AMPLIE SU VOCABULARIO PARA INDICAR QUE SE ACABA EL TIEMPO
La señal de la estructura de tiempo. Algunos especialistas en el manejo del tiempo controlan las expectativas anunciando al principio de una junta algo así como: "Permítanme decirles ahora que debo hacer una importante llamada telefónica a las 4:00 " Esta señal de la estructura de tiempo tiene tres propósitos:
1. Les indica a las otras personas que son importantes para usted, que en realidad quiere pasar algún tiempo con ellas y oír lo que tienen que decir
2. Les proporciona a los demás ciertos parámetros, de manera que puedan saber con anticipación cuánto tiempo les puede conceder usted
3. Obliga a la otra parte a llegar al fondo del asunto y a no perder el tiempo en detalles que no vienen al caso.
Señales no verbales. Puede empezar a reunir sus cosas como si se dispusiera a salir de su oficina. Puede inclinarse hacia adelante en su sillón, o empezar a reunir sus papeles como si estuviera a punto de retirarse. La señal no verbal más obvia es ponerse de pie
Pausas y silencio. Cree silencios cada vez más largos entre los comentarios
La señal para apresurarse. "Se que usted está muy ocupado, pero tengo una pregunta rápida" Dar a entender que la otra parte está muy ocupada es una forma cortés de decir "Estoy muy ocupado".
La interrupción programada. Algunos ejecutivos les piden a sus asistentes que los interrumpan después de que ha transcurrido determinado tiempo. El asistente anuncia en voz baja que ya llegó la persona que tiene la siguiente cita.
La conclusión. "Bien, Fernando, me pondré en contacto contigo muy pronto (pausa) Muchas gracias". Y se retiró.
Un lugar en el cual usted necesita saber cómo librarse de alguien es en ellos eventos en donde todos están de pie, como las recepciones y las fiestas. "En verdad disfruto charlando con usted, pero debo hablar con otras personas antes de que se retiren"
RECLUTE A OTROS PARA QUE USTED AHORRE TIEMPO
Por desgracia, las personas que aceptan con toda paciencia un servicio lento y una mala calidad tienden a obtener más de lo mismo. Sus exigencias y sus pedidos pasan a segundo término, después de los de aquellos que insisten más en la calidad. Cuando los vendedores y proveedores deben elegir entre terminar un trabajo para un cliente amable o uno exigente, ¿qué es lo que sucede? El trabajo para los clientes exigentes se hace primero y el trabajo para los clientes amables se queda en segundo lugar.
Hay formas de ser amable y no acabar en último lugar. Una manera de lograrlo es aprender a quejarse en una forma efectiva, a continuación se muestran seis reglas:
1. Trate de negociar con las personas y las compañías que se preocupan por su reputación.
2. Asegúrese de pisar terreno firme antes de presentar una queja. Si censura con severidad a alguien y después se entera de que esa persona tenía razón, usted quedará como un tonto y su credibilidad resultará dañada. Por lo general, es una buena idea empezar con amabilidad.
3. No se queje con cualquiera. Quéjese sólo con quien pueda hacer algo respecto a su queja. La única razón para quejarse con alguien que no tiene autoridad discrecional es ventilar sus emociones, hay mejores formas de hacerlo.
4. Recuerde que la forma en la que se queja es tan importante como la persona con quien se queja. Empiece con amabilidad y simpatía. Recuerde que ese individuo tal vez no está involucrado personalmente en la situación, o que quizá ni siquiera está enterado de ella.
5. Controle con firmeza su temperamento. Si la experiencia le ha costado tiempo y dinero, es probable que usted esté molesto. La situación tal vez fue embarazosa ; pero debe controlarse. Si pierde el control corre el riesgo de desacreditarse y también de perder la discusión.
6. No se queje de todo. Ceda en las cosas pequeñas para llamarles la atención en las grandes. Es como un juego. Si todo es una batalla, usted pierde la guerra.
REGLAS PARA RECIBIR UNA RECLAMACIÓN
Considere la queja como una información potencialmente valiosa. Cada año muchas organizaciones gastan millones de pesos en pagarles a consultores y equipos de investigaciones para que averigüen lo que piensan de ellas los clientes y los posibles clientes. Siempre que alguien se queja con usted está obteniendo esa información en una forma gratuita.
Evalúe la queja. Pregúntese a sí mismo: ¿Qué hay en esta queja que pueda usar ?
Evalúe a quien se queja. ¿La persona en realidad sabe lo que dice? ¿Se ha precipitado un poco? ¿Esta emocionalmente tensa?
Aliente a la persona que se queja para que sea específica. ¿Le importaría si anoto su queja? . Esta sencilla pregunta le informa al quejoso que usted le está prestando atención a lo que dice y que lo considera bastante importante como para anotarlo.
Pregunte: ¿Qué puedo hacer para enmendar esto? No se ofrezca como voluntario para realizar algo antes de hacer la pregunta mágica. Tal vez la persona que se queja no quiere tanto como usted está dispuesto a ofrecerle.
Resuelva la queja de buen grado. Haga que la persona se sienta bien con la forma en que se desarrollaron las cosas, de manera que desee volver a tener tratos con usted.
Si no hay nada factible en la queja, ignórela. Déles las gracias por tomarse el tiempo para informárselo, y guíese pos sus propios conocimientos y por su experiencia.
SONRÍA PARA AHORRARSE TIEMPO
Una sonrisa cautivadora es una de las mayores ventajas que se pueden poseer. Sólo las personas que poseen un talento extraordinario o que son ricas obtienen lo que quieren sin sonreír y, sin embargo, una sonrisa no les haría daño. Los chinos tienen un proverbio : "Un hombre que no sonríe no debe abrir una tienda".
APRENDA A DAR PROPINAS CON EFECTIVIDAD
Gerardo tenía como una de sus mejores tácticas el dar propinas anticipadas. El comprendía que una de las razones primordiales está incluida en el acrónimo de la palabra propina en inglés, TIP: To insurance Promptness (Para asegurar la prontitud).
Si podían elegir entre a quién servir primero, o quién recibiría la comida mejor, las flores más bellas o la mejor mesa, le daban todo eso a la persona que ya había demostrado cómo los recompensaría. ¿Por qué debían arriesgarse a prodigarle atenciones a alguien que les dejaría una propina insignificante o nula ?
Lo sorprendente es que la propina anticipada no tiene que ser muy cuantiosa. He visto que un servicio lento se transforma con poco dinero pagado con anticipación. Por lo general, la cantidad de la propina que da con anticipación debe estar determinada por los precios del hotel o del restaurante, y por lo que usted considera que será la cuenta total.
De propinas generosas en el restaurante que frecuenta con regularidad. Si da un poco más del promedio, casi siempre mejorarán el nivel y la rapidez del servicio. El especialista en el manejo del tiempo sabe que una propina es una inversión.
BUSQUE LA AYUDA DE INFORMADORES
Un informador es el objetivo del vendedor dentro de una organización; alguien que puede ayudarlo para hacer la venta.
Empiece a desarrollar una relación. Encuentre algún interés mutuo. Pídales un consejo. A la mayoría de las personas les fascina dar consejos. Una de las preguntas más poderosas que puede hacer una persona es: ¿Podría ayudarme? Asegura que muy rara vez dejará de obtener una respuesta positiva. Básicamente, casi todas las personas quieren ser útiles.
Si quiere ahorrar tiempo e incrementar sus probabilidades de tener éxito, busque a un informador.
Aprenda a delegar
Si alguien puede hacer algo con mayor rapidez, mejor y en una forma menos costosa que usted, deje que lo haga.
Si es competente en las reparaciones, o puede aprender con rapidez, entonces adelante, arregle la llave del agua o cambie el alternador. Pero si es torpe, no conoce lo que se debe hacer y sabe que le llevará mucho tiempo aprender, pague para que le hagan el trabajo
Los gerentes y profesionales dedican sólo una pequeña fracción de su tiempo laboral a las tareas para las cuales fueron contratados. Es muy importante tratar de encontrar a alguien que no sólo sea hábil y confiable, sin o que también tenga valores similares a los suyos. De esa manera, puede esperar que su asistente se haga cargo de una asignación tal y como lo haría ella.
Considere la posibilidad de contratar a un estudiante que esté realizando su servicio social, o a uno que trabaje medio tiempo, a través de una bolsa de trabajo escolar, por lo común son individuos muy motivados. Están dispuestos a trabajar por una paga modesta si pueden adquirir una experiencia útil, y son muy receptivos a la enseñanza.
Autor:
Miguel Angel Bolaños Moreno
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