Mejora del Proceso de Ingreso al Trayecto Inicial de la Misión Sucre (página 3)

Partes: 1, 2, 3

Ubicación Geográfica: la aldea universitaria bolivariana funciona en la misma edificación de la unidad educativa bolivariana Antolín del campo, se ubica en la avenida 31 de julio, Paraguachi, capital del municipio Antolín del campo, isla de margarita. Estado nueva Esparta. (ver Anexo N°7)

Infraestructura: La aldea universitaria bolivariana Antolín de Campo, cuenta con 16 salones, biblioteca, sala de computación, sala de danzas, cancha, comedor, sala para niños con deficiencia de aprendizaje, oficina de dirección, oficina de subdirección, oficina del distrito escolar, entre otras.

Objetivo: Tiene como finalidad facilitar el acceso y la prosecución de la educación universitaria publica, permanente, integral, gratuita, y de igualdad de oportunidades de todos las y los bachilleres que así lo demanden con el propósito de incrementar el nivel educativo a la población venezolana y formar ciudadanos comprometidos con el desarrollo del país a través de establecimientos de nuevos modelos educativos universitarios sustentados en la sinergia institucional y la participación comunitaria con base en los imperativos de la democracia corresponsable, participativa y protagónica.

Misión: Desarrollar y fortalecer el sistema administrativo, el soporte académico, la infraestructura, así como lo concerniente a la adquisición, reproducción y distribución de los materiales educativos y la calidad de vida de los triunfadores, en sinergia con las instituciones de educación universitaria que participan en la Misión Sucre, para garantizar el acceso universal a la educación Universitaria de todos y todas los venezolanos.

Visión: Ser el soporte operativo de la educación universitaria municipalizada en todo el territorio nacional.

Valores: Eficiencia, eficacia, transparencia, inclusión, participación, innovación, humanismo, solidaridad, correspondencia social y cultura de servicio.

Fortalezas:

La municipalización de la educación universitaria.
Profesores y profesoras militantes del proceso bolivariano ideado por el comandante Hugo Chávez.
Buena formacion profesional del personal docente
Conexión de objetivos y metas con el plan de la patria 2013-2019.

Oportunidades:

Gobierno bolivariano comprometido con la sociedad.
Integración y apoyo institucional.
Posibilidad de apertura de nuevos programas tales como, energía y gas, agroalimentación, mecánica y pesca.
Futura entrega de apoyo tecnológico a través de computadoras, hecho que representara un avance significativo en el uso de las nuevas tecnologías.

Debilidades:

Falta de formacion política e ideológica de los participantes o autores del proceso.
Disminución significativa en la matricula estudiantil.
Falta de comunicación
Eliminación de la aldea universitaria bolivariana ubicada en puerto Fermín el tirano.
Ausencia de un vehículo institucional para el transporte estudiantil.
Ineficiente servicio de transporte público en el municipio Antolín del campo.
Inexistente oferta de nuevos programas de estudio en la aldea universitaria.

Amenazas:

Deficiencia de transporte.
La inseguridad.
Marcada desvinculación con el funcionamiento de las misiones sociales

Programas de formacion: La Misión Sucre a nivel regional cuenta con seis programas de estudios donde tres son a nivel de técnicos superior y tres a nivel de licenciatura, los cuales son: Administración y gestión municipal, informática y sistema, turismo, comunicación social, gestión ambiental, y estudios jurídicos, sin embargo, se está llevando a cabo un estudio de las necesidades del Estado Nueva Esparta, para darle apertura a nuevos programas, en la Tabla 3.1 se muestran los datos estadísticos por programas de estudios que se brindan en la aldea universitaria Antolín del campo.

Tabla 3.1: Datos estadísticas por programas de estudios de la aldea universitaria Antolín del campo

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Fuente: Elaboración propia

En la tabla anterior se muestra los programas que se desarrollan en la aldea universitaria bolivariana Antolín del campo con el número de triunfadores por semestres y sus respectivos programas de estudios, también se puede observar los totales de triunfadores tanto por programa de estudios y totales de estudiantes que hacen vida en la aldea universitaria bolivariana.

Por otra parte se describen en la Tabla 3.2, al personal que labora dentro de la aldea universitaria Antolín del campo, así como: coordinador de aldea, profesores y personal operativo que está distribuido en secretaria, aseadores y vigilante

Tabla 3.2 Distribución Personal que Labora en la Aldea Universitaria Antolín del Campo

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Fuente: Elaboración propia

El Ingreso al trayecto inicial, es de gran importancia ya que permite mejorar la difusión del ingreso al trayecto inicial, para que los estudiantes tengan acceso al mismo con más facilidad y así esto posibilite mayor demanda para que la Aldea Universitaria prospere y se mantenga estable dentro del municipio, demostrando una mejor gestión y control de todas sus actividades, es por eso que a sido escogido para su estudio dicho proceso.

A continuación se muestra la aplicación de los pasos del procedimiento descrito en el capítulo anterior para la gestión de procesos en el proceso de Ingreso al Trayecto inicial de la Misión sucre en dicha aldea.

3.2. Aplicación del procedimiento para la gestión de procesos al proceso de Ingreso al Trayecto inicial de la Misión sucre en la AUB Antolín del Campo.

Para la aplicación de este procedimiento se trabajó con un grupo de personas constituido por 9 expertos que poseen experiencia y habilidad en el tema, capaces de ofrecer valoraciones conclusivas del proceso y hacer recomendaciones al respecto. Los mismos participaron en todas las etapas de la investigación, lo cual posibilitó la correcta aplicación de las técnicas y herramientas. Para la selección de estos se tuvo en cuenta los siguientes criterios:

Coordinación Regional de la Misión Sucre
Asesor de la Misión Sucre por la parte Cubana.
Coordinadores de Aldeas
Profesores colaboradores de la Misión Sucre
Triunfadores

Además de una serie de cualidades propias, como son:

??Honestidad.

??Sinceridad.

??Responsabilidad.

??Creatividad.

??Capacidad de análisis.

??Interés por apoyar la investigación.

El número de expertos se determinó a través de la fórmula siguiente:

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Paso N°1: Identificación y Clasificación de los Procesos.

Este paso del procedimiento, tiene como objetivo fundamental la identificación de los procesos de la organización como punto de partida para su desarrollo y mejora. Se analizó conjuntamente con el grupo de expertos los procesos de la organización llegándose a definir el mapa de procesos de la organización (ver Figura 3.1); donde se pudo constatar que están identificados los tres grupos de procesos en la Aldea Universitaria "Antolín del Campo", estratégicos, claves y de apoyo, dentro de los estratégicos se incluyen las Directrices Institucionales del Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria (MPPEU).

Dentro de los procesos claves surgen el proceso de ingreso y el proceso educativo inicial. Dentro de los procesos de apoyo se encuentran: infraestructura y logística educacional, estos procesos garantizan los servicios que necesita la universidad.

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Figura 3.1.Mapa de Gestión de Procesos del Trayecto Inicial de Misión Sucre

Fuente: Elaboración propia

Por otra parte también se desarrolló el Mapa del Proceso Clave de la Aldea Universitaria "Antolín del Campo", mediante la herramienta SIPOC, (ver Cuadro 3.1), donde se determinaron los proveedores, las entradas, los procesos, las salidas, los requerimientos y los clientes del proceso de Ingreso del Trayecto Inicial de la Misión Sucre.

Cuadro 3.1.SIPOC del Proceso de Ingreso de Estudiantes al Trayecto Inicial de la Misión Sucre

Fuente: Elaboración propia

Paso N°2: Descripción de los Procesos.

Descripción de las Actividades del Proceso (Diagrama de Proceso).

Para la elaboración del Diagrama de Proceso (Ver Figura 3.2) se requiere de un importante esfuerzo, por lo tanto se debe hacer una representación de las actividades a través de este esquema, el cual facilita el entendimiento de la secuencia e interpretación de los enlaces, así como de las interfaces entre los diferentes autores que intervienen en la ejecución del mismo.

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Figura 3.2: Diagrama de Flujo del Proceso de Ingreso al Trayecto Inicial Misión Sucre

Fuente: Elaboración propia

Existen otras herramientas que complementan esta documentación, en este caso nos referimos a la Ficha de Proceso (ver Figura 3.2), es considerada como el soporte de información que nos permite agrupar todas aquellas características relevantes para el control.

Dentro de la ficha además de la identificación del propio proceso, y de otra información relevante para el control documental, aparecen términos tales como la misión del proceso, su alcance, las interrelaciones a través de las entradas y salidas, los riesgos implícitos en sus operaciones y las causas que los provocan, los indicadores con sus variables de control, etc., asociados a conceptos que se han considerado esenciales para poder gestionar el mismo.

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Figura 3.2.Ficha del Proceso de Ingreso al Trayecto Inicial de Misión Sucre

Fuente: Elaboración propia

Paso N°3: Seguimiento y medición de los procesos

Indicadores de Procesos

Teniendo en cuenta los pasos para el establecimiento de indicadores en un proceso el grupo de expertos analizó y validó la misión del proceso y desarrolló una propuesta de indicadores para el mismo considerando las cuatro perspectivas del cuadro de mando integral tal y como se expresó en el capítulo anterior, los cuales se reflejan en la Tabla 3.3, que se muestra a continuación.

Tabla 3.3. Cuadro de Mando Integral del Proceso de Ingreso del Trayecto Inicial de la Misión Sucre

Fuente: Elaboración Propia

Tabla 3.4. Ficha de Indicadores del Proceso de Ingreso al Trayecto Inicial de Misión Sucre

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Fuente: Elaboración Propia

Paso No. 4: Mejora de los Procesos

Una vez establecidos los indicadores que permitirán recoger la información relevante respecto a la ejecución y resultados del proceso se procede a la aplicación de técnicas que permiten conocer si el proceso en estudio alcanza los resultados planificados y donde se conservan las oportunidades de mejoras detectando las debilidades del mismo.

De esta manera el grupo de expertos desarrollo una tormenta de ideas, que permitió elaborar un diagrama causa-efecto como se muestra en la figura 3.4.

Con la información recopilada de esta técnica se listan las debilidades detectadas en el proceso

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Figura 3.4. Diagrama Causa – Efecto del Proceso de Ingreso al Trayecto Inicial de la Misión Sucre

Fuente: Elaboración Propia

Debilidades del proceso

Déficit en la campaña publicitaria.
Desajuste del periodo de apertura de la preinscripción.
Errores en la documentación.
Carencia de espacio físicopara archivos.
Falta de conocimiento para el acceso a la página Web de Misión Sucre.
Daño a la información publicada en cartelera.
Falta de información.
Desconocimiento de los programas ofrecidos por las diferentes universidades (deserción).
Falta de recursos monetarios.
Interrupciones de documentación.
Demora en la entrega de notas y títulos (ZENE).
Colapso en la página web de la Misión Sucre.
Falta de equipos para la verificación de planillas.

Teniendo en cuenta que se hace necesario establecer un orden de prioridad para desarrollar planes de mejora para eliminar o minimizar estas debilidades se aplica la técnica UTI, teniendo en cuenta de los expertos los resultados se muestran en la tabla 3.2 que se muestra a continuación.

Tabla 3.5. Técnicas UTI del Proceso de Ingreso al Trayecto Inicial de la Misión Sucre

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Fuente: Elaboración propia

Una vez identificadas las causas raíces de mayor prioridad, en resultados obtenidos en la aplicación de la técnica UTI,se procede a establecer la propuesta de mejora. El proyecto fue organizado mediante planes de acción, empleando la técnica 5W y 2H. Estos planes de acción (mejora) para las cinco oportunidades de mejora fundamentales del Proceso deIngreso al Trayecto Inicial de la Misión Sucre, el cual se muestra en la Tabla 3.2

Tabla 3.6. Plan de acción para la Mejora del Proceso de Ingreso al Trayecto Inicial de la Misión Sucre.

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3.3. Conclusiones del Capítulo No. 3

En la AUB Antolín del Campo se identifican como procesos básicos los siguientes: estratégicos: Ministerio del Poder Popular para la educación Universitaria , Claves: Ingreso y Docente Educativo Inicial y De Apoyo: Infraestructura y Lógica Institucional.
Se elaboró el SIPOC identificándose como Proveedores a la Fundación Misión Sucre Coordinador de Aldea, Bachilleres de misión Ribas Población flotante y del sistema regular; entradas: información que es trasmitida a la comunidad, página web de la Misión Sucre consignación de documentos, estudiantes, perfil profesional (profesores), lineamientos, cantidad de inscritos (matricula), listado de profesores según su básico curricular; procesos: difusión del proceso, preinscripción, inscripción formal del triunfador, revisión de documentos, conformación de expediente preliminar, conformación de ambientes, selección y contratación de profesores, orientaciones metodológicas a los profesores, planificación de horarios, vinculación al sistema sucre: triunfadores y profesores; salidas: información de preinscripción, documento de preinscripción, matricula y documentación del triunfador listado de triunfadores por ambiente, selección y contratos de profesores por ambiente, planificación metodológica del semestre, asignación de carga horaria a profesor, data de profesores y triunfadores por ambiente y clientes: los estudiantes que darán inicio al trayecto inicial en los diferentes ambientes creados.
La aplicación de herramientas de medición de la calidad de los procesos permitió identificar un conjunto de problemas como son:
Déficit en la campaña publicitaria.
Desajuste del periodo de apertura de la preinscripción.
Errores en la documentación.
Carencia de espacio físico para archivos.
Falta de conocimiento para el acceso a la página Web de Misión Sucre.
Daño a la información publicada en cartelera.
Falta de información.
Desconocimiento de los programas ofrecidos por las diferentes universidades (deserción).
Falta de recursos monetarios.
Interrupciones de documentación.
Demora en la entrega de notas y títulos (ZENE).
Colapso en la página web de la Misión Sucre.
Falta de equipos para la verificación de planillas.
El paso N°4 permitió formular un programa de mejora para el proceso de Ingreso al Trayecto Inicial de la Misión Sucre de la AUB Antolín del Campo, teniendo en cuenta la lista de prioridades resultado de la aplicación de la técnica UTI.

Conclusiones

Al término de la presente investigación se arriban a las siguientes conclusiones:

La literatura consultada brinda la necesidad de organizar procesos con la calidad suficiente para garantizar que la nueva universidad prepare hombres de una nueva mentalidad aptos para acometer los profundos cambios económicos y sociales que precisa la sociedad latinoamericana en general y la venezolana en particular.
El enfoque de procesos puede propiciar el perfeccionamiento y mejora continua de la calidad de todas las acciones que acometa la nueva universidad, especialmente las Aldeas Bolivarianas de la Misión Sucre.
La selección del procedimiento para la evaluación del proceso de Ingreso al Trayecto Inicial de la Misión Sucre en la AUB Antolín del Campo propuesto por el Instituto Andaluz de Tecnología, 2002 que está fundamentado en el ciclo PDCA y en los requisitos de la ISO 9000:2000 demostró su pertinencia y factibilidad al contribuir a la evaluación del proceso, al cumplimiento de la misión y las metas trazadas por la organización, así como proponer acciones concretas orientadas a su mejora.
?La aplicación del procedimiento al proceso de Ingreso al Trayecto Inicial de la Misión Sucre en la AUB Antolín del Campo permitió elaborar un plan de acciones de mejora para aquellos elementos que afectan el funcionamiento de dicho proceso.

Recomendaciones

De los resultados obtenidos y las conclusiones arribadas en la investigación se proponen las recomendaciones siguientes:

Elaborar un plan de acción para la implantación de las mejoras propuestas y contribuir a la mejora del proceso de Ingreso al Trayecto Inicial a la Misión Sucre en la AUB Antolín del Campo.
Proponer a la Coordinación Regional de la Misión Sucre la aplicación del procedimiento en los demás procesos directrices como vía para propiciar la gestión universitaria sobre la base de los procesos.
Generalizar esta propuesta a otras Aldeas Universitarias Bolivarianas.

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