Sistemas informáticos contables (página 2)

Actividades que realiza un Sistema de Información:

Entradas:

• Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
• Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
• Facturas (interfase automático).
• Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

• Cálculo de antigüedad de saldos.
• Cálculo de intereses moratorios.
• Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

• Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
• Catálogo de clientes.
• Facturas.

Salidas:

• Reporte de pagos.
• Estados de cuenta.
• Pólizas contables (interfase automática)
• Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

• Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
• Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
• Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.

2.-La tecnología en contabilidad

La tecnología es el conjunto de conocimientos y técnicas que, aplicados de forma lógica y ordenada, permiten al ser humano modificar su entorno material o virtual para satisfacer sus necesidades, esto es, un proceso combinado de pensamiento y acción con la finalidad de crear soluciones útiles, en si la tecnología es el motor que impulsa al cambio.

El impacto de la tecnología en la profesión contable esta fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. En 1992 ya se anticipaba el papel de las tecnologías de la información como motor del cambio que conduce a una nueva era postindustrial que amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse. Al incorporar la s tecnologías de la información en la contabilidad se producen dos consecuencias:

*Mejoras en velocidad

En cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos sistemas de información.

Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para:

• Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real.
• Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet
• Liquidar los impuestos por Internet
• Enviar facturas por intercambio electrónico de información.

Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero que supone pero no introduce cambios metodológicos.

*Las tecnologías de la información pueden y deben producir también cambios en el diseño de sistemas de información, es decir tener cambios organizativos

3.-Evolución de la contabilidad

Desde sus orígenes hasta el renacimiento

Podríamos afirmar que el inicio de la contabilidad fue

 La división del trabajo

 La invención de la escritura

 La utilización de una medida de valor.

La contabilidad inicia desde el momento en que el hombre formo sus grupos de cazadores posteriormente de agricultores y pastores en estos casos ya se había dado el inicio de la escritura y los números, elementos necesarios para la actividad contable.

Hablar de Roma es hablar de una época muy importante en la evolución de la contabilidad. A pesar de que los romanos escribieron una gran cantidad de obras la mayor de ellas trataban el derecho, pero en relación con la contabilidad o a las prácticas contables, no existe un acervo importante.

"Expresa el Acepta" son los términos técnicos que constantemente emplearon los textos latinos al referirse a cuestiones contables.

Edad Media

Durante este periodo se inicio el feudalismo, en el cual no ceso totalmente el comercio, por lo que las prácticas contables debieron de ser usuales, aun cuando esta actividad se volviese casi exclusiva del señor feudal y de los monasterios europeos.

La contabilidad en Italia, en el siglo Vlll, era una actividad usual y necesaria. Tres ciudades italianas dieron gran uso e impulso a la actividad contable: Génova, Florencia y Venecia, lugares donde se usaba y se alentaba la contabilidad por partida doble como utilizada actualmente.

También puede citarse el celebre juego de libros empleados por la Comuna Genovesa, en los que la contabilidad se llevaba a la usanza de la época, empleando los términos de "debe" y "haber", utilizando asientos cruzados y manejando la cuenta de Perdidas y Ganancias.

El Renacimiento

En esta época, la contabilidad tuvo indudablemente fabulosos cambios, de los cuales uno fundamentalmente transformo a nuestra profesión radicalmente: la partid doble, misma que seguimos utilizando en nuestros días.

Se tienen noticias de que Benedetto Cotugli, originario de Dalmacia, fue un pionero del estudio y registro de las operaciones mercantiles por partida doble, como e aprecia en su obra Della mercatura et del mercante perfectto, terminada en 1458 impresa en 1573.

Influencia de los cambios tecnológicos

La revolución industrial fue un aspecto que influyo en la evolución de la contabilidad, pues al cambiar del sistema de producción manual y en pica escala, a la producción mecanizada y en masa se hizo necesario.

La contabilidad de costos, que de una determinación histórica del costo de la producción basado en la materia prima, la mano de obra y los gastos indirectos de producción, ha desembocado en sistemas de costos predeterminados de tipo estimado o de tipo estándar, mediante los cuales el costo de los artículos no se obtiene al finalizar el proceso productivo, si no se calcula de antemano y sirve de base de control y eficiencia.

Finales del siglo XlX y principios del XX

En este lapso persiste su proceso ininterrumpible de adecuarse, día a día, a las necesidades de información financiera de las entidades económicas, Algunas de las influencias en este periodo fueron:

1.- El desarrollo en la enseñanza de la contabilidad y los libros de texto.

2.- La Revolución Industrial

3.- El desarrollo de los ferrocarriles.

4.- La regularización por parte del gobierno en aspectos fiscales.

5.- La necesidad de información para cosas de bolsas y valores.

6.- La organización y desarrollo de agrupaciones de profesionales de Contadores Públicos, a través de colegios o Institutos.

7.- El auge de la sociedad anónima

8.- La teoría económica.

9.- Las primeras expresiones de tratados comerciales entre Francia e Inglaterra.

El fin fundamental ha sido y será apegarse adecuarse alas necesidades de información de cada entidad y proporcional información financiera, mediante estados financieros que sean útiles para tomar decisiones acertadas en beneficio de la entidad, para el ogro de sus objetivos.

EN MÉXICO

Desde sus orígenes hasta nuestros días

Se tiene conocimiento de que los aztecas llevaban un adecuado control de sus transacciones mercantiles, demostrado en la ordenada cuenta y razón que llevaban los tributos que recibían de los pueblos a los que sojuzgaban, según lo refiere el Códice Mendosita.

Mediante sus mayordomos, recibían los tributos y se encargaban de distribuirlos adecuadamente entre os guerreros, los sacerdotes de culto y demás personajes importantes.

El maestro Alfredo Chavero dice al respeto. "Es curioso el estudio de este punto porque no se comprende bien como no existiendo una verdadera moneda, podrían distribuirse entre los contribuyentes el pago de las rentas publicas.

En la época de la conquista, en 1519 cuando se fundo el ayuntamiento de Veracruz, se nombro contador a Don Alfonso de Ávila.

En 1536, el virrey Antonio de Mendoza establece la contabilidad de la Casa de Moneda, lo cual es el libro de contabilidad mas antiguo de nuestros continentes.

FECHAS MÁS IMPORTANTES DEL ORIGEN DE LA CONTABILIDAD

1494. Primera edición del primer libro sobre Teneduría de Libros de que e tiene noticia, escrito por Fray Luca Pacciolo.

1519. Se elige a Don Alfonso Ávila, contador del Ayuntamiento de Veracruz, siendo el primer contador oficial que existió en México.

1522. El 15 de octubre, Carlos V expide en nombramiento a favor de Don Rodrigo de Albornoz como Contador Real de la Nueva España, quien se encarga de la guarda u recaudo de la hacienda de la Corona.

1581. Primera agrupación profesional de contadores, fundada en Venecia, Italia.

1844. Ley del Parlamento Ingles, estableciendo que, para conceder la incorporación de una campaña, Seria necesario el nombramiento de uno o más auditores.

1845. El tribunal de Comercio de la Ciudad de México, establece la Escuela Mercantil

1847. La escuela Mercantil cierra sus puertas por falta de fondos, en la época de la invasión Americana.

1854. Se funda la Escuela de Comercio en la Ciudad de México, por decreto de Santa Ana.

1856. Se organiza en Escocia, Inglaterra una sociedad de Contadores.

1868. El 15 de julio, siendo presidente Don Benito Juárez, se inaugura la Escuela Superior de Comercio y Administración.

1869. Se restablece la enseñanza de idiomas extranjeros en la Escuela de Comercio y continúo en suspenso la del castellano.

1870. Se nombra director de la Escuela de Comercio a Don Bernardino del Raso.

1871. Se crean en dicha escuela las carreras de "Empleado de Contador" y "Corredor Titular".

1880. La reina Victoria otorga concesión para fundar el Instituto de Contadores de Inglaterra y Gales.

1886. Se funda en la Escuela de Comercio las clases de química, de estadísticas, historia del comercio y se restableces las lenguas castellana caligrafía.

1887. Se funda en Estados Unidos la Asociación América de Contadores Publico.

1890. Se establece en la Edúcela Superior de Comercio y Administración, las clases de operaciones financieras, bancarias y de bolsa.

1896. El Senado del estado de Nueva York, otorga reconocimiento legal a la profesión del Contador Publico.

1899. Se establecen las clases de taquigrafía en la Escuela Superior de Comercio y Administración.

1905. Se crea en México la firma de contadores Price Waterhouse y Compañía

1906. Inaugura sus oficios en México la firma de contadores Deloitte Prender, Grifith, Haskins and Sells.

1907. El 25 de marzo, Don Fernando Díaz Barroso sustenta el primer examen de contador celebrado en México.

1917. La Asociación Americana de Contadores se convierte en el Instituto Americano de Contadores.

1917. El Instituto Americano de Contadores publicó las primeras reglas a que deben ajustarse sus miembros para la "certificación" de balance, con el nombre de "Métodos aprobados para la preparación del Balance General".

1917. El instituto Americano de Contadores adopta un Código de Ética Profesional

1917. Se fundo en México la Asociación de Contadores Públicos Titulados,

1921. Se modifican los procedimientos de enseñanzas de la Contabilidad adoptando como punto de partida el estudio del Balance General, según la practica de la Unción Americana.

1923. El 6 de Octubre, se firmo el acta constitutiva del Instituto de Contadores públicos Titulados de México.

1924. Don Fernando Díaz Barroso publica el primer texto profesional;: Sistemas Modernos de Contabilidad.

1929. La Escuela Nacional de Comercio y Administración se incorpora a la UNAM.

1934. Se funda Mancera Hermanos y Compañía, S.A. primera firma mexicana de Contadores Públicos.

1938. El 3 de mayo, el C.P Ramón Cárdenas lleva la profesión a la ciudad de Monterrey, descentralizándose así de la capital del país.

1959. El 21 de abril, se establece el decreto que crea la Dirección de Auditoria Fiscal Federal, que brinda al Contador Publico la oportunidad de que su opinión profesional sea considerada por las autoridades hacendarías.

1965. La Escuela de Comercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México adquiere el rango de Facultad, al incorporar estudios de Maestría y Doctorado.

1973. El Instituto Mexicano de Contadores Públicos AC. celebra su cincuentenario

1973. La Facultad de Comercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México, cambia su denominación por la de Contaduría y Administración, dejándose atrás un término conceptualmente limitado.

DEFINIENDO LA TECNOLOGÍA

4.-Historia de la tecnología de información

El término "tecnología de información" vino alrededor en los años 70. Su concepto básico, sin embargo, puede ser trasero remontado incluso fomenta. A través del vigésimo siglo, una alianza entre las industrias militares y varias ha existido en el desarrollo de la electrónica, de computadoras, y de la teoría de información. Los militares han conducido históricamente tal investigación proporcionando la motivación y financiándola para la innovación en el campo de la mecanización y de la computadora.

La primera computadora comercial era el UNIVAC I. Fue diseñada por J. Presper Eckert y Juan Mauchly para la oficina de censo de los EE.UU. El los años 70s vio la subida de microordenadores, seguida de cerca por el ordenador personal de IBM en 1981. Desde entonces, cuatro generaciones de computadoras se han desarrollado. Cada generación representó un paso que fue caracterizado por el hardware del tamaño disminuido y de capacidades crecientes. La primera generación utilizó los tubos de vacío, segundos circuitos integrados de los transistores, y los terceros. La cuarta (y corriente) generación utiliza sistemas más complejos por ejemplo Muy-grande-escala la integración o el Sistema

La Tecnología de información

Hoy, la tecnología de información del término ha hinchado para abarcar muchos aspectos de computadora y de la tecnología, y el término es más reconocible que antes. El paraguas de la tecnología de información puede ser absolutamente grande, cubriendo muchos campos. Los profesionales realizan una variedad de deberes que se extiendan de instalar usos a diseñar redes de ordenadores y bases de datos complejas de la información. Algunos de los deberes que los profesionales realizan pueden incluir:

• Gerencia de datos
• Establecimiento de una red de la computadora
• Diseño de los sistemas de la base de datos
• Diseño del software
• Sistemas de información de gerencia
• Gerencia de sistemas

La Tecnología se define como el conjunto de conocimientos y técnicas que, aplicados de forma lógica y ordenada, permiten al ser humano modificar su entorno material o virtual para satisfacer sus necesidades, esto es, un proceso combinado de pensamiento y acción con la finalidad de crear soluciones útiles.

La tecnología de información (IT), según lo definido por la asociación de la tecnología de información de América (ITAA) es "el estudio, diseño, desarrollo, puesta en práctica, ayuda o gerencia de los sistemas de información computarizados, particularmente usos del software y hardware." En fin, se ocupa del uso de computadoras y del software electrónico de convertir, de almacenar, de proteger, de procesar, de transmitir y de recuperar la información.

Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación microelectrónica, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura material, el software y los mecanismos de intercambio electrónico de información, los elementos de política y regulaciones y los recursos financieros.

5.-Transformaciones de las estructuras ocupacionales

La calificación de la mano de obra en la empresa de base tecnológica moderna esta cambiando por varias razones:

1. mayor importancia de las tareas de logística, procesamiento de datos, toma de decisiones y comunicación;
2. reducción de tareas que no agregan valor(controles separados de la ejecución);
3. organización por tareas por incremento en la variedad de la producción;
4. incremento de tareas que surgen a partir del concepto de "diseño total".

Las tareas que definen el perfil de la calificación del trabajador son ahora destrezas y habilidades requeridas para realizar y revisar todas las tareas estandarizadas en diferentes estaciones de trabajo y capacidad intelectual (para procesar información, tomar decisiones e interactuar con los de más trabajadores). Estos cambios en el perfil de la calificación constituyen la base de los "equipos flexibles" de autocontrol, la base técnica de los círculos de calidad, y definen la inevitable desaparición de "controles externos" a la producción como son la inspección de calidad, la supervisión de manejo de materiales. Etc. El círculo de calidad sustituye ahora a antiguos puestos de trabajo dedicados a la supervisión de la s operaciones.

6.-Programas informáticos

La computadora se compone de un conjunto de componentes conectados entre si y para que funcione es necesario que haya un conjunto de programas que le digan paso a paso que es lo que debe hacer. El software es la parte intangible del sistema de información y esta formado por una colección de reglas e instrucciones que permiten establecer la relación entre el usuario y la maquina. El mejor equipo sin un buen programa no sirve para nada.

Tipos de programas

Puede clasificarse en varios grupos: sistema operativo, lenguajes de programación y programas de aplicación.

El sistema operativo

Es el conjunto de programas que dirige las operaciones básicas del ordenador, especialmente las de entrada y salida como presentar en el monitor los resultados, controlar la impresora, etc.

Se ocupa de varias funciones:

a) Administrar los recursos disponibles de la máquina, que son escasos. Controlar los flujos de información dentro del sistema y la ejecución de los trabajos encomendados.

b) Mantener la operatividad del sistema, detectar errores y controlar los dispositivos y configuración de los periféricos, de forma que no aparezcan continuas interrupciones frente al usuario.

c) Ejecutar el software de aplicación para obtener la máxima eficacia en la explotación del equipo.

Los lenguajes de programación

Son programas que permiten escribir programas

Hay lenguajes de programación que se aproximan al código de la máquina y se llaman de bajo nivel. En este caso se utilizan los ensambladores, que son programas que transforman las órdenes escritas en lenguajes de bajo nivel a código binario, a ceros y unos.

En el otro extremo se encuentran los lenguajes de alto nivel, que se asemejan al idioma escrito. Para traducir estos programas a código binario existen los llamados intérpretes y compiladores.

En el caso de los lenguajes de programación interpretados, se traduce el llamado programa fuente cada vez que se ejecuta. Este es un proceso sencillo pero lento, ya que está continuamente traduciendo.

En los lenguajes de programación que utilizan compilador, éste traduce el programa fuente y se obtiene lo que se denomina programa objeto, que es el que se ejecuta.

Programas de aplicación

Son los que nos interesan en la ejecución de nuestras operaciones de "contar"

7.-Sistema informático

Es la síntesis de hardware, software y de un soporte humano. Un sistema informático típico emplea un ordenador que usa dispositivos programables para almacenar, recuperar y procesar datos.

Los primeros sistemas informáticos se limitaban a reproducir los sistemas de contabilidad manuales que fueron evolucionando, el siguiente paso en la evolución de estos programas es la popularización del entorno Windows. A pesar de que muchos programas que operan en MS-DOS, lo cierto es que con el entorno grafico se consiguen mejoras en productividad:

1. uso del ratón
2. recursos como copiar y pegar o arrastrar y soltar
3. mantener varias ventanas abiertas
4. exportar e importar datos de la hoja de calculo y procesadores de textos,
5. uso de menús sencillos
6. capacidad de profundizar en una cuenta a partir del mayor

8.-Sistemas de cómputo administrativos

Constan de diferentes módulos: Clientes y Cuentas por Cobrar y Proveedores y Cuentas por pagar, control de inventarios, nóminas, etc. Que le permite mantener toda la información sobre sus clientes y proveedores, así como llevar el control de todas las transacciones que la empresa realice con los mismos.

Manejan su información en múltiples formatos de bases de datos tanto cliente servidor como MS SQL-Server, Interbase, Oracle y cambien en bases de datos desktop como Access y paradox. Las características de los sistemas es que utilizan mecanismos de transacciones provistas por estos servidores de bases de datos lo cual los hace seguros y confiables en el registro y control de las transacciones.

CONCLUSIÓN:

Después del análisis realizado en los temas anteriores se ha llegado entender que los sistemas de información son de gran importancia en la actualidad para el manejo de los registros contables, así mismo una buena accesibilidad y confianza gracias al avance de la tecnología que se ha venido modernizando actualmente.

Recopilado por:

Velia Montserrat Balderrama Egüis

Estudios: Lic. En Contaduría en la Universidad Autónoma Indígena de México, Mochicahui el Fuerte Sinaloa julio 2007-07-03.