Aplicación del procedimiento de gestión por proceso en las universidades

Este capítulo se inicia con una caracterización general de la Universidad Bolivariana de Venezuela, de todos sus programas de formación, y en especial el de estudios jurídicos, así como se implementan algunas herramientas de la gestión por proceso siguiendo los pasos del procedimiento para mejorar la gestión del programa en cuestión, y a la vez el Control de la Gestión por procesos en uno de sus procesos claves: Proceso Docente Educativo, específicamente en el Subproceso de mejorar de la gestión.

Caracterización general de la Universidad Bolivariana de Venezuela- Nueva Esparta. Sus procesos.

La Universidad Bolivariana de Venezuela o (UBV) es una universidad pública creada en la última década en Venezuela, fundada en el 2003 por decreto presidencial. La misma comenzó a impartir clases en septiembre de ese año. La UBV fue creada para fungir como punta del programa Misión Sucre, destinada a atender a los sectores populares tradicionalmente excluidos de las instituciones de Educación Superior.

Debido a la municipalización de sus programas de formación es en la actualidad la universidad con mayor matrícula de estudiantes en todo el país. Por la creación de esta Universidad y de la Misión Sucre en un informe de la Unesco se desprende que Venezuela está en segundo lugar en América Latina y el Caribe en tasa de escolaridad universitaria. Según estas cifras la escolaridad universitaria de este país se obtiene que Venezuela está en quinto lugar del mundo, detrás de Cuba, Corea, Finlandia y Grecia.

La (UBV) se caracteriza por ofrecer un modelo innovador, idealista y social de la educación superior, donde se privilegia el aprendizaje y no el conocimiento, el educando y no el educador, el interés social y no el individual, el ser más que el tener. Se forman profesionales desentendidos del status que implica la profesión y preocupados por el servicio que puedan ofrecer, sensibilizados por una realidad de penurias, carencias e injusticias, comprometidos con un proyecto de desarrollo social y económico que impulse la nación a superar las agonías de la tendencia globalizadora que atenta contra la autonomía de las naciones y su propio orden social.

Mision:

• Formación integral de quienes participan en sus procesos educativos como personas dignas, profesionales competentes y probos, y ciudadanos con sentido de país capaces de contribuir con su desarrollo.

• Proyección social vinculada al desarrollo socioeconómico, ambiental, cultural y educativo de las comunidades de las regiones del país. Generación, sistematización y socialización de conocimientos en campos científicos, tecnológicos, sociales y humanísticos.

• Revitalización en perspectiva histórica del pensamiento integracionista bolivariano, latinoamericano como eje fundamental de la cooperación nacional e internacional.

• Contribuir a cambiar los modos de pensar e impulsar el tercer motor "Moral y Luces".Formar no sólo profesionales competentes, sino ciudadanos que trabajen con sentido de patria y humanidad.

• Contribuir a cambiar al Estado venezolano en la refundación del país.

• La UBV será con – por – para –una comunidad plural.

Vision:

• Una comunidad universitaria, consolidada, orgánicamente vinculada a las comunidades locales, a los Consejos Comunales, a las Regiones (estados) y al país.

• Una comunidad universitaria sustentada a valores éticos y políticos de la democracia participativa y protagónica, inserta en el pensamiento robinsoniano y bolivariano y en la construcción del socialismo del siglo XXI.( Ver anexo 2)

Los retos de la "Universidad Revolucionaria", comprometida con la construcción de un proyecto alternativo al servicio de la construcción del socialismo bolivariano, indoamericano, afroamericano, libertario y transformador. De allí, que todos los esfuerzos de este equipo, están dirigidos a velar por el cumplimiento de las políticas, planes, programas y proyectos concebidos para lograr el bienestar, desarrollo integral y exitoso de nuestros estudiantes y egresados. Igualmente, a custodiar el patrimonio histórico y preservar las fuentes testimoniales de este acervo en la Institución. Así mismo, a definir, ejecutar y evaluar las políticas de ingreso, permanencia, prosecución y egreso estudiantil en el ámbito nacional.

Caracterización de sus autoridades.

• Consejo Universitario

Órgano de gobierno colegiado que representa la autoridad suprema de la Institución, el cual ejercerá las funciones de gobierno; sus resoluciones son de carácter obligatorio, tienen la responsabilidad de fijar las políticas, líneas estratégicas y programáticas, así como las directrices, normas y procedimientos para su aplicación en las áreas de organización académica, talento humano, recursos económicos, aprobación del presupuesto Institucional y control de gestión, de conformidad con la Ley de Universidades, Reglamento Interno y disposiciones legales sobre la materia.

• Rectorado

Es el Órgano Unipersonal del Nivel Nacional de máxima autoridad socio-académica y socio administrativa de la Universidad. Su principal responsabilidad es desarrollar el proyecto político-académico institucional plasmado en el Reglamento General de la Universidad Bolivariana de Venezuela. Ejerce la representación legal de la Institución y es quien preside el Consejo Universitario, órgano colegiado de máxima autoridad.

• Vicerrectorado

Es el Órgano Unipersonal del Nivel Nacional responsable de coordinar la promoción, producción, recreación y divulgación de saberes, así como el desarrollo de los trabajadores académicos de la Universidad. Ejerce la representación del Rectorado cuando le sea delegado.

• Vicerrectorado de desarrollo territorial

Es el Órgano Unipersonal del Nivel Nacional socio-académico y socio-administrativo, desconcentrado responsable de coordinar, junto con el rectorado, el plan integral político-académico de la Universidad en todos los ejes geopolíticos creados por el Consejo Universitario. Ejerce la representación del Vicerrectorado cuando le sea delegado.༯font>

• Secretaria General

La Secretaría General de la Universidad Bolivariana de Venezuela se concibe como una instancia socio académica y administrativa al servicio de la construcción de otra idea de universidad mediante la generación, gestión y comunicación institucional. Para el logro de esta tarea busca, de forma permanente, edificar nuevas formas de relación, organización y gestión, desde una visión profundamente contra hegemónica, igualitaria, libertaria y justa. Así, contribuye responsablemente a la creación de auténticos espacios y canales de comunicación y participación en todos los ámbitos socio institucionales. (universitaria)

Como prioridad nacional las autoridades de la universidad bolivariana se han comprometido con este proyecto educativo, en fortalecerlo a través de programas de mejoras y que se riegan hacia las aldeas ya municipalizadas, con el objeto de acrecentar y desarrollar sus métodos de expansión del saber y fuente principal de la necesidad del recurso humano que participa en los diferentes programas, con el propósito de consolidarnos como una instancia socio académica-administrativa al servicio de la construcción de un proyecto educativo alternativo histórica-cultural y socialmente nuevo. Para ello, nos destacamos por:

a) la creciente satisfacción de las necesidades y por el respeto y consideración a todas las personas a quienes le servimos, así como por la contribución responsable al logro de las políticas, planes y programas que dan direccionalidad a los procesos de ingreso, prosecución, certificación, egreso, apoyo, bienestar y desarrollo estudiantil;

b) la responsable y oportuna rendición de cuenta de las acciones, decisiones y resoluciones emanadas del Consejo Universitario y otras dependencias institucionales, a toda la comunidad institucional, local, regional y nacional;

c) el acopio y la custodia del patrimonio histórico y la preservación de las fuentes testimoniales y del acervo histórico local, regional y nacional de la institución;

d) la generación y divulgación de publicaciones periódicas y no periódicas de la documentación emitida por la institución. Todo lo anterior apoyado en la calidez y compromiso de las personas que integran su estructura que se elabora para indicar el proceso jerárquico que existe en la UBV y los propósitos compartidos de la institución y la sociedad. (Figura 2.2)

Figura: 2.2. Estructura de la UBV-NE

Fuente: Elaboración propia.

En el mapa general de procesos de la Universidad Bolivariana de Venezuela se identifican 3 tipos de procesos: los procesos Estratégicos o de Directrices, dentro de los cuales se destacan, la planificación estratégica, la Aplicación Estratégica, la gestión de Recursos Financieros, Gestión de Recursos Humanos, el control de Actividades y Evaluación (auto evaluación) Interinstitucional. Los procesos Claves u Operativos, considerándose como tales: La formación Integral, convenios Interinstitucional, Investigación Científica, el proceso de proyección social que incluye los programas de impacto social, los vínculos con la comunidad, además del proceso docente educativo, identificándose en un tercer grupo los procesos de Soporte o apoyo: gestión de cultura y deporte, desarrollo y mantenimiento, Tecnología, Salud Integral, Seguridad y Protección, como se muestran en la Figura 3.1 y, cuya selección responde tanto al objeto social y la misión, como al estadio de desarrollo del modelo de gestión empleado. Fue necesaria la elaboración del diagrama esta herramienta para el autor poder definir y demostrar los proceso existente en la UBV y que sirva como guía para diseñar e implementar el proceso de mejora.

Figura 3.1. Mapa General de Proceso de la UBV

Elaboración: Propia.

Los estudiantes que desean optar a alguna de las carreras (ver anexo 3.2) impartidas en la Universidad Bolivariana no necesariamente deben ser bachilleres asignados por la Misión Sucre, es decir, que cualquier bachiller formado en cualquier liceo o unidad educativa, sea privada o pública tiene derecho a ingresar a la universidad. Se realizan Inscripciones dependiendo de los planes estratégicos de la directiva de la Universidad.

Dirección de Investigación y Estudios Avanzados (IEA)

Promueve la investigación y formación de profesionales en las áreas de conocimiento requeridas por la sociedad al más alto nivel de desarrollo científico, social, tecnológico y humanístico, a fin de fortalecer y mejorar el desempeño profesional, el nivel académico, la calidad humana, y responder a necesidades, intereses, situaciones y problemas de los diferentes sectores de la sociedad. En tal sentido, debe propiciar la creación intelectual, científica, tecnológica y el conocimiento y análisis profundo de los problemas sociales, éticos, económicos, políticos, militares y culturales del país. De acuerdo con sus propósitos específicos, los estudios de formación avanzada pueden ser:

Estudios conducentes a un Grado Académico

• Especialización

• Maestría.

Estudios no conducentes a un Grado Académico

• Diplomados.

• Actualización Académica.

Estos estudios de Formación Avanzada tienen como base una propuesta de organización curricular abierta y flexible cuyos ejes metodológicos fundamentales son El Aprendizaje por Proyecto y la Acreditación por Experiencia. Cada participante desarrolla su plan curricular a través de un Plan Académico particular avalado por el Comité de Proyecto.

Todo aspirante a ingresar en los programas de Formación Avanzada de la UBV, deberá conformar y someter a aprobación su Comité de Proyecto, el cual estará constituido por un mínimo de tres miembros, con título que corresponda según el nivel de estudio, quienes deberán ser investigadores activos. Al menos uno deberá pertenecer a la UBV. El Comité de Proyecto será coordinado por el Tutor. Formular conjuntamente con el aspirante el plan académico de acuerdo al área de interés y someterlo a aprobación del Consejo Nacional de IEA. (Wikipedia, http://es.wikipedia.org/wiki/Universidad_Bolivariana_de_Venezuela, 2013)

• Diplomado en Formación y Actualización Pedagógica

• Maestría

• Maestría en Ciencias para el Desarrollo Estratégico

• Especialización en Gestión para la Propiedad Intelectual

• Especialización en Gestión Judicial

• Especialización en Docencia Universitaria

• Doctorado

• Dirección General de Producción y Recreación de Saberes

• Estudios No Conducentes

• Especialización

3.2.1- Descripción general del Proceso Docente Educativo.

El proceso docente educativo se ha identificado como proceso misional o clave más importante de la universidad y dentro del mismo se ha identificado el subproceso de planificación docente del (PFGEJ), el cual ha presentado problemas en el cumplimiento de las estrategias dados en mayor medida por la falta de documentación, la inexistencia de indicadores para medir su desempeño en cuanto a eficiencia, eficacia y calidad con que se realiza esta actividad, así como la falta de coordinación entre los demás procesos que intervienen en el mismo.

Tradicionalmente llamadas carreras, los Programas de Formación de Grado constituyen las unidades académico administrativas de la Universidad Bolivariana de Venezuela en la que los estudiantes adquirirán las competencias propias de su formación profesional, de acuerdo con las áreas que la universidad ha definido como prioritarias para el desarrollo nacional y con la elección del campo profesional por parte del estudiante, he aquí su importancia para el desarrollo del proceso socio-político educativo de Venezuela. Tal como se desarrolla en el mapa de proceso de formación docente. Figura 3.2.

Figura 3.2. Organización de Procesos

Fuente: Elaboración propia

¿Qué es el programa de estudios jurídicos?

El Programa de Formación de Grado en Estudios Jurídicos (PFG-EJ) es el resultado del trabajo colectivo de un equipo multidisciplinar y de las reuniones que el mismo ha mantenido con organizaciones sociales, representantes de las Administraciones Públicas y abogados litigantes.

El Programa se ha elaborado partiendo del "Documento Rector" de la Universidad Bolivariana de Venezuela, que contiene sus objetivos y finalidades, así como los principios rectores fundamentales. Del mismo modo, se consideró el documento "Bases, Criterios y Pautas para el Diseño Curricular" de los Programas de Formación de la UBV, en lo referente a la concepción inter y transdisciplinaria del conocimiento; el carácter flexible e integrador de los diseños curriculares: el enfoque integral y dialógico de la formación; la vinculación del Programa con el desarrollo integral del país; y ଡ identidad del egresado como profesional altamente cualificado y éticamente responsable y como ciudadano comprometido con la consolidación de nuestro Estado Democrático y Social de Derecho y de Justicia. (Venezuela, 2007)

Loa egresados/as obtendrán el título de Abogado/a.

Los criterios pedagógicos y curriculares están basados en los principios de formación integral, flexibilidad e integración de saberes, articulación entre docencia, investigación formativa e interacción socio comunitaria.

Una concepción social y democrática del Derecho y de la Justicia requiere una nueva visión de los nuevos escenarios, actores y necesidades en el contexto mundial y nacional, así como del marco del proceso participativo de democratización que debe dar lugar a la construcción del nuevo ordenamiento jurídico en el que residan los derechos y valores que garantizan que la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela se haga realidad.

3.2.2.- Documentación a utilizar en estudio de los procesos identificados.

El Proceso Docente Educativo está dirigido a garantizar la formación permanente e integral de los profesores para reconocer las necesidades de los estudiantes universitarios que responda a una sólida cultura política ideológica y social humanística y una elevada competencia profesional en cualquier tipo de curso con calidad y pertinencia, para defender la Revolución Bolivariana de Venezuela en el campo de las ideas y cumplir cualquier tarea que se les encomiende.

La documentación de procesos debe ser organizada con el propósito futuro de informatizar los procesos de la institución, por tal razón debe utilizarse una notación bien definida. Esta notación radica en crear una estructura documental que pueda ser gestionada correctamente y no se cometan errores en la utilización de las informaciones almacenadas. Para lograr este objetivo en la documentación de los procesos a realizar se propone en el anexo 9:

En esta notación se asume que cada proceso puede tener uno o varios subprocesos, cada subproceso tiene una ficha y tantos instructivos y formatos como se necesiten, pero todos deben ser organizados en forma de expediente para controlar su manipulación y asociar las relaciones citas en cada documento, como se demuestra en la tabla 3.1 de los procesos de la UBV.

Tabla: 3.1, de los procesos claves y subproceso de la UBV

Fuente: Elaboración Propia.

El Subproceso de Planificación Docente tiene como objetivo garantizar la mejora de gestión del programa de formación de grado en estudios jurídicos para el desarrollo del Proceso Docente Educativo, suministrando a la organización necesaria e imprescindible para ello mediante la elaboración de los siguientes documentos que rigen esta actividad:

• Ficha del diagnóstico del proceso SIPOC anexo 6

• Ficha del procedimiento de organización del proceso, anexo 7

• Ficha el diagnóstico del Proceso Docente. Anexo 8

• Ficha de documentación del proceso. Anexo 9

• Ficha del mapa de riesgo. Anexo 10

• Fiche de propuesta de inspección. Anexo 11

La revisión de los referentes teóricos, permite afirmar que en el plano del proceso docente educativo la estrategia conduce al fortalecimientos de las mejoras, es un proceso relacional que involucra personas con responsabilidades compartidas (directivos, docentes, estudiantes y comunidad) que hace࠲eferencia a análisis y decisiones de carácter educativo, orientados aࠠalcanzar los objetivos de dirección científica, docentes y de investigación, vinculadas con el desarrollo económico-social donde se realiza el hecho educativo, ଡ estrategia࠯rienta elࠠtrabajo metodológico, ya queࠡ través de ella se concreta el proceso docente educativo.

El trabajo surge como una necesidad para resolver el problema de la preparación de los docentes para asumir las tareas derivadas de los objetivos formativos de los profesionales y de las características actuales del proceso docente educativo en las universidades, en las exigencias que demanda la formación integral de los estudiantes.

Por otra parte, no se debe olvidar que es deseable que la documentación de las operaciones de un proceso sea ágil, manejable y de fácil consulta e interpretación por las personas afectadas o que ejecutan dichos procesos.

La utilización de diagramas de proceso ofrece una gran posibilidad a las organizaciones para describir sus procesos u operaciones pero no reúne toda la información necesaria de un proceso, pero existen otras herramientas que complementan la documentación clásica, con una descripción más profunda con mayor carga literaria. En este caso se refiere a la Ficha de un Proceso.

Una Ficha de Proceso es considerada como el soporte de información que pretende agrupar todas aquellas características relevantes para el control y fanatizar la gestión de las operaciones definidas de un proceso. La información a incluir dentro de la ficha de proceso puede ser diversa y deberá ser decidida por la propia organización, si bien parece obvio que, al menos, debería ser la necesaria para permitir la gestión de sus procesos.

Dentro de la ficha además de la identificación del propio proceso, y de otra información relevante para el control documental, aparecen términos tales como la misión del proceso, su alcance, las interrelaciones a través de las entradas y salidas, los riesgos implícitos en sus operaciones y las causas que los provocan, los indicadores con sus variables de control, etc., asociados a conceptos que se han considerado esenciales para poder gestionar el mismo.

Muchos autores utilizan la ficha de proceso en sus investigaciones y las han enriquecido con otros elementos del proceso y otros documentos que permiten establecer toda la documentación necesaria para describir y caracterizar cualquier proceso y con ello brindar toda la información necesaria para su control. (Sierra Cardenas, 2011)

Tabla: 3.2. Información incluida en la ficha de proceso

Fuente: Sierra Cárdenas (2011)

3.2.3.- Implementación de la gestión por procesos.

El procedimiento seleccionado en la bibliografía contiene etapas elementales de cualquier proceso de control necesarias para implantar el proceso de mejora como son los siguientes: identificar indicadores a medir, definir los procedimientos de comparación de los resultados y finalmente analizar las causas de las desviaciones detectadas y para realizar la propuesta de acciones correctoras. En esta investigación se realiza la implementación del procedimiento seleccionado y descrito en el capítulo 2 para mejorar el proceso docente mediante la gestión del programa de formación de grado en estudios jurídico y establecer el mecanismo de control de los procesos de la organización y realizar una valoración de los aspectos cualitativos y cuantitativos de la misma.

3.3.- Aplicación del procedimiento Seleccionado.

En el desarrollo de este epígrafe se aplican las etapas del procedimiento descrito en el capítulo anterior. Se trabajó con un grupo de personas constituido por 9 expertos que poseen experiencia y habilidad en el tema, capaces de ofrecer valoraciones conclusivas del proceso y hacer recomendaciones al respecto. Anexo 12. Los mismos participaron en todas las etapas de la investigación, lo cual posibilitó la correcta aplicación de las técnicas y herramientas. Para la selección de estos se tuvo en cuenta los siguientes criterios:

• Conocimientos básicos acerca de los procesos y su gestión.

• Conocimientos teóricos y prácticos acerca del proceso docente educativo.

• dominio de la actividad que realiza.

• Conocimiento de la organización en general y de los enfoques más avanzados de gestión.

• Más de un año de experiencia como docente, colaborador o trabajador directo del proceso objeto de estudio.

Además de una serie de cualidades propias, como son:

• Honestidad

• Sinceridad

• Responsabilidad

• Creatividad

• Capacidad de análisis

• Interés por apoyar la investigación.

3.3.1 Etapa I: Identificación del Proceso

Definición de los procesos organizacionales y selección de los procesos claves.

Atendiendo a los problemas detectados en la investigación que limitan el cumplimiento de los objetivos importantes del proceso para la mejora de la gestión del (PFGEJ), así como la necesidad de comenzar a estudiar los procesos de apoyo en la Universidad Bolivariana de Venezuela con vistas a mejorar su gestión, se escoge el proceso de mejora de la gestión del programa indicado para aplicar el procedimiento seleccionado.

El primer paso para adoptar un enfoque basado en procesos en una organización, en el ámbito del sistema de gestión, es precisamente en reflexionar sobre cuáles son los procesos que deben configurar el sistema, es decir, qué procesos deben aparecer en la estructura de procesos del sistema. Por tanto, el objetivo de este paso consiste en identificar y clasificar los procesos existentes en la organización objeto de estudio, para enfocar el sistema de control de gestión por los procesos identificados.

La identificación y selección de los procesos a formar parte en la estructura de procesos de la Institución no deben ser algo trivial, y debe nacer de una reflexión acerca de las actividades que se desarrollan en la organización y de cómo éstas influyen y se orientan hacia la consecución de los resultados.

En el curso de la investigación se analizaron varias definiciones de proceso y algunas de las clasificaciones utilizadas en la Organización: Procesos Estratégicos, Procesos Claves y Procesos de Apoyo, como en el mapa de procesos de una organización, que viene a ser como la representación gráfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión de la entidad.

3.3.3. Etapa II Caracterización del Proceso

El proceso de mejora de gestión del PFGEJ de la UBV, se realiza a través de tres vías Fundamentalmente:

• Instructivos proporcionados por el Ministerio del PPP Educación Universitaria.

• Directrices suministradas por el ente rector.

• Planes y coordinación de la UBV.

En el marco de la presente investigación solo se tiene en cuenta el análisis del proceso de mejora de la gestión del Programa de Formación de Grado de Estudios Jurídicos de la UBV a partir de la gestión que realiza la Universidad, teniendo en cuenta las solicitudes de necesidades de los participantes y/o involucrados que participan en las diferentes áreas funcionales que son indispensables para el funcionamiento de los procesos misionales.

A modo de desarrollar la presente investigación el autor define elementos claves del proceso de gestión para la mejora del PFGEJ-de la UBV, lo que se muestra en la figura 3.4, y la caracterización de esta herramienta se realizó mediante el SIPOC, cuyos resultados se exponen de manera resumida y se explican a continuación. Su utilización permite identificar los requerimientos existentes para dar solución a las necesidades más urgentes y elaborar y proponer un diseño de mejora que se adecua a los requerimientos de la Universidad, y que cumpla con las estrategias planteada sobre la misión educativa de la Institución.

Diagrama SIPOC del proceso docente educativo.

Figura 3.4. Diagrama SIPOC de la Universidad Bolivariana de Venezuela

Fuente: Elaboración Propia.

3- Descripción del Contexto.

a) El centro de la esencia de este proceso puede considerarse como el conjunto de actividades que se realiza para garantizar la mejora de la gestión del (PFGEJ) objeto de estudio y de los recursos materiales necesarios para el correcto funcionamiento los procesos claves de manera eficaz y eficiente.

b) El producto esperado de este proceso lo constituye las áreas funcionales para facilitar la actualización permanente de la gestión y mejora del programa de forma que garanticen un adecuado desempeño de los docentes en los procesos claves.

c) El proceso de mejora de la gestión del programa en mención en la Universidad Bolivariana de Venezuela, tiene como principales entradas y salidas fundamentales las siguientes:

Entradas de Proceso de mejora de la gestión en la Universidad Bolivariana de Venezuela:

• Solicitud de Ingreso.

• Instrumentos para candidatos.

• Ofertas de Mejora.

• Documentos de Ingresos.

• Necesidades Generales.

• Currículos actualizados.

• Personal Docente.

• Infraestructura

Salidas del proceso:

• Docentes mejor preparados.

• Planificación de superación.

• Elaboración de proyectos.

• planes de mejora.

• Ejecución de actividades Programadas

d) Como proceso de apoyo mantiene interfaces con el proceso docente educativo, el proceso de investigación y el extensionista así como con los demás procesos de apoyo de forma que garantice los recursos humanos materiales necesarios para el adecuado desempeño de los mismos.

e) Los actores más involucrados en el proceso, son los siguientes:

Las Áreas funcionales sean estas: Ministerios, Rectorados, Vicerrectorados, Coordinación de Programas, Coordinadores de Aldeas, Profesores y Alumnos.

Los proveedores fundamentales del proceso son:

• Ministerio del PPP Educación Universitaria

• Universidad Bolivariana de Venezuela.

• Misión Sucre.

• Sociedad en general.

Los clientes fundamentales del mismo son:

Externos: Estudiantes, profesores y comunidad en general.

Internos: Ministerio del PPP Educación Universitaria. Universidad Bolivariana de Venezuela y Misión Sucre.

4- Definición del alcance:

El alcance de este proceso se centra en tener a la disposición de sus participantes (Todos los involucrados internos) todas las actividades y herramientas que sean necesarios para el correcto funcionamiento de la universidad a partir de una adecuada gestión de los procesos para mejorar la gestión del programa de formación de grado en estudios jurídicos.

5- Determinación de requisitos:

Requerimientos de los clientes del proceso de mejora de la gestión en la Universidad Bolivariana de Venezuela Nueva Esparta:

• Calidad de la formación docente

• Satisfacer la demanda educativa

• Calidad del producto educativa

• Cumplir las metas y demandas.

Toda la información relacionada anteriormente se recoge de forma resumida en la ficha del proceso que se muestra en el Anexo 6.

Descripción del flujo del proceso.

Para conocer más detalladamente el proceso para mejorar la gestión del Programa de Formación de Grado en Estudios Jurídicos en la (UBV-NE) y el flujo de información que en ella se realiza se elaboró el diagrama de flujo de información del proceso de formación docente de manera sencilla y de los subprocesos que intervienen en el mismo de forma particular, los cuales se muestran en la figura 3.5.

Los Diagramas de Flujo detallados describen la mayoría de los pasos en un proceso. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo normalmente desarrollará una versión de arriba hacia abajo; luego grupos de trabajo más pequeños pueden agregar niveles de detalle según sea necesario durante el proyecto. Con la ayuda del mismos se puede apreciar como el proceso cruza de forma horizontal por el área de este programa de formación y se podría decir que por toda la institución.

Este instrumento es de suma importancia para elaborar un buen siclo de información sobre los procesos educativos, sobre todo en la actividad documental y selección de los requerimientos de las actividades de mejora que pueden contribuir al desarrollo de acciones trazada en el cumplimiento de los objetivos.

Fluido de información: Diagrama de flujo de formación docente.

Comisión de coordinación sede N.E. Coordinación del PFGEJ

Figura 3.5. Diagrama de flujo Formación docente

Elaboración: Propia.

3.4. Etapa III: Evaluación del Proceso

6- Análisis de la Situación actual.

En la investigación realizada con la ayuda de encuestas, entrevistas, revisión de documentos, etc., se identificó que a pesar de que el proceso para mejorar la gestión del programa estudiado de la UBV-NE, cruza horizontalmente diferentes áreas funcionales como se comentó anteriormente la mayor cantidad de actividades son realizadas por el departamento de Coordinación del Programa, quien es responsable de este proceso. En este sentido se comprobó que el enfoque funcional existente no garantiza un adecuado desempeño del proceso, ya que las comunicación entre estas áreas es escasa y cuando se produce está llega con mucha dificultad y sus trámites son excesivamente lentos, las decisiones que se toman en un área no siempre tiene en cuenta las consecuencias que estas traerán a las demás que participan en el proceso.

Relacionado con la gestión de mejora, actividad que da inicio a este proceso, están establecidos los diferentes mecanismos para el desarrollo de la misma, aunque se hace bastante difícil tener un control sobre ella a causa de la inexistencia de una base de datos que recopile información relacionada con la data de preparación del personal docente de la universidad y la actualización permanente de estos, lo que provoca demoras en el proceso de mejora de gestión del programa.

7- Identificación de Problemas.

La identificación de problemas fue posible teniendo en cuenta el análisis anterior y la integración de herramientas del procedimiento para la Gestión por Procesos tales como la Matriz Causa & Efecto con herramientas de la gestión de la Calidad, técnicas de interrogación, herramientas estadísticas y el criterio de expertos.

El punto de partida en esta etapa, estuvo dirigido de igual modo a conocer cuáles serían las entradas claves, utilizando la matriz causa & efecto, a ser evaluadas posteriormente mediante el empleo de herramientas tales como FMEA y Planes de Control.

El empleo de la Matriz Causa & Efecto en el subproceso (Tablas 3.3), permitió comprender los requerimientos de los clientes (personal involucrado), asociando las entradas de cada uno de los subprocesos con las características de calidad, vinculadas con las salidas, a partir de los Mapas de Proceso (SIPOC). Los resultados ofrecen un diagrama tabular de Pareto por cada subproceso (Anexo 11), con las entradas claves a evaluar, las cuales se muestran a continuación:

Subproceso: Gestión de mejora del programa

Subproceso: Proceso docente educativo.

Matriz Causa & Efecto del proceso de gestión para la mejora

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