Sistema de Información contable (página 2)

CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:

• la contabilidad financiera o la contabilidad externa.
• la contabilidad de costos o contabilidad interna.

La contabilidad financiera: muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa.

Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

La contabilidad de costos: estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.

Propósito y naturaleza de la información contable

El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización.

El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.

Elementos de sistemas de información

El Equipo computacional. Es el hardware necesario para que el sistema de información pueda funcionar.

El Recurso humano. Que interactúa con el sistema, el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.

Los programas (software).que son ejecutados por la computadora y producen diferentes tipos de resultados.

Las telecomunicaciones. Que son básicamente software y hardware, facilitan la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica.

Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicación en la empresa.

Ciclo de vida de un sistema de información

Estudio: La etapa de Estudio de viabilidad o estudio inicial. Su principal objetivo es el estudio e identificación de las deficiencias actuales en el ambiente del usuario (a través de relevamientos, en cuentas), establecer nuevos objetivos, y proponer escenarios viables.

Análisis: Conforme a las alternativas generadas por el estudio, en esta etapa se modelan las necesidades del usuario a través de diagramas especiales (DFD, ER), dando como resultado las Especificaciones estructuradas. 

Diseño: En esta etapa se "diseña" el sistema, determinando los módulos componentes del Sistema, de acuerdo a una jerarquía apropiada, a los procesadores (hardware) y a la función.

Implantación (desarrollo): Esta actividad incluye la codificación e integración de los módulos con técnicas de programación estructurada.

Generación del test de aceptación: Consiste en preparar un conjunto de casos para efectuar las pruebas del sistema.

Garantía de calidad: En esta etapa se efectúa el TEST final de aceptación del Sistema

Descripción de procedimiento: Consiste en la elaboración de la "descripción formal" del nuevo sistema: Manuales del Usuario, Manuales del Sistema, Manuales de procedimiento.

Conversión de la base de datos: Esta actividad sólo se realiza cuando existen sistemas funcionando.

Instalación: Es la actividad final.

Sistema de información tiene como objetivo básico para brindar información para gestionar la planificación de la empresa y garantizar las acciones que ejecutan los responsables de conducir la entidad.

El ciclo de vida del sistema de información se realiza varios pasos para que este bien procesado para una buena tome de decisiones.

Terminando el proceso vuelve ha los mismo comenzando de nuevo, empezando con el estudio y terminando con la instalación, por eso se llama ciclo de vida del sistema de información.

EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD

Desde sus orígenes hasta el renacimiento

Podríamos afirmar que el inicio de la contabilidad fue

• La división del trabajo
• La invención de la escritura
• La utilización de una medida de valor.

Como señala Federico Gertz Manero en su obra Origen y evolución de la contabilidad, Ensayo histórico, que para poder hacer una visión histórica de la contabilidad, es pertinente hacerlo a la luz de los elementos que constituyen el objetivo de la actividad contable.

Para el año 6000 a.C., se contaba ya con los elementos necesarios o indispensables para conceptuar la existencia de una actividad contable, ya que el hombre había formado grupos, inicialmente como cazadores, posteriormente como agricultores y pastores, y se había dado ya inicio a la escritura y a los números, elementos necesarios para la actividad contable.

Se tiene como el antecedente más remoto una tabilla de barro de origen sumerio en Mesopotámia datada cerca del 6000 a.C.

Respecto a Egipto, es común ver en los jeroglíficos a los escribas, los cuales representan ciertamente a los contadores de aquella época, realzando su labor contable.

Con relación a Grecia, es ineludible que en un pueblo con el desarrollo intelectual, político y social como el griego, esta práctica debió también desarrollarse de manera importante.

Hablar de Roma es hablar de una época muy importante en la evolución de la contabilidad. A pesar de que los romanos escribieron una gran cantidad de obras la mayor de ellas trataban el derecho, pero en relación con la contabilidad o a las prácticas contables, no existe un acervo importante.

La Revolución Industrial: provoco la necesidad de adoptar las técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones típicas de la fábrica y la producción masiva de bienes y servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas anónimos, el papel de la contabilidad adquirió aun mayor importancia.

La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables

• Tecnología.
• Complejidad y globalización de los negocios.
• Formación y educación.

La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a través del fenómeno Internet. La segunda variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la información financiera. La última variable relacionada con la formación y educación requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.

El bueno de fray Luca era un monje y matemático italiano, contemporáneo de Leonardo Da Vinci, que ilustró detalladamente, a finales del siglo XV, en su obra Summa de aritmética, geometría, proporciones y proporcionalidad, la teneduría de libros y el método de la contabilidad por partida doble. Es decir, él fue el inventor de la contabilidad.

TECNOLOGÍA EN LA CONTABILIDAD

Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. Ya anticipadas el papel de las tecnologías de la información como motor de cambio que conduce a una nueva era postidustrial que amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse.

Al incorporar las tecnologías en la contabilidad se produce dos consecuencias: mejoras en la velocidad (hacer lo mismo pero más rápido)

También pueden producir la tecnología cambios en diseños de sistemas de información.

El impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información contable se distingue aquellas que solo afecta a aspectos cuantitativos y aquellos que permite que nuevo métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permite diseñar nuevos sistemas de información.

Las velocidades que obtenemos al utilizar un soporte informático:

• Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real.
• Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet a una gran velocidad.
• Liquidar los impuestos por Internet.
• Evitar facturas por intercambio electrónico de información.

DEFINIENDO LA TECNOLOGÍA

Tecnología de la información: Se entiende como aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información.

La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones.

La tecnología de la Información está cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la tecnología de información cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, entre otras funciones; es por eso que la función de la TI en los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido grandemente.

La primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo sino que también ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten.

Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de información tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología de la información puede proporcionar a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores. Este tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo, que permiten producir una variedad más amplia de productos a un precio más bajo y en menor tiempo que la competencia.

Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez más importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de información de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manera inmediata o a largo plazo.

En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar  los nuevos procedimientos  o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a  los lineamientos que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una planeación estratégica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa.

Así como una investigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos.

Investigación preliminar

La investigación preliminar abarcará aspectos como internos y externos de la empresa, es aquí el momento de definir quienes somos en este momento y a donde queremos llegar, quién es mi competencia directa e indirecta, como está la empresa en relación a sus competidores, cómo lo hacen los demás.

Estudio de factibilidad

El estudio de factibilidad permitirá a la empresa evaluar factores como: recursos financieros, materiales y humanos, así como los tiempos que se requieren para la implementación del nuevo sistema. Se debe de ser totalmente objetivo y realista en este proceso ya que una información inadecuada en este primer paso se verá reflejada en el momento de poner a prueba el sistema y peor aún en el momento de estar operando y esperando resultados que tal vez nunca lleguen. En este punto es importante no olvidar el aspecto financiero no dejando a un lado los indicadores financieros de rentabilidad. El aspecto cualitativo es importante para eso se tendrá que tomar en cuenta la misión y la visión de la empresa.

Al hacer un estudio de factibilidad se determinan las variables que se tomarán en cuenta en el proyecto y la importancia relativa de cada una de ellas. Una vez definidas las variables se procede a analizar las opciones que existen en el medio y estas opciones son sometidas al escrutinio para determinar en que porcentaje cumplen cada una de las variables previamente definidas.

Una de las opciones que generalmente se presentan en el área de sistemas de información es ¿lo hacemos en casa  o lo compramos?, si lo compramos, qué compramos?

Actualmente existe una gama muy amplia de sistemas de información desarrollados para satisfacer las necesidades de la mayoría de las empresa, si bien es cierto que no están hechas "a la medida de la empresa" algunos de estos sistemas tienen la opción de hacer adaptaciones a sus reportes o a algunas pantallas y en el caso de sistemas ERP cuentan con su lenguaje de programación que permite capacitar a una persona para poder hacer las modificaciones que se desee.

Si  se determina que se desarrollará un sistema a la medida, los siguientes pasos serían un análisis y diseño del sistema, lo cual implica mayor tiempo ya que se deberán de destinar varias horas a entrevistas con los usuarios, manuales de usuarios, programación y pruebas entre otras actividades.

Hoy en día, los sistemas de información juegan un papel importante en la vida de las empresas, ya que ayudan a mejorar procesos, reducir tiempo (horas/hombre) y ayudan a centrarse en tareas que agreguen valor. Esto es muy diferente al del simple proceso de datos u obtención de los mismos, pero la función principal y que puede ser más palpable por la administración de la empresa es la de tener información en tiempo y que sea de calidad. Uno de los elementos clave para una organización y también visto como herramienta competitiva es la mejora del flujo y proceso de la información y que esta información pueda ser accesible de manera rápida e interrelacionada.

TRANSFORMACIONES DE LAS ESTRUCTURAS OCUPACIONALES

La calificación de la mano de obra en la empresa de base tecnológica moderna está cambiando por varias razones:

a) mayor importancia de las tareas de logística, procesamiento de datos, toma de decisiones y comunicación;

b) reducción de tareas que no agregan valor (controles separados de la ejecución)

c) organización por tareas de estación y no por puestos de trabajo individuales, mayor variedad de tareas por incremento en la variedad de la producción;

d) incremento de tareas que surgen a partir del concepto de "diseño total"

Las tareas que definen el perfil de la calificación del trabajador son ahora destrezas y habilidades requeridas para realizar y revisar todas las tareas estandarizadas en diferentes estaciones de trabajo y capacidad intelectual (para procesar información, tomar decisiones e interactuar con los demás trabajadores). Estos cambios en el perfil de la calificación constituyen la base de los "equipos flexibles" de autocontrol, la base técnica de los círculos de calidad, y definen la inevitable desaparición de "controles externos" a la producción como son la inspección de calidad, la supervisión de manejo de materiales, etc.

El círculo de calidad sustituye ahora a antiguos puestos de trabajo dedicados a la supervisión de las operaciones.

PROGRAMAS INFORMÁTICOS

Es la unión de una secuencia de instrucciones que una computadora puede interpretar y ejecutar. Puede interpretar y ejecutar una o varias estructuras de datos que almacena la información, independiente de las instrucciones que dicha secuencia de instrucciones maneja. Para ello se usan lenguajes de programación que sirven para programar la secuencia de instrucciones requerida.

El software: reglas e instrucciones. Sabemos que el ordenador se compone de un conjunto de componentes conectados entre sí. Para que el ordenador funcione es necesario que haya unos programas que le digan paso a paso qué debe hacer. El software es el componente intangible de todo sistema informático y está formado por una colección de reglas e instrucciones que permiten establecer la relación entre el usuario y la máquina.

Tipos de programas. Puede clasificarse en varios grupos: sistema operativo, lenguajes de programación y programas de aplicación.

La figura siguiente ilustra cómo el sistema operativo es el programa más cercano al ordenador y las aplicaciones los más próximos al usuario. A mitad de camino se sitúan los lenguajes de aplicación.

Tipos de programas entre el usuario y el equipo

Se denomina software, programática, equipamiento lógico o soporte lógico a todos los componentes intangibles de una computadora, es decir, al conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware). Esto incluye aplicaciones informáticas tales como un procesador de textos, que permite al usuario realizar una tarea, y software de sistema como un sistema operativo, que permite al resto de programas funcionar adecuadamente, facilitando la interacción con los componentes físicos y el resto de aplicaciones.

El término software fue usado por primera vez en este sentido por John W. Tukey en 1957. En las ciencias de la computación y la ingeniería de software, el software es toda la información procesada por los sistemas informáticos: programas y datos. El concepto de leer diferentes secuencias de instrucciones de la memoria de un dispositivo para controlar cálculos fue inventado por Charles Babbage como parte de su máquina diferencial. La teoría que forma la base de la mayor parte del software moderno fue propuesta por vez primera por Alan Turing en su ensayo de 1936, Los números computables, con una aplicación al problema de decisión.

SISTEMAS INFORMÁTICOS

Informática: es la ciencia que estudia el tratamiento automático y racional de la información, como soporte de los conocimientos y comunicaciones humanas, llevado a cabo mediante elementos automáticos, así como el conjunto de técnicas, métodos y máquinas aplicadas a dicho tratamiento.

De esta última definición podemos deducir que hay tanto una ciencia informática como unas técnicas informáticas.

Cuando se ocupa de la información como materia esencial de estudio, con esta información es preciso: representarla en forma eficiente y automatizable, transmitirla sin errores ni pérdidas, y almacenarla para poder acceder a ella y recuperarla tantas veces como sea preciso procesarla para obtener nuevas informaciones más elaboradas y más útiles a nuestros propósitos

Sistemas informáticos: Conjunto de elementos interconectados o relacionados para el tratamiento de información. El más básico es un ordenador típico. Los más complejos son las redes, sistemas de procesamiento en paralelo.

En este término suelen incluirse los elementos físicos, el software, y otros relacionados. Así el contenido en hardware de una habitación en la que se encuentra instalado un ordenador también se puede denominar el sistema, es decir amplios elementos fabricados por distintas empresas y con diferentes cometidos. Suele contener este término el software básico, tal como el sistema operativo, y los compiladores, depuradores, enlazadores. También un conjunto de programas dedicados a una aplicación específica, lo que incluye este software, el básico, los soportes, la documentación, manuales de procedimiento.

Información: Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. Podría entenderse que si no se consigue alguna de las dos finalidades señaladas, no habría información, pero es prácticamente imposible que no concurra alguna de ellas cuando un ser humano se encuentra ante una exposición de conocimientos. Para que la información sea la adecuada se tendrán que cumplir unos cuantos requisitos: precisión, significatividad, etc., que se expondrán más adelante.

Un sistema informático: es el sistema compuesto de equipos y personal que realiza funciones de entrada, proceso, almacenamiento, salida y control con el fin de llevar a cabo una secuencia de operaciones con datos. Estructuralmente un sistema se puede dividir en partes, pero funcionalmente es indivisible, en el sentido de que si se divide pierde alguna de sus propiedades esenciales. Por eso un Sistema Informático sin alguno de sus componentes no funcionaría.

Al hablar de Sistema Informático, podemos estar hablando, en un sentido amplio, de un conjunto de equipos físicos y lógicos interconectados y personas (constituyendo el Sistema Informático global de una organización), o estar hablando, en un sentido restringido, del ordenador como Sistema Informático y del equipo lógico correspondiente.

COMPONENTES DE UN SISTEMA INFORMÁTICO

Componente físico: que se corresponde a la materia física de la máquina. Los elementos físicos constituyen el hardware del Sistema Informático, y se encuentran distribuidos en el ordenador, los periféricos y el sistema de comunicaciones. Proporcionan la capacidad de proceso y la potencia de cálculo del sistema informático, así como la interfaz con el mundo exterior.

Componente lógico o software: que hace referencia a todo aquello que no es materia y que en términos coloquiales se ha considerado programación. Está constituido por los conjuntos de instrucciones escritas en lenguajes especiales y organizados en programas, que hacen que el sistema físico pueda trabajar realizando diferentes tareas sobre los datos (genéricos o específicos). El software se encuentra distribuido en el ordenador, los periféricos y el sistema de comunicaciones.

Componente humano: constituido por las personas que participan en la dirección, diseño, desarrollo, implantación y explotación de un sistema informático. Este componente tiene una gran importancia, como lo demuestra la significación que han alcanzado los temas relacionados con la interface de usuario, o el término amigable. El personal informático, según las funciones que realice, se puede clasificar en:

• Director
• Jefe de proyecto
• Técnico de Sistemas
• Administrador de Base de Datos
• Analista funcional u orgánico
• Programador
• Jefe de explotación
• Operador
• Grabador
• etc.

SISTEMAS DE CÓMPUTOS ADMINISTRATIVOS

Constan de diferentes módulos: Clientes y Cuentas por Cobrar y Proveedores y Cuentas por pagar, control de inventarios, nóminas, etc. que le permite mantener toda la información sobre sus clientes y proveedores, así como llevar el control de todas las transacciones que la empresa realice con los mismos.

Manejan su información en múltiples formatos de bases de datos tanto cliente servidor como MS SQL-Server, Interbase , Oracle y también en bases de datos desktop como

Access y paradox. Las características de los sistemas es que utilizan mecanismos de transacciones provistas por estos servidores de bases de datos lo cual los hace seguros y confiables en el registro y control de las transacciones.

CONCLUSIÓN

En conclusión tenemos que la contabilidad surgió desde tiempos prehispánicos desde los primeros hombres desde hoy ha venido evolucionando constantemente hasta ahora en nuestro días, también se vio la tecnología de información.

Además durante el desarrollo del tema vimos lo que es tan importante los sistemas de información en una contabilidad y que tan rápido puede ser en esas cuestiones, también se vio lo que son los programas informáticos y los componentes de un sistema informático.

ANEXOS

Contabilidad: Técnicas que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objetivo de facilitar a los interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad económica.

Estados financieros: Informes cuantitativos sobre la situación financiera y los resultados de las operaciones de los participantes del mercado, que deben ser remitidos periódicamente a la Superintendencia General de Valores. Incluyen información de activos, pasivos y patrimonio así como de ingresos y gastos.

Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período.

• El balance general
• El estado de resultados
• El estado de cambios en la situación financiera
• El estado de flujos de efectivo

Balance general: El balance es el estado que refleja la situación del patrimonio de una entidad en un momento determinado. El balance se estructura a través de tres conceptos patrimoniales, el Activo, el Pasivo y el Patrimonio Neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos.

Estado de pérdidas o de resultados: El estado de resultado o estado de pérdidas y ganancias es un documento contable que muestra detalladamente y ordenadamente la utilidad o perdida del ejercicio.

La primera parte consiste en analizar todos los elementos que entran en la compra-venta de mercancía hasta determinar la utilidad o pérdida del ejercicio en ventas. Esto quiere decir la diferencia entre el precio de costo y de venta de las mercancías vendidas.

Para determinar la utilidad o pérdida en ventas, es necesario conocer los siguientes resultados

• ventas netas
• compras totales o brutas
• compras netas
• costo de lo vendido

Estado de flujo de efectivo: Aquél que en forma anticipada, muestra las salidas y entradas en efectivo que se darán en una empresa durante un periodo determinado. Tal periodo normalmente se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto y duración de los faltantes o sobrantes de efectivo.

Balance comparativo: Se refiere a un documento contable que nos proporciona información sobre los aumentos o disminuciones que han tenido el Activo, el Pasivo y el Capital Contable de operaciones que se efectúan durante un ejercicio.

Para poder saber las modificaciones en que incurrieron el Activo y el Pasivo, así como del aumento o disminución del Capital referente a los movimientos practicados en un ejercicio, es indispensable comparar el Balance que se formula al principio del ejercicio y el Balance que se formula al termino del ejercicio, esto es que si se quiere practicar un balance comparativo durante el ejercicio, el Balance inicial será el que se formula al inicio y el Balance final será el Balance al cual se requiere saber la información.

Capital contable: El Capital Contable tiende a afectarse (aumentar o disminuir) cuando un ente económico se ve afectado en sus cuentas de Activo o Pasivo, así tenemos que las disminuciones de Capital Contable se deben al egreso o pago o cuando se reduce el Capital parcialmente (los socios retiran parte del capital). Por otro lado se aumenta cuando se perciben ingresos o aportaciones adicionales de Capital Contable (los socios aportan más capital a la empresa).

Catálogo de cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberían agregarse al sistema.

Egresos: Son costos y gastos de comercialización y operaciones técnicas, financieras, administrativas, propias de la actividad de seguros privados que realizan entidades de seguro, reaseguro, intermediarios y auxiliares.

Los egresos de cada entidad se realizan de acuerdo a modalidad y especialidad, sujetos a disposiciones legales en vigencia y reglamentos emitidos por la Superintendencia de Pensiones, Valores y Seguros -Intendencia de Seguros.

Ingresos: Entrada de dinero en la empresa procedentes de la venta de bienes o servicios típicos de su explotación.// En sentido amplio se consideran también ingresos, los ingresos financieros y los ingresos accesorios a la explotación o atípicos, ventas, y cualquier cuenta de resultados que de lugar a un cobro o derecho de cobro.

Póliza: Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:

TIPOS DE PÓLIZAS

Póliza Contable: La póliza es un documento en el que se asientan las operaciones desarrolladas por el municipio y toda la información necesaria para su identificación.

Se elabora una póliza por cada grupo de cuentas.

Los datos contenidos en las pólizas se registrarán en el libro diario, para después ser concentrados en el libro mayor.

Las pólizas contables se pueden clasificar en:

            Póliza de ingresos.                    Póliza de egresos.          Póliza de diario.

En la póliza de ingresos: se anotan diariamente las operaciones que representan ingresos, es decir, entradas de dinero en efectivo para la empresa.

Los elementos que la póliza de ingresos debe contener son:

·       Especificación del tipo de póliza.

·       Nombre del ayuntamiento.

·       Columnas para el número de cuenta, número de subcuenta y nombre de las cuentas.

·       Columnas para el parcial, el debe y el haber.

·       Renglón para sumas iguales.

·       Espacio para anotar el concepto.

·       Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.

·       Espacio para señalar la fecha y número de póliza.

Para elaborar este tipo de pólizas se deben tomar en cuenta todos los documentos que comprueben los ingresos del municipio; asimismo, se deben anotar las claves numéricas correspondientes al catálogo de cuentas.

La póliza de egresos: sirve para anotar las operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero en efectivo para la empresa.

Los elementos de la póliza de egresos son:

• Especificación del tipo de póliza que se elabora.
• Nombre del ayuntamiento.
• Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o recibos, notas, etc.
• Columna para el número de cuenta.
• Columnas para el parcial, el debe y el haber.
• Renglón para sumas iguales.
• Espacios para señalar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.
• Espacios para la fecha y el número de póliza.

La póliza de egresos se elabora cada vez que se expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una póliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la aplicación contable de acuerdo a las claves del catálogo de cuentas.

La póliza de diario sirve para anotar las operaciones que realiza el municipio y que implican entradas o salidas de dinero en efectivo.

Los elementos que contiene son:

Especificación del tipo de póliza que se elabora.

• Nombre del ayuntamiento.
• Columnas para el número de cuenta, subcuenta y nombre.
• Columnas para el parcial, el debe y el haber.
• Renglón para sumas iguales.
• Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.
• Espacios para señalar la fecha y número de póliza.

La póliza de diario se elabora para anotar operaciones tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a crédito, cobro de documentos descontados, etcétera.

Libro de Registro de Pólizas: El libro de registro sirve para establecer un control y llevar un buen manejo de las pólizas. Se utiliza un libro de registro por cada tipo de póliza. En ellos se anotan en forma progresiva y cronológica cada una de las pólizas.

Libro Mayor: En este libro se concentran los movimientos mensuales de las cuentas afectadas en los registros de pólizas de ingresos, de egresos y de diario. El libro mayor agrupa todas las cuentas con el fin de que la información contable se recopile con mayor detalle que el que aparece en los estados financieros. El libro mayor también se utiliza como medio de reclasificar y resumir por cuentas la información detallada cronológicamente en el libro diario.

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

Romero López Álvaro Javier, Principios de Contabilidad, Mc. Graw Hill

http://www.monografias.com/trabajos22/necesidad-de-informacion/necesidad-de-informacion.shtml#sistema

Jennifer V. Parra Rodríguez

William Rubiano López

Diego A. Torres Urdaneta

Lorena Rubiano López

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http://ciberconta.unizar.es/LECCION/HARDWARE/INICIO.HTML

http://html.rincondelvago.com/sistemas-informaticos_2.html

http://html.rincondelvago.com/sistemas-informaticos_8.html

Recopilado por:

Antonio Ayala Coronel

País: México

Ciudad de nacimiento: Tlaxiaco, Oaxaca

Nivel de estudio: Universidad

Profesión: Estudiante de Contaduría

Trabajo realizado en: Mochicahui el Fuerte, Sinaloa, México

03-07-2007