El sistema de costeo ABC

En la actualidad, los costos realizados por las empresas de una u otra forma son parte de una planificación para la elaboración de presupuestos y la administración de estos, logrando así decisiones en cuanto a la fijación de precios, las actividades que se realizan para la toma de decisiones en base a los costos. El sistema de costeo ABC es un método práctico de asignar los costos incurridos por las empresas mediante el uso de actividades para la obtención del producto o servicio, medible a través de inductores o generadores de costos intervinientes en cada actividad, este método es de gran utilidad porque no agrupa los costos en forma global sino de forma separada.

La empresa Avícola Enzo SCRL es una empresa dedicada a la producción de huevos para el consumo humano, por lo cual genera costos relacionados a su actividad, no utilizando ningún método de costeo existente basándose para la agrupación de los costos empíricamente sin tener una metodología adecuada para su asignación obteniendo resultados pero no los esperados. El sistema de costeo basado en actividades ABC propuesto imputa metódicamente todos los costos indirectos a las actividades que los hacen necesarios y luego distribuye los costos de las actividades entre los productos o servicios que hacen uso de estas actividades. Con esta investigación se pretende diseñar e implementar una estructura de costos basada en la actividad para la producción de huevos para determinar qué actividades generan valor y cuáles no, y como esta afecta en la toma de decisiones de la empresa.

Antecedentes

Según algunos datos de la web grafía revisada para el presente proyecto de esta investigación así como durante la revisión bibliográfica, se ha determinado que existe una gran variedad de trabajos, tesis, estudios o informes relacionados con el diseño de una estructura de costeo ABC y como está afecta en la toma de decisiones de las empresas, que tienen relación con este trabajo y que a continuación se presenta.

Herrera, Gunter (2004). Tumbes,en su trabajo de investigación "Sistema de Costos Basado en Actividades como herramienta de Gestión en las Empresas Productoras de Tilapias" llega a las siguientes conclusiones:

• El sector productor de tilapia del departamento de Tumbes no escapa a la crisis económica por la q atraviesa el país, la misma que se acentúa por que no cuentan con adecuados sistemas de costos que les permita efectuar una eficiente toma de decisiones, lo que motivo al presente trabajo de investigación comparar los resultados de estructura de costos que arroja el ABC con los costos que arroja el sistema actual de la empresa, las mismas que se deben básicamente a la asignación de los costos indirectos al producto.

• Como resultado de este trabajo queda claro que al aplicar este nuevo sistema de costos en los productores de tilapia generaría actitudes como mejor control, mayor productividad y calidad total del producto; así como la mejora en la política de precios, planeación y elaboración de presupuestos en la presentación real de los estados financieros como datos más precisos y mejorando la eficiencia en la toma de decisiones; factores claves para medir la rentabilidad en la empresa.

Pérez Barral, Osmany (2005). Perú,en su trabajo de investigación sobre el "Sistema de costos basado en actividades aplicados a las empresas", llega a las siguientes conclusiones:

• El trabajo es interesante porque trata sobre un concepto que muchas empresas no han puesto en la práctica. Además de ser una técnica moderna de asignar los costos a los productos, sirve también como una herramienta gerencial.

• El concepto ABC involucra más al personal de los procesos dando origen a una mayor vinculación de las actividades entre los departamentos. Esto es favorable, el que haya un flujo flexible de información entre los distintos procesos, aunque es de señalar que deben conocer el sistema todos los empleados de la empresa sea contable o no.

• El tema es de gran interés para la dirección de muchas empresas porque vincula dos conceptos importantes: La Gestión Basada en Actividades y el Costeo Basado en actividades, que son de gran beneficio informativo para la empresa porque relaciona directamente el departamento de contabilidad con el resto de la entidad.

Contreras, Héctor (2006). Chile, "Implementación de un modelo de costos ABC en una empresa Vitivinícola", al término del trabajo de investigación concluye lo siguiente:

• Los sistemas tradicionales de costeo al imputar los costos fijos en base al volumen, arrojan resultados inválidos para los distintos vinos que la empresa produce. Aumentos de hasta un 300% y 200% en el costo de vinos como el Cabernet Sauvignon Premium y Reserva respectivamente, corroboraron la invalides de este sistema. Por lo tanto, la implementación del ABC permite una mejor asignación de los costos a las diversas líneas de producto, posibilitándolo un mejor control y reducción de éstos. La rentabilidad efectiva determinada con el ABC, muestro la sobrevaloración que se les da algunos vinos (mejores categorías) en contra de otros, la disminución en la rentabilidad, en un promedio de 50% en el caso de las líneas embotelladas de Cabernet.

• El costeo basado en actividades, atribuye los costos de acuerdo al nivel de intensidad de las actividades, diferenciando claramente el costo total de las distintas variedades y categorías que la viñera produce. Permitiendo relacionar los costos con sus causas, lo cual es de gran ayuda para gestionar mejor los costos en etapas como la planificación, pues suministra abundante información que sirve de guía para varias decisiones tales como fijación de precios entre otras.

Arteaga Carmen Elvira y Karina Clavijo (2008). Tarapoto, en su trabajo de investigación sobre "Efectos de la aplicación del costo ABC en la gestión económica de la empresa Tabacalera del Oriente S.A.C", llegando a la siguiente conclusión:

• Que los costos de fabricación por cada uno de los tipos de puros que fabrica la empresa son más cercanos a la realidad, mientras que con el método tradicional solo han obtenido el costo promedio en virtud de que los procesos de cálculos solo toman en cuenta el costo total de la producción para luego ser dividido entre el total de unidades producidas, proporcionando de esta manera una información con muchas falencias y una debilidad para la toma de decisiones de la gerencia.

Saavedra García, Nancy (2010).Tarapoto,En su tesis titulada: "Evaluación Comparativa de la Rentabilidad Utilizando el Sistema Costeo ABC y el Método Tradicional en la Producción de Helados", muestra la diferenciación en aplicar los costos tradicionales con el sistema ABC en la producción de helados; y su incidencia en la rentabilidad a partir de estos costos, concluyendo en lo siguiente:

• Al implementar este sistema de costeo ABC da como resultado una mejor clasificación de los costos y gastos los cuales disminuye y arroja una rentabilidad favorable y un menor costo de venta.

• Demuestra al implementar y evaluar los dos sistemas de costos, cual le resulta más rentable, según la investigación, los costos ABC; a través de este sistema, ayuda a direccionar los costos indirectos a diferentes actividades que intervienen en la producción y poder utilizar como herramienta de gestión para toma de decisiones.

• Como resultado de este trabajo queda evidente al aplicar el sistema de costeo ABC en la producción de helados, arroja un mejor control de los costos indirectos, mayor productividad y calidad de los productos, como también la toma de decisiones basadas en la planeación de actividades a partir este enfoque.

Pelicó Hernández Asbel Alfonso (2011). Guatemala, en su trabajo de investigación sobre, "Evaluación del sistema de costos y sus consecuencias en el costo de producción de la empresa purificadora de agua fuente viva", en el desarrollo de la tesis llegando a las siguientes conclusiones:

• El gerente general, el encargado de producción y el contador de la empresa, purificadora de agua Fuente Viva, deben reunirse de manera urgente en una mesa de diálogo y unificar sus criterios, para adoptar un mismo lenguaje técnico contable, identificando de forma clara cada uno de los rubros que se involucran en todo el proceso productivo; es aconsejable apoyarse en un profesional de la contabilidad, para que asesore de una manera técnica y pueda ampliar cualquier tema, relacionado con éstos procedimientos.

• Es vital, para la implementación de este sistema de costeo, que se adopte inmediatamente un mismo criterio para discriminar los costos y gastos en que incurre la empresa en su fase de producción; todas las divergencias de criterio son un impedimento para que se aplique correctamente.

• Adoptar una nomenclatura contable, que esté debidamente codificada, de acuerdo a la actividad o área a la cual pertenezcan los rubros, identificando y delimitando los departamentos de producción, administrativos e inversión y las cuentas que afectan a los resultados financieros de la empresa, como mínimo. Deben entenderse como áreas separadas de la empresa: el área de producción y el área administrativa, aunque para efectos de la implementación de la nomenclatura contable, partidas de resultados y partidas de administración.

Marco Teórico

Metodología Del ABC. 

Apaza, Mario. (2007), Define que la Metodología del Costeo Basado en Actividades ABC Costing, es un procedimiento que propende por la correcta relación de los Costos Indirectos de Producción y de los Gastos Administrativos con un producto, servicio o actividad específicos, mediante una adecuada identificación de aquellas actividades o procesos, la utilización de bases de asignación driver y su medición razonable en cada uno de los objetos o unidades de costeo. Los costos resultantes de la aplicación del sistema tradicional y del Sistema de Costeo Basado en Actividades son diferentes y las variaciones corresponden a actividades operativas no cuantificadas debidamente en los sistemas de costos tradicionales y cuya falta de proporcionalidad está definida por uno de los siguientes aspectos: Diversidad en el volumen de producción o el volumen de actividades que se requieren para prestar el servicio, diversidad por tamaño de producto o servicio, diversidad por complejidad, en el sentido que los productos o servicios son complejos pueden consumir más labor directa, diversidad de insumos, en el sentido que algunos requieren más tiempo para ser manipulados, diversidad de montaje, que depende del producto o servicio que se genera.

Por definición, esta metodología exige la acumulación de los recursos de costos identificables y directos por producto, actividades o procesos operativos, de servicio, de tal forma que permite evaluar adecuadamente al responsable de los costos directos causados durante su proceso.

El desafío que supone trabajar con eficiencia y lograr la excelencia empresarial en las condiciones actuales, exige a nuestras empresas u organizaciones utilizar las herramientas necesarias para enfrentar con éxito la inestabilidad de un entorno cada vez más turbulento, como se está viendo en la actualidad en el campo de la industria y el servicio.

El Costo Basado en las Actividades (ABC) se ha convertido en un paradigma emergente y constituye un elemento esencial en la correcta determinación de los costos de los productos o servicios y en la fuente de información oportuna para la transformación sistemática de la información en acción.

Apaza, Mario (2007). El ABC se basa en distribuir los recursos de una organización (mano de obra, materiales, etc.) medidos en unidades monetarias a las actividades que realiza la misma, usando para ello criterios de asignación denominados cost drivers. Análogamente, los recursos asignados a las actividades serán distribuidos al producto.

Beneficios para la empresa

• Conocer la rentabilidad efectiva del producto tanto para el cliente externo como con el cliente interno y poder conocer justificadamente que procesos deben optimizarse al interior de la empresa.

• Mejorar la formulación de presupuestos, establecer precios de transferencias entre distintos clientes internos. Disponer de información de costos por actividad, línea de producto, canal de distribución, tipo de clientes, zona geográfica o cualquier otro concepto. Mejorar sustantivamente la toma de decisiones global de la empresa a través del uso de esta herramienta.

• Enseñar al personal de la empresa a utilizar y compartir la información de ABC para mejorar el uso de los recursos y la toma de decisiones en general y proporcionar análisis de los beneficios y oportunidades detectando a través del ABC.

Los costos basado en actividades (ABC), es el de calcular costos más exactos para los productos, considerando el verdadero consumo de los recursos; apoya el control operacional a través de los sistemas de mejoramiento de la gestión; apoya la toma de decisiones y planificación estratégica del negocio; facilitar la mejora de los procesos y reducción de costos, promover un marco de mejoramiento continuo y apoyar el análisis de inversión y planificación.

Operatividad del sistema ABC.

Apaza, Mario (2007). En la metodología del Costeo Basado en Actividades se considera que cada producto o servicio – objeto económico de la empresa, además de recibir todos aquellos costos directos operativos causados e identificados plenamente en desarrollo del mismo, debe absorber los costos y gastos causados por las áreas o procesos operativos y administrativos, denominados procesos de apoyo, por cuanto las actividades de éstos constituyen una serie interrelacionada de tareas o labores que permiten convertir tales recursos básicos en resultados, con su aporte indirecto de beneficios a los productos finales.

Para efectuar la redistribución se requiere que aquellos costos y gastos de los procesos de apoyo o administrativos, no relacionados o identificados directamente con el producto o servicio, se asignen teniendo en cuenta un procedimiento que fije los valores sobre las actividades realizadas. Para dar cumplimiento a este procedimiento, la asignación se debe efectuar mediante dos etapas como son:

• a) Asignación o distribución directa de los costos y gastos.

• b) Asignación o distribución de los costos y gastos de los procesos de apoyo en los productos o servicios finales

Elaboración: Apaza Mario.

Elaboración: Apaza Mario

Apaza, Mario (2007).

El costo basado en actividades es una herramienta de gran utilidad para la toma de decisiones. En la metodología se realizó los cambios de forma necesarios para que pueda ser adaptada a nuestro caso real de tal forma que el fondo de la metodología se mantiene.

El cambio fundamental es que la metodología se aplica a los costos fijos de fabricación, mientras que en este trabajo será aplicada a los costos directos e indirectos en la producción.

Apaza, Mario. Establece los cinco pasos para la implementación del sistema de costos ABC.

• a. Análisis de los procesos de valor.

Este paso inicial en la implementación del sistema de costos ABC se relaciona con el análisis de todas las actividades requeridas para producir un producto, para lo cual se deben identificar aquellas actividades que agregan valor o no lo agregan valor. Se entiende que una actividad agrega valor a un producto o servicio cuando su eliminación o la disminución de su frecuencia pueden afectar negativamente la satisfacción de los consumidores (no supera las expectativas de los clientes).

Dos actividades se pueden llevar a cabo en este primer paso:

• Diseño del mapa de actividades o diagrama de flujo

Consiste en identificar las diferentes actividades que integran las operaciones de una organización y específicamente consiste en detallar cada paso en el proceso productivo. El flujo grama deberá contener los diferentes pasos representados por círculos, triángulos o cuadrados además del tiempo relacionada con cada actividad identificada.

• Analizar si cada actividad identificada en el diagrama de flujo agregan valor o no.

Como se insinuó anteriormente, si la eliminación o reducción en la intensidad de la actividad afecta negativamente las expectativas de los clientes, entonces dicha actividad si agrega valor y no se podrá eliminar o reducir, pero si ocurre lo contrario se deberá eliminar o reducir tal actividad.

• b. Identificación de los centros de actividad

Los procedimientos que se debe adelantar con el fin de identificar las actividades en cada área funciona de la empresa son:

• Entrevista con los responsables del área.

• Cuestionarios detallados en la observación directa que deben responder los responsables del área.

• Reportes de las actividades desarrolladas por los responsables de una área en un tiempo determinado.

Posteriormente se deben reagrupara las actividades por grupos o tareas más significativas para racionalizar la información de gestión. El agrupara las actividades facilita el proceso de asignar sus costos al producto ya que en la práctica sería demasiado dispendioso tratar cada actividad como un centro separado, por tanto; el criterio a utilizar entre otras sería el de identificar las actividades que están estrechamente relacionadas entre sí y conformar con ellas un centro de actividades que sería consumido en forma más o menos igual por un determinado objeto de costo.

Las actividades se pueden agrupar en tres niveles generales así:

• Actividades a nivel de unidades de producto

Se relaciona con el proceso de la elaboración del producto y se generan a partir de un volumen de productos que fluye a través de la empresa.

• Actividades a nivel de línea de producto

Se generan cuando se requiere apoyar la elaboración de una línea de productos específicas.

• Actividad a nivel de la empresa o capacidad

Se generan cuando se requiere apoyar el proceso general del desarrollo del producto. Estas actividades se relacionan con la elaboración total de producto. Incluye costos totales como: gerencia de la empresa, seguros, impuestos, depreciaciones, arrendamientos, servicios públicos, etc.

Una vez definida las actividades significativas se debe obtener información precisa acerca de los materiales necesarios y equipos descritos a cada actividad.

• c. Asociación con los centros de actividad.

Los recursos se traducen en costos que se deben asociar con los centros de actividad, por lo cual se deben distinguir dos tipos de costos: Directos e Indirectos. Recuérdese que los costos directos se identifican directamente con el centro de actividades, se deben asociarse todos aquellos costos como: salarios, prestaciones, materiales indirectos, depreciaciones, seguros, etc. Pero si los costos son indirectos a la actividad, que no son comunes a varias actividades; es necesario emplear un driver de recurso (inductor de costo) para ser asignados a ellas.

• d. Asignación de los costos de actividades a los objetos de costo (selección de los cost drivers).

Este paso se relaciona con la asignación de los costos desde los centros de actividad a los objetos de costo. Esto se logra mediante el uso de driver de actividad, este es un factor que sirve para conducir a cada objeto de costo una porción de costos de cada actividad que se consume. Para seleccionar un driver se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Facilidad de obtener información relacionada con el driver de actividad.

• Debe existir una buena relación de causalidad entre driver y el consumo de este por parte de cada objeto de costo.

• e. Calculo del costo unitario mediante el inductor de costos.

Conocidos los costos de cada actividad, y hallamos el número de veces que se da, el inductor de costo para cada una de ellas, se determina el costo unitario, dividiendo los costos totales de cada actividad entre el número de veces que interviene el inductor del costo.

El costo unitario del inductor de costo representa la medida de la unidad que se tomara como referencia para cuantificar el consumo de recursos de cada actividad el producto.

Este es un método mediante el cual el costo ABC convierte los costos y gastos fijos en costos y gastos variables, los cuales son distribuidos a los productos en función a la cantidad de veces que se haya dado dicho drivers en cada uno.

• f. Determinación  del costo del producto.

• Asignación de los costos de las actividades a los productos.

Tiene una profunda significación en el Modelo ABC, pues los productos consumen actividades y las actividades recursos, siendo los generadores o inductores, los que relacionan de manera directa a unos y otros, por lo que, llegado este momento en el proceso de asignación, son conocidos ya los costos generados por cada portador de costos; asimismo y de acuerdo con la correspondencia directa entre estos y los productos, se puede saber de manera inmediata el consumo que cada  producto ha hecho de cada actividad.

El consumo realizado de cada actividad vendrá expresado por el número de prestaciones con las que la actividad ha contribuido a la formación del producto.

• Asignación de los costos directos a los productos.

Los costos directos respecto del producto no han intervenido en las etapas anteriores del proceso contable del Modelo ABC. El proceso de asignación terminará trasladando los costos directos respecto al producto. 

Conviene hacer un apartado respecto a la mano de obra directa. El Modelo ABC, propugna la asignación de la mano de obra directa a las actividades y su reparto desde éstas a los productos, de acuerdo con un portador de costo representativo, como es el caso del número de horas consumidas en cada actividad por los diferentes productos. La mano de obra directa, suele representar una parte del costo de muchas actividades, por lo que de no tenerse en cuenta, se estaría deformando el costo total de las actividades.

A los efectos del valor práctico del modelo, consideran que debería cuantificarse el tiempo que dedica cada empleado en el desarrollo de sus actividades, evitando así, considerar en algunos casos la mano de obra indirecta respecto a las actividades y permitiendo a su vez un mayor control sobre la plantilla de cargos y sobre el aprovechamiento del fondo de tiempo. Por tanto, los costos directos a repartir, sólo harán referencia a los materiales consumidos, que se trasladarán al costo de los productos a nivel unitario de acuerdo con las cantidades físicas que hayan necesitado.

Esta metodología se ha trabajado a través del enfoque de procesos, puesto que las empresas son tan eficientes como lo son sus procesos y teniendo en cuenta la complejidad y dinamismo que ha adquirido el entorno de las organizaciones, así como la necesidad de enfrentar los nuevos retos del mercado se necesita contar con un sistema de control que posibilite la toma de decisiones basado no  sólo en el análisiseconómico – financiero sino que logre una valoración integral de la gestión y sirva de herramienta en la ubicación de desviaciones en los diferentes procesos que la conforman. 

Cada vez más el éxito de toda organización depende de que sus procesos empresariales estén alineados con su estrategia, misión y objetivos, por esto el principal punto de análisis lo constituye precisamente la gestión en la empresa basada en los procesos que la integran.

Modelo propuesto para la aplicación del sistema ABC.

Teniendo en cuenta los elementos abordados hasta el momento durante la investigación, corresponde en este epígrafe presentar la propuesta del Sistema ABC el cual consta de tres pasos, que posteriormente serán desglosados en tareas para poder comprender en detalles la secuencia lógica del sistema.

Elaboración: Apaza Mario.

Apaza, Mario, (2006); A continuación presenta el despliegue de cada uno de los pasos propuestos en el modelo diseñado.

• Paso I: Localización de los Procesos

Este paso se desarrolla con el fin de seleccionar los procesos de la empresa, determinando los subprocesos que lo integran y las actividades implicadas, teniendo en cuenta lo siguiente:

• Análisis preliminar del diseño de los procesos.

Para realizar el análisis preliminar del diseño de los procesos, es necesario formar un equipo de trabajo interdisciplinario para lo cual se tendrá en cuenta el Método de Experto, descrito por Goicoechea (1982) y Sánchez (1984), compuesto por no más de siete personas según, Trischler (1998); Amozarrain (1999), Zaratiegui (1999).

Posteriormente se pasa a identificar los procesos para lo cual se utilizará el Método Delphi, como un método de expertos que facilitará el trabajo del Equipo Ejecutivo seguido de la selección de los procesos operativos, estratégicos y de apoyo definiendo la relación de los mismos con los objetivos estratégicos de la organización. Esta selección se realiza con la intención de hacer un análisis más detallado desde el punto de vista del sistema. Esta tarea concluye con la designación del responsable de cada proceso.

• Diseño o rediseño de los procesos.

Para cada uno de estos elementos se realiza un análisis exhaustivo que culminará con el análisis del valor añadido de cada proceso.

Se comenzará el análisis con la constitución del equipo de trabajo el cual será seleccionado por el responsable del proceso quienes elaborarán una ficha técnica para cada proceso y determinarán los subprocesos.

Posteriormente se determinan las actividades a través de entrevistas con los trabajadores y se elabora el diccionario de actividades.

• Paso II: Identificación de los elementos del costo de cada proceso

En este paso se identifican los elementos del costo de cada proceso o actividad teniendo en cuenta que las actividades son ahora el centro del modelo.

• Análisis de actividades.

En esta tarea, las actividades serán clasificadas al proceso de la empresa para determinar los productos y servicios, es decir, las entradas necesarias para que comience cada actividad y las salidas que se obtienen de cada una de ellas y que implica al recurso consumido por parte de la misma.

• Elección de los inductores de costo.

La selección de los inductores más adecuados está en función del parámetro que más influye en la variación de los costos. Su obtención se realiza mediante dos formas: una cuantitativa y otra cualitativa. En el primer caso se genera a través del sistema informativo actual y en el segundo caso se obtiene con el método de expertos, por lo que deberá ser incluido en el sistema informativo.

• Paso III: Determinación del costo de los procesos.

En este paso se elabora el procedimiento para el cálculo del costo de los procesos, el cual contiene el cálculo del costo de las actividades.

Cálculo del costo de las actividades.

• Asignación del costo a las actividades.

• Asignación del costo de las actividades a los procesos operativos.

Etapas del sistema de costos ABC

Apaza, Mario (2007). Establece que el sistema de costos ABC está basado en dos etapas, la primera carga costos generales a pools de cotos basados en actividades y la segunda utiliza una serie de ratios basado en los cost drivers para asignar los costos de los pools a las líneas de servicio.

• a. Instrumentación del ABC.

Al tener identificadas y establecidas las actividades, los procesos y los factores que miden la transformación de los factores, es necesario aplicar al modelo una fase operativa de costos, ya que es sabido que toda actividad y proceso consume un costo, como así los productos consumen una actividad.

Como las actividades cuentan con una relación directa con los productos, con el sistema de costos basado en las actividades se logra transformar los costos indirectos respecto a los productos en costos directo respecto de las actividades, lo que conlleva a una forma más eficaz de la transformación del costo de los factores en el costo de los productos.

Después de realizar los anteriores pasos, se debe agrupar los costos de las actividades de acuerdo a su nivel de causalidad para la obtención de los productos:

• Actividad a nivel interno del producto.

• Actividades relacionadas con los pedidos del producto.

• Actividades relacionadas con el mantenimiento del producto.

• Actividades relacionadas con el mantenimiento de la producción del producto.

• Actividades relacionadas con la investigación y desarrollo.

• Actividades encaminadas al proceso continuo de apoyo al cliente.

• b. Asignación de los costos.

Al tener en cuenta que cuando las actividades generadoras de costo se encuentran directamente relacionadas con la generación de los productos, debido a la interrelación entre las actividades subyacentes, el costo de esa se puede tratar como si fuese un costo indirecto variable, esto es, asignarse a los productos o servicios generadores durante el periodo, de acuerdo al consumo directo del producto o servicio en la actividad generadora de costo. De esta manera, el Sistema de Costos Basado en Actividades clasifica inicialmente los diferentes conceptos de costos en actividades generadoras u operativas y administrativa, y luego mediante un procedimiento de redistribución, los costos y gastos incurridos en estos procesos, los de apoyo operativos y administrativos, se aplica a los productos o servicios de acuerdo con las necesidades o exigencias ocurridas durante el proceso productivo.

En sistema de costos ABC, se asignan primero el costo a las actividades y luego a los servicios, llegando a una mayor precisión en la imputación.

• Etapas para la asignación.

• a. Primera etapa.

En esta etapa, los costos se clasifican en un conjunto de costos generales o pool para los cuales las variaciones pueden explicarse mediante un solo cost. Driver.

• b. Segunda parte.

En esta etapa, el costo por unidad de cada pool es asignado a los productores. Se hace utilizando el ratio de pool calculado en la primera etapa y la medida del montante de recursos consumidos por cada producto. El total de costos generales asignados de esta forma se divide por el número de unidades producidas. El resultado es el costo unitario de costos generales de producción del servicio. Añadiendo este costo al unitario por materiales y por mano de obra directa, se obtiene el costo unitario de producción de los productos generados.

• Factores de asignación.

Los factores de asignación, están relacionados con las etapas frente a su diseño y operatividad de forma directa. Estos factores son la elección de pools de costos, la selección de medios de distribución de los costos generales a los pools de costos y la elección de un cost drivers para cada pool de costo. Estos factores representan el mecanismo básico de un sistema.

• Los inductores de costo (medición).

El inductor de costos es la medida que permite distribuir los costos de las actividades principales entre los productos. Además, trata de medir el hecho que pone en marcha la actividad ya que las empresas están compuestas de áreas funcionales, que a su vez las componen diferentes centros de actividad dependiendo de la política de administración de la empresa, los diferentes procesos, áreas de operaciones o simplemente sus divisiones.

• Criterios para la medición de los inductores de costo.

Estas actividades se miden a través de los llamados inductores de costo (cost drivers, del inglés) que en definitiva son los causantes de los costos o los factores de variabilidad de los costos. Los cost drivers no están relacionados con el volumen, si no que en ocasiones, puede ser más interesante analizar el comportamiento de actividades y de los costos que recaen sobre ellas, en forma de indicadores no relacionados con el volumen, como por ejemplo en función al número de veces que se debe realizar una actividad.

Apaza, Mario (2006). Establece que Los beneficios, Finalidad, Limitaciones y Debilidades del costo ABC son las siguientes:

• Beneficios

• Facilita el costeo justo por línea de producción, particularmente donde son significativos los costos general no relacionados con el volumen.

• Analiza otros objetivos del costo además de los productos.

• Indica inequívocamente los costos variables a largo plazo del producto.

• Produce medidas financieras y no financieras, que sirven para la gestión de costos y para la evaluación del rendimiento operacional.

• Ayuda a la identificación y comportamiento de costos y de esta forma tiene el potencial para mejorar la estimación de costos.

• Finalidad del modelo ABC.

Los objetivos fundamentales del costeo Basado en Actividades son: medir los costos de los recursos utilizados al desarrollar las actividades en un negocio o entidad.

• Describir y aplicar su desarrollo conceptual mostrando sus alcances en la contabilidad gerencial.

• Ser una medida de desempeño, que permite mejorar los objetivos de satisfacción y eliminar el desperdicio en actividades operativas. Proporcionar herramientas para la planeación del negocio. Determinación de utilidades, control y reducción de costos y toma de decisiones estratégicas. La metodología para la definición de un costo total de un producto o servicio se basa en la identificación primaria de los costos directos de los mismos, en los análisis de las actividades y en la cuantificación de los costos de los procesos de apoyo o de servicio para asignarlos a cada uno de los productos-objeto económico de la empresa.

Los estudiosos de este sistema tienen variadas teorías sobre la finalidad del modelo, dentro de las más utilitarias se pueden extractar:

• Producir información útil para establecer el costo por producto.

• Obtención de información sobre los costos por líneas de producción.

• Análisis ex-post  de la rentabilidad.

• Utilizar la información obtenida para establecer políticas de toma de decisiones de la dirección.

• Producir información que ayude en la gestión de los procesos productivos.

• Limitaciones  

• Existe poca evidencia que su implementación mejore la rentabilidad corporativa.

• No se conocen consecuencias en cuanto al comportamiento humano y organizacional.

• La información obtenida es histórica.

• La selección de cost-drivers y costos comunes a varias actividades no se encuentran satisfactoriamente resueltos.

• El ABC no es un sistema de finalidad genérica cuyos outputs son adecuados sin juicios cualitativos.

• En las áreas de control y medida, sus implicaciones todavía son inciertas.

Como conclusión final se debe tener en cuenta que el sistema de costos basado en las actividades se instaura como una filosofía de gestión empresarial, en la cual deben participar todos los individuos que conformen la empresa, desde los obreros y trabajadores de la planta, hasta los más altos directivos, ya que al tener cubiertos todos los sectores productivos,  se lleva a la empresa a conseguir ventajas competitivas y comparativas frente a las entidades que ejercen su misma actividad. 

• Debilidades del ABC

• Los críticos argumentan que ABC deja de motivar a los administradores para que piensen en la posibilidad de cambiar los procesos de trabajo a fin de lograr que la empresa sea más competitiva. Además se preguntan si ABC vincula la manera explícita y sistemática las actividades de producción con la satisfacción que desea el cliente.

• Al usar información ABC, los administradores pueden suponer que la estrategia de abandonar los productos más nuevos y de bajo volúmenes a favor de la expansión de productos más maduros que tienen márgenes más altos mejorara la rentabilidad de su empresa.

• Sin embargo esta estrategia de reducción de costos a corto plazo o mejoramiento de los márgenes de utilidad puede ser contraria a la exigencia de los clientes, en el corto plazo los administradores pueden requerir una mayor cantidad de tiempo y de sus presupuestos desarrollando y mejorando la calidad de producto más novedoso.

• Del mismo modo, ABC también puede ocasionar información engañosa con relación a una supuesta disminución de los costos de manejo de órdenes de venta mediante la eliminación de órdenes pequeñas que generan márgenes más bajos.

• Poner de relieve la información que produce ABC puede ocasionar que los administradores fomenten constantemente la reducción de los costos. Los críticos argumentan que ABC no fomenta la identificación y eliminación de las restricciones que crean demoras y excesos

• Por consiguiente la mayoría de empresas han utilizado ABC para la elaboración de análisis internos y, al mismo tiempo, han continuado usando su sistema tradicional de costos tradicional para la preparación de informes externos.

Mayor, Guillermo (2009). Costeo Basado en Actividades.

El costeo Basado en actividades mediante sus costos generadores ayuda a identificar oportunidades de mejora de la siguiente forma:

• Los gastos de administración y ventas son llevados a los programas.

• Los gastos de los centros de costos son llevados a las actividades del Departamento, los cuales son entonces asociados directamente a los programas.

• Utiliza varios factores de asociación, buscando obtener el costo más real y preciso posible.

• Facilita una visión de los costos a través de las actividades, haciendo posible direccionar mejor las acciones en donde los recursos de la institución son realmente consumidos.

En tal sentido se considera que el ABC surge como una necesidad de un sistema de costo innovador, que atienda las nuevas necesidades de un análisis estratégico de costos y es considerado como la parte instrumental del gerenciamiento estratégico de costos: según la cual son las actividades de todas las áreas funcionales de manufactura las que consumen recursos y los productos consumen las actividades, con el objetivo de discriminar en las actividades que adicionan valor y las que no adicionan valor a los productos.  

El método ABC va más allá de un departamento o de un centro de costo. Este centra su atención en las actividades que se realizan en el proceso de producción de bienes o servicios, se enmarca en el costo de las actividades con vista a lograr resultados más efectivos para la toma de decisiones.

Elaborado por Guillermo Mayor Guillermo

Importancia de la aplicación del ABC

Horgren, Charles y Datar, Srikant (2007). Muchas empresas, reconociendo la naturaleza arbitraria de las asignaciones de costos fijos, han pasado a sistemas de costos directos para facilitar las decisiones de la dirección.

Los sistemas de costos directos tienen la falencia de ignorar los costos fijos a la hora de calcular los costos de los productos. Solo asignan costos de materiales, costos de personal directo y otros costos directos implicados al producto.

Los métodos de costo directos son adecuados si los costos indirectos son una pequeña fracción de los costos totales, o si, como sostienen los que abogan por el sistema de costo directo, se trata de "evitar" que la distribución de costos fijos distorsione el precio de los productos.

En gran medida la separación de los costos y gastos fijos y variables no representan mayor dificultad, aunque hay casos en los cuales esta labor si lo es, como por ejemplo la separación en los gastos administrativos y de ventas de lo fijo y lo variables.

La empresa deberá usar información de ABC permanentemente para tomar decisiones y por lo tanto, se necesitara asegurar que los datos sobre los cuales se basa ABC (recursos, cambios organizacionales, valor de los drivers, nuevas actividades, drivers mejorados, etc.) sean actualizados regularmente, según los ciclos del negocio, ciclos trimestrales o anuales, o cuando ocurran cambios en el contenido del trabajo, producto o cliente.

TAFUR, Joaquín y AGUDELO, Jair (2006).Fundamentos de los modelos de costos ABC 

Los sistemas de costos que tienen que afrontar, han sido divididos en dos grandes tipos, los sistemas de costos tradicionales y los contemporáneos. Los primeros tienen una duración aproximada de ciento cuarenta años, cuando en las últimas décadas del siglo XIX se crean los primeros sistemas de costos con el fin de medir la eficiencia en el uso de los factores de producción dentro de la coyuntura de la segundarevolución industrial. Los segundos son relativamente nuevos ya que tienen una duración de 20 años.