Gestión de mejora del almacén basada en la metodología de las 5 S, empresa mixta Petrourica s.a.

Resumen

El presente trabajo consistió en la elaboración de una Gestión de almacén basado en la metodología de las 5s, para la Gerencia de procura de la empresa mixta PETROURICA.S.A. Este estudio fue realizado basado en una investigación del tipo proyecto factible, el cual surge en respuesta a las necesidades que se presentaban en dicha área, y que permitirá obtener un mayor control del inventario existente. La recolección de la información se realizó empleando técnicas como la observación directa y entrevistas no estructuradas; con estos datos se identificó la situación actual de los distintos espacio físico que utiliza como almacén la gerencia de procura de la empresa mixta PETRURICA.S.A. Con la finalidad de proponer un Plan de mejoras, que permita optimizar las distintas etapas en el manejo de materiales equipos y suministro en el almacén utilizado por la gerencia de procura.

Introducción

En el marco empresarial es raro encontrar un negocio con un solo tipo de material o con poca diversidad en los renglones de un inventario tomado con respecto del total de su existencia, hoyen día se preocupan por mantener controles de stock de sus bienes o la realización de conteo físico y registro de inventarios que permitan a las empresas tener un conocimiento claro del estado de sus bienes y la cantidad en existencia de los mismos, muchas veces cuesta más el control que lo que vale lo controlado.

Este trabajo presenta la formulación de un plan de acciones basado en la metodología de las 5s para la gestión de almacén de la gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica, S.A. El estudio resulta importante para la gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica, S.A. debido a que permitirá llevar un control de todas las herramientas, materiales, equipos y repuestos existentes en el almacén, así como, también tener un control de las entradas y salidas de cada una de las herramientas y equipos utilizados en la ejecución de cada actividad de mantenimiento. El mismo contribuirá con la optimización de las actividades de mantenimientos y los costos asociados.

El diseño de un sistema de inventario para el manejo de artículos existentes en el almacén de la gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica, S.A, surge por la necesidad de disminuir los retrasos generados por falta de existencia de materiales, equipos, herramientas y repuestos, al momento de realizar una actividad, por la necesidad de tener ideas claras de la cantidad de materiales existentes en el almacén, así como también por la necesidad de optimizar las actividades de mantenimientos e inspecciones y los costos asociados a estos. La finalidad de esta investigación es cumplir con la importante labor de mantener un stock o reserva de seguridad de los bienes circulantes y fijos.

El estudio realizado se llevó a cabo por medio de las técnicas de investigación de campo de tipo descriptiva, documental, aplicada y explicativa. Orientado a un Diseño de un Sistema de Inventario para el manejo de artículos existentes en el almacén utilizado por la gerencia de procura. El procedimiento que permitió lograr los objetivos de la presente investigación implicó las siguientes actividades. a) Recopilación de la información necesaria para el desarrollo de la investigación, b) Análisis de la distribución del espacio físico del almacén, c) Análisis de las deficiencias de orden y control del almacén, d) Diseño de un formato que permita llevar un control de las entradas y salidas de cada uno de los materiales, equipos, herramientas y repuestos del almacén. Mediante este trabajo se logró crear un sistema para el manejo de inventario de los artículos existentes en el almacén de la gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica, S.A.

En este trabajo se presentan los resultados de esta investigación distribuida en los siguientes capítulos:

Capítulo I. El Problema: Donde se explica la situación actual existente, se formulan los objetivos, se delimita y justifica la investigación.

Capítulo II. Generalidades de la empresa: Presenta una breve descripción de la empresa, misión, visión, valores, ubicación geográfica y las funciones donde se desarrolla la investigación.

Capítulo III. Marco Teórico: Contiene los antecedentes de las investigaciones así como también aspectos teóricos utilizados como herramienta y sustento del estudio realizado.

Capítulo IV. Marco Metodológico: En este capítulo se describen el tipo y diseño de la investigación así como las técnicas e instrumentos utilizados. Finalmente se presenta el cuadro de actividades donde se visualiza las acciones a seguir para desarrollar la investigación.

Capítulo V. Análisis de la Situación Actual: se presenta el diagrama causa – efecto, realizado para evaluar la situación actual de las actividades realizadas por la Gerencia de Procura y la situación en el almacén. Por último se presenta el

Capítulo VI. Método Propuesto: en el cual se propone la Matriz FODA con las estrategias a seguir y la proyección de mejoras en la disposición de los insumos en el almacén de la EMX PetroUrica en el Dpto. Cabrutica de PDVSA, Mediante el método de las 5S.

CAPÍTULO I

El problema

En este capítulo se describen los problemas observados en el área de trabajo, en el transcurso de la investigación, así como también, los objetivos que se desean alcanzar.

1.1 Antecedentes del problema PetroUrica, S.A. es una empresa mixta conformada por PDVSA y CNPC (CHINA) dedicada principalmente a la explotación, producción, mejoramiento y comercialización del petróleo extra pesado en el bloque Junín 4 de la faja petrolífera del Orinoco, el cual se encuentra en el campo Junín ubicado al oriente de Venezuela en un área en marcada dentro de los estado Anzoátegui y Guárico, geológicamente se ubica dentro de la cuenca oriental Venezolana específicamente en la parte central de la faja petrolífera del Orinoco y tiene una extensión superficial de 325 Km.

La Gerencia de procura de PetroUrica, S.A. actualmente dispone de algunos espacios físico donde se resguardan materiales, equipos y repuestos, para la explotación del bloque Junín 4 como por ejemplo, el almacén en el Distrito. Cabrutica de PDVSA perteneciente a PETROANZOATEGUI S.A. Y en Pariaguan con el almacén de CONSTRUPATRIA así mismo en la macolla E3 en el bloque Junín 4 cuenta con algunos contenedores que le sirven de depósito.

De acuerdo a la problemática que se observa en la Gerencia de procura de la Empresa Mixta PetroUrica, S.A. es que existen deficiencias en la metodología aplicada para el manejo de materiales y suministros encontrados en dicho almacén, dentro de las posibles causas que dan origen al problema planteado pueden señalarse, no se mantiene una buena práctica de orden y limpieza, no se cuenta con personal lo suficientemente capacitado. Otro aspecto resaltante lo constituye la inexistencia de un almacén formalmente constituido y que se encuentre bajo la absoluta administración PetroUrica, S.A con el espacio físico adecuado Lo anteriormente descrito podría generar una mala organización en el manejo de los materiales y equipos que allí se encuentran almacenados, por lo tanto esto acarreará retrasos a la hora de localizar los materiales y controlar la entrada y salida de los mismo.

La situación antes expuesta tiene repercusiones negativas en los tiempos de ejecución de los proyectos de construcción de infraestructuras indispensables para realizar la extracción y procesamiento del crudo extra pesado de los yacimientos del bloque Junín 4 de la Faja Petrolífera del Orinoco (FPO).

Por lo tanto se puede inferir que si no se toman medidas preventivas y correctivas a tiempo se generará retrasos y mayores dificultades para incrementar la producción de PetroUrica, S.A. además del deterioro y merma de los inventarios y molestia de parte del personal que allí labora. Se hace indispensable constituir la función de administración de materiales, con la formalización del almacén con todos sus métodos, normas, procedimientos e infraestructuras.

La importancia de Proponer una gestión de mejora del almacén basada en la metodología de las 5 s, a la Gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica S.A radica en obtener un diagnóstico de la situación actual del manejo de materiales, suministro y equipos de la empresa, de manera que se logre la identificación de los problemas que están afectando la entrada y salida de los materiales para que las operaciones de producción no sufran demora por faltantes, así como también desarrollar un sistema de gestión de inventario de almacén para lograr la optimización y mejora, mediante la creación de mecanismos de control y aplicación de procedimientos, con el propósito de garantizar el correcto funcionamiento de la Gerencia, manteniendo el nivel de existencia de los distintos insumos y descubrir a tiempo los materiales o equipos que no tiene movimientos y se han deteriorado o son ya obsoletos.

La presente investigación está orientada a la identificación de las condiciones actuales de almacén de la empresa mixta PetroUrica, S.A. Para la gestión y planificación de control de inventario, con el fin de diseñar, un sistema de manejo de inventario de los artículos existente que permitan el mejoramiento en la ejecución de las actividades correspondientes.

Este estudio se vio afectado en el momento de recolectar información detallada de la ubicación de los distintos materiales que maneja el almacén y las condiciones desfavorables en que se encontraban algunos materiales y la poca disponibilidad del personal que labora como almacenista.

1.2 Objetivos de la Investigación A continuación se muestran los objetivos que se desean alcanzar con la investigación.

1.2.1 Objetivo general Emplear una gestión de mejora del almacén basada en la metodología de las 5 s, a la Gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica S.A.

1.2.2 Objetivos específicos 1) Realizar un diagnóstico de la situación actual del manejo de los materiales y suministro en los almacenes utilizado por la Empresa Mixta PetroUrica, S.A.

2) Recabar la información relacionada con la metodología de las 5s, y los almacenes utilizados por la gerencia de procura de la Empresa Mixta PetroUrica, S.A.

3) Evaluar el sistema de control y manejo de inventario a través del sistema SAP.

4) Analizar las variables que afectan las actividades de recepción, inspección, almacenamiento y despacho de materiales y suministro en los almacenes de la gerencia de procura de la Empresa Mixta PetroUrica, S.A.

5) Elaborar un plan de acciones para la gestión de almacén.

CAPÍTULO II

La empresa

2.1 Generalidades de la empresa Se describe la empresa en general, el área de pasantita y el trabajo asignado por la empresa.

2.2.1 Breve descripción de la empresa La información suministrada que se le da a continuación fue proporcionada por el departamento de PROCURA DE PETROURICA, S.A. El 17 de abril de 2010 se firma el memorando de entendimiento con la empresa petrolera China (CNPC) para la conformación de la empresa mixta PETROURICA, S.A. destinada al explotación del bloque Junín 4 de la faja petrolífera del Orinoco.

Fecha de decreto de creación de la empresa mixta PETROURICA, S.A. data el 26 de octubre del 2010.El 22 de diciembre del año 2010 en gaceta oficial N 39579 le fue trasferido a PETROURICA, S.A. el derecho de desarrollar actividades primarias de conformidad en el artículo 9 de la ley orgánica de hidrocarburo, para la explotación del bloque Junín 4 para la producción y mejoramiento de 400 mil barriles diarias de crudo extra pesado de 8,5 ° API y la construcción de un complejo mejorador de crudo para elevar la cálida del petróleo extra pesado desde 8,5° API a 42° API.

El presupuesto de la empresa mixta PETROURICA, S.A. Fue aprobado por CVP a través de la comunicación CVP-14-0033, El mismo se encuentra promulgado de la siguiente manera: Ver Figura N°1.

Figura N° 1. Presupuestos de la empresa. Fuente: departamento de procura La empresa fue creada con el objetivo de desarrollar actividades de explotación, producción, mejoramiento y comercialización de petróleo extra pesado en el bloque Junín 4 de la faja petrolífera del Orinoco con altos estándares de cálida de manera eficiente, rentable, segura, transparente y en armonía con el medio ambiente, a través de la aplicación y trasferencia de tecnología más apropiada, con un talento humano capacitado presto a motorizar el desarrollo económico y social del país, con la participación activa de los socios, mediante una visión humanista de aprovechamiento óptimo de los recurso de hidrocarburos del subsuelo nacional enmarcado en el plan nacional.

Ubicación: Edificio corporativo de PETROURICA, S.A. está ubicada en la zona industrial Unare 1 Calle Aerocuar cruce con avenida Paseo Caroní, Edificio PDVSA-CVP, Puerto Ordaz, estado Bolívar.

Zona Operacional: El campo de explotación de la Empresa Mixta PETROURICA, S.A. se encuentra ubicado en el bloque Junín 4 campo Iguana Zuata, localizado en el flanco sur de la cuenca oriental de Venezuela, al norte del río Orinoco, específicamente en la parte central de la Faja Petrolífera del Orinoco. Pertenece regionalmente a los estados Guárico-Anzoátegui; Municipios Santa María de Ipiré y Monagas. El área total del Bloque Junín 4 es de 325 Km. Limita al norte con el Bloque Junín 3, al sur con el Bloque Junín 11, al Oeste con el Bloque Junín 2 y al este con los Bloques Junín 5 y 6, Ver Figura N°2.

Figura N° 2. Mapa base de los bloque Junín Fuente: Base de dato de PetroUrica año 2014.

2.2.2 Misión Desarrollar actividades de explotación, producción, mejoramiento, y comercialización del petróleo extra pesado en el bloque Junín 4 de la faja petrolífera del Orinoco con altos estándares de cálida, de manera eficiente, rentable, segura, transparente y en armonía con el ambiente a través de la aplicación y trasferencia de la tecnología más apropiada, con un talento humano capacitado presto a motorizar el desarrollo económico y social, mediante una visión humanista de aprovechamiento óptimo de los recurso de hidrocarburos del subsuelo nacional enmarcado en el plan nacional simón bolívar.

2.2.3 Visión Consolidarse como la empresa mixta líder en la explotación y producción de crudo extra pesado de la faja petrolífera del Orinoco, alineada al plan de desarrollo petrolera nacional capaz de impulsar la soberanía tecnológica y energética de la patria socialista, propiciando a si un desarrollo endógeno, el crecimiento económico, social de las áreas de influencia de PDVSA PETROURICA, S.A. y del país, la generación de empleo de calidad además de la creación de riquezas y bienestar de la nación.

2.2.4 Objetivo principales de la empresa mixta PETROURICA, S.A La exploración, explotación del bloque Junín 4 de la faja petrolífera del Orinoco para producir y mejorar 400 mil barriles diarios de crudo extra pesado de 8,5° API y la construcción de un complejo mejorador de crudo para elevar la cálida del petróleo extra pesado de 8,5° API a 42° API.

Objetivos específicos 1. Determinar los recursos.

2. Construcción de unidades de producción de pozos y macollas oleoductos y mejoradores de crudo extra pesado.

3. Construcción y operaciones de facilidades de almacén y patio de tanques.

4. Desarrollar, integrar y consolidar, en forma sistemática y continua todos los procesos productivos de la empresa.

5. Alcanzar niveles de productividad y cálida que mantenga a la empresa en los segmentos del mercado en que participa.

6. Garantizar oportunamente en términos cualitativos y cuantitativos el recurso humano requerido para el desarrollo de las actividades normales.

7. No disminuir el nivel de empleo en la industria petrolera e incorporar venezolanos capacitados ala más alta posiciones directivas.

8. Cumplir con los programas de producción y mejoramiento del crudo extra pesado que satisfaga los volúmenes requerido por nuestra industria petrolera.

9. Mantener un programa de capacitación, desarrollo y motivación del personal para el mejoramiento continuo de su producción.

2.2.5 Valores corporativos

1. Ética social

2. Responsabilidad

3. Autocritica

4. Respeto

5. Honestidad

6. Eficiencia

7. Disciplina

8. Solidaridad

9. Responsabilidad ambiental

10. Responsabilidad social

2.2.6 Descripción del área de pasantía Gerencia de procura La investigación será realizada en la gerencia de procura de la empresa mixta PETROURICA, S.A. La gerencia de procura establece las guías y pautas durante las etapas que se desarrollan en el manejo de compra de materiales y equipos, requeridos para proyectos desarrollados por las organizaciones ejecutoras; este procedimiento abre las etapas desde la recepción de las requisiciones hasta la entrega y aceptación de los equipos y materiales en el almacén del proyecto.

Operaciones que constituye a PETROURICA, S.A.

La empresa mixta PETROURICA, S.A. cuenta con un centro de operaciones ubicado en el bloque de desarrollo Junín 4 específicamente en el oriente de Venezuela en un área enmarcada dentro del estado Anzoátegui y Guárico y se ubica en la cuenca oriental de Venezuela en la parte central de la faja petrolífera del Orinoco, en las cuales se desarrollan todas las operaciones inherentes a la explotación, producción y mejoramiento del crudo extra pesado del bloque de desarrollo Junín 4.

CAPÍTULO III

Marco teórico

En el presente capítulo se plantean los antecedentes de trabajos similares relacionados con la investigación y las bases teóricas que sustentan la ejecución del estudio.

3.1 Antecedentes Para el desarrollo de la investigación será necesario la revisión de trabajos previos, relacionados con la situación objeto planteada, entre estos se tiene:

Osmelis (2006) realizó una investigación con el propósito de elaborar un plan de mejoras en el área de ubicación de materiales, equipos y repuesto del almacén central de CVG Bauxilum, la investigación realizada fue de tipo no experimental, aplicada, documentada, descriptiva, y de campo, para toda empresa pequeña grande o mediana la función del almacenamiento tiene como objetivo tanto el control físico, como la custodia de todo artículo de inventario, además de establecimientos de medida que permitan el control físico apropiado para proteger a los bienes de daños, obsolescencias innecesaria, como consecuencia de errores, procedimiento de rotación de inventario y de robos así como la implementación de registro que permitan localizar de inmediato los artículo, los materiales que constituyen el inventario, forman parte del activo circulante de la empresa, es decir, contablemente merecen la misma consideración que el efectivo, en realidad son dinero convertido en bienes y convertido nuevamente en dinero, precisamente por ser la gestión de almacén fundamentalmente la generador de gasto, pero siendo dicha gestión generalmente indispensable, uno de los objetivo que no puedan perderse de vista es la optimización económica es decir hacer las operaciones del almacén tan eficiente como sea posible.

Por otro lado Adriana (2004), realizó en la empresa de materiales y manufactura industrial, C.A. (Manfica) ubicada en la zona industrial los pino, Puerto Ordaz, estado Bolívar. El objetivo general planteado fue elaborar el inventario y reordenamiento del almacén herramienta en la empresa de mantenimiento y manufactura industrial, debido a un robo ocurrido en sus instalaciones en octubre del 2003.

Los trabajos anteriores al ser del área de almacén e inventario son un punto de apoyo para la investigación que se desarrollará en este trabajo ya que contienen conceptos, teorías que serán útiles para el análisis y presentación de resultados.

3.2 Bases teóricas A continuación se presentan los principales conceptos y teorías necesarias para el desarrollo de la siguiente investigación:

3.2.1 Almacén Su etimología proviene de la voz antigua ·"ALMAGACE" originada de la palabra árabe AL-MAKHZEN" (tesoro).

Define el recinto o edificación donde se guardan, custodian, a copian, y se preservan los materiales necesario para las operaciones de la empresa o las mercancías y articulo para la venta. También se puede definir como un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro, los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agente económico (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportista, importadores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, etc.).

En este sentido el almacenamiento es una función que consiste, en su sentido más general, en una actividad amplia y compleja, desde el punto de vista operativo, el servicio del proceso productivo y de la organización distributiva.

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y característica y estado, esto puede exigir una simple estantería hasta sistemas complicados que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías, el sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

1. Espacio disponibles para el almacenamiento de materiales.

2. Tipos de materiales que serán almacenados.

3. Números de artículos guardados.

4. Velocidad de atención necesaria

3.2.2 Proceso principales del almacén

1. Entrada / recepción

2. Almacenaje / preservación

3. Solidad / despacho

3.2.3 Movimiento de mercancía externo:

1. Recepción de mercancía.

2. Salida de mercancía para pedido.

3.2.4 Movimiento de mercancía interno:

1.Toma física del inventario

2. Traslado de stocks.

3. Traspaso.

3.2.5 Factores clave en el proceso de almacenamiento

(1) Cumplimiento de las norma seguridad, higiene y ambiente.

(2) Personal calificado para las labores.

(3) Herramientas adecuadas para las maniobras físicas y operaciones de verificación física, acomodo, acarreo, identificación y etiquetado.

(4) Procesamiento en línea de la transacción de ubicación y almacenamiento en el sistema de información.

(5) Cumplimiento de procedimiento de almacenaje establecido en la empresa.

3.2.6 Funciones de los almacenes

Los almacenes cumplen con las siguientes funciones:

1. Mantienen las materias primas resguardadas de incendios, robos y deterioros.

2. Permiten a las personas autorizadas, el acceso a las materias almacenadas

3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre la existencia real de materia prima.

4. Llevan en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas).

5. Vigilan que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Las pérdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para encontrar los artículos cuando se les necesita. Estas pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenes eficientes. Normalmente, el almacén se divide en secciones, subsecciones y depósitos. Se mantienen etiquetas de depósitos que indican la cantidad y ubicación de cada artículo en el almacén. La ubicación, grado de control que se ejerce y asignación de espacio a los artículos especificados, dependen de sus características, como por ejemplo, frecuencia de uso, costo, tamaño, etc.

Es obligación del departamento de almacén registrar las entradas de materiales por los materiales que se compren y las salidas por surtir las requisiciones de materiales recibidas, cargando los costos de materiales al contrato respectivo, tomando los datos de la requisición de materiales. Una compra se inicia con el recibo de la requisición de compra, que emite el departamento de compras. Este documento lo prepara una persona que tiene autorización para comprar materiales o suministros. La requisición de compra indica la cantidad de cada artículo deseado, la fecha deseada y sugiere un determinado proveedor.

3.2.7 Principio básico del almacén

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

1. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos deben encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.

2. El personal de cada almacén debe ser asignado a función especializada, hasta sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios.

3. Debe existir una sola puerta o bien una entrada y otra de salida y ambas bajo control.

4. Hay que llevar un registro al día y control interno de entrada y salida del almacén, y programación y control de reducción de la existencia.

5. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarlos por el nombre común y conocido de compra, control de inventario y producción.

6. La identificación debe estar codificada cuando sea posible.

7. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación o identificación en pasillos, estantes, y espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando haya de buscarse. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes del registro y control de existencias.

8. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno.

9. Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere la documentación autorizada según un sistema establecido.

10. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o el departamento de control o almacén.

11. Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesiten.

12. La disposición debe ser lo más flexible posible, es decir debe disponerse de manera que pueda hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional.

13. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

14. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho deben ser tan pequeño como lo permitan las condiciones de operación.

3.2.8 El área del almacén

Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, deben tener tres áreas en el almacén como base de su planeación:

1. Recepción

2. Ubicación

3. Despacho

Área de recepción: El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. Una planeación es correcta cuando los cambios de flujos de los materiales y productos se han reducido al mínimo.

El tiempo de permanencia de mercancía en el área de recepción debe ser lo más corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operación dependen de la fluidez con que esta se pasa del vehículo del proveedor a almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.

Áreas de almacenamiento: La planeación del área de almacenamiento por espacio destinado a cada grupo de materiales o mercancía con características similares requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y manejo. Enseguida se dan algunas recomendaciones:

Para aminorar el riesgo de incendio: 1. Aislar los productos inflamables como cartón, papel, estopa, trapo, tela, tinta, tíner, pintura, etc.

2. Prevenir la combustión espontanea de estopa, trapos o papel impregnado de aceite o grasa oxidante. Se requiere de un lugar aparte, con recipientes a pruebas de fuego, y donde haya una libre ventilación.

3. Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacén.

4. Revisar periódicamente los extintores 5. Despejar los pasillos de acceso a los extintores.

6. Separar los materiales de fácil combustión con un espacio mínimo de 45 cm.

Para evitar la corrosión y el enmohecimiento 1. Colocar todo lo sea de metal en un lugar seco y distante de la tubería de agua o vapor.

2. Corregir las goteras del techo y tubería.

3. Evitar la humedad de pisos y paredes.

4. Alejar los productos y recipientes con ácidos que despidan gases corrosivos.

5. Cubrir los materiales o productos de aceros con grasas, aceites o barniz especial.

6. Evitar derrames de agua o líquido en el piso para que no se estropeen.

7. Evitar que los productos sean golpeados unos con otros especialmente cuando se almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de materiales.

8. No permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los artículos.

9. Los materiales de cristal o frágiles se deben guardar lejos de las máquinas o tráficos dentro del área de almacenamiento.

10. Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los estantes con alguna tela.

11. Proteger de la luz de las ventanas o guardar en lugares con poca iluminación los materiales o productos que se descoloran con la luz

12. Evitar que se ensucien o manchen las mercancías y materiales al manejarlos o almacenarlos.

13. Las condiciones del piso deben observarse de los proyectos de mejora.

Área de despacho La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:

1. Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.

2. Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura, o una factura de remisión.

3. Se revisada en calidad o cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.

4. Los materiales para envoltura y empaquen deben haberse surtidos del almacén de materiales auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.

5. Las mesas, la báscula y las herramientas de flujos, de engomado y útiles necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y empaques.

3.2.9 Inventario

Es el almacenamiento de cualquier elemento o recurso que implica la organización, con el propósito de garantizar la disponibilidad de los materiales requerido para asegurar la cantidad operativa de la empresa.

Control de inventario Es la técnica que permite mantener la existencias de los productos a los niveles deseado y poder detectar inconsistencia y / o diferencias entre los registro en el sistema y la existencias física.

Inventario por muestreo Los stocks de la empresa seleccionada aleatoriamente se cuentan físicamente en la fecha clave del balance. Si las desviaciones entre el resultado del recuentro y el stock teórico son suficientemente pequeñas, Se que los stocks teórico para el resto de los stocks son correcto.

Inventario cíclico Es un método en que los materiales se cuentan a intervalo regular durante el ejercicio, dicho intervalo (o ciclos) depender del indicador de inventario cíclico establecido en los materiales. El inventario cíclico permite contar con más frecuencias el artículo de alta rotación.

Inventario en día fijado: En un inventario en día fijado, todos los stocks de la empresa se cuentan físicamente en la fecha clave del balance, en tal caso debe contarse todo los materiales durante el recuento, debe bloquearse todo el almacén para el movimiento de materiales.

Razones por las cuales se debe llevar un inventario:

1. Mantener independencia en las operaciones.

2. Satisfacer las variaciones en las demandas de materiales.

3. Flexibilizar los programa de producción.

4. Dar un margen de seguridad para la variación en la entrega de materiales.

5. Aprovechar el tamaño económico de pedido.

6. Recuperación favorable de la inversión.

7. Reducir los costos de manejo.

8. Margen para reducir la incertidumbre.

Percepción de inventario 1. Cliente: lo considera limitado.

2. Finanza: carga financiera.

3. Almacén: indisponibilidad del espacio físico.

4. Planificación: balance, control, administración de recurso físico y materiales.

Una gestión de inventario persigue:

(1) Alto nivel de servicio

(2) Optimizar el monto total del inventario

(3) Mantener concordancia contable y física

(4) Optimizar la rotación y cobertura

Elementos asociados:

1. Existencia contable: valor total de los materiales que afectan las cuentas de inventarios de la empresa.

2. Existencia física: totalidad de materiales equipo incluido en las cuentas de inventario de la empresa.

3. Catalogación: identificación precisa de los materiales y equipos en el catalogo, atreves de un código único que contenga las características físicas y técnica.

4. Estandarización: reducción de diversidad de materiales, equipo y sus respuestas.

ANÁLISIS A, B, C Es un procedimiento de planificación para clasificar un gran número de datos (materiales). Se ofrecen los datos utilizando criterios como, el precio de compra, el consumo anual de producción o las necesidades en las tres categorías, lo que representa un alto (clase A), medio (clase B) o baja (clase C) del valor del consumo de los productos o procesos.

Indicador ABC: Asimismo es una herramienta que permite determinar y visualizar, de forma simple, cuales artículos son de mayor valor, optimizando así los recursos de la administración del inventario. Según este método, se clasifican los artículos en clases, generalmente en tres (A, B, ó C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos:

Artículos A: Los más importantes a los efectos de control. Artículos B: Aquellos artículos de importancia secundaria. Artículos C: Los de importancia reducida.

En el Control del Inventario, el conteo físico por año de los materiales será el siguiente: A: 3 veces/año, B: 2 veces/año y C: 1 vez/año.

Clasificación del Inventario Aseguramiento (A): Aquel de uso No Frecuente, generalmente de alto valor y largo tiempo de entrega. La no disponibilidad del mismo acarrea costos operacionales de alto impacto Frecuente (F): Es aquel cuya demanda es pronosticable, generalmente de fácil adquisición y bajo o mediano costo. Es de uso rutinario o regular.

Específicos (E): Destinado a los programas y/o proyectos de la empresa y sus necesidades de consumo son planificadas.

No Reordenadle (N): Es aquel que no será reabastecido producto de sustituciones u obsolescencia.

Sin Uso Futuro (S): Es el que no tiene previsto ningún uso.

No Sujeto a Reserva (R): No es considerado para la obsolescencia del inventario.

Cargo Directo (CD): Es el que el monto de su compra se carga directamente a las cuentas operacionales al momento de su recepción. No se almacena.

Materiales Excedentes: Son aquellos cuya disponibilidad sobrepasa los meses de cobertura establecidos por PDVSA, para cada tipo de material; es decir, la disponibilidad sobrepasa las necesidades operacionales Materiales Sobrantes: Son aquellos materiales y equipos que han sido adquiridos para un proyecto o programa específico que no fueron utilizados al concluir, diferir o ser cancelado el mismo.

Conteo físico: Revisión cuantitativa de las existencias de materiales en los almacenes, a fin de efectuar, si son necesarias las correcciones en el sistema de información con base a la realidad física.

Verificación de existencia: Además de la revisión cuantitativa, efectuar una concordancia cualitativa de los materiales en existencia, determinando entre otras cosa: si está bien almacenado y sus condiciones para el uso.

Toma física de inventario: Es la actividad que comúnmente se usa para constatar mediante el conteo, de todo lo materiales existente en el almacén, que las cantidades físicas concuerden con las cantidades asignada en los registro o en sistema y hacer las correcciones necesaria.

Para que es necesaria la toma física de inventario: La toma física es la obligación legal establecida en el artículo 35 del código de comercio en el cual establece lo siguiente.

Articulo 35.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al final de cada año, hará en el libro de inventario una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto como muebles y como inmuebles y de todo su crédito, activo y pasivo, vinculado o no a su comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y las cuentas de ganancias y pérdida; Esta debe demostrar como evidencia y verdad los beneficios obtenidos y la pérdida sufrida. Se hará mención expresa de la fineza otorgada, así como de cualquier otra obligación contraída bajo condiciones suspensivas con anotación de la respectiva contra partida. Los inventarios serán firmado por todo los interesado en el establecimiento de comercio que se hallen presente en su formación.

Condición antes del control físico:

1. Revisar los últimos movimientos del material.

2. Establecer los números de los documento relacionados.

3. Si su sistema de información lo permite, bloque la posibilidad de efectuar transacciones mientras se efectúa el conteo.

4. Omitir la cantidad en existencias en las hojas de control a fin de asegurar que el verificador realice la tarea.

Actores de la toma física:

1. Los almacenistas ejecutan la toma física considerando generalmente las cantidades para el control de las operaciones del almacén.

2. Los administradores definen la necesidad del conteo y delegan actividades para comprobar la disponibilidad y controlar en cantidad y dinero la existencia para producir los estados financieros al cierre fiscal.

3. Los usuarios u organizadores generalmente están interesado en conocer las cantidades disponible para convalidar sus programas de trabajo.

Consideraciones después del conteo físico

1. Cargue en su sistema las cantidades contadas.

2. Establezca las diferencias e inicie la investigación de las discrepancias, determine las causas y elabore un informe para las acciones correctivas correspondientes.

3. Documente y soporte la solicitud de ajuste.

4. Ajuste cantidades una vez completada la investigación.

5. Separe el nivel de delegación o aprobación financiero de la aprobación de ajuste por cantidades.

Características de los Materiales

1. La naturaleza físico química.

2. Condiciones de almacenamiento.

3. Tipo de Materiales.

Tipos de Materiales

1. Equipos y Repuestos.

2. Suministros Generales.

3. Químicos y Aditivos.

4. Tubulares.

Tipos de Materiales Equipos y Repuestos: Motores, generadores, turbinas, intercambiadores, compresores, bombas, equipos de soldadura, instrumentación y control, cilindros, válvulas, bridas, ejes, sellos mecánicos, rodamientos, etc.