Análisis diseño y proceso de sistemas de información (página 2)

Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos.

Un Subsistema no es más que un sistema dentro de un sistema. Esto implica que los sistemas existen en más de un nivel.

Tipos y usos de los sistemas de información

Se puede decir que los Sistemas de Información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

• 1. Automatización de procesos operativos.

• 2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

• 3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Sin embargo, no se puede hablar sobre los "tipos" de Sistemas de Información Genérico o Estándar ya que su clasificación se basa en función del tipo de usuario final y del uso que se le dé.

Entonces, los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc.

Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos.

El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

También existe otro, conocido como Sistema Experto, es llamado así porque emula el comportamiento de un experto en un dominio concreto y en ocasiones son usados por éstos. Con los sistemas expertos se busca una mejor calidad y rapidez en las respuestas dando así lugar a una mejora de la productividad del experto.

Analista de Sistemas

Un Analista de Sistemas, en la disciplina de la ingeniería del software, es aquel individuo responsable de investigar, planear, coordinar y recomendar opciones de software y sistemas para cumplir los requerimientos de una empresa de negocios.

Debido a la importancia de su trabajo, el Analista de Sistemas debe adquirir habilidades analíticas, técnica, gerencial, interpersonal, para la eficiencia al analizar, interpretar y resolver problemas; siendo consciente de las limitaciones de las tecnologías de Información, a su vez administrar recursos, riesgos, proyectos, y efectuar cambios que considere pertinentes para luego comunicarlos.

También es una categoría profesional de rango superior a la de programador y a la de diseñador, generalmente ejercida por titulados superiores en Ingeniería Informática.

Ciclo de Desarrollo de Sistemas de Información

Los sistemas de Información realizan un ciclo de vida que se cumple en varias fases.

Fase I. Requerimientos.

Fase II. Análisis y Diseño.

Fase III. Construcción.

Fase IV. Pruebas.

Fase V. Producción y Mantenimiento.

Fase I. Requerimientos.

Esta fase es fundamental para que la estrategia informática encaje dentro de las metas de la empresa, ya que en ella se cumplen las funciones del modelaje del negocio y planificación de sistemas; esto con el fin de proyectar las estrategias del negocio y determinar de esta forma sus requerimientos de información.

Aunque la fase de requerimientos puede aplicarse a todos los procesos de la empresa, o a un área en específico, suele ser mas practico analizar área por área del negocio.

Durante esta fase se desarrolla un modelo del área estudiada, donde se representa: Los procesos que se llevan a cabo, la información utilizada por ellos y las reglas políticas y prácticas de la empresa relacionada con estos procesos.

Este modelo permite proyectar las estrategias, procesos y flujos de datos de la empresa al igual que las interrelaciones entre procesos y datos, con el fin de desarrollar un plan de sistema de información capaz de guiar el desarrollo de un sistema que permita dar soporte al área en estudio en el cumplimiento de sus objetivos.

El Plan de Sistemas debe contener:

• Los sistemas que requiere el área del negocio, así como sus bases de datos y la información que intercambiaran o compartieran.

• Descripción detallada de cada sistema y aplicación incluyendo sus objetivos funcionales y sus bases de diseño.

• Todo hardware y software que serán utilizados para el funcionamiento requerido por el área de negocio (incluyendo las redes).

• Métodos de desarrollo para cada sistema como lo es adquisición de paquetes, nuevo desarrollo o actualizaciones.

• Esquema de los problemas actuales del área de negocio y de las posibles mejoras que se puedan realizar en cada sistema.

• Análisis de los beneficios que se espera derivar de los sistemas que conforman la arquitectura.

El plan de sistemas de información es uno de los factores más importantes para el departamento de informática o sistemas ya que constituye la guía para emprender los proyectos que requiera el cliente, reclutar y adiestrar al personal necesario y la adquisición e instalación de hardware y software necesarios.

Además, el plan de sistemas es fundamental para la constr5uccion y desarrollo de un ambiente de alta calidad y productividad ya que:

La arquitectura de sistemas sobre la cual descansa el plan para una determinada área de negocios define la forma de cómo cada aplicación desarrollada será destinada a dar soporte a objetivos claves y estratégicos para esa específica área del negocio y, por ende, a la empresa.

Se determinara una definición precisa de los beneficios, alcances y objetivos de cada sistema, lo cual creara soluciones que el negocio realmente necesite. Estos sistemas se ajustaran a las estrategias definidas por la gerencia.

Cada proyecto tendrá una prioridad fijada por la gerencia, lo que determinara el orden de ejecución.

Cada aplicación desarrollada podrá ser interrelacionada con otros sistemas.

Fase II. Análisis y Diseño.

El objetivo de esta fase es desarrollar el diseño arquitectónico de los sistemas, utilizando los requerimientos obtenidos en la primera fase. En el diseño arquitectónico se engloban dos componentes: los datos y los procesos, los cuales serán analizados y diseñados desde una perspectiva conceptual a una física, dentro de las cuatros actividades que se encuentran en esta fase.

Actividades dentro de la fase de Análisis/Diseño:

• Analizar y Diseñar Proceso: Las operaciones del negocio y los requerimientos de funcionamiento definidos en la primera fase, se toman en cuenta con el propósito de determinar la forma en que debe funcionar el sistema.

• Analizar y Diseñar Los Datos: Con los requerimientos de información definidos en la fase I se debe organizar los distintos modelos de datos que nos ayuden a diseñar la base de datos que hagan falta para que el sistema funcione de acuerdo al modelo de funcionamiento.

• Diseñar y Organizar Los Componentes Físicos: Todo componente físico como (pantallas, base de datos) que hagan posible el funcionamiento del sistema de acuerdo al modelo de funcionamiento.

• Planificar El Desarrollo De Los Componentes Físicos: actividad en la cual planificamos la forma en que pueden ser construidos e implementados los componentes físicos de una forma rápida y productiva.

En esta fase de análisis / diseño puede incluirse una sub.-fase de evaluación de paquetes. Esta se pudiese realizar si en los requerimientos se estableció adquirir un paquete de aplicaciones en lugar de completar un diseño arquitectónico.

Fase III. Construcción.

Dentro de esta fase de construcción existen actividades separadas en cinco sub.-fases:

• Desarrollo de Infraestructura

Durante esta fase se desarrollará y organizará la infraestructura que permita cumplir las tareas de construcción en la forma más productiva posible.

• Adaptación de Paquetes

Ofrece una desventaja fundamental: el personal de la instalación no conoce los componentes del paquete con la misma profundidad con que conoce los componentes desarrollados por ellos mismos. Uno de los objetivos centrales de esta sub-fase es conocer al máximo detalle posible el funcionamiento del paquete, este asegurará que el paquete será utilizado con el máximo provecho, tanto desde el punto de vista del negocio, como de la utilización de recursos. Cada componente del paquete será revisado en forma exhaustiva por el equipo Analista–Usuario, con el fin de conocer y comprender todos los aspectos del paquete.

• Desarrollo de Unidades de Diseño Interactivas

Las unidades de diseño interactivas, son procedimientos que se cumple o se ejecutan a través de un dialogo usuario – sistema.

Las actividades de esta sub-fase tienen como objetivo central:

• 1. Especificar en detalle las tareas que debe cumplir la unidad de diseño

• 2. Desarrollar componentes.

• 3. Realizar las pruebas unitarias y las pruebas de integración a nivel de la unidad de diseño.

• Desarrollo de Unidades de Diseño Batch

Las unidades de diseño Batch, son aquellos procedimientos que se cumplen en forma automatizada, pero en la que no se entabla un dialogo entre usuario y el analista, sino que involucra grupos de transacciones que se alimentan al computador de una sola vez. Su objetivo central es igual a la fase de desarrollo de unidades de diseño interactivas. En esta sub.-fase se preparan especificaciones hechas utilizando una combinación de técnicas como flujo gramas, diagramas de estructuras, tablas de decisiones etc. Cualquiera que se utilice será útil para que la especificación sea clara y se logre el propósito de que el programador comprenda y pueda programar y probar los programas correspondientes.

• Desarrollo de Unidades de Diseño Manuales

Esta sub-fase incluyen las tareas que se ejecutan en forma manual que se incluyen dentro de los procedimientos administrativos. Las actividades de esta sub-fase tienen como objetivo central desarrollar todos los procedimientos administrativos que rodearán y gobernarán la utilización de los componentes computarizados desarrollados en la fase de diseño detallado y construcción.

Fase IV. Pruebas.

Esta fase, da inicio luego de que las diferentes unidades de diseño han sido desarrolladas y probadas por separado. Durante su desarrollo, el sistema se emplea de forma experimental para asegurar que el software no falle, es decir que funcione de acuerdo a sus especificaciones y a la manera que los usuarios esperan que lo haga, y de esta forma poder detectar cualquier anomalía, antes de que el sistema sea puesto en marcha y se dependa de él. Para evaluar el desenvolvimiento del sistema, en esta fase se llevan a cabo varios niveles de prueba:

• Funcional: Prueba desde el punto de vista de los requerimientos funcionales.

• De Sistema: Prueba desde el punto de vista de los niveles de calidad del sistema y de desempeño.

• De Integración: Prueba de interfaces.

• De Aceptación Técnica: Prueba de manejo de condiciones extremas.

Si el Sistema cumple de forma satisfactoria con estos niveles mencionados anteriormente, se procede a realizar la carga de los archivos, base de datos y tablas del nuevo sistema, para de esta forma dar inicio al proceso de aceptación final, durante el cual, el sistema comenzará a funcionar bajo la responsabilidad del departamento de operaciones y del usuario, por un lapso determinado de tiempo llamado Periodo de Aceptación.

Finalizado el Periodo de Aceptación, se le dará al sistema la aprobación final, para que pase a ser el sistema oficial.

Fase V. Producción y Mantenimiento.

Una vez que un sistema pasa a formar parte de la vida diaria de la empresa, cada programa, cada procedimiento y cada estructura de datos se convierte en una pieza del negocio que, como tal, deberá funcionar en forma constante, exacta y confiable. L a operación del negocio ahora dependerá del funcionamiento del sistema, por lo que las tareas de mantenimiento cobran vital importancia.

Durante la fase de mantenimiento, se ponen en práctica todas las políticas y los procedimientos destinados a garantizar la operación continúa de los de los sistemas y a asegurar su uso efectivo, con el fin, de que éstos se constituyan en una verdadera herramienta de apoyo al logro de los objetivos estratégicos de la empresa.

Producción

Finalmente, en la etapa de producción se asegura que el sistema funcione correctamente en la mayoría de los casos, y con intervención mínima de los administradores del sistema. Para esto se realizan nuevas pruebas, se reevalúan los resultados y se hacen refinamientos del sistema, los cambios necesarios deberán ser introducidos sin afectar a los usuarios, y deberá conseguirse la máxima confianza de los usuarios. El resultado de esta etapa un sistema listo para su operación.

Mantenimiento

Luego que el nuevo sistema ha estado operando, el auditor de sistemas independiente de las otras fases de la vida del sistema, revisará lo siguiente: Determinar si el programa ha logrado los requerimientos de los objetivos, se debe prestar especial atención a la utilización y la satisfacción de los usuarios finales, ellos constituirán un indicador excelente. Verificar que se miden, analizan e informan adecuadamente a la gerencia los beneficios identificados con el estudio de factibilidad. Revisar las solicitudes de cambios a los programas que se han realizado, para evaluar el tipo de cambios que se exigen al sistema, el tipo de cambios puede indicar problemas de diseño, programación o interpretación de los requerimientos de usuario.

Sistema de control; es aquel que estudia la conducta del sistema de Información con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de sus características es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivos y rápidos como para satisfacer los requisitos para cada función de control.

Método de control

Es una alternativa para reducir la cantidad de información recibida por quienes toman decisiones, sin dejar de aumentar su contenido informativo. Las tres formas básicas de implementar el método de control son:

• 1. Reporte de Variación: esta forma de variación requiere que los datos que representan los hechos reales sean comparados con otros que representan los hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La variación se controla luego con el valor de control, para determinar si el hecho se debe o no informar. El resultado del procedimiento, es que únicamente se informa a quién toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de modo significativo para que tomen las medidas necesarias.

• 2. Decisiones Programadas: otra aplicación de sistema de control implica el desarrollo y la implantación de decisiones programadas. Una parte apreciable de las decisiones de carácter técnico y una parte pequeña de decisiones de carácter tácticas abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseñando el sistema de manera que ejecute esas decisiones de rutina, el analista proporciona a los administradores más tiempo para dedicarse a otras decisiones menos estructuradas.

• 3. Notificación Automática: en este caso, el sistema como tal no toma decisiones pero como vigila el flujo general de información, puede proporcionar datos cuando sea preciso y en el momento determinado. Las notificaciones automáticas se hacen en algunos criterios predeterminados, pero solo quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o no emprender alguna acción.

Sistemas de Información en la Administración

La Información se mueve ahora a velocidades asombrosas. El conocimiento, que no es más que información útil adecuadamente procesado y asimilado, se transforma en el activo más importante de las empresas, desde la pequeña oficina hasta la corporación transnacional.

Los gerentes necesitan involucrarse continuamente en las decisiones de telecomunicaciones, ya que muchos procesos importantes de negocios se basan en telecomunicaciones y redes. La administración debe identificar las oportunidades de negocios para seleccionar la plataforma de telecomunicaciones de la empresa.

Las organizaciones cuentan con conocimiento y experiencias colectivos adquiridos al paso de los años, este conocimiento organizacional se puede capturar y almacenar utilizando una base de datos para su recuperación posterior cuando la organización enfrente casos similares. Con un sistema que busque los casos almacenados cuyas características coincidan con las del nuevo caso, encuentra el más aproximado, y aplica las soluciones del caso antiguo al nuevo caso. Las soluciones exitosas se adjuntan al nuevo caso y se guardan los dos juntos con los demás casos de la base de datos junto con las conclusiones o explicaciones que amerite. Así mismo las conclusiones que no funcionaron deben adjuntarse con sus respectivas explicaciones.

Para el área de administración un sistema puede ser definido como un MODELO DE ORDENAMIENTO que se aplica a una determinada organización, la cual opera en un entorno cambiante.

Los sistemas de información se pueden construir con los paquetes de software de aplicaciones. Hay muchas aplicaciones comunes para todas las organizaciones comerciales (como ejemplo: nomina, control de inventarios, etc.). Para dichas funciones universales con procesos estandarizados que no cambian mucho con el tiempo, un sistema generalizado cumplirá los requerimientos de muchas organizaciones.

Si un paquete de software de aplicaciones puede cumplir con la mayoría de los requerimientos de una organización, la compañía no tiene que escribir su propio software y, ahorrar dinero y tiempo usando programas de software ya escritos, diseñados y probados; aprovechando además que los fabricantes de los paquetes de programas proporcionan gran parte del mantenimiento continuo y soporte técnico para el sistema, incluyendo las mejoras para mantener el sistema actualizado con los desarrollos técnicos y de negocios.

Si una organización tiene requerimientos únicos que el paquete no satisface, muchos de estos incluyen capacidades de personalización; que le permite modificar ciertas opciones sin destruir la integridad del software.

Hay herramientas de software específicas para apoyar reuniones de grupo o toma de decisiones a través de resultados estadísticos, como cuestionarios electrónicos, herramientas para votar o establecer prioridades, de análisis e identificación de participantes, preferencias, constitución de políticas, etc.

Es importante el rol de los sistemas de información como apoyo a los ejecutivos de las empresas; ya que pueden reunir datos de todas las partes de la organización y permitir que los gerentes los seleccionen, tengan acceso a ellos y los puedan ajustar conforme sea necesario mediante herramientas analíticas de escritorio y despliegue de datos en línea fáciles de usar, el uso de los sistemas ha emigrado a varios niveles organizacionales inferiores con el propósito de que también los subordinados puedan observar los mismos datos de la misma manera; y sin el exceso de datos tan común en los informes impresos porque los datos pueden filtrarse o verse en formato grafico. Es ir de los datos resumidos a los datos de detalles.

Medidas de Protección de Información

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, organización y volumen de negocio, son conscientes de la importancia de tener implantadas una serie de políticas de Seguridad tendentes a garantizar la continuidad de su negocio en el caso de que se produzcan incidencias, fallos, actuaciones malintencionadas por parte de terceros, pérdidas accidentales o desastres que afecten a los datos e informaciones que son almacenados y tratados, ya sea a través de sistemas informáticos como en otro tipo de soportes, como el papel.

La adopción de medidas técnicas y organizativas tendentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal es una obligación básica que debe ser cumplida por todas las empresas que traten, almacenen y accedan a datos de carácter personal; medidas que deberán adoptarse en función del nivel de los datos almacenados/tratados, de la estructura y organización de la Empresa y del estado de la tecnología.

Posibles Delitos/Daños de la Información

• Fraudes.

• Robo.

• Falsificación de la Información, sabotaje intencional (interno o externo).

• Venta de Información.

• Activación de Virus (intencional o accidental).

• Pérdida de información (intencional o accidental).

• Otras situaciones que pongan en riesgo la Información (desastres naturales, etc.).

Para proteger la información deberán tomarse medidas de seguridad desde dos puntos de vista: Seguridad Física y Seguridad Lógica.

• Seguridad Física: Consiste en la aplicación de barreras físicas y procedimientos de control, como medidas de prevención y contramedidas ante amenazas a los recursos e información confidencial. Se refiere a los controles y mecanismos de seguridad dentro y alrededor del Centro de Cómputo así como los medios de acceso remoto al y desde el mismo; implementados para proteger el hardware y medios de almacenamiento de datos.

Las principales amenazas que se prevén en la seguridad física son:

• Desastres naturales, incendios accidentales tormentas e inundaciones.

• Amenazas ocasionadas por el hombre.

• Disturbios, sabotajes internos y externos deliberados.

Controles de Accesos Físicos

El control de acceso no sólo requiere la capacidad de identificación, sino también asociarla a la apertura o cerramiento de puertas, permitir o negar acceso basado en restricciones de tiempo, área o sector dentro de una empresa o institución.

• Utilización de Guardias: El uso de credenciales de identificación es uno de los puntos más importantes del sistema de seguridad. Cualquier personal ajeno a la planta se le solicitará completar un formulario de datos personales, los motivos de la visita, hora de ingreso y de egreso, etc.

• Utilización de Detectores de Metales: La utilización de este tipo de detectores debe hacerse conocer a todo el personal. De este modo, actuará como elemento disuasivo.

• Verificación Automática de Firmas: Mientras es posible para un falsificador producir una buena copia visual o facsímil, es extremadamente difícil reproducir las dinámicas de una persona: por ejemplo la firma genuina con exactitud.

• Seguridad con Animales: Sirven para grandes extensiones de terreno, y además tienen órganos sensitivos mucho más sensibles que los de cualquier dispositivo y, generalmente, el costo de cuidado y mantenimiento se disminuye considerablemente utilizando este tipo de sistema.

• Protección Electrónica: como por ejemplo Circuitos Cerrados de Televisión, que Permiten el control de todo lo que sucede en la planta según lo captado por las cámaras estratégicamente colocadas.

• Seguridad Lógica: Consiste en la aplicación de barreras y procedimientos que resguarden el acceso a los datos y sólo se permita acceder a ellos a las personas autorizadas para hacerlo.

Existe un viejo dicho en la seguridad informática que dicta que "todo lo que no está permitido debe estar prohibido" y esto es lo que debe asegurar la Seguridad Lógica.

Los objetivos que se plantean serán:

• Restringir el acceso a los programas y archivos.

• Asegurar que los operadores puedan trabajar sin una supervisión minuciosa y no puedan modificar los programas ni los archivos que no correspondan.

• Asegurar que se estén utilizados los datos, archivos y programas correctos en y por el procedimiento correcto.

• Que la información transmitida sea recibida sólo por el destinatario al cual ha sido enviada y no a otro.

• Que la información recibida sea la misma que ha sido transmitida.

• Que existan sistemas alternativos secundarios de transmisión entre diferentes puntos.

• Que se disponga de pasos alternativos de emergencia para la transmisión de información.

Controles de Acceso Lógico

Estos controles pueden implementarse en el Sistema Operativo, sobre los sistemas de aplicación, en bases de datos, en un paquete específico de seguridad o en cualquier otro utilitario. Constituyen una importante ayuda para proteger al sistema operativo de la red, al sistema de aplicación y demás software de la utilización o modificaciones no autorizadas; para mantener la integridad de la información (restringiendo la cantidad de usuarios y procesos con acceso permitido) y para resguardar la información confidencial de accesos no autorizados.

• Identificación y Autentificación: Se denomina Identificación al momento en que el usuario se da a conocer en el sistema; y Autenticación a la verificación que realiza el sistema sobre esta identificación.

• Roles: El acceso a la información también puede controlarse a través de la función o rol del usuario que requiere dicho acceso. Algunos ejemplos de roles serían los siguientes: programador, líder de proyecto, gerente de un área usuaria, administrador del sistema, etc. En este caso los derechos de acceso pueden agruparse de acuerdo con el rol de los usuarios.

• Transacciones: También pueden implementarse controles a través de las transacciones, por ejemplo solicitando una clave al requerir el procesamiento de una transacción determinada.

• Limitaciones a los Servicios: Estos controles se refieren a las restricciones que dependen de parámetros propios de la utilización de la aplicación o preestablecidos por el administrador del sistema.

• Modalidad o Niveles de Acceso: Se refiere al modo de acceso que se permite al usuario sobre los recursos y a la información. Estos Niveles pueden ser:

• 1. Lectura: el usuario puede únicamente leer o visualizar la información pero no puede alterarla. Debe considerarse que la información puede ser copiada o impresa.

• 2. Escritura: este tipo de acceso permite agregar datos, modificar o borrar información.

• 3. Ejecución: este acceso otorga al usuario el privilegio de ejecutar programas.

• 4. Borrado: permite al usuario eliminar recursos del sistema (como programas, campos de datos o archivos). El borrado es considerado una forma de modificación.

• 5. Todas las anteriores.

• 6. Creación: permite al usuario crear nuevos archivos, registros o campos.

• 7. Búsqueda: permite listar los archivos de un directorio determinado.

• Ubicación y Horario: En cuanto a los horarios, este tipo de controles permite limitar el acceso de los usuarios a determinadas horas de día o a determinados días de la semana. De esta forma se mantiene un control más restringido de los usuarios y zonas de ingreso. Se debe mencionar que estos dos tipos de controles siempre deben ir acompañados de alguno de los controles anteriormente mencionados.

• Control de Acceso Interno (Claves de Acceso/ Contraseñas): Se utilizan para realizar la autenticación del usuario y sirven para proteger los datos y aplicaciones. Los controles implementados a través de la utilización de palabras clave resultan de muy bajo costo. Sin embargo cuando el usuario se ve en la necesidad de utilizar varias palabras clave para acceder a diversos sistemas encuentra dificultoso recordarlas y probablemente las escriba o elija palabras fácilmente deducibles, con lo que se ve disminuida la utilidad de esta técnica.

Se podrá, por años, seguir creando sistemas altamente seguros, pero en última instancia cada uno de ellos se romperá por este eslabón: la elección de passwords débiles.

• 1. Sincronización de passwords: consiste en permitir que un usuario acceda con la misma password a diferentes sistemas interrelacionados y, su actualización automática en todos ellos en caso de ser modificada. Podría pensarse que esta es una característica negativa para la seguridad de un sistema, ya que una vez descubierta la clave de un usuario, se podría tener acceso a los múltiples sistemas a los que tiene acceso dicho usuario. Sin embargo, estudios hechos muestran que las personas normalmente suelen manejar una sola password para todos los sitios a los que tengan acceso, y que si se los fuerza a elegir diferentes passwords tienden a guardarlas escritas para no olvidarlas, lo cual significa un riesgo aún mayor. Para implementar la sincronización de passwords entre sistemas es necesario que todos ellos tengan un alto nivel de seguridad.

• 2. Caducidad y control: este mecanismo controla cuándo pueden y/o deben cambiar sus passwords los usuarios. Se define el período mínimo que debe pasar para que los usuarios puedan cambiar sus passwords, y un período máximo que puede transcurrir para que éstas caduquen.

Control de Acceso Externo:

Dispositivos de Control de Puertos. Estos dispositivos autorizan el acceso a un puerto determinado y pueden estar físicamente separados o incluidos en otro dispositivo de comunicaciones, como por ejemplo un módem.

• Firewalls o Puertas de Seguridad. Permiten bloquear o filtrar el acceso entre dos redes, usualmente una privada y otra externa (por ejemplo Internet). Los firewalls permiten que los usuarios internos se conecten a la red exterior al mismo tiempo que previenen la intromisión de atacantes o virus a los sistemas de la organización. Este tema será abordado con posterioridad.

Acceso de Personal Contratado o Consultores. Debido a que este tipo de personal en general presta servicios temporarios, debe ponerse especial consideración en la política y administración de sus perfiles de acceso.

• Accesos Públicos. Para los sistemas de información consultados por el público en general, o los utilizados para distribuir o recibir información computarizada (mediante, por ejemplo, la distribución y recepción de formularios en soporte magnético, o la consulta y recepción de información a través del correo electrónico) deben tenerse en cuenta medidas especiales de seguridad, ya que se incrementa el riesgo y se dificulta su administración. Debe considerarse para estos casos de sistemas públicos, que un ataque externo o interno puede acarrear un impacto negativo en la imagen de la organización.

Administración del Personal y Usuarios: (Organización del Personal). Este proceso lleva generalmente cuatro pasos:

• 1. Definición de puestos: debe contemplarse la máxima separación de funciones posibles y el otorgamiento del mínimo permiso de acceso requerido por cada puesto para la ejecución de las tareas asignadas.

• 2. Determinación de la sensibilidad del puesto: para esto es necesario determinar si la función requiere permisos riesgosos que le permitan alterar procesos, perpetrar fraudes o visualizar información confidencial.

• 3. Elección de la persona para cada puesto: requiere considerar los requerimientos de experiencia y conocimientos técnicos necesarios para cada puesto. Asimismo, para los puestos definidos como críticos puede requerirse una verificación de los antecedentes personales

• 4. Entrenamiento inicial y continuo del empleado: cuando la persona seleccionada ingresa a la organización, además de sus responsabilidades individuales para la ejecución de las tares que se asignen, deben comunicárseles las políticas organizacionales, haciendo hincapié en la política de seguridad. El individuo debe conocer las disposiciones organizacionales, su responsabilidad en cuanto a la seguridad informática y lo que se espera de él.

Esta capacitación debe orientarse a incrementar la conciencia de la necesidad de proteger los recursos informáticos y a entrenar a los usuarios en la utilización de los sistemas y equipos para que ellos puedan llevar a cabo sus funciones en forma segura, minimizando la ocurrencia de errores (principal riesgo relativo a la tecnología informática).

Sólo cuando los usuarios están capacitados y tienen una conciencia formada respecto de la seguridad pueden asumir su responsabilidad individual. Para esto, el ejemplo de la gerencia constituye la base fundamental para que el entrenamiento sea efectivo: el personal debe sentir que la seguridad es un elemento prioritario dentro de la organización.

Otras Medidas de Protección de Información

RESPALDOS

Los respaldos o copias de seguridad tienen dos objetivos principales:

• 1. Permitir la restauración de archivos individuales.

• 2. Permitir la restauración completa de sistemas de archivos completos.

El primer propósito es la base para las peticiones típicas de restauraciones de archivos: un usuario accidentalmente borra un archivo y le pide restaurarlo desde el último respaldo. Las circunstancias exactas pueden variar, pero este es el uso diario más común de los respaldos

La segunda situación es la peor pesadilla de un administrador de sistemas: por la situación que sea, el administrador se queda observando un hardware que solía ser una parte productiva del centro de datos. Ahora, no es más que un pedazo de acero y silicón inútil. Lo que está faltando en todo el software y los datos que los usuarios habían reunido por años. Supuestamente todo ha sido respaldado. La pregunta es:

¿Está seguro?

Y si lo ha sido ¿Lo puede restaurar?

Problema planteado en el Área de Administración aplicando las Fases de Análisis y Diseño de Sistemas

El Departamento de Recursos Humanos presenta dificultad a la hora de localizar y seleccionar el personal que solicitan otros departamentos de la empresa; ya que los archivos que almacenan los documentos de los aspirantes disponibles para esos cargos son extensos y algunos aún no han sido clasificados debido al poco espacio físico. Por lo tanto es necesaria la aplicación de un modelo de sistema de información para mejorar el proceso de selección de personal.

FASE I. REQUERIMIENTOS.

Los analistas trabajan con los empleados y administradores deben de estudiar los procesos de la empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:

¿Qué es lo que se hace? ¿Cómo se hace? ¿Con que frecuencia se presenta? ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones? ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas? ¿Existe algún problema? Si existe un problema, ¿Qué tan serio es? ¿Cuál es la causa que lo origina?

Es necesario comprender bien lo que se desea hacer y cómo funciona. Por tanto se hace un diagnostico basándose en un análisis de necesidades; comparando lo que existe con lo que debería ser. Es entonces cuando se pasa a la redacción de los objetivos. Conforme se va reuniendo la información los analistas van identificando los requerimientos y características que debe tener el nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con características operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida.

FASE II. ANÁLISIS Y DISEÑO.

El analista trabaja junto con el programador para desarrollar cualquier sistema que se necesite esto se hace apoyándose en el diseño de sistemas.

Los programadores tienen un papel principal en esta etapa ya que son los encargados de la codificación de los módulos correspondientes, así como también de la verificación del código para encontrar errores y ser resueltos por ellos mismos, el programador también valida cada uno de los módulos programados, realiza pruebas integrales a cada modulo.

Los programadores también son responsables de la documentación del sistema, ellos son encargados de elaborar el manual del usuario que sirve al usuario para aprender a manejar el nuevo sistema y el manual del sistema en donde viene la explicación de la forma de programar los módulos así como también todo lo concerniente a los procedimientos empleados en la programación de cada modulo.

FASE III. CONSTRUCCIÓN.

Se debe instalar y verificar un el equipo, capacitar a los usuarios los cuales usaran el nuevo sistema de información, se debe de hacer una conversión del viejo sistema al nuevo, verificando que los usuarios no encuentren inconvenientes en el uso del nuevo sistema, esta conversión incluye la de archivos de formatos antiguos a nuevos o simplemente la construcción de una base de datos.

FASE IV. PRUEBAS.

Es necesario realizarle pruebas para saber si funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Estas pruebas consisten en hacer funcionar al sistema como si estuviera realizando sus operaciones cotidianas para lo cual fue desarrollado se introducen entradas de conjunto de datos para su procesamiento y después se examinan sus salidas o resultados. Muchas veces se permite a los usuarios finales (aquellos usuarios que usaran el sistema constantemente) utilizar el sistema como ellos lo usarían sin limitarlos, es decir, dejarlos en forma libre manejarlo a su antojo para así poder detectar fallas o errores no encontrados en el proceso de desarrollo del sistema. Es conveniente que las pruebas sean realizadas por personas ajenas al proyecto para que estas tengan validez, de lo contrario se comete el error de realizar pruebas guiadas, es decir, hacer pruebas sabiendo de antemano los resultados de estos y no obtener resultados favorables. Es difícil hacer pruebas al sistema y no encontrar ningún error, ya que los errores nos ayudan a mejorar nuestros sistemas, si no tuviéramos errores realmente no sabríamos si todo está bien o de lo contrario que todo este mal.

FASE V. PRODUCCIÓN Y MANTENIMIENTO.

 Los sistemas de información deben mantenerse siempre al día. En este sentido se puede decir que la implantación es un proceso de constante evolución.

Referencias

Llorens Fabregas, Juan. CICLO DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Editorial Minerva. Venezuela.

LAUDON, Kenneth y Laudon, Jane. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL. Octava Edición, Editorial Pearson. México 2004.

McLEOD, Raymond. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL. Séptima Edición. Prentice Hall Hispanoamericana. México 2000. 680pp.

HUERTA, Antonio Villalón. "Seguridad en Unix y Redes". Versión 1.2 Digital – Open Publication License v.10 o Later. 2 de Octubre de 2000. 

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_información

http://es.wikipedia.org/wiki/Analista_de_sistemas

http://www.microsoft.com/business/smb/es-es/guia_lopd/medidas_seguridad.mspx

http://www.segu-info.com.ar/logica/seguridadlogica.htm

Autor:

Elizabeth C.

UDO – Núcleo Anzoátegui.