Introducción
Actualmente la sociedad de la mayoría de los piases desarrollados es una sociedad de muchas organizaciones, donde la mayor parte de las obligaciones sociales es confiada a organizaciones, distribuciones, Administraciones, a diferencia de hace 80 años en donde las organizaciones eran pocas y pequeñas.
La organización ha estado bastante influenciada por sus concepciones antiguas, tal como la organización militar y la eclesiástica por lo que se ha desligado totalmente del pasado, abarcando el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo por lo tanto, estática y limitada, por eso han sido abordados a través del tiempo en términos normativos y prescriptivo. Por lo que en síntesis, la estructura organizacional es un medio del cual se sirve una organización cualquiera para alcanzar eficientemente sus objetivos.
Se puede entender que todo ordenamiento, organización y administración provienen de Dios porque él es ordenado y nada sucede sino es la voluntad de Él y en tal sentido se puede apreciar en el ser humano por el motivo de ser hecho a imagen de Dios, aun cuando esa imagen este corrompida por el pecado, queda la inteligencia refleja en su habita de vida en lo referente en su forma de organizarse en los negocios y en la sociedad la cual cada día va en busca de una estructura que cumpla con todas las demandas de los servicios mundiales y si es así en lo material, ¿porque no aun mas en lo espiritual? ya que la Iglesia tiene el mejor trabajo como lo es ganar Almas para Dios.
El progreso de la organización
Desde sus principios hasta nuestros días a través de los siglos, las normas administrativas y los principios de la organización pública se fueron transfiriendo de las instituciones de los estados hacia las instituciones de las nacientes iglesias del mundo y para las organizaciones militares. Esa transferencia se hizo lenta, pero efectivamente, tal vez porque la unidad de propósitos y de objetivos, no siempre se encontraba en la acción política que se desarrollaba en los estados, generalmente movida por objetivos contradictorios de cada partido, dirigente o clase social.
La estructuración de las iglesia han mostrado su organización en el tiempo, su jerarquía de autoridad, su estado mayor y su coordinación funcional, la iglesia tuvo una organización jerárquica tan simple y eficiente que su enorme organización mundial puede operar satisfactoriamente bajo el mando de una sola cabeza ejecutiva: Los diferentes presidentes de Iglesias a nivel mundial y cuya autoridad coordinadora electas en sus diferentes convenciones, conferencias, asambleas general, etc. De cualquier forma, la estructura de la organización eclesiástica sirvió de modelo para muchas organizaciones que, ávidas de experiencias exitosas, pasaron a incorporar una infinidad de principios y normas administrativas utilizadas en la iglesia.
Las organizaciones militares de la época medieval tenían su núcleo central, en el principio de la unidad de mando por el cual cada subordinado sólo podía tener un superior.
La escala jerárquica, o sea, la escala de niveles de mando de acuerdo con el grado de autoridad y de responsabilidad correspondiente eran típicamente un aspecto de la organización militar utilizado en otras organizaciones.
Con el pasar de los tiempos, la gradual ampliación de la escala de mando trajo también una correspondiente ampliación del grado de autoridad delegada: a medida que el volumen de operaciones militares aumentaba, crecía también la necesidad de delegar autoridad en los niveles más bajos dentro de la organización militar.
El concepto de jerarquía dentro de la organización militar es tan antiguo como la guerra, pues la necesidad de un estado mayor siempre existió en el ejército que aun Napoleón, el general más autócrata de la historia militar, nunca dio una orden sin explicar su objetivo y verificar que se había comprendido correctamente, pues estaba convencido de que la obediencia ciega jamás lleva a la ejecución inteligente de cualquier cosa.
A través de los tiempos esta fase estratégica fue evolucionando y mejorando en varios aspectos, y uno de los muchos que han aportado ideas fue en el inicio del siglo XIX, Carl Von Clausewitz (1780 – 1831) consideró la disciplina como un requisito básico para una buena organización. Para él toda organización requiere un cuidadoso planeamiento en el cual las decisiones deben ser científicas y no simplemente intuitivas ya que la ciencia significa, Conjunto de conocimientos obtenidos mediante la observación y el razonamiento, sistemáticamente estructurados y de los que se deducen principios y leyes generales
Características de la Organización formal
División de trabajo: Para ser eficiente la producción se debe basar en la división de trabajo, que es nada más que la manera por lo cual un proceso complejo puede descomponerse en una serie de pequeñas tareas. El procedimiento de dividir el trabajo comenzó a ser practicado más intensamente con la llegada de la revolución industrial provocando un cambio radical en el concepto de producción, principalmente por la fabricación compacta de grandes cantidades a través del uso de las máquinas, en sustitución de la artesanía. La división de trabajo iniciada a nivel de los operarios, con la administración científica, fue alcanzando los diversos escalones más elevados de la organización con la teoría clásica.
Especialización: Como consecuencia de la división de trabajo, cada órgano o cargo pasa a tener funciones especificas y especializadas. La especialización del trabajo propuesta por la administración científica constituye una manera de incrementar la eficiencia es disminuir los costos de producción. Simplificando las tareas, atribuyéndole a cada puesto de trabajo tareas simples y respectivas que requieren poca experiencia del ejecutor y escasos conocimientos previos, se reducen los periodos de aprendizaje, se facilitan las sustituciones de unos individuos por otros, permite mejorar en los métodos de incentivación de trabajo y, delicadamente, se aumenta el rendimiento de la producción.
La separación del planteamiento y de la organización del trabajo, como también la separación del control y la ejecución, propuesta por Taylor, son corolarios de este principio.
Jerarquía: Una de las consecuencias del principio de la división del trabajo es la intensa diversificación funcional dentro de la organización. Sin embargo una pluralidad de funciones desarticuladas entre si no forma una organización eficiente. Una estructura jerárquica, cuya misión es dirigir las operaciones de los niveles que le están subordinados. A medida que se sube en la escala jerárquica aumenta el volumen de autoridad del ocupante del cargo. Cuando mayor fuer el tamaño de la organización, mayor tiende a ser el número de los niveles jerárquicos de su estructura. La nivelación jerárquica representa fundamentalmente la especialización de la dirección o sea, la distribución del volumen de autoridad y responsabilidad en cada uno de los niveles.
Distribución de la autoridad y de la responsabilidad: Esta representa la distribución de la autoridad entre los diversos niveles de la estructura. Cada nivel jerárquico que está por encima de los demás niveles de la estructura. Cada nivel jerárquico que esta por encima de los demás niveles tiene mayor peso en las decisiones. La autoridad es el fundamento de la autoridad. La autoridad, es conceptualizada como un poder formal, o sea, una propiedad de una persona o de una institución, significando principalmente el derecho de dar órdenes. Fayol decía que la "autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de exigir obediencia" conceptualizándola, al mismo tiempo, como poder formal y poder legitimado.
La autoridad formal es siempre un poder, una facultad, concedidos por la organización al individuo que ella ocupe una posición determinada con relación a los otros. La responsabilidad es uno de los términos más mal comprendidos de la literatura administrativa. Muchas veces el término responsabilidad es utilizado con el significado de deber, de actividad, de atribución. La responsabilidad proviene de la relación superior-subordinado y del hecho de que alguien tenga autoridad para exigir determinadas tareas a otras personas.
Racionalismo de la organización formal: Esta es una de sus características básicas en la organización. El principio básico de esta forma de concebir una organización es que, dentro de límites tolerables, sus miembros se comportaran racionalmente, esto es, de acuerdo con las normas lógicas de comportamiento prescritas para cada uno de ellos. La teoría clásica dio exagerado énfasis a la organización formal. Mientras que para Taylor y los seguidores de la administración científica, la organización se debe basar en una división de trabajo, y la consecuente especialización de operarios, para Fayol y los seguidores de la escuela anatómica la organización debe preservar su todo, su integridad global.
Taylor abogaba por la organización funcional y superespecialización, mientras que Fayol defendía la organización lineal y centralizada. De cualquier forma, para los autores clásicos, como norma, toda organización se estructura con el fin de alcanzar sus objetivos, buscando con su estructura organizacional la minimización de los esfuerzos y la maximización del rendimiento. En otras palabras, el mayor lucro, a menor costo, dentro de un cierto estándar de calidad. La organización, por lo tanto, no es un fin, sino un medio para permitir a la empresa alcanzar adecuadamente determinados objetivos.
Organización lineal: Esta constituye la forma estructural más simple y más antigua. Tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. Es una organización simple y de conformación piramidal donde cada jefe recibe y transmite todo lo que pasa en su área, toda vez que las líneas de comunicaciones son rígidamente establecida. Pues las funciones básicas o primarias de las organizaciones generalmente aparecen en primer lugar y pasan a constituir el fundamento de la organización.
Ventajas de la organización funcional:
Proporciona el máximo de especialización a los diversos órganos o cargos de la organización.
Permite la mejor supervisión técnica posible, con la especialización en todos los niveles, pues cada órgano o cargo se reporta a expertos en su campo de especialización.
Desarrolla comunicaciones directas sin intermediarios, más rápidas y menos sujetas a distorsiones de transmisión. Esta permite contacto directo entre los órganos o cargos interesados, sin necesidad de seguir estrictamente los canales formales e indirectos de comunicación.
Separa las funciones de planeación y de control de las funciones de ejecución. Hay una especialización del planeamiento y del control, como también de la ejecución, permitiendo plena concentración en cada actividad, sin necesidad de prestar atención a los demás.
Desventajas de la organización funcional:
Dispersión y consecuentemente pérdida de autoridad de mando: la sustitución de la autoridad funcional relativa y dividida trae como consecuencia una enorme dificultad a los órganos o cargos superiores para controlar el funcionamiento de los órganos o cargos inferiores
Subordinación múltiple: si la organización funcional trae problemas en cuanto a la distribución de autoridad trae igualmente problemas en cuanto a la limitación de las responsabilidades. Esto lleva a la pérdida de tiempo y algunas confusiones imprevisibles.
Tendencia a la competencia entre los especialistas: Como los diversos órganos o cargos son especializados en determinadas actividades, su tendencia es a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque de problemas que generalmente aparecen
Tendencia a la tensión y a los conflictos dentro de la organización: La competencia, unida la perdida de visión de conjunto de la organización, puede llevar a la divergencia y a la multiplicidad de otros objetivos que pueden ser antagónicos, creando tensiones y conflictos entre los especialistas.
Confusión en cuanto a los objetivos: Como la subordinación se da ante varios especialistas al mismo tiempo, esto es, como la organización funcional exige la subordinación múltiple, no siempre el subordinado sabe exactamente a quien reportar un problema.
Organización línea "STAFF":
El tipo de organización lineal " staff "es el resultado de las combinaciones de los tipos de organización lineal y funcional. Busca incrementar las ventajas de esos dos tipos de organizaciones y reducir las desventajas. Algunos autores le denominan organización de tipo jerárquico consultivo. En la organización línea "staff" existe la característica de tipo lineal y de tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más completo y complejo. En esta organización existen órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órgano de apoyo y consultoría) manteniendo relaciones entre sí.
Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras que los órganos de "staff" prestan asesoría y servicios especializados. Existen dos criterios para distinguir cuales son los órganos de línea y los de "staff":
Relación con los objetos de la organización
Tipo de autoridad
Funciones de una empresa Blake y Mouton parten del principio de cómo la empresa es un sistema complejo, debe analizarse globalmente y verificar cual su "Excelencia" (discrepancia con relación a su patrón de excelencia)
Los dirigentes pueden identificar fácilmente los gaps entre lo que la empresa es y lo que debería ser, como también delinear implementos las acciones que hallan que la empresa mueva sus operaciones actuales en dirección de la excelencia. La excelencia entre lo que la empresa es y lo que debería ser puede explicado por los siguientes aspectos:
1. Obtención de utilidades por medio de producto o servicios
2. Obtención de utilidad por medio de las personas
3. Sociedad en mutación
4 Rúbrica de la excelencia empresarial: Esta permite la evaluación de las 6 funciones de las empresas por 3 perspectivas a través de 4 orientaciones, para evaluar cada aspecto de comportamiento o desempeño de la organización. Las 6 funciones más importantes de la empresa son
Recursos humanos
Administración financiera
Operaciones (producción)
Marketing de la investigación y desarrollo
Empresa como un todo
Cada una de las funciones contribuye con algo para la empresa y la excelencia como un todo o contiene barreras que impiden que la empresa alcance un desempeño más alto
Las 3 perspectivas son:
Eficiencia vigente: se refiere a la evaluación de cuan bien se están haciendo las cosas en el momento.
Flexibilidad: se refiere a la capacidad de la empresa para poder cambiar rápida, correcta y sólidamente para enfrentar los cambios imprevisibles que ocurren en el corto plazo indicado la fuerza de reserva, de sustentación y de solución de problemas.
Desarrollo: se refiere a la estrategia a largo plazo (2,5 o 10 años) que pueden aumentar la posibilidad de que la empresa alcance más adelante un crecimiento programado.
Las 4 orientaciones son:
Acciones empresariales, clasificadas como internas (acciones incluidas por factores bajo control directo de la empresa.
Acciones externas
Acciones agresivas: (acciones que pretende incrementar el impulso para aumentar la capacidad de la empresa y alcanzar su estadio de excelencia
Acciones defensivas: (acciones que pretender disminuir la resistencia al avance.
? El managerial grid: el administrador que trabaja en una empresa siempre esta orientado hacia dos asuntos:
La producción: Osea, los resultados de sus esfuerzos
Las personas, ósea, los jefes colegas o aquellos cuyo trabajo el dirige.
Conclusión
Para finalizar este trabajo hemos notado que todos los seres humanos tienen que cooperar unos con otros, por sus limitaciones individuales, y deben conformar organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el esfuerzo individual no podría alcanzar. Por lo tanto una organización es un sistema de actividades conscientemente coordinadas, formadas por dos ó más personas. También notamos que la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización sólo existe cuando:
Hay personas capaces de comunicarse y que
están dispuestas actuar conjuntamente
Para obtener un objetivo común.
El siglo XX ha marcado el nacimiento y desarrollo de la Administración como disciplina enseñable. Podemos decir que los que hoy llamamos clásicos, fue iniciado por el suegro de Moisés, la teorización sobre la administración al intentar transformar en cuerpo de doctrina comunicable y enseñable la experiencia que, como gestores de importantes organizaciones, habían vivido en su propio trabajo.
Hoy en día gracias a Dios y a los progresos en la informática y a la tecnología en general han hecho posible dar saltos cualitativos que eran impensables en décadas anteriores. Se ha pasado de la era industrial a la posindustrial, del sistema de producción estandarizado en masa a los sistemas flexibles de producción que han favorecido la globalización.
El énfasis ya no está en la producción (producir de manera masiva con bajos costos unitarios y luego lograr la venta de lo producido mediante un buen mercadeo), sino en el mercado: producir lo que el comprador desea comprar. El sistema flexible permite series más pequeñas y adaptadas a los requisitos de la demanda, rápidos cambios en las series de producción.
Los sistemas de información avanzados permiten el contacto directo con los proveedores y con los distribuidores, de tal manera que hacen innecesaria la permanencia larga de materias primas y productos terminados en los almacenes. Se produce lo que el mercado demanda y se satisface al cliente inmediatamente.
Se prevé que las personas mayores de 50 años participen en el futuro de diferentes maneras, ya sea como temporeros, consultores, a tiempo parcial, entre otras. Se agregan, además, los cambios en el mercado, que actualmente está orientado a los jóvenes, cuando los compradores del futuro serán, principalmente, personas mayores.
Para el conocimiento será el factor predominante en los años por venir. De hecho ya lo es actualmente en gran manera, pero en la nueva sociedad será el principal recurso.
Entre sus rasgos característicos se puede mencionar: que no tendrá fronteras; provocará además una gran movilidad social que permitirá el ascenso de los individuos con talento, que por otra parte será facilitado por el mejor acceso a la educación; que producirá fracasos y no solo éxitos, ya que muchos tendrán la capacidad y talento, pero no todos podrán conseguir lo mejor.
Todo ello va a hacer a la sociedad futura sumamente competitiva, tanto para las organizaciones como para los mismos individuos. La velocidad y universalidad del acceso al conocimiento hará que todas las instituciones, no solo comerciales sino también escuelas, universidades, hospitales, agencias gubernamentales, e incluso las Iglesias sean globalmente competitivas, incluso si sus actividades y principal mercado son locales.
Actualmente se entiende como trabajadores del conocimiento a personas muy preparadas en sus especialidades, con gran bagaje teórico; pero lo que se avecina para el futuro será también lo que se podría denominar tecnólogos del conocimiento, esto es, técnico en computación, diseñadores de software, analistas de laboratorios clínicos, tecnólogos de manufacturas, etc.
Hay mucho camino por hacer, pero ya se ve a dónde apunta. La Administración en el siglo XXI tendrá que enseñar a las organizaciones, tanto de negocios como otras (educativas e Iglesias), a experimentar nuevas formas de organización. En el futuro se enfrentarán a la definición de nuevas estructuras y nuevas tareas para la alta dirección.
Otro aspecto que tendrá que tenerse en cuenta, en la nueva sociedad del conocimiento, es el trabajo con asociados, no subordinados, lo que obligará a replantearse toda la administración de personal, el cual además será predominantemente mayor, no joven.
Es curioso que, en los últimos años, la literatura especializada (revistas de avanzada) no se haya preocupado del problema teórico de reflexionar sobre la nueva manera de enfocar la administración y, por consiguiente, su enseñanza.
Si exceptuamos casos como el de Drucker, su preocupación ha sido más inmediata: qué hacer para administrar mejor en las actuales circunstancias, especialmente ante el fenómeno de la globalización de los mercados, la crisis económica actual, y la tremenda competencia que exige a los empresarios dar respuesta inmediata a los retos que se les presentan.
Pero el futuro se está gestando hoy, y requerimos profundizar estudios teóricos que nos permitan hacer frente a esos retos futuros. y poder ser una de las mejores organizaciones en cuanto a funcionamiento estructurar del mundo y por ende tenemos la ventaja, como lo es nuestro Dios el cual es el Creador de toda la existencia y por el cual viene toda sabiduría y conocimiento, ya que nada se puede mover si nos es por Su Poder.
En tal sentido para finalizar dejo un ejemplo bíblico de organización y de administración Éxodo 25:02-08 dice…Di a los hijos de Israel que tomen para mí ofrenda, de todo varón que la diere de su voluntad, de corazón tomaréis mi ofrenda. Esta es la ofrenda que tomaréis de ellos, oro, plata, cobre, azul, púrpura, carmesí, lino fino, pelo de cabras, pieles de carneros, teñidas de rojo, pieles de tejones, madera de acacia, aceite para el alumbrado, especias para el aceite de la unción y para el incienso aromático, piedras de ónice, y piedras de engaste para el efod y para el pectoral. Y harán un santuario para mí, y habitaré en medio de ellos…
Las ofrendas que se traían en aquellos días eran para construcción del templo, aquí hay un principio bíblico para que la iglesia se desarrolle y crezca, el dinero del reino, para ser utilizado en el reino, si nosotros como iglesia tomamos el dinero para otras cosas, no vamos a avanzar, pero si tomamos las cosas del reino y las invertimos en el reino, vamos a crecer y desarrollarnos como iglesia. Cuando entendamos el verdadero papel de las ofrendas en la iglesia, vamos a aprender a ofrendar y diezmar. Cuando en este capítulo se habla de las ofrendas para el santuario no solamente se refiere para la construcción del templo en sí, sino que también la inversión que se hace en el cuerpo de Cristo.
En Éxodo 36:050-08 dice…Y hablaron a Moisés diciendo: El pueblo trae mucho más de lo que se necesita para la obra que Jehová ha mandado que se haga. Entonces Moisés mandó pregonar por el campamento diciendo: Ningún hombre ni mujer haga más para la ofrenda del santuario. Así se le impidió al pueblo ofrecer más, pues tenían material abundante para hacer toda la obra y sobraba…
El Señor movía a la gente a ofrendar, y Moisés tenía que pararles la mano porque había suficiente para cubrir las necesidades, notemos algo muy importante en esto, y es que el pueblo de Israel se encontraba en el desierto todavía y ahí fueron prosperados de tal forma que ofrendaban sin medida a Dios.
En II Reyes 12:10 dice: …Y cuando veían que había mucho dinero en el arca, venía el secretario del rey y el sumo sacerdote, y contaban el dinero que hallaban en el templo de Jehová y lo guardaban. Y daban el dinero suficiente a los que hacían la obra, y a los que tenían a su cargo la casa de Jehová, y ellos lo gastaban en pagar a los carpinteros y maestros que reparaban la casa de Jehová, y a los albañiles y canteros y en comprar la madera y piedra de cantería para reparar las grietas de la casa de Jehová, y en todo lo que se gastaba en la casa para repararla… pero en el versículo 15 dice: …Y no se tomaba cuenta a los hombres en cuyas manos el dinero era entregado, para que ellos lo diesen a los que hacían la obra, porque lo hacían ellos fielmente… Démonos cuenta que en aquellos días todos confiaban en que los administradores de las ofrendas eran hombre de fiel corazón porque veían que todo se utilizaba para las construcciones del templo.
Autor:
Carllos