Sistemas de Información y Sistemas Administrativos

Enviado por Leonardo Méndez Cárdenas

INTRODUCCION

En la actualidad el desarrollo tecnológico es constante, y por estas variaciones dinámicas en el ambiente en el que se desarrollan las organizaciones modernas, se plantea la necesidad de adaptarse a transformaciones de manera inmediata.

La Alta Dirección empresarial durante muchos años, han reconocido que la información contable tradicional utilizada para el cálculo de utilidades ha tenido un valor limitado para el control. Sin embargo existen muchas empresas donde estos son los únicos datos que se recopilan periódicamente.

No obstante, la gran mayoría de las empresas están conscientes de que para obtener mejores resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento.

La innovación, la rapidez, el servicio de gran calidad y el ritmo al que se mejora y aplica el conocimiento constituyen las nuevas reglas del juego. En el mundo de hoy, la dedicación y la aportación de fuerza laboral son decisivas y la información es el arma esencial en esta batalla.

Mientras que los directivos vean la información como un instrumento para ejercer control, y no como un medio para mejorar la empresa, serán incapaces de apreciar los beneficios que conlleva la elaboración de nuevos sistemas de información basados en la relevancia de estas informaciones para la gestión empresarial.

La empresa en cada una de las áreas de funcionamiento se ve en la necesidad de tomar decisiones, desde la más insignificante hasta aquella que tiene que ver con su existencia misma. Con tal responsabilidad se necesita una base de datos lo más certera posible sobre la cual descansen esas decisiones.

Como es de suponer, esta información necesaria para tomar las decisiones no aparece casualmente, sino que es recopilada mediante un sistema informativo que abarca su recepción, elaboración, registro y transmisión.

SISTEMAS DE INFORMACION

Los sistemas de información surgen aun cuando el hombre no tenía conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicación y para el aprendizaje. Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin, dibujaba en paredes animales, símbolos o adquiría conocimiento de los diferentes animales.

Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y demás especialistas que lo utilizan como fuentes de información para bases de cálculos estadísticas, o como punto de partida para diferentes análisis y proyectos.

Varios años atrás el hombre tenia estos datos en tarjetas estadistas y papeles a la deriva en el tiempo con la posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de almacenamiento no confiable y de muy bajo nivel de gestión, puesto que realizar cualquier condensación de estos datos requería de mucho tiempo, los vínculos entre datos eran difíciles de actualizar, y en ocasiones la información ya no existía porque se encontraba deteriorada, Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre comienza ha desarrollar una herramienta con fines matemáticos para realizar sus operaciones a mayor velocidad la cual va más allá de las expectativas y se convierte en la mayor recolectora y procesadora de información conocida como "Computación", a partir de este momento los sistemas informativos que se resumían a Dato – Procesamiento – Información pasan a tomar un carácter mayor, formándose así un conjunto más amplio de elementos.

Los sistemas de información cumplen con los aspectos mencionados en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organización compleja que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la dirección de un objeto determinado [Martínez Santana, 1998]. Otra definición muy abarcadora es ofrecida por Lucey, quién lo presenta como "un sistema para convertir datos procedentes del exterior o del interior del mismo en información y para comunicar esta en forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de todas las funciones para facilitar la toma de decisiones efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de las actividades de las cuales ellos son responsables" [Lucey, 1987].

En las organizaciones conviven diferentes subsistemas (SSI) para las distintas funciones (contabilidad, medios básicos, inventarios, personal, etc.), pero para la administración se necesita una mayor disponibilidad de la información, por eso se debe crear un Banco de Datos Central o Base de Datos Centralizada.

El Banco de Datos Central recoge las informaciones de las distintas áreas, y del entorno, agrupando la información para que pueda estar a disposición de toda la organización.

El Sistema de Información (SI), se empareja con las tecnologías de la información (TI) por ser un sistema dinámico. Las TI nos sirven para construir los SI y son la herramienta básica para diseñar los SI.

El SI es un proceso de planificación diseño y análisis y control de los datos, que afecta a todo el núcleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar los flujos y registros de la información tanto internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para realizar las operaciones básicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo a las decisiones de planificación, diseño, ejecución, y control que realiza.

Otra definición posible de SI sería:

"Sistema de Información (SI) es el conjunto formal de procesos de análisis, que operando sobre una colección de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila elabora y distribuye, la información necesaria para realizar las operaciones básicas y la toma de decisión en la empresa, que nos sirva para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con sus estrategias. " Para realizar la recolección de los datos debemos hacerlo de forma estructurada, así como normalizar la información que entra y sale, por ello deben participar todos los órganos implicados de la empresa, para que pueda ser entendida la información que llegue al SI o la que parta de él, por todos los integrantes de la organización a los cuales va dirigida, y les pueda servir a realizar las operaciones cotidianas, tomar decisiones o como método de control. Además afecta a las funciones y estrategias del negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir los objetivos, y que puede ser utilizado como ventaja competitiva frente a nuestros rivales.

En las definiciones anteriores de SI se manejan gran cantidad de elementos de los cuales se infiere la complejidad de las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad es acentuada por elevados volúmenes de información que deben ser manejados.

Esta dificultad ha traído consigo la necesidad de aprovechar los adelantos informáticos y tecnológicos para automatizar el funcionamiento de los Sistemas de Información y de esta manera disminuir su complejidad para los usuarios de dichos sistemas.

El sistema informativo esta comprendido por una serie de elementos que se detallarán a continuación:

Documentos: Manuales, los impresos, u otra información descriptiva que explica el uso y/o la operación del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos.

Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto.

Bases de Datos: Es la colección de datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es el resultado de relacionar la información.

Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.

Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrónicos que proporciona la capacidad de computación y los dispositivos electromecánicos encargados de extraer o suministrar la información en/de los soportes magnéticos.

Software: Es el conjunto de programas de computación encargados de suministrar la información deseada al cliente, con la coordinación y relación requerida.

FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACION

El SI lleva acabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes grupos:

Funciones de captación y recolección de datos.
Almacenamiento de la información
Tratamiento de la información
Distribución de la Información

Recoge la información externa (o del entorno) e interna, enviando dicha información a través del SC a los órganos del SI, encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o ruido, la captación de información depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno, este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de forma continuada, en las áreas o partes del entorno y/o empresa sujetas a más cambios, sin dejar de vigilar las áreas más estables, aunque de forma puntual.
Captación y Recolección de Datos:
Una vez filtrada la información relevante, ésta se almacenará, puede ser en un lugar único (archivo central, sistema informático), accesible a todos los usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado dependerá de las variables, tamaño, dispersión geográfica o especificidad de la información, quien determine el sistema a adoptar.
También se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la información que afecte de forma global a la empresa, y las específicas en cada departamento.
El acceso a la recuperación de la información por parte de los usuarios, puede realizarse a través de códigos o claves que eviten a los miembros que no necesitan la información puedan acceder a ella.
Almacenamiento:
Es la función clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la información almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en la medida y formato que el usuario requiera.
Generalmente en esta función, se utilizan medios informáticos por su capacidad de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costes que representan, esto ha hecho que se generalice su uso.
Tratamiento de la Información:
Distribución y Diseminación:

Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la información requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta interpretación, además existe la necesidad de que alguna información acerca de la empresa y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la organización, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones que se presenten, y en las que se hace necesaria la resolución de problemas y adopción de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias áreas de la empresa.

CONTROL E INFORMACION. LA INFORMACION COMO BASE DEL SISTEMA DE CONTROL

Es de gran importancia para los sistemas de información el conocimiento de la diferencia entre información y dato.

Bishop plantea que: "Información es un término general que abarca hechos y representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido generalmente aceptado. La información puede ser vital o trivial, verdadera o falsa"

En cuanto a dato, es más precisa la definición, los datos son información en forma codificada, aceptable para ser introducida y procesada por cualquier ordenador. En otras palabras son representaciones de la información. Pueden usarse como objetos individuales pero con mucha más frecuencia se encuentran en grandes conjuntos dotados de una estructura, los datos son significativos en si y en relación con la estructura a la que pertenecen.

Es importante destacar que los datos por si solo carecen de significado, solo adquieren este cuando son interpretados convirtiéndose así en información útil

George W. Reynolds define:

DATO: Es la colección desorganizada de hechos que no han sido procesados en informaciones. El hecho puro crudo cuyas condiciones pudieran ser desentrañadas. Estos hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos o eventos. El dato es la personificación material de la información, constituye su base, por dato se entiende el resultado de las observaciones representadas en un lenguaje determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda producir en él, utilizarlo.

El dato es la imagen sobre algún soporte material de un fenómeno o proceso en la actualidad se presentan como indicadores, tablas textos, etc., los cuales de por sí no pueden estar relacionados con la solución de una tarea determinada con un usuario en particular.

Lo que constituye datos para unos puede ser información para otros y viceversa; todo está en dependencia del usuario y de las características del trabajo que se quiera realizar, es decir, la información que necesitan los directivos varía con la naturaleza del trabajo que efectúan, según el nivel de actividad y de acuerdo a las metas que buscan.

Al establecerse la delimitación entre dato e información, así como la definición de las informaciones a utilizar a todos los niveles de dirección se dan grandes pasos de avance en el establecimiento de los sistemas de información y son precisamente estos sistemas los que proporcionan la información que le permitirá al control fijar niveles de desempeño con objetivos de planeación, comparar el desempeño real con esos niveles determinados de antemano, determinar si hay desviaciones, medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma más eficaz y eficiente posible.

INFORMACION: Es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de datos.

En contradicción a esta diferencia se puede afirmar que en cadenas de servicios, lo que es dato para un cliente es información para el proveedor-procesador.

Según Reynolds los datos tienen las siguientes características: exactitud, totalidad, pertinencia, oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse la información del dato estas cinco características pueden ser aplicables a ellas.

En cambio para que la información sea útil al investigador, ha de reunir las siguientes cualidades:

Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objeto o hecho.
Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado retraso
Pertinencia: debe relacionarse con la situación en cuestión.
Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para entender la situación.
Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante frecuencia para actualizarlos.
Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados, presentes y futuros.
Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un área de interés.
Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas.
Forma de Presentación: Las tablas de números o las presentaciones gráficas de información, son las firmas escritas o impresas más comunes. Puede incluir además una presentación verbal.

La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos, constituyendo así el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre si, que a su vez son el resultado de las continuas observaciones y apuntes que el hombre ha realizado como ser conciente o de los registros fósiles, deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos que lo rodean, incluso de su propia atmósfera, o como resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o sistemas.

Por tanto la información es aquel dato procesado para un nivel técnico o social a partir de datos contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a los investigadores o lectores por estar demasiados abstracto al contexto en que este se desarrolla, siendo así la base estadística para toda investigación.

La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden recibir información sobre lo que está funcionando bien o lo que está funcionando mal determinan, en gran medida, la eficacia que tendrán los sistemas de control.

La información es vista, cada vez con mayor frecuencia, como un factor medular que ayuda a los gerentes a dar una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que se desempeñan las empresas de hoy en día.

No es posible que hablemos de control sin hablar de información. La efectividad del proceso de control depende fundamentalmente de la calidad de su sistema de información. El sistema de información que se diseñe debe servir para controlar aquellas actividades de vital importancia en la administración.

Los directivos deben siempre estar conscientes de los factores críticos de sus planes y de las operaciones que requieren control, debiendo utilizar técnicas e información apropiadas para ellos. Los sistemas de control y la información pretenden ayudar a cada administrador a llevar a cabo su función de control, es por eso que deben ser elaborados a la medida de cada uno de ellos.

Para esto se hace necesario:

Evitar la información sobrante. Es común encontrar en las organizaciones de vez en cuando a alguien quejándose de la falta de información, lo que en ocasiones puede ser cierto, pero en la mayoría de los casos lo que sucede es lo contrario, es decir, que se dispone de grandes volúmenes de información, mucha más de la necesitada y las personas no saben discernir entre lo que constituye información relevante y la que no lo es, se ahogan en un mar de papeles y comienzan a culpar a sus jefes de que les informan poco. Incluso pueden prestarle atención a informaciones que no le son útiles, olvidando las que les son imprescindibles.
Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no cuentan con suficiente información. No obstante, con frecuencia, los directivos reciben demasiada información irrelevante e inútil. Si reciben más información de la que pueden utilizar en forma productiva, quizás pasen por alto la información sobre problemas graves.
Conocer que existen asuntos de los que es obligatorio informar, pero otros que seria imprudente mostrar a quienes no se debe por lo desestabilizadores que pueden resultar.
Conseguir que la información sea lo más completa y exacta posible: la omisión de algún acontecimiento, puede llevar a una valoración errónea de la situación y, por tanto, a una decisión desafortunada e incompleta. Mientras más exacta sea una información, más calidad tendrá y podrá recurrirse a ella con más confianza a la hora de tomar decisiones. Sin embargo, en general, el costo de obtener información aumenta conforme a la calidad deseada; se eleva. Si una información de mejor calidad no suma nada a la capacidad del directivo para tomar la decisión, entonces no vale el costo extra.
Lograr que la información sea oportuna de forma tal que este disponible a tiempo para intervenir. El momento oportuno dependerá de la situación. El dirigente no debe tener la información ni antes ni después de lo que la necesita, ya que una anticipación podría distraer su atención hacia cosas que no le son útiles en ese momento y una información tardía imposibilita la toma de decisiones en el momento preciso.
La información ofrecida por un sistema de información debe estar al alcance de la persona indicada y en el momento oportuno para que se emprendan las medidas adecuadas.
Evitar la redundancia de la información. Aunque pueda parecer que la repetición de datos por varios canales informativos es beneficiosa; no lo es, ya que generalmente ninguna información obtenida por dos o más fuentes coincide, lo cual hace dudar de su veracidad. En cambio al obtenerla mediante un emisor único este se siente comprometido a que sea la más veraz posible, pues de lo contrario será suya la responsabilidad de no tomar correctamente la decisión correspondiente
La información debe llegar en forma clara y legible a los que van a hacer uso de ella. Se deben eliminar los tecnicismos y complicaciones que entorpecerían la labor del dirigente.
La información que reciben los directivos debe ser relevante para sus funciones y labores. El director de recursos humanos seguramente no necesita saber cuántos son los niveles de inventarios, y el director a cargo de reordenar los inventarios no necesita saber nada de la condición del personal de otros departamentos.
Lograr que la información vaya acompañada de una buena dosis de motivación, de forma tal que aquel que recibe las indicaciones, si estas son emitidas con claridad, las pueda hacer propias e incentivarlos a tomar decisiones.

Para brindar esta información a los directivos se utilizan los sistemas de información administrativa que están diseñados para ofrecer a los administradores la información relevante y oportuna para tomar decisiones óptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y de mantener una extensa variedad de bases de datos o cuerpos de información casi en todas las categorías funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a mercadotecnia, finanzas, recursos humanos, investigación y desarrollo y planeación estratégica. Además, en el entendido de que "la información es poder", los sistemas de información administrativa pueden representar un activo muy valioso.

Por lo consiguiente, muchas organizaciones que se han comprometido en serio con la función de los sistemas de información administrativa han creado el puesto de director de información, encargado de supervisar sus operaciones, de igual manera que un director general es responsable a final de cuentas de la organización entera.

Factores claves en los sistemas de información administrativa

Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar prospectivamente las nuevas tecnologías para abordar los problemas de la gestión. Están ejerciendo una considerable influencia en las compañías que se dedican a la producción y venta de tecnologías de la información.

Los Sistemas de Información Administrativa se han convertido en el reto estratégico más importante de la industria de ordenadores en la actualidad. Semejante explosión de interés ha venido dada por los siguientes factores tecnológicos y económicos.

La presión para operar a escala mundial y para competir con corporaciones globales integradas, en el contexto de una economía recesiva, obliga al ejecutivo a tener que tomar, rápidamente, decisiones importantes. El directivo debe tomar decisiones rápidas y consistentes con resultados rentables. Por tanto, el directivo se ve sometido en el momento a la fuerte presión de tener que contar con una información fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones adecuadas en el momento adecuado.
Los avances en la tecnología de los sistemas de inteligencia artificial están siendo evaluados en la actualidad como instrumento potencial para el desarrollo del tipo de Sistema de Información Administrativa que las grandes empresas contemplan para el presente y los próximos años.
Los sistemas de inteligencia artificial proveen una capacidad automatizada para racionalizar un gran número de imponderables complejos, que es perfectamente aplicable a una lógica basada en un árbol de decisión.

A finales de la década de los 80 y durante los años 90, se produjo un gran avance con la aparición de software especialmente diseñados para el directivo. Estos productos ponían el énfasis en la simplicidad y en una vía inaccesible para la formación del ejecutivo.

Algunas prestaciones dignas de mención son las siguientes:

Gran variedad de formatos gráficos
Las teclas de función activadas por Mouse.
Las técnicas para derivar, progresivamente información más detallada sobre un asunto determinado.

Aunque se superó la barrera, a medida que los sistemas ganaron en aceptación surgió un nuevo obstáculo aún más complicado. El Directivo se percató que el nuevo enfoque del ordenador personal podría solventar el tipo de problemas e interrogantes de carácter ejecutivo que requerían una agregación de datos procedentes de fuentes existentes. Este puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cómo preservar la filosofía del (Fácil de usar) necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas tecnologías y, al mismo tiempo, introducir una infraestructura (invisible) para superar las numerosas complicaciones de la tecnología asociadas con las exigentes necesidades de información del directivo.

En términos sencillos, un Sistema de Información Administrativa proporciona al directivo información vital de carácter estratégico, táctico y operativo de una manera y en un formato adecuado para facilitar el proceso diario de toma de decisiones.

Para convertirse en un elemento estratégico del repertorio de la toma de decisiones del directivo, El Sistema de Información Administrativa del presente y de los próximos años debe incorporar apropiadamente los conceptos de información y tecnología integrados. Los elementos ideales incluyen:

Criterios de acción ejecutiva global en la empresa.
Tecnologías integradas, indivisible al directivo.
Principios consistentes de un sistema de información administrativa y de tecnologías de información en la empresa.
Interfaz gráfica simple.
Información Integrada.
Interfaces que faciliten un acceso fluido a la información externa.

La ventaja más notable, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de este tipo es la disponibilidad de información, antes no disponible de ninguna manera para apoyar los esfuerzos en la toma de decisiones. Además, beneficios intangibles o beneficios adicionales, tales como la disponibilidad de una información más intuitiva sobre la cual decidir una compra o información de mercado relativa a la satisfacción del consumidor y al servicio pos venta, son también algunas de las ventajas derivadas de un Sistema de Información Administrativa.

Todo lo anterior indica que un sistema de información administrativa puede ser, en muchos casos, muy valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a habituales beneficios intangibles asociados con el aumento de la eficiencia en la toma de decisiones.

AUTOMATIZACIÓN DE LAS OFICINAS

Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración gerencial en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a los listados basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Empezando por programas de procesamiento de palabra básicos en la década de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darles a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas.

Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez solo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.

Tipos de programas para la automatización de las oficinas

Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir algunos de los siguientes productos:

Procesador de palabras
Hoja de cálculo
Base de datos
Programa editorial
Administrador de proyectos
Presentaciones
Administrador de archivos de cómputo
Correo electrónico
Explorador de internet
Editor de internet
Organizador personal
Sistema de administración financiero
Sistema de administración personal

Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.

Uso de los programas de automatización

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. En algunos casos pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla).

Los programas más modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Un administrador de sistemas puede, por ejemplo, utilizar los programas automatizados para:

Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas.
Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos.
Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación.
Automatizar diversos componentes de los diversos procesos.
Almacenar y manipular registros sobre los empleados.
Conservación de inventarios.
Operar un sitio en internet y una red interna.
Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante.
Organizar un sistema de administración financiera.
Enviar correos electrónicos individuales o grupales al personal y clientes/usuarios.
Compartir archivos a través de una red.

Aplicación de normas a los nombres y estructuras de archivos

A medida que se expande el uso de programas automatizados para uso en las oficinas, la necesidad de aplicar normas generales se vuelve cada vez más importante. Cuando muchos usuarios comparten sistemas y archivos, es conveniente asegurarse que los archivos se almacenen en sitios lógicos utilizando un conjunto de normas comunes para su denominación.

Los archivos de cómputo generalmente se almacenan en carpetas. Dentro de una carpeta se pueden crear directorios y subdirectorios, dentro de los cuales se puede almacenar información específica sobre un tema común. Por ejemplo, una carpeta denominada "finanzas" puede incluir directorios sobre el año precedente, el actual y el próximo. Cada uno de estos directorios puede ser segmentado en subdirectorios denominados "costos de administración", "costos de personal", etc.

Las carpetas deben ser dispuestas de una manera lógica y familiar para todos los usuarios. A fin de lograrlo, puede ser deseable limitar la capacidad de crear carpetas a los administradores del sistema. La secuencia lógica también se debe de utilizar en los nombres individuales de los archivos. Hasta finales de la década de 1990, la mayoría de los sistemas de cómputo limitaban los nombres de los archivos a un nombre de ocho dígitos con un sufijo de tres dígitos separado por un punto (el sufijo le indica al sistema de cómputo el tipo de archivo), sin permitir espacios o letras mayúsculas en los nombres. Por ejemplo: "repan99.doc". Para finales de la década, se hizo posible utilizar nombres de archivos más largos agregando espacios y letras mayúsculas, facilitando así el uso de nombres de archivos más explícitos, por ejemplo "Reporte Anual 1999.doc".

A fin de ayudar a los usuarios a denominar a los archivos de manera consistente para encontrarlos con facilidad en otra oportunidad, es útil determinar ciertos convencionalismos. También puede ser útil crear índices de archivos que puedan ser usados para ofrecer más detalles que faciliten su ubicación. Algunos sistemas de programas permiten la creación de índices cruzados entre los archivos que ayudan a regular y reforzar las normas para su denominación.

Ampliación o actualización de los programas

Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los equipos de oficina se amplían o actualizan constantemente. Las ampliaciones o actualizaciones se efectúan cada dos o tres años para los productos más populares. Generalmente proveen versiones más potentes de los productos existentes, incluyen nuevas características y restauran los problemas identificados en las versiones previas de los programas (evidentemente, las versiones actualizadas usualmente generan sus propios nuevos problemas, que son restaurados en la siguiente versión).

Los programas actualizados pueden ser costosos y las autoridades necesitan evaluar si es necesario y cuando debe actualizar sus programas. Una forma de evitar este dilema es la de rentar programas en lugar de comprarlos e incluir las actualizaciones automáticas como parte del acuerdo de renta. También pueden existir políticas gubernamentales para determinar si es posible y cuando debe llevarse a cabo la actualización de los programas.

Si un juego de programas está operando de manera aceptable, puede no ser necesario actualizarlo en cuanto aparezca una nueva versión en el mercado. Una razón puede ser la de esperar que otros usuarios identifiquen problemas con los nuevos programas que pueden ser restaurados por los diseñadores utilizando "parches o remiendos". Si bien, los programas actualizados son generalmente compatibles con los precedentes, lo que significa que la nueva versión puede leer archivos creados por el programa anterior, los programas viejos normalmente no pueden leer aquellos archivos creados por los nuevos programas. Cuando esto se convierte en un problema serio, es tiempo de actualizar o ampliar los programas.

Si bien en algunos casos puede ser deseable demorar la actualización, en otros la incorporación de nuevas características puede compensar el costo de hacerlo.

¿ES UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA APROPIADA?

La tecnología no es siempre la solución a un problema. Si bien en ocasiones permite que los procedimientos administrativos se desarrollen de manera más expedita, efectiva y eficiente, también puede resultar costosa y situarse por debajo de las expectativas cifradas en ella.

Los procesos manuales, no tecnológicos, pueden tener todavía su lugar en algunas actividades de la administración. Los procesos manuales pueden ser más económicos, más transparentes y menos sujetos a fallas que los tecnológicos.

En algunos casos, el uso de tecnología puede simplemente no ser apropiado dadas las circunstancias imperantes. Este puede ser especialmente el caso cuando el acceso a la tecnología no es fácil o no está muy extendido, por lo que no sería equitativo ofrecerle acceso tecnológico a algunos usuarios, pero no a todos. En otros casos, una solución tecnológica puede no ser sustentable en el largo plazo o ciertas restricciones operativas pueden impedir su adopción.

Antes de adoptar una solución tecnológica, el administrador de sistemas debería evaluar primero si la propuesta resulta apropiada. Después de analizar los costos y beneficios de la tecnología y la disposición de todos los usuarios potenciales, el administrador debería estar preparada para determinar si la solución tecnológica es la mejor opción.

Generalmente deben considerarse cinco etapas ante el uso de una tecnología nueva:

1. Costos y Beneficios de la Tecnología

Incorporar nueva tecnología para propósitos administrativos puede incrementar los costos o disminuirlos, dependiendo del costo de la nueva tecnología en comparación con el del sistema al que reemplaza. La nueva tecnología también puede acarrear beneficios no monetarios, como mejoras en la prestación del servicio o en la transparencia. Es conveniente realizar una evaluación en términos de costo-efectividad y de los potenciales beneficios de la nueva tecnología antes de comprometerse con su introducción.

La tecnología puede parecer costosa en la etapa de implantación, pero puede ahorrar dinero en el largo plazo, especialmente cuando se encuentra una solución tecnológica de bajo costo para remplazar a una aplicación costosa y de baja tecnología. Los administradores necesitan ponderar los costos y ahorros asociados con la introducción de nueva tecnología. Al hacerlo, deben tener en mente no solo los costos iniciales relacionados con la adquisición de equipos y programas y la contratación de consultores para instalar el nuevo sistema, sino también los costos de administración y mantenimiento permanentes.

Se debe determinar el ciclo de vida esperado. Una tecnología que puede reutilizarse para más de un propósito será preferible en términos de costo-efectividad a aquella que tiene que ser reemplazada en el corto plazo.

Muchas soluciones tecnológicas pueden representar costos significativamente mayores que los procedimientos manuales a los que reemplazarían. No siempre es recomendable incorporar nueva tecnología cuando mejoras relativamente menores no justifiquen los costos adicionales. No se debe adoptar una solución de alto costo y tecnología si una alternativa de menor costo es más apropiada en circunstancias específicas.

Antes de efectuar una compra, es conveniente que el administrador se asegure que dispone de los fondos para la etapa inicial de implantación y para los costos permanentes de mantenimiento, lo que generalmente requiere del compromiso de toda la alta gerencia administrativa.

Un análisis de costo beneficio a propósito de la introducción de nueva tecnología puede considerar los siguientes elementos:

Aclarar el propósito de la adquisición
Manifestar por qué es deseable
Describir el proceso que será reemplazado
Señalar los riesgos o problemas que pueden surgir o agudizarse si se sigue utilizando el proceso actual
Describir como funcionaría la nueva aplicación tecnológica
Señalar cuales son los beneficios que reportará
Mencionar que problemas o riesgos que puede representar su adopción
Analizar si la nueva tecnología mejorará o no la transparencia de los procesos
Estimar todos los costos implicados en la adquisición de nueva tecnología, incluyendo equipo, programas, infraestructura, comunicaciones, transporte, personal, consultores externos y mantenimiento
Calcular los costos que representaría una falla de la nueva tecnología
Mostrar los costos asociados con el procedimiento actual
Identificar las economías que podría generar la nueva tecnología
Detallar un cronograma para su implantación
Examinar su sustentabilidad e indicar su ciclo estimado de vida
Identificar cualquier factor externo necesario para la viabilidad del proyecto, como la aprobación de los interesados o la promulgación de reformas legislativas

2. Disposición para Asimilar la Tecnología

El uso de la tecnología debe ser sensible a la disposición de los interesados para asimilarla. En algunos casos, la gente suele esperar más de ella de lo que puede ofrecer de manera realista. En otros, la gente puede desconfiar, sospechar de ella o estar mal preparado para adoptarla.

Las expectativas pocos realistas pueden traducirse en la adopción de tecnología que no sea capaz de satisfacer las funciones esperadas. Esto puede ocurrir si la tecnología seleccionada no es la apropiada para las tareas contempladas o si no se cuenta con mecanismos de soporte para darle mantenimiento una vez instalada.

La falta de confianza o la sospecha pueden provocar demoras en su implantación o frenar un proyecto. Cuando los interesados están mal equipados para adoptarla, quizá por la falta de personal capacitado o problemas de infraestructura, la tecnología puede fácilmente quedar por debajo de las expectativas.

Para maximizar las oportunidades de éxito, se pueden adoptar diversas estrategias para reducir expectativas poco realistas, sospechas o falta de confianza y para incrementar la capacidad de los interesados para adoptarla.

3. Superar la resistencia al cambio

Puede haber oposición burocrática a la innovación o al cambio. Esto puede ocurrir cuando hay intereses creados en conservar el sistema vigente. Un temor común es que la adopción de nueva tecnología significa pérdida de empleos. Por supuesto, esto es cierto en algunas ocasiones y es un problema que debe ser reconocido y atendido por la el administrador mediante negociaciones con el personal que puede resultar afectado.

La adopción de tecnología cambia a veces la naturaleza del ámbito de trabajo sin reducir necesariamente la fuerza laboral, disminuyendo la necesidad de personal empleado en actividades manuales pero incrementando el personal necesario para manejar la tecnología. En algunos casos, este personal puede ser el mismo y no se pierden empleos. En otros, debido a las distintas capacidades requeridas, parte del personal puede resultar excedente mientras se puede requerir de otro con capacidades distintas.

Cuando se espere que la adopción de tecnología provoque cambios significativos en las prácticas laborales, es conveniente que el administrador adopte una estrategia para el cambio administrativo. Muchas firmas de administración ofrecen consultores experimentados en cambios administrativos que pueden ofrecer buenos consejos sobre las estrategias más apropiadas. El aspecto más importante del cambio administrativo es el de realizar consultas periódicas con los interesados, especialmente con los afectados, desde antes de que inicie el proceso. Es más probable que los interesados que estén bien informados sobre las razones del cambio y los beneficios derivados de él brinden un mayor apoyo, sobre todo si se les da la oportunidad de realizar contribuciones significativas en las etapas de planeación e implantación.

También puede haber oposición política a la innovación o al cambio. Por su naturaleza, las elecciones son políticamente sensibles, por lo que es posible que la implantación de nuevas tecnologías tengan un impacto positivo.

La renuencia a adoptar tecnología también puede detener la falta de confianza en la nueva tecnología. La falta de confianza puede ocurrir a través de un malentendido, falta de conocimiento, u otras numerosas razones. Nuevamente, consultar y explicar claramente que hay detrás de la tecnología puede ayudar a aclarar los malos entendidos y remediar la falta de conocimiento.

4. Manejar grandes expectativas

Mientras algunas personas pueden estar desconfiadas ante una nueva tecnología, otras pueden esperar mucho de ella. Particularmente, cuando la gente no ha tenido mucho contacto con la tecnología, puede haber una expectativa poco realista de la aplicación de ésta a un problema que sería fácilmente solucionado.

Si las expectativas poco realistas no son minimizadas, existe el riesgo de que las soluciones tecnológicas elegidas puedan ser inapropiadas o incapaces de responder adecuadamente a las mismas. Al igual que con la falta de confianza, las expectativas poco realistas pueden ser atenuadas mediante la consulta e información a los involucrados, y siendo transparentes e identificando los riesgos para equilibrar las oportunidades identificadas.

5. Reducir los problemas estructurales

La nueva tecnología puede ser exitosa, sólo cuando existen los recursos humanos y físicos para administrarla adecuadamente. El personal o contratistas necesitan conseguir quien pueda implementar y operar la tecnología o quien es capaz de realizar la capacitación. Cuando no hay disponibilidad de personal capacitado, se pueden adoptar estrategias de capacitación para proveer adecuadamente personal capacitado, o mediante el empleo de contratistas externos.

Si se van a utilizar contratistas externos se deben tomar en cuenta, las necesidades de su costo cuando se adopte la nueva tecnología. Cuando una EMB confíe en los contratistas, deberá estar conciente que podrían necesitarlos, no solo para instrumentar la tecnología seleccionada, sino también operarla, mantenerla y actualizarla.

Los recursos físicos con que se cuentan tendrán un impacto en la preparación de una organización para asimilar la tecnología. El acceso a fuentes de suministro confiables, a líneas de comunicación y medios de almacenamiento seguro, puede ser crucial para la instrumentación de nuevas tecnologías. Cuando no se cuenta con infraestructura adecuada o no es confiable, las opciones pueden ser limitadas o poco prácticas. Se necesitará tener cuidado que la tecnología elegida sea suficientemente fuerte y flexible para continuar funcionando si una parte de un sistema empieza a ser inoperable. Esto puede consistir en estrategias tales como mantenimiento múltiple, respaldos de información en diferentes sitios, o garantizar que la red puede continuar operando cuando fallen uno o más vínculos. Puede ser mejor aún que el manual de respaldo del sistema esté disponible para poner nuevamente en funcionamiento una línea en el caso de una irrecuperable falla del sistema.

TEORÍA DEL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

Consiste en una serie de modificaciones (transacciones) aun determinado recurso del sistema (por ejemplo una base de datos) y en donde se define un punto de inicio (Begin Tran) y un punto de terminación que define un bloque entre el conjunto de operaciones que son realizadas.

Dentro de este proceso en bloque los demás usuarios no pueden modificar nada hasta que no se presente un estado estable de los datos, esto ocasiona inconsistencia temporal y conflictos.

Para evitar lo anterior se implementan dos maneras diferentes:

1. Ejecutar Transacciones Serializadas.

Es un sistema que permite el procesamiento de transacciones en forma secuencial o serializado y consiste en asignarle una secuencia a cada transacción, este proceso reduce el rendimiento del sistema.

2. Ejecutar Transacciones Calendarizadas

Es un sistema que permite el proceso de transacciones asignándole tiempos de procesamiento el cual permite incrementar el rendimiento del sistema ya que se ejecuta un máximo de proceso en forma concurrente y no a través de una serie.

PROPIEDADES DE LAS TRANSACCIONES

1. Atomicidad de fallas. Consiste en efectuar todas las transacciones, pero en caso de falla no se realiza ninguna.

2. Permanencia. Consiste en que una vez completada una transacción satisfactoriamente los cambios ya no pueden perderse.

3. Seriabilidad. Consiste en asegurarse que los cambios siguen un orden adecuado.

4. Aborto de transacciones propio para cada transacción. Es la capacidad que se tiene para abortar el proceso transaccional en cualquier punto, el resultado de esta operación no puede ser revelado para otras transacciones.

5. Punto de inicio y terminación. Consiste en especificar un bloque inicial y un punto que termina el fin de ese bloque.

EJECUTAR TRANSACCIONES ANIDADAS

Consiste en tener transacciones que dependen de otras, estas transacciones están incluidas dentro de otra de un nivel superior y se les conoce como: SubTransacciones.

La transacción de nivel superior puede producir hijos (Subtransacciones) que hagan más fácil la programación del sistema y mejorando el desempeño.

Instrucciones para el uso de transacciones.

La programación con uso transacciones requiere de instrucciones especiales, las cuales deben ser proporcionadas por el sistema operativo, por el compilador del lenguaje o por el manejador de la base de datos. Algunos ejemplos son:

BEGIN_TRANSACTION

END_TRANSACTION

ABORT_TRANSACTION

READ

WRITE

La cantidad exacta de instrucciones disponibles para manejar transacciones depende del tipo de objetos y operaciones que deban ser procesadas.

PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

La estructura de una transacción usualmente se le da el nombre de modelo de la transacción, estas pueden ser planas (simples) o anidadas. Un aspecto muy importante en el manejo de transacciones es el mantener y aplicar algoritmos de control sobre los datos o recursos; para ese control también se utilizan protocolos que proporcionan confiabilidad como los siguientes:

Atomicidad.
Protocolos de recuperación total.
Protocolos de compromiso global.

El control de las transacciones también requiere de controlar la concurrencia del acceso y uso hacia el recurso que se esta manipulando, ese control de concurrencia tiene 2 objetivos:

Como sincronizar la ejecución concurrente de transacciones.
Consistencia intratransacción (aislamiento).

Para llevar a cabo el control de concurrencia dentro de un proceso de transacciones se manejan 2 modos:

EJECUCIÓN CENTRALIZADA DE TRANSACCIONES

EJECUCIÓN DISTRIBUIDA DE TRANSACCIONES

MÉTODOS DE IMPLANTACIÓN DE TRANSACCIONES

Espacio de trabajo privado.

Consiste en realizar copias de los bloques que serán utilizados dentro de una transacción de manera que se trabaje con estas copias para realizar todas las modificaciones necesarias. Todo el espacio de trabajo con la información que será utilizada es contenida dentro de estas copias denominado espacio de trabajo privado. Los demás usuarios trabajarán con la copia original de los bloques pero no podrán obtener segunda copia de los mismos.

CONCLUSIONES

La importancia de los sistemas informativos, así como las partes que lo componen, es primordial para proveer los elementos necesarios para la toma de decisiones.

Los sistemas de información cumplen con aspectos importantes y determinantes en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organización compleja que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la dirección de un objeto determinado.

BIBLIOGRAFIA

Morales Cordero, Yovany. La Informática Aplicada a la Administración Sistemas de Información de Recursos Humanos. En red www.monografias.com

Navarro, Carlisle Angulo, Diana García, Ana Luisa. Desarrollo del Sistema de Información Administrativa. http://www.monografias.com

Instituto Tecnológico de la Paz. Teoría del Procesamiento de Transacciones. En red www.itlp.edu.mx

Green, Phil. Automatización de Oficinas, IFES, UN-DESA, IIDEA Elecciones y Tecnología. En red www.aceproject.org/main/espanol Traducción: Carlos Navarro, 2002.

Leonardo Méndez Cárdenas