Apuntes sobre la administración del capital de trabajo

Introducción

La administración del capital de trabajo tiene gran repercusión en el ámbito empresarial a nivel mundial, toda vez que su adecuada utilización garantiza el éxito a los empresarios, permitiéndole a la gerencia adoptar decisiones previsoras para mejorar sus índices financieros, logrando con ello cubrir sus deudas del corto plazo sin la necesidad de que el negocio llegue a declararse en quiebra.

Para los administradores financieros de las empresas, es una tarea de primer orden la aplicación de técnicas que les permitan trabajar con un adecuado nivel de capital de trabajo, y les posibilite hacer frente a las deudas corrientes de la entidad. Por tal motivo, deben mantener niveles de activos circulantes por encima de los pasivos circulantes, tratando siempre que las partidas dentro de los activos circulantes que mayor representación tengan, sean el efectivo en caja y banco.

El conocimiento sobre la administración del capital de trabajo les permite a las empresas ser más eficientes, competitivas y lograr un empleo racional de sus reservas para su mejor funcionamiento. Es por esta razón que el proceso de administración del capital de trabajo debe ser continuamente objeto de análisis para conocer al detalle los flujos de efectivos existentes y futuros.

El objetivo de este monográfico se centra en: Exponer los principales elementos teóricos que sustentan el proceso de administración del capital de trabajo. En este sentido se aborda una serie de elementos que permitirán su mejor compresión, como son: el surgimiento, el concepto y la importancia; las diferentes estructuras financieras que pueden adoptar las empresas están en correspondencia con los objetivos y los recursos de estas, y por último, se desagrega el capital de trabajo por componentes.

Desarrollo

El papel de la administración del capital de trabajo en las finanzas empresariales: surgimiento, evolución e importancia

En este epígrafe se ofrece una panorámica del capital de trabajo, a través de un breve recuento de su surgimiento, evolución y lugar que ocupa dentro de las finanzas empresariales. En este sentido, se hace un análisis de las distintas definiciones que han indicado un conjunto de autores sobre el concepto capital de trabajo, posibilitando que los autores de esta investigación elaboren un concepto propio.

• Capital de Trabajo: surgimiento y concepto

El término capital de trabajo se originó con el legendario pacotillero estadounidense, quien solía cargar su carro con numerosos bienes y recorrer una ruta para venderlos. Dicha mercancía recibía el nombre de capital de trabajo porque era lo que realmente se vendía, o lo que "rotaba por el camino", para producir sus utilidades, pero el pacotillero solicitaba en préstamo los fondos necesarios para comprar la mercancía. Estos préstamos se conocían como prestamos de capital de trabajo, y tenían que ser reembolsados después de cada viaje para demostrar al banco que el crédito era sólido y poder recibir otro (Weston y Brightman, 1994).

Como punto de partida para el estudio de la administración del capital de trabajo, hay que tomar las distintas definiciones que varios autores, considerados especialistas de este tema, le atribuyen a esta terminología, las cuales se presentan a continuación:

• Capital de Trabajo: se calcula sustrayendo los pasivos circulantes de los activos circulantes (Gitman, 1986).

• Capital de Trabajo: son los activos circulantes menos los pasivos circulantes (Weston y Brightman, 1994).

• Capital de Trabajo o Fondo de Maniobra: representa los activos circulantes menos los pasivos circulantes (Weston y Brightman, 1994).

• Capital de Trabajo: representa un exceso entre los bienes y derechos que podrían estar disponibles en efectivo en el término de un año, menos los pasivos exigibles en el mismo período (Moreno y Rivas, 1999).

Tomando en consideración estas definiciones, para los autores en el transcurso de esta investigación, la terminología Capital de Trabajo hará referencia a la diferencia que exista entre activos y pasivos circulantes, la que posibilitará hacer frente a desembolsos imprevistos de efectivos en la empresa; por ende, se denominará Administración del Capital de Trabajo a la forma en que se manejen los elementos que integran el capital de trabajo.

1.1.2 Políticas o enfoques en la administración del capital de trabajo

Una adecuada administración de activos y pasivos circulantes a las empresas les permitirá mantener un nivel aceptable de financiamiento a corto plazo. Es por ello que en este epígrafe se refleja la importancia de asumir políticas de administración del capital de trabajo adecuadas y se analiza cómo la estructura financiera de una empresa depende, en cierta medida, del grado de significación que ella misma le conceda y del uso de dichas políticas.

Una vez fijado el concepto de capital de trabajo, se puede entender mejor la importancia que se le confiere a nivel mundial, pues en muchas empresas el flujo de operaciones depende de conservar un equilibrio relativo entre los bienes y obligaciones de rápida liquidación. Mientras se sostenga este equilibrio las deudas serán enmendadas en el tiempo previsto y los suministradores seguirán reabasteciendo los inventarios, lo que permitirá cubrir la demanda de los clientes, posibilitando que la empresa siga con el curso normal de sus operaciones. Sin embargo, si la situación financiera refleja que dicho equilibrio se ha perdido, comenzarán a emerger un sinnúmero de problemas y situaciones que perjudicarían la posición de la empresa ante proveedores, acreedores y clientes, repercutiendo de manera desfavorable en el crecimiento de la misma.

En la mayoría de las empresas la situación financiera transita por momentos de alzas y bajas, trayendo consigo la necesidad de una correcta administración del capital de trabajo. Estas fluctuaciones obligan a que las entidades acumulen activos circulantes cuando su situación es favorable, con el propósito de obtener efectivo disponible en caso de que ocurra una baja y de esta forma no tener que liquidar los inventarios o hacer reducciones de las cuentas por cobrar. Una solución para este tipo de problema es diseñar una estructura financiera del capital de trabajo en la que se plantee en qué medida serán empleados los pasivos circulantes para financiar los activos circulantes. Un adecuado diseño de esta estructura requiere del empleo de políticas, las que cambiarán en dependencia de la posición que asuma la empresa, frente al posible riesgo de insolvencia.

El uso de políticas en el capital de trabajo establecen las guías que regulan la administración de los conceptos que lo integran, ya sea de forma directa o indirecta, con el objetivo de mantener la liquidez y mejorar la rentabilidad de la empresa (Moreno y Rivas, 1999). Las políticas o enfoques que se toman como referencia son los planteados por Gitman (1986), las cuales se exponen a continuación y que en opinión de los autores son las más explícitas.

El enfoque compensatorio es una política que exige que las empresas financien sus necesidades a corto plazo con fondos a corto plazo y las necesidades a largo plazo con fondos a largo plazo. Las variaciones estacionales en los requerimientos de los fondos de la empresa se cubren empleando fuentes de fondos a corto plazo, mientras que las necesidades financieras permanentes lo hacen utilizando fuentes de fondos a largo plazo. En este método no se tiene capital de trabajo, ya que sus activos circulantes (requerimientos de financiamiento a corto plazo) serían exactamente iguales a sus pasivos circulantes (financiamiento disponible a corto plazo). La empresa que lo emplee estará aumentando el riesgo de insolvencia (Gitman, 1986).

A diferencia del anterior, el enfoque conservador se basa en financiar los requerimientos proyectados de fondos con fondos a largo plazo y utilizar fondos a corto plazo en caso de una emergencia o un desembolso inesperado de fondos, es decir, se usa capital permanente para financiar todos los requerimientos de activos permanentes y satisfacer algunas o todas las demandas estacionales. Sin embargo, es un sistema que no se ajusta a la realidad del proceso de negociación al exigir que las empresas tengan que mantener bajos niveles de deudas (Gitman, 1986).

Sin embargo, gran parte de las empresas utilizan un plan financiero que se encuentra en un punto indeterminado entre el enfoque compensatorio de altas utilidades-alto riesgo, y el enfoque conservador de bajas utilidades-bajo riesgo, el cual es denominado como la alternativa entre los dos sistemas. La alternativa exacta que se elija entre rentabilidad y riesgo depende, en gran parte, de la actitud ante el riesgo que asuma quien tome las decisiones. En este sentido se considera una política moderada.

Un análisis de estas políticas o enfoques, permite plantear que el enfoque conservador, en contraste con el compensatorio, hace necesario que la empresa pague intereses sobre los fondos ociosos. En consecuencia, el costo menor del enfoque compensatorio lo hace más rentable que el conservador, pero es mucho más peligroso. La discrepancia entre estos dos enfoques, indica claramente la alternativa que existe entre la rentabilidad y el riesgo, ya que el enfoque compensatorio produce utilidades altas, pero también genera un riesgo elevado, en tanto que el enfoque conservador produce utilidades bajas y un menor riesgo. Una selección entre estos dos extremos debe dar por resultado una estrategia financiera aceptable para la mayoría de las empresas.

Una vez que se ha elegido cuál es el enfoque que está acorde con los objetivos y recursos de la empresa, es preciso conocer cada uno de los componentes que integran el capital de trabajo y cómo administrarlos de la forma más eficiente.

Componentes del Capital de Trabajo

El Capital de Trabajo está compuesto por activos y pasivos circulantes, los cuales representan, en el corto plazo, las fuentes de inversión y de financiamiento de las empresas. El análisis que se haga de cada uno de los elementos que integran estos componentes, proporcionará una medida más clara para determinar el nivel que se desea alcanzar y mantener, así como el grado de eficiencia con que es administrado dicho capital.

Los activos circulantes representan los bienes o las inversiones que tiene una entidad y está integrado por tres elementos principales. El más importante es el efectivo, que representa los medios monetarios o en cuentas corrientes o de ahorro de la empresa, en conjunto con las inversiones temporales, que constituyen los documentos y efectos por cobrar a corto plazo. Otro elemento son las cuentas por cobrar, las que están conformadas por las ventas de bienes y servicios a créditos y el otorgamiento de préstamos a otras entidades, que la empresa ha realizado en el corto plazo. El resto de los principales activos circulantes son los inventarios, ya sean de materias primas, de producción en proceso o de productos que esperan su venta, en los cuales invierten mucho las entidades para poder atender los pedidos de los clientes sin interrumpir el ciclo de operación.

Los pasivos circulantes están integrados por las deudas u obligaciones que contrae la entidad y que surgen de su actividad operativa. Este componente está integrado por tres elementos básicos, los más exigibles son los efectos y cuentas por pagar, que se originan a partir de las compras a crédito. Después vienen los pasivos acumulados, que se refieren a aquellos servicios que se le están haciendo a la empresa, cuyo pago se van acumulando hasta que llegue la fecha prevista. Por último, están los préstamos a corto plazo, que les permite a las empresas cubrirse frente a aumentos temporales de las cuentas por cobrar o de los niveles de inventarios.

De forma general, se puede plantear que los pasivos circulantes surgen como contrapartida de las inversiones que ocurren en una entidad. Una adecuada administración de los elementos que conforman los activos circulantes, hace posible que el ciclo financiero a corto plazo no se pare. Este ciclo financiero se inicia con aportaciones de efectivo. Una vez conseguido esos recursos monetarios, se compran las materias primas para la producción, se paga la mano de obra y se cubren otros gastos inherentes a estos procesos.

Con el cumplimiento de la producción se obtienen productos terminados a los que se le agrega la correspondiente utilidad, quedando listos para ser vendidos y de no ser cobrados en el momento, se transforman en cuentas o efectos por cobrar, convirtiéndose en efectivo en un período menor o igual a un año.

2.1 Administración del Efectivo e Inversiones Temporales

La administración de efectivo y valores negociables es una de las áreas más importantes de la administración del Capital de Trabajo, ya que estos conforman los activos más líquidos de la empresa, dando a la entidad la liquidez necesaria para satisfacer sus obligaciones financieras a medida que estas vencen. Colateralmente, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una "crisis de solvencia".

El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades" (Weston y Brightman, 1994: p. 485). Sin embargo, este es de gran necesidad para la entidad a la hora de realizar diversos pagos. El efectivo en sí mismo no gana ningún interés, por lo tanto, la meta del administrador financiero consiste en minimizar la cantidad de efectivo que la empresa debe mantener para permitir la realización de sus actividades cotidianas y al mismo tiempo, tener suficiente efectivo para aprovechar descuentos comerciales, ya que el costo de no tomar tales descuentos es muy alto, para ayudar a la empresa a conservar su reputación de crédito, manteniendo su razón circulante y de prueba ácida en línea con las otras empresas dentro de su misma industria; para aprovechar las oportunidades favorables de negocio y para satisfacer las necesidades inesperadas de efectivo.

Según Gitman (1986: p. 205), las estrategias básicas que deben utilizar las empresas en el manejo del efectivo, son las siguientes:

• 1. Cancelar las cuentas por pagar tan tarde como sea posible sin deteriorar su reputación crediticia, pero aprovechando cualquier descuento favorable por pronto pago.

• 2. Rotar el inventario tan rápidamente como sea posible, evitando así el agotamiento de existencias que puedan ocasionar el cierre de la línea de producción o una pérdida de ventas.

• 3. Cobrar las cuentas por cobrar tan rápidamente como sea posible sin perder ventas futuras por el hecho de emplear técnicas de cobranza de alta presión. Los descuentos por pago al contado, si son justificables económicamente, pueden utilizarse para alcanzar este objetivo.

•  Cada una de estas estrategias tiene ciertas restricciones, sin embargo, la maximización de la rotación del efectivo de la empresa dentro de estas restricciones disminuye al mínimo el nivel necesario de efectivo para operaciones y aumenta las utilidades de la empresa.

•  En ocasiones las empresas mantienen un determinado nivel de efectivo inmovilizado en su caja o banco, motivado por las siguientes razones:

• Para poder cumplir con todas las transacciones. Al no haber un equilibrio perfecto entre los desembolsos y las cobranzas, es necesario un stock de caja que permita cumplir oportunamente con los compromisos contraídos.

• Como precaución, para contar con recursos disponibles que permitan hacer frente a contingencias inesperadas.

• El factor especulativo está relacionado con mantener el efectivo que permita obtener ventajas en la variación de precios.

• En caso que tengamos una cuenta corriente, el banco exigirá determinado saldo que le permitirá compensar los servicios que presta.

Los administradores financieros deben velar por mantener niveles adecuados de efectivo que les admita satisfacer las necesidades y a su vez debe buscar la manera de no tener efectivo ocioso. Es por eso que una buena administración del efectivo requiere del uso de técnicas que permitan cumplir este objetivo.

Los saldos de efectivo y las reservas de efectivo dependen de la producción, de las técnicas de venta de la empresa y de los procedimientos que la misma efectúa para los cobros de ingresos por ventas y pagos de las compras. Estas influencias se comprenden mejor por medio del análisis del ciclo operativo y del ciclo de conversión del efectivo de la empresa. Por medio de la administración eficiente de estos ciclos, el gerente de finanzas mantiene un nivel bajo de inversión en efectivo y así ayuda a maximizar el valor de las acciones.

Ciclo operativo (CO): "El ciclo operativo de una empresa se define como el tiempo que transcurre desde el momento en que la empresa eroga el efectivo para la compra de materias primas hasta el momento en que se cobra por concepto de la venta del producto terminado después de haber transformado esas materias primas" (Gitman, 1986: p. 189).

Está integrado por dos componentes:

• 1. La edad promedio del inventario.

• 2. Período promedio de las ventas.

El ciclo operativo de la empresa es simplemente la suma del período promedio del inventario (PPI) y el período promedio de cobro (PPC).

CO = PPI + PPC (1)

Ciclo de conversión del efectivo (CCE): Por lo general una empresa tiene la posibilidad de comprar muchos de sus insumos de producción (materias primas y mano de obra) a crédito. El tiempo que requiere la empresa para pagar estos insumos se denomina período promedio de pago (PPP); por tanto, estos insumos de producción generan fuentes de financiamiento espontánea a corto plazo. La capacidad de las empresas de adquirir insumos al crédito compensa, en parte o totalmente, el tiempo que los recursos permanecen inmovilizados en el ciclo operativo.

CCE = CO – PPP (2)

Sustituyendo 1 en 2 se tiene que:

La meta de toda empresa es acortar su ciclo de conversión de efectivo tanto como sea posible sin afectar las operaciones, ya que esto mejoraría las utilidades debido a que mientras más prolongado sea este ciclo, mayor será la necesidad de obtener financiamiento externo, y dicho financiamiento tiene un costo. Este objetivo se podría lograr a través de la aplicación las estrategias básicas de administración de efectivo mencionadas anteriormente.

Presupuesto de Efectivo: es un informe de las entradas y salidas de efectivo planeadas por la empresa que se utiliza para calcular sus requerimientos de efectivo a corto plazo, con particular atención a la planeación en vista a excedentes o faltantes de efectivo. Una empresa que espera un excedente de efectivo puede planear inversiones a corto plazo, en tanto que una empresa que espera faltantes de efectivo debe disponer del financiamiento a corto plazo. La información necesaria para el proceso de planeación financiera a corto plazo es el pronóstico de ventas, que no es más que la predicción de las ventas de la empresa correspondiente a un período específico, que proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente financiero. Con base en este pronóstico, el gerente financiero calcula los flujos de efectivo mensuales que resultan de las ventas proyectadas y de la disposición de fondos relacionada con la producción, el inventario y las ventas. La confección del Presupuesto de Efectivo permite controlar las desviaciones del plan, conocer si los medios financieros han sido empleados con eficiencia y el comportamiento del efectivo en el presente y futuro.

A continuación se exponen los principales conceptos asociados con la confección del presupuesto:

• Entradas de efectivo: Constituyen la totalidad de los renglones de los cuales resultan entradas de efectivo en un período cualquiera. Por ejemplo: ventas al contado, cobros de deudas, cobros anticipados, depósitos de clientes y otras entradas de efectivo.

• Desembolsos de efectivo: Comprende todas las erogaciones de efectivo en los períodos que se abarcan. Por ejemplo: compras en efectivo, pago a proveedores, impuestos, sueldos y salarios, amortizaciones de deudas, pagos de intereses y comisiones bancarias, etc.

• Flujo neto de efectivo: El flujo neto de efectivo de una empresa se halla deduciendo los desembolsos de las entradas durante el mes. Agregando el saldo inicial en caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede encontrarse el saldo final en caja de cada mes.

• Efectivo Mínimo Requerido: Es el saldo que la entidad debe tener disponible, para asegurar o garantizar el cumplimiento de sus obligaciones en el corto plazo. Este saldo es un concepto importante dentro del Presupuesto de Efectivo. Se calcula con el objetivo de minimizar el costo de oportunidad asociado al mantenimiento del dinero en banco, así como el costo de oportunidad de no disponer del efectivo necesario en una operación concreta.

• Financiamiento Requerido: Cuando la empresa presente déficit de efectivo necesita financiamiento para continuar operando, el cual puede provenir del exterior o del interior de la entidad. Llamamos financiamiento externo a los préstamos que se puedan solicitar a instituciones bancarias con sus respectivos intereses. Financiamientos internos son los que cubre directamente la entidad.

Existen diferentes modelos de administración de efectivo, los cuales permiten determinar saldos óptimos de efectivo, con el fin de que las empresas puedan sostener el desarrollo de sus operaciones normales y hacerle frente a sus obligaciones con terceros, entre estos se encuentran:

Modelo del Efectivo Mínimo en Operaciones (EMO): Este se basa en el cálculo del nivel mínimo de efectivo para las operaciones que necesita la empresa. Para esto se debe conocer primeramente:

La Rotación del efectivo: Se refiere al número de veces por año en que el efectivo de la empresa rota realmente. Se calcula como:

Valores Negociables: Se definen como instrumentos del mercado monetario a corto plazo que pueden convertirse fácilmente en efectivo. A menudo se mencionan como parte de los activos líquidos de la empresa, que también incluyen caja. Estos representan inversiones a corto plazo que se realizan con el objetivo de obtener un rendimiento sobre los fondos temporalmente inactivos.

Los valores negociables proporcionan generalmente rendimientos mucho más bajos que los activos de tipo operativo, sin embargo, existen dos razones básicas para el mantenimiento de dichos saldos, las cuales son:

• 1. Sirven como sustituto para los saldos de efectivo. Algunas empresas mantienen carteras de valores negociables en lugar de mantener fuertes saldos de efectivo, y liquidan una parte de la cartera para incrementar la cuenta de efectivo cuando las salidas de fondos exceden las entradas. En tales situaciones los valores negociables podrían usarse como un sustituto de los saldos para transacciones, de los saldos preventivos, de los saldos especulativos o de los tres. En la mayoría de los casos, los valores negociables se mantienen con propósitos de naturaleza preventiva, o sea, por motivos de seguridad.

• 2. Se utilizan como una inversión temporal, las que generalmente ocurren para financiar operaciones cíclicas y para satisfacer los requerimientos financieros conocidos.

2.2 Administración de las Cuentas y Documentos por Cobrar

Las cuentas por cobrar figuran como el segundo activo más líquido de una entidad, por requerir solamente de un período de tiempo para convertirse en efectivo. Constituyen los derechos exigibles de una empresa, los que ofrece en posición de vendedora, permitiéndole conservar y atraer a nuevos y potenciales clientes.

La administración de las cuentas por cobrar se inicia con la decisión de si se debe o no conceder crédito. Una buena o mala administración afecta directamente la liquidez de la empresa, ya que un cobro es el final del ciclo comercial, donde se recibe el ingreso de una venta realizada y representa el flujo de efectivo generado por esta operación, además de que su garantía permite establecer compromisos futuros.

El otorgamiento de crédito a los clientes pudiera conllevar a pérdidas por incobrabilidad de algunas de las cuentas pendientes, los costos de investigación en el proceso de análisis de los clientes, los gastos de cobranza y la financiación de las cuentas por cobrar, de modo que antes de otorgar créditos comerciales a los clientes, primeramente hay que conocerlos a profundidad, y una de las vías para ello es mediante la información proveniente de los estados financieros del cliente, su historial de pago con otras empresas, con los bancos y con la propia empresa.

Para Weston y Brightman (1994), este análisis se puede hacer mediante los requisitos conocidos como las cinco "C" del crédito:

Carácter: Se refiere, principalmente, a la integridad moral del cliente.

Capacidad: Se relaciona con el potencial del cliente para cumplir con sus obligaciones.

Capital: Indica el grado de autonomía del cliente, o sea, hasta qué punto está comprometido con sus acreedores.

Colateral: Este punto refleja el nivel de bienes, dígase activos, que la empresa puede ofrecer como garantía.

Condiciones: Aquí se señalan los resultados que la empresa espera obtener, ya sea por los flujos de efectivo futuros en relación a contratos acordados o cualquier otro elemento que indique la situación venidera de la entidad.

Según Weston y Brightman (1994), la forma en que las empresas administran el cobro de sus cuentas, es a través del cumplimiento de tres aspectos esenciales: las políticas de crédito, las condiciones de crédito y las políticas de cobro.

Las políticas de crédito tienen como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión y se determinan a través de cuatro variables:

• 1. Período de Crédito, el cual constituye el período que se le concede a los compradores para que liquiden la obligación contraída.

• 2. Normas de Crédito, en ellas se especifica cuál es la capacidad financiera mínima para el otorgamiento y el monto de crédito que le corresponde por tipo de cliente.

• 3. Política de Cobranza de la empresa, que se corresponde con la rigidez o la elasticidad en el seguimiento de las cuentas de pago lento.

• 4. Descuentos concedidos por Pronto Pago, que incluye el período de descuento y el monto de este.

Las condiciones de crédito especifican los términos de pago que se estipulan para todos los clientes. En este sentido, se acuerda cuál será el período del crédito, es decir, el tiempo que tiene a favor el cliente para efectuar el pago de la deuda y cuál sería el período de descuento por pronto pago, si paga antes de un período de tiempo establecido. Este último aspecto es una facilidad que se brinda con la intención de que se le pague a la empresa lo más pronto posible a cambio de un descuento, y la cuantía del descuento constituye un porcentaje de la deuda que se paga de menos. El objetivo que se persigue es el de ofrecerle a los clientes condiciones favorables que hagan posible la rápida conversión de las cuentas por cobrar en efectivo.

Los procedimientos que lleva a cabo una empresa para cobrar sus cuentas se denominan políticas de cobro. Uno de los más comunes es la emisión de carta, a través de la cual, se le recuerda al cliente la fecha de vencimiento del crédito concedido. En caso de que la carta sea inútil, un próximo paso sería las llamadas telefónicas. También, las visitas personales suelen ser un procedimiento muy efectivo para realizar el cobro. Como último procedimiento, debido que las acciones anteriores no han logrado que el cliente pague, se debe recurrir a una agencia de cobro, para realizar dicha administración mediante un proceso legal.

Una correcta administración de la política de crédito, evita que el proceso de cobranza sea costoso, pues este aspecto trata, en esencia, de que la empresa cobre la mayor cantidad de sus cuentas, sobre todo aquellas que encierran un gran valor, con el propósito de evitar futuros problemas de liquidez.

• Administración del Inventario

Al aplicar aquellas políticas y condiciones que propicien una rápida conversión de las cuentas por cobrar en efectivo, con el menor costo posible, es necesario conocer el tercer elemento más importante del activo circulante: el inventario. Este elemento es básico, fundamentalmente en aquellas empresas que se dedican a la producción o comercialización de productos, porque si no hay inventario no hay ventas, y si no hay ventas no hay utilidad, lo que la llevaría tarde o temprano a su extinción, surgiendo las siguientes interrogantes: ¿Cómo lograr una eficiente administración del inventario? ¿Cómo hallar la cantidad adecuada de inventario?

El inventario de una empresa está constituido por bienes, que pueden ser destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, entre ellos están: las materias primas, la producción en proceso, los artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones, etc. Sin embargo, la administración del inventario tiene como finalidad determinar la cantidad necesaria en inventario, el período entre una orden y otra, la cantidad a solicitar, qué artículos del inventario merecen especial atención y cuáles deben protegerse contra los cambios en los costos. Una administración eficiente requiere una profunda planeación para mantener un nivel de inventario acorde a las necesidades de la empresa.

Las políticas para la administración del inventario están dirigidas principalmente a la fijación de parámetros para el control de la inversión, mediante el establecimiento de niveles máximos de inventarios que produzcan tasas de rotación aceptables y constantes, entre las que se pueden citar (Moreno y Rivas, 1999):

• 1. Reducir al máximo la inversión de inventario en cuanto a días de inversión, sin afectar la demanda del mercado (ventas) y al proceso productivo.

• 2. Obtener el máximo financiamiento (sin costos) a través de los productores.

• 3. Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los clientes.

• 4. Mantener las existencias de los inventarios de mayor significación mediante una administración especializada.

• 5. Vigilar la exposición de los inventarios ante la inflación y la devaluación de la moneda.

En las empresas, el manejo de los inventarios trae aparejado la erogación continua de determinados gastos, de ellos los principales son los costos de mantenimiento que incluye el costo de almacenamiento, de capital, de depreciación, de seguro y el de deterioro del producto, así como los costos de ordenar que están asociados a los costos de colocar y recibir una orden.

La administración y optimización de los inventarios en una entidad pueden determinarse en correspondencia con algunos de los modelos, enunciados por Gitman (1986), los que se exponen a continuación.

Modelo Cantidad Económica del Pedido (CEP): consiste en hallar cuál es la cantidad óptima de un artículo del inventario que minimiza los costos totales asociados a dicho artículo. Los supuestos bajo los cuales funciona este modelo son:

• Se conoce cuál es la necesidad anual de un artículo.

• La frecuencia de su utilización no varía.

• Los pedidos se reciben en el momento en que se agotan.

Para calcular tanto la cantidad óptima como el costo se parte de las ecuaciones que se muestran seguidamente:

CEO = 2(R) (S) CT = S * (R / Q) + C * (Q / 2) C

Donde:

R: cantidad de unidades requeridas por período

S: costo del pedido

C: costos de mantenimiento de inventario por unidad

Q: cantidad de pedido

Modelo ABC: este es un modelo de control de inventario cuyo objetivo es estructurar el mismo en tres grupos, acorde con el nivel de significación en términos de costo y de volumen.

El control de los artículos "A" del inventario debe ser intensivo por la considerable inversión que se necesita, por lo que las técnicas más sofisticadas de control de inventario deben aplicarse a estos artículos. Los inventarios del grupo "B" pueden ser controlados utilizando técnicas menos sofisticadas, pudiendo ser revisados con menor frecuencia que el grupo "A", mientras que los artículos del grupo "C" pueden recibir un mínimo de atención, probablemente se pidan grandes cantidades para conseguirlos a precios más bajos.

Modelo Punto de Reorden: nivel de inventario al cual se debe solicitar la nueva orden, a fin de tener en cuenta que en realidad el inventario no llega en el preciso momento en que se solicita, siendo necesario establecer un punto de renovación. Este punto se halla multiplicando el plazo de tiempo para la recepción por su utilización diaria, esta fórmula se basa en la suposición de un inventario fijo entre la colocación y la recepción del pedido y la utilización fija diaria.

• Administración de Cuentas por Pagar

En la administración del capital de trabajo resulta necesario conocer las características de los pasivos circulantes, los cuales proceden generalmente de las operaciones de la empresa a corto plazo, tales como compra de mercancías, prestamos para cubrirse a corto plazo, y gastos e impuestos acumulados por pagar.

En este sentido, la administración de las Cuentas por Pagar incluye:

• Documentos por pagar a bancos o a proveedores.

• Cuentas por pagar a proveedores.

• Anticipos a clientes.

• Pasivos acumulados.

Documentos por pagar: Constituyen obligaciones formales respaldadas por documentos de crédito con carácter legal, emitidos por los compradores. Comprenden, entre otros, las letras de cambio y los pagarés recibidos y aceptados de suministradores. Se acreditan por los documentos aceptados y se debitan por los pagos de los documentos señalados.

Cuentas por pagar: Representan los importes pendientes de pago a proveedores por operaciones corrientes. Independientemente que su pago se efectúe previa o posteriormente a la recepción o aceptación de las mercancías, materiales, servicios recibidos, etc., estos se deben analizar por proveedores y por cada documento recibido o elaborado y pagado. Se acreditan por las obligaciones contraídas al efectuar las compras de productos o la recepción de los servicios y se debitan por el importe de los pagos efectuados.

Anticipos a clientes: Estas cuentas se utilizan para registrar el efectivo recibido de clientes sin que haya mediado la contraprestación del servicio o la entrega del producto o de la mercancía.

Pasivos acumulados: Son los sueldos, gratificaciones, comisiones, regalías, intereses, participación de utilidades a los empleados, rentas, servicios profesionales, primas de seguro, impuestos, etc.

Razones Financieras vinculadas al Capital de Trabajo

Los Estados Financieros proporcionan información que debe ser analizada e interpretada con el fin de conocer mejor la empresa y poder manejarla más eficientemente.

Los directivos deben tener en cuenta siempre estos enigmas: ¿Administro bien mi empresa? ¿Cómo se compara mi empresa con otras en cuanto a su rendimiento y crecimiento?

Estas preguntas pueden ser contestadas si se aplica el análisis de las razones financieras, ya que estas comprenden el estudio y las relaciones de las causas y efectos entre los elementos que conforman la estructura financiera de la empresa. El análisis de estas constituye una herramienta muy importante que sirve a los directivos como base para la toma de decisiones y para auxiliarlos en muchas de las que toman de forma intuitiva por carecer de esta información. El objetivo del método de análisis de las razones financieras es simplificar y reducir los datos que se examinan en términos más comprensibles para estar en posibilidad de interpretarlos y hacerlos más significativos.

Las razones financieras solo pueden indicar posibilidades y sugerir situaciones fuertes o débiles de las actividades financieras, las mismas deben ser comparadas con las de años anteriores de la empresa o con el promedio de las otras empresas de la misma rama.

Las razones financieras pueden catalogarse en cuatro grupos de acuerdo a sus características: razones de liquidez, razones de actividad, razones de endeudamiento y razones de rentabilidad. Las características y bases de cálculo de cada una de ellas se exponen a continuación.

3.1 Razones de Liquidez

Las razones de liquidez permiten conocer la capacidad que tiene la empresa de cubrir sus obligaciones a corto plazo. Es la destreza o capacidad de convertir algunos activos y pasivos circulantes en efectivo.

• Capital de Trabajo Neto: Aunque conceptualmente ya ha sido abordado, y que matemáticamente no constituye en sí una razón, es siempre una medida importante de la liquidez de una empresa en valores absolutos.

• Razón Circulante o Liquidez General: Es una de las razones más utilizadas. Este índice se refiere a la capacidad que tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Generalmente según algunos autores, se considera aceptable un índice de liquidez mayor que uno, aunque la determinación del valor aceptable dependerá del sector en que opera la empresa. Se determina como:

• Prueba ácida: Esta ratio mide la capacidad que tiene la empresa de enfrentar las obligaciones más exigibles, es decir las deudas a corto plazo mediante activos circulantes sin incluir los inventarios por ser estos de los activos circulantes los menos líquidos. Se calcula como:

• Razón de Tesorería o liquidez disponible: Este ratio no es más que la relación entre el Activo Circulante Disponible (efectivo en caja y banco) y el Pasivo Circulante, por lo que da la medida de cuánto dinero real dispone la empresa para cubrir un peso de su deuda a corto plazo.

• Razón de Solvencia: Expresa la capacidad que tiene una empresa de hacer frente al total de sus deudas -incluyendo las del largo plazo- con los recursos de que dispone. Se calcula como la relación que existe entre el total de los activos reales (activos circulantes y fijos) y las deudas totales, lo cual es una garantía frente a terceros.

3.2 Razones de Actividad

Las razones de actividad son las encargadas de medir la efectividad con que la empresa administra sus activos. También expresan la habilidad de la entidad para transformar en efectivos sus activos circulantes.