Las Empresas (página 2)

CARACTERÍSTICAS DE UNA EMPRESA

• Constituyen la unidad económica fundamental para el desarrollo de la humanidad.
• Son entes productores de fuentes de trabajo.
• Son Organismos capaces de satisfacer las necesidades colectivas mediante la producción de bienes y servicios.
• Es una combinación de capital y trabajo.

CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS

Las Empresas se clasifican, según su:

1.      Dimensión: Grande, pequeña y mediana.

1.1.  Grande: Son aquellas empresas que están dotadas de una gran capacidad tecnológica, potencial humano y una mayor cantidad de capital, así como también requieren de un riguroso, estricto y cabal cumplimiento de las actividades de planeación, organización, ejecución y control, para así alcanzar los objetivos trazados.

1.2.  Pequeña: Son aquellas empresas que no requieren de tanta capacidad tecnológica, potencial humano e inversión de capital, para llevar a cabo sus actividades económicas.

1.3.  Mediana: Son aquellas empresas que requieren de una mediana capacidad tecnológica, potencial humano e inversión de capital para cumplir con sus actividades.

2.      Forma Jurídica:

2.1.  Sociedad de Personas: Son aquellas sociedades donde el interés que prevalece para asociarse la constituye la persona, el socio. Se forma entre dos o más personas, entre las cuales existe la mutua confianza. Es tan importante la persona, el asociado, al punto de que por la muerte, interdicción, quiebra o retiro de un socio, la sociedad se disuelve (artículo 341 C.C). La responsabilidad de los socios colectivos es ilimitada y por lo tanto la administración está centralizada en los socios.

2.1.1.     Sociedad en Nombre Colectivo: Son aquellas sociedades en el cual lo principal es el prestigio o participación de la persona como tal, está formada por dos o más personas con un fin lucrativo. Es una sociedad que organizada sobre una base estrictamente personal, los socios en virtud del vínculo social, asumen una responsabilidad, por las obligaciones que contraiga la sociedad durante su ejercicio económico. La administración es llevada por los socios, el capital de este tipo de sociedad está formado por el aporte que cada socio haya realizado y la distribución de la utilidad corresponde al porcentaje de participación o a la fracción del aporte realizado.

2.1.2.     Sociedad en Comandita Simple: Son aquellas sociedades que están formadas por dos tipos de socios: Socios comanditarios, solo responden por los actos de la sociedad con el capital que pusieron o debieron poner en ella, es decir, responden limitadamente hasta el monto de su aporte y socios comanditantes, responden ilimitada y subsidiariamente. El socio comanditario cuyo nombre quede incluido en la razón social es el responsable de la compañía como socio solidario; la administración está bajo la responsabilidad de los socios comanditantes y el capital está formado por el aporte realizado por cada uno de los socios en el momento del inicio de la empresa. Este tipo de sociedad se disuelve por muerte, quiebra, interdicción o inhabilitación de los socios solidarios o algunos de ellos.

2.1.3.     Firma Unipersonal: Son entidades conformadas por una sola persona, cuyo propietario es un solo individuo. La persona responde solidaria, ilimitada y subsidiariamente ante cualquier obligación con terceros. La empresa desaparece cuando la persona decide no seguir más, por muerte, interdicción, quiebra, también el capital puede aumentar o disminuir según sea su decisión, ya que no tiene reglamentación alguna que lo estipule; Las utilidades pueden ser retiradas en el momento que la persona así lo decida y la misma pueda ser transferida al capital.

2.2.  Sociedades de Capital: En estas sociedades el interés que prevalece para asociarse, lo constituye el patrimonio, sin interesar la persona que lo aporte o adquiera las acciones.

2.2.1.     Sociedades Anónimas: Son aquellas sociedades en la cual las obligaciones sociales están garantizadas por un capital determinado y en la que los socios no están obligados, sino por el monto de su acción. Es administrada por uno o más administradores temporales, revocables, socios o no socios. El capital social esta dividido en acciones.

2.2.2.     Sociedades en Comandita por acciones: Son aquellas sociedades en la cual el capital social está representado por acciones. La responsabilidad de los socios está limitada por el valor de sus acciones, las cuales constituyen el derecho de los accionistas a la cuota que le corresponde sobre el patrimonio común y sobre los beneficios obtenidos. Los administradores pueden ser socios comanditantes o comanditarios decidido mediante asamblea de accionistas.

2.2.3.     Sociedades Anónimas de Capital Autorizado (S.A.C.A.): Son aquellas cuyo capital suscrito puede inferir al capital autorizado por los estatutos sociales y en las cuales la asamblea de accionistas autoriza a los administradores para que aumenten el capital suscrito, hasta el límite del capital autorizado mediante la emisión de nuevas acciones en la oportunidad y cuantía que ellos decidan sin necesidades de nueva asamblea.

2.2.4.     Sociedades Anónimas Inscritas de Capital Abierto (S.A.I.C.A): Son aquellas sociedades anónimas que son autorizadas como tales por la Comisión Nacional de Valores. Las sociedades anónimas que solicita dicha autorización deberán llevar los siguientes requisitos:

2.2.4.1.          Tener un capital pagado no menor de 1.000.000 Bs. Representado en acciones comunes nominativas que tengan el mismo valor nominal. El Ejecutivo Nacional podrá elevar el monto antes señalado cuando lo considere conveniente en atención al desarrollo del mercado.

2.2.4.2.          No menos del 50% del capital social debe estar en poder de un grupo de accionistas cuya inversión máxima sea equivalente a un término de porcentaje de dicho capital. El reglamento fijará el número de accionistas y el porcentaje de capital requerido.

2.3.  Sociedades Mixtas: Son sociedades que presentan características de las sociedades de personas y las de capital.

2.3.1.     Sociedades de Responsabilidad limitada (S.R.L.): Son aquellas sociedades en la cual el capital está dividido en cuotas de participación, las cuales no son títulos negociables y un socio para venderlos requiere del consentimiento de los demás socios (característica de la sociedad de personas). La responsabilidad de los socios se limita al valor de las cuotas de participación, que han suscrito; la muerte o inhabilitación de un socio no afecta la vida de la sociedad (característica de la sociedad de capital).

3.      Actividades Económicas:

3.1.  Industrial: Son empresas que se encargan de la producción de bienes.

3.1.1.     Extractiva: Son aquellas empresas que se encargan de extraer la materia prima de su ambiente natural. Ejemplo: Ferrominera (extrae hierro bruto), industrias pesqueras (extrae pescado), etc.

3.1.2.     Manufacturera: Son aquellas empresas que se encargan de transformar la materia prima en productos terminados. Ejemplo: SIDOR, ALCASA, etc.

3.2.  Comerciales: Son aquellas empresas que se dedican a la prestación de servicios.

3.3.  Construcción: Estas son empresas que se encargan de la fabricación de la parte inmobiliaria de las viviendas, edificios, etc.

3.4.  Mercantiles: Aquellas que se encargan de llevar el producto final a los mayoristas, minoristas, Ejemplo: Sociedades en nombre colectivo, comandita, S.A., S.R.L. El objetivo principal de este tipo de empresa es obtener un fin económico a través de un servicio prestado.

3.5.  Servicios: Son aquellas que se encargan de prestar un servicio a la comunidad, Ejemplo: SABENPE, CANTV, etc.

ESTRUCTURA DE UNA EMPRESA

Consiste en la manera, forma como está organizada una determinada empresa. Reúne los recursos físicos y humanos en una forma ordenada y los acomoda en un patrón coordinado para alcanzar los objetivos planeados, así como también crea líneas definidas de autoridad y responsabilidad en una empresa. La estructura organizativa promueve la colaboración y negociación entre los individuos y mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la organización; de igual manera facilita la división del trabajo, la departamentalización y el grado o alcance del control (número de subordinados inmediatos que depende de un agente).

La autoridad y responsabilidad constituyen en pilares fundamentales que deben estar delegadas en toda la empresa para promover la eficiencia de una estructura organizacional. Sin la delegación de autoridad el presidente sería el único miembro administrativo de una empresa. Habría sólo un departamento y no existiría la estructura organizacional y es necesariamente de la estructura organizativa que depende el éxito de una empresa.

EJEMPLO SOBRE LOS DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA Y FUNCIÓN DE CADA UNO DE ELLOS

Clasificación de la Empresa: Dimensión: Mediana.

Forma Jurídica: Sociedad de Capital (Sociedad Anónima).

Actividad Económica: Industria Manufacturera.

Esta mediana empresa se dedica a la transformación de la materia prima en productos terminados; es decir, transforman el cemento, arena, granza, etc. en tubos de concreto, siendo éstos de diferentes tamaños, grosor, etc. para posteriormente ser vendidos a las distintas empresas encargadas de la elaboración de los acueductos y para otros fines. También, esta Empresa fabrica bloques de distintos tamaños (centímetros) para luego ser vendidos a las empresas que laboran en el ramo de la construcción, tanto en el área local como en el área regional. La empresa está Departamentalizada de la siguiente manera:

1.      DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1.1.  Recibe las requisiciones de compras, es decir, atiende las peticiones en cuanto a carencia de material se refiere, en cada uno de los departamentos involucrados en el proceso productivo (cemento, arena, granza, granito, herramientas de trabajo, etc.).

1.2.  Analiza detalladamente las fuentes de abastecimiento, tomando en cuenta todos los proveedores activos y potenciales con los cuales la empresa mantiene relaciones comerciales.

1.3.  Envía las solicitudes de cotización, describiendo detalladamente los materiales que se desean adquirir a los proveedores que han sido preseleccionado por la empresa.

1.4.  Recibe y analiza las cotizaciones de los proveedores, es decir, realiza un estudio riguroso de cada proveedor por separado en un formato que contendrá los siguientes elementos: Cantidad, precio unitario, precio total, calidad, tiempo de entrega y condiciones de pago.

1.5.  Selecciona el mejor proveedor que cumpla con mayor cantidad de especificaciones, resultante del análisis anteriormente efectuado.

2.      DEPARTAMENTO DE ALMACEN DE MATERIALES

2.1.  Recibe del Departamento de Compras una copia de cada pedido efectuado.

2.2.  Entrega al encargado de control de existencias la documentación.

2.3.  Entrega al auxiliar del Almacén los materiales comprados para que los acomode en los respectivos estantes y patios de almacenamiento.

2.4.  Registra las entradas y salidas en tarjetas de existencia.

2.5.  Indica al Supervisor del Almacén sobre la carencia de algunos materiales.

2.6.  Coloca los materiales en sus respectivos lugares de almacenamiento.

2.7.  Transporta y entrega el material requerido al departamento solicitante.

3.      DEPARTAMENTO DE VENTAS

4.      Supervisa el trabajo de cada vendedor.

4.1.  Solventa de la mejor manera cualquier problema que se presente con un cliente determinado.

4.2.  Planifica el trabajo de ventas.

4.3.  Coordina reuniones y visitas a los clientes.

4.4.  Estudia el mercado de trabajo.

4.5.  Realiza el pronóstico de ventas por mes.

4.6.  Lleva el acumulado diario de las ventas.

5.      DEPARTAMENTO DE FINANZAS

5.1.  Envía los cheques a los proveedores, una vez que los materiales solicitados sean entregados.

5.2.  Se encarga del papeleo interno para dar entrada en el inventario a los nuevos materiales solicitados a los proveedores.

5.3.  Comprueba los asientos y las sumas en las facturas y registra los detalles financieros de las operaciones.

5.4.  Retiene el pago de los proveedores, cuando los materiales adquiridos están sujetos, antes de ser aceptados, a inspección y prueba.

5.5.  Recibe información por parte del Departamento de Compras, en caso de que los materiales aceptados estén defectuosos y el departamento de compras haya negociado con el proveedor alguna rebaja.

6.      DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN DE MATERIALES

6.1.  Recibe y revisar el pedido, para constatar que cumpla cabalmente con las especificaciones estipuladas en la orden de compra.

6.2.  Descarga los materiales adquiridos.

6.3.  Transporta el material comprado hasta el departamento de almacén, para su respectivo almacenamiento.

6.4.  Revisa las condiciones de los materiales adquiridos. En caso de que, parte de ellos, estén dañados, notifica de inmediato al Departamento de Compras para iniciar las rebajas con el proveedor.

6.5.  Notifica al Departamento de Compras, en caso de que los materiales comprados estén en buenas condiciones para que pueda pagarse la factura.

7.      DEPARTAMENTO DE INGENIERIA

7.1.  Diseña los tubos de concretos y bloques dependiendo del tamaño, grosor y centímetros requeridos por la empresa.

7.2.  Indica cuales son los materiales que se requieren, desde el punto de vista de resistencia, dimensión, dureza, métodos de fabricación al Departamento de Compras.

7.3.  Satisface las necesidades del cliente.

7.4.  Investiga todos los aspectos técnicos en cuanto al producto se refiere.

7.5.  Invoca tecnología para satisfacer nuevas necesidades del producto.

8.      DEPARTAMENTO LEGAL

8.1.  Revisa las cláusulas de los Contratos, puesto que todas las órdenes de compras son contratos legales. Este procedimiento es realizado por un abogado.

8.2.  Proporciona asesoría legal al agente de compras, cuando este realice sus actividades contractuales (determinación de precios, mermas en el recibo, manejo de las ofertas, entre otros).

8.3.  Proporciona asesoría legal, cuando algunas compras que va a efectuar la Empresa requiera de un contrato especial.

9.      DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES

9.1.  Proporciona y mantiene un flujo de materiales que permita la continuidad operativa de la empresa.

9.2.  Desarrolla proveedores competentes.

9.3.  Mejora la posición competitiva de la empresa.

9.4.  Alcanza las mejoras relacionadas con los otros Departamentos de la Empresa.

9.5.  Racionaliza los costos de la administración.

9.6.  Estandariza la calidad de los productos requeridos.

PASOS PARA LA CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA

Pasos para constituir una sociedad:

En Venezuela son las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada; deben realizar los siguientes trámites:

• "Solicitar la asesoría de  un abogado, para luego escoger la forma de organización mercantil más conveniente, según el Código de Comercio, el Código Civil, la Ley del Mercado de Capitales y el Decreto n.º 2.095 (que regula el tratamiento de las inversiones extranjeras).
• Elaborar el documento de constitución y los estatutos de la compañía.
• Registrar el nombre de la sociedad en el Registro Mercantil.
• Abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa, con no menos del 20% del capital suscrito. 
• Presentar ante el Registro Mercantil los estatutos de la compañía, que deben incluir los objetivos, el capital, la forma de organización de los socios. Estos documentos deben estar firmados por un abogado.  
• Contratar los servicios de un contador público colegiado de nacionalidad venezolana, que fungirá de comisario o agente fiscal.
• Cancelar los impuestos correspondientes. 
• Adquirir los libros de contabilidad requeridos, sellarlos y foliarlos. Los libros contables según el artículo  32 del Código de Comercio son el diario, el mayor y el inventario.
• Publicar el documento de constitución de la empresa en un diario de circulación nacional. 
• Inscribir la empresa en el seguro social.
• Solicitar el permiso de funcionamiento ante la Alcaldía del municipio donde vaya a funcionar la empresa, para lo cual deberá obtener la patente de industria y comercio. 
• Solicitar el documento de conformidad del Cuerpo de Bomberos. 
• Solicitar la conformidad de uso de la Ingeniería Municipal. 
• Obtención del número de identificación fiscal (RIF) 
• Inscribir la empresa en el Instituto Nacional de Cooperación Educativa".

Las sociedades en nombre colectivo y en comandita perdieron vigencia desde hace años, debido al desuso de estas modalidades.

DATOS QUE DEBE CONTENER EL DOCUMENTO CONSTITUTIVO

Es recomendable que se tenga definidos los siguientes puntos:

• Nombre de la Empresa: Debe estar compuesto con cualquier nombre de fantasía o de persona junto con la mención del tipo de empresa que se esta constituyendo. (C.A., S.A., S.R.L., etc.). Ejemplo: Inversiones Este y Oeste, C.A. o Corporación Pedro Pérez, C.A., Inmobiliaria XT, S.A. El nombre que se escoja debe ser aprobado por el Registro Mercantil.
• Socios: Las sociedades mercantiles están compuestas por un mínimo de dos (2) socios, sin límite máximo. Una vez que se decida la cantidad de socios en la empresa, se debe saber los datos de identificación de cada uno de ellos (nombre y apellido, domicilio, estado civil, número de cédula y profesión).
• Capital Social y aportes de cada socio: El capital social de las empresas está dividido en acciones. Los socios deben definir cuánto capital será aportado para este negocio y en qué proporciones por cada socio. No existe mínimo ni máximo. Por ejemplo, si deciden que la empresa tendrá un capital de CIEN MIL BOLIVARES (Bs. 100.000,00), también deberán definir los porcentajes que cada socio aporta (no tienen que ser iguales, el socio A puede tener 20% y el socio B el 80% restante, por ejemplo o el socio A 25%, el socio B 25%, el socio C 50%, o cuatro socios de 25%, eso lo deciden los socios con sus aportes iniciales). Cada socio recibirá acciones correspondientes al aporte que hizo. Los aportes de los socios pueden ser en dinero en efectivo o mediante aporte de inventario.
• Objeto de la Empresa: Hay que definir la actividad principal a la que se va a dedicar la empresa. Estas empresas se pueden dedicar a cualquier actividad de lícito comercio permitido en nuestra legislación. (Ejemplo, Inversiones en General, o Constructora, Inmobiliaria, compraventa, Fabricación, Detal, Supermercado, etc.).
• Administración de la Empresa: Las empresas generalmente son administradas por una Junta Directiva. Los Directivos o administradores no tienen que ser accionistas (pero pueden ser).La Cantidad de Directores o Administradores es definida por los interesados, hay que decidir cuántos miembros tendrá y quiénes serán (Ejemplo: Un (1) Presidente y Tres (3) Directores, o Un (1) Presidente solo, Un (1) Presidente y Un (1) vicepresidente, en fin, las posibilidades son infinitas, depende de lo que los accionistas decidan. Tienen que definir si los administradores tienen facultades individuales o conjuntas (es decir, si cualquier administrador puede obligar a la empresa, o se necesita la firma conjunta de dos administradores.) Asimismo, puede en una misma empresa haber administradores con amplias facultades y administradores con facultades conjuntas.
• El Comisario: Su función principal es informar a la asamblea de accionistas sociedad, sobre el balance y sobre las cuentas que ha de presentar la administración. Debe ser un Licenciado en Contaduría Pública o Licenciado en Administración. Son necesarios los datos del comisario.

CONCLUSIÓN

Las Empresas constituyen una unidad económica imprescindible en el desarrollo y avance del proceso económico de nuestro País y del mundo. Estas unidades económicas son organismos creadores de fuentes de trabajo y a su vez se convierten en satisfactores de las necesidades colectivas de la comunidad a través de la producción de bienes y servicios.

El establecimiento y el logro de los objetivos son misiones retadoras y gratificantes para cualquier empresa y los obstáculos administrativos que tendrán que ser superados para lograr el éxito son sorprendentemente similares en todas las empresas y principalmente el éxito de la organización depende de su estructura organizativa, para así contribuir de la mejor manera al progreso de nuestro País y del mundo.

Las empresas públicas, son entidades institucionales constituidas con capital de titularidad estatal en su totalidad, tiene como finalidad la realización de actividades productivas o la prestación de un servicio en régimen de Derecho Privado.

Dentro de este esquema todas estas empresas deben ejercer su autonomía estableciendo sus objetivos y controlando su poder de gestión.

Para la elaboración del documento constitutivo de una empresa, se debe cumplir con una serie de requisitos y seguir unos pasos en su redacción. Hay Registros en nuestro país que exige cierta cantidad de números de líneas por páginas. Por ejemplo: el Registro Inmobiliario de Zamora, que se encuentra ubicado en el Centro Comercial Oasis Center, exige que los documentos para la constitución de cooperativas tengan 30 líneas en las páginas impares y 34 líneas en las páginas pares; el Registro Mercantil V del Distrito Capital, ubicado en Chacao, Caracas, exige 30 líneas por página. Eso depende de la política de cada registro.

BIBLIOGRAFÍA

Enciclopedia Salvat, Editorial Romor, primera edición. Caracas Venezuela.

Terry & Franklin. Principios de Administración. Compañía Editorial Continental S.A. Primera edición. Caracas Venezuela.

MAC GRW HILL. Administración Moderna Tomo I. Editorial D'vinni LTDA Colombia 1998.

Introducción a la Administración de Empresas, Universidad Nacional Abierta, Caracas, Venezuela, 1980.

Páginas WEB visitadas:

www.iutcaripito.tec.ve

www.faces.ucv.ve/administracionycontaduria

www.unefm.edu.ve

AUTOR:

Mariela Espinoza

Estudiante de Administración Tributaria en el Instituto Universitario de Tecnología Rufino Blanco Bombona, trabajo como Auxiliar Contable, Venezolana, residenciada en Guatire, Estado Miranda, Venezuela.