DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA REFRACTARIOS SOCIALISTAS DE VENEZUELA, C.A.
Autor- Lourdes Valero
Tutor Académico: MSc. Iván Turmero Tutor Industrial: Lcda. Beatriz España Fecha: JUNIO 2016
RESUMEN
El diseño de un de Sistema de Gestión para la Gerencia de Recursos Humanos de REFRACTARIOS, se realizó con la finalidad de la mejora del proceso de toma de decisiones, acciones correctivas y preventivas para el progreso de las gestiones internas de la gerencia, puesto que se entiende que de ello dependerá el éxito o fracaso de su mision. Mediante el desarrollo del trabajo se recomendó definir la filosofía de gestión estratégica, la misión, visión y los objetivos para la iniciativa de la gerencia, también se elaboró un manual de organización para orientar al personal. En el diseño del sistema de gestión se recolecto información de la gerencia a través de la observación directa, entrevistas con el personal proporcionando así los indicadores de gestión que permitirán medir las funciones principales de la gerencia para su control y seguimiento. De este modo se obtuvo información relevante para solventar el problema planteado.
PALABRAS CLAVES: Gestión, indicadores, sistema, diseño.
Las organizaciones pueden considerarse como sistemas de diversas complejidades, las cuales están constituidas por plantilla laboral, es decir, recurso humano, los interrelacionados con los recursos físicos y monetarios actúan en sincronía para el logro de los objetivos planteados.
Actualmente existe una tendencia mundial en lo que respecta a la búsqueda de tendencias en materia gerencial que permitan además de la mejora continua, conseguir el logro de beneficios y la creación de ventajas competitivas que la diferencien de las demás empresas del mercado, todo ello a través de estrategias de desarrollo que incidan positivamente en el desempeño de la gestión global. Entre estas técnicas gerenciales se encuentra el sistema de gestión. Este sistema permite a las organizaciones, la determinación de los elementos en una estrategia a seguir, además medir y controlar el desarrollo de las gestiones para facilitar el proceso de toma de decisiones y por lo tanto cumplir con los objetivos pautados.
En el caso de la temática de investigación presentada, se desarrolla una herramienta gerencial basada en el diseño de un sistema de gestión, para la Gerencia de Recursos Humanos de la empresa Refractarios Socialistas de Venezuela C.A, como base para el desarrollo y control de sus procedimientos, pues al encontrar la forma de trabajar efectivamente mediante los correctos lineamientos y con una visión clara de lo que se quiere obtener, se genera como efecto un aumento en la productividad. Lo anteriormente expuesto constituye el propósito principal del presente estudio, el cual se encuentra estructurado en los siguientes capítulos.
El capitulo 1, presenta el planteamiento del problema, los objetivos de la investigación, justificación y delimitación. En el capítulo 2, Se describen las generalidades de la empresa donde se realizara el proyecto de grado y se resume en una breve descripción de la organización a través de la misión, la visión, los valores y la estructura organizativa de la misma. Seguidamente se encuentra el capítulo 3, el cual Presenta el marco teórico necesario y los antecedentes como la sustentación teórica para el desarrollo de la investigación y en el capítulo 4 se implementa metodología a utilizar en la investigación, tipo de estudio, diseño de la investigación unidad y análisis, los recursos implementados, el procedimiento metodológico.
El Capitulo 5 expone la situación actual, que es el diagnóstico que sustenta la investigación, más adelante se demuestra en el Capitulo 6 el desarrollo de los análisis y resultados para cumplir con la finalidad de la investigación y los objetivos de estudio. Finalmente, se determina las conclusiones recomendaciones, anexos y la bibliografía.
CAPITULO I
A continuación se presenta el planteamiento de la problemática, así como el establecimiento de objetivos que permitieron la realización de la propuesta.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las organizaciones son sistemas complejos e integrales que a su vez están conformados por recursos tanto humanos como una variedad de recursos físicos coordinados para la obtención de una finalidad establecida. De este modo las organizaciones se diferencian de los sistemas naturales en que las primeras son sistemas culturales creados, con todas las implicaciones que esto conlleva.
Actualmente las empresas poseen una inquietud en lo que respecta a la mejora del proceso de toma de decisiones, acciones correctivas y preventivas para el progreso de las gestiones internas, puesto que se entiende que de ello dependerá el éxito o fracaso de su gestión. En función a lo anterior se ha visto como en el transcurrir de las décadas las herramientas gerenciales se han transformado, siendo más innovadoras, eficientes, eficaces y productivas. Para el logro de los objetivos y metas las organizaciones requieren controlar oportunamente la ejecución de sus actividades y los resultados de la gestiones, es por ello que requieren de herramientas de control que le faciliten llevar los puntos de control de forma eficiente y le permita alcanzar los niveles de competitividad y desempeño deseados.
Se conoce por gestión a las actividades que puedan repercutir en los resultados de la organización. Esta gestión adopta la característica delárea en donde esta aplicada, es así como surge la gestión en los diferentes departamentos que conforman una empresa.
La empresa Refractarios Socialistas de Venezuela C.A, se dedica a la producción de materiales refractarios de tipos no conformados, como son: apisonables, morteros, concretos, proyectables y plástico y, de tipo conformados; ladrillos básicos, silicio-aluminosos y alta alúminas.
Entre la estructura organizativa, cuenta con la Gerencia de Recursos Humanos, la cual se encarga de desarrollar todos los procesos y gestiones relacionadas con el personal, reclutamiento, selección, contratación, pago de salarios, entre otros. Actualmente, esta gerencia no se ha desarrollado por completo, no cuenta con una estructura organizativa que a través de los correctos procedimientos oriente a los trabajadores, por lo tanto, no se asume el trabajo por completo, generando vacío de información y desorientación en relación a su visión. Adicionalmente, se ha detectado la carencia de una herramienta que permita evaluar y controlar las gestiones desarrolladas, por lo que se han presentado situaciones en las que la toma de decisiones para el cumplimiento de objetivos se ha visto retrasada o no se ha realizado de manera oportuna. El hecho de que los procesos no sean monitoreados y controlados, y que esta situación persista en el tiempo, puede hacer que la gerencia ejecute sus labores de forma incorrecta, impactando así en el cumplimiento de la planificación y logro de las metas.
Para dar solución a la situación planteada, surge la necesidad de proponer un sistema de gestión a los procesos desarrollados por la Gerencia de Recursos Humanos (RRHH) de la empresa Refractarios Socialistas de Venezuela C.A, debido a que agrupa un conjunto de medidas vinculadas a la estrategia, base para implementar un sistema de gestión y medición, respondiendo a tres (3) perspectivas de la organización: eficiencia, eficacia y efectividad, permitiendo monitorear continua y sinérgicamente el cumplimiento de las gestiones y por lo tanto los objetivos estratégicos definidos, y así aumentar la productividad en esta gerencia, y convertir la visión en acción.
OBJETIVOS
Objetivo General
Diseñar un Sistema de gestión para la Gerencia de Recursos Humanos de la empresa Refractarios Socialistas de Venezuela C.A.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual de la Gerencia de Recursos Humanos de la empresa Refractarios Socialistas de Venezuela,
C.A. basado en la evaluación estratégica de sus procesos y de los aspectos claves para su funcionamiento.
Definir la filosofía de gestión estratégica, los objetivos y las iniciativas de la Gerencia de Recursos Humanos de la empresa Refractarios Socialistas de Venezuela C.A.
Proponer una estructura organizacional para la Gerencia de Recursos Humanos de la empresa Refractarios Socialistas de Venezuela C.A, mediante la elaboración de un manual de organización.
Analizar los procesos claves y prioritarios (PEPSU) de la Gerencia de Recursos Humanos de la empresa Refractarios Socialistas de Venezuela C.A, como base para el desarrollo del sistema de gestión.
Establecer un sistema de indicadores que permita controlar la gestión de los procesos desarrollados en la Gerencia de Recursos Humanos de la empresa Refractarios Socialistas de Venezuela, C.A
Realizar un Estudio de costos del sistema de gestión para la gerencia de Recursos Humanos de la empresa Refractarios Socialistas de Venezuela C.A.
Determinar el impacto de la propuesta del sistema de gestión para la Gerencia de Recursos Humanos de la empresa Refractarios Socialistas de Venezuela, C.A.
JUSTIFICACIÓN
Cuando se trabaja en un ambiente laboral organizado en el que se hace un constante monitoreo y evaluación de los procesos de gestión desarrollados en un área laboral, se cumplen los objetivos y las metas planteadas, por eso es de gran importancia diseñar un sistema de gestión para la Gerencia de Recursos Humanos de la empresa Refractarios Socialistas de Venezuela, C.A, que va a tener como función medir y controlar la gestión de los procedimientos desarrollados en la organización y por lo tanto permitir que la gerencia ejecute sus labores de manera correcta para el logro de los objetivos estratégicos y convertir la visión en acción.
ALCANCE
Este estudio se realizó en la empresa de Refractarios Socialistas C.A, la cual está ubicada en la zona industrial matanzas, Estado Bolívar, acerca de un diseño de un sistema de gestión para la gerencia de recursos humanos de la empresa Refractarios Socialistas de Venezuela C.A, como base para el desarrollo y control de sus procedimientos en dónde tendrá como alcance implementar un sistema de indicadores que permita monitorear continuamente el cumplimiento de las gestiones para el logro efectivo de los objetivos de la gerencia. El siguiente estudio tuvo como fecha de inicio el 19 de Octubre de 2015 y como fecha de culminación 5 de abril de 2016.
CAPÍTULO II
Generalidades de la empresa
A continuación se presenta lo referente a las generalidades de la empresa y la unidad objeto de investigación:
BREVE DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
La empresa Refractarios Socialistas de Venezuela C.A, se dedica a la fabricación de materiales refractarios conformados y no conformados, como son: apisonables, morteros, concretos, proyectables, plástico y, de tipo conformados; ladrillos básicos, silicio-aluminosos y alta alúminas. Su proceso productivo abarca desde el almacenamiento de la materia prima hasta el embalaje y organización de los productos terminados.
Ubicación
Avenida Norte–Sur 6, (Av. Fuerzas Armadas), Zona Industrial Matanzas UD 321, Parroquia Unare, Municipio Caroní, Ciudad Guayana, Estado Bolívar.
Visión
Ser una Empresa socialista líder a nivel nacional en la fabricación de Productos Refractarios.
Misión
Producir y Comercializar sustentablemente Productos Refractarios de alta calidad para abastecer el mercado nacional, garantizando el equilibrio ambiental, satisfaciendo a nuestros trabajadores, clientes, proveedores, comunidades y accionistas contribuyendo al desarrollo social, tecnológico, industrial y económico de la región y el país.
Valores Corporativos
Ética social
Responsabilidad
Respeto
Honestidad
Eficiencia
Disciplina
Solidaridad
Responsabilidad ambiental
Responsabilidad social
Política de Calidad
En REFRACTARIOS nuestro compromiso es producir y comercializar rentablemente Productos Refractarios para la industria nacional, satisfaciendo los requerimientos de nuestros clientes mediante la implementación de un sistema de Gestión de la calidad.
Política Ambiental
En REFRACTARIOS, conscientes del impacto ambiental que generan nuestros procesos de fabricación de Productos Refractarios, estamos comprometidos con el mejoramiento continuo, el cumplimiento de la Legislación Ambiental, la capacitación y sensibilización del personal en la preservación del ambiente.
Productos
SILICO-ALUMINOSOS: SiO2-Al2O3
ALTA ALÚMINA: Al2O3
BÁSICOS: MgO, Mg(CO3)2, MgO-Cr2O3
Productos conformados
LADRILLOS
Productos no conformados
CONCRETOS
PROYECTABLES
PLÁSTICOS
APISONABLES
MORTEROS
Estructura Organizativa
La estructura organizativa está conformada por cinco (5) niveles jerárquicos (ver Figura 1).
NIVEL 1: JUNTA DIRECTIVA NIVEL 2 PRESIDENTE
NIVEL 3: VICEPRESIDENCIAS
NIVEL 4: GERENCIAS
NIVEL 5: COORDINACIONES
Máxima Instancia Administrativa. Máxima Autoridad Ejecutiva.
Unidades sectoriales de Dirección de alto nivel. Unidades de Supervisión.
Articuladores de procesos y actividades.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Figura 1. Organigrama de funciones.
Fuente: Refractarios Socialista de Venezuela C.A. Gerencia de Recursos Humanos.
CAPÍTULO III
En el presente capítulo se exponen los antecedentes de la investigación y las bases teóricas que sustentaran la presente temática.
3.1. ANTECEDENTES
A continuación, se analizarán los aportes que se obtuvieron a través de anteriores trabajos de investigación, vinculados con el presente proyecto. De esta forma, se obtuvo el basamento teórico y metodológico que se va a requerir para el desarrollo de la presente temática.
Méndez (2002), en su investigación titulada " Diseño de un Diccionario de Indicadores de Gestión para Evaluar la Eficiencia, Eficacia y Economía de las Oficinas Comerciales, Adscritas a la Gerencia de Comercialización de la Empresa CADELA; en el Municipio San Cristóbal del Estado Táchira" desarrolló su trabajo bajo la técnica de observación directa con la aplicación de tres instrumentos, tipo cuestionarios. Una vez recopilados y procesados los instrumentos de levantamiento de información, llegó a la conclusión de que en la empresa existe total desconocimiento por parte del trabajador de los objetivos, metas, misión y visión de la organización. Lo que la lleva a afirmar que como punto de partida para la implantación de un sistema de indicadores, el empresario debe dar a conocer dentro del ámbito laboral la razón de ser de la organización, sus metas y objetivos para que en conjunto el trabajador esté motivado a que la empresa obtenga una mayor productividad
Este trabajo se relaciona con la presente investigación ya que ambos emplean como herramienta un sistema de indicadores y parten de la idea de que la organización debe trabajar en equipo y tener una visión clara que los objetivos y así impulsar el sistema para medir el desempeño de un trabajador en su cargo y de su potencial de desarrollo.
Peñalver, O. (2006), en su trabajo de grado titulado "Diseño de un Sistema de Control de Gestión del Departamento de Cuentas por pagar de CVG Ferrominera Orinoco C.A, mediante la aplicación de indicadores de eficiencia y eficacia y el balance scorecard", desarrollado en la UNEG Puerto Ordaz, para obtener el título de Especialista en Administración, apoyado en una investigación de campo, enfocado en la observación directa y documental del problema, planteó como objetivo primordial, diseñar un control de gestión mediante la aplicación de indicadores, y concluyó que la empresa no cuenta con control de gestión integral que sirva para informar mensualmente sobre los registros de los pagos realizados que se encuentran en trámite y los que han sido procesados por lo cual expresa que mediante este sistema integral se podrá obtener la información necesaria de los registros de los pagos realizados, y logró elaborar la propuesta de conceptualización de tales indicadores para ser aplicados con la periodicidad recomendada.
Este trabajo de investigación guarda gran relación con el presentado, debido a que en ambos diseñan estrategias de control de gestión internos para ciertos procesos, y es de gran aporte debido a que el marco teórico utilizado y la manera en que se aborda la problemática será de gran ayuda para el desarrollo de esta temática de investigación.
Lezama, J. (2006), en su trabajo de grado titulado "Diseño de un Control de gestión interno para el Departamento de Proyectos de Mejoras de CVG EDELCA", desarrollado en la UNEXPO Puerto Ordaz, para optar el título de Magíster en Ingeniería Industrial, apoyado en una investigación de campo, enfocado en la observación directa y documental del problema, planteó como objetivo primordial el diseño de un control de gestión de todos los procesos llevados a cabo por esta unidad, y concluyó que el diseño del sistema actual no cumple con los requisitos exigidos por el departamento, y generó la propuesta enmarcada en un control elaborado en Microsoft Excel, mediante el uso de indicadores de gestión.
Esta investigación se asemeja a la presentada debido a que en ambas se diseña controles y estrategias de gestión y se implementan indicadores de gestión para los procesos de la unidad.
BASES TEÓRICAS
Una vez iniciado el proceso de investigación de cualquier tema, resulta necesario obtener un conocimiento general o específico de los fundamentos teóricos que guardan relación estrecha con el objeto de estudio en cuestión. Esta labor facilita el entendimiento o comprensión de términos inusuales, que pueden ser influyentes y de determinación en la consecución de los objetivos planteados en cualquier investigación, indistintamente del área donde se lleve a cabo. De manera detallada, se plantean los términos y definiciones utilizados en la actual investigación, presentados a continuación.
Sistema de Gestión
Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad.
Se establecen cuatro etapas en este proceso, que hacen de este sistema, un proceso circular virtuoso, pues en la medida que el ciclo se repita recurrente y recursivamente, se logrará en cada ciclo, obtener una mejora.
Las cuatro etapas del sistema de gestión son (ver Figura 2).
1. Etapa de Ideación
2. Etapa de Planeación
3. Etapa de Implementación
4. Etapa de Control
Figura 2. Ciclo de Sistema de Gestión Fuente: Norton y Kaplan (2000)
Control de Gestión
En su forma más simple y generalizada, el control de gestión se entiende como el proceso de determinar desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado, a fin de establecer las medidas correctivas que permitan mantener la acción dentro de los límites fijados.
El control de gestión involucra actividades como: planificación, coordinación, comunicación de la información, evaluación de la información, toma de decisiones e influencia sobre las personas para que cambien su comportamiento.
Según Pacheco, Castañeda y Caicedo, (citado por Martínez, 2003) el Control de Gestión es un sistema de mejoramiento continuo, basado en indicadores numéricos, que realiza una reflexión sistemática sobre unos factores claves del desempeño de la empresa, para descubrir deficiencias y enfocar con mayor efectividad los esfuerzos que la organización hace para perfeccionarse. Anthony, R. (citado por González, O) lo considera como un proceso mediante el cual los directivos aseguran la obtención de recursos y su utilización eficaz y eficiente en el cumplimiento de los objetivos de la organización.
Es importante que las empresas establezcan sistemas de control propios, y para que estos tengan un funcionamiento eficiente, Menguzzato y Renau (citado por González, O.) señalan que se debe cumplir con los siguientes requisitos:
Ser entendibles.
Seguir la forma de organización.
Rápidos.
Flexibles.
Económicos.
Indicador
Es una expresión cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo. Los indicadores sirven para establecer el logro y el cumplimiento de la misión, objetivos, metas, programas o políticas de un determinado proceso o estrategia, por esto podemos decir que son ante todo, que es la información que agrega valor y no simplemente un dato, ya que los datos corresponden a unidades de información que pueden incluir números, observaciones o cifras, pero si no están ligadas a contextos para su análisis carecen de sentido. Por su parte la información es un conjunto organizado de datos, que al ser procesados, pueden mostrar un fenómeno y dan sentido a una situación en particular. Gráficamente se puede expresar como sigue. (Ver Figura 3).
Figura 3. Datos e información
Fuente: Guía para diseño, construcción e interpretación de indicadores
Indicadores de Eficacia
Cuando se habla de eficacia, se busca establecer el cumplimiento de planes y programas de la entidad, previamente determinados, de modo tal que se pueda evaluar la oportunidad (cumplimiento de la meta en el plazo estipulado), al igual que la cantidad (volumen de bienes y servicios generados en el tiempo)
Los indicadores de eficacia llevan de forma inherente la definición previa de objetivos y el seguimiento de éstos a través de un sistema mínimo de información que permita informar sobre aspectos básicos del programa o la gestión a ser evaluada, entre los que se mencionan:
Productos que entrega el programa o el servicio.
Usuarios a quienes se dirige (número, características).
Objetivos principales o estratégicos (logro que se pretende obtener, mejorar, ampliar, optimizar).
Metas concretas con las cuales hacer el seguimiento (cuándo, dónde, en qué condiciones).
Este concepto plantea en qué medida la organización como un todo, o un área específica de ésta, cumple con sus objetivos estratégicos, se puede asociar a aspectos como:
Cobertura: Se pude definir como el grado en que las actividades que se realizan, o los productos/servicios que se ofrecen son capaces de cubrir o satisfacer la demanda que de ellos existe. Esta cobertura se puede expresar en términos de número de usuarios atendidos o bien zonas geográficas cubiertas, respecto de un universo o una demanda potencial a cubrir.
Focalización: Se relaciona con el nivel de precisión con que los productos/servicios son entregados a la población objetivo. Se puede determinar mediante la revisión de los usuarios que reciben los beneficios de un programa o proyecto y los que se han establecido como población objetivo, se verificará si corresponden, si se están dejando de cubrir personas, si existen personas que no pertenecen al grupo objetivo, pero reciben los beneficios, en cualquier caso permitirá tomar medidas de ajuste.
Capacidad de cubrir la demanda: Se plantea si la entidad cuenta con capacidad para absorber de manera adecuada los niveles de demanda que tienen sus productos/servicios, en condiciones de tiempo y calidad.
Resultado final: Permite comparar los resultados obtenidos respecto de un óptimo o máximo posible, es decir que va más allá de mostrar los resultados obtenidos respecto de los esperados, requiere por lo tanto un planteamiento de metas superior o ambiciosas para una buena comparación.
Indicadores de Eficiencia
Los indicadores de eficiencia, se enfocan en el control de los recursos o las entradas del proceso, evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los mismos. Consisten en el examen de costos en que incurren las entidades públicas encargadas de
la producción de bienes y/o la prestación de servicios, para alcanzar sus objetivos y resultados.
Es posible obtener mediciones de eficiencia, relacionando por ejemplo número de subsidios entregados, cantidad de usuarios atendidos, inspecciones realizadas, etc., con nivel de recursos utilizados para tales actividades, como son gastos de infraestructura, personal requerido para la atención, horas hombre requeridas.
Este tipo de indicadores miden la forma de cómo se utilizaron los recursos durante el proceso de generación del producto y/o servicio.
El análisis de la eficiencia se refiere a la adquisición y el aprovechamiento de los insumos (entradas del proceso), que deben ser adquiridos en tiempo oportuno, al mejor costo posible, en la cantidad adecuada y con una buena calidad. Por lo que se incluyen medios humanos, materiales y financieros.
Indicadores de Efectividad
Para el análisis de este tipo de indicadores es necesario involucrar la eficiencia y la efectividad, es decir "el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles".
Se relaciona con la medición del nivel de satisfacción del usuario, que aspira a recibir un producto o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad, y con el establecimiento de la cobertura del servicio prestado.
La efectividad está relacionada con las respuestas que demos al interrogante ¿para qué se hizo?, este tipo de indicadores miden los resultados alcanzados frente a los bienes o servicios generados a los clientes y usuarios.
Requisitos para Formular Indicadores de Gestión
Bajo la perspectiva sistémica, los indicadores de gestión deben cumplir ciertos requisitos:
1. Deben de ser comprensivos, y no limitarse a la dimensión financiera, que no representen las relaciones internas de la organización sino también las relaciones que tiene la misma con su medio ambiente externo.
2. Deben representar pasado, presente y futuro y servir de soporte para realizar una prognosis y que relacione ambas entre sí, es decir, que relacione perspectiva con prospectiva.
3. Que sirvan de insumo para lo que son, que sean un medio eficaz para la finalidad por la que se concibieron y que integre la acción de control.
Gestión
Gestión se refiere a la acción y al efecto de administrar o gestionar. A través de una gestión se llevarán a cabo diversas diligencias, trámites, las cuales, conducirán al logro de un objetivo determinado, de un negocio o proyecto. También y a la par de esto, en una gestión habrá que dirigir, gobernar, disponer, organizar y ordenar en orden a lograr los objetivos propuestos. De lo dicho se desprende que la gestión es una tarea que requerirá de conciencia, esfuerzo, recursos y buena voluntad para ser llevada a cabo satisfactoriamente.
Una gestión, entonces, podrá estar orientada a resolver un problema específico, a concretar un proyecto, pero también puede referir a la dirección y administración que se realiza en una empresa, una organización, un negocio, e incluso a nivel gobierno, es común que la tarea que lleva a cabo el gobierno de un determinado país sea también denominada como gestión.
En tanto, se puede encontrar con diversos tipos de gestión, dependiendo del ámbito en el cual se desarrolle la misma, así aparecerán la gestión social, la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y la gestión ambiental, entre ellas la gestión de la calidad.
Planeación
Munich Galindo (2001) define la planeación "como la determinación de los objetivos y la elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro" (p. 21). Destacando que se encuentran tres tipos las cuales son la planeación operativa, la planeación táctica y la planeación estratégica.
Planeación Operativa
Stoner I (2001) define la planeación operativa "como planes que suministran los detalles de la manera como se alcanzaran los planes estratégicos.
La planeación operativa implica el diseño de la forma de realizar la actividad principal de la empresa, ajustándose a la ejecución de las tareas que en ella requiere y a su gestión enlazándose en último caso, con la planeación estratégica y táctica.
Ahora bien, la planeación operativa tiene una serie de características principales entre las más importantes tenemos que se enfoca en actividades específicas de la organización, el periodo de duración es a corto plazo, constituye el soporte de planes táctico, fomenta la participación del personal en el establecimiento de metas y el responsable de la ejecución de estos planes es el encargado del área correspondiente.
Planeación Táctica
Aguirre Octavio (2001) define la planeación táctica "como la etapa donde se definen los objetivos, tácticas, programas y presupuestos que llevará a cabo la empresa.
La planeación a mediano plazo, comúnmente identifica la planeación del futuro inmediato, es decir, los próximos meses o posiblemente dentro de dos años. Especialmente eficaz en la oficina para establecer tablas de tiempo de facturación, trabajo de duplicación y otras actividades similares. Muchos programas de adiestramiento en la empresa son de un tipo mediano plazo. Asimismo, los esfuerzos para instituir un programa de mantenimiento de maquinaria y de equipos.
Ahora bien, la planeación táctica tiene diversas características que la diferencian de los demás tipos de planeación como lo es la coordinación de las funciones importantes del organismo, identifica los medios necesarios para lograr los objetivos y los encargados de responsables de la formulación de estos planes, son los gerentes principales.
Planeación Estratégica
Francés (2001) define la planeación estratégica "como un proceso en el cual se definen de manera sistemática los lineamientos estratégicos o líneas maestras de la organización y se los desarrolla en guías detalladas para la acción, se asignan recursos y se plasman en documentos llamados planes" (p. 74). Toma en cuenta la incertidumbre mediante la identificación de oportunidades y amenazas en el entorno tratando de anticipar lo que otros actores pueden hacer. Las oportunidades y amenazas se identifican teniendo en cuenta los objetivos de la empresa. Las fortalezas y debilidades, por su parte se identifican
teniendo en mente las oportunidades y amenazas. Mediante la confrontación de las oportunidades y amenazas del entorno con las fortalezas y debilidades de la empresa se formulan las estrategias.
La Planeación tiene como objetivo garantizar la productividad de la organización, proyectando un futuro a través del establecimiento de metas, actividades y recursos basándose en el análisis de los contextos internos y externos de la organización y cumpliendo con los requerimientos de calidad, costos y oportunidad, lo cual se realiza con los planes a corto plazo.
La planeación se orienta hacia el futuro, hacia lo que debe lograrse y cómo hacerlo. En esencia, la planificación incluye acciones de la Gerencia que determinan los objetivos para el futuro y los medios apropiados para lograrlos. El resultado de esta función es un plan, un documento escrito que especifica los cursos de acción que la organización tomará.
La planeación a corto plazo tiene como finalidad programar en detalle las acciones que deberán realizarse y las metas a lograr la empresa en el periodo presupuestario, con el fin de cumplir con la parte proporcional de los objetivos y metas establecidas en el plan a mediano y largo plazo. Igualmente, el plan a corto plazo será el instrumento fundamental de gestión general para los ejecutivos de la empresa en el desempeño de sus funciones ordinarias. Este plan conlleva a la realización del plan operativo anual, documento que recoge los aspectos relevantes del plan a mediano y largo plazo que se abordan en el periodo de un año para la elaboración del presupuesto.
Donnelly, Gibson, Ivancevich, (2003) establecen que la función de Planificación es un conjunto de pasos relacionados por la Gerencia determina que debe hacerse y cómo se harán y agregan: …"la función de
la planificación se orienta necesariamente hacia el futuro y la responsabilidad de la Gerencia es preparar a la organización para su porvenir" (p. 65). De lo expuesto anteriormente se plantea la existencia de un proceso de toma de decisiones que debe ser abordado por los responsables de ejecutar la planificación de la organización. Por consiguiente, el éxito del plan que se llevará a cabo dependerá significativamente del acierto que se tenga en las decisiones que se tomen, por lo tanto que los responsables dispongan de modelos de toma de decisiones que ayuden a acertar sus decisiones.
Técnica de Grupo Nominal
La Técnica de Grupo Nominal fue introducida por Delbecq y Van de Ven (Delbecq y Van de Ven, 1971) y desarrollada posteriormente por los mismos autores. Es una técnica creativa empleada para facilitar la generación de ideas y el análisis de problemas. Este análisis se lleva a cabo de un modo altamente estructurado, permitiendo que al final de la reunión se alcancen un buen número de conclusiones sobre las cuestiones planteadas.
Ebook Técnica de Grupo NominalLa Técnica de Grupo Nominal hace posible alcanzar un consenso rápido con relación a cuestiones, problemas, soluciones o proyectos, haciendo posible generar y priorizar un amplio número de elementos, evitando los términos de "perdedores" y "ganadores" entre los miembros del grupo.
Son tres los objetivos centrales de esta técnica:
Asegurar diferentes procesos en la aplicación de cada fase de la técnica.
Equilibrar la participación entre las personas participantes.
Incorporar técnicas matemáticas de votación en el proceso de decisión del grupo.
Los grupos que participan en una técnica de grupo nominal son especialmente eficaces en la generación de ideas, ya que cada participante tiene la obligación de reflexionar individualmente sobre el problema y registrar sus pensamientos de forma independiente. Por el contrario, otros formatos de grupo de discusión se ven obstaculizados por las inhibiciones individuales y las evaluaciones prematuras, así como por la influencia desproporcionada que pueden ejercer los miembros dominantes, bien por su posición jerárquica, su liderazgo o la brillantez en exponer sus puntos de vista.
De hecho puede considerarse que la técnica de grupo nominal es un grupo nominal, que no real, ya que las interacciones que se dan entre los participantes son limitadas.
Desarrollo de la Técnica de Grupo Nominal
La aplicación de la Técnica de Grupo Nominal se lleva a cabo en las fases siguientes:
Definir la tarea: En forma de pregunta, por escrito de manera visible para el grupo, asegurando que la cuestión sea comprendida por todos.
Generar ideas: Trabajando en silencio, los miembros del equipo escriben sus ideas en tarjetas, a razón de 1 idea por tarjeta, durante un tiempo limitado.
Registrar ideas: Una vez finalizada la fase anterior, el facilitador de la técnica recoge las tarjetas y lee cada una de las ideas aportadas. Cada idea se escribe en una pizarra u otro dispositivo
Clarificar ideas: Se da oportunidad a los participantes de explicar las ideas aportadas y de solicitar aclaraciones sobre aquellas expresadas por otros miembros del grupo.
Hacer la selección: Una vez que se cuenta con una relación de ideas definitiva, es el momento de llevar a cabo la votación que dará lugar a su jerarquización.
Determinar la prioridad: Se procede a la suma de las puntuaciones otorgadas a cada idea. La que posee una puntuación mayor será la considerada como más importante por el grupo. Es la que tiene mayor prioridad.
Normalización de Indicadores
De acuerdo al Modelo de Excelencia de Gestión adoptado por Refractarios Socialistas de Venezuela C.A, se establece la necesidad de seleccionar y analizar información para contar con un sistema de Indicadores para controlar y mejorar el desempeño de la gestión. En base a esto, la Gerencia definió una metodología para la normalización de indicadores. Esta metodología fue empleada para normalizar los indicadores propuestos en esta investigación, la cual posee 4 pasos que son los siguientes:
1. Definición y Cálculo: lleva el nombre del indicador, su definición conceptual, su expresión matemática (fórmula para el cálculo) y por último, la unidad en la que queda expresado el cálculo.
2. Objetivos: este paso consiste en indicar el objetivo que tiene el indicador, su finalidad y por qué medirlo, si permitirá seleccionar acciones preventivas o correctivas, entre otras.
3. Niveles de Referencia y Responsabilidad: los niveles de referencia son aquellos que permiten comparar la situación real del indicador, generalmente, la referencia corresponde a un valor histórico, valor meta (definido como valor esperado), valor de diseño (capacidad instalada), valor de la competencia (otras plantas, unidades), entre otros. En cuanto a los niveles de responsabilidad, se refiere a quien corresponde la modificación de las diferencias entre los niveles de referencia y actuar frente a la información que está suministrando el indicador, su posible desviación respecto a las referencias escogidas, entre otros.
4. Consideraciones de Gestión: establece las alternativas de acción ante determinados rangos y escenarios de condiciones del comportamiento del indicador, ejemplo: estados Bajo Control, Alerta y Fuera de Control. (Ver Figura 4).
Figura 4. Consideraciones de Gestión de los indicadores
Fuente: Elaboración Propia
Manual de Organización de Recursos Humanos
Este manual pretende dar a conocer las actividades que se desarrollan dentro de la gerencia de recursos humanos de REFRACTARIOS, y la relación que existen entre los diversos cargos, además también se exponen las funciones principales de cada unidad. A través de la utilización del manual, se estima que el nuevo personal se incorpore al ambiente laboral mediante la previa obtención de conocimientos y de esta manera pueda mejorar sus procesos de gestión, solicitud y envió de información para la optimización del tiempo en la gerencia y mejora continua de la organización.
Adicionalmente, se muestra de una manera más específica la relación que existe entre los diferentes departamentos que la conforman asimismo informar al usuario para la solicitud de algún tipo de información.
Método de Fred David
Misión: se define a largo plazo debido al propósito principal de la empresa, está trata de resumir la razón de existir debido a que es la brújula que guía a la empresa, en la siguiente figura se muestra cada una de las características principales. La misión corporativa especifica el conjunto de clientes a ser atendidos. (Ver Figura 5)
Figura 5. Características de la Misión.
Fuente: Monfort (2005).
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