Aplicación de la ingenieria de la información a la planeación y desarrollo informático

Problema:

El cambio tecnológico es de gran relevancia para la estrategia organizacional por algunas razones. En muchos sectores la adecuada gestión de la tecnología es uno de los factores claves para conseguir ventajas competitivas. Las innovaciones tecnológicas pueden contribuir a cambiar la estructura de un sector o incluso a la creación de otros.

Producto de todo este cambio tecnológico a dado como resultado que la sociedad actual está envuelta en una revolución de la información. Para hacer frente a esta transformación, la dirección de las organizaciones necesitan adecuar y estructurar desde una perspectiva estratégica un marco conceptual y analítico de cómo utilizar su información y la del entorno en beneficios para sí mismos.

No es desconocido que toda organización genera diariamente gran cantidad de información, la misma que se requiere para tomar decisiones o encaminar acciones tendientes a mejorar el rendimiento de dicha organización. Esta acumulación de información se vuelve paulatinamente un gran obstáculo y que puede dar como resultado contratiempos en trabajos, debido a que muchas de las veces, dicha información esta mal recopilada o procesada y por lo tanto es no confiable.

Ante este inminente problema y expansión de la información, una organización se ve, entonces, en la necesidad de automatizar los procesos más fundamentales, para lo cual es imprescindible saber cuál es el flujo y cultura de la información. Podemos determinar que al automatizar los procesos de la organización, la estructura y funciones de los Sistemas de Información deben ser coherentes con la estrategia de la misma en cada momento; es decir, deben estar acordes con los objetivos, planes y metas de la organización. Por lo tanto, la planificación y el diseño de un Sistema de Información deben tener acceso a los objetivos estratégicos de la organización. En este sentido, el empleo de una tecnología que ayude a vencer este obstáculo debe ser una prioridad de toda organización. Hay que considerar que una tecnología CASE "no siempre tiene éxito", principalmente porque en las organizaciones que la tecnología fracasó, "no supieron reconocer la complejidad de sus problemas". Hay que plantearse y estructurar en cualquier organización el concepto de proceso de negocio para lograr mejoras sustanciales en la manera de trabajar y obtener beneficios[1]en las organizaciones con la ayuda de las tecnologías y herramientas de desarrollo.

Debido a que el concepto de organización, no sólo corresponde a la parte física (edificios, bienes muebles, etc), o sólo a la parte de Recursos Humanos, sino que se debe relacionar íntimamente a la naturaleza, objetivos, metas; se debe definir un adecuado proceso de planeación de manejo de información, la cuál debe incluir todas las necesidades de una organización tales como:

• Formación adecuada de su estructura organizacional.

• Implementar estructuras centralizadas y/o descentralizadas.

•  Analizar la formación sobre herramientas o sobre metodologías que el personal de desarrollo posee.

•  Implementar estándares y procedimientos de gestión de proyectos.

•  Determinar parámetros para medir la productividad y la calidad.

Definir necesidades técnicas como:

•  Automatización del proceso para luego desarrollar el software.

•  Utilización de una metodología disciplinada para organizar el trabajo.

•  Emplear una plataforma hardware, para el desarrollo y mantenimiento del software.

•  Desarrollar estándares y procedimientos técnicos para garantizar la calidad de la planeación.

•  Analizar la actitud del personal en relación a la planeación y posterior desarrollo informático.

De todas estas interrogantes, una manera formal de plantear el problema es:

"La realización de una eficaz automatización, que permita mantener un mayor control con apego a los principios de integración y unificación de sistemas de información, necesita de la implementación de procedimientos de planeación y desarrollo informático que estén orientados y diseñados de acuerdo a los requerimientos de información y datos que necesita una organización".

JUSTIFICACION:

La humanidad se halla en medio de una explosión de la información, un fenómeno tan amplio que está cambiando el aspecto de toda nuestra sociedad. Entender la expansión informativa ayudará a situar en perspectiva la trascendencia de la información administrativa para analizar y explorar el área informática.

Durante los años 80 el investigador John Naisbitt, en su libro, Megatrends: Ten directions transforming our lives, amplió el significado de la explosión informativa. La más dramática de las tendencias de Naisbitt es el reconocimiento de que la sociedad ha sido impelida de una sociedad industrial a una sociedad de la información.

Los avances en la tecnología computacional y de la información de la última década han cambiado la situación que enfrenta la directiva de una organización: "cómo implantar las computadoras y cómo usarlas eficientemente". Así mismo, dentro de organizaciones que ya posean infraestructura informática se debe analizar algunas consideraciones técnicas de suma importancia como: equipo existente y su estado, probable caída en desuso tecnológico, adquisición y/o reemplazo de equipo y herramientas de software.

A la hora de tomar decisiones sobre estos problemas, cada organización pública o privada, es completamente autónoma para saber que adquirir o no, para qué y con qué fin. Por esta razón, se debe tener muy en cuenta, que cualquier acción a seguir estará guiada en base a objetivos generales de la organización, metas, cambios y proyecciones de crecimiento interrelacionados y razonables con completa identificación a la realidad organizativa y de su entorno de influencia.

De la misma forma, al decidir sobre como implantar sistemas de información muchas de las veces no se toma en cuenta un sinnúmero de interrogativas como por ejemplo: pensamiento del personal, cuál es la mejor metodología que se aplique a la organización, flujo de trabajo, correlación organizacional de tareas y actividades, valor del proceso, entre otras. Así mismo por parte de toda la organización, siempre se está con la expectativa: "a qué hora se usará el nuevo sistema automatizado", creando así una especie de presión innecesaria hacia el personal de sistemas y junto con una mala práctica y tentación de desarrollar cuanto antes posible el bosquejo físico del nuevo sistema, no se estudia y comprende completa y detalladamente todos los requerimientos lógicos y de información del sistema.

Dados todos estos motivos, se asevera que la planificación y no la improvisación, es un requisito importante para el desarrollo e implementación de recursos informáticos y para proyectar su futuro en función de las necesidades del sector productivo y sociedad.

Desde otro punto de vista, la planificación sin su respectivo control, tendría un discernimiento algo tambaleante, de tal suerte que, sin un seguimiento específico y dedicado, los objetivos de tal planeación pudieran desviarse o no cumplirse.

De la mala ejecución o aplicación de la planeación informática en la organización, ésta corre el riesgo de presentar, luego de algún avance significativo en la ejecución, errores o inexactitudes que sean muy notorios y ocasionen una atención considerable de los medios masivos, al cual tiene influencia, así como pérdidas financieras.

Para que no se produzcan estos efectos negativos, se tiene la necesidad de analizar y ejecutar procedimientos de controles tanto generales como aplicativos que funcionan desde el momento mismo de la planeación, ejecución y con los procesos de verificación y replanteamiento inherentes a la Ingeniería de la Información. También se debe tener en cuenta controles que vigilen los resultados obtenidos.

La creación de una herramienta CASE que sea un soporte para las fases de planeación y desarrollo informático, se convierte en una poderosa ayuda a la automatización.

Dentro de la tecnología CASE hay aspectos del software, del hardware, de la metodología y de la gestión.

Su desarrollo estará dirigido hacia las fases de análisis y diseño de sistemas de información debido a que, si bien es cierto existen algunas herramientas CASE en el mercado, estas no están al alcance de todas las instituciones, por lo que se presenta como una buena alternativa de desarrollo de software. Esta herramienta tendrá un Banco de Trabajo (Workbench), que soportará la metodología de la Ingeniería de la Información.

El porqué usar la Metodología de la Ingeniería de la Información, se debe a que tiene otro tipo de enfoque de desarrollo a alto nivel que comienza con la Planificación Estratégica de la Información hasta llegar a la construcción del sistema. Todo el análisis está basado alrededor de la información que generan las diferentes áreas de la organización y se aplica más específicamente hacia el desarrollo de Sistemas de Información. De esta forma utilizando la misma metodología aplicarlo en la Planeación y Desarrollo Informático.

OBJETIVOS:

Generales:

• ? Aplicar la Ingeniería de la Información a la Planeación y Desarrollo Informático.

• ? Desarrollar procedimientos de planeación y desarrollo informático para mantener un mayor control, integración y unificación en el proceso de construcción de Sistemas de Información.

Específicos:

•  Determinar la relación existente entre las herramientas CASE y la Planeación y Desarrollo Informático.

•  Proponer procedimientos, métodos y técnicas de gestión que ayuden a resolver los requerimiento de Planeación y Desarrollo Informático aplicados al control de la Información.

•  Desarrollar una herramienta CASE que aplique técnicas de la Ingeniería de la Información para sistematizar las fases de análisis y diseño de Sistemas de Información.

•  Evaluar los beneficios de la Metodología de la Ingeniería de la Información y su aplicabilidad al desarrollo de Sistemas de Información.

MARCO TEORICO:

Nuestro recurso más grande es la información, es decir datos que tiene significado y que transfieren conocimientos utilizables. No sólo es esencial en la vida moderna, sino también en la administración y ejecución de la mayoría de actividades de toda organización. Esta información se ha incrementado con mucha rapidez y, junto con ella la necesidad de más y mejor administración de ella. En consecuencia la información es un "agente catalizador de la moderna administración".

Las funciones propias de la administración empresarial son la planeación, organización, actuación y control. En la diversidad de todas las organizaciones cada una sufre su propia y personal crisis informática, por lo que no hay una solución universal, sin embargo, la clave del éxito de un proyecto de desarrollo informático, es la elección correcta de una metodología que ayude y refuerce a las funciones de la administración.

Es importante recordar que no todas las operaciones manuales son menos eficaces y más costosas que los medios automáticos, no todos los problemas de información se solucionan con sólo instalar equipos con tecnología de punta y que no todas las organizaciones tienen necesidades de información que justifiquen sistemas informáticos muy sofisticados.

La determinación de que información y a quién debe ir es esencial. Los directivos necesitan saber que tipos de equipos de procesamiento existen en el mercado, sus costos y su contribución para el logro del objetivo organizacional.

Un verdadero reto para las organizaciones, en general, radica no en adquirir la tecnología de los sistemas de información, sino en saber administrarla y desarrollarla para su utilización productiva.

De todo este análisis, concluimos que "el resultado de una buena y efectiva planeación determinará en gran medida el éxito o fracaso del desarrollo informático".

De esta planificación se desprenderá cuestionamientos como: qué se desea y puede lograr, cómo lograrlo, cómo actuar en caso de posibles variaciones del medio, adaptaciones del personal, impacto organizacional.

Puntos muy importantes de la planeación, constituyen la adaptación de estrategias frente a la utilización de metodologías de desarrollo. Es imprescindible que se adopte una metodología única para toda la organización, así como también sea la más adecuada a su realidad. De la misma forma se debe normar el uso de herramientas de automatización y el desarrollar estándares y controles de procesamiento.

Estos estándares son importantes, debido a que, por lo general los proyectos quedan fuera de control o desvían su objetivo final, por no haberlos impuesto a tiempo. Por su parte la metodología nos servirá para que todo el desarrollo informático esté enmarcado dentro de un sólo contexto y de esta forma cuantos participan en un proyecto mantengan un sistema unificado e integral, participativo, realista y progresivo. En cuanto a las herramientas hay que aclarar que estas no proporcionan la metodología, sólo automatizan la asistencia a esta.

Una de estas herramientas, son los CASE, que son imprescindibles debido a que su depósito CASE (mecanismo para almacenar y organizar toda la información), incluye "información sobre el problema que se va a resolver, procesos que están siendo utilizados, modelos de datos, modelos de procesos, prototipos, historia y recursos del proyecto y el contexto organizativo".

La tecnología CASE es una combinación de herramientas de software y de metodologías, propone una nueva formulación del concepto de ciclo de vida de Software. Un CASE a cambiado la forma de construir sistemas al poseer un ambiente de desarrollo interactivo, programación visual proporcionado por interfaces gráficas y automatización de tareas de desarrollo y mantenimiento del software.

HIPOTESIS:

•  Aplicando correctamente los métodos de la Ingeniería de la Información a los procesos de planificación y desarrollo informático se obtendrán mejores técnicas en la construcción de Sistemas de Información.

•  Usando una herramienta CASE se obtendrá un mejor resultado en el Análisis y Diseño de Sistemas de Información.

METODOLOGIA:

El análisis de este problema estará basado en investigaciones documentales aplicando para el efecto: técnicas de fichaje, lectura científica, consultas en correo electrónico. Se basará también en experiencias adquiridas durante el ejercicio de trabajos institucionales y/o en citas a consultoras del área.

Se aplicarán también encuestas, entrevistas con diferentes instituciones públicas y/o privadas, para tener un conocimiento de hacia donde van las organizaciones y que procedimientos, metodología y técnicas están usando en materia de Planeación y Desarrollo Informático.

Toda esta investigación servirá de base para analizar la situación actual, de cómo actúan, proceden y toman decisiones, ciertas empresas o instituciones, que en materia de planificación y desarrollo informático estas realizan. Para el diseño y propuesta de la Planeación, se utilizarán enfoques de Ingeniería de la Información, la cual considerará áreas estratégicas existentes en toda organización, para establecer un mayor control hacia la información y su flujo existente en una organización. Al realizar la planificación de esta manera, se tendrá una perspectiva amplia, que exigirá la participación activa de la o las personas que estén en los mandos directivos.

Debido a que se toma como base y principal recurso a la información, ésta será analizada en concordancia con los objetivos y fines de la organización, para de esta forma alcanzar una ventaja en la integración del personal de la organización ya que son parte de ella y la planeación también lo es. El software CASE se desarrollará sobre herramientas visuales para lo cual se escogerá entre VISUAL BASIC, VISUAL C u otra herramienta que preste mejores posibilidades, librerías y bibliotecas de desarrollo.

La herramienta CASE se fundamentará en técnicas de la Ingeniería de la Información, al realizar la Planeación en base a esta misma metodología, se determinará que relación existe al realizar la Planeación dirigida hacia la utilización de una herramienta para análisis y diseño.

Introducción

Desarrollar un proceso de Planeación y Desarrollo Informático, merece especial cuidado debido a todas las implicaciones que de este se derivan.

El acceso a recursos tecnológicos; computadoras, sistemas automatizados, etc., a producido un cambio en la forma de vida y de trabajo de todas las organizaciones. El cambio social radica en que hoy se necesita una mejor cualificación de nuestros conocimientos y mayores exigencias en las ciencias computacionales para acceder a puestos de trabajo que tengan el carácter de operativos administrativos. Todas estas exigencias a dado campo para desarrollar otras áreas del saber humano. La implantación de estas tecnologías, conlleva a estudiar aspectos del comportamiento humano y organizacional. Cómo nos afecte su utilización y adaptación, dependerá del éxito, fracaso o mediocridad de nuestras instituciones.

Es por esto que, se desarrolla tópicos del Planeación de Recursos en el Capítulo I. Estos recursos ya no solamente son la mano de obra, el capital y las herramientas. También se trata los recursos de la información, las tecnologías, la organización. Así como también, la reingeniería para ser aplicada sobre la base estructural ya existente.

En el Capítulo II, se analiza algunas metodologías de desarrollo que involucran no sólo al análisis de los problemas o áreas por resolver; sino que, se analiza desde la misión misma de la institución.

Como paso previo para el desarrollo mismo de la planeación, se debe considerar cual va a ser el beneficio en relación con los costos que esta tendrá. Es por esto, que el Capítulo III, da enfoque generales de qué parámetros deberían regir un análisis de este tipo.

Todo proceso humano tiene implicaciones susceptibles de errores. Es por esto, que en el Capítulo IV se propone referencias de cómo poder establecer mecanismos de control para el proceso de planeación y desarrollo informático.

Al ser este un análisis de la aplicación de la Metodología de la Ingeniería de la Información formulada por James Martin, dentro de la estructura de los capítulos mencionados se hace referencia y enfoques desde dicha metodología.

En el Capítulo V, se plantea un software CASE que ayudará a las fases de análisis y diseño de sistemas de información; y finalmente proponer los resultados en las conclusiones de este trabajo, así como también dar las respectivas recomendaciones.

Creo que este trabajo de investigación, por ser tratado desde una panorámica amplia como lo es, la misión estratégica de cada institución; su aplicabilidad depende en gran medida desde las decisiones que los directivos o autoridades responsables de llevar la conducción de una organización así lo crean conveniente. Sin embargo deseo resaltar el carácter de que una propuesta de planeación, no sólo debe ser elaborada por Planificadores Expertos o Certificados. Las planificaciones no tienen mucho éxito o el éxito deseado, sin la concurrencia y aceptación de todas personas que directamente se verán involucradas, de una u otra manera, en este proceso. No con esto quiero decir, que todo debe hacerse siempre y cuando todas las personas se pongan de acuerdo; tal vez algo que queda en la imaginación.

Deseo resaltar las palabras de Lucas Achig cuando manifiesta: " el planeamiento universitario, en lugar de convertirse en el motor de desarrollo y cambio institucional se transformó en mediador y procesador de la coyuntura, entrampándose en el presente en lugar de construir el futuro"; y prosigue diciendo:"….Este planeamiento tiene problemas en su ejercicio dinamizador por cuanto, aún la toma de decisiones en la vida universitaria, está llena de mucho "emocionalismo"".

A pesar de que realiza un análisis desde la perspectiva universitaria, creo que sus palabras bien pueden aplicarse al contexto nacional, cuando desde el mismo Estado Ecuatoriano han manejado al país de acuerdo a conveniencias de quienes ostentan el poder.

La incorporación de sistemas informáticos y recursos computacionales dentro de las organizaciones, es un punto clave, para poder meditar hacia dónde queremos llegar con estos sistemas y cuál debe ser el comportamiento en adelante de cada una de nuestras instituciones.

Finalmente pido disculpas por cualquier error involuntario que se encuentre presente en este documento.

El Autor.

CAPITULO I

Lineamientos y politicas de planeacion y desarrollo informatico

Una política es: una guía para las decisiones administrativas, una ley administrativa interna que rige las decisiones.

El concepto de planeación va ligado al desarrollo de las empresas; analicemos el desarrollo de estas:

• a.  La empresa como máquina: "Las organizaciones eran consideradas como máquinas cuya función era servir a sus creadores, proporcionándoles una retribución sobre su inversión en dinero y tiempo"[2].

• b.  La empresa como organismo: "Después de la Primera Guerra Mundial, emergió el nuevo concepto de empresa considerándola como organismo. Al cual se le atribuía vida y propósitos propios que se suponían eran la supervivencia y el crecimiento".[3]

• c.  La empresa como organización: "Una organización es: 1) un sistema con algún propósito, el cual 2) es parte de uno o más sistemas con algún propósito, y 3) en el cual alguna de sus partes tienen sus propios propósitos".[4]

La automatización e informatización se introduce y difunde a partir de la segura era de las empresas, el cual aumentó significativamente el contenido técnico de muchos trabajos.

Además, como veremos más adelante, la información es tratada de acuerdo a cada era de las empresas de diferente manera, llegando a ser considerada en los actuales momentos como un recurso preponderante para la administración de una organización.

• 1.1.  ORIGEN Y NECESIDAD DE LA PLANEACION

La planeación estratégica formal con sus características modernas fue introducida por primera vez en algunas empresas comerciales a mediados de 1950; que las denominaron sistemas de planeación a largo plazo.[5]

Planeación y Organización de Empresas, Gómez Ceja Guillermo 8va. Edición 1996, México PG 6 FIGURA 1 Necesidad de la Planeación Toda empresa y/o institución, para que pueda sobresalir y sostenerse, necesita que su administración sea competente. En la Figura 1, podemos apreciar que la planeación de actividades, es decir, que las previsiones de trabajo que se realiza deben conducirnos a tomar las mejores decisiones y éstas unidas a la actuación adecuada de todos los miembros de una organización, que apoye las decisiones, permitirá lograr los objetivos que se han planteado conseguirlos.

La necesidad de planear se deriva del hecho de que toda organización opera en un medio que experimenta constantes cambios, dentro de un futuro incierto y desconocido, en el cual la tasa de desarrollo tecnológico es acelerada, las expectativas ambientales se han engrandecido, las necesidades humanas son mayores, lo que podríamos resumir como necesidades administrativas, ambientales y humanas.

• 1.2.  PLANEACION PARA QUE Y PLANEACION DE COMO

El propósito de la planeación es determinar lo que debe hacerse en un determinado período de tiempo, con recursos actuales asignados para el efecto y futuros recursos que deberán conseguirse para lograr el objetivo deseado. Además, no debe eliminar o menospreciar ningún tipo de riesgo y prevenir y superar las crisis que en el trascurso de las operaciones se presenten. Intenta asegurar el uso efectivo de los recursos disponibles.

Ningún esquema de planeación es un recetario, ni mucho menos un decálogo que debe seguirse al pie de la letra; sin embargo podemos mencionar que como base para desarrollar la planeación en una organización se debe considerar que en una organización existen e interactúan: máquinas, ambientes físicos, área de influencia (sector o comunidad sobre la cual tiene incidencia la presencia de la organización), dinero, sistemas, relaciones de trabajo y personas; por lo que resumiendo podríamos decir que es la conjunción de tecnología, dinero, entorno y personas. Por lo que, se debería tener en cuenta que una planeación debe contemplar:

• a.  Fines de la Organización.

• b.  Diseño de la Organización.

• c.  Relaciones y líneas de autoridad.

• d.  Manuales de Funciones y de Procedimientos.

• e.  Ambiente Interpersonal.

• f.  Estabilidad emocional y preparación intelectual de los miembros de la organización.

• g.  Sistemas de trabajo presentes en la organización.

• h.  Nivel de influencia de la organización sobre la comunidad.

• i.  Visión de futuro de la organización.

• j.  Propuestas de parte de los miembros de la organización sobre optimización de procedimientos.

• k.  Presupuestos financieros.

• 1.2.1.  CUANDO SE DEBE EFECTUAR LA PLANEACION

Toda organización debe tener una metodología de planificación; debido a que, sin ésta, su administración sería de acuerdo a las improvisaciones. Es por este motivo que no existe tiempo alguno en el cual una entidad debe empezar a realizar su planeación. Es deber de la directiva quien decidirá cuando empezar; sin embargo, debido al continuo estado cambiante del mundo no puede dejar de prescindir de tan importante herramienta de ayuda en la administración.

Dependerá en gran medida, de la metodología a usar, la que determinará el tiempo de duración en la ejecución de la planeación.

• 1.2.2.  PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA PLANEACION

La introducción de cualquier metodología de planeación, da lugar a conflictos, resistencias, oposición, inseguridad, insatisfacción, etc.

Esto se debe, en gran medida, a la no participación e información a todos los miembros de la organización y, tal vez, a las acciones tareístas, inmediatistas que en muchas de las organizaciones se tiene como una política de facto.

Dentro de los principales problemas que generan prejuicios, podemos identificar:

• a.  Alteraciones en las relaciones interpersonales.

• b.  Cambio en los flujos de la información.

• c.  Sentimiento de conflictos de autoridad.

• d.  Nuevas exigencias para todos los empleados de la organización.

• e.  Estado de inseguridad.

• f.  Temor a fracasar.

• g.  Intereses grupales por sobresalir y/o prevalecer en la estructura orgánica.

La mayor parte de los problemas de una planeación se debe principalmente a que aún las organizaciones no conciben a sus miembros como parte activa de la misma, sino más bien, como simples operarios del sistema. Como se expuso anteriormente, toda institución hoy en día, debe ser tratada como un organismo y asumir la teoría general de sistemas.

• 1.2.3.  FALLAS EN EL ANALISIS

Las fallas se puede establecer a partir de la identificación de riesgos que la organización puede sufrir.

Para identificar riesgos se puede crear una lista de comprobación de elementos de riesgo. La lista de comprobación se puede utilizar para identificar riesgos y se enfoca en un subconjunto de riesgos conocidos y predecibles en las siguientes subcategorías genéricas:

• ? Tamaño del producto: riesgos asociados con el tamaño general del software a construir o a modificar.

• ? Impacto en la organización: riesgos asociados con las limitaciones impuestas por la gestión, los empleados o por el entorno.

• ? Características del usuario: riesgos asociados con la sofisticación del usuario y la habilidad del desarrollador para comunicarse con él en los momentos oportunos del diseño.

• ? Definición del proceso: riesgos asociados con el grado de definición del proceso del software y su seguimiento por la organización de desarrollo.

• ? Entorno de desarrollo: riesgos asociados con la disponibilidad y calidad de las herramientas que se van a emplear en la construcción del producto.

• ? Tecnología a construir: riesgos asociados con la complejidad del sistema a construir y la tecnología que contiene el sistema.

• ? Tamaño y experiencia de los desarrolladores del software: riesgos asociados con la experiencia técnica y de proyectos de quienes van a realizar el trabajo.

• 1.2.4.  IMPORTANCIA DE LAS ESPECIFICACIONES FUNCIONALES

Las especificaciones funcionales tienen su base en los principios del análisis de sistemas:

• ? Debe representarse y entenderse el dominio de información de un problema.

• ? Deben definirse las funciones que va a realizar el software.

• ? Debe representarse el comportamiento del software.

• ? Debe dividirse los modelos que representan información, función y comportamiento de manera que se descubran los detalles por capas.

• ? El proceso de análisis debería ir desde la información esencial hasta el detalle de la implementación.[6]

Utilizando y desarrollando estos principios se puede examinar detalladamente el origen de cada proceso, tarea y de cada dato que se necesite como entrada y/o salida del sistema. Estas se utilizan para organizar los requisitos del usuario. Varios usuarios pueden tener varias especificaciones que concuerden con otros usuarios; en estos casos forman grupos de especificaciones funcionales. Para poder asegurarse que las especificaciones funcionales están completas y además identificar redundancias, las funciones deben estar referenciadas en cada entidad. Las especificaciones funcionales, dentro de todo el proceso de desarrollo informático, representan con objetividad a cada proceso del entorno global de una organización. Es así, que en la Figura 2, podemos apreciar que se propone en primera instancia la identificación de un proceso a desarrollar. Luego de lo cual. Es importante determinar el alcance del proceso, para tener en cuenta cual será el ámbito de acción de dicho proceso; juntamente con esto la comprensión y análisis del mismo nos permitirá, modelar el proceso y poseer una base sobre la cual se trabajará. La actividad de perfección, nos permite depurar los pasos que pueden estar repetidos en un mismo proceso o que pueden ser asumidos (embebidos) en otros; sin que estas reducciones de pasos, afecten al conjunto del proceso. Una vez revisado el modelo, las especificaciones funcionales, deberán proporcionar mayor y mejor información sobre cual será por ejemplo: el comportamiento del software, el dominio de la información, modelos que usa, etc.. Los pasos de recopilación de información y análisis de resultados, deberán ser producto del nuevo modelo a desarrollar y tendientes a comprobar si los cambios que se estima realizar son los más adecuados. Finalmente, como debe ser obvio, se diseñará e implementará todo el modelo realizado.

• 1.3.  LA INFORMACION COMO RECURSO

En las últimas décadas se ha dado una revolución en la manera en que las instituciones tratan a la información y a los sistemas de información. En la actualidad, las instituciones emplean la información y los sistemas de información como herramientas; los cuales se han constituido en los Sistemas Estratégicos de Información.

Los sistemas estratégicos de información cambian las metas, operaciones, productos o relaciones con el entorno de las instituciones para ayudarlas. Cambian a la institución así como a los servicios y procedimientos internos, llevándola a nuevos patrones de comportamiento. Las instituciones requieren de un cambio en sus operaciones internas para sacar ventaja de las nuevas tecnologías de los sistemas de información.

Estas (las instituciones) actualmente consideran a la información como un recurso, a la manera del capital, la mano de obra y herramientas.

Anteriormente, la información se consideraba a menudo como un mal necesario asociado con la burocracia para el diseño, la fabricación y la distribución de un producto o servicio. La información era un "dragón de papel" que potencialmente podía estrangular a la organización y evitar que realizara su verdadera función. Los sistemas de información de los noventa se enfocaban a la reducción del costo del procesamiento rutinario de documentos, en especial en la contabilidad.

En los sesenta, las instituciones empezaron a ver la información de forma diferente, reconociendo que ésta podía ser usada en general para dar soporte a la administración. Los sistemas de información de los sesenta y los setenta en general se denominaban Sistemas de Información para la Administración (MIS) y se pensaba que eran una especie de fábrica que producía informes sobre la producción semanal, información mensual de tipo financiero, de inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otras. En los setenta y a principios de los ochenta, la información y todos los sistemas que la recolectaban, almacenaban y la procesaban, fueron vistos como proveedores de control administrativo, muy afinado, de propósitos especiales y sobre medida para la institución. Los sistemas de información que surgieron durante este período recibieron el nombre de Sistemas de Soporte de Decisiones (SSD) y Sistemas de Soporte Gerencial (SSG). Su finalidad era mejorar y acelerar el proceso de toma de decisiones de ciertos ejecutivos y administradores en una vasta gama de problemas.

A mediados de los ochenta, la información fue vista como un recurso estratégico, como una fuente potencial de ventajas competitivas. Estos cambios de conceptualización sobre la información reflejan avances en la planeación estratégica.

Los sistemas estratégicos de información deben de diferenciarse de los sistemas al nivel estratégico para los directivos que se enfocan en problemas de toma de decisiones a largo plazo. Los sistemas estratégicos de información pueden ser usados por todos los niveles de la institución. Estos fundamentalmente modifican las metas, productos, servicios y relaciones internas o externas de la empresa. Estos sistemas modifican profundamente la manera como una institución lleva a cabo sus operaciones.

• 1.4.  PLANEACION PARA LA ORGANIZACIÓN

• 1.4.1.  RESPONSABILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

Una organización es la estructuración técnica de las relaciones que debe existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos.[7] La organización se refiere a estructurar cómo deben ser las funciones, jerarquías y actividades. Por idéntica razón, siempre se refiere a funciones, niveles o actividades que están por estructurarse.

Una estructura de organización establece los medios o conductos a través de los cuales se ejerza autoridad sobre cada una de las unidades de organización. Estos medios son canales definidos de supervisión y pueden considerarse como las líneas formales de autoridad, por las cuales se mueven las instrucciones y las órdenes, se transmiten las comunicaciones formales y los informes sobre operaciones y llegan a todos los niveles de la organización.

Cuando una institución crece, su estructura crece vertical y horizontalmente. Esto es de suma importancia para el dirigente, porque tal crecimiento influye en el número de unidades de organización que tienen que ser coordinadas, afecta la comunicación entre ellas, da origen a relaciones muy complicadas y, además influye en los costos.

El crecimiento vertical de la estructura de una organización es consecuencia de la delegación de autoridad hacia los niveles inferiores. Son características del crecimiento vertical de organización las relaciones de superior a subalterno, es decir, que aquél delega autoridad a éste, quien a su vez delega autoridad en otro y así sucesivamente, hasta formar una línea que va de la cima al fondo de la estructura orgánica. La delegación de autoridad, se genera muchas veces debido a los sistemas administrativos y procedimientos sobre los que debe trabajar una organización. La figura 3 muestra diversos estados de ánimo del personal de acuerdo al grado de autoridad que se le haya asignado. Es preferible, que en toda organización exista estados condescendientes y adaptables, debido a que estas características permiten una mejor labor; dependerá de la circunstancia y de los procesos para determinar que grado de autoridad deberá tener los miembros de la organización.

La organización tiene tres objetivos, que pueden ser intercalados o ser independientes entre sí: el crecimiento, la estabilidad y la interacción. El último se refiere a las organizaciones que existen principalmente para proveer un medio para la asociación de sus miembros con otros. Las responsabilidades de organización, han sido observadas por un gran número de personas y se desarrolló un campo de pensamiento e investigación llamado teoría de sistemas, dedicado a la tarea de descubrir factores universales de organización. El propósito de una teoría general de sistemas es crear una conciencia de los factores universales de organización o, en otras palabras, una ciencia universal, usando elementos de organización comunes, encontrados en todos los sistemas como punto de partida.[8] La teoría moderna de organización se encuentra dentro de la periferia de la teoría general de sistemas. Tanto la teoría general de sistemas como la teoría moderna de organización estudian:

• 1. Las partes (individuos) en masa y los movimientos de los individuos hacia el sistema y fuera del mismo.

• 2. La interacción de individuos con el ambiente que se encuentra dentro del sistema.

• 3. Las interacciones entre los individuos dentro del sistema.

• 4. Los problemas del crecimiento general y estabilidad de los sistemas.

La teoría moderna de organización y la teoría general de sistemas son similares en cuanto a que ambas consideran la organización como un total integral. Difieren, sin embargo, en término de sus generalidades. La teoría general de sistemas es concerniente a todos los niveles del sistema, mientras la teoría moderna de organización se enfoca principalmente sobre la organización humana.

• 1.4.2.  RESPONSABILIDADES DE DIRECTIVOS

La autoridad es el derecho de actuar o de exigir acción a otros, dentro de un área prescrita. El concepto de autoridad está asociado con la facultad de tomar decisiones y de ver que éstas se cumplan. El aspecto de obediencia a la autoridad se la debería obtener por medio de persuasión y solicitudes. En una minoría se emplearía la coerción o la fuerza.

La autoridad tiene limitaciones definidas. Debe usarse de acuerdo con los esfuerzos para lograr los objetivos aceptados de la unidad organizacional. No la utiliza un gerente de oficina según su capricho o según lo puedan sugerir sus deseos. El uso de la autoridad también está influido por las personas con quienes va a aplicarse. La exigencia de ciertas acciones a otros debe estar dentro de su capacidad para desempeñar ciertas tareas. La relación establecida por la autoridad es vertical u horizontal. Las relaciones de autoridad vertical son las que se encuentran en distintos niveles organizacionales y se refieren a la asociación superior-subordinado. Las relaciones de autoridad horizontal se refieren a las unidades organizacionales en un nivel de la organización y corresponden a la asociación gerente a gerente del mismo nivel organizacional.

Por último, la autoridad es dinámica. Su formato cambia de acuerdo a condiciones y requisitos específicos de la persona o del grupo. No siempre se aplica en la misma forma o en el mismo grado.