Optimizar el proceso de cálculo de nóminas utilizando un sistema informático de nómina en la empresa Herbert & Moore (página 2)

Partes: 1, 2

2.- Garantizar las labores como Asesores y Consultores de Personal.
3.- Administración del personal para las diferentas áreas donde se ejecuta un proyecto u obra determinada.

Todo esto con el fin de:

Mantener la capacidad operativa a inminentes aumentos de la demanda.
Identificar ¿Cuál es la perspectiva del aumento de la demanda de servicios (Provisión del Personal)?
Identificar la capacidad actual real manejable.
Obtener la capacidad requerida tipo de: infraestructura, personal y tiempo de preparación para tenerla.

Función de la Empresa

Tiene como función prestar servicios de reclutamiento y selección de personal, provisión y administración de Personal. Ofrece a la disposición de las empresas contratantes la contratación por tiempo u obras determinadas de trabajadores, cubriendo además todas las actividades asociadas que la naturaleza del trabajo exija.

Además cubre actividades como: cambio de Guardia, Servicios Médicos, Exámenes PRE- y POST empleo, transporte, Provisión de equipos de Seguridad, Cesta ticket y cualquier disposición que la empresa contratante requiera.

Organigrama o Estructura Organizativa

La empresa Herbert & Moore, C.A está conformada por: un Presidente; un Sub- Gerente; un Asesor Legal; un Coordinador de Recursos Humanos, quien coordina el Departamento de Nómina; un Contador; un Administrador y un coordinador SIAHO. Estos comprenden el organigrama general de la empresa. La estructura organizativa de la empresa Herbert & Moore, C.A se encuentra representada en 4 niveles jerárquico de forma vertical.(Ver Anexo A)

El presidente representa el nivel donde recae la mayor responsabilidad, tiene como función principal la toma de decisiones estratégicas y delega autoridad y responsabilidad del Sub Gerente; es la máxima figura legal de la organización.

El Sub Gerente recibe orden del Presidente, presenta reportes o informes de la gestión de todas las organizaciones, supervisa de forma directa las gerencias de Administración, Legal, Contaduría, SIAHO, Recursos Humanos. Actúa en representación de la empresa conjuntamente con el Departamento Legal ante los organismos gubernamentales; posee amplio poder para aperturar cuentas, cobrar facturas y en algunos casos cumple funciones como representante de ventas. También se encarga de la división de transporte, del mantenimiento preventivo y correctivo de las unidades de transporte, y realiza reportes de fallas de las unidades.

La Gerencia de Administración, reporta directamente al Sub Gerente y en su defecto al Presidente. Ejerce como función principal el manejo de los recursos económicos de la empresa; está facultada para firmar cheques de las cuentas de la empresa, realiza transferencias del mismo banco a otros bancos y a terceros, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, revisa y aprueba facturas de ventas.

Gerencia de Contabilidad, registra y lleva la contabilidad de la empresa; reporta a la Sub Gerencia y trabaja en conjunto con la Administración; vela por el pago de los impuestos y otros tributos.

Gerencia de Recursos Humanos, coordina y controla el ingreso y egreso del personal, ofrece atención directa al cliente a través de los asistentes de Recursos Humanos, así como también supervisa el Departamento de Nómina, se apoya en el Departamento Legal y de Administración.

Misión de la Empresa

Proveer a los clientes soluciones de avanzada, eficientes, precisas, puntuales y de calidad con un alto contenido de Respeto, Honestidad, Responsabilidad y Compromiso.

Visión de la Empresa

Herbert And Moore C.A., evolucionará permanentemente hasta ser la empresa consultora más sólida, profesional y vanguardista del país, representando así una referencia obligada en el ámbito del Desarrollo del Recurso Humano y el apoyo a la gestión empresarial.

Sección o Departamento donde se Efectuó la Pasantía, su Descripción y Funciones.

Departamento de Nómina

La pasantía se realizó en el departamento de Nómina en la empresa Herbert & Moore, C.A, el cual se encarga de realizar nóminas Bajo Régimen LOT (Ley Orgánica del Trabajo) y CCP (Contrato Colectivo Petrolero) y sus respectivas liquidación de Prestaciones Sociales y Vacaciones.

CAPÍTULO II

Descripción de la situación problemática detectada

Planteamiento o Formulación del Problema

Un sistema de información, es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. También se puede decir que es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.

Un sistema que reviste especial importancia en una organización es el sistema de nómina, ya que el manejo efectivo y el control de las tareas relacionadas con el pago de los empleados permitirá cumplir puntual y efizcamente con las obligaciones, que en materia salarial, contraen las empresas en la contratación de su mano de obra, y lo que repercutirá en una mayor motivación e identificación del recurso humano con su organización.

Un sistema de nómina se puede decir que es un medio informático modular y adaptable, diseñado para manejar cualquier tipo de nómina, contempla las disposiciones y exigencias legales en materia laboral que permite manejar la nómina confidencial de ejecutivos, empleados, contratados fijos, obreros y a destajo, con control de presencia, turnos rotativos, gestión de dotaciones, horas extras, etc. Asimismo, el sistema de nómina debe permitir calcular el monto a depositar en materia del fideicomiso que se genera por el pago de los intereses sobre prestaciones sociales.

En la actualidad los cálculos en materia de nóminas requieren de la implementación de un sistema, debido al incremento en la complejidad de los cálculos, por tal razón las empresas a nivel mundial han optado por la incorporación de sistemas computarizados, ya que su uso trae beneficios tanto para la empresa como para los empleados. Poseer un sistema de nómina es imprescindible, porque facilita efectivamente los cálculos y pagos al personal con rapidez y menos esfuerzo, manejo oportuno de documentos exigidos por entes públicos, tales como: la ley Seguro Social (S.S.O.), Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (I.N.C.E.S), Ley Política Habitacional (L.P.H.), Paro forzoso (L.P.F) y Tarjeta electrónica de alimentación(T.E.A). Igualmente un efectivo sistema de nómina permitirá el cálculo efectivo de vacaciones, variaciones, prestaciones, intereses y liquidaciones, así como la emisión de reportes referidos al Recurso Humano de una organización.

Herbert & Moore C.A, es una empresa dedicada a prestar servicios de provisión de soluciones integrales en el manejo del componente Recurso Humano de las empresas, ofreciendo a disposición de éstas la contratación por tiempo u obra determinada de trabajadores, por lo tanto es importante su desarrollo a nivel tecnológico, específicamente en lo que se refiere a su sistema para el cálculo de nómina.

Se puede observar que en la empresa Herbert & Moore el proceso establecido para la elaboración de nómina se ejecuta de la siguiente manera: El Departamento de Recursos Humanos suministra la información a Nómina, mediante la hoja de ingreso del trabajador (fecha de ingreso, tipo de salario que va a devengar, datos personales y otras asignaciones). Dicha información es de gran importancia para el departamento ya que es introducida, para darle inicio al proceso.

Una vez que se recibe el reporte de tiempo de trabajo se hacen los respectivos cálculos en Excel, para luego ser introducidos en el sistema; ya teniendo la nómina elaborada se procede a imprimirla y desglosarla para luego ser pasada al Departamento de Administración para que procese los pagos.

En el Departamento de Nómina se evidenció un problema en las operaciones referentes al proceso de elaboración de Nóminas, debido a que el sistema utilizado para elaborar las mismas presenta dificultades, entre las que se pueden mencionar:

Borra los céntimos con repercusión en bolívares fuertes.
Le faltan muchas opciones, por ejemplo no da cálculos de utilidades las cuales se estiman casi de forma manual.
Se presentan errores cuando se esta ejecutando una operación dentro del sistema, cerrándose inesperadamente y provocado pérdida de información, ya que el error generado es una falla interna del sistema o desconfiguración del mismo.
El sistema no permite modificar ningún tipo de archivo de nómina bajo el Contrato Colectivo Petrolero (CCP), ya que los conceptos deben ser calculados a salario normal y el sistema está predeterminado a salario básico, obligando al usuario a culminar los cálculos en hojas de Excel.

Lo anteriormente expuesto trae como consecuencia, que no se puedan precisar con exactitud los cálculos que realiza el Departamento de nómina y por lo tanto, se produce una demora en las operaciones de elaboración de nómina y como resultado genera una pérdida de tiempo y esfuerzo, que repercute negativamente en el pago puntual de los trabajadores y que podría generar en demandas a la empresa por el retraso en la cancelación de sus obligaciones laborables.

Asimismo las personas que laboran en este departamento, cargan con un exceso de trabajo, ya que el sistema actual no posee una opción para ubicar una nómina procesada y el departamento no cuenta con un archivo de forma física, además de no poseer un sistema actualizado, es decir, un programa computarizado que facilite el control de la nómina del departamento. Por todo este exceso de trabajo se puede observar en los empleados stress, cansancio y poca efectividad de sus actividades, situación que afecta el entorno laboral y el desarrollo integral que debería existir en cualquier sitio de trabajo para un mejor desarrollo de la organización

Por tal motivo y en base a todas las observaciones anteriores, se ha planteado la necesidad de optimizar el proceso para la elaboración de la nómina en la empresa Herbert & Moore, con el fin de facilitar a los trabajadores el manejo de la información, y de esta manera, crear un ambiente laboral armónico con personal comprometido con la organización, que genere ganancias y un desarrollo eficaz y de excelencia a la empresa, donde podrá gozar de todos los beneficios de las nuevas tecnologías.

Bases teóricas:

Los sistemas de información surgieron aún cuando el hombre no tenía conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicación y para el aprendizaje. Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin dibujaba en paredes animales, símbolos o adquiría conocimiento de los diferentes animales.

Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y demás especialistas que lo utilizan como fuentes de información para bases de cálculos estadísticos, o como punto de partida para diferentes análisis y proyectos.

Terry Lucey (1987), define sistema de información como:

…Un sistema para convertir datos procedentes del exterior o del interior del mismo en información y para comunicar esta en forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de todas las funciones para facilitar la roma de decisiones efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de las actividades de las cuales ellos son responsables. (p.28)

Dentro de los sistemas de información presentes en las empresas, las nóminas de personal juegan un papel fundamental, en el manejo de la información que día a día disponen las organizaciones en materia laboral.

La nómina se puede definir como el documento donde se registran todos los conceptos a ser remunerados, así como los que serán deducidos después de un periodo de pago. Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.

La nómina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de trabajo, contemplados por la Ley Organiza del Trabajo y la Convención Colectiva Petrolera, en relación al servicio que deba prestarse y a la remuneración, los cuales se regirán por las siguientes normas:

a) El trabajador estará obligado a desempeñar los servicios que sean compatibles con sus fuerzas, aptitudes, estado o condición, y que sean del mismo género de los que formen el objeto de la actividad a que se dedique el patrono.

b) La remuneración deberá ser adecuada a la naturaleza y magnitud de los servicios y no podrá ser inferior al salario mínimo ni a la que se le pague por trabajos de igual naturaleza en la región y en la propia empresa.

Estos detalles ayudan a determinar fácilmente la prestación del servicio y remuneración en aquellos contratos de trabajo donde no hubiese estipulación expresa, situación que se presenta frecuentemente.

Para Francisco Sánchez (1998), la nómina es un "documento contable y de control que muestra el monto de los salarios pagados de una manera detallada, así como las deducciones analíticamente y como consecuencia, la cantidad neta pagada al trabajador en un periodo determinado" (p. 9).

Según Alfredo Abarca (1997), la nómina:

…..Es un documento administrativo que concentra los registro detallados por periodos predeterminados de las percepciones a que tienen derecho un trabajador, en compensación a la prestación de sus servicios sean salarios, prestaciones u otros beneficios; y que determinen su ingresos bruto; así como las deducciones a las que está sujeto y que el patrón tiene la obligación de retener, a fin de calcular el monto neto de sus ingresos y la determinación del costo. (p. 11).

Diseño de Nóminas

De acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe diseñar el modelo de la nómina apropiada, el cual cambiará sustancialmente de una compañía a otra, sujeto a las variaciones de asignaciones, deducciones, acumulativos, determinados por la necesidad de la empresa.

Tipos de Nóminas

Según su Presentación:

Nómina Manual: Se elabora por cálculos enteramente manuales, usadas en empresas pequeñas o de mediana capacidad. Existen en el mercado, formularios diseñados, por ejemplo: el sistema Mc-Be.

Nómina Computarizada: Se elabora a través de un computador, el cual permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados en el período a pagar. Para operar este tipo de nómina se debe crear el siguiente tipo de información:

Formularios de entrada y codificación.

Reportes del sistema.

Operación del sistema.

Archivos del sistema.

Programas del sistema.

Diseños de perforación o tabulación.

Según la Forma de Pago:

Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.

Según el Tipo de Personal:

Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (nómina confidencial).
Nómina de Empleados: Para el resto del personal empleado.
Nómina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de costo, en personal de producción y personal de mantenimiento.

Partes de la Nómina

Según lo establecido en el Contrato Colectivo Petrolero y en la Ley Orgánica del trabajo las partes que deben considerarse en una nómina son:

Asignaciones: sueldo o salario, bono por asistencia, horas extraordinarias, vacaciones, comisiones, retroactivo, día de descanso, bono nocturno, día compensatorio, días feriados, tiempo de viaje, permiso remunerado, prima por matrimonio, prima por hijos.

Deducciones: seguro social, seguro de paro forzoso, impuesto sobre la renta, sindicato, caja de ahorro, ahorro habitacional, seguro de hospitalización, Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (I.N.C.E. S.), comedor, préstamo personal.

Ventaja de los Sistemas de Nóminas

Proveen una ayuda eficaz para la toma de decisiones.
Minimizan el costo del manejo de la información.
Incrementan la productividad al liberar al trabajador de mucho trabajo rutinario.
Dan al trabajador un control de su propia información.
Mejoran el nivel de servicio de los departamentos involucrados.
El poder disponer de toda la información actualizada hasta la última transacción, permite una mejor gestión administrativa.
Control del personal a través del registro de su entrada y salida en terminales electrónicas.
Permiten procesar rápidamente la información de asistencia, facilitando el trabajo de la elaboración de la nómina.

Sistemas de Nóminas

Actualmente existen en el mercado variados sistemas informáticos en el área administrativa que permiten el manejo y control en la realización de las nóminas. Entre ellos se pueden mencionar:

a) Saint Enterprise

Este sistema de nómina es completo, flexible, escalable, fácil de usar y con total independencia para adaptarlo a las necesidades y políticas particulares de cada organización, estén en el área de construcción, petróleo, producción, contratación colectiva, personal a tiempo compartido o destajo, o simplemente nóminas que cumplan con las normativas legales de su país. Es un sistema adaptable, ya que se puede adecuar para cubrir todos los requerimientos legales y particulares de una empresa, incluso cuando maneje muchos tipos de nominas dentro de un mismo negocio, con conceptos de pago o deducciones que no se limitan a los monetarios solamente. Posee un tabulador de salarios por categorías para fijar salarios por escalafones o cargos, muy utilizado en los organismos públicos, universidades, contratos colectivos. Define de manera sencilla, amigable y con total independencia todos los cálculos que la empresa utiliza. El poderoso proceso de definición de fórmulas, con excepciones incluidas que tiene Saint Enterprise nómina, permite tener un sistema de pago actualizado y muy rápido en su procesamiento, hace su uso fácil, y su diseño integral, combinados con una intuitiva disposición de manejo que permiten que toda la operación, aprovechamiento de los datos y recursos se vean en una sola pantalla, sin demasiada información o ventanas, que a menudo complican el trabajo y desarrollo del usuario.

Es flexible al añadir más campos a la base de datos de integrantes, para capturar y usar estos datos adicionales o complementarios, los cuales pueden ser usados en la formulación expandiendo las posibilidades de adaptación a sus necesidades, o para el registro de datos adicionales del expediente del trabajador.

Posee un poderoso generador de reportes con el cual se pueden diseñar, modificar y organizar cualquier forma o reporte usando y combinando con todos los parámetros del sistema y elementos de la base de datos como: conceptos de nómina, acumulados, Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R), prestaciones sociales, datos generales, complementarios y de múltiples archivos, saldos de préstamos, estadísticas, entre otros.

Adicionalmente cuenta con un módulo de exportación de información, generador de archivos de texto que permite crear interfaces de salidas en textos bancarios, gubernamentales o a otros sistemas de información.

Este sistema de Saint nómina ha sido diseñado para manejar el flujo de información, de nómina y todo lo concerniente a la operación de pago de la misma manteniendo información actualizada de sus trabajadores.

b) Adata Pro:

Es una Solución Completa en el área administrativa ya que comprende todos los procesos de administración de Personal y nómina en un mismo sistema, cuenta con una base de datos única. Posee herramientas para el usuario, el ejecutivo y el empleado. Las características de este sistema administrativo son los siguientes:

Adapta Pro es una solución universal que permite el manejo de múltiples empresas, múltiples esquemas de contratación, inclusive múltiples legislaciones laborales a través de un único software, no se requieren versiones para tipos de negocios.
Proporciona soluciones verticales ya que permite desarrollar modelos de negocios para cada tipo de industria o sector comercial sin requerir versiones especiales.
Es un sistema flexible, gracias a su estructura y arquitectura abierta que se adapta fácilmente a los requerimientos de la empresa. Está diseñado para el cambio constante al que está sujeta la función de nóminas y recursos humanos.
Es una herramienta poderosa cubre la totalidad de los requerimientos de la gestión de personal, al tiempo que proporciona herramientas excepcionales para explotar la información y producir resultados.
Es robusta por su diseño basado en tecnología de Cliente/Servidor y una implementación de complejos esquemas de seguridad le dan la confiabilidad y el rendimiento para soportar altos volúmenes de información.
Se considera amigable porque el usuario puede explotar con gran facilidad a través de herramientas que simplifican el trabajo, lo que lo hace fácil de usar, fácil de implementar y fácil de aprender.
Es avanzado, ya que se mantiene a la vanguardia en aspectos como interface de usuario, interacción con herramientas de escritorio, Internet, plataformas y bases de datos.
Se mantiene en constante evolución debido a la funcionalidad que ha crecido verticalmente en los últimos años en los que conceptos como Internet, interfaces gráficas, y herramientas de usuario. Ha sido desarrollado con tecnología de punta que garantiza la inversión y asumir los retos de las futuras legislaciones, normativas y tecnologías.
Es un sistema diseñado para todas las empresas, ya que está al alcance de cualquier tipo y tamaño de Empresa, dada la facilidad de uso y alternativas que ofrece la aplicación.
Es un nuevo producto que recoge la experiencia acumulada en más de dos mil instalaciones de Adapta Pro Nómina que nació en 1987. Integra: Experiencia, Trayectoria y Tecnología de punta.
Ofrece Información segura, confiable y oportuna de manera gráfica que ayuda a mejorar la toma decisiones
Es un sistema óptimo porque minimiza el tiempo de respuesta y simplifica los procesos.
Se adapta a múltiples empresas, ya que ofrece tres presentaciones "Micro, Pymes y corporativo" logrando ajustarse al tamaño y necesidad de cada empresa, y permitiendo la incorporación de componentes al ritmo del crecimiento organizacional.
Este sistema es altamente productivo gracias a la facilidad que ofrece la arquitectura abierta del sistema, logra ser adaptado en corto tiempo, traduciéndose en bajos costos de reingeniería generando así una solución inmediata. Todos los componentes operativos y tecnológicos están totalmente documentados en formato Word y ayuda en línea que se activa con la tecla F1 desde cualquier componente del sistema.

Propósito que orientan el estudio

El propósito de este estudio es plantear la utilización de un sistema de nómina que permita reducir el tiempo del cálculo de las operaciones que se desarrollan en el proceso de elaboración de Nóminas. Esto además permitirá optimizar tiempos de respuesta, recursos materiales, financieros y de factor Humano, proporcionará información oportuna y confiable que facilite la toma de decisiones, permitiendo el desarrollo profesional del trabajador y la calidad del servicio prestado, contribuyendo a la satisfacción de los clientes.

Objetivos del Estudio

Objetivo General

Optimizar el proceso de cálculo de nóminas que se lleva a cabo en el Departamento de Nómina de la empresa Herbert & Moore, utilizando para ello un sistema informático de nómina.

Objetivos específicos

Describir y analizar el procedimiento actual para el cálculo de la nómina, para determinar las debilidades y/o fallas presentes.
Comparar algunos paquetes de programación que permitan optimizar el proceso de cálculo de nómina en la empresa Herbert & Moore, C.A. en Anaco Estado Anzoátegui.
Describir el procedimiento de uso del sistema informático para el cálculo de nómina de la empresa Herbert & Moore, C.A.
Describir el proceso de nómina propuesto en la empresa Herbert and Moore.

Justificación del Estudio

La presente investigación tiene gran importancia dado que de lograrse los objetivos planteados, se pondrá en funcionamiento el nuevo sistema de nómina, y de esta forma se mejoraran las operaciones que se desarrollan en el proceso de elaboración de Nóminas, agilizando el pago de los trabajadores y en consecuencias se minimizarán los riesgos de que le impongan a la empresa una demanda por retraso en los pagos.

La incorporación de un sistema permitirá al Departamento de Nómina minimizar las fallas actuales en el proceso de elaboración nóminas. Por lo tanto, de no ponerse en ejecución el mismo, el trabajo se seguirá realizando de una manera lenta y retrasada, entre otras cosas, ocasionaría a la compañía pérdida de dinero, trabajadores inconformes, manejo de sistemas obsoletos, además de desventajas frente a la competencia, lo que a la larga puede generar un colapso general de la empresa por resistirse al uso de nuevas tecnologías.

Factibilidad Material: La empresa Herbert & Moore, C.A. contará con la optimización completa en cuanto al proceso de nómina ya que será factible a la hora de realizar los cálculos de asignación y deducciones de la misma. Además la aplicación de dicha optimización no generará un gasto sino un costo o inversión para la empresa.

Factibilidad Económica: la optimización presentada en este informe es presupuestariamente factible debido a que la empresa cuenta con un capital suficiente para llevar a cabo este proceso y todos aquellos costos que intervengan.

Factibilidad Humana: el personal que labora en el Departamento de nómina de la empresa Herbert & Moore, C.A, se sentirá sastifecho con la optimización del proceso de nómina ya que facilitará un mejor manejo de la información, y de esta modo, se creerá un ambiente laboral conforme, comprometido con la organización, generando ganancias y un desarrollo eficaz y de excelencia a la empresa. De igual forma, la empresa cuenta con personal capacitado para el manejo del sistema informático de cálculo de nómina que se implemente en el Departamento de Nómina.

CAPITULO III

Descripción de las actividades propuesta para resolver el problema detectado

Durante el desarrollo de las actividades realizadas en la empresa Herbert & Moore, se llevaron a cabo una serie de tareas (ver Anexo B) las cuales fueron superadas satisfactoriamente, puesto que se aplicaron los conocimientos teórico – prácticos adquiridos durante la actividad académica, lo cual sirvió de gran ayuda y permitió adquirir habilidades y destrezas que facilitaron la compresión de las actividades a las cuales se dedica el departamento de Nómina de la Empresa.

Para la solución del problema se aplicó la siguiente metodología de recolección de información: Entrevistas no estructuradas con el personal que trabaja dentro de la empresa. Por medio de esta se tiene información precisa de las personas involucradas en el procedimiento para la elaboración de la nómina. Además se pudo conocer el proceso actual que se lleva acabo en el departamento de nómina, el cual es el siguiente:

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE NÓMINA

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FIGURA 1

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El proceso actual para la elaboración de la nómina, genera mucho tiempo al departamento de nómina en ejecutar sus procesos y/o actividades, produciendo doble trabajo al introducir los datos en hoja de cálculos Excel y también en el sistema de nómina, esto debido a las múltiples fallas que presenta el sistema entre las que se pueden destacar las siguientes:

FIGURA 2

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A) ERROR – Cuando se introduce el número de cuenta bancaria del trabajador.

FIGURA 3

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B) ERROR – Borra los céntimos cuando se carga un concepto de pago.

FIGURA 4

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C) ERROR – Cuando se calcula la opción adelanto de sueldo.

FIGURA 5

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D) ERROR – Internos en el sistema.

FIGURA 6

E) ERROR – Cuando se realiza el cálculo de vacaciones.

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FIGURA 7

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E) ERROR – No calcula prestaciones sociales.

FIGURA 8

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E) ERROR – Cuando se ubica reportes de los trabajadores.

FIGURA 9

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E) ERROR – Genera salida completamente del sistema, en cualquier pantalla donde el usuario se encuentre

En vista de la situación encontrada en el proceso de elaboración de nóminas, se busca optimizar el proceso, minimizando el tiempo, mediante la propuesta de un sistema que reduzca los errores en el procedimiento de elaboración de nóminas, con el fin de obtener una mayor eficacia operacional y mejorar los tiempos de repuesta y desempeño de los empleados que intervienen en el proceso.

Haciendo una investigación exhaustiva se puede notar que existe una variedad de paquetes de programación que manejan elaboración de nóminas, pero solo se tomarán y comparan dos paquetes administrativos descritos en las bases teóricas:

El sistema Adapta Pro es un método que está desarrollado para utilizar potentes gestores de bases de datos relacionales con acceso , este le brinda conectividad, seguridad física, seguridad transaccional, seguridad relacional y capacidad para manejar altos volúmenes de información con un excelente desempeño, permitiendo acoplarse a cualquier contrato colectivo, modelo de negocios y tamaño de la empresa. Las opciones del menú del sistema están definidas en una tabla que contiene por cada aplicación, sección los títulos, condiciones y ejecuciones. Cada vez que se ejecute un menú abrirá una ventana diferente.

En comparación con el sistema Saint Enterprise éste es complejo, flexible, escalable, fácil de usar y con total independencia para adaptarlo a las necesidades y políticas particulares de la organización, se puede adecuar para cubrir todos los requerimientos legales y particulares de la empresa incluso cuando se maneja muchos tipos de nóminas dentro de un mismo negocio, con conceptos de pago o deducciones que no se limitan a los monetarios solamente y posee un tabulador de salarios por categorías para fijar salarios por escalafones o cargos, muy utilizado en los organismos públicos, universidades, contratos colectivos donde define de manera sencilla, y con total independencia todos los cálculos que la empresa utiliza, facilitando efectivamente los procesos de cálculos y pagos al personal, posee un alto grado de configuración, que hace que sea sorprendente el cálculo de cualquier tipo de pago o remuneración al personal.

Entre los dos sistemas administrativos, el sistema que se adapta mejor a la empresa es el Saint Nómina Enterprise ya que es flexible, muy fácil de usar y expande las posibilidades de adaptación a las necesidades de la empresa debido a las múltiples ventajas que tiene y su costo es más factible para la organización.

Su uso es el siguiente:

Al iniciar el sistema aparecerá la siguiente pantalla:

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FIGURA 10

En la misma se deben indicar los campos 'Usuario' y 'Clave'. El sistema verificará la existencia de estos en el archivo de seguridad, permitiendo el acceso solo en caso de que la verificación sea positiva.

Una vez que se ha permitido el acceso al sistema, aparecerá la siguiente pantalla:

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FIGURA 11

Es esta se muestran los tipos de nómina definidos para la empresa. Seleccione con las flechas arriba y abajo el tipo de nómina con la que desea trabajar y el Enter para continuar la ejecución del sistema con la nómina seleccionada. Esto le indica al sistema que se desea trabajar con ese tipo de nómina, de tal forma que los datos que mostrará a partir de ese momento serán los relacionados al personal de la nómina seleccionada.

Ver Tipos de Nómina

Después de seleccionar el tipo de nómina con el que desea trabajar, pueden ser ejecutadas las opciones del menú principal que se muestra a continuación :

edu.red

FIGURA 12

El menú configurador permite lo siguiente:

1-.Completar los datos de la empresa.

2.- Incluir los departamentos y las unidades funcionales.

3.- Generar los calendarios de la empresa, del tipo de nómina y del trabajador.

4.-Incluir los Grupos de bancos.

5.-Incluir profesiones, ocupaciones y cargos.

6.-Si lo amerita incluir tablas escalares, tablas auxiliares para constantes, incluir adicionales de constantes, conceptos y constantes de fórmulas.

Personal

La sección de 'Personal' del menú principal muestra el siguiente submenú:

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FIGURA 13

Luego al seleccionar la opción de personal se despliega la siguiente ventana

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FIGURA 14

La cual nos permite incluir, modificar y borrar un integrante de nómina

Al presionar el botón señalado con la leyenda Agregar, se desplegará la siguiente ventana que permitirá incluir un nuevo integrante de nómina.

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FIGURA 15

Este submenú contiene toda la información acerca del trabajador:

Datos Básicos del Integrante (Personal)

Acumulados por Concepto

Acumulados por Tipo de Acumulado

Acumulados de Vacaciones

Suspensiones o Permisos

Cambio de Sueldos o Salarios (Logros)

Transacciones

Este conjunto de opciones reúne todos los procesos que de una u otra forma, generan movimientos de asignaciones y deducciones al trabajador:

Importante

Los trabajadores que el sistema involucrará en cualquiera de estos cálculos, serán los que pertenezcan al tipo de nómina con la cual se está trabajando.

Deben estar creados los conceptos involucrados para cada uno de los cálculos.

A toda nómina se le debe aplicar el proceso de "'Actualizar Acumulado", ya que de lo contrario la misma siempre estará como pre-nómina y no serán actualizados los haberes de los trabajadores.

Antes de proceder a cerrar una nómina debe estar seguro ya que solo existe la posibilidad de reversar el último cierre por cada tipo de nómina.

Programación de Vacaciones

A través de la opción Programación de Vacaciones, el sistema permite crear una programación anual de la vacaciones de todos los trabajadores. Si la empresa posee Vacaciones Colectivas no es necesario utilizar esta opción.

Para accesar los valores generados a cada trabajador al ejecutar este proceso, cuanta con las siguientes funciones, las cuales pueden ser utilizadas en la formulación de los conceptos de vacaciones :

Nómina de Liquidaciones:

Funciona en forma similar a las nóminas de vacaciones, con la diferencia que los conceptos de pago que aparecen aquí son los relacionados a las prestaciones sociales del trabajador.

Nómina de Prestaciones sociales:

Funciona en forma similar a las nóminas de vacaciones y se utiliza básicamente para calcular los conceptos relacionados con las prestaciones sociales y al momento de cerrar dicha nómina acumular estos conceptos para posteriormente ser utilizados al momento de liquidar un trabajador. No es obligatorio utilizar este módulo, ya que los conceptos relacionados con las prestaciones sociales, pueden ser definidos en una nómina normal y colocarlos no imprimibles, para de esta cada vez que ejecute su nómina normal, simultáneamente está calculando los conceptos de prestaciones sociales.

Procesos:

Simulación de Aumento de Sueldos y Salarios:

Esta opción permite calcular un aumento de sueldo a todos los trabajadores con dos modalidades:

1) Si no activa la generación del movimiento en logros, simplemente se hacen los cálculos y puede visualizarlos por el Reporte de Simulación de Aumento de Sueldos.

2) Al activar la opción de generar movimiento en logros y colocar la fecha de aplicación del aumento, automáticamente el sistema, cuando vaya a elaborar una nómina y la fecha de aplicación del aumento esté dentro del período de la nómina de pago, tomará en cuenta el nuevo sueldo y si es necesario hará un prorrateo de los días a pagar con aumento y sin aumento de sueldo.

Dentro de los parámetros para la simulación, hay un recuadro para colocar una fórmula para el cálculo del aumento. En el Ejemplo: Si el sueldo de la persona es mayor de 500000 aplica un 20% de aumento, de lo contrario aplica un 30% de aumento.

Consolidar

Permite configurar parámetros para consolidar la nómina en el sistema de contabilidad.

Parámetros Generales de Contabilización

.- Indique la ruta o dirección en la que se encuentran los programas de Contabilidad, así como también la ruta o dirección de los datos del sistema de contabilidad.

.- También indique la cuenta contable que será utilizada para enviar la contabilización de los cheques, en caso de que no se posea pagos de nómina con cheques, ya que al momento de elaborar la nómina se desconoce la cuenta bancaria a la cual van a afectar los cheques. También indique la cuenta contable que será utilizada para enviar la contabilización de los pagos en efectivo, en caso de que no posea pagos en efectivo, ya que al momento de elaborar la nómina se desconoce la cuenta de efectivo a la cual afectará la nómina.

Reportes

Desde aquí se pueden generar todos los reportes del sistema.

Preferencias

Permite configurar la impresora por defecto que será utilizada en todos los reportes, seleccionar el tipo de nómina con la que desea trabajar y quitar la barra de herramientas que contiene los botones de acceso directo.

Una vez escogido el programa y analizado todas sus funciones el Departamento de Nómina podría optimizar éste sistema, ya que gracias a él se lograría realizar y/o ejecutar rápido y de manera efectivo el proceso de elaboración de nómina; así se notara que en los pasos número 5 y 6 (Ver figura 1) el cual se realizaba en unos cuarenta minutos, con la propuesta se realizará en unos 10 minutos aproximadamente, ya que no generaría ningún tipo de error, generando eficacia y mejorando los tiempo de respuesta para la elaboración de las nóminas en la empresa Herbert & Moore.

El procedimiento de elaboración de nómina quedaría de la siguiente manera:

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE NÓMINA PROPUESTO)

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FIGURA 16

edu.red

CAPÍTULO IV

Conclusiones y recomendaciones

CONCLUSIONES

La nómina tiene lugar en cualquier magnitud de las empresas u organizaciones, ya que es un documento que plasma los procesos y cálculos de conceptos originados por los servicios prestados de los empleados dentro de una empresa u organización determinada. Esos procesos están determinados de acuerdo a las Leyes, convenios y contratos establecidos por el Ministerio de Trabajo, para todo tipo de nóminas de acuerdo con las políticas específica de cada empresa u organización y los convenios establecidos en la relación patrono-trabajador, que incluyen beneficios que influyen proporcionalmente para el calculo final de finiquitos e indemnizaciones, además de cubrir totalmente las obligaciones legales, que le permite reflejar la forma actual en que opera su Departamento de Nóminas, haciendo mas eficiente todos los procesos involucrados.

En el Departamento de Nómina se pudo observar que la tardanza en la elaboración de las nóminas se debe, a que el sistema actual no es el más adecuado, ya que la mayoría de las mismas se realizan en Excel y luego se pasan al sistema de nómina para su impresión.

Con la incorporación de un nuevo sistema informático se llevará a cabo un proceso en los cálculos de las nóminas obteniendo con esto mayor rapidez en la emisión de reportes y consultas internas de cada uno de los trabajadores.

Las empresa Herbert & Moore, C.A., cuenta con un personal altamente capacitado para adaptarse a los cambio del nuevos sistema de nómina.

La aplicación de la propuesta, agilizará los procesos de elaboración de nómina obteniéndose; toma de decisiones oportunas, reportes de nóminas con información sólida, se minimizan los tiempo de procesamientos de la información.

La planificación que lleva la Empresa Herbert & Moore, C.A., será útil al momento de proporcionar la información adecuada

RECOMENDACIONES

Aplicar la incorporación de un sistema ya que mediante éste, se optimiza el proceso de cálculo de nóminas en el Departamento evitando perdidas de tiempo innecesario.
Contar con un manual de procedimientos para la elaboración y calculo de nómina, para que el personal que allí elabora tenga más conocimiento de los procesos que se deben llevar acabo.
Establecer un programa de pasantías que contenga impresa las necesidades de la empresa y que facilite la colocación del pasante de acuerdo al área de estudio.
Coordinar un programa de pasantía que ubique al pasante en un área funcional de estudio, según el perfil ocupacional suministrado por la institución. Que incluya supervisión efectiva del periodo de pasantía.