Diseño de estructura organizativa para el mejoramiento de los procesos universitarios

Resumen

Este trabajo es resultado de una investigación que aborda un tema de actualidad, ya que forma parte de los estudios que se realizan acerca del perfeccionamiento de los procesos de gestión universitarios, para ello se evalúa el diseño de la estructura organizacional de la Fundación Misión Sucre específicamente de la Coordinación Académica en el Estado Mérida. Se destaca que los profesores asesores carecen de acompañamiento pedagógico, metodológico y didáctica, así como el acompañamiento de un proceso de formación y capacitación real y precisa para cada una de las necesidades presentadas en las unidades curriculares correspondientes a los Programas de Formación de Grado que existen en el Estado bajo el efecto de la Municipalización.

El objetivo general de la presente investigación se fundamenta en "Diseñar una estructura organizativa, mediante técnicas modernas de dirección para perfeccionar la gestión de los procesos universitarios en la Coordinación académica de la Fundación Misión Sucre en el Estado Mérida", Como resultado se obtiene el diseño de dicha estructura que se validan y se aprueban por los métodos mencionados dando como resultado la aprobación del aumento en la mejora de los procesos en un 20%.

Introducción

En las últimas décadas del siglo pasado, en materia educativa se va reduciendo de forma secuencial el nivel de educación superior. De hecho, la inversión que se realiza en educación superior en Venezuela desde 1989 hasta 1998, evidencia una tendencia descendente, afectada por la propensión a realizar recortes presupuestarios en todos los sectores del ámbito social y, en especial, como una estrategia para construir la viabilidad del proyecto de privatización de la educación superior.

Esto trae como consecuencia una amplia deuda social que se acumula, pues la matrícula universitaria sufre un estancamiento, el cual favorece la exclusión de los estudiantes provenientes de los sectores más pobres. En efecto, diversos estudios concuerdan en afirmar que el ingreso a la educación superior fortalece a los sectores con mayores ingresos, a la población de las grandes ciudades y a los estudiantes provenientes de planteles privados. A la par de este fenómeno, la educación superior de gestión oficial disminuye de forma considerable su participación en favor de la educación de gestión privada.

Por una parte, se revierte la tendencia de las últimas décadas a la disminución del presupuesto público dedicado a la educación, pasando del 3.2% del PIB en 1998 al 4.6% en el año 2002, la cual es una proporción significativa en comparación con el conjunto de la América Latina que destina en promedio el 4.4 % del PIB a la educación, aún cuando queda un amplio trecho por recorrer para alcanzar niveles de inversión como los de Estados Unidos y los países de la Unión Europea[1]

En Venezuela desde el año 1999, se inicia un período de cambios a niveles políticos, sociales y culturales, el Sistema Educativo Nacional no quedó ajeno a todas estas transformaciones, en el cual se dan pasos acelerados, los cambios son radicales y sin apelaciones, en donde no solo se elabora un nuevo Currículo Nacional sino también se dan nuevas aportaciones en las escalas de evaluación, siendo la primera y segunda etapa de Educación Básica las más afectadas en todos estos acontecimientos, y por supuesto no deja atrás la Educación a nivel universitario.

En este sentido, dentro de las Líneas Generales del Plan Económico y Social de la Nación para el periodo 2001-2007, en su segundo eje referido a lo social pretende alcanzar la justicia social basado en la estrategia de incorporación progresiva (inclusión), se desarrolla como objetivo la garantía del disfrute de los derechos sociales de forma universal y equitativa, disminuye de forma progresiva las inequidades sociales, prioriza la atención de las necesidades sociales y la descentralización, esta última concebida como una manera de ampliar la democracia, acerca el poder a la población, mejora la eficacia y la eficiencia en la gestión pública en la República Bolivariana de Venezuela.[2]

En definitiva, el Proyecto de Educación Nacional promueve otra concepción del espacio escolar y toda su infraestructura. En otras palabras las reformas educativas que se implementa en Venezuela se inclina entre la universalidad del conocimiento, la identidad cultural y la búsqueda de una mayor equidad social.[3]

El 21 de septiembre del 2003 se realiza un censo en todas las plazas Bolívar el país, el cual arroja la cifra de 470 mil estudiantes excluidos de la educación superior. En el censo, participan el Comando Táctico Universitario, Federación Bolivariana de Estudiantes, Frente Francisco de Miranda, Instituto Nacional de la Juventud, Alcaldía de Caracas y todas las alcaldías que apoyan el proceso de cambio que vive la nación.

La Misión Sucre nace para romper, por la vía de la Educación Superior, estos círculos de exclusión. Su objetivo es incorporar a la universidad, a todos los bachilleres que quieren estudiar, para que se cumpla con el derecho a la educación, contenido en el capítulo VI (De los Derechos Culturales y Educativos) de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

En este sentido, la Fundación Misión Sucre en el Estado Mérida, visto desde la Coordinación Académica en el estado, en aras de de dar cumplimiento a las líneas expresadas por el Gobierno Nacional y con la intención de satisfacer cada una de las necesidades con el apoyo de las casas de estudio que avalan académicamente los programas de formación, busca la forma administrativa y gerencial de llevar a cabo dichos lineamientos expresados con anterioridad.

Para ello hay que destacar algunas de las insuficiencias generadas en el núcleo de la institución que apremian esta investigación, entre las cuales figuran[4]

• Retraso en la toma de decisiones

• Incumplimiento de tareas en un tiempo determinado

• Presión laboral por la falta de organización administrativa

• Falta de veracidad en la Información aportada a nivel central

• Inexactitud en la Estadística general de los triunfadores en los diferentes niveles académicos

• Inexactitud en la Estadística general de los profesores en los diferentes programas de formación nacional en el estado

• Ausencia de jornadas de capacitación y superación a los Profesores asesores

• Ausencia de estructura académica que promocione investigación, postgrado y actividades de extensión y planificación.

• Exceso de personal no calificado para las actividades inherentes al área académica

• Desfaces académicos y administrativos

• Ausencia de control en nómina de Profesores Asesores de los distintos programas de formación

• Baja calidad en la gestión de los procesos administrativos y académicos

Dichas insuficiencias expuestas anteriormente expresan la contradicción existente en la necesidad que tiene la Coordinación Académica de la Fundación Misión Sucre en el Estado de diseñar una estructura organizativa que permita los procesos sistémicos inexistentes en la organización.

Objetivo General

Diseñar una estructura organizativa, mediante técnicas modernas de dirección para perfeccionar la gestión de los procesos universitarios en la Coordinación académica de la Fundación Misión Sucre en el Estado Mérida.

DESARROLLO

Justificación

Toda las instituciones están constituidas por una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a las necesidades internas, por medio del cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la misma. No obstante, conviene siempre tener muy presente el sistema empresarial y sus subsistemas para cualquier cambio organizacional que se deba realizar en cualquier organización.

La importancia de la estructura organizativa radica en la eliminación o duplicación de esfuerzos del personal que labora en la institución para obtener con ello un mayor alcance de los objetivos, evitar así la lentitud e ineficiencia en las actividades, reducir los costos e incrementar la productividad de los recursos capital (pago realizado por nómina a los profesores asesores, coordinadores de aldea, personal operario), material, asimismo se delega a través de la estructura organizacional, autoridad para que se establezcan responsabilidades, fortalecer los procesos de comunicación, coordinación, control, entre otros, para canalizar los esfuerzos de acuerdo con los fines y objetivos de la organización.

Aspectos metodológicos de la investigación

Los métodos que se utilizaron con mayor sistematicidad son los relacionados seguidamente:

• Análisis y síntesis se realizará a través de todo el material acopiado durante la indagación, para arribar a los criterios y las conclusiones que se plasmaran al finalizar la tesis.

• Abstracción y generalización se alcanza de los resultados obtenidos en el desarrollo de las tareas investigativas.

• Histórico-lógico, para revelar la génesis del concepto "Diseño de trabajo y organización de la institución"

• Enfoque sistémico, para el análisis de las relaciones más importantes de los sistemas de dirección y coordinación en la institución y las aldeas Universitarias.

Entre Las técnicas se utilizan las siguientes:

• Análisis documental: Proporciona la información necesaria del estado actual del objeto de investigación, considerándose los diversos autores que han trabajado el tema; así como los la bibliografía necesaria en el ámbito organizacional y académico de las instituciones educativas a nivel universitario.

• Enfoque de sistema: Permite establecer los ideas a partir del procedimiento de la práctica y la literatura estudiada, para implantar relaciones entre estas dos fuentes de información, lo que favorece el establecimiento de dimensiones e indicadores que se relacionan con la variable de la calidad de gestión de los procesos universitarios en las Coordinación Académica.

• Encuestas: Se aplica una encuesta, a los profesores asesores a fin de conocer niveles académicos e insuficiencias que han determinado en el sistema educativo que impone la Fundación Misión Sucre en el Estado Mérida.

• Métodos estadísticos: se utiliza para el procesamiento de la información obtenida de los instrumentos de nivel empírico, se aplica para validar los resultados.

Marco Teórico Referencial

La palabra organización deriva del griego órganon, que significa instrumento. En español, organizar, como verbo, se refiere a una acción en sentido de proceso administrativo; y organización, como sustantivo, al conjunto de personas que utilizan determinados recursos, procedimientos y estrategias para cumplir una misión específica; es decir, como ente social (Pariente, 2000, p. 33). Las organizaciones, como ente social, son espacios creados en la dinámica de sociedades heterogéneas.

La estructura de actividad no es rígida ni lineal, ya que se desarrolla mediante de esquemas interpretativos y de acciones estratégicas contingentes de un sinnúmero de actores al amparo de reglas, recursos y formas organizativas (Arellano y Cabrero, 2000).

Las organizaciones adoptan una gran variedad de formas en el tiempo y se alejan del tipo ideal de la burocracia. La estructura está influida y determinada por factores que inciden en las unidades que componen una estructura organizacional, y al mismo tiempo caracterizan su conformación (Ibidem, p. 8). En este sentido, (Mintzberg 1989, p. 107) en su trabajo titulado "Mintzberg y la dirección" describe que en el mundo de las organizaciones existen distintas especies que se deben estudiar de forma aislada para llegar a una correcta comprensión del por qué se comportan como lo hacen. Por lo anterior, a continuación se describen los factores que determinan a las organizaciones y su clasificación en cuanto a sus atributos y estructura

Por su parte en el trabajo titulado "Un modelo de Extensión Universitaria para la Educación Superior Cubana. Su aplicación en la cultura física y el deporte", Lcdo. Gil Ramón González González pone de manifiesto sus características y relaciones esenciales como sistema, lo que permite demostrar que la extensión constituye una función sustantiva de la universidad y un proceso universitario, para a partir de ahí desarrollar la gestión.

Metodología para el Diseño de Estructura Organizativa para el perfeccionamiento de los Procesos Universitarios en la Coordinación Académica de la Fundación Misión sucre en el estado Mérida

• 1) Diagnóstico del funcionamiento de la Estructura Administrativa de la Coordinación Académica Misión Sucre

Para este proceso de diagnóstico se utiliza como de técnica de recolección de información la encuesta a través del instrumento de recolección de información el cuestionario para medir y evaluar las deficiencias de la estructura organización, dicho cuestionario se conforma en función a las preguntas que están dirigidas a la búsqueda de la solución del problema, al cual se le aplicara la escala de Likert con su ponderación determinada. La aplicación de la encuesta tiene como premisa la determinación del tamaño de la muestra, para ello observamos si es posible inferir la muestra o no para cada caso. Si es finita se puede tomar como completa de lo contrario se toma la muestra conveniencia teniendo en cuenta los factores preponderantes objetos de la investigación.

• 2) Diseño teórico de la estructura organizativa en las Coordinación Académica de la Fundación Misión Sucre

Para la conformación de la estructura se tomó en cuenta la teoría de, análisis bibliográficos y además de ello la experiencia acumulada a través de los años en los diferentes cargos de dirección asignados.

Para esta investigación como fundamentación teórica para el desarrollo de la misma se toma en consideración la compilación clásica de Henry Mintzberg del año 1999, en el cual hace referencia al tipo de estructura divisionalizada que a diferencia de las otras clasificaciones no es completa sino parcial, superpuestas sobre otras que se utiliza sobre todo, para diversificar los productos, creando diferentes unidades de negocios para cada línea de productos, que garantizan la autonomía de operaciones en cada negocio, para esta investigación en particular se toma para cada unidad de división creada por especialidad para que cada una desempeñe de forma coordinada con la calidad de gestión en los procesos de forma concreta y precisa , ya que se genera mayor supervisión y medición del desempeño, para ello se requiere que no se genera burocracia mecánica en las divisiones, entendiéndose esta como un flujo de operaciones rutinario y repetitivo y por consiguiente sus métodos de trabajo están altamente normalizados.

• 3) Validación

Determinación de grupo de expertos

Los Expertos son un grupo de personas con un conocimiento amplio o aptitud en un área particular del conocimiento. Los expertos son requeridos para dar consejos sobre su tema de especialización, aunque no siempre coinciden en sus apreciaciones con las opiniones aceptadas sobren ciertos temas específicos de su tema de estudio.[5]

La validación tiene dos momentos:

• a) Al someter la propuesta a las diferentes instancias del logro del objetivo de la investigación

• b) Determinar el aspecto de la propuesta

En cuanto al momento a) consiste en presentar dicha propuestas a coordinadores, profesores asesores e instancias superiores y recoger las opiniones, estas opiniones pueden ser recogidas en una tabla que tiene escala para cada pregunta, puede utilizarse la escala de Likert adaptada, los resultados se someten a la prueba de Kendall mediante la utilización del SPSS. En este sentido se comprobarían las siguientes hipótesis:

H0: No hay concordancia entre los expertos

H1: Hay concordancia

Si el valor p es < 0,05 se rechaza la hipótesis nula (H0), se acepta H1, con lo cual existe concordancia, procediéndose a la toma de decisión correspondiente

• 4) Implementación

• 1) Presentación de la propuesta de Estructura Organizacional para dar a conocer dicha propuesta a las autoridades ministeriales, nacionales y estadales, coordinadores de aldeas, coordinadores de programa en un tiempo prudencial de tres (3) meses comenzando a partir del mes de septiembre de 2012.

• 2) Espera de tiempo razonable de un (1) mes para la sugerencia, modificación y/o aplicación de la propuesta planteada a partir de la fecha de su presentación.

• 3) Programación de actividades de concientización y conocimiento, talleres, cursos, de dichas unidades a crear en la Estructura organizacional de la Fundación Misión Sucre en el estado Mérida a los profesores asesores y triunfadores en general a partir noviembre de 2012, por un lapso estimado de cinco (5) meses a partir de octubre 2012

• 4) Realizar mesas de trabajo con Zona Educativa, Dirección de Educación y Recursos Humanos de la Gobernación del Estado Mérida para la posibilidad de proveernos de personal en calidad de Comisiones de Servicio o contrataciones de los perfiles profesionales para dar inicio a las unidades que se desean crear en un tiempo de dos (2) meses a partir de septiembre de 2012

• 5) Promocionar la propuesta de estructura organizacional ante los medios televisivos, prensa radial y escrita, redes sociales: twiter, Facebook, blogs, etc., por un tiempo de tres (3) meses a partir de diciembre de 2012

• 6) Realizar la selección del personal requerido para ocupar los cargos vacantes en un tiempo de un (1) mes a partir del mes de enero del año 2013

• 7) Proyección

La proyección es el horizonte que se mantiene en el tiempo, pero por la dinámica que existe en el proceso bolivariano y revolucionario se considera que esta proyección de estructura tiene una validez de 3 años contados a partir del mes de Abril del año 2013 hasta el 2015, con la finalidad de proveer de más y mejores mecanismos académicos en beneficio del colectivo de triunfadores de la Misión Sucre.

Experiencia práctica

Caracterización y diagnóstico de la estructura organizativa en la Coordinación Académica de la fundación Misión Sucre

La Coordinación Académica desde como unidad administrativa de la Fundación Misión Sucre en el Estado requiere de la implementación y/o restructuración de la Estructura organizacional existente pues desde la que funciona en la actualidad no proporciona los resultados más idóneos adaptados a la realidad en la que nos desempeñamos.

Diagnóstico

La encuesta se conforma de once (11) preguntas dispuestas a través de la Escala de Likert con cinco escalas, las cuales se adaptan al tipo de preguntas: fuertemente de acuerdo, medianamente de acuerdo, de acuerdo, medianamente en desacuerdo, fuertemente en desacuerdo, El tamaño de la muestra fue de 30 tomada a conveniencia teniendo en cuenta el tamaño de la población de 47 profesores asesores de la Aldea Universitaria la Liria, turno nocturno, la misma es tomada en consideración ya que es una de la que tiene más matrícula estudiantil (225 triunfadores) en el Municipio Libertador y en la cual se imparten la mayoría de los programas de formación.

3.2 Propuesta de Estructura Organizacional en la Coordinación Académica de la fundación Misión Sucre en el estado Mérida

La propuesta de estructura se realiza teniendo en cuenta el punto 2.1 de la metodología y tiene como objetivo mejorar los procesos universitarios que deben ser acreditables a cada una de las instituciones de educación universitaria que avalan académicamente los programas de formación que se desarrollan en cada una de nuestras aldeas universitarias producto de la municipalización, ya que en las sedes de estas instituciones se supone debe funcionar la estructura completa en toda su extensión

Como se observa la propuesta se compone de cuatro departamentos y/o coordinaciones; en la cual se maneje en la unidad de Estadística y Secretaría docente: información actualizada de datos, documentos, expedientes, actas de notas, constancia de estudios, para pasaje estudiantil, registro de ingresos, egresos, matrícula estudiantil y profesoral, por municipio, aldea, programa, sección, entre otros; una segunda unidad de Asesoría a los Profesores asesores y Coordinadores de Programa en la cual se evidencie de forma intrínseca en sus funciones el manejo administrativo, pedagógico, didáctico, metodológico, político para equilibrar y fortalecer los conocimientos profesionales de todos y cada uno de los profesores asesores así como los Coordinadores de Programa en cada una de sus especialidades en el cual se brinde calidad académica, apoyo metodológico en el manejo del concepto de cada una de las unidades impartidas; una tercera unidad de investigación y postgrado en el cual se cuente con personal altamente calificado para llevar a cabo investigaciones que vayan en beneficio del colectivo estudiantil así como para la buena pro y capacitación de los profesores asesores en el que puedan desarrollar temas de investigación que coadyuven al desempeño académico y profesional con calidad y eficiencia; una cuarta y última unidad está destinada para la extensión universitaria en el cual se puedan desarrollar actividades que no solo den fortalecimiento académico sino de complementariedad de los conocimientos adquiridos tanto a los profesores asesores como a nuestros triunfadores en las áreas de cultura, deporte, folklore, teatro, música entre otros, del cual se puede considerar como un área de expansión de recreación y descanso adicional

Análisis de los resultados

Dicha Coordinación funciona de forma más eficiente y productiva ya que se genera un campo de acción más amplio en virtud del crecimiento en sus cuatro unidades funcionales, la misma tiene la aprobación del Consejo de Dirección conformado por la Coordinación Administrativa, la Coordinación de Asuntos Estudiantiles y la Asesoría Cubana; estas unidades serán de carácter administrativo con capacidad académica, se tendrán perfiles adecuados para cada una de sus áreas con experiencia comprobada preferiblemente egresados de la Misión Sucre para así compilar con mas discernimiento sus actividades obteniendo mayor énfasis en los resultados y no en ejecución de los mismos.

Cada unidad funcional tendrá su responsable por área con una delegación de autoridad y división del trabajo en cada una de sus actividades con la finalidad de ser especialistas en cada caso, se manejan normas y procedimientos similares a los procesos universitarios de cualquier Instituto de Educación Superior con la única y transcendental diferencia de que todos nuestros esfuerzos estarán dirigidos a resultados de transformación endógena, con impacto y trabajo directo con las comunidades, con visión de futuro socialista y humano, tomando en cuenta todos y cada uno.

Pruebas no paramétricas

Prueba W de Kendall

Como se aprecia el p-valor es de exactamente del 0.05%, pero como el coeficiente es de 0.52, entonces se acepta la hipótesis alternativa, con lo cual se aprecia concordancia y el impacto es del 20%.

Conclusiones

• Se pone en evidencia las dificultades en la estructura lo que genera trastornos en el desempeño de las actividades en el trabajo.

• Se diseña la estructura de la Dirección teniendo en cuenta la encuesta realizada, todo el marco teórico referencial para este caso en cumplimiento del objetivo general

• La propuesta se valida con un grupo de 5 expertos, mediante un análisis cualitativo en el que se puede comprobar un aumento de efectividad del 20% lo que me fundamenta la hipótesis

Recomendaciones

• Respetar el cronograma de implementación de la estructura a organizativa propuesta

• Instrumentar mediante la evaluación del impacto el diseño de la estructura organizacional de la Coordinación Académica de la Fundación Misión Sucre en el estado Mérida para que sea implementado en todos los estados del país

Bibliografía

Chiavenato I. Introducción a la teoría general de la Administración. México: Editorial McGraw Hill Interamericana. Año 2001

Conceptos fundamentales de la Misión Sucre, versión mejorada, mayo 2004

Culebro, Jorge (1998). Cambio organizacional: transformación y diseño estructural. Documento de Trabajo 66. México. CIDE

Henry Mintzberg. La Estructura de las organizaciones. 2005. Editorial Print Book Digital

Metodología, Méndez Carlos Eduardo, editorial Mac Graw Hill

Mintzberg, Henry (1989). Mintzberg y la dirección. Madrid. Ed. Díaz de Santos.

Revista Informe de Investigaciones Educativas, Vol. XXIV, año 2010. Pág. 135-153. ISSN: 1316-0648. Depósito Legal Pp. 198504DF11. Lesbia Mujica y Alberto Crespo, ARTÍCULOS.

Plan nacional Simón Bolívar 2011-2007

CITAS DIGITALES

http://www.extension.edu.uy/red/quees

http://www.ula.ve/personal/varios_opsu/Manual_Cargos.html

http://www.ula.ve/personal/cargos_unicos/coordinador_sectorial_cultura.htm

http://www.saber.ula.ve/bitstream/123456789/19847/1/articulo13.pdf

http://www.managershelp.com/division-del-trabajo.htm. Pensamiento de Henry Fayol

http://planeacionestrategica.blogspot.es/1236115440/

http://www.matetam.com/blog/entradas-jmd/metodo-analisis-sintesis

Metodología de la investigación de Roberto Hernández Sampieri, Carlos Fernández Collado, Pilar Baptista Lucio – Social Science – 1998 – 499 páginas libro en línea http://books.google.co.ve/books?q=metodolog%C3%A Da+de+la+investigaci%C3%B3n&btnG=

Autor:

Marianela Molina Peña

Institución: Fundación Misión Sucre Mérida

País de procedencia: República Bolivariana de Venezuela

PEDAGOGÍA 2013

[1] Fundamentos conceptuales de la Misión Sucre, 2004, pág. 5

[2] Plan Nacional Simón Bolívar 2001 – 2007

[3] Plan nacional Simón bolívar 2001 – 2007

[4] Dichas premisas provienen de mesas de trabajo con triunfadores, profesores asesores, coordinadores de aldea, personal interno adscrito a la Fundación Misión Sucre en el estado Mérida.

[5] http://es.wikipedia.org/wiki/Experto