Diseño sistema control de gestión, sustancias químicas (página 2)
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
Proceder a la recolección de información a través del instrumento diseñado para tal fin, el mismo debe ser aplicado como una entrevista estructurada, que permita obtener la información de forma ordenada a fin de facilitar la redacción final de la descripción.
Redactar la descripción; realizando los dos pasos anteriores se procede a redactar, deberá tomarse que en los casos de cargos de carrera, se elaborará una descripción de cargo única, donde se indiquen las categorías que lo conforman.
La Descripción de cargo es una Herramienta que permite conocer con precisión lo que cada trabajador debe realizar en su cargo, los conocimientos, aptitudes, destrezas y habilidades que se requieren para desempeñarlo. También ésta debe contener lo siguientes:
Identificación del cargo: La identificación del cargo la constituye una serie de datos que en su conjunto permite su ubicación dentro de la estructura organizacional, catalogándolo y diferenciándolo de los demás cargos. Es la determinación del título del cargo y su dependencia jerárquica en la organización en el momento de la descripción. Contiene los siguientes elementos:
Título del cargo.
Nombre del ocupante. (solo si la empresa lo establece de esta manera)
Nombre del Supervisor Inmediato. (solo si la empresa lo establece de esta manera)
Cargo del Supervisor.
Cargo de reporte directo.
Ubicación del cargo, unidad a la que pertenece.
2- Propósito General del Cargo: Refiere en forma breve y sucinta la naturaleza del cargo y lo distingue en forma rápida del rol de otros cargos. A través de él se debe dar respuesta a las preguntas: ¿Para qué existe el cargo? ¿Cuál es la razón por la cual fue creado? ¿Qué aporta el cargo al logro del objetivo funcional de la Unidad a la cual está adscrito?
3- Obligaciones y Responsabilidades: Están referidas a las exigencias del trabajo diario, eventual o a intervalos. Deben expresarse las funciones correspondientes al cargo, las funciones constituyen el volumen de actividades que realiza el trabajador para convertir los recursos en resultados del cargo. En cuanto a las responsabilidades: por la seguridad de otros, custodia de fondos o equipos, manejo de información confidencial, etc.
4- Especificaciones Requeridas:
Conocimientos requeridos: En este aspecto se incluyen los conocimientos específicos que se deben poseer para poder desempeñar el cargo de una manera idónea.
Educación: Refleja el grado de instrucción que debe poseer el ocupante del cargo para alcanzar los objetivos.
Habilidades y Destrezas: Se refiere a las habilidades que debe tener el ocupante para desempeñar el cargo de forma óptima. Las habilidades pueden ser catalogadas en tres tipos: Habilidades prácticas o técnicas, Habilidades gerenciales y Habilidades en relaciones interpersonales.
Esfuerzo Físico: Especificar las diferentes posiciones que toma el ocupante, regularmente, para realizar sus tareas.
Supervisión: Se refiere al tipo de supervisión que ejerce el titular del cargo sobre el personal que le ha sido asignado y que puede ser directa o indirecta.
Autoridad delegada: En este elemento se considera el derecho otorgado por la empresa al titular del cargo, para la toma de decisiones en su área de competencia, enmarcándole su actuación dentro de los límites que le han sido fijados.
Responsabilidad: Determina la actitud del ocupante para responder por varios aspectos del cargo, como personal, materiales, equipos, información, dinero, etc.
Dimensiones: Presentar un resumen de los datos cuantitativos sobre los que claramente repercute directa o indirectamente las actividades del cargo. (Este apartado es exigido para evaluar cargos por el Método Hay)
Situaciones y problemas: Se refieren a los tipos de situaciones y /o problemas que el titular del cargo debe identificar, analizar, evaluar para aplicar las soluciones adecuadas.
Fuentes de Apoyo: Se refieren a las fuentes de consulta con que cuenta el titular del cargo para resolver problemas, buscar soluciones a las situaciones que se le presentan en el trabajo.
Peligros y Riesgos: Indica el conjunto de condiciones inseguras en que se realizan las tareas, grado de posibilidad de que ocurran accidentes, y posibles causantes de riesgos.
Condiciones del trabajo: Indica las condiciones ambientales que caracterizan el puesto de trabajo y las características del espacio físico donde el ocupante pasa la mayor parte del tiempo.
Relaciones Externas e Internas: Las relaciones constituyen los vínculos o conexiones que tiene el cargo descrito con otro cargo o unidades internas de la empresa, y o con proveedores o instituciones externas, para la ejecución de las funciones asignadas.
5– Aprobaciones: Concluidas las descripciones de cargo, el deben colocarse las firmas de validación: del ocupante del cargo, del supervisor inmediato, del gerente del área y del responsable de recursos humanos.
3.9 ANALISIS FODA
El análisis del entorno de una organización puede darse por medio de una herramienta nombrada "matriz DOFA", la cual está integrada por el Microambiente: Fortalezas y debilidades y por el Macroambiente: Amenazas y Oportunidades.
La matriz DOFA (también conocida como matriz FODA o análisis SWOT en inglés), es una herramienta utilizada para la formulación y evaluación de estrategias. Según Fred R. David, experto en administración estratégica, "es una herramienta de ajuste importante que ayuda a los gerentes a crear cuatro tipos de estrategias de fortalezas y oportunidades, estrategias de debilidades y amenazas".
Figura 3.1 Elementos del Análisis FODA.
Fuente: http://s3.amazonaws.com/lcp/sena-prov-pena-garcia-2009/myfiles/Analisis-DOFA.png
Ámbito Interno: Se analizan las debilidades y fortalezas de la empresa. Recurso humano, aspecto financiero, mercadeo, índice de rotación de empleados, si existe descripción de cargo, antigüedad de empleados, políticas de remuneración, sueldo con respecto a la competencia, maquinaria, tecnologías, rentabilidad, producción, capacidad instalada de la empresa y cuál ha sido la capacidad utilizada.
Fortalezas y Debilidades: Se refiere a actividades internas de una organización que se llevan a cabo especialmente bien. Las funciones de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo de un negocio deben auditarse o examinar con el objeto de evaluar o identificar fortalezas internas de especial importancia. Las segundas se refieren a actividades de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo que limitan el éxito general de una organización.
Ámbito Externo: Para detectar las oportunidades y amenazas de la empresa. Los aspectos más importantes son los económicos: Inflación, saber cuál es el plan del estado, control de cambio, política tributaria, interese, políticas de salarios, aspectos legales, políticos y sociales.
Oportunidades: Se refieren a las tendencias económicas, sociales, políticas, tecnológicas y competitivas, así como a hechos que podrían en forma significativa beneficia a una organización en el futuro.
Amenazas: Consiste en tendencias económicas, políticas, tecnológicas y competitivas, así como a hechos que son potencialmente dañinos para la posición competitiva, presente o futura de una organización.
3.10 ORGANIGRAMAS
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.
3.10.1 Tipos de Organigramas
Los organigramas se pueden clasificar según lo siguiente:
POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.
Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. .
Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Figura 3.2 Ejemplo de Organigrama General.
Fuente: Organización de Empresas, de Enrique B. Franklin
Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.Ejemplo:
Figura 3.3 Ejemplo de Organigrama Específico
Fuente: Organización de Empresas, de Enrique B. Franklin
POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Figura 3.4 Ejemplo de Organigrama General
Fuente: Organización de Empresas, de Enrique B. Franklin
Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
Figura 3.5 Ejemplo de Organigrama Funcional.
Fuente: Organización de Empresas, de Enrique B. Franklin
De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
Figura 3.6 Ejemplo de Organigrama General
Fuente: Organización de Empresas, de Enrique B. Franklin
POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.
Figura 3.7 Ejemplo de Organigrama Vertical.
Fuente: Organización de Empresas, de Enrique B. Franklin
Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
Figura 3.8 Ejemplo de Organigrama Horizontal.
Fuente: organización de Empresas, de Enrique B. Franklin
Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
Figura 3.9 Ejemplo de Organigrama Mixto
Fuente: Organización de Empresas, de Enrique B. Franklin
De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
Figura 3.10 Ejemplo de Organigrama de Bloque.
Fuente: Organización de Empresas, de Enrique B. Franklin
Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.
Figura 3.11 Ejemplo de Organigrama Circular.
Fuente: Introducción a la Administración de Organizaciones, Elio R. Zuani
3.10.2 Ventajas de los organigramas
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes:
Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
Muestra quién depende de quién.
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.
3.10.3 Desventajas de los organigramas
No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:
Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.
No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.
Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el estatus.
CAPÍTULO IV
Diseño metodológico
4.1 TIPO DE ESTUDIO.
El presente estudio se desarrollara como una investigación no experimental, de campo, descriptiva y aplicada. Es de tipo de campo ya que aplica la entrevista no estructurada y la observación directa como herramientas para la recolección y análisis de la información.
Se considera descriptiva ya que implica la descripción, registro, análisis y composición o proceso de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes, sobre como las personas, grupos, cosas o condición funciona en el presente.
El tipo de investigación se considera aplicada, en este sentido Martínez (1994) señala que:
"Una investigación tecnológica (llamada tradicionalmente investigación aplicada) es una actividad orientada a la generación de nuevo conocimiento (técnico) que pueda ser aplicado directamente a la producción y distribución de bienes y servicios; lo cual puede conducir a una inversión, una innovación o una mejora".(pág. 517)
De acuerdo al autor citado anteriormente, el presente estudio es una investigación aplicada ya que permitirá la aplicación o utilización de los conocimientos que se adquieran, en este caso la aplicación u uso del Sistema de Control de Gestión.
4.2 POBLACIÓN Y MUESTRA.
En el presente estudio, la población y la muestra son coincidentes y están conformados por los procesos llevados a cabo en la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas, adscrita a la Gerencia General de Operaciones del Sur.
4.3 TÉCNICA E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS.
Para la recolección de los datos se utilizaron los siguientes instrumentos:
Entrevistas.
Las entrevistas realizadas al personal de la empresa, tanto a supervisores como trabajadores de las gerencias de logística, y operaciones, son de tipo no estructuradas; con la aplicación de las mismas se logra obtener una información más precisa y detallada acerca del problema de investigación, también sobre la labor ejercida por la unidad y su influencia en planta de tratamiento de agua.
Observación Directa.
Con la observación directa se pretende captar de manera física todo el proceso al que está sometida la investigación que se está realizando, de esta manera se puede describir de una mejor manera los fenómenos que ahí ocurren y su posible solución.
Microsoft Excel.
Excel es un programa de computación, utilizado para elaborar hojas de cálculo, construcción de tablas y gráficas entre otras. Con el mismo se pretende mostrar el diseño del modelo a emplear para el sistema de indicadores para medir de la gestión de la Unidad de Control y Planeación de Materiales, y éste ha sido elaborado bajo parámetros establecidos con anterioridad por la Unidad, de la Gerencia General de Operaciones.
4.4 RECURSOS.
4.4.1 Recursos Físicos.
Lapiceros y Lápices.
Computador Pentium III intel 1.2 Mhz.
Calculadora.
Cuaderno de Notas
4.4.2 Recurso Humano.
Un (1) asesor académico Ing. Industrial.
Un (1) asesor industrial: Ing. Químico.
Personal de la Gerencia de Logística.
Personal de la Gerencia General de Operaciones.
Personal de la Biblioteca.
4.5 PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS.
Revisar la documentación con la que actualmente cuenta la unidad.
Ejecutar las entrevistas no estructuradas al personal de la Gerencia General de Operaciones y de la Gerencia de Logística.
Realizar el diagnóstico de la situación actual en la Unidad.
Establecer la posición jerárquica de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas dentro de organigrama general de la Hidrológica.
Redactar los objetivos y funciones de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas
Determinar los cargos que conformaran la unidad y la cantidad de recursos humanos requeridos para el fiel cumplimiento de los objetivos y funciones de la Unidad.
Elaborar el Manual de Organización para la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas.
Realizar las Descripciones de Cargo para el personal de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas..
Identificar los procesos claves llevados a cabo por la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas.
Diseñar el Mapa de Procesos de la unidad..
Elaborar los Diagramas de Caracterización de los procesos llevados a cabo por la Unidad.
Realizar el análisis FODA con el fin de determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que permitan establecer estrategias para el mejoramiento de la gestión de la unidad.
Diseñar un sistema de indicadores que permita medir la gestión de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas
CAPÍTULO V
Situación actual
5.1 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL EN LA UNIDAD DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS.
La Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas fue creada en septiembre del año 2009, cuando el presidente de la hidrológica, Ing. Francisco Castillo Martínez junto con la Gerencia General de Operaciones y la Gerencia de Logística acuerdan transferir todas las funciones a la nueva unidad excepto la compra la cual sigue a cargo de la Gerencia de Logística
En octubre del mismo año la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas asume el cumplimiento de todas las funciones inherentes al suministro, distribución y traslado de las sustancias químicas (sulfato de aluminio, gas cloro, cal hidratada, hipoclorito de sodio y polímero) necesarias para el proceso de potabilización del agua, a todos los acueductos urbanos y rurales, cumpliendo a cabalidad con estas funciones.
No obstante desde su creación en el año 2009, la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas no cuenta con la documentación necesaria para precisar y normar las funciones del personal (Manual de Organización, Descripciones de Cargo, Mapas de Procesos, Diagramas de Caracterización de Procesos), así como tampoco está definida su posición dentro del organigrama de la Gerencia General de Operaciones. Por ende las actividades desarrolladas por la unidad se vienen controlando de manera deficiente al no contar con indicadores que permitan medir el cumplimiento o no de las metas y objetivos planteados.
Debido a esta situación se ha planteado diseñar un Sistema de Control de Gestión mediante indicadores, además de realizar toda la documentación (Manual de Organización, Descripciones de Cargo, Mapas de Procesos, Diagramas de Caracterización de Procesos) que permita normar las funciones del personal así como evaluar periódicamente la gestión de las actividades, a manera de poder detectar de forma oportuna las deficiencias que surjan en el desarrollo de las actividades, esto a modo de favorecer la toma de decisiones futuras y poner en marcha las acciones preventivas y/o correctivas que permitan alcanzar las metas y objetivos propuestos por la hidrológica.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES.
Figura 5.1 Organigrama Gerencia General de Operaciones
Fuente: Intranet Hidrobolívar
5.3 DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ACTUALES EN LA UNIDAD
La Unidad de Sustancias Químicas tiene como objetivo principal garantizar el suministro, distribución y traslado de las sustancias químicas necesarias para el proceso de potabilización a los acueductos de la hidrológica.
Para cumplir con este objetivo la unidad lleva a cabo las siguientes funciones:
Elaborar los cálculos de los gastos de Sustancias Químicas y fletes por Acueductos del Estado Bolívar.
Elaborar la Programación anual de entrega de Sustancias Químicas, de los acueductos del Estado Bolívar.
Elaborar estimaciones periódicas de los consumos de Sustancias Químicas.
Mantener el control del desempeño del presupuesto de Sustancias Químicas y evaluar el comportamiento de los costos de las mismas, con la finalidad de establecer información base para presupuestos venideros.
Realizar el seguimiento de los inventarios y consumos de Sustancias Químicas a fin de realizar las proyecciones necesarias, coordinando con la Gerencia de Logística y los proveedores la reprogramación de las entregas.
Formular indicadores de gestión para la Unidad.
Efectuar el seguimiento y control de la aplicación del plan de mejoras y actualización de los procedimientos de la unidad.
Elaborar y actualizar el Stock de Sustancias Químicas de los acueductos del estado Bolívar.
Establecer prioridades de distribución de Sustancias Químicas en base a las fechas de expiración en los acueductos.
Elaboración, entrega y seguimiento de Autorizaciones de Salidas de Sustancias Químicas.
Organización de la logística del traslado de las Sustancias Químicas a los diferentes acueductos del estado Bolívar.
Suministro, distribución y traslado de las Sustancias Químicas a los diferentes acueductos del estado Bolívar.
Contacto y seguimiento de las entregas de Sustancias Químicas, con todos los proveedores y con los transportistas de la flota de Hidrobolívar, C.A.
Realizar el seguimiento a los proveedores, en cuanto al cumplimiento de las entregas a tiempo de las Sustancias Químicas, a fin de verificar que el servicio ofrecido sea eficiente.
Diseñar controles para medir la ocurrencia de traslados de emergencia a los acueductos, con la finalidad de verificar, donde sucede frecuentemente y plantear recomendaciones para evitar la ocurrencia de dichos eventos.
Elaborar el informe de gestión de la Unidad en función a los controles e indicadores aplicados a los procesos, así como a las mejoras de los mismos.
Verificar el estado de las órdenes de compra de las Sustancias Químicas con los proveedores, a manera de iniciar las gestiones para una nueva solicitud de compra cuando fuere conveniente.
Realizar inspecciones periódicas a los almacenes de sustancias químicas, con el fin de constatar las condiciones de almacenamiento y establecer recomendaciones para su mejora.
Coordinar junto con la Gerencia de Protección de Planta y la Gerencia de Recursos Humanos la realización de cursos y adiestramiento del personal de la unidad en el manejo de sustancias químicas con el fin de promover el mejoramiento continuo en la unidad.
Revisar constantemente los consumos de las sustancias químicas, con el fin de detectar patrones y tendencias que permitan formular modelos de pronóstico que sirvan para la toma de decisiones y presupuestos futuros.
Mantener una base de datos de los consumos de sustancias químicas en los diferentes acueductos, con el fin de contar con datos históricos confiables que permitan desarrollar modelos de pronóstico que sirvan de información para la toma de decisiones y presupuestos futuros.
Gestionar las Notas de Entrega y Actas de Aceptación, Inicio y Culminación de Servicios de cada proveedor de Sustancias Químicas.
Estas funciones anteriormente presentadas representan la base para la realización de la documentación y los indicadores de gestión de la unidad.
CAPÍTULO VI
Situación propuesta
6.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y POSICIÓN JERÁRQUICA PROPUESTA PARA LA UNIDAD.
Para la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas se propone una estructura organizacional de tipo vertical formada por el Jefe de Unidad, Especialista en Sustancias Químicas, Chofer y Ayudantes. Este organigrama presenta líneas de jerarquía directa entre el Jefe de Unidad y los cargos de Chofer y Ayudante, con el cargo de Especialista de Sustancias Químicas como personal de apoyo (Staff) al Jefe de Unidad (Ver Figura 6.1: Organigrama de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas).
La Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas se ubicara dentro de la estructura organizativa de la Gerencia General de Operaciones del Sur como Unidad Staff de apoyo directo al cargo de Gerente General de Operaciones del Sur (Ver Figura 6.2 Estructura Organizativa Gerencia General de Operaciones del Sur)
Figura 6.1: Organigrama de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas.
Fuente: Elaboración Propia.
Asimismo se realizo la descripción de los cargos que conforman la estructura (Ver Apéndice B) en las cuales se detalla la misión, funciones y responsabilidades, requisitos del cargo, riesgos a los que está expuesto, condiciones, responsabilidades y relaciones de cada uno de los puestos que conforman la estructura organizativa.
Figura 6.2 Estructura Organizativa Gerencia General de Operaciones del Sur
Fuente: Elaboración Propia.
De igual forma se elaboro el manual de organización para la Unidad de Planeación y control de Sustancias Químicas en el cual se describe la misión, visión, valores, políticas de calidad, objetivos de la hidrológica, así como las atribuciones, marco jurídico, estructura organizativa, objetivo y funciones de la unidad (Ver Apéndice A).
El desarrollo de este Manual de Organización, del organigrama y de las descripciones de cargo, permite definir de manera clara los objetivos y funciones de la unidad, así mismo establece las bases para la realización y documentación de las prácticas operativas y procedimientos llevados a cabo en la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas. Igualmente sirven como instrumento informativo de consulta general, para divulgar las funciones y objetivos, y definir al personal que labora en la unidad cuáles son sus tareas y actividades necesarias para el cabal cumplimiento de los objetivos y funciones de la unidad, cumpliendo con la normativa y contribuyendo así al logro de los objetivos de la Hidrológica.
6.2 ANALISIS FODA PARA DETERMINAR LAS ESTRATEGIAS A SEGUIR EN LA UNIDAD.
Fue necesaria la aplicación de la matriz FODA como una herramienta para determinar las estrategias a seguir para la implementación de medidas correctivas y acciones que permitan mejorar el funcionamiento de la unidad.
6.2.1 Factores Internos.
Fortalezas
Personal con conocimiento especifico en el área para el buen manejo de la Unidad.
Trato directo con los proveedores.
Buena relación con los proveedores.
La unidad maneja directamente el traslado de las sustancias.
Personal con conocimiento de las condiciones de operación de los distintos acueductos.
Capacidad de adaptación al cambio.
Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
Debilidades
Falta de de personal para el traslado de sustancias químicas.
Falta de datos históricos confiables sobre los niveles de consumo y niveles de stock en los diferentes acueductos Urbanos y Rurales lo que no permite hacer pronósticos en las demandas de consumo.
Flota de vehículos para el traslado de sustancias químicas es insuficiente.
Incertidumbre en la información sobre el consumo y las dosis de sustancias químicas aplicadas en las distintas plantas.
Falta de medios adecuados para la carga y descarga de las sustancias.
Falta de un sistema de información para el manejo de la data asociada a la gestión de inventario de sustancias químicas.
Retrasos en la generación de solicitudes de sustancias químicas.
6.2.2 Factores Externos.
Oportunidades
Realización de cursos para el manejo y traslado de sustancias químicas.
Programar visitas a los acueductos para constatar la capacidad y condiciones de almacenamiento.
Realizar convenios con los proveedores para realizar visitas técnicas e intercambiar información sobre el manejo y almacenamiento de las sustancias.
Adiestramiento del personal en el manejo del Software administrativo.
Mejoramiento de los procesos y métodos de trabajo.
Diseño de una base de datos para registrar los consumos históricos de las sustancias.
Fomentar las buenas relaciones con los proveedores de bienes materiales y servicios de la unidad.
Amenazas
Retrasos en los pagos inciden sobre las entregas por parte de los proveedores.
Vencimiento de la permisologia para manejo y transporte de sustancias químicas.
Falta de información confiable por parte de la Gerencia de Operaciones sobre los niveles de Stock y consumo de las sustancias.
Incumplimiento o cumplimiento parcial en la entrega de las sustancias por parte de los proveedores.
Cumplimiento de la vida útil de la flota para el traslado de las sustancias.
Se deben cubrir grandes distancias para el abastecimiento de las plantas de la hidrológica.
Condiciones de almacenamiento deficientes en los almacenes de sustancias químicas.
Retrasos en procesos administrativos y logísticos para generar nuevas Órdenes de Compra.
6.2.3 Estrategias de la Matriz FODA.
Estrategias Fortalezas-Oportunidades(FO)
Desarrollar programas de entrenamiento a los empleados de la unidad en el manejo y normativas para el manejo y traslado de sustancias químicas.
Establecer recomendaciones tendientes a mejorar las condiciones de almacenamiento y manejo de las sustancias.
Realizar convenios con los proveedores para el intercambio de información sobre el correcto manejo y almacenamiento de sustancias químicas.
Desarrollar un plan de mejora continua de los procesos llevados a cabo por la unidad.
Estrategias Debilidades-Oportunidades(DO)
Establecer los lineamientos para el diseño de una base de datos para el registro de la información concerniente al la administración de inventarios.
Realizar estudios tendientes a mejorar los métodos y medios para la carga, descarga y manejo de las sustancias químicas.
Realizar un estudio de tiempos con la finalidad de obtener el tamaño óptimo de la flota de vehículos y el personal necesarios para el traslado de sustancias químicas.
Consolidar formatos para la recolección de los datos concernientes al consumo y dosis de sustancias químicas aplicadas en los acueductos.
Velar por la correcta dotación y uso de los equipos para el manejo de las sustancias químicas (lonas, eslingas, mecates, carruchas), así como de los E.P.P. suministrados al personal encargado de la manipulación y traslado.
Estrategias Fortalezas-Amenazas(FA)
Verificar el estatus en la tramitación de la permisologia necesaria para el traslado de las sustancias químicas.
Optimizar los procesos administrativos llevados a cabo por la unidad, con la finalidad de agilizar las gestiones de la Gerencia de Administración.
Fomentar y mantener las buenas relaciones con los proveedores.
Diseñar cronogramas para el abastecimiento de los acueductos más distantes.
Optimizar los procesos administrativos para la creación de solicitudes para la compra de sustancias químicas.
Diseñar en conjunto con la División de Servicios Generales planes de mantenimiento para los vehículos que realizan el traslado de sustancias y velar por el cumplimiento de estos planes.
Estrategias Debilidades-Amenazas(DA)
Estandarizar un formato para la recolección y manejo de los niveles de stock y consumos de los diferentes acueductos, con la finalidad de facilitar el manejo de la información para la programación de los traslados y despachos de las sustancias.
Coordinar junto con la Gerencia de Tecnología de Información el desarrollo de una aplicación para el manejo de los datos históricos de los consumos en los diferentes acueductos, tanto rurales como urbanos.
Optimizar las condiciones de los almacenes de sustancias químicas pertenecientes a la hidrológica, con la finalidad de mejorar el uso del espacio físico y las condiciones de almacenamiento del producto, mejorando así la vida útil de las sustancias que allí se resguardan.
Figura 6.3: Matriz FODA Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas
Fuente: Elaboración Propia.
6.3 MAPA DE PROCESOS DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE MATERIALES.
El mapa de procesos permite identificar de manera clara y precisa los procesos claves, los procesos de dirección y apoyo; estableciendo las relaciones existentes entre ellos. Igualmente se puede visualizar de forma notoria los insumos y requisitos del proceso estudiado.
Para la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas se realizó el mapa de procesos que muestra la interacción y relaciones existentes entre los procesos claves llevados a cabo por la unidad y los procesos que sirven de dirección y apoyo (ver figura 6.4). Además se realizó la matriz de caracterización de los procesos productivos o procesos claves realizados por la Unidad donde se puede observar los insumos y requerimientos así como los proveedores, recursos y clientes que intervienen en los procesos (Ver Apéndice C). A través del mapa de procesos de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas se determinó cuales son los procesos llevados a cabo por la Unidad y definir cuáles son los requisitos y recursos necesarios para el cabal cumplimiento de estos y precisar cuáles son los clientes y proveedores que intervienen en los procesos.
El mapa de procesos nos sirve como una herramienta se apoyo que permite ver a simple vista cuales son los procesos que intervienen en el cumplimiento del objetivo fundamental de la unidad y como estos procesos interactúan con los diversos factores de la organización. Asimismo la matriz de caracterización de procesos evidencia como estos se relacionan con los clientes y proveedores tanto internos como externos, con el fin de cumplir con el objetivo de la unidad, contribuyendo a su vez con el cumplimiento de las metas y objetivos de la hidrológica.
Figura 6.4: Mapa de Procesos Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas
Fuente: Elaboración Propia.
6.4 INDICADORES DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS.
La realización de estos indicadores contó con el apoyo del personal perteneciente a la Unidad, convencidos de la importancia de contar con un medio que permitirá mejorar, ejecutar y definir las variables básicas que deben controlarse, estableciendo limites y tratando de orientarlos a su valor óptimo, con el fin de brindar información sobre la productividad, eficiencia y eficacia de la gestión de la Unidad.
Cabe destacar que al implementar estos indicadores se contará con un medio de control interno de sus operaciones lo que permitirá conocer la situación real de sus operaciones, permitiendo detectar y corregir de manera oportuna posibles desviaciones en las metas y objetivos establecidos. El contar con estos indicadores contribuye con el mejoramiento continuo, ya que la medición del desempeño es una herramienta esencial para esto. Asimismo el medir el desempeño de la gestión posibilita a la unidad focalizarse en sus prioridades e identificar cuáles son las áreas o procesos que presentan bajo desempeño.
Estos indicadores están basados en los procesos claves o procesos productivos de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas, los mismos son realizados empleando Hojas de Cálculo de tal manera que faciliten las tareas disminuyendo el número de procedimientos, evite la repetición de trabajos, se reduzcan los tiempos de carga y respuesta, se aumenten el grado de confiabilidad de los resultados y la calidad de los reportes, entre otros aspectos con el objetivo de mostrar la información suministrada por los diferentes indicadores.
Los indicadores contribuyen como un medio de información y de apoyo al momento de la toma de decisiones y la formulación de las metas deseadas por la unidad basándonos en normas y registros históricos del desempeño de la gestión. Lo primordial que se espera conseguir con la propuesta de estos indicadores es mejorar el desempeño de los trabajos y de la Unidad, que se realizan mediante el seguimiento de los recursos utilizados tanto de mano de obra y de recursos, a través de los resultados obtenidos con la aplicación de esta herramienta, de forma tal que permitan al personal responsables tomar las decisiones adecuadas, para darle solución a situaciones imprevista que se presente. A continuación se muestran los indicadores propuestos. (Ver Tabla 6.5), (Apéndice D).
Tabla 6.1: Indicadores propuestos para la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas
Fuente: Elaboración Propia.
Conclusiones
Basándose en el estudio realizado para lograr los objetivos propuestos se concluye lo siguiente:
La Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas no cuenta con la documentación necesaria que norme y controle los procesos llevados a cabo en la unidad.
En la Unidad no existen indicadores que permitan medir y controlar la gestión y los recursos asignados.
La Unidad no cuenta con una posición establecida en el organigrama general de la hidrológica, así como tampoco cuenta con una estructura jerárquica definida y las descripciones de cargo correspondientes.
La investigación permitió conocer las fortalezas y debilidades de la Unidad, resaltando como fortalezas el personal con conocimiento de las condiciones de operación de los distintos acueductos y capacidad de adaptación al cambio; como debilidades resaltaron la falta de datos históricos confiables sobre los niveles de consumo y niveles de stock en los diferentes acueductos Urbanos y Rurales y la falta de personal para el traslado de sustancias químicas
Se elaboró la documentación que definen los procesos de la Unidad bajo el criterio del enfoque de procesos que plantea la norma ISO 9001-2008, tales como el Mapa de Proceso donde identifican los procesos medulares, procesos de apoyo, procesos de gestión y la interrelación que existen entre cada uno de ellos; las matrices de caracterización de los procesos medulares llevados a cabo en la Unidad donde se aprecia los insumos, proveedores, clientes y recursos que intervienen.
Se elaboro una propuesta de estructura organizativa y posición jerárquica dentro del organigrama de la Gerencia General de Operaciones del Sur, así como una propuesta de organigrama para la unidad, con sus respectivas descripciones de cargo.
Se realizo una propuesta del Manual de Organización para la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas donde se definen los objetivos y funciones de la unidad, así como el marco jurídico que rige sus funciones.
Se presenta la propuesta del Diseño de un Sistema de Control de Gestión el cual se basa en cinco (5) indicadores que permiten medir y controlar los procesos llevados a cabo en la unidad. Estos indicadores miden y controlan el desempeño de la unidad en los procesos de facturación y distribución y traslado de sustancias químicas a los diferentes acueductos, así como la disponibilidad de las sustancias y los servicios requeridos para su correcto y oportuno suministro a las plantas.
Recomendaciones
En función de los resultados y conclusiones que se obtuvieron con el desarrollo del informe y el cumplimiento de los objetivos, se recomiendan las siguientes acciones:
Implementar el Sistema de Control de Gestión propuesto a modo de medir y controlar las actividades de la unidad y detectar de manera oportuna posibles desviaciones en el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.
Dar a conocer a los empleados el Manual de Organización como medio para divulgar los objetivos y funciones de la unidad, así como el marco jurídico que rige a la unidad.
Divulgar en la hidrológica los mapas y matrices de caracterización de los procesos realizados por la unidad, con la finalidad de que las distintas gerencias y unidades de Hidrobolívar conozcan cual es su rol dentro de las actividades y funciones de la unidad.
Realizar las normas, prácticas operativas y prácticas administrativas que rijan las actividades y tareas llevadas a cabo por la unidad.
Diseñar una aplicación que permita el fácil manejo de toda la data asociada al manejo de inventario de sustancias químicas.
Realizar un estudio para determinar la cantidad de personal y vehículos requeridos para optimizar el traslado y distribución de las sustancias químicas a los diversos acueductos que requieren de estas.
Optimizar las condiciones de almacenamiento de las sustancias químicas, así como los medios y métodos para la carga, descarga y manejo de los materiales.
Normalizar los formatos utilizados para el control y recolección de información de las actividades realizadas en la unidad.
Orientar a los empleados encargados del manejo de las sustancias químicas sobre el correcto uso de los equipos de protección personal y de las acciones a tomar en caso de emergencias por fugas o derrames.
Referencias bibliográficas
ALBORNOZ DE C., Emerys. Guía de Organización de Empresas. UNEXPO. Venezuela
HIDROBOLIVAR. Guía técnica para la elaboración de Manuales de Organización. Venezuela
MARTINEZ, E (1994). Ciencia, tecnología desarrollo, "Interrelaciones teóricas y metodológicas". Caracas: Nueva sociedad.
ROJAS DE NARVÁEZ, Rosa. Orientaciones Prácticas para la Elaboración de Informes de Investigación. (1997). Ediciones UNEXPO. 2da Edición. Venezuela.
REFERENCIAS ELECTRÓNICAS
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[Consulta: Junio 2010].
DEDICATORIA
A Dios, Todopoderoso.
A mis Padres, Josefina y Argenis que siempre me han apoyado y a quienes debo todo lo que soy.
A mi hermano, Carlos Argenis, quien siempre ha sido un pilar de apoyo y quien siempre me ha orientado en el desarrollo de mis estudios.
A José Rafael Montenegro, quien siempre me ha ayudado.
A todos mis demás familiares, que siempre has estado ahí, y nunca han dejado de apoyarme.
Esto es para ustedes.
AGRADECIMIENTOS
A Dios Todopoderoso, quien siempre está a nuestro lado en todo lo que hacemos.
A mi mamá Josefina Lugo, mi papá Argenis Pérez y a mi hermano Carlos Argenis Pérez., quienes siempre me han apoyado a lo largo de mis estudios y a quienes les debo todo lo alcanzado hasta ahora y todo lo que seré en esta vida.
A José Rafael Montenegro quien siempre me ha ayudado en todo lo que le he pedido, gracias hermano.
A mis demás familiares, gracias por su apoyo incondicional.
A la UNEXPO, mi casa de estudios y a HIDROBOLIVAR por brindarme los conocimientos y las oportunidades para mi formación profesional.
A mis tutores, Ing. Iván Turmero e Ing. Johanna Recio, por su valiosa guía, asistencia y orientación para la elaboración de este trabajo.
A todo el personal de la Gerencia de Operaciones, el Ing. Cesar Noriega y a mi compañera en el día a día Lic. Karen Jiménez quien ha sido mas una amiga que una compañera, y quien siempre me apoyo y orientó en el desarrollo de las actividades diarias. Sr. Xaviel Rojas, Sr. Secundino Casique, Sr. Jimmy Rodríguez, Sr. Wayner Indriago compañeros de viaje por todo el estado.
Al personal de la Gerencia de Logística Lic. Pedro Fuentes, Ing. Ingrid Rosales, Lic. Diego Chacón, Lic. Mónica Rojas, Lic. Rossy Núñez, Lic. Jessica Acosta, Lic. Yuraima Rodríguez, Lic. María Elena Castillo, Ing. Evelisa Herrera, Ing. María Barroso, TSU. Yoselin Monsalve. Gracias a todos ellos por sus valiosas orientaciones y por hacer del día a día de trabajo una experiencia agradable y enriquecedora para mi desarrollo como profesional.
A todos los trabajadores de la Gerencia de Planificación y Presupuesto, Ing. Juan Carlos Ortiz, Ing. Jorge Campos, Ing. Vanessa Zambrano y en especial a la Ing. Anais Rodríguez por sus orientaciones.
A la Abg. Kelly Salas, al Ing. Adrian Peña y al Ing. Carlos Márquez, quienes me brindaron su apoyo y confianza en la primera oportunidad que estuve en la empresa.
A mis amigos Alejandra Martínez, Andrea González, Leonardo Góngora, Cesar Fonseca, Oscar Campos, Amador Rejón, J. J. Gallardo, Vanessa Maestri, Liliana Reyes, María F. Flores, Anghiney Rojas, Jonathan Rojas, Emely Anzola, María Gabriela Sánchez, Orleydee Romero, Octavio León y Gabriela Salazar, gracias por compartir experiencias de amistad y compañerismo y por su apoyo incondicional a lo largo de la carrera.
A la Profesora Olga Urdaneta, por la valiosa oportunidad de ser preparador docente.
A todos, Muchísimas Gracias!
Autor:
Pérez Lugo, Carlos Alberto
HIDROBOLIVAR
149 Pág.
Tutor Académico: MSc. Ing. Iván Turmero.
Tutor Industrial: Ing. Johanna Recio.
Tesis de Grado.
Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre". Vicerrectorado Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniería Industrial.
Tutor Académico: Ing. Iván Turmero. MSc
Tutor Industrial: Ing. Johanna Recio.
Enviado por:
Iván José Turmero Astros
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