Manejo adecuado del tiempo

"¿No aman la vida? Entonces no malgasten el tiempo, porque es el material del cual está hecha la vida.

Benjamin Franklin

Controle su tiempo

La diferencia entre tener éxito y no tenerlo depende de la forma en que usted emplee su ración diaria de 24 horas.

La administración del tiempo siempre ha sido importante pero en la actualidad es más decisiva que nunca antes. ¿Por qué?:

• Debido a la necesidad de encontrar un equilibrio entre la carrera, la familia y la vida social

• A causa del bombardeo de la información. Es imposible ver siquiera toda la información que hay disponible

• Merced a las presiones competitivas. Aquel que titubea es alimento para los demás

• Porque los consumidores -sus compradores y sus clientes– quieren calidad, y la quieren ahora. Sienten las mismas presiones que usted.

Si usted aborda una táctica de tiempo a la vez. Inténtelo, y si le da resultado, incorpórela en su rutina cotidiana. Después siga con otra. Puede hacer casi cualquier cosa si la aborda en pequeños aumentos.

Tomarse tiempo es el oficio de un ladrón; ganar tiempo es el de un estratega. Un gerente efectivo debe ser tanto un estratega como un ladrón, al robarle tiempo a las actividades menos apremiantes o más fáciles a fin de desempeñar su trabajo.- Lewis Kelly

En ocasiones, escuchará el comentario: "Haga eso en su tiempo libre"; lo que esto significa por lo común es: "Hágalo cuando no esté ocupado en algo importante". Podemos disponer de tiempo de ocio, pero nadie dispone de tiempo libre. Todo el tiempo tiene un valor.

El tiempo, debido a que es invisible e intangible, no recibe el respeto suficiente. Si alguien le robará a usted una pintura o una alhaja, se alteraría e informaría del robo a la policía. Pero, por lo común, el robo del tiempo ni siquiera se considera como un delito menor.

Esto no quiere decir que deba mantener la vista fija en el reloj cada momento que juega con su hijo o toma una copa con un amigo. Ningún momento es gratuito.

La forma en que usted piensa acerca del tiempo y lo que piensa acerca de sí mismo, afectará todo lo que le suceda durante el resto de su vida.

El hecho de llevar un registro de su tiempo, puede ser un instrumento de diagnóstico muy útil. Un registro puede tener un valor de sorpresa incluso para los trabajadores experimentados, cuando ven todo el tiempo del que no pueden dar razón.

Algunos individuos experimentados en las tácticas del tiempo usan los registros no sólo por su valor de sorpresa, sino con regularidad, como un instrumento de autocontrol.

Usted puede tratar de llevar un registro, por lo menos durante un breve tiempo. Si lo hace con honestidad y cuidado, sabrá exactamente a qué esta dedicando su tiempo. Un registro no le dejará mucha cabida para engañarse a sí mismo.

Organícese

(ESTABLEZCA SUS PRIORIDADES)

Es esencial saber que no todos los aspectos en su lista de cosas por hacer son iguales. Hay varias formas de designar cuáles aspectos son los más importantes. Una forma es limitar el número. Otra es crear dos listas: una lista de verificación a corto plazo y una lista de máxima prioridad a largo plazo. Algunos individuos ponen asteriscos, las letras A, B, C, o los números 1, 2, 3, a un lado de los aspectos más importantes. Cada sistema tiene su mérito.

Preguntas para seleccionar las actividades a realizar:

• ¿Me ayudará a lograr alguna meta importante en mi vida?

• ¿Tiene un límite de tiempo…un límite verdadero como el 6 de enero?

• ¿Es una orden de alguien a quien no puedo ignorar, como un Subgerente o Gerente?

• ¿Implica eso hacer algo relacionado con mi trabajo

• ¿El hecho de hacerlo significará un avance en mi carrera, o por el contrario, el hecho de no hacerlo lo obstaculizará?

• ¿Eso hará que esté más enterado de todo, me ayudará a desarrollar mi potencial?

• ¿Requerirá ciertos esfuerzos coordinados con otros?. De ser así, ¿puedo lograr que esas personas empiecen inmediato con su parte del proyecto? ¿Podré después atender algo que no requiera su colaboración?

• ¿Es importante para alguien que en realidad me interesa?

• ¿Será importante dentro de un año?

• ¿Importa si en realidad no lo hago?

Si la tarea en cuestión no obtiene un sí de cualquiera de las preguntas antes mencionadas, no merece una máxima prioridad.

Si puede saber a dónde quiere ir, dice un viejo proverbio, Alguien podrá decirle como llegar allí.

Anote sus metas

La pregunta más importante que debe hacer acerca de sus prioridades es la primera de la lista: "¿Si lo hago, eso me ayudará a lograr alguna meta importante en mi vida?".

Las metas deben escribirse con toda claridad y en forma concisa. La lectura de las metas en voz alta, por lo menos dos veces al día, ayuda a que las metas se graben en la mente inconsciente. Las metas confusas impiden que las personas tengan éxito.

Si en verdad quiere tener una cabaña en las montañas, necesita ir a buscar la montaña, averiguar cuánto cuesta en la actualidad esa cabaña que quiere y cuánto costará con la inflación, digamos dentro de unos cinco años. Después necesita determinar cuánto debe ahorrar al mes para realizar esa meta. Si lo hace, probablemente tendrá una cabaña en las montañas. Si no lo hace, es posible que eso no suceda. Los sueños pueden ser deliciosos, pero los sueños confusos que no están unidos a un plan de acción son ilusiones.

No trate de recordarlo todo, Anótelo.

Asegúrese de que sus tareas del día siguiente estén escritas antes de apagar la luz. Hay varias buenas razones por las cuales esto es un buen consejo:

• Si las tareas están anotadas, podrá dormir mejor. Tratar de no olvidar algo cansa la mente.

• Si las tareas están anotadas, su mente está libre para resolver los problemas, no sólo para recordarlos. Una vez que usted ha anotado algo, su cerebro lo puede transferir a una tarea en el segundo plano y empezar a trabajar en el problema, aun cuando usted no esté consciente de ello.

Si sus recordatorios están dispersos por todas partes, usted ha creado muchas grietas para que las cosas fallen.

Si usted no tiene un recordatorio constante de las cosas que le gustaría hacer, no las hará.

Asegúrese de que haya por lo menos un lugar donde pueda encontrar y verificar todos esos aspectos. Puede ser una organizador que lleve consigo, o una computadora. Cualquiera que sea el formato, manténgalo actualizado y asegúrese de tenerlo a su disposición en todo momento

Verifique su lista con regularidad

Debe ser lo primero que haga por la mañana, sin fallar. También es una técnica poderosa que usted puede usar para controlar a los demás. Siempre que les dé una asignación a las personas que se reportan con usted, asegúrese de que hagan una lista de los aspectos que les asignó. En sus juntas posteriores con ellas, pídales que lleven sus listas y úselas como la base

Al final del día, antes de que salga de su oficina, anote cinco cosas que no hizo durante la jornada y que de verdad necesita hacer mañana.

Se deben anotar las tareas importantes, así como los nombres de las personas y las juntas.

Cuando alguien lo llama y quiere reunirse con usted, digamos el próximo martes, si no hay nada escrito, parece que tiene todo el día a su disposición. Esto es un gran error. Se deberían anotar las tareas importantes, así como los nombres de las personas y las juntas.

No les conceda a las personas un libre acceso a su tiempo. Y no tema fijar un límite de tiempo……..¿Cuánto tiempo cree usted que nos llevará eso?

Incremente su eficiencia

Lo que los estadounidenses le llaman pulcro, los británicos lo llaman ordenado. Usted tiene que poner cosa que esta usando en alguna parte cuando termine, ¿por qué entonces no dejarla en donde la puede encontrar con facilidad la próxima vez que la necesite?. Nunca debemos permitir que se iniciara el descuido, se extendería por todo el edificio y a la larga toda la planta sería un desastre.

La cubierta de un escritorio es un espacio de trabajo primordial y debe tener únicamente aquellos artículos que usted usa todos lo días. Un escritorio atestado no significa necesariamente una mente creativa. Puede ser sólo una señal de desorganización y de falta de enfoque.

Mientras menos cosas haya que lo distraigan, mayores serán sus probabilidades de concederle a la tarea que tiene entre manos un elevado nivel de concentración.

Reglas para organizar los materiales y ser una persona más ordenada

• 1. Use el principio de la accesibilidad. Organice su material preguntándose: ¿Esto lo uso cada día? ¿Cada semana? ¿Cada mes? ¿Cada año? ¿Nunca?. Las respuestas a estas preguntas le dirán en dónde debe guardar cada cosa.

• 2. Debe dejar a la mano lo que usa todos los días, tal vez en los cajones de su escritorio. Lo que ve cada mes o cada año no debe estar sobre su mesa, sino en cajas para almacenar objetos o en archiveros.

• 3. Cree una carpeta de "cosas para archivar"

• 4. Cree una carpeta de cosas por hacer. Incluso puede crear dos de esas carpetas, con base en la importancia de las cosas.

• 5. Programe con regularidad algún tiempo para ponerse al corriente, reorganizarse y revisar sus carpetas.

Atajos para la lectura

Siempre que adquiera un libro nuevo, busque los comentarios resumidos acerca de lo que trata el libro.

• Establézcase algunas metas de lectura rápida. El cerebro es capaz de procesar mucho más de mil palabras por minuto, pero la rapidez promedio de lectura es de alrededor de 250 palabras por minuto. Muchas personas apenas lograr leer 50 o 100 palabras por minuto. Con el fin de alcanzar una velocidad más alta, averigüe en qué punto se encuentra ahora. Tome el tiempo con un reloj durante un minuto mientras lee un libro que no sea una novela, de una dificultad promedio. Verifique periódicamente su rapidez para ver cuánto ha progresado.

• Sea consciente de los movimientos de sus ojos. Quienes leen despacio detienen los ojos aproximadamente 10 veces por renglón, en tanto quienes leen con rapidez sólo los detienen dos o tres veces por renglón.

• No lea cada palabra. Aprenda a leer los pensamientos o las ideas completas, no las palabras

• No mueva los labios, ni siquiera mentalmente. Quienes leen despacio "pronuncian" cada palabra en su mente.

• Siga adelante. Resista la tentación de volver al área previamente leída, a menos que esté seguro de que pasó por alto algo que en realidad es importante.

• La rapidez en sí misma no es una meta deseable. Tal vez será necesario leer una y otra vez el material técnico científico. Ciertas partes pueden ser paja. Lea eso con rapidez. Si esta leyendo poesía, quizá deseará saborear un pasaje leyendo cada palabra en voz alta. Su meta es poder acelerar cuando así lo desee.

Subrayar y poner de relieve puede ser una táctica de tiempo útil ; es una forma de establecer una distinción entre lo verdaderamente importante y lo que carece de importancia o sólo es interesante. El valor informativo de un libro se incrementa si lo subraya o si escribe en él.

El subrayado de pasajes y párrafos selectos que contienen información clave significa un gran ahorro de tiempo cuando más adelante se vuelve a disfrutar de una frase bella, de un poderoso discernimiento o de una estadística importante. Subrayar y poner de relieve es como dejar marcas cuando caminas por el bosque. Tal vez podría encontrar el camino de regreso al campamento sin esas marcas, pero es muy cierto que ayudan.

Atajos para la redacción

• Desarrolle un plan de acción. Los pasos para la acción son actividades que genera o sugiere el material de lectura o la conferencia. Marque con estrellas aquellos que son más importantes.

• Haga anotaciones. Cree carpetas de archivos de todos los temas que le interesan en la actualidad. Cuando encuentre información útil o una idea atractiva, evite escribir dos conceptos diferentes en la misma tarjeta o página.

• Haga la investigación básica de tal manera que más adelante la pueda insertar en el manuscrito con muy pocas correcciones.

• Escriba en forma concisa.

• Abrevie siempre que sea posible. Si tiene un trabajo que requiere tomar notas o llevar un diario, lo mejor es desarrollar un sistema de abreviaturas que permita estandarizarlas.

• Use plantillas. El material previamente escrito puede servir como una guía. Se ahorrará mucho tiempo e incrementará la calidad de su trabajo si encuentra ejemplos de mejores cartas, reportes, facturas, contratos y propuestas (o de las de alguien más) y los usa como una guía para sus esfuerzos. La palabra clave en todas las plantillas es adaptar. Siempre podrá darle a una plantilla un toque personal con una nota manuscrita al pie de la forma. Y con una computadora, puede cambiar algunas palabras clave o añadir otras nuevas que le den a éste un sentido personal.

ECONOMÍA GRÁFICA

Es conveniente organizar las cosas que tenemos que hacer y dónde hay que hacerlas, a fin de no dar tantas vueltas con el concebido desperdicio de tiempo.

Cuando se dirija a su siguiente destino piense que otras cosas podría realizar y que son indispensables llevar a cabo.

A menudo es posible hacer en 20 minutos lo que se podría llevar una hora si se hace individualmente

ENCUENTRE EL TIEMPO ESCONDIDO

Hacer uso de su tiempo de descanso puede significar llevarse un libro de bolsillo al consultorio del dentista o del médico. De esa manera, no tendrá que leer revistas y otro material atrasado. Cuando haga una llamada tenga material de lectura a un lado de su teléfono y ojéalo mientras esperas que te contesten. En nuestro automóvil podemos oír cintas de motivación y educativas.

No importa lo eficiente que trate de ser, las personas siempre lo harán esperar : perderá autobuses, trenes y aviones, y tendrá escalas inesperadas. Tal vez lo planificó todo en la forma más cuidadosa posible, pero de pronto se encuentra en un aeropuerto con tres horas de retraso inesperadas y no sabe que hacer con ese tiempo.

En nuestras oficinas debemos revisar la correspondencia y clasificarla según el grado de importancia y dificultad. Mentalmente, asígnale una cantidad limitada de tiempo a cada cosa y después apresúrate para cumplir con ese límite, pero trata de terminar cada tarea un poco antes. Por lo común harás más de lo que tu esperabas.

CREE "FRAGMENTOS" DE TIEMPO

Los bloques o fragmentos de tiempo son intervalos en los que nadie debe interrumpirlos, para concentrarse en su trabajo. Algunas sugerencias son:

• Llegue temprano o salga tarde. Muchas personas que ocupan puestos importantes llegan temprano a la oficina, porque saben que el teléfono no empezará a sonar y que no habrá otra persona allí. Más sin embargo si trata de alcanzar un equilibrio en su vida, evite llegar temprano y quedarse más tarde, excepto durante breves períodos.

• Manténgase alejado del trabajo. Algunas personas que tienen mucho éxito se quedan en casa un día a la semana

• Cree fragmentos de tiempo para las juntas importantes con una persona. Si una cita es muy importante, dígale a su asistente o a su secretaria que no quiere interrupciones, excepto en casos de urgencia o de asuntos que tienen una prioridad definida con claridad.

LLEVE LA CONTRARIA

Lee cada día algo que nadie más lee

Piensa cada día en algo en lo que nadie más piense

Es malo para la mente ser siempre parte de la unanimidad

CHRISTOPHER MORLEY

En la oficina, usa la impresora de la computadora o la fotocopiadora a la hora de la comida, cuando la mayoría de los empleados han salido.

La autora menciona quienes llevan la contraría ni siquiera piensan en comprar regalos en la temporada de festividades. Ciertamente yo no lo hago. Compro mis regalos cuando los veo, incluso si no sé quién los recibirá a la larga. Si se trata de algo que en verdad me agrada y creo que algún día también le gustará a alguien más, lo compro. Después lo guardo en una maleta grande, que mis hijas siempre han llamado el cofre de los tesoros. Cuando llega un cumpleaños o una festividad, visito el cofre de los tesoros y por lo común puedo encontrar algo encantador.

APRENDA A CONCENTRARSE

La primera condición para el éxito es la capacidad de aplicar incesantemente su energía física y mental a un problema, sin hastiarse. Si tomara el tiempo en cuestión y lo aplicara en una dirección o a un objeto específico, triunfaría.

Escuchar es sin duda la habilidad más importante en el proceso de la comunicación. Una persona que ha aprendido a escuchar es indudablemente la que tiene más probabilidades de hacer bien las cosas, complacer al gerente, ganar amigos y reconocer las oportunidades que otras personas pasan por alto.

John D. Rockefeller decía: "Nuestra política siempre ha sido escuchar con paciencia y discutir con franqueza hasta que el último vestigio de evidencia está sobre la mesa, antes de llegar a una conclusión"; su lema era "Dejen hablar al otro".

Reglas importantes para escuchar:

• Reconozca que escuchar es un proceso activo, no pasivo

• No hable demasiado sobre sí mismo

• No trate de impresionar ni hable con demasiada sabiduría

• Interésese y demuéstrelo. Mary Kay se imagina que cada persona que conoce lleva colgado del cuello un letrero que dice : "Haz que me sienta importante".

• Concéntrese

• No adelante conclusiones

• No pase todo su tiempo pensando cuál será su siguiente respuesta o su siguiente comentario brillante.

• Motive a las personas para que digan algo más

Reglas importantes para escuchar:

• Escuche las ideas, no sólo las palabras

• Escuche discriminadamente

• Hágale saber a la otra persona que la está escuchando

• Use pausas

• Reaccione a las ideas, no a la persona

• Esté atento a las señales no verbales

• Lea entre líneas

• Grabe lo que escucha

• Proporcione y ofrezca retroalimentación

• Aplique lo que escuche

DEDÍQUELE MÁS TIEMPO AL AHORA

La mayoría de las personas se adelanta un poco al tiempo, o bien se atrasa ligeramente. Jamás están en el momento, en el ahora.

Igual que los buenos actores, nosotros podemos aprender a estar en el ahora. Esto implica concentrarse. La concentración tiene dos elementos uno de ellos es tener un objetivo ; le prestamos atención a lo que esta sucediendo. El otro es la intensidad. Dejar que la mente divague puede ser desastroso prácticamente en cualquier carrera.

CONTROLE SU RITMO

Usted necesita experimentar para ver qué horas del día funcionan mejor para cualquier rutina que piense establecer. Quizá deseará tratar de desempeñar tareas no creativas, como abrir la correspondencia, archivar o leer el periódico a primera hora de la mañana. Debe conocer su propio cuerpo y aprender a percatarse acerca de cuándo ocurren sus momentos de desempeño pico y a usarlos para desarrollar sus tareas más exigentes durante esos momentos.

"Si tienes un escucha que dispone de tiempo, prolonga la narración y habla despacio, como si vertieras agua de una jarra. Si tienes un mal oyente, apresúrala, abréviala y habla como si dispararas un arma"

Abraham Lincoln

DOMINE SUS ESTADOS DE ANIMO

Tal vez no siempre podrá controlar la situación, pero siempre puede controlar a su propia reacción.

Austin McGonigle

La depresión y el mal humor son notorios ladrones del tiempo. En un estado de depresión o de mal humor, muchas personas dejan de hacer cualquier cosa productiva y a menudo se ocupan de actividades destructivas.

La capacidad de seguir adelante cuando resulta difícil hacerlo es la marca que distingue a un verdadero profesional. El desempeño de una tarea sólo por disciplina desarrolla unos músculos que se vuelven más fuertes cada vez que se usan. Eso es lo que hacen quienes compiten en caminatas cuando sus piernas están agotadas y a punto de desplomarse ; es lo que hacen los nadadores cuando sienten los pulmones a punto de estallar y los brazos pesados como si fueran de plomo.

Use el sentido del humor. La habilidad de ver algo divertido en sus infortunios es muy importante para salir adelante. Empiece por sonreír. Eso es bueno. Ponga una sonrisa en su rostro. Descubrirá que es casi imposible sentirse deprimido cuando está ocupado en sonreír.

Terapias para sentirse mejor

• Cree un expediente de sentido del humor y llénelo de caricaturas y máximas ingeniosas. Sáquelo cuando se sienta deprimido o cuando esté desempeñando actividades que le producen estrés -por ejemplo, cuando lo hacen esperar en el teléfono-. En vez de impacientarse, puede disfrutar de una o dos risitas.

• Pase algún tiempo con alguien que pueda hacerlo reír.

• Rente un video divertido.

• Vaya a una gran juguetería. Observe a los niños. Maneje usted mismo algunos de los juguetes.

• Aprenda un truco de magia

• Busque una caricatura nueva o saque una de sus expedientes y péguela en un lugar sobresaliente.

• Sonríales a cinco personas desconocidas

• Hable de sus sentimientos con un amigo de confianza. No divulgue sus sentimientos más íntimos con cualquiera, ni con un simple conocido. Pero si tiene relación con alguien que no es un chismoso y que posee la capacidad de saber escuchar, el solo hecho de hablarle de sus problemas puede ser una excelente terapia.

• Desempeñe las cosas que son menos prioritarias en su lista. Haga algo que no requiera pensar mucho, ni una gran fuerza de voluntad y que, sin embargo, es necesario hacer.

• Oblíguese a hacer algo totalmente diferente de su rutina acostumbrada. Camine, juegue tenis o vaya a un centro comercial. Si ésas son actividades usuales, haga algo diferente.

• Asoléese un poco. Esta vieja recomendación para las personas enfermizas tiene una base científica muy sólida. Numerosos estudios han demostrado que las personas que se privan de la luz del Sol a menudo experimentan depresiones, desde leves hasta severas.

• Elija una carrera que vaya de acuerdo con su temperamento.

Evite los retrasos

El mejor momento para plantar un árbol fue hace veinte años. El segundo mejor momento es ahora.

Proverbio Chino

Si tienes un trabajo que necesitas realizar, hazlo de inmediato. Demasiadas personas pierden tiempo "disponiéndose a proceder para empezar". Pasan tanto tiempo preparándose para hacer algo, que a menudo no les queda tiempo para hacerlo.

Cuando prepares tu liquidación de viáticos, hazlo tan pronto como regreses de viaje. Tal vez sólo dedicará unos cuantos minutos a terminar esa tarea. Pero si esperas varios días se te complicará esta tarea. Si eres un estudiante recién graduado, siéntate y termina tu tesis no trates de hacer la mejor tesis que jamás se ha escrito sobre ese tema. Sólo haz el mejor trabajo que te sea posible y empieza ahora.

¡Empieza lo que puedes hacer, o a soñar que puedes hacer,

En la osadía hay genio, poder y magia.

Sólo muestra empeño y la mente se calienta…

Empieza y el trabajo quedará terminado!

Goethe

HAGA PRIMERO LAS LLAMADAS TELEFONICAS DESAGRADABLES

Si sabe que debe hacer una llamada telefónica y cree que será desagradable. ¿Cuál será su actitud más probable?. Así es: la pospondrá. También es posible que posponga una junta que podría ser molesta.

Aborda de inmediato todas las situaciones problemáticas. No pierdas tiempo temiéndolas…quieres terminar con ellas, dejarlas atrás, de manera que puedas seguir con la parte del día que es placentera y productiva, pues enfréntate de inmediato a las situaciones poco gratas. No soportes tener pendiente cosas desagradables

También existe la teoría contraria que nos dice no programes primero lo más desagradable si está planificando la agenda para una junta. Establece primero las cosas fáciles y agradables; después ataca el problema difícil.

Si acabas de ocupar un puesto, en vez de abordar de inmediato un proyecto de alto riesgo trata de comenzar con uno que tenga un riesgo bajo. Poco a poco, adquirirás la reputación de tener éxito en lo que haces y tendrás más probabilidades de que las personas te sigan y menos de que se resistan a ti. A la larga, llegarás a las tareas temibles, pero entonces las abordarás con más recursos, más entusiasmo, más experiencia y más seguidores que si lo hubieras hecho al principio.

Una fecha límite vencida que requiere el pago de costosas multas y que desperdicie horas de su tiempo es una absoluta tontería.

Las cosas que no valen la pena hacer distraen el tiempo y la energía de las cosas que sí son valiosas. Gran parte de la vida es un juego cuyo resultado es un empate a cero. Los recursos que se dedican a una actividad se los quitan a otra. Todo lo que se gasta en algo que no vale la pena se podría invertir en algo útil.

Pregúntese: Si yo (o nosotros) desarrollo (amos) esta idea hasta su máximo potencial, ¿en realidad vale la pena ponerla en práctica? Si la respuestas es no, asegúrese de no hacerlo.

Tal vez recuerda haber tratado de aprender un nuevo idioma. Si renunció después de unos cuantos meses, lo más probable es que no haya aprendido lo suficiente para disfrutar de la habilidad que trataba de adquirir. Después de unos meses o años más, tal vez habría podido sostener una conversación y leer libros y periódicos en esa lengua. En muchas áreas de la vida, las personas renuncian antes de cruzar el umbral crítico entre el tedio y el placer, entre la lucha y el éxito.

NO TERMINE CADA LIBRO QUE EMPIEZA

Algunos libros son para saborearlos, otros para devorarlos y muy pocos para masticarlos y digerirlos: es decir, algunos libros son para leer sólo unas partes, otros para leerlos, pero no con curiosidad y muy pocos para leerlos de principio a fin, con diligencia y atención.

Francis Bacon.

Pagar por un libro, un periódico o una revista, no quiere decir que deba leerlo todo para no desperdiciar su dinero. Su tiempo es un recurso no renovable, el dinero que gasto sí es renovable.

No piense que tiene que saberlo todo. La información se ha expendido a tal grado que ya no es fácil adquirir un conocimiento universal. Durante años creí que, como profesor universitario, tenía la obligación de estar al tanto de todo lo que sucedía en el mundo, incluyendo la política, los deportes, las artes, los negocios y, por supuesto, mi propia área de ciencias sociales. Era un fanático de la información. Pero muy a mi pesar, llegue a la conclusión de que tratar de saberlo todo es un vicio, no una virtud. Eso impide que se llegue a dominar a fondo un tema.

NO SEA MEZQUINO CON EL DINERO NI DESPERDICIE LAS HORAS

La regla que siguen los especialistas en manejo del tiempo es la siguiente: No permitas que el costo sea tu único criterio.

Hay incontables casos en que somos mezquinos con el dinero y desperdiciamos las horas. Si usted elige el autobús del aeropuerto en vez de tomar un taxi. Tal vez perderá horas muy valiosas en espera de que esté llegue y se llene de pasajeros, y después perderá un tiempo muy valioso mientras el autobús deja a cada usuario en diversos hoteles a lo largo del camino. A menudo, por unos pesos más, se puede salir de inmediato en un taxi e ir directamente al punto de destino. De hecho, el taxi tal vez le costará menos que el autobús si encuentra a alguien con quien compartir el precio del recorrido.

Si usted es distraído, desarrolle habilidades de supervivencia

Cada día se pierden muchas horas de trabajo mientras las personas buscan algo: los gerentes buscan reportes y cartas extraviados; los investigadores buscan libros, monografías y citas de textos perdidos; los administradores buscan facturas y recibos extraviados. A pesar de que esto es un padecimiento común, la sociedad hace muy poco para ayudar a los distraídos. Los libros sobre administración del tiempo muy rara vez mencionan la forma de enfrentarse a esta enfermedad.

Plan de supervivencia para los distraídos

• 1. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Elija un lugar para dejar sus anteojos, su pluma fuente favorita, sus llaves y su libreta de citas, y disciplínese para depositarlos siempre ahí. Cree un arreglo racional para sus expedientes, libros y reportes, y después vuelva a guardarlos fielmente en su lugar. Guarde siempre ciertos objetos en la misma parte de su ropa, por ejemplo, la cartera en un bolsillo y los anteojos en otro. Esta pequeña disciplina no sólo sirve como una medida de prevención contra las pérdidas, sino que también significa que se pueden realizar ciertas tareas funcionando en piloto automático, sin tener que usar mucho el poder de su mente para hacerlo. Abraham Lincoln tenía en su despacho de abogado un archivero que decía : "Si no está en otra parte, búsquelo aquí".

• 1. No esconda las cosas. Un objeto extraviado es casi como si se lo hubieran robado

• 2. Solicite la ayuda de un amigo paciente, concentrado en el presente. Infórmele a ese amigo en dónde guarda sus expedientes, carpetas, libros y otras cosas por el estilo. Si un distraído guía a otro, los dos acabarán por enloquecer.

• 3. Anote su nombre, dirección y número de teléfono en los objetos valiosos, y ofrezca una recompensa en caso de pérdida.

• 4. Póngale nombre a sus archivos . Todo trabajo que genere en la computadora debe indicar el número de disco en que lo hizo, el nombre del archivo y el paquete en que lo realizo, lo anterior para evitar pérdida de tiempo al estar buscando entre todos los discos, situación que sucede en contadas ocasiones.

• 5. Tenga un respaldo de los trabajos realizados en la computadora. Se han tenido malas experiencias de perdida de información muy valiosa, al dañarse el disco flexible o en ocasiones el disco duro. Por lo tanto no se olvide de tener siempre un respaldo sobre todo de la información más importante. Asimismo proporciónele a la secretaria el disco en que lo quiere guardar, ya que en ocasiones éstas lo guardan en sus discos, los cuales reutilizan y no es raro que lleguen a borrar archivos que para ellas no son importantes, ya que no los utilizan constantemente.

• 6. Sea redundante. Siempre que sea posible, cree un duplicado de todo. Llaves, documentos muy importantes, como actas de nacimiento, de matrimonio, escrituras de la casa, testamento, títulos de los estudios realizados, etc. Lo anterior sobre todo en caso de ocurrir un incendio, tratando de que tenerlos en la casa de algún familiar que viva cerca.

• 7. Mire antes de saltar. Este es un viejo adagio, como el de "un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar". Esto es aplicable cuando sale de comisión y que por no perder el vuelo sale corriendo y olvida algo en el hotel, en el autobús, en el taxi. También cuando lo llaman con urgencia a alguna junta y dejo algo en la computadora, por regla todo aquel que entre a realizar una computadora debe salvar lo que este en pantalla.

• 8. Use señales y recordatorios. Cuando estacione su automóvil en un estacionamiento muy grande, anota en qué nivel y en qué hilera se encuentra, lleva siempre contigo algún papel y pluma. No es raro que salgas por una puerta diferente del centro comercial y te asustes al pensar que te robaron el coche.

No permita que los demás le hagan perder el tiempo

Posponga siempre las juntas con los tontos que lo hacen perder su tiempo. Las personas de mucho éxito posponen las juntas con quienes los hacen perder su tiempo, o las evitan por completo. "Siempre soy puntual porque mi tiempo es importante, y el tiempo de la otra persona también lo es". "Si descubro que las personas no van a ser recíprocas, entonces busco una forma de hacer negocios con alguien más".

Por desgracia, hay muchas situaciones en las cuales uno es rehén de las agendas de otras personas. Si la persona que está adentro es absolutamente importante para usted, no hay mucho que pueda hacer, como no sea esperar y adoptar tácticas de tiempo a la defensiva, como leer un libro o un reporte que llevó consigo, o hacer algunas llamadas".

Al llegar a conocer a sus secretarias ejecutivas, puede reducir al mínimo el tiempo de espera, llamando por teléfono de antemano y obteniendo así la información de cómo andan sus horarios. En ocasiones, si estaban muy retrasados, las secretarias lo pueden llamar unos minutos antes de la hora en que creían que sus jefes podrían desocuparse.

No adopte los monos de otras personas

Hacerse cargo de un "mono" es algo que le puede quitar mucho tiempo. Algunos "monos" pueden ser pequeñas criaturas deliciosas, pero también pueden estar mal educados y ser malintencionados y molestos.

No se haga cargo de todos los problemas y las responsabilidades (es decir de los "monos") que otras personas quieren dejarle. Si acepta cada problema que le presentan, su vida se puede convertir en una pesadilla.

Por lo tanto evite la responsabilidad que le corresponde a otras personas.

Los gerentes pueden llegar a estar supervisados por sus subordinados, que se detienen en sus oficinas cada mañana para indagar acerca de la forma en que el gerente se está haciendo cargo de sus problemas. En un ridículo cambio de posición, los subordinados les delegan tareas a los gerentes, en vez de que suceda lo contrario. En ocasiones, el gerente ni siquiera se percata de ello.

Si está abrumado por los "monos", he aquí tres reglas que recomiendan Blanchard, Oncken y Burrows:

Recuerde que el mundo está lleno de "monos", de manera que escoja sólo uno que en realidad le interese

Haga que las personas se preocupen por sus propios "monos". Usted no debe tratar de resolver los problemas de los demás si ellos no están dispuestos a hacer algo para resolverlos. No hay nada malo en ayudarlos de vez en cuando con sus "monos", siempre y cuando esté seguro de que se queden con ellos una vez que ha terminado de auxiliarlos.

Si usted es un gerente, asígnele los "monos" a las personas capaces en su organización. Capacítelos en sus nuevas responsabilidades. Si es un buen gerente, debe medir su éxito por lo que es capaz de lograr que hagan los demás.

Los expertos en el tema aseguran que siempre habrá más "monos" que claman por nuestra atención que el tiempo de que disponemos para controlarlos. Permitir que todos ellos se suban a su espalda es malo para usted y también para los "monos".

El hecho de aceptar los "monos" equivocados puede significar que los apropiados languidecerán por falta de atención.

La mayoría de las personas resolverá sus propios problemas y ofrecerá una solución para los demás si uno los escucha y los deja que hablen el tiempo suficiente. Aliente a su personal de manera que todos se sientan cómodos cuando tengan que darle una mala noticia, pero pídales que siempre tengan alguna sugerencia para solucionar el problema.