Teoría de la administración

MARCO CONCEPTUAL DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración aparece desde tiempos muy remotos, desde el momento en que aparece el hombre.  Las primeras manifestaciones reciben el nombre de acto administrativo. Este acto administrativo esta estrechamente relacionado con la empresa o unidad productiva y definen u orientan su normal desarrollo. Cualquiera que sea el tipo de empresa, se cuenta con tres recursos:

Humanos: todo el personal que labora en la empresa.

Materiales: Los recursos de la empresa: materias primas, implementos, etc. Técnicos: relacionado con la maquinaria y la tecnología aplicada en la organización.

Toda organización, para lograr un adecuado funcionamiento debe llevar a cabo una administración adecuada en la empresa pues es la encargada de darle buen uso a los recursos involucrados en ella.

Se puede definir una aproximación al concepto ya que se tienen diversos puntos de vista: la Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de los objetivos institucionales mediante la eficiente utilización de los recursos productivos de la empresa, buscando siempre la maximización de los resultados en un determinado periodo. La administración está muy relacionada con todas las áreas funcionales de la empresa.  Esto se debe a que todas ella cuentan con recursos que deben administrarse eficientemente.

1 – procesos gerenciales: Aunque en cada área funcional de la empresa se administra según su perfil, siendo la gerencia de finanzas diferente a la de mercadeo o producción, existe un proceso que es común a todos ellos, el cual está integrado a cuatro etapas básicas:

Planeación Organización Dirección Control.

2 – perfil gerencial: Cada profesión requiere de un perfil que se considera como un conjunto de actitudes, aptitudes y habilidades que debe tener la persona que lleve a cabo la administración. Según Fayol, el administrador debe tener el siguiente perfil: cualidades físicas, morales, intelectuales, conocimientos generales, conocimientos específicos, experiencia.

3 -funciones: El objetivo principal del administrador es hacer un uso racional de los recursos pero también tiene a su cargo las siguientes funciones:

a) Logro de metas y objetivos b) Hacer altamente productiva la empresa c) Fortalecer los valores éticos, personales y profesionales. d) Generar y promover modelos propios e) Fomentar el compromiso con la calidad f) Competir en el mercado de trabajo g) Mantener buenas relaciones entre profesionales, entre competidores y en general con la sociedad.

4 -roles administrativos: Los roles tradicionales son tres:

• ejecutor tecnócrata: El funcionario de la empresa sólo realizará las tareas que le sean indicadas.

• Administrador neutral: aquel que concilia los intereses entre los funcionarios y los propietarios de la organización.

• Maximizador de la eficiencia: busca el máximo desempeño del operario con los mínimos recursos a disposición.

CLÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN

1.-FREDERICK TAYLOR: Fue uno de los principales exponentes del cientificismo, nace en Filadelfia en el año de 1856 y muere en 1915. Dentro de sus principales aportaciones a la administración están los principios administrativos, los mecanismos de administración, el pago por destajo, la selección de personal y las características de los trabajos humanos.

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS: Estudio de Tiempos y movimientos, Selección de obreros y Aplicación a la administración.

MECANISMOS ADMINISTRATIVOS: Estudio de tiempos y movimientos, Supervisión funcional, Sistemas o departamentos de producción, tarjetas de inscripción, Estandarización de las tarjetas de instrucción, estudio de las rutas de producción, Sistema de clasificación de la producción, Costo de la producción.

2 – Lilian y Frank Gilbret: fue considerado como el padre del eficientismo, un estadista de la administración científica que influyó en el pensamiento industrial, su principal obra: "Ciencia de la Administración" . Su esposa Lilian fue una psicóloga que introdujo a los estudios administrativos en las industrias; La ciencia de la psicología. Dentro de las principales aportaciones a la administración encontramos:

a) El estudio de tiempos y movimientos b) Aplicación del cine para el estudio de tiempos y movimientos.c) Desarrollo de los diagramas de flujo d) Lista blanca de méritos e) Importancia de la estadística en la administración f) Micro movimientos de las tareas y su importancia en la productividad

3 – Henry Gantt: Colaboró 14 años con Taylor, tomando lo más sobresaliente de él, continuó con sus estudios.  Su obra: "Adiestramiento a los obreros", sus principales aportaciones son:

1) Sistema de bonificación de tareas de acuerdo a la calidad y cantidad de las mismas, 2) Adiestramiento de los obreros, 3) Aplicación de la psicología al trato de los obreros, 4) Gráficas de GANTT.: que son un esquema que representa el tiempo requerido para la realización de una tarea.  Son seis etapas que se deben de llevar a cabo:

1) Listado de actividades, 2) Orden cronológico de las actividades, 3) Determinación de tiempos, 4) Elaboración del esquema, 5) Colocación de barras en el esquema y, 6) Determinación de tiempos totales.

4 – Henry Fayol: Henry Fayol nace en Francia en el año de 1841 y muere en el año de 1925, entra a trabajar de gerente general a una compañía de minas de carbón que se encontraba en quiebra, después de 25 años era considerada una de las empresas más importantes a nivel mundial.  Algunos criterios:

1.-Universalidad de la Administración: Demuestra que es una actividad común a todas las organizaciones: Hogar, empresa, gobierno, indicando que siempre que haya una organización cualquiera que sea su tipo debe existir administración.

2.-Áreas funcionales: Para Fayol, deben existir seis áreas funcionales dentro de la empresa:

– Técnica: Se encarga de la producción – Comercial: Se encarga de la compraventa – Financiera: Se encarga del uso del capital – Contable: Se encarga de inventarios, balances y costos – Seguridad: Se encarga de proteger los bienes de la empresa y del  empleado – Administrativa: Se encarga de utilizar adecuadamente los recursos.

3.- Modelo del proceso administrativo: Para Fayol, deben existir en la empresa ciertas etapas para poder desarrollar cualquier tipo de trabajo como por ejemplo:

* Previsión. (Examinar el futuro) * Organización. (Formular estructura) * Dirección. (Hacer funcionar los planes) * Coordinación. (Armonizar la información) * Control. (Verificar los resultados)

4.-Principios administrativos: unidad de mando, autoridad, unidad de dirección, disciplina, división del trabajo, orden, equidad, estabilidad, justa remuneración.

5 -Importancia de la administración: Fayol determina que cualquier actividad que se desempeñe debe tener como base la administración por lo que en sus estudios administrativos propone que deben ser dados desde la primaria.

Aplicaciones actuales en las organizaciones: Las empresas actualmente basan su funcionamiento en todos los conceptos dados por los clásicos de la administración, pero al día de hoy, las empresas comprueban que la calidad y el servicio son uno de los factores mas importantes para lograr la alta productividad en la misma; de ahí que se necesite una combinación de las teorías clásicas y de la teoría moderna administrativa.

ENFOQUES CONTEMPORÁNEOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

Teoría de contingencias: La Teoría de las contingencias indica que no hay forma única para lograr los objetivos en la organización y que hay que considerar que ésta es cambiante, es decir, dinámica. La teoría se basa en que los cambios políticos, económicos y sociales al igual que culturales, afectan a la organización y que lo que funciona en una empresa puede no funcionar en otra. Identifica 2 factores incidentes: el ambiente externo y la tecnología.

Considera que las empresas tienen tres niveles: El estratégico o institucional., el nivel intermedio y el nivel operacional.

Teoría del Desarrollo Organizacional: Se considera que el desarrollo organizacional es una continuación de la teoría de las relaciones humanas. los autores de esta teoría la definen como un proceso planeado sobre los cambios que lleva a cabo la empresa. El objetivo principal del desarrollo organizacional es cambiar actitudes, comportamientos y estructuras en la organización, para que se adapte fácilmente al medio y cambios continuos que abarcan a la empresa como un sistema total.

Para esta teoría existen cuatro variables: el medio, la organización, el grupo social y el individuo.

Administración de la calidad: Esta teoría parte de que en la empresa hay que lograr la calidad en todos sus niveles, para que por medio de esto se logren optimizar todos sus recursos de la empresa. La calidad total se logra en el momento en el que todos los recursos son dirigidos a un mismo fin, que es lograr la alta productividad en una empresa.

Reingeniería y Benchmarking: Reingeniería: Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos de negocios para alcanzar mejores resultados en aspectos como costos, calidad, precios, mejora de tiempos. La reingeniería debe comenzar centrándose en la idea de lo que debe ser. Rediseñar por medio de la reingeniería es inventar, no mejorando nada, sino modificando todo en dirección a la raíz de los procesos. La reingeniería coincide en cosas y criterios para operar, basándose especialmente en la calidad, el costo, el servicio y el ciclo de tiempo.

Bench Marking: Consiste en proponerse metas por medio de normas externas y objetivos aprendiendo lo más importante de otro, es decir; fijándose metas en base a lo mejor de otro. Esto se logra estudiando a otras empresas, observando como obtienen mejores resultados que los nuestros, es decir, copiar lo más exitoso de cada organización. Dentro de los objetivos de este sistema encontramos:

Este sistema tiene diferentes procesos o etapas, uno de los más aceptados es en el que llevamos a cabo las siguientes etapas:

Administración proactiva: Debido a la situación que vive actualmente la administración, la empresa ha tenido que adaptarse para poder subsistir, a través de una serie de cambios que se llevan a cabo en un corto tiempo. Existen una serie de factores que afectan el ciclo de vida, tanto de los productos como de los sistemas o estructuras, por lo que no es posible llevar a cabo grandes inversiones. Una solución a estos problemas sería adoptar una administración proactiva, que se define como un sistema en el que las personas no tienen actividades reactivas ante las circunstancias y solo se resuelven los problemas cuando se presentan. Este sistema ayuda a encontrar la verdadera causa de los problemas pero cuando se nos da la información requerida para poder tomar una decisión que nos de un resultado adecuado.

Enfoque virtual : El enfoque virtual consiste en preparar al trabajador en forma individual y posteriormente en el trabajo de equipo mediante el entrenamiento para que pueda sobrevivir a las situaciones cambiantes de las compañías. Este entrenamiento se va a centrar en la creatividad, mayor responsabilidad y para ello se requiere de personal adecuado cooperativo y que tenga confianza.

La organización virtual es una red temporal de compañías independientes unidas por una serie de información, para compartir conocimientos, costos y nuevos mercados. En ella no existen oficinas ni niveles jerárquicos, tampoco hay un organigrama, solo trabaja un grupo de colaboradores que servirán de asesores para solucionar los problemas que tendrán como objetivo, solucionar un problema específico.

Diversas herramientas de la Administración

METODO DEMING.: El doctor Deming enseñó en Japón un método cuando las empresas japonesas habían quedado totalmente devastadas por la segunda guerra mundial y tenían necesidad de resurgir pero no contaban con los medios suficientes en todos los aspectos. Adoptan el Método Deming, dedicándose solo a estudiar información y controlar la calidad. Esta teoría insiste en que el éxito de una compañía depende de la adecuada aplicación de la administración.

Considera que las empresas deben trabajar bajo parámetros como los siguientes: adoptar una nueva filosofía, inspecciones no masivas, mejoramiento continuo, capacitación, sentido de pertenencia, reentrenamiento.

Este método ha logrado que las empresas lleven a cabo una alta productividad y ha demostrado prácticamente que la administración juega un papel importante en el desarrollo empresarial y que hay que prestarle atención dentro de la empresa.

TEORIA DE WILLIAN OUCHI: Pretende lograr que la administración obtenga mejores resultados mediante sistemas menos complejos. Esta teoría se basa en los resultados a largo plazo, pero pretende que durante mucho tiempo el trabajador tenga conocimiento de la empresa en forma integral, debido a que se parte de la idea de que solo podrá desarrollar su trabajo adecuadamente si conoce todas las necesidades empresariales.

TEORIA DE LAS DECISIONES O DE SIMONS: Simons utilizó esta teoría para explicar el comportamiento del ser humano en las organizaciones, partiendo de la base de que todas las personas que trabajan en la empresa toman decisiones y esto es importante. Indica que las etapas del proceso decisorio que se deben llevar a cabo son:

1.-percepción de la situación. 2.-Análisis. 3.-definición del problema u objetivo. 4.-Búsqueda de la alternativa. 5.-Selección de la alternativa. 6.-Evaluación de la alternativa. 7.-Implementación de la alternativa.

Esta teoría tiene como objetivo minimizar hasta donde sea posible la incertidumbre, para que las decisiones que se tomen, sean lo mas reales posibles y se obtengan mejores resultados. Cualquiera que sea la teoría o sistema que se utilice dentro de una organización se debe primero tomar en cuenta que ambiente se vive dentro de ella.

EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE NEGOCIOS.

La estrategia, es un conjunto de objetivos, políticas y planes que, considerados en conjunto, definen el alcance de la empresa, así como su modo de supervivencia y éxito. Por tales motivos la estrategia debe ser evaluada.

La evaluación de estrategias constituye un paso esencial en el proceso, ya que sin una evaluación estratégica, no puede ser formulada una estrategia

, ni tampoco ajustada a circunstancias cambiantes, ya sea que tal análisis lo lleve a cabo un individuo, o que forme parte de un paso importante en el proceso de dirección de una empresa.

Como proceso, la evaluación de estrategias es el resultado de actividades y eventos que guardan una estrecha relación con los sistemas de control y recompensas de una empresa, así como con sus sistemas de planeación e información a su estructura, con su historia y su cultura particulares. De esta forma, su desempeño está en la práctica integrado más directamente con la calidad de la administración estratégica de la firma, que con cualquier esquema analítico en especial.

La evaluación de las estrategias constituye un esfuerzo por mirar, a corto plazo, más allá de los hechos obvios con relación a la salud de la empresa y valorar por el contrario, los factores y tendencias fundamentales que gobiernan cualquier éxito en el campo de acción elegido.

ÉL DESAFIÓ DE LA EVALUACIÓN.

Dependiendo como se obtenga, el producto de una evaluación de estrategias de negocios representaran las respuestas a las tres preguntas siguientes:

• 1- ¿Son adecuados los objetivos del negocio?

• 2- ¿Son adecuados los planes y las políticas principales?

• 3- ¿Confirmar premisas en las que se apoyan la estrategia?

Formular respuestas apropiadas a estas preguntas no resulta ser un proceso sencillo ni directo. Para ello se requiere de una acumulación significativa de

conocimiento situacional, y de un grado amplio de agudeza intelectual. En concreto los puntos importantes que el análisis debe confrontar, y que hacen la evaluación un difícil proceso, son los siguientes:

• Cada estrategia de negocios es única y original. La evaluación de las estrategias habrá de apoyarse en un tipo de lógica situacional que no se concentra en una mejor forma, sino cuyo objetivo pueda adaptarse dependiendo del problema que deba enfrentarse.

• Sistemas formales de revisión de estrategias, que en principio son llamativas y despiertan interés, pueden generar situaciones conflictivas.

• La estrategia está dedicada como prioridad a la selección de metas y objetivos.

LOS PRINCIPIOS DE LA EVALUACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS

Uno de los principios fundamentales de la ciencia es aquel que señala que una teoría jamás podrá comprobarse y tenerse como absolutamente verdadera, si no se somete a prueba. De modo similar, es imposible, demostrar como conclusión que una estrategia especifica de negocios es optima o incluso garantizar que funcionara, si no se somete a pruebas para determinar sus principales omisiones.

Entre las muy diversas pruebas a las que puede someterse una estrategia de negocios se pueden distinguir los siguientes criterios generales:

• Consistencia: La estrategia no deberá presentar metas ni políticas inconsistentes entre si.

• Consonancia: La estrategia deberá representar una respuesta adaptativa al medio ambiente externo, así como a los cambios relevantes que en el ocurren.

• Factibilidad: La estrategia no deberá agotar los recursos disponibles tampoco generar problemas irresolubles.

• Superioridad o Ventajas: La estrategia deberá facilitar la creación o la preservación de la superioridad competitiva en el área elegida de actividades.

Aquella estrategia que no logre satisfacer uno o más de estos criterios resultara mas que sospechosa, pues no será capaz de desempeñar una o varias de las funciones clave para la supervivencia de la empresa.

LA CONSISTENCIA

Es la estrategia que no deberá presentar metas, ni políticas inconsistente.

Consistencia es un concepto claro y explicito de la estrategia que favorece a un clima de coordinación, de táctica que resultan ser más eficiente que la mayor parte de los mecanismos administrativo, es una función clave de la estrategia que confiere coherencia a los actos de la organización, y que permite a los agentes de venta negociar un contrato con el mínimo de coordinación.

La inconsistencia: Es notoria en una estrategia no es tan solo un error del planteamiento, es algo poco probable que se presenta; no es que se explica detalladamente sino que ha evolucionado de manera "adhoc", a largo tiempo.

Los conflictos organizacionales y las disputas ínter departamentales pueden ser indicios de problemas de inconsistencia estratégicas.

Algunos indicadores de estos dos problemas:

• Si persisten los problemas de coordinación y planeación a pesar de efectuarse cambios de personal y tienden a originarse en actitudes en lugar de personas, es muy probable que provengan de inconsistencias en la estrategia.

• Si el éxito de un departamento de la organización implica o tiende a implicar un fracaso par lo otro departamento, es factible inferir que la estructura básica de los objetivos es inconsistente.

• Si a pesar de los intentos de delegar autoridad, algunos operativos continúan siendo llevado a la alta administración para la solución de asuntos relativos ala política empresarial es probable que la estrategia básica sea consistente,

LA CONSONANCIA

Es una estrategia que representa una respuesta adaptativa al medio ambiente externos. También a los cambios relevantes que en el ocurren.

Para que un negocios se relaciones con el medio ambiente existen dos aspectos:

Aspectos Genérico: En este los negocios deben adaptarse al medio ambiente, la adaptación adecuada tiene que ver con la misión básica o alcance del negocio; Para evaluar este aspecto se realiza un análisis mediante la observación de los cambios económicos y sociales a lo largo de los tiempos.

Aspectos Competitivo: En este el negocio tendrá que competir con otra empresa, se relaciona directamente con su posición competitiva o situación, en este se analizan las diferencias entre la empresa en un momento dado. La consonancia, invita a concentrarse en la estrategia genérica más que en la competitiva, la evaluación consiste en examinar el patrón básico de las relaciones económicas que caracterizan el negocios y determinan si en efecto se está generando un valor suficiente como para sostener la estrategia. La mayor dificultad en la evaluación de la consonancia es la amenaza que proviene de fuera y que a la vez se constituyen en amenaza para un grupo de empresa; la clave para evaluar la consonancia esta en comprender por que de los negocios.

• 1. Esta tal como se encuentra en el presente.

• 2. Él porque existe en absoluto.

• 3. De cómo logro asumir su actual conformación.

Diferencias entre estrategia Genérica y Competitiva.

Aspecto a evaluar Estrategia Genérica Estrategia Competitiva

____________________________________________________________

La cuantificación Crecimientos de las Participación en el

Del éxito ventas mercado

____________________________________________________________

Utilidades para la E. Valor agregado Utilidades de la inversión

En función Provisor del valor Obtener o preservar una

Al consumidor posición defendible

Labores estrategias Adaptación al cambio Crear barreras y desalentar

Básicas e innovación a los rivales

____________________________________________________________Método para expresar Términos funcionales Políticas que conducen

la estrategia productos/ mercados a una posic defendible

Enfoque básico Estudios de grupo de Comparación e rivales

Análisis empresas a través a través del tiempo

Del tiempo.

LA FACTIBILIDAD.

En esta estrategia no solo se debe agotar los recursos disponibles, ni tampoco generar problema irresoluble, este tipo de estrategia puede realizarse con los recursos físicos, humanos y financieros

Los recursos financieros son los más sencillo en cuanto a cuantificación y por reglas general constituyen la primera limitación con que se puede medir la estrategia, en algunos casos se olvidad que un enfoque innovador de expansión puede reducir las limitaciones y generar algunas ventajas competitivas.

Estos recursos tales como, los convenios de ventajas de arrendamientos, también el medio de vincular las hipotecas de las plantas, los contratos a largo plazo, muchas veces han sido empleados eficazmente como ayuda para obtener posiciones clave dentro de la industria.

También existen limitaciones menos cuantificable, estas son las que imponen la capacidad individuales y organizacionales con las cuentas; Al evaluar la capacidad las organizaciones deben plantearse tres preguntas:

• 1. ¿Ha demostrado la organización que tiene la habilidad de resolución de problemas y los niveles de competencias que requiere la estrategia?

• 2. ¿Ha demostrado la organización el grado de habilidad coordinadora integrada para emprender la estrategia?

• 3. Representa la estrategia un desafió y una motivación para el personal clave y es aceptada por quienes han de brindar apoyo?

El propósitos de la estrategia es el de desplegar de modo efectivo los recursos singulares y distintos de una empresa.

SUPERIORIDAD O VENTAJA POSICIONAL

De antemano sabemos que la estrategia competitiva es el arte de generar o explotar aquellas ventajas que son las más notables, eficaces, duraderas y difíciles de duplicar o imitar. La posición juega un papel importantísimo en las estrategias de negocios, por lo que se puede decir que la superioridad posicional de una empresa es el conjunto de previsiones, habilidades y recurso superiores que hacen que la empresa resalte entre las demás de la competencia. Podemos decir también que es la habilidad de una empresa para hacer mejores cosas que su competencia.

LA SUPERIORIDAD O VENTAJA COMPETITIVA PROCEDE DE UNA DE TRES RAÍCES:

• 1- Recursos superiores

• 2- Habilidades superiores

• 3- Posición superior

La manera de cómo se dispongan los recursos existentes es determinante para aumentar la efectividad combinada, hasta poder confundir a las fuerzas rivales. Esto por supuesto forma parte de la estrategia que tradicionalmente se usa.

Cuando existe la superioridad posicional significa que la empresa

• 1- Logra producir suficiente valor como para asegurar su continuidad.

• 2- Su captura será tan costosa que los rivales son disuadidos de emprender ataques en gran escala en contra del núcleo del negocios.

Es necesario resaltar que la posición tiende a mantenerse por si sola, mientras los factores básicos ambientales que le son inseparables permanecen estables.

Los tipos de superioridad posicional mas conocidos son los que tienen que ver con el tamaño o la escala. De acuerdo a como se incrementan la escala de operación, casi todas las empresas son capaces de reducir tanto el costo marginal como el total de cada unidad adicional producida.

Los grandes negocios siempre poseen superioridad, lo que si es cierto es que estos tenderán a operar en mercados y a emplear procedimientos que harán de su tamaño una ventaja. La característica principal de una buena posición consiste en que le permiten a la empresa derivar ventajas de políticas que nos generarían beneficios a los rivales que no tienen esa posición.

OTRAS VENTAJAS CON BASE EN POSICIÓN PROVIENEN DE FACTORES COMO:

• La propiedad de fuentes especiales de materias primas.

• El estar gráficamente ubicado cerca de clientes claves.

• El ser productor de una línea completa en un mercado saturados de practicas de intercambios.

• El ser líder de un campo de servicios que permite o precisa la edificación de una única base de trabajo mientras se atiende a los clientes.

• El tener una amplia reputación de proveer un producto o servicio requerido de manera compleja y segura.

En resumen los factores claves que adelantaron los éxitos de muchas empresas en Estados Unidos, consistieron en un témpano y rápido dominio de posiciones privilegiadas que fueron abiertas por nuevas tecnologías.

Autor:

Ing. Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"?

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2015.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE Y JUAN BOSCH – POR SIEMPRE"?