Propuesta para la aplicación de reingeniería de procesos operativos de la fusión Tropigas S.A.C.A. y Vengas S.A. (página 4)

Después de terminada la investigación hemos llegado a la conclusión como se puede apreciar, la empresa, a pesar de buscar una mejora en sus procesos, tuvo deficiencias para la realización correcta de la fusión. En cambio a través de esta investigación se ha estudiado detenidamente el verdadero significado de un Proceso de Reingeniería y al compararlo con lo realizado dentro de esta empresa se encontraron muchas diferencias.

A demás de las ya mencionadas se pudo descubrir que un proceso de reingeniería después de que se hace la integración de procesos y no de funciones, como lo hizo esta empresa, se deben establecer elementos de integración como son políticas, nuevos formatos, sistemas de información, entre otros; desgraciadamente esta empresa no realizó nada de lo antes mencionado, pues solamente se limitó a mover personas en el organigrama, es decir reubicó funciones simplemente y no implantó nueva tecnología ni políticas.

También tuvo deficiencias en cuanto a comunicación, pues solamente algunos elementos de altos puestos fueron los enterados del proceso que se llevaría a cabo y provocó gran confusión entre los empleados. Otro punto importante es que la fusión no debe ser observado como un lapso en la vida de esta empresa, en vez debe ser tomado como una nueva forma de vida, una nueva identidad que debe llevar, por ende el proyecto de reingeniería no es solo para realizarlo simplemente sino para darle seguimiento, no limitarse a hacer simples cambios de funciones sino por preocuparse por llevar un seguimiento en los resultados, en las apreciaciones de cada una de las partes que formara parte del cambio.

Finalmente y como punto más crítico se debe tomar en cuenta el factor "respuesta al cambio", es decir, tomar en cuenta el proceso administrativo desde la recepción del pedido de GLP para así garantizar la eficiencia en las operaciones internas.

A si mismo concluimos que en la empresa a pesar de haber realizado unos cuantos estudios para hacer este cambio; no se llevó a cabo un proceso real de Reingeniería, debido a que como se mencionó en todos los puntos anteriores, solamente tomaron la fusión como un punto de transición en la vida de la empresa y no como un factor total de cambio en su forma de llevar las cosas. Es cierto que hubo cambios pero no se considero la intervención de un experto. Es evidente pues que la empresa desea aplicar medidas de cambio, tomando en consideración la reingeniería de procesos y finalmente una vez llegada a esta conclusión hemos decidido realizar la propuesta de esta investigación así mismo las siguientes recomendaciones.

Una de las ventajas con la que la empresa cuenta es que es la única que existe encarga de la distribución del GLP. Siendo esto una característica que obliga a la empresa a tomar medidas que mejoren el servicio que presta. La fusión le permitió a la empresa reagrupar y distribuir su personal más adecuadamente también ha podido acortar las distancias en el manejo de producto al cambiar la localización de algunos departamentos.

Recomendaciones

• Se considera necesario el aprovechar al máximo el potencial de la tecnología y buscarle una utilidad a lo que la informática puede ofrecer, es uno de los puntos de partida más relevantes para rediseñar adecuadamente una empresa.

• El proceso de reingeniería no es un proyecto de una sola ejecución, a éste una vez aplicado se le debe de dar continuidad y seguimiento y quien mejor calificado para realizar esto que un experto en reingeniería; por tal motivo la empresa debe considerar la contratación de un especialista en la material, o sería conveniente que la empresa tuviera en su equipo a una persona que pueda darle continuidad y crearlo como un estilo de vida.

• Conseguir un mejor flujo de información y materiales.

• Obtener importantes incrementos de la productividad.

• Disminuir los tiempos de proceso del servicio.

• Elevar la moral y satisfacción del personal, mejorando el clima laboral

• Mayor flexibilidad de producción pudiéndose adaptar a las demandas comerciales.

• Incorporar la gestión de la satisfacción del cliente, involucrando en ello a los proveedores.

• Racionalizar el Sistema y reducir la documentación.

CAPITULO VI

Propuesta

Introducción

Un proceso se define como un conjunto de tareas, actividades o acciones interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de información, materiales o de salidas de otros procesos, dan lugar a una o varias salidas de información con un valor añadido.

Hammer y Champy definen a la reingeniería de procesos como "la reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño tales como en costos, calidad, servicio y rapidez" (Fuente: Institute of Industrial Engineers, "Más allá de la Reingeniería", CECSA, México, 1995, p.4)

La reingeniería de procesos es radical hasta cierto punto, ya que busca llegar a la raíz de las cosas, no se trata solamente de mejorar los procesos, sino y principalmente, busca reinventarlos, con el fin de crear ventajas competitivas osadas, con base en los avances tecnológicos.

De allí que la presente propuesta se enfoque en cambios menores a fin de replantear las acciones realizadas dentro del área administrativa de las oficinas pertenecientes a la fusión empresarial de Tropigas S.A.C.A y Vengas S.A. para agilizar y optimizar los procesos administrativos y su vez mejorar el servicio prestado al consumidor.

Objetivos

Objetivo General: Optimizar los procesos administrativos de la fusión Tropigas S.A.C.A y Vengas S.A. en las oficinas de la sucursal Los Teques del Estado Bolivariano de Miranda a partir de una reingeniería de procesos.

Objetivos Específicos:

• Diagnosticar la estructura organizacional de TROPIGAS S.A.C.A y VENGAS S.A.

• Diseñar nuevas estructuras para los procesos administrativos realizados en la Empresa.

Alcance

Con esta propuesta se pretende mejorar el funcionamiento en el área administrativa de las oficina formadas a raíz de la fusión de las empresas TROPIGAS S.A.C.A y VENGAS S.A. sucursal Los Teques, así mismo facilitar las condiciones de trabajo de áreas involucradas directas e indirectamente.

Bases Legales

De la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Del Régimen Socioeconómico y la Función del Estado en la Economía el Artículo 299, De Ley Orgánica de la Administración Pública el Artículo 5, y de la Ley Orgánica del Trabajo Artículo 4.1

Infraestructura

Las oficinas que concentra al personal de la fusión se encuentra en un espacio de aproximadamente 120mt2. Los cuales se encuentran distribuidos de la siguiente manera tres oficinas, (área de oficinistas, oficina de jefe de personal y oficina de la gerencia), un área de caja conformada por dos taquillas con ventana destinadas para la atención al público. Cuenta además con dos baños de uso por género.

Cuento con dos depósitos, el primero de aproximadamente 72 mt2, el cual posee los baños con duchas para los obreros, así mismo cuenta con la oficina del sub gerente, deposito de cauchos y deposito y taquilla de cilindros de venta local.

El segundo deposito, cuenta con 200 mt2 aproximadamente, está destinado como zona de carga y descarga de los cilindros de estantero y domestico, funciona de igual manera como estacionamiento de las unidades en servicio. Actualmente las empresas están funcionan en dos plantas independiente una de la otra pero con un mismo gerente, se propone la reubicación del personal en una sola planta.

Equipos

Existen siete (7) computadores completos en funcionamiento de los cuales tres (3) poseen impresoras propias y las cuatro (4) restantes funcionan con una impresora laser central. Estos equipos son procesadores Intel Pentium I salvo el de Jefe de oficina que es un equipo IBM. Todos estos equipos poseen software SACS el cual se caracteriza por procesar las liquidaciones, conciliaciones. A través de la reingeniería se propone la actualización del software por uno que permite registrar, liquidar, conciliar y realizar el cierre de forma secuencial y automática, sin necesidad de registrar la información en todos los casos.

Organización

En esta propuesta se ven involucradas las empresas Tropigas S.A.C.A. y Vengas S.A. ya que a partir de la fusión de las mismas, el servicio prestado y el funcionamiento interno de las oficinas reflejan un desmejoramiento. La organización interna de dichas empresas requiere un cambio en sus procesos administrativos.

Por lo tanto se involucra en esta propuesta al gerente y administradora de dicha sucursal con el fin de organizar el proceso de reingeniería, para garantizar la aplicación y aceptación del mismo.

Gráfico Nº 15 Organigrama Aplicando Reingeniería

Fuente: Elaboración Propia

PROCESOS

Procesos Existentes en la Empresa

• Oficinista Atención al Cliente Pedidos:

• Respaldo del sistema SACS de Pedidos

• Apertura de fecha del día

• Atención de llamadas hechas por clientes para el registro de pedidos

• Proceso de los reclamos

• Posteo de la venta del día anterior para ajuste del libro de venta

• Facturación de pedidos para el día siguiente

• Impresión de los record de servicio de cada ruta por venta domicilio

• Oficinista Atención al Cliente Residencial:

• Respaldo en el sistema SACS

• Apertura con la fecha del día

• Resección de pagos por deudas residenciales

• Emisión de ordenes de servicio por corte o reinstalación del servicio

• Cuadre del ingreso

• Cierre del día

• Cajero:

• Resección de los ingresos percibidos por la venta y cobranza del día (estantero, domestico y comercial)

• Registro de la facturas en el módulo Estanteros por venta de cilindros de 10 kilos

• Respaldo y cierre del día

• Oficinista Granel:

• Registro de ventas y cobranzas del día anterior en el módulo Granel, Estantero y Comercial

• Oficinista:

• Desglose de los documentos ingresados al SACS

• Registro y control del inventario de Gas Licuado de Petróleo (GLP)

• Registro y control de venta a casa de alimentación

• Elaboración de carpetas para contabilidad

• Oficinista de Recursos Humanos:

• Proceso de préstamos personales

• Solicitud de vacaciones

• Emisión de cheques a proveedores

• Emisión de retenciones

• Elaboración de nomina operativa y administrativa

• Control de horas extras operativas y administrativas

• Revisión y cancelación de relaciones de gastos del personal operativo

• Archivar

• Jefe de Oficina

• Registro de ingreso diario en el SACS formato M-28

• Reporte de venta diaria

• Reporte de venta GLP

• Revisión y aprobación de carpetas para contabilidad

• Atención al cliente interno y externo

• Sub Gerente :

• Atención al cliente

• Verificación de unidades automotoras de reparto

• Programación para el despacho de venta diaria (estantero, domicilio y comercial)

Oficinista Atención al Cliente Pedidos: coordinadora de servicios

Atención al público principalmente en Clientes de medianas y grandes, tanto física como telefónicamente, los pedidos se ingresan al computador hasta las 4:00p.m esto con la finalidad de enviarlo al depósito, quien lo distribuye al día siguiente por ruta; después de las 4:00p.m se anotan es cuadernos para ser ingresados al día siguiente.

Al final de la tarde, los choferes devuelven los pedidos que no se pudieron hacer, ya sea por falta de tiempo, dinero u otro inconveniente. En el SACS se postean los devueltos para que al día siguiente vuelvan a salir en el record de servicio. Una vez posteada la información, se procede a elaborar el reporte de ventas por día, que es el de clientes pedidos más devueltos y el mismo se archiva junto con copias de facturas de pedidos. Es imprescindible imprimir el reporte para que puedan salir los record con todos los pedidos.

Reporte de facturas por día, solo los pedidos del día

• Original——– Archivo junto con reporte y copia facturas.

Luego se imprime el record de servicio, que se le entrega al subgerente de servicios junto con original de facturas y ordenes de trabajo para los técnicos.

Mensualmente el gerente necesita:

• Kardex de clientes de 18 y 43 kg; donde indica clientes activo por el tipo de cilindro y por status: Bajo consumo, Muy bajo consumo e inactivos. Se le elaboran hojas de visitas, las cuales se imprimen en el sistema y luego se le entregan a los choferes para su verificación.

Reporte de instalaciones (final de mes)

• Original ———Gerencia Auditoria junto con carta conciliación kardex

• Copia———— Archivo

Clientes retirados este mes (final de mes)

• Original ———Gerencia Auditoria junto con carta conciliación kardex

• Copia———— Archivo

Oficinista Atención al Cliente Residencial:

En términos generales, lleva la cobranza y facturación residencial, la cual se emite a finales de cada mes.

Factura residencial

• Original ———-Cartera Sucursal

• Copia ————- Cliente, la cual canjeará por la original al momento de cancelar.

Prepagos de gas domestico Residencial Tarifa "A".

Al cliente realizar el prepago en la sucursal, se emite un recibo de caja y se le coloca la nota explicativa del periodo cancelado.

Pagos por Banco Mercantil: El Banco envía por e-mail un listado de los clientes que cancelen y la oficinista concilia el listado con las facturas originales que permanecen en la cartera para rebajar en el sistema, emitiendo recibo de caja y poniendo nota explicativa.

Ordenes de Corte

Se realizan después del 15 de cada mes, previa revisión de las facturas originales en poder de la sucursal, que deben ser dos (2) y la ultima con fecha vencida (15 del mes en curso). Se elaboran orden de servicio (una por edificio) indicando a cuales apartamentos se les hará el corte y si se le coloco tapón en la tubería.

Orden de servicio

• Original ———Archivo Granel

• Duplicado ——Contabilidad Región " Vía jefe de oficina"

• Triplicado ——Archivo Granel

• Cuadruplicado — Contabilidad Región

En caso de que el cliente alquile el apartamento y lo notifica, entregarle solvencia del apartamento, esto emitido por el sistema.

Contratos de gas residencial Tarifa "A".

Se le notifica al cliente:

• 3 meses de deposito

• Copia documentos de propiedad del apartamento ó contrato de alquiler

• Dirección exacta y numero de apartamento

• Contrato de gas residencial

• Materiales y mano de obra

Incluye:

• 3 conector 3/8" x ½

• 4 tuercas 3/8"

• 2.5 metros de tubería de cobre

• 1 llave de paso

• 1 mano de obra

Al cliente se le pide la compra de un codo de ½ para el momento de la instalación.

Cajero

Se encarga de llevar el control de efectivo de liquidación (estanteros, medianas y grandes, granel comercial y residencial), entrega de los valores a transvalcar, tarifas de 10 kg. A choferes y control de posteo en oficina (sistema SACS) de instalaciones de cilindros.

Recibo de caja

• Original ———— oficinista (si no existe error o devolución se desecha)

• Copia verde ——— contabilidad

• Copia amarilla——- archivo

Este recibo de caja se elabora al momento de recibir las tarifas de instalación de pequeñas, medianas y grandes, o por reintegro de diferencia, colocándole el nº de recibo de caja a las tarifas.

Liquidación Estanteros

Se debe anexar las facturas de cada cliente junto con la planilla control de entrada y salida de planta y luego en el SACS, tomar la opción liquidación estanteros.

Al jefe de oficina se le entrega la copia verde de las tarifas, facturas de gas residencial (MT-E), orden de trabajo por reinstalación (copia unidad contable) orden de servicio por revisión de escape (original y copia ya que es sin valor).

Es importante señalar que la liquidación de estanteros deben ser firmadas por los choferes.

• Original ——– Jefe de oficina junto con recibos de caja granel residencial, comercial y otros ingresos.

• Copia ———– Archivo junto con copias recibos de caja granel, residencial, comercial y otros.

Depósitos de cheques

Posteo del efectivo y cheques en las planillas bancarias una para el efectivo (la cual se le entrega a transporte de valores junto con planilla del mismo) y otra para cheques, las cuales se envían con el jefe de oficina o gerente, junto con el formato detalle de cheques depositados (M-30)

Diariamente se realiza el respaldo en el Winzip y se mantiene en oficina, luego en el SACS tomar la opción 10 en el modulo de inventario de materiales y luego proceder al posteo al posteo de los datos del resumen de ventas.

Al gas granel comercial y residencial, darle entrada al sistema por consumo de materiales, y con los mismos tomar el resumen de ventas manual emitido por el jefe de oficina y rebajarlos en el SACS

Para el reporte de compra gas (M-34-11) se envía el lapso con la planilla de compra gas. Semanalmente se envía el reporte de llenado de gas.

Oficinista Granel

Liquidación camión tanque

Formato control de entrada y salida de planta, incluir el % de llenado y temperatura.

Antes de la liquidación, en el control de entrada y salida, debe ir como anexo la compra hecha a la planta k1/2, luego se hace el desglose del gas despachado en comercial y el gas residencial en el cuaderno.

Para la liquidación en el sistema SACS, ir a opción 43-11, luego opción 1 y llenar los datos en la opción 2.

Forma 59 (factura gas granel)

El chofer liquida en la tarde, la cantidad Bs. Junto con las facturas, el total de bolívares facturados, debe ser igual al monto en efectivo o cheque y facturas a crédito. Se carga luego en opción 2 para imprimir y luego la opción 4 (forma 43-05) para imprimir la liquidación de camión tanque. El desglose es el siguiente:

• Original ——– Jefe de oficina

• Copia ———– Archivo granel cada hoja de entrada y salida planta y factura gas granel archivo.

También se emite el listado de facturas 02-38 por clientes y análisis de vencimiento.

Factura gas granel (F-59)

• Original ——– Si es crédito a la cartera de comercial

• Unidad contable ——- Jefe de oficina junto con la lectura del camión tanque emitida por el SACS.

• Triplicado ———- Archivo sucursal

Luego se realiza un respaldo en Winzip.

Recibo de caja camión tanque

• Original ——— caja

• Duplicado —— Archivo granel

Luego de hacer el respaldo, se elabora el resumen de venta en la opción 2 del SACS cierre diario granel y se emite listado reporte F-59 por día, resumen de ventas gas granel y consumo de materiales.

Resumen de venta

• Original ——- Se anexa lectura camión tanque y va al jefe de oficina

• Copia ———- Caja junto con copia del consumo de materiales

Consumo de materiales

• Original ——– Jefe de oficina

Consulta de cartera gas granel

En el SACS opción 4 consulta de saldo cartera, luego modulo residencial opción 1 cobranzas y luego opción 10, consulta de la 02-24, después opción 5 cargar factura directa.

Esta opción solo se realiza en caso de que exista diferencia por haber olvidado cargar una factura.

Oficinista Inventarios:

Conciliaciones de materiales y cilindros

Básicamente, es revisar el listado que envía a contabilidad mensualmente con el listado del maestro de inventarios de la sucursal, revisando cada ítem y explicando las posibles diferencias resultantes.

Cuando se atiende u cliente con escape y el técnico comprueba que es por fallas en la bombona (consulta defectuosa, válvula mala, fondo roto), deberá tener la factura vieja para que sea firmada por el cliente.

Material entregado a instaladores. F-39-09

Es para descargar del inventario los reguladores estanteros y reguladores tee-check, utilizados en las instalaciones de 10,18 y 43 kg; este se refleja por día colocando los números de tarifa a distintos tipos de reguladores.

Al final del lapso, se totalizan y se colocan las cantidades de reguladores, se colocan los retiros conjuntamente con los anexos, se envían la copia verde a contabilidad en la carpeta de cierre lapso, la original se distribuye y la copia amarilla se pasa al oficinista que lleva la F-78, para que los rebaje del inventario.

Informe de ventas por lapso

Este se elabora al cierre de lapso, en el mismo se reflejan las ventas en Bs y en litros de gas en sus distintas presentaciones. La cantidad de instalaciones y retiros de cilindros, cantidad de instalaciones y retiros de tanques, especificado en este los nombres de los cliente, cantidad de estanteros instalados y retirados y la cantidad de cocinillas por tipo, esta información debe ser pasado por fax al departamento de contabilidad de la región el día posterior al cierre de lapso antes de las 9:30 am.

Oficinista Recursos Humanos

Relación pago nominas obreros

La recibe de la gerencia recursos humanos región junto con recibos de pagos.

• Copia ———— Gerencia recursos humanos región junto con relación de pagos.

Reporte de consultas nominas

Sirven para rebajar cualquier cargo adicional, se va a cuenta 06-41, 06-45 para conciliar.

Lleva la responsabilidad de elaboración de nominas obreros y empleados a excepción del gerente de sucursal, que es confidencial.

Para el personal obrero, la oficinista se informa de las horas extras a través de la hoja de tiempo diario trabajado, llenada por el sub- gerente de servicios. En la relación con las horas normales, se informa a través del control de asistencia, la cual es firmada en el depósito todos los días en la mañana y es llevada a la oficina los días lunes para su envió a nomina (la nomina corre de lunes a domingo con la finalidad de efectuar los pagos los días viernes)

Luego en el formato Control de Horas extras, se postean las horas extras por día a cancelar después se llena la hoja de tiempo diario trabajado (forma M36-08) reflejando horas normales diarias trabajadas y extraordinarias, también se reflejan las ausencias, vacaciones, permisos y retiros.

Después, toda esta información se postea en un formato enviado por la gerencia de recursos, donde se postean.

Control de asistencia

• Original ———–Gerencia RRHH junto con original Forma M 36-08 y original reporte.

• Copia ————-Archivo

Hoja de tiempo diario

• Original———– Gerencia RRHH ( ver desglose anterior)

Copia ————Sucursal

En lo que respecta a la nomina mensual, esta se envía a Gerencia. De RRHH, mediante un formato que envía RRHH y se refleja Código Trabajador, Apellidos y Nombres.

• Original ———- Gerencia RRHH

• Copia ————Sucursal

SANE: Significa Sistema de Autoliquidación Nacional de Empresas y se elabora un informe mensual con reporte de información de reposo.

• Original ——– Gerencia. RRHH, junto con originales de: nominas de personal activo, ingresos, egresos y cargos vacante, anexo de informe mensual de Personal Nº 1 ( reposos, faltas, permisos) anexo al informe mensual de personal Nº2 ( cancelación prestaciones sociales, índice de rotación y acumulado mensual)

• Copia ————- Archivo junto con todas las copias de los originales.

Elaboración de cheques

El jefe de oficina, pasa las facturas y cheques en blancos para la elaboración de los respectivos cheques por pago de servicios (luz, agua, cantv) cada cuenta va codificada y se refleja en el Boucher (forma 4), luego el jefe de oficina lo revisa y el Gerente firma los cheques y el Boucher.

• Original ——— Contabilidad junto con carpeta de lapso

• Copia verde ——— Contabilidad

• Copia —————- Archivo

Todos los cheques que tengan retenciones de impuesto, se le debe efectuar el respectivo comprobante de retención de impuesto, lo cual se le entrega original al cliente, una copia se anexa a la copia verde del boucher del cheque y la otra copia para archivo sucursal.

Toda factura cancelada debe reunir los requisitos exigidos por el SENIAT.

Informe de accidente

Es la responsable de postear en la planilla, cundo ocurre un accidente

Informe de investigación Accidentes de Tránsito:

• Original ————— Seguridad industrial

• Copia —————– Gerencia. Compañía

• Copia —————– Dpto. Seguros

• Copia—————– Archivo

Expedientes de choferes y ayudantes (Ingresos y Egresos)

• Planilla solicitud de empleo

• 2 Fotos color

• Copia C.I

• Referencias personales (2)

• Referencias laborales (2)

• Currículo

Una vez que el trabajador es aceptado, se le envía a Gerencia. RRHH la inclusión del trabajador.

Es importante enviar la planilla del seguro 14-02, los primeros 3 días después de ingresado el trabajador, cuando sucede un egreso, se envía los siguientes recaudos:

• Planilla S.S.0 14-03

• Planilla solicitud de liquidación de prestaciones sociales

Esto se pasa por fax a Gerencia de RRHH, para la elaboración del cheque, según cálculo que elabore RRHH, después debemos hacer el informe confidencial.

• Original ——- Gerencia. RRHH

• Copia ———- Expediente trabajador.

Órdenes de compra

• Original ———- Proveedor

• Copia ———— Archivo

Jefe de Oficina

Trabajo diario: primero en la mañana se reciben las ordenes de trabajo del día anterior, es importante que estén firmadas por el cliente y el técnico.

Instalaciones de los choferes y las coordinadoras, hacer resumen de ventas manual (solo si hay instalaciones) ya que el SACS, no lo rebaja del resumen de ventas.

Las ordenes de trabajo, se llevan en una carpeta con el número 44-38, en esta misma carpeta se anexas las ordenes de trabajo pendientes que aun no se le han realizado las instalaciones.

Una vez sacado los trabajos pendientes (44-38), se procede a desglosar las tarifas de la siguiente manera:

• Copia verde contabilidad junto con copia verde de ordenes de trabajo ordenadas cronológicamente de menor a mayor.

• Copia blanca se anexa al material entregado a instaladores para rebajar los reguladores, colocándose la cantidad total de los mismos.

• Copia blanca a oficinista liquidación de estanteros o F-21 o F-78 con copia del resumen de venta. Luego se realiza en resumen de venta manual.

Una vez facturada en el resumen de venta las distintas tarifas por instalaciones y las distintas ordenes de trabajo o servicios por materiales y/o mano de obra, se procede a pasar a las coordinadoras para que estas elaboren las respectivas facturas (Forma E) a primera hora, luego de elaborar las facturas, se revisan y se grapan conjuntamente con las tarifas (la de unidad contable) y se anexan al resumen de ventas original en orden cronológico de mayor a menor, este resumen posteriormente se envía al departamento de contabilidad en las carpetas de lapso. Nota: Cuando los trabajos son sin valor, la factura original se envía conjuntamente con la unidad contable.

La copia de resumen de venta manual, se pasa conjuntamente con las copias de las tarifas de concepcionero (copia blanca) a la oficinista de liquidación de estanteros o F-21 o F-78.

Una vez recibidos los ingresos de caja se verifica que los mismos estén cuadrados y que estén debidamente firmados por quien los elabora.

Características de Carpetas de Lapso para Contabilidad:

Carpeta 1 o Envío "A"

En esta se envía los Boucher del cheque original, ordenes de trabajo, tanto manuales como del sistema, ordenes de servicio y documentos anulados (Tarifas, control de cobradores, control diario estantero, material entregado a instaladores, transferencia de materiales y todos aquellos que no tengan correlativo.

Carpeta 2 o Envió "B"

Se anexa lo siguiente:

• 1. Copia verde de los Boucher de cheques por orden de mayor a menor.

• 2. Recibo de caja y sus anexos (control de cobradores por cuenta)

• 3. Resumen de ingresos caja (F-28-10)

• 4. Depósitos bancarios y forma donde se relacionan los cheques depositados (Forma M-30).

• 5. Liquidación estantero y sus anexos.

• 6. Resumen de venta manual y sus anexos.

• 7. Resumen de venta camión tanque.

• 8. Informe de ventas.

• 9. Informes de recibo

• 10. Transferencias de materiales.

• 11. Consumo de materiales (automatizados y manual).

• 12. Para los cierres de lapso enviar materiales entregados a instaladores y sus anexos.

• 13. Nomina de obreros.

• 14. Cierre contable por lapso de facturación estantero (solo para los cierres de lapso).

• 15. Cierre contable por lapso de facturación granel

Nota: todo lo que se está enviando debe estar firmado por el gerente de la sucursal.

Sub Gerente de Servicio

Se encarga del control de rutas estanteros, medianas y grandes, granel, trabajo de los técnicos, ayuda a buscar clientes de granel, domicilio y el mantenimiento de las unidades; también debe estar pendiente de la adecuada dotación e imagen de los choferes y ayudantes.

Inspección mensual de los vehículos:

• Original ——— gerencia de flota

• Copia ——– gerencia región

• Copia ——– Archivo

Informe de anormalidades de vehículos:

• Original ——— flota

• Copia ——– gerencia región

• Copia ——– Archivo

Chequeo del control de factura estantero, prioridad a los reclamos, chequeo en las tardes de aquellos pedidos devueltos. El sub gerente se encarga de pasar una relación del personal con licencia, certificado médico, carnet de minas.

Revisión de campo: supervisión de las rutas selectivamente en los camiones de estanteros, medianas porcentajes grandes y camión tanque, adicionalmente debe estar pendiente de los cambios por pH a los tanques, programación de los recambios, disminución o aumento de capacidad, etc.

Las coordinadoras deberán pasar al final de la tarde el record de servicio, en donde se chequee los pedidos devueltos.

Diagnóstico

Para identificar las principales problemáticas que presenta la fusión Tropigas – Vengas se realizó el diagnóstico bajo la técnica de observación, los resultados de dicha observación se registraron utilizando como instrumento la matriz DOFA, la cual permite vincular los agentes exteriores e interiores, así como los aspectos positivos y negativos presentes en la organización de las operaciones realizadas en el departamento administrativo de dicha fusión.

Cuadro Nº18. Matriz DOFA, Diagnóstico de la Empresa.

FUENTE: Elaboración Propia

Talento Humano

Facturación granel:

En el proceso actual participa el cajero Gerson Robles el cual recibe las tarjetas, las chequea con la orden de planta para verificar si tiene la cantidad de litros despachados; Lisbeth Rodríguez (oficinista granel) las chequea nuevamente repitiendo el chequeo total despachado en litros con las tarjetas y la orden de planta luego ingresa en el SACS una por una cada tarjeta para así poder emitir la liquidación y procesarla.

A partir del proceso de reingeniería en la facturación granel será realizado y procesado sistemáticamente por Lisbeth Rodríguez.

En facturación Estanteros y Domicilio lo recibe el Cajero Gerson Robles el cual realiza las facturas al momento que llega el chofer de dicha ruta a entregarle el dinero partiendo de allí él les emite la factura manualmente por cliente despachado, luego son ingresadas en el SACS para después emitir un respaldo de liquidación donde se registran las ventas y cobranzas, por otra parte Yelitzabet Montes (oficinista liquidación estantero y domicilio) las ingresa en el sistema SACS por numeración de factura realizándose un respaldo para luego emitir la liquidación sistemáticamente.

En el proceso de reingeniería será realizado sistemáticamente por Yelitzabet Montes al momento de registro, emisión y liquidación.

Cierre diario

Este es emitido por Yenny Casas (Jefe de Oficina) la cual ingresa de forma manual al sistema SACS, el reporte de venta diario luego de tener todas las liquidaciones procesadas se procede a elaborar las carpetas para ser enviadas a contabilidad.

En la reingeniería este es emitido sistemáticamente y directamente por el sistema en el cual se procede de una vez al cierre diario y luego es enviado a contabilidad por medio de un respaldo virtual.

Políticas de Reingeniería

• Gestionar el cambio desde el proceso actual al nuevo y comprobar el cambio de paradigmas.

• Medir los resultados para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos.

• Habilidad para orientar el proceso de reingeniería de acuerdo con una metodología sistemática y amplia.

• Administración coordinada del cambio para todas las funciones del negocio que se vean afectadas.

• Habilidad para evaluar, planear e implementar el cambio sobre una base continúa.

• Habilidad para visualizar y simular los cambios propuestos.

• Habilidad para utilizar estos modelos sobre una base continúa.

• Habilidad para asociar entre sí todos los parámetros administrativos de la compañía.

Costo

El costo que implica este proceso para la empresa no es muy alto ya que en lo único que se requiere gastó es en el equipo de cómputo y tecnología ya que como la reingeniería se realizará más a nivel administrativo por lo que no implica tanto gasto solo es un cambio de funciones laborales. Si la empresa está dispuesta a pagar lo que esté a su alcance para que el proceso no fracase.

Para la empresa es muy importante el costo de implantación del proceso ya que lo que se invierta debe ser lo necesario y no hacer gastos inútiles y mucho menos innecesarios solo gastar lo que se deba para que el proceso funcione.

Cuadro de Procesos a Modificar

Cuadro Nº 19. Procesos

Fuente: elaboración propia

Flujo Gramas

Gráfico Nº 16: Flujo grama del proceso de facturación.

Proceso Actual Reingeniería

Gráfico Nº 17: Flujo grama del proceso de Cierre Diario.

Proceso Actual Reingeniería

Gráfico Nº 18: Flujo grama del proceso de Granel.

Proceso Actual Reingeniería

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Ugueto y Prieto (2000), Propuesta de un Manual Basado en la Reingeniería de Procesos para la Empresa Jantesa C.A. Universidad Bicentenaria de Aragua.

Anexos

El Cuestionario

Estimado trabajador a continuación encontrará una serie de preguntas las cuales tienen por finalidad recaudar información sobre Reingeniería de procesos para uso de la gerencia administrativa en la fusión de las empresas TROPIGAS S.A.C.A. y VENGAS S.A. sucursal Los Teques.

El cuestionario consta de 10 preguntas, léalas cuidadosamente y marque con una "X" la alternativa que considere más conveniente. Este cuestionario es anónimo y confidencial.

DEDICATORIA

A Dios por darnos luz de vida,

A nuestros padres por permitirnos nacer,

A nuestro espíritu de esfuerzo

Sin él no hubiéramos llegado hasta aquí.

Detrás de cada línea de llegada, hay una de partida.Detrás de cada logro, hay otro desafío.Si extrañas lo que hacías, vuelve a hacerlo.Sigue aunque todos esperen que abandones.No dejes que se oxide el hierro que hay en ti.

AGRADECIMIENTO

De: Magali Loreto

Doy infinitas gracias…A Dios, por el camino recorrido….por ser mi fuerza y templanza…A mi madre, por su amor y apoyo…A Celani, Doris, Dulce y Edgar… hermanos y amigos fieles…

A José Colmenares, asesor por ayudarnos en todo este trayecto…

A Lorena Hernández, asesora por todo el apoyo brindado…A la vida…. Por lo aprendido y experimentado

De: Margaret Acosta

Primero es a Dios por darme la vida, mi familia y a mis grandes amores.A mi señor padre por su enseñanza y amor.

A mi madre por el apoyo de todos estos años por su infinito amor, compresión y por ayudarme a que este momento llegara.

Gracias mamá!

A mis hermanos por su apoyo.

A Lorena amiga, por su entusiasmo y empeño para lograr nuestro objetivo. Gracias.

Autor:

Acosta, Margaret

Loreto, Magali

Tutor: Esp. José Colmenares

Trabajo presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior Universitario en la Especialidad de Administración de Empresas

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA

DE A DMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

REGIÓN CAPITAL

AMPLIACIÓN ALTOS MIRADINOS

Los Teques, Junio del 2009