Ambiente de Control del Sistema de Control Interno en la entidad Microbrigada Social (página 3)
Enviado por Diana
3.2. Características y descripción del componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno.
El Control Interno en la entidad, está diseñado bajo la nueva concepción, a través de cinco componentes, los cuales tienen normas bien definidas para poder establecerlos y evaluarlos: el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, la información y comunicación, y la supervisión y monitoreo.
Es importante comprender que los componentes están interrelacionados, por lo que al existir un cambio en algún componente, se precisa que ocurran transformaciones en el resto. Esto es precisamente lo que le da al Control Interno su carácter de sistema, y la efectividad está, en la habilidad que tenga el directivo para crear una cultura de identificación y evaluación periódica de los riesgos, para que realmente el Sistema de Control Interno, sea una herramienta con un carácter de prevención.
3.2.1. Normas para el ambiente de control.
3.2.1.1. Integridad y valores éticos.
Los valores éticos van más allá del cumplimiento de las leyes, resoluciones y decretos, (ejemplo: valores institucionales, código de ética, convenio de trabajo). Se puede tener muchos manuales pero si no existe una cultura de organización sustentada en el comportamiento y la integridad moral de sus trabajadores el sistema de control interno no será efectivo. Por lo tanto si no se difunden correctamente no se podrá enmarcar la conducta de dirigente y demás trabajadores orientando su integridad, compromiso personal y el sentido de pertenencia con su entidad.
En la entidad aunque existe un código de ética, no es de conocimiento de todos los trabajadores lo que equivale a que no se cumplan los valores necesarios para los directivos y demás trabajadores del centro, los cuales no pueden estar exentos de este conocimiento, pues de ellos depende en gran medida, los resultados del trabajo.
Por lo que se considera que se deben efectuar con mayor periodicidad y profundidad las asambleas con los trabajadores para dotarlos de los conocimientos necesarios acerca de sus responsabilidades, deberes y derechos, utilizar con mayor profundidad los matutinos y vespertinos así como las reuniones de las organizaciones de base, con el objetivo de divulgar de manera periódica y sistemática los fundamentos morales para la conducción y operación de la actividad laboral en la entidad.
3.2.1.2. Competencia profesional.
La dirección ha establecido mecanismos para lograr la competencia profesional deseada de sus trabajadores y saber cuáles son los niveles de conocimiento y habilidades necesarios para el buen desarrollo de cada puesto de trabajo y cómo lograrlos.
La misma se encuentra enfrascada en el diseño de los puestos de trabajo (Anexo 2), no obstante se puede decir que no se ha logrado un nivel optimo por cuanto para cumplimentarlo se debe tener en cuenta que esta acción constituye un estudio organizacional del trabajo que requiere de un determinado nivel técnico y profesional para llevarlo a cabo, de forma tal que en el mismo se reflejan los siguientes aspectos:
1. Características generales de la operación.
2. Ubicación espacial del puesto del trabajo.
3. Equipamientos básicos, técnico-organizativos y tecnológicos necesarios, sus diseños, especificaciones y dimensiones, así como su ubicación espacial de acuerdo al método de trabajo.
4. Descripción del método de trabajo, mediante la técnica de registro apropiada.
5. Condiciones ambientales y de seguridad e higiene del trabajo.
6. Norma de tiempo y/o de rendimiento.
7. Si se estima conveniente en este mismo documento pueden estar dadas las especificaciones tecnológicas y de calidad.
3.2.1.3. Atmósfera de confianza mutua.
Al no encontrarse creado el Comité de Ingreso para ocupar los diferentes puestos de trabajos y no divulgarse sistemáticamente el código de ética de los cuadros y el reglamento disciplinario de los trabajadores no podemos contar en la entidad con una atmósfera de confianza mutua que permita consolidar el flujo de la información entre las personas y su desempeño eficaz hacia el logro de los objetivo de la misma.
La solución inmediata de estos problemas propicia la cooperación y delegación que se requiere para un adecuado desempeño tendente al logro de los objetivos de la unidad organizativa por cuanto la confianza esta basada en la seguridad respecto a la integridad y competencia de las demás personas propiciándose una comunicación abierta que asegure que cualquier tema de importancia sea de conocimiento de más de un trabajador.
3.2.1.4. Organigrama.
Se diseñó el organigrama funcional de la entidad de forma tal que brinde de manera asequible y comprensible la estructura organizativa de la misma, así como los niveles de autoridad y responsabilidad de cada área (Anexo 3), de forma tal que su diseño se ha ajustado a las necesidades de la entidad proporcionando el marco de organización adecuado para llevar a cabo la estrategia diseñada para alcanzar los objetivos fijados.
3.2.1.5. Asignación de autoridad y responsabilidad.
La forma más eficaz de dejar plasmado explícitamente los niveles de autoridad y responsabilidad graficados en el organigrama, es mediante la creación de manuales de organización y procedimiento. En estos manuales deben quedar claramente establecidas las responsabilidades, las acciones y los cargos en la misma medida que se establecen las diferentes relaciones de jerarquía y de funciones para cada una de ella y de esta forma poder ser utilizado eficazmente en el logro de los objetivos de trabajo establecidos para cada una de las áreas de resultados claves, por lo tanto es necesario que estos se encuentren impreso para facilitar su utilización en las diferentes áreas de la entidad.
El departamento técnico y comercial tiene en su poder en este momento los manuales contentivos de los procedimientos de organización y funciones necesarios para cumplimentar los objetivos de trabajos en estas áreas.
3.2.1.6. Políticas y prácticas en personal.
La conducción y tratamiento del personal de la entidad debe ser justa y equitativa, comunicando claramente los niveles esperados en materia de integridad, comportamiento ético y competencia. Los procedimientos de contratación, inducción, capacitación y adiestramiento, calificación, promoción y disciplina, deben corresponderse con los propósitos enunciados en la política de captación y selección del personal.
El primer paso para cumplimentar la norma es la creación del Comité de Ingreso (Anexo 4) y la conformación de su estrategia de selección, de forma tal que los puestos de trabajo sean ocupados por personas que posean los valores éticos y morales requeridos y el nivel de preparación adecuado.
3.2.1.7. Comité de Control.
En la unidad organizativa se encuentra constituido el Comité de Control Interno (Anexo 5) aún cuando se debe lograr una participación más activa de la totalidad de sus miembros en la implementación de la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.
Para ello se elaborará un plan de trabajo objetivo que permita medir el avance en esta tarea y doten a la membresía de elementos necesarios para lograr la actualización operativa del Sistema de Control Interno. Al propio tiempo que aporten a la máxima dirección de la entidad un instrumento de apoyo para la vigilancia adecuada del sistema y de una herramienta de prevención para evitar posibles ilegalidades en su dependencia para ello los miembros de dicho comité deben ser objetivos, capaces e indagadores y contar con los conocimientos y la pericia de las actividades inherentes a su entorno empresarial y de los riesgos que enfrenta el mismo.
3.3. Viabilidad del procedimiento de implementación del componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno en la entidad Microbrigada Social y Servicio a la Vivienda de Fomento.
La implementación del procedimiento (Anexo 6) sustenta la aplicación del componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno en forma impresa y digital en carpetas contentivas de la documentación establecida en la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios las cuales se encuentran en poder del director como máximo responsable del Sistema de Control Interno en la entidad.
Para la evaluación del procedimiento se aplicaron entrevistas a una muestra de 60 trabajadores que representan 55 % del total, durante el periodo comprendido entre los meses de marzo a mayo del año 2009 lo que permite conocer el avance obtenido en la implementación del componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno.
Durante el transcurso de la investigación se realizó una comparación entre el grado de implementación que existía al inicio y la que existe al término del proceso investigativo realizado, para exponer los resultados se muestra el siguiente gráfico:
Ilustración No. 1. Nivel de Implementación del componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno en la entidad Microbrigada Social y Servicio a la Vivienda de Fomento.
En el gráfico anterior, se observa que el nivel de implementación del componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno en la entidad ha aumentado considerablemente desde el comienzo de la investigación.
El gráfico muestra que:
El componente Ambiente de Control: no está totalmente implementado, aún existen puntos en los cuales la dirección y todos los trabajadores de la entidad deben prestar la atención, entre ellos:
El código de ética no está al alcance de todos los trabajadores de la entidad porque es de difícil acceso. Este, debido a su importancia, debería estar en todas las carpetas colectivas para que sea material de estudio de todo el que este interesado.
El diseño del los puestos de trabajo aún no se ha conformado para todas las áreas y trabajadores de la entidad.
El plan de capacitación aún se encuentra en proceso de elaboración.
El Comité de Control puede asegurar un control efectivo si examina las iniciativas y decisiones tomadas por la dirección y busca soluciones alternativas para obtener los resultados. El comité aún no supervisa el cumplimiento de los objetivos, estrategias y acuerdos tomados.
En resumen, el procedimiento utilizado para la implementación del componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno, es un proceso que se ha desarrollado en un ambiente favorable, en el cual ha participado todo el personal, con la finalidad de permitir que la entidad alcance los objetivos propuestos con la menor incidencia de los riesgos.
Las acciones tomadas hoy, por los directivos y trabajadores durante la implementación del componente No: 1 "Ambiente de Control" permite organizar todas las disposiciones políticas y regulaciones que se consideren necesarias para la implantación y desarrollo exitoso del Sistema de Control Interno.
CONCLUSIONES
El estudio diagnóstico del proceso del Control Interno efectuado permitió constatar deficiencias e insuficiencias en la implementación del componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno, donde se evidenció la necesidad de buscar nuevas concepciones para la aplicación del mismo en la entidad y lograr involucrar a todo el personal directivo y trabajadores en general.
Se aplicó un procedimiento de implementación del componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno, sustentado en una estrategia de organización aplicándose las técnicas y procedimientos propuestas para lograr la implementación del mismo, lográndose una coherente conceptualización, descripción y orientación de forma tal que permita organizar la documentación establecida para este componente según Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios contando para ello la participación de todo el personal.
Al evaluarse el procedimiento para la implementación del componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno, quedó demostrada la hipótesis, al aplicarse el procedimiento de implementación del mismo, el cual ofrece un conjunto de técnicas y procedimientos de trabajo que permiten organizar la documentación del Sistema de Control Interno de manera tal que se facilite la implementación del resto de los componentes del Sistema.
Los resultados de la contextualización de la metodología para organizar la documentación y por tanto implementar el componente No: 1 "Ambiente de Control" del Sistema de Control Interno están destinado al trabajo de todo el personal y crean el andamiaje para el desarrollo de las acciones que fijan el tono de la organización al influir en la conciencia del personal dado que este componente puede considerarse como la base de los demás.
RECOMENDACIONES
Continuar profundizando y ampliando este procedimiento de implementación en futuras aplicaciones.
Presentar los resultados obtenidos de la aplicación del procedimiento al Comité de Control Interno de la entidad objeto de investigación.
Perfeccionar y actualizar sistemáticamente el procedimiento aplicado.
Referencias bibliográficas
1) Partido Comunista de Cuba. Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba. Periódico Granma. Tabloide, 4 p. La Habana. Cuba. 1997
2) Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución No. 297 "Definiciones del Control Interno, el contenido de sus Componentes y sus Normas, Anexo: Definición de Control Interno. Contenido de los Componentes, normas. Cuba. 2004. 2p
BIBLIOGRAFÍA
Capote, C.G. 2000. El Control Interno y el Control. Revista de Auditoria y Control (La Habana) Número 7. Diciembre 2000, 7 p.
Cuba. Ministerio de Auditoria y Control. 2005. Resolución No 289/05 del MAC. Metodología para la evaluación y calificación de las auditorias.
Cuba. Ministerio de Finanzas y Precios. 2003. Resolución No 297. Anexo: Definición de Control Interno, Contenido de los componentes, normas.
Cuba. Partido Comunista. 1997. Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba. Periódico Granma, La Habana, 7 de Noviembre, Tabloide, 4 p.
Ministerio de Auditoria y Control. 2007. Enfoque del sistema de Control interno como Prevención a la corrupción, Indisciplinas e ilegalidades. Experiencia cubana. Ciudad de La Habana. Cuba
Torrente, Teresa., Chacon, Beatriz. 2002. El Control Interno un instrumento eficaz para la administración. Revista de Auditoria y control. (La Habana) Número 7. Diciembre, p-16.
Zayas, E. 1990. El proceso de las Decisiones y de Solución de problemas. Serie: Temas de Dirección. No 004.ISTH. Holguín.
Anexos
ANEXO 2
DISEÑO DEL PUESTO DE TRABAJO
Nombre: ______________________________________________________________
I. Denominación del Puesto: _____________________________________________
II. Grupo Salarial: _______________ Salario Mensual: $_______________________
III. Regulación que lo aprueba: ___________________________________________
IV. Categoría Ocupacional: _______________________________________________
V. Características físicas: ________________________________________________
VI. Riesgos del Puesto del Trabajo: _______________________________________
______________________________________________________________________
VII. Formación y conocimiento: ___________________________________________
______________________________________________________________________
VIII. Misión: ___________________________________________________________
IX. Funciones (reales): __________________________________________________
XI. Estructura Organizativa y Relación: ____________________________________
XII. Responsabilidad y Autoridad: _________________________________________
______________________ __________________________
Firma del trabajador Nombre, Apellidos y Firma
J" Inmediato
ANEXO 3
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
ANEXO 4
COMITÉ DE INGRESO
En la Resolución No. 4/2009 del Director de la entidad Microbrigada Social y Servicio a la Vivienda de Fomento quedo constituido el Comité de Ingreso, el cual está integrado por los siguientes miembros:
Leobeida Gutiérrez González
Víctor Vega González
Mirelis Rodríguez López
Eliobardo Morejón Rojas
Daimelis Pérez García.
ANEXO 5
COMITÉ DE CONTROL
En la Resolución No.15/2008 del Director de la entidad Microbrigada Social y Servicio a la Vivienda de Fomento se encuentra constituido el Comité de Control Interno el cual está formado por:
Luís Moisés Hernández.
Leobeida Gutiérrez González.
Félix Álvarez Pérez.
Andrés Martínez Cruz.
Nisvel Vigoa Martínez.
Milagro Carrero Bermúdez.
Víctor Vega González.
Normas del Ambiente de control | Problemas Diagnosticado | Medidas tomadas |
1- Integridad y valores éticos | – El código de ética no es de pleno conocimiento de los trabajadores al no estar situado al alcance de todos, lo que le impide a los mismos conocer los deberes y derechos de sus cuadros dirigentes. | – Se considera que se deben efectuar con mayor periodicidad y profundidad las asambleas con los trabajadores para dotarlos de los conocimientos necesarios acerca de sus responsabilidades, deberes y derechos, utilizar con mayor profundidad los matutinos y vespertinos así como las reuniones de las organizaciones de base. |
2- Competencia profesional | – No establecimiento de un ambiente de confianza mutua apoyado en el diseño optimo de los puestos de trabajo, constituyendo un elemento esencial para identificar las necesidades y desarrollo de superación de cada trabajador que lo ocupa o del aspirante del mismo. | – Se diseñó el modelo correspondiente a los puestos de trabajo, de forma tal que en el se plasmen por escrito las características generales de la operación, la ubicación espacial del puesto, su nivel de equipamiento, métodos de trabajo y las normas salariales aplicar. |
3- Organigrama funcional | – No se encuentra estructurado correctamente, al hallarse elaborado por cargos y no por áreas de trabajo, siendo la dirección de la entidad la mayor responsable de que no se cumpla con una estructura organizativa efectiva. | – Se diseñó el organigrama funcional de la entidad de forma tal que brinde de manera asequible y comprensible la estructura organizativa de la misma, así como los niveles de autoridad y responsabilidad de cada área. |
Procedimiento Anexo 6
4- Asignación de autoridad y responsabilidad | – No existencia de un Manual de Organización donde queden claramente establecidas las responsabilidades, las acciones y los cargos del departamento técnico y comercial, y la no aplicación sistemática de los manuales correspondiente al resto de los departamentos impidiendo así que se establezcan relaciones de jerarquía y de funciones para cada uno de ellos. | – El departamento técnico y comercial tiene en su poder en este momento los manuales contentivos de los procedimientos de organización y funciones necesarios para cumplimentar los objetivos de trabajos en estas áreas. | |
5- Políticas y prácticas en personal | – No se encuentra conformado el comité de ingreso y no se ha elaborado el plan de capacitación del personal. | -Según la Resolución No. 4/2009 quedó conformado el Comité de Ingreso de la entidad, el cual permite cumplimentar la política de selección y captación del personal y se trabaja en la elaboración del plan de capacitación. | |
6- Comité de control | – No existe evidencia documental que permita comprobar que el Comité de Control cumpla con su objetivo general consistente en la vigilancia del adecuado funcionamiento del sistema de control interno y su mejoramiento continuo. | – Para ello se elaborará un plan de trabajo objetivo que permita medir el avance en esta tarea y doten a la membresía de elementos necesarios para lograr la actualización operativa del Sistema de Control Interno. | |
Procedimiento
Anexo 7
Encuesta sobre la implementación de la Resolución 297/2003 del MFP.
Objetivos: Conocer el nivel de implementación de la Resolución.
Alcance: EMSSV de Fomento.
Método: Encuesta realizada a cuadros y trabajadores de esta entidad.
Fecha: _________________________.
1- Sexo: Masculino: ___ Femenino: ___
2- Edad: _____ años cumplidos.
Marque con una X
3- Cual es el nivel de escolaridad vencido.
Primaria ____
Secundaria Básica_____
Obrero calificado _____
Preuniversitario_____
Técnico medio_____
Superior _____
4- Categoría ocupacional.
Dirigente: ____
Administrativo: ____
Técnico: _____
Obrero: _____
Servicios: ___
5- ¿Qué conoce Ud. Sobre la Resolución 297/2003 del MFP.
5.1: Conozco algo sobre eso: ______
5.2: Su contenido: _____
5.3: No conozco nada, no he oído hablar de ella: ____
5.4: Conoce de su implementación en este centro: Si____ No: ____.
6- Ambiente de control:
6.1: Códigos de Conducta, Código de Ética de los Cuadros del Estado.
Otros códigos aprobados. Si_____ No ______.
6.2: Reglamentos para el funcionamiento de Órganos de Dirección Colectivos; Consejo de Dirección, Comisión de Cuadros, otros: Si__ No __.
6.3: Disposiciones, políticas y regulaciones necesarias para la implementación de la Resolución: Si ___ No___.
6.4: Métodos de contratación que debe regir al personal seleccionado.
Si__ No__.
6.5: Organigrama funcional de la entidad, Si _____ No ____
6.6: Existen canales de comunicación para exponer sus sugerencias.
Si___ No___.
6.7: Sus deberes, derechos y responsabilidad material de los recursos que custodia, Si _____ No ____.
6.8: Está constituido el Comité de Control en la entidad. Si___ No___.
Anexo 8
Sobre la implementación de la Resolución 297/2003 del MFP
Objetivos: Conocer el nivel de implementación de la Resolución.
Alcance: EMSSV de Fomento.
Método: Entrevistas a cuadros y trabajadores de la entidad.
Fecha: _______.Nombre y apellidos _______________________________________
Se define el Control Interno como el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos propuestos.
Componentes del control interno y sus normas:
¿Pudiera decirme cuales son los componentes del Control Interno?
____________________________
Ambiente de control.
¿Qué aspectos debemos tener presente, teniendo en cuenta la importancia de este componente?
____________________________________________________________________________________
El Ambiente de control es, de todos los componentes, la base para el desarrollo del resto de ellos y se basa en otros fundamentos clave.
¿Pudiera Ud. enumerar al menos 3 de estos fundamentos?
____________________________________________________________________________________
Normas para el ambiente de control.
Integridad y valores éticos
¿Conoce Ud. el código de ética de la entidad? Mencione algunos de sus preceptos.
____________________________________________________________________________________
Competencia profesional
¿Qué métodos de contratación deben regir al personal seleccionado?
____________________________________________________________________________________
Atmósfera de confianza mutua
¿Sabe Ud. si existen canales de comunicación para exponer sus sugerencias sobre mejoras o posibles cambios que proporcionen el cumplimiento de las tareas y metas? Menciónalos.
____________________________________________________________________________________
Organigrama
¿Conoce Ud. el organigrama funcional de la entidad? Puede decirme quiénes son los encargados de su correcto funcionamiento?
____________________________________________________________________________________
Asignación de autoridad y responsabilidad.
¿Tiene Ud. definido por escrito sus deberes, derechos y responsabilidad material de los recursos que custodia? ¿En que carpeta o manual se encuentran?
____________________________________________________________________________________Políticas y prácticas en personal.
¿Se le ha comprobado la actualización y cumplimiento de los procedimientos establecidos acorde con la legislación laboral vigente?
____________________________________________________________________________________
Comité de control.
¿Está constituido el Comité de Control en la entidad? Menciona alguno de sus miembros.
____________________________________________________________________________________
AGRADECIMIENTOS
La gratitud es un sentimiento noble y engrandece al ser humano y por eso deseo hacer uso de ella para expresar mis más sinceros agradecimientos:
A Dios por guiarme por el camino correcto, dándome la fe suficiente para sobreponerme a las dificultades. Fue de el que siempre recibí un sí como respuesta a mis oraciones.
A nuestra Revolución Socialista por darme la posibilidad de formarme como profesional.
Autor:
Lic. Lourdes Irene Rodríguez Barrero
Lic. Sergio Gregorio Martínez Triana
Enviado por:
Diana
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