Sistema de Control para la recepción y entrega planillas de calificación

Resumen

El presente trabajo de investigación desarrollado en la Universidad Bolivariana de Venezuela (UBV) en el marco de la sexta edición de la maestría en Dirección en el estado Nueva Esparta, coordinada por la Universidad "Carlos Rafael Rodríguez" de Cienfuegos (UCF), titulado "Propuesta de Organización y Control de la documentación en el proceso docente educativo en los Programas de formación de grado de la Universidad Bolivariana de Venezuela" tiene como objetivo Diseñar un procedimiento para el control de la documentación de los programas de formación de la Universidad Bolivariana de Venezuela.

Para el logro de esta investigación fue necesario apoyarse en técnica de captación de la información como: la revisión bibliográfica; también se integraron herramientas recogidas en la bibliografía universal y en el ámbito universitario, tales como: el diagrama SIPOC, la matriz Causa & Efecto, y los Planes de control.

Se analizó el subproceso de documentación en el proceso docente educativo, detectándose dificultades en el desempeño del mismo a través de la aplicación del procedimiento, lo cual coarta la prosecución de los estudiantes, además de limitar el cumplimiento de las estrategias y metas de la universidad.

Introducción

El territorio Latinoamericano y del Caribe, se halla delimitado por su espacio de exclusión en el marco de brechas en las que sucede la división internacional de los conocimientos, de la innovación tecnológica y de la revolución de la ciencia y de sus aplicaciones, y esto aparece día a día de manera contrastante y desalentador para las instituciones educativas universitarias de la región, que se ven limitadas a llevar a cabo procesos que tienen que ver más con la transferencia de conocimientos o con su imitación, que con la innovación y creatividad desde la perspectiva de una cultura adecuada y de una identificación clara de las primacías sociales y económicas en favor de las mayorías de sus localidades. Estas distancias se manifiestan de carácter cuantitativo y cualitativo, es decir, en el número de personas implicadas en la producción y el uso de los conocimientos, en la transformación del sentido de la información, como en su impacto para generar óptimas condiciones de bienestar y equidad entre las poblaciones continuamente excluidas. En efecto, una sociedad en donde los conocimientos, la ciencia y la tecnología juegan el eje central de una perspectiva de desarrollo, no se puede permitir la reproducción de condiciones de riesgo e inestabilidad, como en los que hoy en día se vive. Es esto lo que reflejan los indicadores que dan cuenta del número de personas educadas, de sus grados de escolarización, del número de sus investigadores y de su participación en los beneficios de una cultura informática.

El predominio de la gestión orientada a los resultados y no a los procesos en las Universidades, restringe la mejora continua de los resultados que alcanza la organización en cuanto al cumplimiento de sus estrategias clave. Los actores tradicionales del cambio en las universidades, como lo son los estudiantes han pasado a un plano menos protagónico pero han alcanzado un mayor interés y dinamismo como los actores más relevantes en la definición de los cambios internos y externos de las instituciones universitarias.

Es así como en la Universidad Bolivariana de Venezuela, específicamente en el Programa de Formación de Grado en Estudios Jurídicos en el estado Nueva Esparta, se ha venido suscitando una problemática con respecto a las planillas de calificación en el subproceso de documentación del proceso docente educativo. Esto se pone de manifiesto cuando al entregar las planillas de calificación, la misma presentaba inconsistencias en los datos que ella contiene.

A la fecha se tomó la decisión de no recibir actas con firmas de estudiantes en ella, lo cual hace que se desconozca por parte de la coordinación de programa como ente receptor de las planillas si los estudiantes tienen el conocimiento de sus calificaciones al culminar el período lectivo correspondiente.

Tal y como lo establece el Artículo 54 del Reglamento de Ingreso, Prosecución y Egreso de los Estudiantes de Pregrado de la Universidad Bolivariana de Venezuela que estipula: "Culminado el Tramo, según los lineamientos establecidos, cada Coordinador de Programa deberá consignar las actas de notas correspondientes al período lectivo por ante la CIPEE, en un lapso no mayor a veinte (20) días continuos a la fecha de cierre del tramo, prorrogables por una sola vez y no mayor a 15 días continuos. La no consignación de las actas de notas de cada período lectivo, por parte de la Coordinación respectiva, será considerado como falta y se gradará de acuerdo a la gravedad de la omisión, debiendo incorporarse al expediente la verificación de la misma. En todo caso, la omisión acarreará responsabilidades administrativas, civiles y penales que la universidad se reserva el derecho de accionar. Parágrafo Único: La Coordinación de Ingreso, Prosecución y Egreso, recibidas las actas de notas, procederá a la digitalización de éstas y deberá suministrar la información digital al sistema SUR@UBV, en un lapso no mayor a 30 días hábiles contados a partir de vencimiento del lapso de la consignación de las actas por parte de los Coordinadores de Programa de Formación". (Universidad Bolivariana de Venezuela, 2008)

Por esta razón se define como problema científico: ¿Cómo controlar eficazmente la documentación del proceso docente educativo en los programas de formación de la Universidad Bolivariana de Venezuela?

Para ello se define el siguiente objetivo general: Diseñar un procedimiento para el control de la documentación de los programas de formación de la Universidad Bolivariana de Venezuela.

Esto se desglosa en cuatro objetivos específicos:

• Argumentar el marco teórico y referencial que sustenta la investigación.

• Diagnóstico del proceso de control de la documentación en el proceso docente educativo en la UBV.

• Diseñar un procedimiento para controlar la documentación en el proceso docente educativo en la UBV.

• Aplicar el procedimiento en el Programa de Formación de Estudios Jurídicos de la UBV, sede Nueva Esparta.

Considerando la revisión y análisis de la literatura consultada, se formula la siguiente Hipótesis de Investigación: Mediante la implementación de un procedimiento para el control del Subproceso de documentación de la Universidad Bolivariana de Venezuela, es posible crear el nivel de detalles necesarios para establecer un Sistema de Control que permita la guía para la recepción y entrega de las planillas de calificación en forma eficiente.

Para probar como se cumple la hipótesis propuesta anteriormente se define como variable independiente el procedimiento y como variable dependiente el sistema de control.

Como indicadores se definen:

• 1. Disminución de quejas de los estudiantes.

• 2. Calidad de la planilla de calificación en físico.

• 3. Número de planillas de calificación.

En el siguiente trabajo de investigación se desarrollan tres capítulos, conclusiones, recomendaciones y anexos. El primer capítulo contiene todo lo relacionado con las consideraciones teóricas abordadas en su elaboración. El segundo capítulo se aborda la caracterización del proceso docente educativo de la UBV como objeto de estudio, así como la necesidad de un sistema de control eficaz del proceso docente educativo en los programas de formación de grado en la UBV.

El tercer y último muestra el desarrollo de la implantación del procedimiento para controlar la documentación del proceso docente educativo. Para el desarrollo de la investigación se utilizan herramientas propias de los procesos de investigación como la observación, la consulta de documentos. Se utilizan herramientas de la gestión de la calidad que permiten dar respuesta a la problemática planteada, pudiéndose destacar herramientas de mapeo de procesos, tales como los mapas de proceso, y los mapas SIPOC. Además se utilizan herramientas para la documentación de procesos, incluyendo las Matrices Causa – Efecto y finalmente se utilizan los Planes de Control para el control y seguimiento de los procesos.

Capítulo No. 1.

Fundamentación teórica en el control de la documentación el proceso docente educativo

1.1 Sistemas de Control

Generalidades del control

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes, y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: Control Preliminar, Control concurrente, Control posterior

El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la organización.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Se consideran a continuación diversos autores que definen al control, tales como:

Henri Fayol: considera que "el control era la verificación y vigilancia de las operaciones, para que las mismas se desarrollen en función de las reglas y órdenes, emitidos. Además establece que, para que el control sea eficaz, debía ser oportuno y debía tener uno secuencia de sanciones o castigos, cuando se generaban diferencias o desvíos entre lo que se había previsto y lo que se había realizado. Él entendía como control eficaz a aquel que era susceptible de castigar cuando se generaban diferencias entre lo que se había previsto y lo que se había obtenido. Establece en primera instancia, que debe haber un nivel supervisor que sea el que verifique el cumplimiento de las reglas o los órdenes". (Universidad Nacional de Colombia, 2014).

En una monografía, aparecen una serie de definiciones de varios autores que abarcan de manera general qué es control, estas se listan a continuación. (monografias.com, 2014)

• Robert B. Buchele: "es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias".

• George R. Terry: "El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado".

• Buró K. Scanlan: "El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos".

• Robert C. Appleby: "La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente".

• Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: "Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos".

• Harold Koontz y Ciril O´Donell: "Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan".

• Chiavenato: "El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador".

"la función de control consiste en la medición y corrección del rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y los planes ideados para su logro." Anzola (2002) citado por, (Barreto, 2013)

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; puede ser entendida: (Fuentes, 2010)

• Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.

• Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida regulación.

• Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos.

Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.

La clasificación del control puede atender a diferentes criterios, según el momento en que se realiza, según el objeto de control, dependiendo del periodo de tiempo para el que se recoge la información y según la persona que ejerce el control y la forma de ejercerlo.

En primer lugar, según el momento puede tratarse de:

• Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación, mientras que se realización corresponde a la función de control.

• Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.

• Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.

En segundo lugar, según el objeto de control se distingue:

• Control burocrático: Consiste en el uso de dispositivos formales de la organización, como las políticas de empresa, entre otros, con el objetivo de intentar determinar anticipadamente la forma de trabajar.

• Control de mercado: Consiste en la adaptación de los productos y servicios a la normativa vigente para no poner en peligro la salud y seguridad de los clientes.

• Control de clan: Se basa en la cultura organizacional, los valores y las creencias que sirven de referencia en el comportamiento de los trabajadores. Se requiere de confianza entre los componentes de la organización para llevar a cabo este tipo de control.

• Otra clasificación se realiza en función del periodo de tiempo para que se recoge la información:

• Control diferido: Es necesario que transcurra un periodo de tiempo para el tratamiento de la información.

• Control a tiempo real: Cuando se genera información continuamente; la retroalimentación es inmediata, por lo que la detección de errores y la actuación sobre ellos se produce prácticamente a tiempo real.

• Por último, el control se puede clasificar en función de quién y cómo se ejerce el control.

• Control directivo: Es el que ejerce el nivel jerárquico correspondiente basándose en la autoridad formal y realiza el control a través de la supervisión directa a sus empleados.

• Control social: Es el conjunto de procedimientos a través de los cuales un conjunto de personas ejercen control sobre sus miembros, logrando adaptar su conducta a lo que se espera de ellos.

• Control técnico: En éste caso, el control lo practica un sistema.

Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva, debe entenderse el control como: Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

Sistemas de control

El concepto de sistema en general está sustentado sobre el hecho de que ningún sistema puede existir aislado completamente y siempre tendrá factores externos que lo rodean y pueden afectarlo, cuando se trata de tomar algo, siempre se encuentra unido a algo más en el Universo.

Puleo define sistema como "un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre sí y están localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo". (Barreto, 2013)

Una Entidad es lo que constituye la esencia de algo y por lo tanto es un concepto básico. Las entidades pueden tener una existencia concreta, si sus atributos pueden percibirse por los sentidos y por lo tanto son medibles y una existencia abstracta si sus atributos están relacionados con cualidades inherentes o propiedades de un concepto.

Los Atributos determinan las propiedades de una entidad al distinguirlas por la característica de estar presentes en una forma cuantitativa o cualitativa. Los atributos cuantitativos tienen dos percepciones: La dimensión y la magnitud. La dimensión es una percepción que no cambia y que identifica al atributo, para lo cual se utilizan sistemas de medida basado en unidades o patrones, tales como el CGS, MKS; ejemplos de dimensión son Kg., tamaño, sexo, color, La magnitud es la percepción que varía y que determina la intensidad del atributo en un instante dado de tiempo, para lo cual se utilizan escalas de medida, tales como: la nominal, la ordinal, la de intervalo y la de razón, ejemplos de magnitud son: 30 Kg., 20 empleados.

Las Relaciones determinan la asociación natural entre dos o más entidades o entre sus atributos. Estas relaciones pueden ser estructurales, si tratan con la organización, configuración, estado o propiedades de elementos, partes o constituyentes de una entidad y son funcionales, si tratan con la acción propia o natural mediante la cual se le puede asignar a una entidad una actividad en base a un cierto objetivo o propósito, de acuerdo con sus aspectos formales (normas y procedimientos) y modales (criterios y evaluaciones).

El Ambiente es el conjunto de todas aquellas entidades, que al determinarse un cambio en sus atributos o relaciones pueden modificar el sistema.

El Objetivo es aquella actividad proyectada o planeada que se ha seleccionado antes de su ejecución y está basada tanto en apreciaciones subjetivas como en razonamientos técnicos de acuerdo con las características que posee el sistema.

La teoría general de sistemas fue desarrollada alrededor de 1930, posteriormente un grupo de personas unieron sus inquietudes en lo que se llamó la Sociedad para la Investigación de Sistemas Generales, establecidas en 1954, al estudiar la teoría de sistemas se debe comenzar por las premisas o los supuestos subyacentes en la teoría general de los sistemas.

Se señalan cinco premisas básicas. Dichas premisas se podrían denominar igualmente postulados (P), presuposiciones o juicios de valor. (Rincón, 1998)

• P1. El orden, la regularidad y la carencia de azar son preferibles a la carencia de orden o a la irregularidad (caos) y a la existencia de un estado aleatorio.

• P2. El carácter ordenado del mundo empírico hace que el mundo sea bueno, interesante y atrayente para el teórico de los sistemas.

• P3. Hay orden en el ordenamiento del mundo exterior o empírico (orden en segundo grado): una ley de leyes.

• P4. Para establecer el orden, la cuantificación y la matematización son auxiliares altamente valiosos.

• P5. La búsqueda de la ley y el orden implica necesariamente la búsqueda de los referentes empíricos de este orden y de esta ley.

El teórico general de sistemas no es tan sólo un investigador del orden en el orden y de las leyes de leyes; busca las materializaciones concretas y particularistas del orden abstracto y de la ley formal que descubre.

La búsqueda de referentes empíricos para abstraer un orden y leyes formales puede partir de uno u otro de los dos puntos iniciales, el origen teórico y el empírico. El teórico de sistemas puede comenzar con alguna relación matemática elegante y luego indagar a su alrededor el mundo empírico para ver si puede encontrar algo que encaje en esa relación, o puede comenzar con algún orden empírico cuidadosa y pacientemente elaborado en el mundo de la experiencia y luego registrar el mundo abstracto de la matemática hasta encontrar alguna relación que lo ayude a simplificar ese orden o a relacionarlo con otras leyes con los cuales está familiarizado.

En consecuencia, la teoría general de los sistemas, al igual que todas las ciencias verdaderas, se basa en una búsqueda sistemática de la ley y el orden en el universo; pero a diferencia de las otras ciencias, tiende a ampliar su búsqueda, convirtiéndola en una búsqueda de un orden de órdenes, de una ley de leyes. Este es el motivo por el cual se le ha denominado la teoría general de sistemas.

Las características que los teóricos han atribuido a la teoría general de los sistemas son las siguientes: (Rincón, 1998)

• Interrelación e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y otros aspectos similares. Toda teoría de los sistemas debe tener en cuenta los elementos del sistema, la interrelación existente entre los mismos y la interdependencia de los componentes del sistema. Los elementos no relacionados e independientes no pueden constituir nunca un sistema.

• Totalidad. El enfoque de los sistemas no es un enfoque analítico, en el cual el todo se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar en forma aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata más bien de un tipo gestáltico de enfoque, que trata de encarar el todo con todas sus partes interrelacionadas e interdependientes en interacción.

• Búsqueda de objetivos. Todos los sistemas incluyen componentes que interactúan, y la interacción hace que se alcance alguna meta, un estado final o una posición de equilibrio.

• Insumos y productos. Todos los sistemas dependen de algunos insumos para generar las actividades que finalmente originarán el logro de una meta. Todos los sistemas originan algunos productos que otros sistemas necesitan. Transformación. Todos los sistemas son transformadores de entradas en salidas. Entre las entradas se pueden incluir informaciones, actividades, una fuente de energía, conferencias, lecturas, materias primas Lo que recibe el sistema es modificado por éste de tal modo que la forma de la salida difiere de la forma de entrada.

• Entropía. La entropía está relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden. Todos los sistemas no vivos tienden hacia el desorden; si los deja aislados, perderán con el tiempo todo movimiento y degenerarán, convirtiéndose en una masa inerte.

• Regulación. Si los sistemas son conjuntos de componentes interrelacionados e interdependientes en interacción, los componentes interactuantes deben ser regulados (manejados) de alguna manera para que los objetivos (las metas) del sistema finalmente se realicen.

• Jerarquía. Generalmente todos los sistemas son complejos, integrados por subsistemas más pequeños. El término "jerarquía" implica la introducción de sistemas en otros sistemas.

• Diferenciación. En los sistemas complejos las unidades especializadas desempeñan funciones especializadas. Esta diferenciación de las funciones por componentes es una característica de todos los sistemas y permite al sistema focal adaptarse a su ambiente.

• Equifinalidad. Esta característica de los sistemas abiertos afirma que los resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de maneras diferentes. Contrasta con la relación de causa y efecto del sistema cerrado, que indica que sólo existe un camino óptimo para lograr un objetivo dado. Para las organizaciones complejas implica la existencia de una diversidad de entradas que se pueden utilizar y la posibilidad de transformar las mismas de diversas maneras.

Dadas estas características se puede imaginar con facilidad una empresa, un hospital, una universidad, como un sistema, y aplicar los principios mencionados a esa entidad. Por ejemplo las organizaciones, como es evidente, tienen muchos componentes que interactúan: producción, comercialización, contabilidad, investigación y desarrollo, todos los cuales dependen unos de otros.

Al tratar de comprender la organización se le debe encarar en su complejidad total, en lugar de considerarla simplemente a través de un componente o un área funcional. El estudio de un sistema de producción no produciría un análisis satisfactorio si se dejara de lado el sistema de comercialización.

Los sistemas de control, según la teoría cibernética, se aplican en esencia para los organismos vivos, las máquinas y las organizaciones. Estos sistemas fueron relacionados por primera vez en 1948 por Norbert Wiener en su obra Cibernética y Sociedad con aplicación en la teoría de los mecanismos de control. Un sistema de control está definido como un conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan las probabilidades de fallos y se obtengan los resultados buscados.

Hoy en día los procesos de control son síntomas del proceso industrial que estamos viviendo. Estos sistemas se usan típicamente en sustituir un trabajador pasivo que controla un determinado sistema ya sea eléctrico o mecánico, con una posibilidad nula o casi nula de error, y un grado de eficiencia mucho más grande que el de un trabajador. Los sistemas de control más modernos en ingeniería automatizan procesos en base a muchos parámetros y reciben el nombre de controladores de automatización programables

Es de gran utilidad para el presente trabajo de investigación el COSO, o Marco Integrado de control.

"El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí. Se derivan de la manera en que la dirección dirija la empresa y están integrados en el proceso de dirección. Aunque los componentes son aplicables a todas las organizaciones pueden implementarlos de manera distinta. Aunque sus sistemas de control puedan ser menos formales y estructurados, una organización pequeña también puede tener un control interno eficaz" (Librans, 1997)

Los componentes del control interno son los siguientes. (Ver Figura 1.1)

• Ambiente de control.

Marca la pauta del funcionamiento de una organización e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los componentes del control interno, aportando disciplina y estructura, los factores del entorno de control influyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna la autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona el consejo de administración.

• Evaluación de los riesgos.

Cada entidad se enfrenta a diversos riesgos externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.

• Actividades de control.

Las actividades de control son políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las instrucciones de la dirección. Ayudan a asegurar que se toman las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad, hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una gama de actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos y segregación de funciones.

• Información y comunicación.

Hay que identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada. Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también información sobre acontecimientos externos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión, así como para la presentación de información para terceros. También debe haber una comunicación eficaz en un sentido más amplio que fluya en todas las direcciones, a través de todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa. El mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal ha de ser claro: las responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que comprender cuál es su papel en el sistema de control interno y cómo las actividades individuales están relacionadas con el trabajo de los demás. Por otra parte, han de tener medios para comunicar la información significativa a los niveles superiores. Asimismo, tiene que haber una comunicación eficaz con terceros, como clientes, proveedores, organismos de control y accionistas.

• Supervisión y seguimiento.

Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración deberán ser informados de los aspectos significativos observados.

Estos componentes, vinculados entre sí, generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno. El sistema de control interno esta entrelazado con las actividades operativas de la entidad, este es más efectivo cuando los controles se incorporan a la sociedad, y se fomenta la calidad y la delegación de poderes, evitando gastos innecesarios y permite una respuesta rápida ante las circunstancias cambiantes.

Figura 1.1. Componentes del control interno

Fuente: Informe COSO.

Como herramienta de control, el Cuadro de Mando Integral ("Balanced Scorecard") es una síntesis de los modelos de contabilidad financiera, basada en los registros históricos, y de los modelos de creación de ventajas competitivas, donde se reúne el análisis económico de corto plazo y el análisis estratégico de las variables que condicionan la actuación de una organización en el largo plazo.

Se divide en cuatro perspectivas para organizar los objetivos estratégicos:

• Perspectiva financiera:

Los objetivos financieros representan el objetivo a largo plazo de la organización, dan cuenta de los rendimientos basados en el capital invertido por los accionistas de una empresa. Las mediciones en esta perspectiva permiten observar si la estrategia financiera está creando valor para los accionistas. (Ver Figura 1.2)

Figura 1.2 Perspectiva financiera del proceso de impresión de las planillas de calificación

Fuente: Elaboración propia

• Perspectiva de los clientes:

Esta perspectiva permite a una empresa articular la estrategia de clientes basada en las expectativas que éstos tiene para cubrir sus necesidades. Los objetivos están orientados a establecer los nichos de mercado, la adquisición y retención de clientes. La satisfacción del cliente impacta en forma directa en los resultados financieros. (Ver Figura 1.3)

Figura 1.3 Perspectiva de los clientes del proceso de impresión de las planillas de calificación

Fuente: Elaboración propia

• Perspectiva de los procesos internos:

Esta perspectiva da cuenta de los procesos que son críticos a la hora de conseguir los objetivos de los accionistas y clientes. La empresa debe identificar y optimizar aquellos procesos que se constituyen en factores críticos de la cadena de valor; desde esta perspectiva se entregan las propuestas que atraerán y retendrán a los clientes. (Ver Figura 1.4)

Figura 1.4 Perspectiva interna del proceso de impresión de las planillas de calificación

Fuente: Elaboración propia

• Perspectiva del aprendizaje y crecimiento

Bajo esta perspectiva se identifican las necesidades relacionadas con la calificación del personal, los sistemas de información, la coordinación de rutinas y, en general, con las habilidades concretas que son requeridas en los nuevos entornos competitivos y en la actuación de cara a los clientes. Las mediciones en esta perspectiva permiten determinar si la empresa cuenta con las competencias necesarias para la creación de valor; competencias para implementar y operar procesos eficientes y eficaces, brindar una atención de calidad al cliente y obtener resultados económicos favorables. (Ver Figura 1.5)

Figura 1.5 Perspectiva del aprendizaje y crecimiento del proceso de impresión de las planillas de calificación

Fuente: Elaboración propia

Diseño de sistemas de control

Los problemas considerados en la ingeniería de los sistemas de control, básicamente se tratan mediante dos pasos fundamentales como son:

• EL ANÁLISIS.

• EL DISEÑO.

EL ANÁLISIS

En el análisis se investiga las características de un sistema existente.

EL DISEÑO

En el diseño se escogen los componentes para crear un sistema de control que posteriormente ejecute una tarea particular.

Existen dos métodos de diseño:

• DISEÑO POR ANÁLISIS.

• DISEÑO POR SÍNTESIS.

DISEÑO POR ANÁLISIS

El diseño por análisis modifica las características de un sistema existente o de un modelo estándar del sistema.

DISEÑO POR SÍNTESIS

El diseño por síntesis en el cual se define la forma del sistema a partir de sus especificaciones.

La representación de los problemas en los sistemas de control se lleva a cabo mediante tres representaciones básicas o modelos:

• Ecuaciones diferenciales y otras relaciones matemáticas.

Partes: 1, 2