Auditoría a las cuentas del ciclo de pasivo y patrimonio en la UEB Acinox Comercial V.C.

Resumen

Auditoría a las cuentas del ciclo de Pasivos y Patrimonio en la UEB ACINOX Comercial V.C. muestra los saldos de las cuentas Pasivos y Patrimonio y algunos indicadores financieros al término del período enero-marzo 2011. Los Objetivos: Elaborar los procedimientos de auditoría para dichos ciclos y realizar la auditoría mediante la aplicación de los mismos, para evaluar el Control Interno y los saldos en estas cuentas. Conclusiones: Se elaboraron los procedimientos de auditoría para el ciclo Pasivo y Patrimonio, así como de control interno por cada uno de los componentes relacionado con el tema tratado. Se realizó la auditoría mediante la aplicación de los procedimientos propuesto, para evaluar el Control Interno y los saldos de las cuentas de Pasivo y Patrimonio.

Desarrollo

La situación económica de nuestro país y algunas manifestaciones negativas dentro de la sociedad cubana, así como la necesidad de un ambiente de control en todas las empresas estatales, han impuesto al Estado Cubano disponer las normas y mecanismos de fiscalización, a fin de administrar adecuadamente el patrimonio público y en consecuencia crea la Contraloría General de la República, entidad que pone en vigor la Resolución No 60/11 CGR para perfeccionar y atemperar los mecanismos y procedimientos al desarrollo económico y administrativo del país.

Consciente de esta necesidad y teniendo en cuenta que resultan insuficientes toda acción encaminada a conocer, divulgar y promover conocimientos al respecto ; se propone en el presente capítulo resumir los compendios teóricos que sustentan la investigación, mediante el estudio bibliográfico de trabajos precedentes y literatura temática nacional e internacional, logrando realizar una tesis actualizada de los principales conceptos en el campo de la Auditoria, y específicamente sobre Control Interno, Cuentas de Pasivo y Patrimonio, así como procedimientos y técnicas de auditoría en las cuentas antes mencionadas.

Todos los profesionales vinculados al ejercicio de la Auditoría, así como los empresarios, conocen la vital importancia que tiene para el éxito del negocio la necesidad de contar con un equipo de auditoría a fin de garantizar una correcta administración, uso y control de los recursos humanos, materiales y financieros, para de esta forma cumplir con el sagrado deber, que todo ciudadano tiene para con su tiempo, de preservar el patrimonio público.

Situación Financiera

A finales del primer trimestre del año 2011 la Entidad en su Balance General mantiene abiertas algunas cuentas del grupo Pasivo Circulante y una en el de Patrimonio, no así las de los pasivos a Largo Plazo, y Diferidos.

Sus saldos en moneda nacional MN se muestran a continuación en la siguiente tabla:

La composición porcentual de las cuentas dentro del grupo de los pasivos se comporta:

Como se muestra anteriormente de las obligaciones de la UBE las mayores se corresponden con las Operaciones entre dependencias dentro del grupo ACINOX Comercial, que representan $93.89 pesos de cada $100.00 que deben, situación razonable atendiendo al objeto social de la entidad de comercializar productos de la Sidero-mecánica y por pertenecer al sistema comercial del grupo en el país. El más bajo porcentaje lo ocupa Cobros Anticipados por la buena gestión de sus departamentos en facturar los productos y completar la venta.

Guía para el análisis de nómina y personal

Control Interno

• Verificar si los trabajadores firman las Nóminas como constancia de haber cobrado.

• Verificar si existe separación de funciones entre las personas que reportan el tiempo trabajado, el que elabora la nómina y el que efectúa el pago y la registra contablemente.

• Comprobar si se revisan y aprueban todos los cálculos de las nóminas antes de efectuar la extracción del efectivo correspondiente para su pago.

• Comprobar que cotejan los datos de nóminas con los documentos del Departamento de Personal. (Datos por trabajadores).

• Verificar si existen controles para la extracción y posterior liquidación de las nóminas que se pagan centralmente.

• Verificar que en las nóminas aparezca el número del cheque de extracción del efectivo y lo extraído se corresponde con lo consignado en ésta.

• Verificar en las nóminas, en el espacio "Recibí Conforme", se consigna la fecha y número del reintegro en el caso de los salarios indebidos y no reclamados.

• Verificar que se efectúen las deducciones en las nóminas sobre la base de los datos de los descuentos parciales de sus adeudos y se revisan éstos.

• Verificar si existen acumulaciones de vacaciones en exceso de los términos aprobados por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

• Comprobar si están habilitados los registros y Submayores relacionados con el control de estas operaciones.

• Las anotaciones en los registros para estas operaciones son realizadas en el momento en que se originan las mismas y por los documentos primarios establecidos.

• Comprobar el cuadre mensualmente de la suma de los saldos del Submayor de Vacaciones con el saldo de la cuenta control correspondiente.

• Comprobar si las operaciones de débitos y créditos contabilizadas en estas cuentas son correctas y se corresponden con los contenidos económicos de las mismas; no presentando saldos contrarios a su naturaleza.

• Verificar que los Submayores de Vacaciones y Retenciones por Pagar no presentan saldos contrarios a su naturaleza.

Para el análisis de los saldos:

• Preparar un análisis de los saldos de las subcuentas y análisis habilitadas y conciliar con los saldos reportados en la sección correspondiente del Estado de Situación o Balance General.

• Comprobar que las transacciones o saldos al cierre o durante el período de auditoría de la cuenta Nóminas por pagar, están debidamente amparadas en las evidencias documentales que correspondan y cumplen lo dispuesto en la legislación laboral y financiera aplicables para los conceptos de:

a) salarios

b) vacaciones

c) estipendios

d) subsidios de seguridad social a corto plazo

e) salarios no reclamados

f) reintegros de salarios a sus beneficiarios

• Revisar que las transacciones o saldo al cierre o durante el período de auditoría de la cuenta Retenciones por Pagar se refieren, entre otras, a las pensiones alimenticias, pagos de la vivienda; créditos personales otorgados por las instituciones financieras, embargos judiciales. Debe confirmarse la razonabilidad del saldo en la sucursal bancaria que corresponda.

Guía para el análisis de cuentas y documentos por pagar

Control Interno:

• Verificar si se elabora un Expediente de Pago de cada proveedor, que al menos contenga en cada operación la Factura del suministrador, el Informe de Recepción, las reclamaciones en los casos que procedan y el documento de pago o su referencia.

• Comprobar si confeccionan el Registro de Pagos, en que se contabilizan los documentos de pago en orden numérico.

• Verificar que concilien los documentos recibidos de los proveedores con el Submayor de Cuentas por Pagar.

• Comprobar que exista un procedimiento que asegure que las Facturas se paguen en tiempo y no existen obligaciones envejecidas.

• Comprobar que exista separación de funciones, la persona que prepara el pago, es independiente de la que recibe los productos y de la que autoriza el pago y firma el cheque. El personal que realiza las compras no pertenece a Contabilidad, ni recepcionan los productos en el almacén.

• Comprobar las devoluciones o reclamaciones hechas a los proveedores se controlan de modo tal que aseguren pagar por lo realmente recibido y cobrar los recursos devueltos o reclamados.

• Comprobar que estén habilitados los registros y Submayores relacionados con estas operaciones, las anotaciones en los registros para estas operaciones son realizadas en el momento en que se originan las mismas y por los documentos primarios correspondientes.

• Comprobar que existen Submayores independientes por cada suministrador y la suma de sus saldos se cuadra mensualmente con el de la cuenta control, que en cada Submayor de Proveedores se detalla cada Factura o Conduce recibido y cada pago efectuado.

• Verificar que se analicen las partidas pendientes de pago por edades, en el Consejo de Dirección. De existir Submayores de suministradores con saldos contrarios a su naturaleza, éstos se analizan mensualmente para su depuración.

• Comprobar la utilización de la cuenta Cobros Anticipados y su correspondiente cuadre con los análisis de los clientes que la conforman, si son correctas y que estos saldos se liquidan mensualmente.

Para el análisis de los saldos:

• Comprobar, por pruebas, que las transacciones o saldos reportados por acreedor y tipo de moneda, están debidamente amparados por:

• La solicitud de compra o de servicio presentada al proveedor;

• Los informes de recepción y las facturas comerciales correspondientes. Deben conciliarse los datos con los previstos en el contrato o acuerdo firmado entre las partes, tales como cantidad, precios o tarifas unitarios de mercancías, importe y personas autorizadas.

• Verificar que los instrumentos de pagos utilizados en las transacciones objeto de auditoría cumplen los rangos establecidos.

• Comprobar que los créditos comerciales recibidos que amparan las transacciones o saldos de las cuentas Efectos por pagar cumplen los requisitos siguientes:

• Las operaciones por pagar ascienden a 5,000.00 CUP o CUC o más se documentan a través de letras de cambios;

• Todas las operaciones de compra-venta de productos o servicios mayores de 50,0 MCUP o MCUC y hasta 100,0 MCUP o MCUC, se efectúan a través de emisión de letras de cambio; o carta de crédito local confirmada o con garantía bancaria irrevocable y a primera demanda;

• Los plazos de pagos son superiores a 30 días y menores a 360 días.

• Se aplican las tasas de interés previstas en la legislación bancaria vigente, así como las establecidas por el concepto de mora, en los casos que proceda.

• Cumplimiento de la legislación bancaria y mercantil vigente para los procesos de descuentos de Letras de cambio en las instituciones financieras.

• Preparar el papel de trabajo Confirmaciones de Cuentas por Pagar, que incluya las transacciones seleccionadas por el auditor que se relacionen, entre otras, con las cuentas siguientes:

• Cuentas por Pagar a Corto Plazo

• Efectos por Pagar a Corto Plazo

• Obligaciones con el Presupuesto del Estado

• Efectos por Pagar a Largo Plazo

• Cuentas por Pagar a Largo Plazo

• Partidas por Pagar a Largo Plazo

• Obligaciones a Largo Plazo

• Preparar el papel de trabajo de comprobación y variabilidad que presenta la cuenta 430 cobros anticipados.

• Revisar que se hayan instruido los expedientes correspondientes y registrado contablemente los casos referidos a:

a) cancelación de cuentas por pagar originadas por la no existencia del adeudo, según certificación al efecto emitida por el suministrador;

b) errores contables de años anteriores, cuya solución implique afectaciones positivas o negativas al resultado de la entidad

c) diferencias que se detecten en procesos de actualización o depuración de la contabilidad, cuya solución ocasione afectaciones positivas o negativas al resultado.

• Verificar que en los expedientes que sustentan las transacciones o saldos al cierre o durante el período de auditoría, conste:

a) el nombre del o de los suministradores

b) las causas por las que no se efectuó el pago

c) la Certificación del suministrador de la no existencia del adeudo

d) Importe total a cancelar

Guía para el análisis de operaciones financieras

Control Interno:

• Verificar que se ingresan al Presupuesto del Estado, dentro del término establecido los siguientes aportes, impuestos y contribuciones:

• Impuesto por Utilización de la Fuerza de Trabajo.

• Depreciación de Activos Fijos Tangibles.

• Contribución a la Seguridad Social.

• Contribución a la Seguridad Social especial perfeccionamiento.

Para el análisis de los saldos:

• Verificar que las transacciones o saldos relacionados con las cuentas de Obligaciones con el Presupuesto o del órgano u organismo son reales y están amparadas en los documentos correspondientes.

• Preparar el papel de trabajo comprobación de saldo de la cuenta 440 Obligaciones con el presupuesto.

Guía para el análisis de contabilidad y estados financieros

Control Interno:

• Comprobar que las operaciones contables y sus registros están actualizadas, entendiéndose como tal que las operaciones se registren diariamente.

• Verificar que los saldos de las cuentas se corresponden con los de su naturaleza.

• Comprobar que se elaboran correctamente y en las fechas establecidas todos los Estados Financieros obligatorios y los mismos son analizados periódicamente en el Consejo de Dirección.

Verificar si se calculan indicadores económico – financieros y razones que permiten evaluar la eficiencia de la empresa.

Los últimos estados financieros emitidos por la entidad, comparados con los de igual período del ejercicio anterior, demuestran:

Los Principios de Valoración y Exposición se cumplen con relación a su elaboración y presentación.

Los cambios de importancia de los saldos que en ellos se muestran son de conocimiento de los funcionarios de la entidad. Tome nota de los motivos de los cambios financieros significativos detectados en el período.

Comprobación de saldos:

• Preparar el papel de trabajo comprobación de saldo de la cuenta 575-Operaciones entre Dependencias.

Guía para el análisis del patrimonio

Control Interno:

• Comprobar que se analice los saldos de las cuentas de Patrimonio de acuerdo con las operaciones registradas y se utilizan correctamente.

• Verificar si en el período objeto de revisión existen donaciones por algún concepto.

• Comprobar el cierre de las operaciones del año anterior y si su registro contable es correcto.

• Verificar la utilización de la cuenta Inversión Estatal y los conceptos registrados en ella se corresponden con lo establecido para su uso.

Comprobación de saldos:

• Verificar si elaboran el Estado del Movimiento de la Inversión Estatal, de acuerdo a lo establecido en la NCC No. 1, Presentación de Estados Financieros, en correspondencia con las Normas Cubanas de Información Financiera.

• Revisar al final de año las operaciones efectuadas en el cierre contable de las cuentas que componen el Grupo de Patrimonio.

• Verificar al final de año la distribución de Utilidades, en correspondencia con lo establecido en la legislación financiera vigente, comprobando la creación de Reservas Patrimoniales, su correcto registro y el de su utilización.

• Verificar el registro contable de los activos fijos tangibles, su depreciación y aporte al presupuesto, cuando corresponda, y el movimiento de la Provisión para Inversiones, así como los intangibles y la amortización de estos.

• Analizar si al existir un acta de Activo Fijo se incrementa la cuenta Inversión Estatal.

• Analizar si al registrar los gastos de depreciación (Amortización de Activo Fijo) se acredita la cuenta de depreciación acumulada y se acredita (Aportes al Presupuesto del Estado).y se debita inversión estatal.

• Verificar si existiera baja de activos fijos y quedará valor residual en libro se afecta la cuenta de Inversión Estatal.

• Verificar si existiera una venta de algún activo fijo se afectara la cuenta Inversión Estatal por un débito.

• Verificar si al existir avalúo de Activo Fijo por disminución o aumento se afecta la cuenta inversión Estatal.

• Comprobar que las viviendas que son Activos Fijos Tangibles y las vinculadas asignadas, están debidamente contabilizadas y coinciden con el contrato otorgado al trabajador.

• Comprobar que sólo se deprecian y aportan al presupuesto las viviendas que constituyen Activos Fijos Tangibles de cada entidad.

• Comprobar que sólo se aplica descuento al trabajador que hace uso de una vivienda vinculada, que se encuentra dentro de los plazos contratados y que la misma no se deprecia.

• Comprobar que las viviendas asignadas a la entidad no están siendo ocupadas ilegalmente por personas naturales.

• Verificar los ajustes contables realizados, en los casos en que se haya realizado avalúo a algún bien mueble, inmueble o intangible.

• Comprobar que los valores certificados en los expedientes coinciden con el saldo contable registrado en las cuentas de Patrimonio.

• Verificar que los valores en libros de los bienes muebles, inmuebles e intangibles se corresponden con el valor de adquisición, o el valor real y se han registrado de manera actualizada las obligaciones asociadas a estos.

• Verificar si se tiene actualizada la legislación financiera.

Aplicación y análisis de los procedimientos

Se comprobó la confiabilidad de los saldos de las cuentas del grupo de pasivos incluidas en la información financiera emitida al cierre de marzo 2011, al verificarse que sus operaciones están respaldadas por los documentos primarios, conciliados y registrados según el uso y contenido establecido.

La comprobación del control interno inherentes a los temas tratados se cumplimentó en los papeles de trabajos:

• 1. Nóminas y Personal. (Anexo #2).

• 2. Patrimonio. (Anexo #3).

• 3. Contabilidad y Estados Financieros. (Anexo #4).

• 4. Cuentas, Documentos por Pagar y Compras. (Anexo #5).

• 5. Operaciones Financieras. (Anexo #6).

Para la comprobación de los saldos se realizaron los siguientes papeles de trabajo:

• 1. Comprobación y variabilidad que presenta el saldo de la cuenta 430 Cobros Anticipados al cierre de Marzo /011. (Anexo #7).

• 2. Comprobación que presenta el saldo de la cuenta 575 Operaciones entre Dependencia al cierre de Marzo /2011. (Anexo #8).

• 3. Composición y veracidad que presenta el saldo de la cuenta 600 – Inversión Estatal al cierre de Marzo 2011. (Anexo #9).

• 4. Comprobación de saldo que presenta la cuenta 405 Cuentas por Pagar a Corto Plazo al cierre 31 de marzo 2011. (Anexo #10).

• 5. Verificación del efectivo extraído del Banco para el pago a los trabajadores. (Anexo #11).

• 6. Comprobación de saldos de la cuenta 440 Obligaciones con el presupuesto. (Anexo #12).

• 7. Confirmación de sumatoria del submayor de vacaciones con el saldo de la cuenta 492- Provisiones para vacaciones. (Anexo #13).

Para concluir la Auditoría realizada a las cuentas del ciclo de Pasivos y Patrimonio se elaboró el siguiente informe:

Conclusiones

• 1. Se elaboraron los procedimientos de auditoría para el ciclo Pasivo y Patrimonio, así como de control interno por cada uno de los componentes relacionado con el tema tratado.

• 2. Se realizó la auditoría mediante la aplicación de los procedimientos propuesto, para evaluar el Control Interno y los saldos de las cuentas en el ciclo de Pasivo y Patrimonio.

Recomendaciones

Como resultado de la investigación se le recomienda a la entidad:

• 1. Tener en cuenta las sugerencias hechas en el Informe de Auditoría a partir de los problemas detectados para erradicar los mismos.

• 2. Estar pendiente del término de tiempo establecido para el cálculo del Aporte a la Seguridad Social Especial del 5% sobre las vacaciones, puesto que esta al vencerse.

• 3. Proponer el procedimiento elaborado, a la UEB de supervisión y control para su uso en futuras auditorias, así como a la dirección para autocontroles de la entidad.

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Anexo

ANEXO #1 Análisis de las Cuentas Pasivo y Patrimonio

405 295104.64*100/5177221.94=5.70%

430 2671.19*100/5177221.94=0.06 %

440 5183.40*100/5177221.94=0.10%

455 5477.28*100/5177221.94=0.11%

460 1088.72*100/5177221.94=0.02%

492 6554.98*100/5177221.94=0.12%

575 4861141.73*100/5177221.94=93.89%

ANEXO #2 Diagnóstico de Control Interno a la cuenta Nóminas y Personal.

O/T No: 1/ 2011.

Entidad: Acinox Villa Clara.

Tema: Nóminas y Personal.

Análisis: Implementación del Control Interno inherente al tema.

• Los trabajadores firman las Nóminas como constancia de haber cobrado.

• La entidad utiliza la tarjeta de entradas y salidas para controlar el tiempo trabajado, procediendo a cumplir con lo establecido en la Resolución No. 27/06 del Comité Ejecutivo de Trabajo y Seguridad Social referente a la impuntualidades.

• Existe separación de funciones entre las personas que reportan el tiempo trabajado, el que elabora la nómina y el que efectúa el pago y la registra contablemente.

• Se revisan y aprueban todos los cálculos de las nóminas antes de efectuar la extracción del efectivo correspondiente para su pago.

• Cotejan los datos de nóminas con los documentos del Departamento de Personal. (Datos por trabajadores).

• Existen controles para la extracción y posterior liquidación de las nóminas que se pagan centralmente.

• En las nóminas aparece el número del cheque de extracción del efectivo y lo extraído se corresponde con lo consignado en ésta.

• En el caso de cobrar personas distintas al beneficiario, se hace mediante autorización escrita de éste.

• En las nóminas, en el espacio "Recibí Conforme" se consigna la fecha y número del reintegro en el caso de los salarios indebidos y no reclamados.

• Se efectúan las deducciones en las nóminas sobre la base de los datos de los descuentos parciales de sus adeudos y se revisan éstos.

• No existen acumulaciones de vacaciones en exceso de los términos aprobados por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

• Están habilitados los registros y Submayores relacionados con el control de estas operaciones.

• Las anotaciones en los registros para estas operaciones son realizadas en el momento en que se originan las mismas y por los documentos primarios establecidos.

• Cuadra mensualmente la suma de los saldos del Submayor de Vacaciones con el saldo de la cuenta control correspondiente.

• Las operaciones de débitos y créditos contabilizadas en estas cuentas son correctas y se corresponden con los contenidos económicos de las mismas; no presentando saldos contrarios a su naturaleza.

• Los Submayores de Vacaciones y Retenciones por Pagar no presentan saldos contrarios a su naturaleza.

ANEXO #3 Diagnóstico de Control Interno a la cuenta Patrimonio

O/T No: 1/ 11.

Entidad: Acinox Villa Clara.

Tema: Patrimonio.

Análisis: Implementación del Control Interno inherente al tema.

• Se analiza los saldos de las cuentas de Patrimonio de acuerdo con las operaciones registradas y se utilizan correctamente.

• En el período objeto de revisión no existían donaciones por ningún concepto.

• El cierre de las operaciones del año anterior y su registro contable es correcto.

• Efectúan la cancelación al final del año, antes de emitir el Balance General, los Pagos a Cuenta de las Utilidades, Resultado y Operaciones entre Dependencias.

• La utilización de la cuenta Inversión Estatal y los conceptos registrados en ella se corresponden con lo establecido para su uso.

ANEXO #4 Diagnóstico de Control Interno a Contabilidad y Estados Financieros.

O/T No: 1/ 11.

Entidad: Acinox Villa Clara.

Tema: Contabilidad y Estados Financieros.