Elaboración del manual de procedimientos, unidad de presupuesto

Resumen

La presente investigación, fue realizada en la empresa PDVSA, División Ayacucho, Distrito San Tomé, específicamente en la Gerencia de Desarrollo Urbano, con la finalidad de elaborar el manual de procedimientos de la unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión, este estudio fue necesario, pues no existe un documento donde estén asentadas las actividades que se llevan a cabo en dicha unidad, generando re-trabajo y mayor cantidad de tiempo a la hora de realizar las actividades, si no se cuenta con la experiencia suficiente. Este manual, va a permitir contrarrestar ineficiencias garantizando un mejor desarrollo de los procesos objeto de estudio. Con este fin, se procedió a visitar el sitio y se utilizaron métodos tanto manuales como mecánicos, para diagnosticar la situación actual de la unidad de Presupuesto. La muestra escogida, fue conformada por las dos analistas de presupuesto que se desempeñan en la unidad. Luego de aplicar diversas herramientas, se elaboró el manual de procedimientos donde se plasmaron las actividades llevadas a cabo en la unidad especificando: alcance, referencias, responsabilidades, métodos de trabajo y definiciones con sus respectivos diagramas de flujo, anexos y formatos.

Palabras Claves: Alcance, Diagramas, Manual de Procedimientos, Presupuesto.

Introducción

Petróleos de Venezuela, S.A (PDVSA) fue creada por decreto gubernamental en el año 1975, gracias a la Ley Orgánica que reserva al Estado, la Industria y el Comercio de los Hidrocarburos, aplicándole el ejecútese ese año para ejercer tales actividades luego de la nacionalización de la industria petrolera, dando inicio a sus operaciones el 1 de enero de 1976.

PDVSA fue catalogada en 2005 como la tercera empresa petrolera a nivel mundial y clasificada por la revista internacional Fortune como la empresa número 35 entre las 500 más grandes del mundo. Actualmente, la petrolera posee las mayores reservas petrolíferas del planeta, alcanzando a mediados de enero de 2011 una suma total de 297.000 millones de barriles, sobrepasando al tradicional líder Arabia Saudita. La empresa espera luego de la cuantificación de las reservas de petróleo en la Faja del Orinoco incrementar aún más esta cifra, de acuerdo con lo estipulado en el "Proyecto Magna Reserva". Al finalizar dicho proyecto, Venezuela deberá poseer reservas probadas con un total cercano a 316.000 millones de barriles, la mayoría de ellos correspondientes a crudo extrapesado.

La Faja Petrolífera del Orinoco, esta dividida en cuatro grandes áreas: Boyacá, Junín, Ayacucho y Carabobo. Dentro de la división Ayacucho se encuentra el distrito San Tomé, que cuenta con una óptima estructura organizativa, que le permite cumplir con los objetivos planteados y trabajar productivamente. Dentro de la misma, se encuentra la Gerencia de Desarrollo Urbano, la cual, se encarga de proveer la infraestructura necesaria para las operaciones de la empresa, a su vez esta cuenta con el Departamento de Planificación, Control y Gestión que lleva a cabo la planificación y seguimiento de los proyectos que ejecuta la gerencia, adscrita a esta, se encuentra la unidad de Presupuesto que se encarga del seguimiento del presupuesto de inversiones y operaciones y una serie de actividades referentes a este ámbito.

El presente trabajo esta orientado a la elaboración del manual de procedimientos de la Unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San Tomé, con la finalidad de que los trabajadores de dicha unidad tengan un soporte al realizar sus actividades, de modo que al momento de llevarlas a cabo, se optimice el proceso, además de ayudar a aquellas personas que no tengan la experiencia suficiente a realizar sus actividades en el tiempo requerido.

La elaboración del manual de procedimientos, hará posible tener un registro claro de los diferentes procesos que se llevan a cabo en la unidad de Presupuesto, por lo que es importante la realización de este estudio.

El informe está estructurado de la siguiente manera:

Capítulo I: Referido al Planteamiento del Problema, justificación, importancia, alcance, delimitaciones y objetivos a cumplir tanto generales como específicos.

Capítulo II: Describe las generalidades de la empresa, se detallan la reseña histórica, descripción de la empresa, descripción del área de pasantía, objetivos de la organización, misión, visión, ubicación, estructura, entre otros.

Capítulo III: Compuesto por el Marco Teórico, incluye todas las bases teóricas empleadas en el desarrollo del estudio.

Capitulo IV: Se presenta la metodología aplicada en la investigación, el tipo y diseño de esta, unidades de análisis, las técnicas y procedimientos utilizados para la recolección de datos, así mismo, como se va a procesar la información, el análisis de esa información y los pasos que se ejecutarán para la realización del mismo.

Capítulo V: Se fundamenta en el diagnóstico de la situación actual de la unidad de Presupuesto de la empresa en estudio.

Capitulo VI: Muestra los resultados de la creación del manual de procedimientos con todas sus explicaciones.

Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones.

CAPÍTULO I

El problema

En el capítulo que se describe a continuación, se presenta el planteamiento del problema a estudiar, objetivos de la investigación, tanto general como específicos, formulados para dar solución a dicha situación, así como la justificación, importancia, delimitación y alcance para la realización del mismo.

Planteamiento del Problema

Petróleos de Venezuela S.A. es la corporación estatal de la República Bolivariana de Venezuela que se encarga de la Exploración, Explotación, Producción, Refinación, Petroquímica, Manufactura, Mercadeo y Transporte de los Hidrocarburos de manera eficiente, rentable, segura, transparente y comprometida con la protección del ambiente.

Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA), fue creada por el estado venezolano en el año 1975, en cumplimiento de la Ley Orgánica que reserva al estado, la Industria y el comercio de Hidrocarburos (Ley de nacionalización). Sus operaciones son supervisadas y controladas por el Ministerio del Poder Popular para la Energía y Petróleo.

Las principales funciones de PDVSA incluyen planificar, coordinar, supervisar y controlar las actividades de sus empresas tanto en Venezuela como en el exterior; adicionalmente, sus actividades también incluyen la promoción o participación en aquellas, dirigidas a fomentar el desarrollo integral, orgánico y sostenible del país, incluyendo las de carácter agrícola e industrial, elaboración o transformación de bienes y su comercialización, y prestación de servicios, para lograr una adecuada vinculación de los recursos provenientes de los hidrocarburos con la economía venezolana.

PDVSA División Ayacucho, distrito San Tomé, dentro de su estructura organizativa cuenta con la Gerencia de Desarrollo Urbano, que se encarga de optimizar, adecuar y proveer la infraestructura no industrial requerida para las operaciones del negocio, utilizando las mejores prácticas, estándares de ingeniería y tecnología de vanguardia, con personal calificado y comprometido con la Corporación, mediante la formulación y ejecución de estudios, planes y proyectos integrales en sinergia con entes internos y externos para brindar la mejor relación costo-beneficio al cliente, contribuyendo al desarrollo sustentable de las comunidades donde la Corporación tenga presencia operacional.

En la Gerencia de Desarrollo de Urbano, se hace necesario la optimización de sus procesos a través de la elaboración del manual de procedimiento de la unidad de Presupuesto, del departamento de Planificación, Control y Gestión adscrita a esta gerencia, que contenga información detallada de las actividades que se llevan a cabo en dicha unidad, ya que debido a la inexistencia de este, los trabajadores en ocasiones se desorientan en cuanto a las actividades especificas de su cargo, generando re-trabajo, mayor cantidad de tiempo a la hora de realizar sus tareas por no tener la información de manera oportuna y eficaz.

La situación planteada, tiene su origen en la falta de organización por parte de la empresa, aunado a esto, los trabajadores del área están siempre colmados de trabajo, lo que les dificulta disponer de tiempo para elaborar dicho manual donde se especifiquen con detalle las tareas y procedimientos del área para desarrollar los proyectos de la gerencia.

No crear el manual de procedimiento del área de planificación y presupuesto de la Gerencia de Desarrollo Urbano, contribuiría a continuar con el descontrol en las actividades, generando en muchos casos retrasos en la entrega de los avances de los proyectos, por no tener definidas las actividades que deben ejecutar cada uno de los trabajadores.

Si los procedimientos no son establecidos, podrían presentarse además problemas a largo plazo, cuando existan gran cantidad de proyectos de envergadura en la gerencia, o entre nuevo personal y requiera realizar su trabajo eficazmente, por lo que, con la elaboración del manual de procedimientos esta información estaría asentada, facilitando el trabajo.

Entonces, por lo descrito anteriormente, es importante plantearse la siguiente interrogante ¿Es posible elaborar el manual de procedimientos de la unidad de Presupuesto del departamento de Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA, Distrito San Tomé? y de esta forma tener un registro que permita mejorar las actividades llevadas a cabo en este departamento.

Justificación

La presente investigación tiene como fin optimizar las actividades de planificación y presupuesto de los proyectos de inversión, en la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA San Tomé, a través de la elaboración de un manual de procedimientos que contenga información detallada de las actividades que el personal debe cumplir para la ejecución de sus funciones, lo que permitirá contrarrestar ineficiencias garantizando un mejor desarrollo de los procesos objeto de estudio.

Para la unidad de Presupuesto del departamento de Planificación, Control y Gestión es de mucha utilidad el estudio realizado, debido a que proporcionará información precisa de los procedimientos para llevar a cabo los proyectos, facilitando a los trabajadores herramientas básicas para la realización de sus actividades.

Por lo tanto, la creación del manual de procedimiento permitirá tener un conocimiento y seguimiento al día de las actividades a realizar para la ejecución de sus tareas y cualquier otro requerimiento importante para el departamento, teniendo esta a la mano de forma oportuna, haciendo el proceso más eficiente y productivo.

Al realizar este estudio se contará con una metodología que proporcione información básica para la unidad de Presupuesto, contribuyendo a mejorar la eficiencia de las actividades y el correcto suministro de información a la Gerencia y a todas las organizaciones que lo requieran.

Importancia del Trabajo

Este trabajo va a permitir solventar problemas de desorganización en el área Presupuesto del departamento de Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano, de PDVSA distrito San Tomé, propiciando que las actividades se lleven a cabo de una manera óptima, para cumplir con las tareas asignadas en el menor tiempo posible. Además con la realización de este manual se sentará la base (primer paso) para poder crear en un futuro un software que contenga la información de todos los proyectos de la gerencia, facilitándoles a los trabajadores la elaboración de los informes de avances de los proyectos.

Alcance

La investigación está orientada a la elaboración del manual de procedimientos de la unidad de presupuesto del departamento de Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San Tomé que permita optimizar las actividades, a fin de aumentar la productividad de esta área.

Delimitaciones

El presente trabajo se realizará en PDVSA, en el espacio de la Gerencia de Desarrollo Urbano, específicamente en la unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión, ubicado en la comunidad Los Próceres, oficina 12-66 en San Tomé, municipio Freites del estado Anzoátegui, durante dieciséis semanas, con la finalidad de contribuir con el mejoramiento del control de las actividades que se llevan a cabo en dicha gerencia.

Objetivos

• Objetivo General

Elaborar el manual de procedimientos de la unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA, Distrito San Tomé.

1.6.2 Objetivos Específicos

• Caracterizar los procesos principales de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San Tomé.

• Describir las actividades de la unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión perteneciente a la Gerencia de Desarrollo Urbano.

• Diagnosticar la situación actual de la unidad de Presupuesto del departamento de Planificación, Control y Gestión, de la Gerencia de Desarrollo Urbano.

• Identificar la secuencia de las actividades que deben seguir los trabajadores de la unidad de presupuesto para el desarrollo de sus funciones.

• Validar los procedimientos que deben seguir los trabajadores de la unidad de Presupuesto para la ejecución de sus funciones de manera eficiente.

• Elaborar el manual de procedimientos que permita conocer las actividades y pasos a seguir en la unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano, PDVSA distrito San Tomé.

CAPÍTULO II

Generalidades de la Empresa

En el presente capítulo se desarrollará un resumen de la descripción de PDVSA, empresa donde se realizó la investigación, así como también del área donde se llevó a cabo el estudio.

2.1 Reseña Histórica

En Venezuela, PDVSA, la principal industria petrolera, tiene a su cargo el conjunto de actividades operativas y económicas asociadas a la extracción y manejo de los recursos petroleros del país, ha asumido oportunamente el reto de mantenerse competitiva y rentable frente a los nuevos tiempos. Para ello, ha puesto en marcha la transformación de su estructura corporativa, con el propósito fundamental de redefinir el papel de la casa matriz y consolidar la estructura operativa.

El inicio de esta actividad se remonta al año 1.914, en Mene Grande con la perforación del pozo Zumaque I con una producción de 250 mil barriles diarios aproximadamente. Años mas tarde, en 1.945, la empresa Shell Caribean Petroleum Company perfora el primer pozo petrolero en las aguas del Lago de Maracaibo con excelentes resultados, hecho que puso de manifiesto la gran riqueza de nuestros yacimientos permitiendo el desarrollo de la explotación lacustre a gran escala. Hasta estos momentos la actividad petrolera estaba en manos de las compañías extranjeras que operaban en los campos a través de concesiones y no fue sino hasta el 1° de enero de 1.975 que se lleva a cabo la nacionalización del petróleo.

2.2 Descripción de la empresa

PDVSA (Petróleos de Venezuela S.A.), es una empresa matriz, propiedad de la República Bolivariana de Venezuela que se encarga del desarrollo de la industria petrolera, petroquímica y carbonífera.

Esta corporación lleva adelante actividades en materia de exploración y producción para el desarrollo de petróleo, gas y crudo pesado; producción, manufactura de orimulsión y explotación de los yacimientos de carbón.

La empresa a escala estratégica de producción se divide en tres grandes sectores, que son los siguientes:

• PDVSA Exploración y Producción

Esta es responsable por la explotación del petróleo, gas, carbón y la manufactura de orimulsión; la misma esta compuesta por las siguientes unidades de negocio: PDVSA Exploración, PDVSA Producción, PDVSA Faja, Bitor-Carbozulia y CVP.

• PDVSA Manufactura y Mercadeo

Esta sección de PDVSA esta a cargo de las actividades de refinación de crudos, así como de la manufactura de productos y su comercialización y suministro para el mercadeo nacional e internacional. Además, se encarga de la comercialización del gas natural y cumple funciones de transporte marítimo. Esta organización está constituida por: PDVSA Refinación y Comercio, Deltaven, PDVSA Marina, Interven y PDVSA Gas.

• PDVSA Servicios

Esta división es responsable del suministro de servicios integrados, especializados y competitivos, a toda la corporación. Su área de gestión incluye una amplia gama de especialidades, entre las cuales se destacan: suministro de bienes y materiales, servicios técnicos, consultoría y asesoría profesional, informática e ingeniería y proyectos, PDVSA Administración y Servicios, Consultoría Jurídica, Recursos Humanos, Finanzas y Asuntos Públicos.

PDVSA es una empresa eficiente, que tiene objetivos estratégicos que van más allá de la mera rentabilidad. Estos objetivos incluyen:

• La redistribución de riqueza del petróleo a la sociedad en general.

• Contribuir con propósitos claves de la política exterior venezolana como el fomento la cooperación integral con aliados estratégicos y la integración latinoamericana en un contexto de transición hacia la multipolaridad.

• Garantizar la seguridad energética, incluyendo el suministro doméstico de combustible.

• Fomento del desarrollo socio-económico a través de la industrialización y políticas de equidad social.

• Promoción de la soberanía tecnológica y desarrollo de recursos humanos altamente capacitados y motivados.

Aunque los objetivos sin fines de lucro de PDVSA son sumamente importantes para los objetivos nacionales, estos no interfieren con su capacidad de producir en un nivel técnicamente eficiente, maximizando el valor total que teóricamente podría ser obtenido de sus recursos petroleros.

2.3 PDVSA Exploración y Producción

El negocio de Exploración y Producción de PDVSA cuenta con un equipo comprometido con la valorización de los recursos hidrocarburíferos y su uso racional, con el fin de promover el desarrollo sustentable y el mejoramiento de la calidad de vida del pueblo venezolano.

Las operaciones de exploración y producción se encuentran desplegadas en todo el territorio nacional, tanto en tierra como en territorio lacustre (Lago de Maracaibo) y Costa Afuera, con un sentido nacionalista y en línea con las políticas de soberanía petrolera. La presencia del negocio se distribuye en cuatro divisiones: Occidente, Oriente, Centro Sur y Costa Afuera; las cuales a su vez están conformadas por 9 Distritos Sociales: 4 en Occidente; 3 en Oriente; y 2 en Centro Sur.

Las dimensiones de este negocio lo posicionan como la actividad medular de la Corporación, siendo responsable de los primeros eslabones de la cadena de valor del negocio petrolero en aquellas áreas asignadas por parte del Ministerio del Poder Popular para la Energía y Petróleo.

La exploración de hidrocarburos de PDVSA se orienta hacia la búsqueda de yacimientos con grandes volúmenes de reservas hidrocarburíferas, cuyo descubrimiento hará más rentable, desde el punto de vista económico, a otros de menor cantidad en cuanto a reservas. En Venezuela se estima que hay cuantiosos volúmenes de recursos de crudo y gas por descubrir, y un 75% del área petrolera cuenta con información escasa o prácticamente virgen respecto al conocimiento geológico que se tiene de ella.

La producción de hidrocarburos de PDVSA se concentra en la explotación racional de las reservas de petróleo y gas natural de los yacimientos, cumpliendo con las leyes, estándares ambientales, normas de seguridad y fortalecimiento de la soberanía tecnológica.

Asimismo, EyP orienta sus esfuerzos para ser el eje fundamental que motoriza el desarrollo social y económico del país, valorando la explotación de los recursos de hidrocarburos con una visión de desarrollo sustentable y articulando los planes operacionales con los sectores productivos y sociales para asegurar el éxito del proyecto país. De esta manera, los 9 Distritos Sociales están apoyando las misiones sociales e impulsando el crecimiento de Núcleos de Desarrollo Endógeno, lo que ha permitido generar empleos directos e indirectos y crear Empresas de Producción Social (EPS). Por consiguiente, se están abriendo oportunidades y consolidando iniciativas de participación social en el sector de hidrocarburos, lo que potencia el nuevo modelo económico de equilibrio entre Estado, sector privado y economía popular.

Cabe destacar la importancia que EyP tiene en el contexto general de la Corporación, pues cuenta con un presupuesto de inversión y de operación,  que representan el 48% y el 56% del presupuesto de PDVSA, respectivamente. Aunado a esto, la fuerza laboral constituye un 51% de la fuerza laboral de PDVSA.

Los líderes pertenecientes a EyP tienen el rol de dirigir y conducir la definición de estrategias y la elaboración de planes, así como la ejecución y rendición de cuentas de las actividades de exploración y producción bajo la responsabilidad de PDVSA; conformando un equipo humano altamente motivado, innovador, profesional y comprometido con la responsabilidad de gerenciar la industria petrolera nacional.

2.4 Faja Petrolífera del Orinoco

La Faja Petrolífera del Orinoco, fuente de reservas de hidrocarburos líquidos más grande del mundo, comprende una extensión de 55.314 km2 y un área de explotación actual de 11.593 km2, ubicada al sur de los estados Guárico, Anzoátegui y Monagas.

Este gran reservorio petrolero fue dividido en cuatro grandes áreas, siendo estas de oeste a este: Boyacá, Junín, Ayacucho y Carabobo, y a su vez segmentado en 29 bloques de 500 km2 cada uno aproximadamente.

En las siguientes figuras, se visualizan los recursos que posee la Faja Petrolífera del Orinoco (Figura 1), así como la historia y desarrollo a lo largo de los años (Figura 2).

Figura 1. Recursos de la Faja Petrolífera del Orinoco

Fuente: Intranet PDVSA.

Figura 2. Historia Desarrollo de la Faja Petrolífera del Orinoco

Fuente: Intranet PDVSA.

2.4.1 Orientación Estratégica

Convertir a la faja en un eje impulsor del desarrollo económico, social, industrial, tecnológico y sustentable del país; mediante la valorización y desarrollo óptimo de sus recursos de hidrocarburos dentro del marco legal vigente y el plan de desarrollo de la nación. En la figura 3, se muestran las reservas de hidrocarburos de Venezuela con respecto a otros continentes, al ser contadas las de la Faja Petrolífera del Orinoco.

Figura 3. Reserva de Hidrocarburos: Visión Global

Fuente: Intranet PDVSA.

En las figuras 4 y 5 se muestra un mapa con la ubicación de la faja, así como la división de la misma.

Figura 4. Mapa de la Faja Petrolífera del Orinoco

Fuente: Intranet PDVSA

Figura 5. División de la Faja Petrolífera del Orinoco

Fuente: Intranet PDVSA.

2.5 PDVSA División Ayacucho, Distrito San Tomé

Estructura Organizativa Gerencial del Distrito San Tomé

PDVSA Distrito Social San Tomé, presenta un organigrama como el que se muestra en la figura 6, donde se describe 3 niveles de jerarquía. En el primer nivel se encuentra la gerencia distrital, el cual recibe apoyo (Líneas de staff) de 6 departamentos: Asuntos Públicos, Planificación y Gestión, Auditoria, PCP, Desarrollo Social y Asuntos Jurídicos; siendo estos a la vez asesores de todos los departamentos que conforman las 2 grandes Sub- Gerencias del Distrito: Sub- Gerencia Operativa y la Sub- Gerencia Administrativa, que corresponden al segundo nivel jerárquico. La Sub Gerencia Operativa Distrital tiene Autoridad sobre siete (7) Gerencias: Yacimientos, Perforación, Infraestructura y Proceso de Superficie, Mantenimiento, Operaciones de Producción y Servicios Eléctricos, los cuales son asesorados por: Ambiente e Higiene Ocupacional, Seguridad Industrial, Gerencia del Dato, Propiedades y Catastro, Proyectos Mayores, relaciones Gubernamentales y AIT.

Por otro lado, la Sub-Gerencia Administrativa Distrital, se encuentra apoyada por las gerencias de: Recursos humanos, Salud, Finanzas, Desarrollo Urbano, Procura, Serv. Logístico, Tecnología aplicada, Ing. De Costo.

Figura 6. Estructura Organizativa Distrito San Tomé

Fuente: Archivos de Desarrollo Urbano, PDVSA distrito San Tomé.

2.6. Descripción de la Gerencia de Desarrollo Urbano

2.6.1 Misión

Optimizar, adecuar y proveer la infraestructura no industrial requerida para las operaciones del negocio, utilizando las mejores prácticas, estándares de ingeniería y tecnología de vanguardia, con personal calificado y comprometido con la Corporación, mediante la formulación y ejecución de estudios, planes y proyectos integrales en sinergia con entes internos y externos para brindar la mejor relación costo-beneficio al cliente, contribuyendo al desarrollo sustentable de las comunidades donde la Corporación tenga presencia operacional.

2.6.2 Visión

Ser la organización líder por su excelencia en el desarrollo de instalaciones no industriales de la corporación, comprometida con el desarrollo regional con planes, programas y proyectos autogestionables y sustentables, con una posición fortalecida en el entorno por la constancia en una inversión social de calidad.

2.6.3 Cadenas de Valor

En la figura 7, se muestra la cadena de valor que sigue Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San Tomé.

Figura 7. Cadenas de Valor de Desarrollo Urbano, distrito San Tomé

Fuente: Archivos de Desarrollo Urbano, PDVSA distrito San Tomé.

2.6.4 Objetivos de la Organización

• Visualizar, desarrollar, planificar y construir instalaciones no industriales que permitan apalancar las operaciones del negocio.

• Lograr el mejoramiento continuo y la calidad de gestión, interactuando con las demás gerencias; con la asimilación y aplicación de las mejores prácticas y estándares de ingeniería y construcción; urbanismo; seguridad, higiene y ambiente; tecnología de vanguardia e innovaciones; la actualización de políticas organizacionales, normas y procedimientos; mejoras de procesos, procura de materiales y equipos.

• Apoyar en las relaciones institucionales entre PDVSA y Organismos regionales (Monagas, Anzoátegui, Bolívar y Delta Amacuro) y Nacionales, en relación con proyectos y construcción de obras sociales y urbanísticas.

• Promover desarrollos inmobiliarios para los trabajadores brindándoles soluciones habitacionales (PDVSA, Organizaciones Comunitarias de Viviendas – Consejos Comunales), Asesoría Inmobiliaria (Oportunidades del Mercado, Financiamiento, Promoción Interna de Inmuebles).

2.6.5 Estructura de la Gerencia de Desarrollo Urbano

En los siguientes organigramas, se muestra la estructura general de la Gerencia de Desarrollo Urbano (Figura 8), así como de los diferentes departamentos que la conforman: Planificación, Control y Gestión (Figura 9), Contratación y Administración de Contratos (Figura 10), Servicios Técnicos (Figura 11), Ingeniería (Figura 12), Implantación (Figura 13), Proyectos Especiales (Figura 14).

Figura 8. Estructura Organizativa General de Desarrollo Urbano.

Fuente: Archivos de Desarrollo Urbano, PDVSA San Tomé

Figura 9. Estructura Organizativa del Departamento de Planificación, Control y Gestión

Fuente: Archivos de Desarrollo Urbano, PDVSA distrito San Tomé

Figura 10. Estructura Organizativa del Departamento de Contratación y Administración de Contratos

Fuente: Archivos de Desarrollo Urbano, PDVSA distrito San Tomé

Figura 11. Estructura Organizativa del Departamento de Servicios Técnicos

Fuente: Archivos de Desarrollo Urbano, PDVSA distrito San Tomé.

Figura 12. Estructura Organizativa del Departamento de Ingeniería

Fuente: Archivos de Desarrollo Urbano, PDVSA San Tomé.

Figura 13. Estructura Organizativa del Departamento de Implantación

Fuente: Archivos de Desarrollo Urbano, PDVSA San Tomé.

Figura 14. Estructura Organizativa del Departamento de Proyectos Especiales

Fuente: Archivos de Desarrollo Urbano, PDVSA San Tomé

2.7 Ubicación Geográfica

PDVSA, esta ubicada en San Tomé, municipio Freites del estado Anzoátegui (Figura 16) en la comunidad Los Próceres, antiguo Campo Norte. (Figura 17).

Figura 15. Mapa de Venezuela

Fuente: http://www.patriagrande.com.ve

Figura 16. Mapa del estado Anzoátegui

Fuente: http://www.a-venezuela.com

Figura 17. Mapa de San Tomé

Fuente: http://maps.google.es/

CAPÍTULO III

Marco teórico

En el siguiente capítulo se definirán términos básicos que servirán de sustento para la elaboración de la investigación, tales como manuales de procedimientos, proyecto, presupuesto, mapa de proceso, entre otros.

3.1 Manual de Procedimiento

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ó más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

3.1.1 Utilidad del manual de procedimiento

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

3.1.2 Conformación del manual de procedimiento

• A) IDENTIFICACIÓN

Este documento debe incorporar la siguiente información:

• Logotipo de la organización.

• Nombre oficial de la organización.

• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

• Lugar y fecha de elaboración.

• Número de revisión (en su caso).

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

B) ÍNDICE O CONTENIDO

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

C) PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción que cubren los procedimientos. Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.

F) RESPONSABLES

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

• Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.

• Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.

• Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

H) CONCEPTO (S)

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

I) PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones).

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.

J) FORMULARIO DE IMPRESOS.

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

K) DIAGRAMAS DE FLUJO.

Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

L) GLOSARIO DE TÉRMINOS.

Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos