobranza, dependiendo de cuanto hace que venció la cuenta, del volumen de la deuda y de otros factores. Un proceso cobranza típico puede incluir los siguientes pasos.

• 1. Cartas.- Cuando una cuenta venció hace pocos días, se puede enviar un recordatorio amistoso, si no se recibe el pago, se podrían enviar una o dos cartas mas, pero el tono de esas cartas se vuelve progresivamente mas severo y exigente.

• 2. Llamadas telefónicas.- Después del primer par de cartas, se llama por teléfono al cliente. Si el cliente esta teniendo problemas financieros, se podría llegar a un acuerdo. Un pago parcial es mejor que ningún pago.

• 3. Visitas personales.- El vendedor que hizo la venta puede visitar a un cliente para solicitar el pago posible utilizar a otros cobradores especiales, además del vendedor.

• 4. Agendas de cobranza.- La cuenta se puede entregar a una agencia de cobranza que se especialice; en el cobro de cuentas vencidas hace mucho tiempo. Las agendas de cobranza por lo común cobran tarifa, por ejemplo la mitad de cualquier cantidad que se recupere y sólo recobran una fracción de las cuentas que tratan de cobrar. Por consiguiente, la pérdida de una empresa puede ser una porción muy grande de las cuentas entregadas a la agencia.

• 5. Procedimientos legales.- Si la cuenta es lo bastante grande, se puede emprender una acción legal yobtener un juicio contra el deudor.

El proceso de cobranza se puede considerar como un proceso de presupuesto de capital, de la compañía, que quiere utilizar los procedimientos de cobranza que generan el VPN más alto. Cuando la cobranza se considera de esta manera, hay algunos principios importantes que se deben seguir. La secuencia de los esfuerzos de cobranza se inicia con las técnicas menos costosas y progresa a cada vez más costosas sólo después de que han fallado los primeros métodos. Las cartas le pueden costar a la empresa solo $0.50, mientras que las llamadas telefónicas pueden tener un costo promedio de $5.00 y las visitas personales pueden costar de $20 a $100. El controlar el volumen de la inversión en el esfuerzo de cobranza puede mejorar el VPN.

Los primeros contactos de cobranza son más informales y amistosos, pero los contactos interiores son el mínimo requerido para considerarse como amistosos. Esto se debe a que los clientes marginales pueden pagar si se les pide que lo hagan y porque las futuras ventas a esos clientes podrían ser rentables. Una vez que es obvio que el potencial de las futuras ventas que dejen utilidad es limitado, los esfuerzos de cobranza se vuelven mucho más agresivos.

Las decisiones concernientes a la cobranza siguen los principios de los proyectos de inversión. Los costos hundidos, que pueden ser las inversiones no cobradas hechas en mercancías vendidas, a la larga se ignoran. La secuencia de la cobranza debe ser la que de por resultado el % máximo. Una vez que el flujo de efectivo esperado de continuar con el esfuerzo de cobranza menor que el costo adicional de continuar con éste, la decisión correcta es dejar de presiona cliente.

Cambio en la política de crédito

La política de crédito se puede cambiar alterando los términos, los estándares, o las practicas de cobranza. Un cambio en la política de crédito puede afectar las ventas. También puede afectar el costo de los artículos vendidos, los gastos de las deudas irrecuperables, los costos de llevar las cuentas por cobrar y otros costos administrativos. Podemos calcular el VPN de un cambio en la política de crédito.

Administración de los inventarios

Los inventarios desempeñan un papel decisivo en el proceso de compra, producción y marketing de una empresa. Algunos inventarios son una necesidad física para la empresa. Por ejemplo, los automóviles fabricados en partes deben estar en la línea de ensamble. El petróleo en transito debe llenar los oleoductos. Otros inventarios funcionan como existencias de respaldo que son necesarias en varios puntos en el proceso de compras, producción y marketing. Si un producto alimenticio no esté en la tienda de abarrotes cuando los clientes lo quieren, la tienda no lo puede vender. Asimismo, si las partes requeridas se demoran o están agotadas, la línea de ensamble puede cerrar. Algunos artículos, tales como granos o carbón, se envían en cantidades tan grandes que puede transcurrir un año o más para que un envío se agote.

Por lo general, las empresas manufactureras llevan tres tipos de inventarios: El de las materias primas, para el trabajo en proceso y de los artículos terminados. El tamaño de los inventarios de materia prima de una empresa depende de factores tales como el nivel anticipado de producción, la producción de temporada y la confiabilidad del abastecimiento. El tamaño de los inventarios para el trabajo en proceso de la empresa depende principalmente del lapso de tiempo general de cada ciclo de producción y del número de las diferentes etapas en el ciclo. Por ultimo, el tamaño de los inventarios de los artículos terminados de la empresa depende principalmente del índice de las ventas (unidades del producto por unidad de tiempo), del costo de llevar el inventario, del costo de ordenar existencias de reemplazo, y del costo de que se agote un artículo importante (tal vez perder la venta o incluso el cliente). En general, los inventarios mas grandes le dan a la compañía una mayor flexibilidad en las ventas y en la operación, pero también son mas costosos.

Clasificación De Los Costos

Los costos pueden ser clasificados de acuerdo al enfoque que se les dará información dentro del cual se comentaran los mas utilizados

• 1. de acuerdo con la función en que se incurren

• costos de producción

son los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados y además se considera en los siguientes elementos

• materia prima : es el costo de materiales integrados al producto.

• Mano de obra.- es el costo que interviene directamente en la transformación del producto.

• Gastos indirectos de fabricación.- son los costos que intervienen en la transformación del producto indirectamente con excepción de la materia prima y la mano de obra directa.

• Costo de distribución y venta

Son los que se incurren en el área de llevar el producto desde la empresa hasta el ultimo consumidor (transporte)

• costo de administración

son los que se originan en el área administrativa, ejemplo: sueldos, servicios sociales, costo asignado, etc.

• 2. De acuerdo con su identificación con una actividad del departamento o producto

• Costo directo

Es el que se identifica plenamente con una actividad, departamento o producto; ejemplo: el sueldo que corresponde a la secretaria del gerente de ventas.

• Costo indirecto

Es el que no se puede asignar con una actividad, ejemplo; el sueldo de director de producción con respecto a los productos A, B, C. algunos costos son globales es decir son directo e indirectos en el mismo tiempo. Ejemplo; el sueldo del gerente de producción es directo con respecto al área de producción pero es indirecto con respecto a los productos antes mencionados.

• 3. De acuerdo con el tiempo que fueron calculados

• Costos históricos

Son los que se incurrieron en un determinado periodo, ejemplo los costo de los productos vendidos o costos de aquellos productos que estan en proceso son de gran ayuda para predecir el comportamiento de los costos predeterminados.

• Costos predeterminados

Son los que se estiman con bases estadísticas y se utilizan para elaborar presupuesto antes que sucedan.

• 4. De acuerdo con el tiempo en que se enfrentan a los ingresos

• costo de periodo

Son los que se identifican con los intervalos del tiempo y con los productos o servicios, ejemplo; el transporte, sueldo al administrador de ventas, sin importar las unidades vendidas.

• Costo del producto

Son los que se llevan con los ingresos únicamente cuando han contribuido a generar directamente es decir los costos que se han vendido, sin importar el tipo de venta de tal manera, que los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un periodo quedaran como inventariados, ejemplo; costo de ventas.

• 5. De acuerdo con la autoridad sobre la incurrencía de un costo

• costo controlables

Son aquellos sobre los cuales una persona o determinado nivel tiene autoridad para realizarlos o no, ejemplo; sueldos de directores de ventas en diferentes zonas son controlables por el director general de ventas.

• Costos no controlables

en algunas ocasiones no se tienen autoridad sobre los costos en que incurren tal es el caso de la depreciación del equipo para el supervisor ya que el costo por depreciación fue tomada por la alta dirección.

• 6. De acuerdo a su comportamiento pueden ser

• Costos variables

Cambian o fluctúan en relación directa a alguna actividad o volumen dado, dicha actividad puede ser referida a producción y ventas, ejemplo; la materia cambian en relación a la producción y de las condiciones de ventas.

• Costos fijos

Son los que permanecen constantes dentro del periodo determinado sin importar si cambian el volumen. Dentro de los costos fijos, tenemos dos categorías:

• Costos fijos discrecionales son susceptibles a ser modificados por ejemplo; los sueldos, alquiler de edificios, etc.

• Costo fijos comprometidos, son los que no aceptan modificaciones, también son llamados sumergidos, por ejemplo; la depreciación de la maquinaria.

• Costo semifijos o semivariables

Están integrados por una parte fija y una variable, por ejemplo; los servicios públicos, luz agua, etc.

• 7. De acuerdo a la importancia a la toma de decisiones

• costo relevante

se cambian de acuerdo con la opción que se adopta, también se le conoce como costos diferenciales. Por ejemplo; cuando se produce la demanda de un producto especial existiendo capacidad ociosa en este caso los únicos costos que cambian si se acepta el pedido son los de materia prima, energéticos, fletes, etc.

• Costos irrelevantes

Son aquellos que permanecen inmutables sin importar el curso de acción elegida.

• 8. Con el tipo de costo incurrido

• costos desembolsables

Son aquellos que implicaron una salida de efectivo por lo cual puede registrarse en información generada por el contador, dichos costos se convertirán mas tarde en costos históricos, por ejemplo, el pago de nomina de la mano de obra actual.

• Costo de oportunidad

Es aquel que se origina al tomar una determinada decisión la cual provoca una renuncia a otro tipo de opción que podría ser considerada al tomar un decisión.

• 9. de acuerdo con su relación a una disminución de actividades

• costos evitables

Son aquellos plenamente identificables con un producto o departamento de tal forma que si se elimina el producto o departamento dichos costos se suprimen por ejemplo, el material directo de una linea que sera eliminada del mercado.

• Costos inevitables

Son aquellos que no se suprimen aunque el departamento o producto sea eliminado de la empresa, por ejemplo; si se elimina un departamento de ensamblaje el sueldo del director no se eliminara.

Cantidad Económica Y Pedida

El modelo de la cantidad de pedido económico (CPE)

Un modelo sencillo y útil de administración del inventario es el modelo de cantidad de pedido económico (CPE). Este modelo se deriva de la siguiente manera. Supongamos que las unidades se retiran del inventario en una proporción constante S (la proporción a la que se venden los artículos, en el caso de los inventarios de artículos terminados). Supongamos que hay un costo fijo por hacer un nuevo pedido, F, por pedido (sin importar el numero de unidades de ese nuevo pedido), y que cuesta C tener una unidad en inventario durante todo un periodo. Note que el modelo de CPE supone un uso o unas ventas constantes del inventario y un reabastecimiento instantáneo del inventario.

Bajo estas suposiciones, el nivel del inventario se comporta como se muestra en la figura anterior. El inventario comienza en Q unidades y se reduce en una proporción constante hasta que llega a cero. En ese punto, el inventario se reabastece en forma instantánea con otras Q unidades y el proceso empieza de nuevo. A lo largo del año, el inventario fluctúa entre Q y cero y el número de picos en la figura es el número de pedidos por año.

El costo total anual consta de dos componentes, los costos de hacer el pedido y los costos de llevar el inventario. El costo de hacer el pedido es el costo por pedido, F, multiplicado por el número de pedidos al año. El número de pedidos por año es el empleo anual (en unidades) dividido entre el tamaño del pedido, S/Q, de manera que el costo anual de hacer el pedido es F(S/Q).

El costo anual de mantener el inventario es el costo por unidad, C, multiplicado por el inventario promedio, que es Q/2. Por consiguiente, el costo anual de mantener el inventario es C (Q/2).

El costo total anual es la suma de estos dos componentes:

La figura siguiente muestra los costos de hacer el pedido y los costos de llevar el inventario como una función de Q, el tamaño del pedido, que es la variable de decisión. Observe que un incremento en Q incrementa el costo de mantener el inventario, pero disminuye el costo de hacer el pedido. El costo total se puede minimizar encontrando la cantidad del pedido que equilibre los dos componentes de los costos. Esa cantidad del pedido es la cantidad de pedido económico (CPE), como se muestra en la figura siguiente. La formula para la CPE2 es:

Ejemplo:

Supongamos que "Officemax" vende maquinas copiadoras personales en una proporción de 1 unidades por año. El costo de hacer un pedido es de $400 y cuesta $100 al año tener una copia en el inventario. ¿Cual es la CPE de Officemax? Utilizando la CPE, encuentre el inventario promedio, el número de pedidos por año, el intervalo de tiempo entre pedidos, el costo anual de hacer pedidos, el costo anual de mantener el inventario y el costo anual total. Basándonos en la ecuación siguiente, la CPE es:

CPE = 2FS C2 (400)(1800)100 = Vl4,400 = 120 copiadoras

Inventario promedio = Q/2 = 120/2 = 60 copiadoras

Número de pedidos por año = S/Q = 1800/120 = 15 veces por año

Intervalo de tiempo entre los pedidos =

Q/S = 120/1800 = 0.0667 años (0.0667 X 365 = 24.3 d

Costo anual de hacer el pedido = F(S/Q) = 400(1800/120) = 400(15) = $6000

Costo anual de mantener el inventario = C(Q/2) = 100(120/2) = 100(60) $6000

Basándonos en la ecuación anterior el costo total anual de Officemax es:

Costo total = 400 (1800)+ 100(120) = 6000 + 6000 = $12,000

120 2

Observe que el costo de mantener el inventario y el costo de hacer el pedido son iguales $60 (esto siempre es valido para la CPE).

Inventarios De Seguridad

Existencias de seguridad

En la práctica, por lo general no se conoce con certeza la demanda o el uso del inventario; casi siempre fluctúa durante un periodo determinado. Típicamente la demanda del inventario de productos terminados está sujeta a un elevado grado de incertidumbre. En términos generales, es más predecible el uso del inventario de materias primas y el inventario en transito, dependientes del programa de producción. Además de la demanda, el tiempo de espera que se necesita para recibir la entrega del inventario cuando se coloca una orden sujeto a cierta variación. Debido a estas fluctuaciones, por lo general no es fácil que el inventario esperado llegue a cero antes de que se anticipe una nueva orden, podrían hacerlo las empresas si conocieran con certeza el uso y el tiempo de espera. Por lo tanto, cuando no se conoce con certeza la demanda del inventario ni el tiempo de espera, es aconsejable tener existencias de seguridad.

Punto de orden (PO) = (Tiempo de espera promedio x Uso diario Prom. + Existencias de seguridad

La cantidad de existencias de seguridad.

La cantidad apropiada de existencias de seguridad que se debe mantener depende de varios factores. Cuanto mayor sea la incertidumbre en relación con la demanda pronosticada del inventario, mas elevado será el volumen de las existencias de seguridad que a la empresa le convendrá tener, siempre y cuando todo lo demás se mantenga constante. Dicho de otra forma, cuanto mayor sea el riesgo de quedarse sin existencias, mayores serán las variaciones imprevistas relativas al uso. Asimismo, cuanto mayor sea la incertidumbre del tiempo de espera para reponer las existencias, mas elevado será el riesgo de quedarse sin éstas y mayor será el volumen de las existencias de seguridad que a la empresa le convendrá tener, siempre y cuando todo lo demás se mantenga constante. Otro factor que influye en la decisión de las existencias de seguridad es el costo de quedarse sin inventario. El costo de quedarse sin materias primas e inventarios en transito implica una demora en la producción.

¿Cuanto cuesta interrumpir de manera temporal la producción? Cuando los costos fijos son elevados, este costo será muy alto, como, por ejemplo, en el caso de una planta de extracción de aluminio. El costo de quedarse sin productos terminados deriva de la perdida de ventas y de la insatisfacción de los clientes. No solo se perderán las ventas inmediatas, sino que se pondrían en peligro las ventas futuras si los clientes cambian de compañía. Si bien es difícil determinar este costo de oportunidad, los directores deben reconocerlo e incorporarlo cuando establezcan el volumen de las existencias de seguridad. Evidentemente, cuanto mas elevados sean los costos de quedarse sin existencias, mayor será el volumen de las existencias de seguridad que convendrá tener a las empresas, siempre y cuando todo lo demás se mantenga constante.

El último factor es el costo de tener inventario adicional. Si no fuera por este costo, las empresas podrían tener el nivel de existencias de seguridad necesario para evitar la posibilidad de quedarse sin inventario. Cuanto mas elevado sea el costo de tener inventario, más costoso será mantener existencias de seguridad, siempre y cuando todo lo demás se mantenga constante. Determinar la cantidad adecuada de existencias de seguridad implica el equilibrio entre la probabilidad y el costo del agotamiento de las existencias, y el costo de tener suficientes existencias de seguridad para evitar dicha posibilidad. Por ultimo, la cuestión se reduce a la probabilidad de agotamiento de existencias del inventario que las empresas están dispuestas a tolerar.

Financiamiento Mediante Inventarios

Financiamiento por medio de los Inventarios.

Es aquel en el cual se usa el inventario como garantía de un préstamo  en que se confiere al acreedor el derecho de tomar posesión  garantía en caso de que la empresa deje de cumplir

 Importancia.Es importante ya que le permite a los directores de la empresa usar el inventario de la empresa como fuente de recursos, gravando el inventario como colateral es posible obtener recursos de acuerdo con las formas específicas de financiamiento usuales, en estos casos, como son el Depósito en Almacén Público, el Almacenamiento en la Fabrica, el Recibo en Custodia, la Garantía Flotante y la Hipoteca.

Ventajas.

• Permite aprovechar una importante pieza de la empresa como es el Inventario de Mercancía

• Brinda oportunidad a la organización de hacer mas dinámica sus actividades.

Desventajas.

• El deudor corre riesgo de perder el Inventario dado en garantía en caso de no poder cancelar el contrato.

• Le genera un Costo de Financiamiento al deudor

Formas de Utilización.

Por lo general al momento de hacerse la negociación, se exige que los artículos sean duraderos, identificables y susceptibles de ser vendidos al precio que prevalezca en el Mercado. El acreedor debe tener derecho legal sobre los artículos, de manera que si se hace necesario tomar posesión de ellos el acto no sea materia de controversia.

El gravamen que se constituye sobre el inventario se debe formalizar mediante alguna clase de convenio que pruebe la existencia del colateral. El que se celebra con el banco específico no sólo la garantía sino también los derechos del banco y las obligaciones del beneficiario, entre otras cosas. Los directores firmarán esta clase de convenios en nombre de su empresa cuando se den garantías tales como el inventarío.

Además del convenio de garantía, se podrán encontrar otros documentos probatorios entre los cuales se pueden citar el Recibo en Custodia y el Almacenamiento. Ahora bien, cualquiera que sea el tipo de convenio que se celebre, para le empresa se generará un Costo de Financiamiento que comprende algo mas que los intereses por el préstamo, aunque éste es el gasto principal. A la empresa le toca absorber los cargos por servicio de mantenimiento del Inventario, que pueden incluir almacenamiento, inspección por parte de los representantes del acreedor y manejo, todo lo cual forma parte de la obligación de la empresa de conservar el inventario de manera que no disminuya su

valor como garantía. Normalmente no debe pagar el costo de un seguro contra pérdida por incendio o robo.

Bibliografía

• Administración financiera corporativa

Douglas R. Emery – John D. Finnerty

• Administración financiera

Bolten

• Administración Financiera

James C. Van Horne

• Contabilidad de Costos

Rayburn

Agradecimiento especial a:

• Mg. Lic. Adm. Jesús Merino Velásquez, Catedrático de la universidad nacional de tumbes.

• Centro de asesoramiento empresarial AGUILAR"S – asesoria vía on line

Autor:

Darwin Ebert Aguilar Cuquizuta

Estudiante del IX ciclo.

Universidad Nacional de Tumbes

Escuela Profesional de Administración de empresas

Febrero 2009