Gestión de mejora del almacén basada en la metodología de las 5 S, empresa mixta Petrourica s.a. (página 2)
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
Suministros Generales: Tornillería; planchas (metálicas, plásticas, madera, etc.); barras (metálicas, plástica, listones, etc.) trapos, estopa y semejantes; refractarios, empacaduras, cables eléctricos, guayas y alambres, cajas, sacos, bultos, pacas y semejantes, electrodos, etc.
Químicos y Aditivos: Lubricantes, solventes, pinturas, ácidos, corrosivos, explosivos, etc.
Tubulares: Conexiones (codos, tés, reducciones, etc.), tuberías.
Características de los Depósitos
1. Medio ambiente externo: Frío, calor, humedad, lluvia, polvo.
2. Áreas cubiertas y a la intemperie.
3. Áreas bajo condiciones especiales: Refrigerada, temperatura, humedad, ventilación, etc.
4. Dimensiones de las estanterías: Altura, resistencia, peso, etc.
5. Áreas temporales: Para materiales de cargo directo, en preparación para almacenaje, pendiente de recepción definitiva, etc.
6. Otros aspectos: Iluminación, accesos, vías, pisos, rampas, servicios para el personal, (baños, bebederos, etc.), tránsito de vehículos dentro de las áreas de almacenaje.
Clases de Discrepancias
1. Faltante (de cantidad)
2. Sobrante (de cantidad)
3. De Calidad (concordancia y de uso)
Causas de Discrepancias
1. Por ubicación incorrecta
2. Error en despacho
3. Error en cantidad ingresada
4. Error en cantidad despachada
5. Hurto
6. Merma
7. Faltante en descarga
8. Sobrante en descarga
Tipos de Ajustes por Discrepancias
1. De Cantidad y Valor Faltante.
2. De Cantidad y Valor Sobrante.
3. De Cantidad Faltante.
4. De Cantidad Sobrante.
5. De Valor (+ / -).
Consecuencias de discrepancias no atendidas
1. Perdida de capital.
2. Baja confiabilidad de los registros contables.
3. Alto impacto en la producción.
4. Alto impacto en la imagen del negocio.
Métodos para el control de discrepancias
1. Programa anual de verificación (Conteo y verificación)
2. Programa rotativo mensual.
3. Programa con base en el ABC
4. Programa diario con base en el último movimiento
Las siglas SAP corresponden a sistemas aplicaciones y productos para el proceso de datos. Es líder en aplicación de gestión empresarial en entornos clientes // servidor//.
SAP tiene un lenguaje propio de programación, él ABAP utilizado para el desarrollo de todas las aplicaciones estándar incluidas en R/3. Las iniciales corresponde a Advanced Business Application Programming Lenguaje (Lenguaje de programación avanzado para aplicación de gestión). Sobre el lenguaje ABAP, SAP ha diseñado un entorno completo de desarrollo que se encuentra totalmente integrado totalmente dentro del sistema R/3 y que está disponible para que los clientes puedan desarrollar soluciones específicas para sus empresas o bien amplias y mejorar las posibilidades de las aplicaciones estándar.
Definición SAP Es la unidad organizacional que permite diferenciar o clasificar las existencias de materiales dentro de un Centro.
Características SAP
1. Pueden existir más de un Almacén en un Centro.
2. Define la ubicación general de materiales en un Centro.
3. La existencia de material es manejada a este nivel.
4. Las funciones de recepción, selección y clasificación de materiales son procesadas a través del Almacén.
5. Los depósitos operacionales pueden ser administrados por los Usuarios, y serán planificados a este nivel con un Modelo de reposición sencillo.
3.2.11 Sistemas R/32 Desde un punto de vista funcional y de su arquitectura, SAP R/3 ® puede definirse como un software abierto, basado en la tecnología cliente/ servidor, diseñado para necesidades de información de un empresa. SAP R/3 ® es el software de estas característica de mayor divulgación en todo el mundo, contando con más de 18.000 instalaciones en más de 100 países. Es la versión mejorada de un producto anterior (Sistema R/2 ®) que ha permitido A SAP AG convertirse en la empresa líder de software empresarial, que es en lo que consiste básicamente SAP R/3 ®.
El sistema R/3 es un sistema "on-line" y en el tiempo real diseñado para cubrir de forma global las necesidades de gestión o información de corporaciones de tipo medio / grande. Consta de un conjunto de módulos totalmente integrado que cubran una amplia variedad de funciones de negocios entre las que se incluyen gestión económica financiera (contabilidad general., contabilidad analítica, activos fijos, módulos financieras, etc.), logística, comercial y distribución, producción (planificación, control, sistema de producción en serie, lotes JIT, etc.), control de calidad, mantenimiento, gestión integrada de proyecto, recursos humanos, workflow, etc.
En definitiva, puede afirmarse que cubra todas las áreas funcionales de la empresa. Además, se están desarrollando y en su caso mejorando las llamadas soluciones industriales, lo que significa una mayor adecuación del sistema SAP a las particularidades de cada negocio sectorial: Petróleo, automoción, publishing, laboratorio farmacéuticos, alimentación, sector público, telecomunicaciones, otros.
3.2.12 Origen e historia de las "5 S"
De acuerdo con el Centro de Calidad del ITESM Campus Monterrey, las 5 S se refieren a las iniciales de cinco palabras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Según la investigación de la Ingeniera Industrial Lullían Padilla, actual profesora de la Universidad de San Carlos de Guatemala, algunos trabajadores de Toyota se infiltraron dentro de la planta Rouge de Ford en 1960 para buscar qué cambios se deberían hacer para superar al enemigo. Sin embargo, al darse cuenta que las medidas empleadas no eran viables para Japón, optaron por estructurar un método propio.
¿Qué significa cada S? Seiri (clasificación y descarte): separar lo necesario de lo innecesario, después, eliminar los últimos.
Seiton (organización): organizar de manera ordenada los objetos después del seiri. Se emplean etiquetas, estantes o lo que se requiera.
elementos que se están organizando, al igual que de los lugares donde se colocarán.
Seiketsu (estandarizar): repetir de manera continua los pasos anteriores. Para esto, se establecen indicaciones a seguir considerando tiempo y fechas para hacerlo.
Shitsuke (disciplina y compromiso): bajo un enfoque de constancia, se trata de comprometer a todos los empleados e involucrados a practicar la metodología a partir de indicaciones determinadas. Es tomar conciencia y responsabilidad de realizar las etapas de cada S.
CAPÍTULO IV
Marco metodológico
En este capítulo se describen las herramientas utilizadas, en este periodo investigativo, descripción del tipo de estudio, descripción de la población y muestra, los recursos e instrumentos utilizados, las técnicas para recolección de datos y el procedimiento.
4.1 Tipo de Investigación
De acuerdo con la estructura de la investigación a desarrollar, se implemento un estudio descriptivo apoyado en una investigación de campo, evaluativa y aplicada, de tipo no experimental y cualitativa.
1. Descriptivo: Debido a que, especifica minuciosamente cada una de las características que se encuentran inmersas en la Gerencia de Procura de la empresa mixta de PETROURICA, S.A así como también, se describen, la distribución física, el origen de los problemas y posibles soluciones.
2. Campo: Ya que, fue realizada directamente en la empresa, lo cual hizo posible el contacto directo entre investigadores y el problema, de una manera participativa u omnisciente. Se llevó acabo la recolección de los datos, necesarios para diseñar el sistema de almacenamientos y la realización de inventario, se obtendrán de forma directa en el almacén de Petroanzoátegui ubicado en San Diego Cabrutica.
3. Evaluativa: Puesto que, luego de describir el proceso, inmediatamente se comienzan a evaluar detalladamente todos los problemas así como sus causas. Se pudo detectar las fallas más recurrentes en el proceso de almacenamiento de los almacenes de la Gerencia de Procura de la empresa mixta de PETROURICA, S.A, no existe un sistema de control de inventario lo cual genera una mala distribución de los artículos y retrasos al momento de realizar una actividad de mantenimiento por parte de la Gerencia.
4. Aplicada: Ya que, tiene como propósito, establecer ideas que logren mejorar el control de inventario de la Gerencia de Procura de la empresa mixta de PETROURICA, S.A. Los resultados obtenidos de todo el estudio permitieron diseñar un sistema de almacenamiento y realización de un inventario para optimizar así el funcionamiento en los almacenes utilizados por EMX PETROURICA, S.A.
4.2 Población y Muestra
1. Teniendo en cuenta que la población comprende la totalidad de unidades involucradas en un fenómeno de estudio y a la muestra como una porción representativa de la población; la población y muestra en esta investigación la integran todas actividades de gestión que se realizan en el almacén de la Gerencia de Procura de la empresa mixta de PETROURICA, S.A. en lo cual ambas son coincidentes.
4.3 Técnicas e instrumentos para la recolección de datos. Para obtener la información necesaria para la recolección de datos se emplearan instrumento como los siguientes:
Entrevista Las entrevistas buscan opiniones por medio de una serie de preguntas estructuradas, elaboradas para aclarar un determinado tema. Las mismas se realizaron durante todo el período de investigación en forma constante a varios empleados relacionados con el proceso de procura, entre ellos: al Analista Planificador de Materiales, el cual se encarga de mantener el nivel óptimo del inventario para satisfacer la demanda de los clientes y asegurar la continuidad de las operaciones, y al almacenista, ya que está involucrado directamente en ejecutar las actividades de recepción, almacenamiento, preservación, verificación y despacho de materiales y equipos almacenados en los depósitos bajo custodia, según las normas y procedimientos de la empresa. Todo el personal entrevistado tiene conocimiento de los equipos, materiales, herramientas y repuestos que se encuentran en el almacén.
Observación directa La observación directa busca la obtención de información por medio de la visualización de las actividades y el procedimiento que se utiliza en la realización de las actividades Microsoft Excel. Excel es un instrumento computacional, utilizado para elaborar hojas de cálculos, especialmente diseñado para la construcción de tablas y gráficas.
Internet Se utilizó para obtener parte de la documentación bibliográfica referente a los inventarios, seguridad industrial, métodos y medidas de seguridad, prácticas, etc.
Metodología para Definir Indicadores Consultas Bibliográficas Para el desarrollo de este estudio de investigación fueron empleados textos de consulta, que rigen enfoques prácticos para planeación y control de inventarios.
4.4 Materiales y equipos a utilizar Recursos Humanos:
1. Tutor Industrial.
2. Tutor Académico.
3. Personal de las Unidades involucradas en la gerencia de procura.
4. Personal que realiza las actividades en el manejo de materiales y suministro de la gerencia de procura
Recursos Físicos:
1. Papel.
2. Lápices y Bolígrafos.
3. Computadora.
4. PenDrive.
5. Impresora.
4.5 Procedimiento metodológico
El procedimiento que se siguió para realizar ésta investigación consta de los siguientes pasos:
1. Se visualiza cuales son las condiciones del almacén en cuanto a los procesos de recepción, almacenamiento y despacho atreves del método de observación directa. Recolectar información relacionada con la metodología de las 5s y evaluar su aplicación en la Clasificación y reubicación de los equipos, materiales, herramientas y repuestos existentes en el almacén de PETROANZOATEGUI en San Diego de Cabrutica.
2. Participación en taller de entrenamiento en el sistema de administración de gestión de inventario SAP, Modulo MM-Gestión de Stocks.
3. Participación en conteo físico del inventario anual de materiales realizado por la Superintendencia de PROCURA EMX PETROURICA, S.A. Inicialmente se verificó la disponibilidad de espacio físico en la ubicación asignada a los códigos en el sistema SAP, y determinar la ubicación física de los nuevos renglones de acuerdo a las características del material. Al mismo tiempo se llevó un registro escrito de todos y cada uno de los materiales, equipos, herramientas y repuestos existentes en el almacén para el momento del inventario.
4. Elaboración de un formato de entradas y salidas de materiales.
5. Elaboración de etiquetas de identificación, colocadas en cada uno de los estantes y/o anaqueles utilizados para la disposición y almacenamiento de los materiales.
6. Elaboración de una lista de todos los equipos, materiales, herramientas y repuestos, con la descripción, cantidad existente y la ubicación de los mismos.
CAPÍTULO V
Análisis de la situación actual
La gerencia de procura es la encargada de contribuir al plan de desarrollo de PETROURICA, S.A. a través de la procura de bienes en el menor tiempo y costo, con calidad, preservando o conservando el medio ambiente e incrementando la productividad, el rendimiento y el ciclo de vida de los activo de la empresa.
La Gerencia de procura es la encargada de tratar el mayor número de SOLMAT Y SOLPED y lograr, en el menor tiempo, la implementación de lo aprobado por la unidad de contratación que corresponda. También incluye trabajos en conjunto con el usuario para satisfacer sus necesidades y promover empresas que estimulen el desarrollo industrial del país y el desarrollo social de la comunidad. Para hacer posible esta labor cuentan con recursos: humanos, material, equipos y financiamiento que constituyen su columna de trabajo.
En la actualidad, la Gerencia de procura cuenta con una estructura organizativa, donde se puede observar una fuerza laboral de 9 personas en Puerto Ordaz donde fue realizado el estudio, por medio de las cuales se hace posible, la planificación de materiales en existencia la cantidad que garantice la continuidad operacional, evitando que el capital de trabajo permanezca ocioso y afecte los beneficios del negocio, Ver Figura N° 3.
Figura N° 3. Organigrama de la Gerencia de Procura en la EMX PetroUrica S.A Fuente: Empresa EMX PetroUrica S.A
Por otro lado, la Gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica S.A. Utiliza un almacén de la EMX PetroUrica en el Dtto. Cabrutica de Pdvsa perteneciente a PETROANZOATEGUI S.A. Para resguardar los equipos, materiales, herramientas y repuestos necesario para las operaciones requeridos para la realización de los diferentes mantenimientos e inspección al igual que para reponer equipos y/o repuestos dañados. En la actualidad, la forma de almacenamiento utilizada no es la adecuada, debido a que se encuentran almacenados de forma desordenada, otro factor problemático que afecta al almacén es la mala distribución de los equipo y suministro, no tener un lugar específico para su ubicación, al igual que no se cuenta con un almacenista calificado perteneciente a la empresa mixta PetroUrica S.A. Con el perfil adecuado, y por lo tanto no se tiene un buen control del almacén.
La Gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica S.A. Recibe la solicitud de pedido, prepara la orden de compra luego obtiene aprobación y envía la orden de compra al proveedor con las condiciones y termino de pago. todo los pedidos de repuestos equipo y suministro se hace través del sistema SAP al almacén de la EMX PetroUrica en el Dpto. Cabrutica de Pdvsa. Los cuales, se encargan de revisar la existencia de los mismos, y en caso de presentarse ausencia o sobrepasar el límite de cantidad mínima requerida, se encargan de emitir una orden de compra para reponer dicha ausencia, en ocasiones estas órdenes de compras se realizan por cargo directo es decir se carga el monto directamente al usuario, esto motivado a que en el almacén, No llevan el control requerido por el inventario.
En la actualidad, se han presentado problemas en varias ocasiones debido a que en el almacén no posee la cantidad de repuestos requerida por la gerencia, lo que representa un retraso en los trabajos desarrollados por la misma, y por consiguiente costos agregados a estos, con la Formulación de un Plan de Acciones Basado en la Metodología 5 s, para la gestión del almacén desarrollado en este trabajo, se pretende mostrar una alternativa de solución que permitirá disminuir en la medida posible este problema, y su elaboración y puesta en marcha, permitirá al encargado de manejar el sistema tener una visión real del estatus del inventario y poder comparar las cantidades existentes de repuestos de este almacén, con la mantenida en el almacén, para así poder generar los pedidos de los repuestos en el momento preciso, asegurándose que las existencias satisfagan los requerimientos de estos repuestos, tomando en cuenta el tiempo de duración que transcurre en llegar el pedido.
A través del método de observación directa y Listas de Verificación, se pudo recolectar información acerca de las condiciones físicas del almacén, Ver Cuadro N° 2.
Cuadro N° 2. Evaluación de las Condiciones Físicas del Almacén
5.1 Diagrama de causa y efecto de la situación actual del almacén de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales
Se construyó un diagrama causa – efecto con el fin de determinar los factores que afectan la gestión del almacén e identificar los problemas relacionados con el mismo, Ver Figura N° 4.
Figura N° 4. Diagrama causa –efecto Fuente: Elaboración Propia, 2014
En el Diagrama causa efecto de las condiciones físicas en el almacén. Se logró observar que en el almacén existen condiciones que podrían perjudicar al personal que labora en el área, como lo son el factor personal, condiciones inadecuadas condiciones de ambiente laboral y la insuficiencia de espacio para el almacenaje, poniendo esto como evidencia de que no se está llevando de la mejor manera las actividades del proceso del almacén.
Como resultado de la evaluación, se identificaron los aspectos que deben ser mejorados con la aplicación de mecanismos de control y acciones apropiadas a cada uno de ellos. A continuación se señalan estos aspectos para mejorar la gestión del almacén de la empresa mixta PetroUrica S.A., con el objetivo principal de asegurar la calidad tanto del almacenamiento de los equipos repuestos y herramientas como del ambiente de trabajo:
1. Manejo de equipos de forma inadecuada, la acumulación de repuesto suministro y herramienta y la ejecución de actividades de recibo, despacho y almacenamiento de materiales se realizan sin control y se hacen de forma manual por el almacenista o en su ausencia esta actividad la ejecuta cualquier trabajador que pertenezca almacén de la EMX PetroUrica en el Dtto. Cabrutica de Pdvsa 2. Almacenamiento incorrecto, y la mala distribución de los distintos elemento que van ingresando en el almacén, pudiendo ocasionar perdida, hurtos entre los equipo, herramientas y repuesto además los elementos que ingresan no son acomodados a cuerdo a los equipo o familia que pertenece.
3. Falta de registro, no se lleva un control de la recepción y entrega de los equipos que abandonan el almacén, provocando desconocimiento de lo existente en el depósito 4. Falta de almacenista, no hay una persona calificado en l almacenes, cumpliendo con tomar registro de las salidas y entradas de los equipos, aplicando el método de las 5s y actualizando el inventario cada semana.
5.2 Situación actual del Almacén de la EMX PetroUrica en el Dtto. Cabrutica de PDVSA
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Figura N° 5. Situación actual del Almacén de la EMX PetroUrica Fuente: Fotografía propia, 2014
En la Figura 5, se puede observar que actualmente no existe ningún control o gestión de materiales en el patio de almacenamiento, así como tampoco en los containers donde se almacenan los materiales más pequeños. Los materiales que se encuentran tanto en el patio como en los containers no se encuentran organizados.
La empresa mixta PetroUrica S.A. Para sus operaciones en el bloque Junín 4, cuenta con varias instalaciones destinadas al almacenamiento y resguardo de diversos equipos, repuesto, herramientas y suministro. Uno de esos almacenes es el almacén de la EMX PetroUrica en el Dpto. Cabrutica de PDVSA El mismo posee como finalidad el almacenaje y resguardo de equipos, herramientas, repuestos y materiales electromecánicos necesarios para la exploración explotación del crudo extra pesado de la faja petrolífera del Orinoco.
El acceso de los equipos y herramientas al almacén de la EMX PetroUrica en el Dpto. Cabrutica de PDVSA.
1. El usuario solicita la factura proforma a los proveedores des pues de a verse emitida la factura por parte de los proveedores se verifica y se aprueba la solicitud de pedido que la recibe la Gerencia de procura, prepara la orden de compran y el planificador de materiales es el encargado de la sección de recepción y despacho del almacén central informa al almacenista encargado de la sección de recepción y despacho del almacén en de la EMX PetroUrica en el Dpto. Cabrutica de PDVSA del envió de una unidad de transporte con una carga, la cual debe ser almacenada y resguardada en las instalaciones de dicho almacén.
2. Una vez que la unidad de transporte ingresa al almacén, se dirige a un área que se encuentra a cielo abierto, la misma, está destinada para el almacenaje de piezas de gran volumen y almacenaje temporal de piezas menores.
3. Constatar que el material este plenamente identificado código del almacén y el número de pedido de compra.
4. La operación de descarga inicia cuando un operario del almacén se acercarse a la unidad con un montacargas para hacer la operación de descarga.
5. Una vez descargada la unidad de transporte se procede a la ubicación del material en el sitio correspondiente, puede iniciar con la etapa de selección, en esta etapa se debe separar que equipos deben quedarse en el almacén a cielo abierto, o si debe ser trasladada al almacén.
6. Si el equipo y herramienta debe ser trasladada al almacén el operador del montacargas tomara la pieza y la depositara en el interior del almacén.
5.3 Evaluación del sistema utilizado para la Gestión de Materiales en la Gerencia de Procura de la EM PetroUrica.
5.3.1. Registro Maestro de Materiales.
La primera vista utilizada en la gestión de stock es la de "Registro Maestro de Materiales (RMM)", ésta contiene todos los datos básicos de los materiales comprados, almacenados y/o consumidos regularmente en la Corporación. Es la principal fuente de información sobre el material. Los datos almacenados en el maestro de materiales no sólo se utilizan en Gestión de stocks, sino también en otros componentes tales como la gestión de compras, la planificación de necesidades de materiales (MRP) y la verificación de facturas.
En el RMM, la información se organiza de forma jerárquica según los niveles de organización, tal y cómo se muestra en la figura.
Para visualizar al RMM, se escribe en el cuadro de herramientas, la transacción MM03.
Tambien, puede acceder al RMM, a traves del menu, MM – Consulta del Modulo de Materiales.
En la vista Datos Generales de Centro y Almacenamiento se indica la ubicación exacta del material en un almacén específico.
Existen distintos tipos de stocks. Los tipos de stocks se gestionan a nivel de centro y a nivel de almacén en el registro maestro de materiales.
Los stocks de centro se derivan de la suma de todos los stocks de almacén (excepto para el stock en traslado y el stock en tránsito a nivel de centro).
Stock total. Suma de todos los stocks valorados de un material. Consiste en todos los tipos de stocks que posee la empresa.
Libre Utilización. Stock propio ubicado físicamente en el almacén, valorado, y no sujeto a ningún tipo de restricciones de uso.
En control de calidad. Es la cantidad en Stock que se encuentra en control de calidad. Este stock se valora pero no se cuenta como stock de libre utilización.
Devoluciones. Stock devuelto por el cliente y aceptado de manera condicional. No está valorada ni cuenta como stock de libre utilización.
Bloqueado. Stock propio que no debe utilizarse. No cuenta como stock de libre utilización para Gestión de stocks
En traslado. Cantidad ya tomada del stock del almacén suministrador (centro, almacén) durante un traslado de stock en dos etapas pero que no ha llegado aún al almacén receptor (centro, almacén). El stock en traslado se gestiona en el stock valorado del almacén receptor, pero no se cuenta aún como stock de libre utilización
Stock en tránsito. Es la cantidad de un material que ya ha sido eliminado del stock del centro suministrador de pedidos de traslado, pero que todavía no ha sido contabilizado en el centro de destino.
Stock No Libre. Este stock sólo se visualiza para materiales sujetos a gestión en lotes, siempre y cuando este stock se haya marcado como no libremente utilizable mediante la correspondiente clave de estado en el registro maestro del lote.
5.3.2. Gestión de Stock en el Sistema SAP. Vista utilizada para gestionar los Stock en base a cantidad y a valor; además, verificar y registrar movimientos de mercancías (entradas, salidas y transferencias); asimismo, verificar la existencia de materiales y controlar la gestión de inventarios. Contiene herramientas para la visualización de reportes y documentos de material.
La gestión de stocks en el sistema SAP permite:
Gestionar los stocks en base a la cantidad y al valor.
Planificar, introducir y verificar cualquier movimiento de mercancías.
Verificación de existencias y Control de inventarios.
Gestión de Reservas.
Visualización de Reportes en Stock.
Gestión de stock por Cantidad en SAP.
En el sistema de Gestión de stocks, los stocks físicos reflejan todas las operaciones resultantes de una modificación en el stock. El usuario puede obtener fácilmente un resumen de los stocks actuales de cualquier material solicitado.
Para cada material, además de mostrarse los stocks en almacén, también se muestran los stocks pedidos y todavía no entregados, los reservados para fabricación o para un cliente, y pueden supervisarse los stocks en inspección de calidad.
Los stocks especiales del proveedor o del cliente (como, stock de artículos en consignación) se gestionan por separado desde el propio stock de su empresa
Gestión de stock por Valor Los stocks no se gestionan solamente en base a la cantidad, sino que también se gestionan en base al valor – una condición previa para la contabilidad de costes. Con cada movimiento de mercancías se actualizan los siguientes valores
Características de la Gestión de Stock en SAP.
a). Movimientos de Mercancías. Es un evento que puede causar un cambio de ubicación física del material dentro o fuera de un almacén, teniendo en el segundo de los casos una imputación contable directa.
Cada Movimiento de mercancía genera un documento de material que el sistema utiliza para actualizar cantidades y valores y sirve como comprobante del mismo.
Los vales de acompañamiento de mercancías se imprimen para facilitar los movimientos físicos y la supervisión de los stocks individuales en el almacén El sistema SAP permite los siguientes tipos de movimientos de mercancías:
Entrada de Mercancías
Salida de Mercancías
Traslados
Traspasos
Movimientos de Inventario
Traslado de material de consignación al stock propio de la empresa
Liberación del stock en control de calidad.
Se genera un documento de material, que se utiliza como comprobante del movimiento y como fuente de información para cualquier otra aplicación implicada.
Si el movimiento es relevante para la contabilidad financiera, se generan uno o más documentos contables.
Se actualizan las cantidades de stock del material.
Se actualizan los valores de stock del registro maestro de materiales, así como las cuentas de stock y de consumo.
b). Documento de Materiales.
De acuerdo con el principio del registro por documentos, se debe generar y almacenar un documento en el sistema para cada operación/evento que implique una modificación en el stock. Toda la información relevante para un inventario se almacena en un documento para inventario. Asimismo, contiene información del status actual del inventario y es el documento en el que se basa el historial de inventario.
Al contabilizar un movimiento de mercancías en el sistema SAP, se crean los siguientes documentos:
• Documento de Material
• Documento Contable
Ciclo de Gestión de Inventarios
En la Gestión de inventarios se generan varios documentos de Materiales en el sistema SAP.
Cada movimiento manejado por SAP R/3 es identificado con un código de tres dígitos, como por ejemplo Mov. 101 = entrada de mercancía con referencia a pedido. Este código es la clave que identifica la clase del movimiento de mercancía.
Los tipos de movimiento determinan:
Los tipos de stock a ser actualizados
Las cuentas de mayor que deberán ser actualizadas en el sistema
Cuáles campos se visualizarán en el documento Un documento de material consiste en un registro que se crea con cualquier transacción de material en el sistema.
El sistema asigna un número, el cual lo identifica unívocamente y registra la fecha de la transacción.
Documento Contable. Es el resultado de una contabilización en la Gestión financiera. Los documentos contables son el enlace entre la operación y la contabilización en finanzas. Si el movimiento es relevante para la contabilidad financiera, se crea un documento contable simultáneo al documento de material.
Para permitir una asignación de números de documento detallado y el almacenamiento sistemático de documentos en el fichero de documento, los documentos de materiales se dividen en clases de operaciones y los contables se dividen en clases de documentos.
Entrada de Mercancía en SAP. La entrada de mercancías es el documento mediante al cual se registra la recepción de un material en el almacén con o sin referencia a un pedido de compras colocado a un proveedor.
Lugar de destino de las Mercancías Los materiales a recibir pueden tener distintos destinos e imputaciones:
1. Stock Bloqueado EM: MOV 103
2. Stock de libre utilización: MOV 101
3. Consumo – Objeto de imputación:
Centro de costo (K) MOV.201
Proyecto (PEP) MOV. 221
Orden (F). MOV. 261
En Stock Cuando el almacén está definido en el pedido, el sistema lo procesa de forma automática durante la entrada del material y el recibidor de materiales puede aceptarlo o modificarlo.
Las entradas de mercancías para un Almacén pueden contabilizarse en tres tipos de stock distintos:
• En el stock de libre utilización.
• En el stock en control de calidad.
• En el stock bloqueado.
Consumo (Cargo Directo) Si el material está dirigido al consumo (posiciones de pedido con imputaciones CeCo, PEP u órdenes), el departamento de compras puede especificar un destinatario o un lugar de descarga. A continuación, el sistema propone de forma automática ambas especificaciones en la entrada de mercancías.
Entrada de Mercancías – Transacción MIGO Entrada de Mercancías con referencia a un Pedido: esta transacción permite recibir materiales de los proveedores con referencia a un pedido, a través de la clase de movimiento 101 Otras entradas de mercancías: esta transacción permite recibir devoluciones de materiales de operaciones o proyectos, o muestras gratuitas de materiales (clase de movimiento 501 y clase de movimiento 511) Visualizar un documento de material MIGO o MB03: esta transacción permite consultar documentos de materiales para visualizar los datos y textos asociados a ese documento Anular un documento de material: esta transacción permite anular un documento de material generado a través de un movimiento de mercancías. El sistema mantendrá el documento de materiales original, pero también grabará la versión corregida del documento Liberar stock bloqueado en EM: se realiza una entrada de mercancías a través de un pedido de compra para stock bloqueado (Móv. 103) para aceptar condicionalmente la entrega y luego se libera de stock bloqueado con la Clase de Movimiento 105 (Liberar stock bloqueado en entrada de mercancía con pedido) Devoluciones de materiales: esta transacción permite realizar una devolución de mercancía al proveedor con referencia a un documento de material (Móv. 124) por desviaciones a condiciones contempladas en el pedido.
CAPÍTULO VI
Método propuesto presentación del método propuesto
El método que se presenta a continuación constituye una propuesta de sistema de gestión del los materiales adquiridos por la empresa PETROURICA S.A. para construcción de facilidades de producción, transporte y almacenamiento de crudo.
Dentro de este orden de ideas se plantea la formulación de un plan de acciones basado en la Metodología 5S, la cual se espera que contribuya al diseño de una distribución optima, de los espacios destinados al almacenamiento y preservación de las maquinarias, equipos, herramientas y materiales en general, existentes en el área de almacenaje asignada a la empresa en el Distrito Cabrutica de PDVSA.
La primera etapa del trabajo consiste en realizar un diagnostico de los problemas actuales que presenta el Almacén y una vez realizado el análisis de todas las causas de los problemas detectados se procederá a presentar las propuesta de solución, dicha propuesta toma como fundamento la experiencia desarrollada en Japón con la metodología antes mencionada la cual ha mostrado consistentemente excelentes resultados al enfrentar problemas similares al aquí planteado.
Se incluye como parte de las mejoras propuestas la identificación clara de los diversos materiales, equipos, herramientas etc., y también se harán aportes en la realización de formatos de entrada y salida de los mismos para obtener así un mejor control del inventario.
Luego de haber realizado el primer análisis FODA donde fue completada la planilla con las variables correspondientes a cada factor (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) el paso siguiente es el análisis de las mismas y la preparación de las estrategias de acción correspondiente a la realidad evidenciada, Ver Cuadro N° 4.
Cuadro N° 4. Matriz FODA. Situación propuesta
Fuente: Elaboración propia, 2014 el almacén de la EMX PetroUrica en el Dpto. Cabrutica de PDVSA, Mediante el método de las 5S
La mejora en base al método de las 5s, para la distribución del almacén interno, se definió por una variedad de actividades incluidas en cada una de sus etapas.
Alternativa o propuesta para la etapa SEIRI. Clasificar (separar, descartar, despejar). Para ello fue necesario realizar los siguientes pasos:
Es necesario realizar una lista de los equipos y repuestos innecesario o desincorporados, esta lista permite registrar el elemento innecesario y su ubicación, cantidad y posible causa y acción sugerida para su eliminación, esta lista es complementada por el operario, almacenista o supervisor en el tiempo que se a decidido realizar la campaña SEIRI. EL diseño o propuesta de esta lista es la mostrada en el Cuadro N° 5.
Cuadro N° 5. Diseño propuesta
Fuente: Elaboración propia, 2014 Otro punto son las tarjetas de colores:
Este tipo de tarjeta permite marcar o denunciar que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva, Ver Figura N° 6 y Cuadro N° 6.
Figura N° 6. Etiquetas de colores para identificación de los estado de los equipo y repuesto del almacén
Fuente: Elaboración propia, 2014
Cuadro N° 6. Etiquetas propuesta para separar los equipos y repuestos
Fuente: Elaboración propia, 2014
Alternativa propuesta para la etapa SEIRI (Clasificar)
Es necesario llevar un control visual para informar de una manera fácil entre otros los siguientes temas.
1) Sitio donde se encuentran los componentes.
2) Estándares sugeridos para cada unas de las actividades que se deben realizar en un equipo o proceso de trabajo.
3) Sitio donde debe ubicarse los elementos de aseo, limpieza y residuos clasificados.
Alternativas para la etapa SEITON (Ordenar)
1) Clasificar los elementos por uso y disponerlo como corresponde para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo, para hacer esto cada elemento debe tener una ubicación un nombre un volumen designado debe especificarse no solo la ubicación si no el número máximo de ítems.
2) Para mejorar la distribución de los insumos dentro del almacén, fue necesario proceder de la siguiente manera:
3) Disponer cada elemento del almacén de acuerdo a la clasificación antes realizada.
4) Ubicar los insumos frecuentes lo más próximos a la entrada para facilitar y agilizar el proceso de entrega.
5) Almacenar las herramientas de acuerdo a su uso.
6) Asignar un lugar para cada insumo y lograr que siempre ocupe el mismo lugar.
7) Establecer normas de orden.
Alternativa propuesta para la etapa SEISO (Limpiar)
El SEISO debe implementarse siguiendo una serie de pasos que ayudan a crear el hábito de mantener el sitio de trabajo en excelentes condiciones.
El proceso para implantar estas estrategias en el almacén consiste una serie de pasos sencillos que permiten obtener excelentes resultados:
a) Paso uno, campaña o jornada de limpieza: esta jornada debe estar integrada por el personal que labora en el almacén o a cargo del supervisor del área para buscar o eliminar elementos innecesarios.
b) Pasó dos, planificar el mantenimiento de la limpieza: El supervisor o jefe del área debe asignar un contenido de trabajo de limpieza en el almacén y organizar al personal para que este cumpla con las labores de orden y limpieza.
c) Paso tres, implantación de la limpieza: se debe retirar las capas de polvo y de mugre de los distintos elementos que estén en el almacén, esta implantación debe ser una responsabilidad de todos los trabajadores que conformen el organigrama del almacén.
Alternativa o propuestas para la etapa SEIKETSU (Estandarizar)
Para garantizar el seguimiento constante de los pasos definidos en las etapas anteriores y con el fin de la mejora continua se inicio el proceso de:
1. Establecer como normas las condiciones logradas con las etapas precedentes.
2. Delegar funciones.
3. Integrar la clasificación, orden y limpieza a los trabajos de rutina, para conseguir el mantenimiento continuo del espacio Alternativa o propuesta para la etapa SHITSUKE (Disciplina) La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificación, orden, limpieza y estandarización, existen en la mente y en la voluntad de las persona y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se puede crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina. En el almacén Se inicio el proceso de disciplina, para ello fue necesario realizar los siguientes pasos:
1. Promover el respeto a las normas y estándares establecidos para mantener en buen estado el almacén.
2. Educar al personal sobre el método de las 5s. Motivar al personal con participación directa en la promoción de sus actividades.
SEIRI separar (Diferenciar lo necesario de lo innecesario)
Se procedió a separar elementos como empacaduras y codos, Ver Figura N° 7 y N° 8.
Figura N° 7. Necesario
Fuente: Fotografía propia, 2014 Figura N° 8. Innecesario
Fuente: Fotografía propia, 2014 SEITON (Disponer de forma ordenadas de todos los componentes)
Se dispone a ordenar por área los codos y válvulas para facilitar al personal la búsqueda del mismo. Ver Figura N° 9.
Figura N° 9. Formas ordenadas
Fuente: Fotografía propia, 2014 Se realizó el corte de contenedores para ordenar pieza pequeñas como, espárragos, conectores y componentes eléctricos, Ver Figura N° 10 y N° 11.
Figura N° 10. Antes
Fuente: Fotografía propia, 2014 Figura N° 11. Después
Fuente: Fotografía propia, 2014
SEISO (Se realizó limpieza en distintas área del almacén) Figura N° 12. Antes de la limpieza Fuente: Fotografía propia, 2014
Figura N° 13. Después de la limpieza
Fuente: Fotografía propia, 2014
SEIKETSU: sistematizar (practicar los tres pasos anteriores)
1) Establecer ritmo de orden y limpieza una hora antes de finalizar las labores en el almacén.
2) Motivar al personal para practicar las actividades de orden y limpieza como cultura de trabajo
3) Realizar campaña de orden y limpieza semanal mente liderado por el supervisor de turno.
SHITSUKE: estandarizar (construir auto disciplina)
1) Concientizar al trabajador por medio de charlas y reuniones en cuanto al uso adecuado de los equipos de apoyo y riesgo inherentes.
2) Establecer charlas semanales donde se indique el impacto de las mejoras continuas.
3) Realizar la capacitación necesaria al personal que labora en el almacén.
Conclusiones
Los resultados obtenidos permiten concluir con los siguientes aspectos:
1. Se recabó la documentación necesaria relacionada con la metodología de las 5s y La gerencia de procura de la empresa mixta PETROURICA.S.A. Para contar con las herramientas necesarias para la formulación de un plan de acciones para la incrementar la eficiencia en es el sistema de almacenamiento.
2. El análisis de la situación actual del manejo de equipo y suministro del almacén en Dpto. Cabrutica de Pdvsa Utilizado por PetroUrica, S.A., permitió realizar un estudio para determinar las fallas del proceso donde se pudo observar que no se emplean las actividades más adecuadas en el almacén, la distribución de los insumos no se encontraba aplicada de manera ordenada y codificada en el almacén. Se trabajó con el método de las 5 S, logrando una mejor distribución de los insumos y una mejora considerable en la condiciones de trabajo.
3. Se realizó un Análisis FODA, para identificar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas en cada etapa de la gestión de almacén de la gerencia de procura. En base a esto se propusieron estrategias orientadas a disminuir las desviaciones existentes en la ejecución de la referida gestión.
4. La evaluación del sistema SAP de los módulos para la gestión de stock, permitió identificar las distintas transacciones para realizar las operaciones medulares de la Gerencia de Procura.
5. Se identificaron que la falta de almacenista calificado y la mano de obra que opera en el almacén es la causa raíz de los problemas más comunes, en la falta de hábitos en el orden y limpieza de las areas del almacen donde estan ubicado los materiales y suministro de PetroUrica, S.A.
Recomendaciones
En función de los resultados y conclusiones que se obtuvieron con esta investigación se recomienda las siguientes acciones:
1. Autorizar a una persona capacitada para que sea la responsable de llevar el control del almacén con su respectivo cambio de guardia.
2. Evaluar el desempeño de los trabajadores y darle un incentivo con una finalidad de motivarlos, haciendo que estos tengan un mejor despeño en las actividades de orden y limpieza.
3. Implementar la supervisión en el área del almacén y velar por el cumplimiento de las normativas y procedimientos.
4. Implementar charlas de motivación y concientización al personal que labora en las gerencias de procura de la empresa mixta PetroUrica, S.A. Sobre la importancia de mantener un mejoramiento continúo en la gestión de los materiales.
5. Implementar técnicas de capacitación del personal que faciliten el desenvolvimiento de las actividades involucradas en el servicio, así como también, las estrategias propuestas en la Matriz FODA, para cada etapa de la gestión de almacén.
6. solicitar a la gerencia de seguridad industrial higiene salud ocupacional el suministro de los avisos de advertencias requeridos.
7. La fabricación de estantería o racks para la ubicación de los materiales, herramientas, equipos y repuestos en sus estantes correspondientes planteada en este trabajo.
8. Realizar un estudio de condiciones y medio ambiente de trabajo y verificar que valores como el ruido e iluminación sean los más adecuados.
9. Evaluar el progreso y evolución de la implementación de la técnica de las 5S en el almacén.
Bibliografia
1. OSMELIS (2006). Diseño de un plan de mejoras en el área de ubicación de materiales, equipo y repuesto del almacén central de CVG BAUXILUM.
2. ADRIANA, H. (2004). Inventario y reordenamiento del almacén de herramienta en la empresa de mantenimiento y manufactura industrial. C.A.
3. Colmenares, D. (2012) Aplicación de un plan de mejora basado en las herramientas de la 5s y kaisen con el fin de optimizar la productividad en el área de almacenamiento de la tienda EPK orinokia puerto Ordaz
4. Leydimar, L. (2013) implantar un plan de mejoras con la metodología de la 5s en el taller de bobinado de FFCC en los aspecto de organización orden y limpieza.
5. Administración de Inventarios. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/admin ven.htm
6. Funciones de los Inventarios. Aportación del alumno Daniel Dávila Vela. Disponible en: http://www.ur.mx/cursos/post/obarraga/base/davila.htm
7. Información general de la Empresa. Reseña Histórica, Antecedente, Ubicación Geográfica, Políticas de la Empresa, misión, visión, entre otras. Departamento de procura de la EMX PETROURICA,S.A. (no cuenta actualmente con una página web)
8. Almacén: Análisis, diseño, y organización. Autor: Julio Juan Anaya 9. Metodología de las 5s:www.euskalit.net/PDF/folleto2.pdf
10. Sistema de producción de inventario planeación de control, autor: Elwood S. Buffa y William H. taubert.
11. Libro de logística de almacén. Autor: Rafael Fernando Hernández muños
12. Informe de pasantía realizado en la empresa Agropatria. Disponible en: http://es.scribd.com
13. Optimización de la gestión de almacén general de una empresa productora y embotelladora de refresco. Disponible en: http://biblo.una.edu.ve
14. Dirección de operaciones aspectos tácticos y operativos en la producción y los servicio, Autor: José Antonio Domínguez, Santiago García Gonzales, Antonio Ruiz Jiménez
15. Monografías.com
16. http://PDVSA.com
Dedicatoria
Primeramente a Dios todo poderoso, y a la Virgen del valle, por protegerme día tras día, por darme salud, paciencia y toda la fuerza para continuar y lograr este éxito que representa una satisfacción personal.
A mi padre por su incondicional apoyo.
A mi madre por su amor absoluto y por ser la única en creer en mi en todo lo que me propongo, por la que siento profunda admiración por ser una mujer luchadora y dedicada.
A mis hermanos por brindarme su apoyo y su cariño siempre.
Agradecimiento
A mi Señor Dios por cuidar de mí, por darme la fuerza y sabiduría para superar cada obstáculo que la vida mea presentado. Por darme una increíble familia que siempre me apoyado en las buenas y en las mala.
A mi padre Alcides Pereira por ser unos de los pilares fundamentales para la realización de mis estudios.
A mi madre Esperanza de Pereira por su amor incondicional su espíritu de lucha que siempre la ha caracterizado y por eso siempre va hacer mi ejemplo a seguir. .
A mis hermanos por brindarme su apoyo y cariño siempre.
A la UNEXPO por ser la casa de estudio que me brindó la oportunidad de superarme personalmente y profesionalmente.
A mi profesor, Amigo y tutor académico MSc. Ing. Iván Turmero por ser mi guía a lo largo de la elaboración de mi informe de pasantía y su apoyo, quien ha sido un ejemplo a seguir.
Al Ing. Noah Duque, por brindarme su apoyo en todo lo que necesite para elaborar mi práctica profesional.
Al personal que labora en la gerencia de procura de la empresa mixta PETROURICA.S.A. Especialmente al Señor Antonio Montes y a la Señora Iranor Andrade. Por su contribución para la elaboración de este proyecto A todos mis amigos que de una u otra manera han contribuido con mi desempeño académico.
A mis profesores por brindarme las herramientas necesarias para poder desarrollarme profesionalmente como futuro Ing. Industrial
"Gestión de mejoras del almacén basado en la metodología de las 5s, a la gerencia de procura de la empresa mixta PETROURICA.S.A.
Informe de práctica profesional. Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre". Vice- Rectorado Puerto Ordaz Departamento de Ingeniería Industrial Ciudad Guayana, Diciembre del 2014.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE" VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PRÁCTICA PROFESIONAL
GESTIÓN DE MEJORAS DE ALMACEN BASADO EN LA METODOLOGÍA DE LA 5S PARA LA GERENCIA DE PROCURA DE LA EMPRESA MIXTA PETROURICA.S.A
Tutor Académico:
Msc. Ing. Iván Turmero.
Tutor Industrial:
Ing. Noah Duque.
Autor:
Pereira Yagua Alexis Ramón.
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