Manual de organización para el control de flota de vehículos

Resumen

El trabajo a continuación consiste en la creación de un manual de organización para el control de la flota de vehículos de la empresa Petrocat soporte, R.L, con el fin de establecer ciertos parámetros, normas y plantillas que faciliten el proceso a la hora de llevar a cabo el seguimientos de las unidades, su uso, estado y persona a la cual se le asigna. El diseño empleado en este estudio es no experimental, exploratorio, descriptivo y evaluativo, puesto que se realizó una revisión del estado actual de la flota, las normas, procedimientos y prácticas existentes en la empresa. Para la realización del estudio se utilizo: la observación directa, la revisión documental y la realización de entrevistas no estructuradas al personal involucrado. El resultado de este estudio estableció la adecuación y las mejoras pertinentes a la organización, procedimientos y prácticas de trabajo.

Palabras Claves: Organización, flota, diseño, control.

Introducción

La Asociación Cooperativa Petrocat Soporte, R.L., nace debido al crecimiento sostenido y acelerado de los mercados, el cual ha obligado al desarrollo paralelo de la mayoría de las empresas para poder adaptarse a la nueva realidad; "La realidad de la Cogestión", tomando entonces la iniciativa de constituirse el pasado 28 de mayo de 2004 y asumió el reto junto con la empresa del sector privado Venequip de fundar una alianza estratégica para la operación de los negocios de la sucursal Maturín, manteniendo y optimizando los estándares y procedimientos establecidos por esta última, con el fin de obtener satisfacción, desarrollo colectivo y creando valor para la alianza. En este acuerdo, Petrocat actúa bajo modalidad de "Operadora", la cual presta servicios de soporte a su principal cliente y socio Venequip, con el propósito de dar cumplimiento a las metas especializadas por ambas empresas.

El trabajo realizado por esta cooperativa está relacionado generalmente con actividades de campo que abarcan mantenimientos preventivos, correctivos, instalación de motores, entre otros. Para desarrollar sus labores la empresa cuenta con una flota de vehículos que funcionan como medio de transporte, tanto para el personal como para las herramientas, necesarias para la realización de las actividades. Debido al crecimiento de la cooperativa y al aumento de sus servicios y de los trabajos que realiza se tornó complicado llevar un buen control de la unidades y de los empleados a los cuales se les asignan, por lo cual surgió la necesidad de crear un manual de organización para el control especifico de la flota de vehículos de la empresa Petrocat soporte, R.L, con el fin de establecer ciertos parámetros, normas y plantillas que faciliten el proceso a la hora de llevar a cabo el seguimientos de las unidades, su uso, estado, mantenimientos y registro de los choferes. El resultado de este estudio estableció la adecuación y las mejoras pertinentes a la organización, procedimientos y prácticas de trabajo.

Este informe contiene el resultado de la investigación, estructurada de la siguiente manera:

• CAPÍTULO I. En el cual se presenta el planteamiento del problema, los objetivos generales y específicos, justificación y su alcance.

• CAPÍTULO II. En el cual se presentan las generalidades de la Empresa.

• CAPÍTULO III. El cual contiene la metodología seguida para realizar la investigación.

• CAPÍTULO IV. En el cual se presenta los resultados de la investigación.

Finalmente, se presentan las conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas y anexos.

CAPÍTULO I.

El problema

En este Capítulo se darán a conocer los puntos que muestran y explican el Planteamiento del Problema, el Objetivo General y Objetivos Específicos, la Justificación, Delimitación y las Limitaciones que se presentaron al momento de realizar éste trabajo.

• Definición del Problema.

La empresa Venequip S.A cuenta con la alianza de una cooperativa denominada Petrocat Soporte R.L la cual funciona como su empresa operadora encargada de realizar todas las actividades técnicas y mecánicas en el estado Monagas. Esta compañía operadora estas dotada de una flota de vehículos con los cuales se traslada el personal y la maquinaria necesaria para realizar los trabajos de campo correspondientes.

Actualmente, en dicha empresa se presenta la necesidad de actualizar la información referente al control y seguimiento de su flota, siendo éstos controles efectuados por el auditor de flota de la compañía.

Se tiene que esta actualización de información se puede solventar mediante la elaboración a detalle de un Manual donde se indiquen los pasos para la ejecución de las actividades de control y seguimiento de la flota, lográndose de esta manera un mejor conocimiento de las tareas y procedimientos a ejecutar.

• Objetivo General.

Diseñar un manual de organización para el control de la flota de vehículos de la empresa Petrocat Soporte, R.L.

• Objetivos Específicos.

• 1. Realizar un diagnostico de la situación actual de la flota.

• 2. Describir las características técnicas de la flota.

• 3. Diseñar formularios para el control de la flota.

• 4. Diseñar un formato en Excel que permita llevar un control administrativo de la flota.

• 5. Proponer normas de seguridad con respecto al uso de la flota.

• Justificación o importancia.

La ejecución de un manual de organización y control para la flota de vehículos de la empresa Petrocat Soporte será de suma importancia, ya que de esta forma se tendrá un sustento físico de las normas y los posibles riesgos asociados al trabajo. Adicional a eso se contara con información referente a la descripción de los vehículos, su uso, responsabilidades y obligaciones de los conductores de manera de implementar mejoras, prevenir accidentes, evitar extravíos de papales, herramienta e implementos de trabajo. Todo esto con el fin de mejorar el proceso operacional de la empresa.

Este manual ayudará a la gerencia encargada, en este caso al auditor de flota de la empresa a dar a conocer el contenido del mismo a sus trabajadores tanto regulares como de nuevo ingreso en la empresa para así dotarlos de las normativas y reglamentos establecidos por la misma, y lograr eficiencia y buena administración en las operaciones.

• Delimitación (Alcance).

Este manual será aplicado en el área encargada de la flota de vehículos de la empresa Petrocat Soporte R, L.

• Limitación.

En el aspecto de espacio físico el departamento de servicios no cuenta con suficiente, debido a la demanda de trabajadores y pasantes que se encuentran ejerciendo sus funciones en dicho departamento, por lo tanto no tenía asignado un área de trabajo, ni computador específico para realizar la investigación.

CAPÍTULO II.

Marco de referencia

2.1 Breve Descripción de la Empresa.

Asociación Cooperativa Petrocat Soporte, R.L

Dirección: Av. Alirio Ugarte Pelayo, Sector Tipuro, Edif. Venequip. Ofic. S/N. Maturín Edo. Monagas.

Teléfonos: 0291-6431243, 0291-6435799, Fax: 0291-6431466.

Correo: [email protected]

Misión.

Satisfacer con un alto nivel de excelencia las necesidades de nuestros clientes a través de un servicio de calidad y mejoramiento sostenido en el desempeño de las actividades, aprovechando las oportunidades de negocio con el fin de responder a las exigencias del mercado. Incrementar los niveles de rendimiento de nuestra organización y de nuestro socio principal.

Visión.

Desarrollaremos un sistema de organización cooperativa en la búsqueda de cambios; eficiente, participativa y equitativa, orientada al logro de la satisfacción de nuestros clientes internos y externos, a través de la calidad del servicio. Nuestra mayor fortaleza viene dada por poseer un personal altamente calificado, con grandes expectativas de crecimiento, contando con un sentido de participación, cooperación, y responsabilidad, en igualdad de condiciones, hacia el logro de los objetivos. Nuestro norte es mantener en el tiempo la calidad en los servicios mediante el mejoramiento continuo, dirigido a maximizar los resultados financieros que permitan sustentar la organización.

Objetivos.

La A.C. Petrocat Soporte, S.L., es consecuente con los siguientes objetivos:

Objetivo General:

• Consolidar una empresa de propiedad conjunta con las características de ser democrática, autogestionada, abierta y flexible, teniendo siempre presente los más altos valores relacionados con la transparencia, responsabilidad, honestidad y el compromiso, y regida por los principios y doctrinas cooperativos reconocidos.

Objetivos Específicos:

• Asociar el trabajo de personas para producir y ofrecer bienes y servicios, de acuerdo a lo establecido en el Capítulo V de la Ley Especial de Cooperativas.

• Establecer de forma organizada entre los asociados y otras cooperativas, y otros organismos de integración, sistemas de seguridad social, financieros, de abastecimiento, que no vayan en contra de lo establecido en la Misión de la Cooperativa.

• Diseñar e implementar sistemas y procesos organizados en el área técnica, en lo económico, en lo social y en lo cultural, con el fin de consolidar la formación y capacitación cooperativa y profesional de sus asociados.

• Evaluar de forma periódica el funcionamiento y gestión de la Cooperativa, de manera de establecer mejoras y correctivos necesarios que permitan cumplir con el objetivo general planteado, según el Artículo No. 63 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas.

Valores.

En coherencia con el concepto de trabajo en equipo, esta asociación estimula el desarrollo de sus siguientes valores:

• Transparencia en las relaciones.

• Solidaridad.

• Integración.

• Identidad y pertinencia.

• Democracia.

• Equidad.

• Objetividad.

• Respeto.

• Espíritu emprendedor.

• Desarrollo y crecimiento en colectivo.

Estructura Organizacional de la Empresa.

Las estructuras organizativas de coordinación de la Asociación Cooperativa Petrocat Soporte, R.L., son flexibles y abiertas a los procesos de cambio, adaptadas a la cultura de los asociados, propiciando la participación plena y permanente de los mismos, de manera que las responsabilidades son compartidas y se ejecutan colectivamente.

Posee una autoridad máxima que es la Asamblea de Asociados, además tiene: Una (1) Instancia de Coordinación Ejecutiva, una (1) Instancia de Control y Disciplina, y una (1) Instancia de Educación, más otras Instancias que la Asamblea establezca, fijándoles las atribuciones respectivas. Estas Instancias están conformadas por delegados de todos los equipos naturales de trabajo, son rotativas, y los miembros de cada una de ellas dura aproximadamente dos (2) años en sus cargos, pudiendo ser reelectos por un periodo de un año más.

Organigrama Empresarial.

Asociación Cooperativa Petrocat Soporte, R.L.

Figura 1

Fuente.

Asociación Cooperativa Petrocat Soporte, R.L. (Reglamento Interno).

La máxima autoridad de la Cooperativa es la Asamblea de Asociados, y sus decisiones son obligatorias para todas las Instancias previstas tanto en su documento constitutivo como para todos los asociados, presentes o ausentes, siempre que se hayan adoptado de conformidad con la Ley, los estatutos y su reglamento.

Función de La Asamblea de Asociados.

Como su denominación lo indica, está conformada por todos los miembros integrantes de la Cooperativa, a quienes se les refiere como "asociados".

• 1. La Asamblea analiza y evalúa, por lo menos una vez al año cada plan anual y su actualización, para el desarrollo de la Cooperativa.

• 2. Establece y aprueba planes para la inclusión de nuevos asociados.

• 3. Decide sobre la exclusión de asociados, de conformidad con el estatuto.

• 4. Fija políticas generales de la cooperativa y aprueba los presupuestos.

• 5. Decide sobre los excedentes.

• 6. Decide sobre cuales integrantes de las instancias deberán elegirse y removerse, de acuerdo con el estatuto.

Función de La Instancia de Coordinación Ejecutiva.

Este órgano ejecutivo de la asamblea, tiene a su cargo la administración, gerencia y dirección de las actividades socioeconómicas, negocios y actos de asociación. Articula el trabajo de las diferentes instancias para la ejecución de las políticas y decisiones de la Asociación, desarrolla formas de gestión participativa que incorporen a los socios en la toma de decisiones.

Ejerce la Representación Legal de la Cooperativa. Está integrada por 5 miembros: Tres miembros principales y dos suplentes de la siguiente manera, Presidente (1), Tesorero (1), Secretaria de Actas (1) y los Suplentes (2).

Función de La Coordinación Administrativa.

Se encarga de la administración directa y de la gestión diaria de la cooperativa, por delegación de la instancia de Coordinación Ejecutiva. Tiene a su cargo el ejercicio de las funciones ejecutivas.

Está conformada por una persona o equipo, de duración permanente a cargo de asociados o eventualmente terceros.

La persona que lideresa o coordina este órgano lleva por nombre Coordinador Administrativo, quien es el Administrador de la Asociación, el cual ejerce funciones bajo control directo de esta instancia, a quien le presenta informe y cuenta permanente. En su ausencia, la gestión administrativa de la empresa es realizada por la instancia de Coordinación Ejecutiva.

Función De La Instancia de Control y Disciplina.

La función de control de la Asociación es responsabilidad de todos los asociados, quienes la ejercerán a través de la Instancia de Control y Disciplina.

Esta instancia tiene a su vez las funciones de observación, contraloría, auditoria económica y social, y disciplina.

Además es el órgano encargado de velar por el estricto cumplimiento de la Ley, su Reglamento, del Acta Constitutiva y el Reglamento Interno, las decisiones de la Asamblea de Asociados, así como también fiscalizar las actividades económicas y contables de la empresa. Está integrada por cinco miembros, tres miembros principales y dos suplentes, de la siguiente manera: El Contralor (1), Subcontralor (1), Secretario (1) y suplentes (2).

Función de La Instancia de Educación.

• Es la encargada en coordinar todas las acciones contempladas en el estatuto de la empresa.

• Es responsable de planificar y ejecutar sistemas y programas que fortalezcan el nivel educativo de los asociados, con miras a lograr un cambio de conducta que favorezca la satisfacción de necesidades y el crecimiento integral de la cooperativa.

• Está integrada por tres miembros, como mínimo: Un (1) Coordinador de Educación, un (1) vocal y un (1) Secretario.

Por otro lado, y adicionalmente, la estructura organizativa de la alianza (PETROCAT- VENEQUIP), se encuentra representada por cuatro gerencias:

• Ventas

• Servicios

• Repuestos

• Administración

Estas gerencias conforman los equipos naturales de trabajo, estos equipos no son más que unidades de formación, evaluación, planificación, coordinación y ejecución del trabajo cooperativo en cada área de trabajo. Se constituyen por áreas o departamentos con los asociados que, por razón de los procesos, coordinan o deben coordinar su trabajo permanentemente.

La coordinación general de estos equipos naturales es la instancia de coordinación ejecutiva, en donde todos estos equipos estarán presentes por medio de uno o más voceros. Es decir, la coordinación ejecutiva es una instancia de encuentro, planificación, ejecución, evaluación y coordinación en general de todos los equipos. Actualmente, esta cooperativa cuenta con 41 socios y 4 trabajadores contratados.

2.2 Descripción del proceso.

La Cooperativa Petrocat Soporte, R.L realiza trabajos de campo en todo el territorio nacional e internacional, dentro de las actividades realizadas se encuentran, mantenimientos correctivos y preventivos e instalación de motores generadores de electricidad, presión de la marca Caterpillar. Además de esto prestan servicios a PDVSA en el área de perforación y taladros. Para realizar estas actividades la compañía cuenta con vehículos preparados y adaptados para el trabajo cada uno dotado con las herramientas e instrumentos necesarios para la realización de las actividades.

2.3 Glosario de Términos.

1) Auditor: Es aquella persona que lleva a cabo una auditoria, capacitado con conocimiento necesario para evaluar la eficacia de una empresa.

El auditor debe reunir, para el buen desempeño de su profesión características como: sólida cultura general, conocimiento técnico, actualización permanente, capacidad para trabajar en equipo multidisciplinario, creatividad, independencia, mentalidad y visión integradora, objetividad, responsabilidad, entre otras. Además de esto, este profesional debe tener una formación integral y progresiva.

2) Manual: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ó más de ellas. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

3) Norma: Son documentos técnicos con las siguientes características:

• 1. Contienen especificaciones técnicas de aplicación voluntaria

• 2. Son elaborados por consenso entre las partes interesadas (fabricantes, administraciones, usuarios y consumidores, centros de investigación y laboratorios, asociaciones y colegios profesionales, agentes sociales, etc.).

• 3. Están basados en los resultados de la experiencia y el desarrollo tecnológico.

• 4. Son aprobados por un organismo nacional, regional o internacional de normalización reconocido.

• 5. Están disponibles al público.

4) Políticas: Líneas de base que asisten a los miembros de la organización en la toma de decisiones y en su comportamiento para alcanzar sus objetivos eficientemente.

5) Procedimiento: Modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente. Los procedimientos responden al plan permanente de pautas detalladas para controlar las acciones de la organización. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinación de tiempos de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

6) Proceso: Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin, a través, del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

7) Puesto de Trabajo: Representa a una sección dentro de cualquier organización, establecida para cada empleado y dotada de los medios necesarios para desarrollar actividades preestablecidas y con un nivel de responsabilidad determinado. 

8) Flota: Conjunto de vehículos que realizan la misma actividad y normalmente son propiedad de una compañía: una flota de taxis; una flota de camiones de transporte.

9) Formato: Un formato de un archivo es una forma particular de codificar información para hacer almacenamiento. Existen diferentes tipos de formatos para diferentes tipos de información. Por esto existen formatos de gráficos, formatos de audio, formatos de animación, formato de documentos, etc.

10) Mantenimiento Predictivo: Consiste en determinar en todo instante la condición técnica (mecánica y eléctrica) real de la máquina examinada, mientras esta se encuentre en pleno funcionamiento, para ello se hace uso de un programa sistemático de mediciones de los parámetros más importantes del equipo. El sustento tecnológico de este mantenimiento consiste en la aplicaciones de algoritmos matemáticos agregados a las operaciones de diagnóstico, que juntos pueden brindar información referente a las condiciones del equipo. Tiene como objetivo disminuir las paradas por mantenimientos preventivos, y de esta manera minimizar los costos por mantenimiento y por no producción. La implementación de este tipo de métodos requiere de inversión en equipos, en instrumentos, y en contratación de personal calificado. Técnicas utilizadas para la estimación del mantenimiento predictivo:

• Analizadores de Fourier (para análisis de vibraciones)

• Endoscopia (para poder ver lugares ocultos)

• Ensayos no destructivos (a través de líquidos penetrantes, ultrasonido, radiografías, partículas magnéticas, entre otros)

• Termovisión (detección de condiciones a través del calor desplegado)

• Medición de parámetros de operación (viscosidad, voltaje, corriente, potencia, presión, temperatura, etc.)

11) Mantenimiento Proactivo: Este mantenimiento tiene como fundamento los principios de solidaridad, colaboración, iniciativa propia, sensibilización, trabajo en equipo, de modo tal que todos los involucrados directa o indirectamente en la gestión del mantenimiento deben conocer la problemática del mantenimiento, es decir, que tanto técnicos, profesionales, ejecutivos, y directivos deben estar conscientes de las actividades que se llevan a cabo para desarrollar las labores de mantenimiento. El mantenimiento proactivo implica contar con una planificación de operaciones, la cual debe estar incluida en el Plan Estratégico de la organización. Este mantenimiento a su vez debe brindar indicadores (informes) hacia la gerencia, respecto del progreso de las actividades, los logros, aciertos, y también errores.

12) Mantenimiento Preventivo: Este mantenimiento también es denominado "mantenimiento planificado", tiene lugar antes de que ocurra una falla o avería, se efectúa bajo condiciones controladas sin la existencia de algún error en el sistema. Se realiza a razón de la experiencia y pericia del personal a cargo, los cuales son los encargados de determinar el momento necesario para llevar a cabo dicho procedimiento; el fabricante también puede estipular el momento adecuado a través de los manuales técnicos. Presenta las siguientes características:

• Se realiza en un momento en que no se está produciendo, por lo que se aprovecha las horas ociosas de la planta.

• Se lleva a cabo siguiendo un programa previamente elaborado donde se detalla el procedimiento a seguir, y las actividades a realizar, a fin de tener las herramientas y repuestos necesarios "a la mano".

• Cuenta con una fecha programada, además de un tiempo de inicio y de terminación preestablecido y aprobado por la directiva de la empresa.

• Está destinado a un área en particular y a ciertos equipos específicamente. Aunque también se puede llevar a cabo un mantenimiento generalizado de todos los componentes de la planta.

• Permite a la empresa contar con un historial de todos los equipos, además brinda la posibilidad de actualizar la información técnica de los equipos.

• Permite contar con un presupuesto aprobado por la directiva.

13) Mantenimiento Correctivo: Este mantenimiento también es denominado "mantenimiento reactivo", tiene lugar luego que ocurre una falla o avería, es decir, solo actuará cuando se presenta un error en el sistema. En este caso si no se produce ninguna falla, el mantenimiento será nulo, por lo que se tendrá que esperar hasta que se presente el desperfecto para recién tomar medidas de corrección de errores. Este mantenimiento trae consigo las siguientes consecuencias:

• Paradas no previstas en el proceso productivo, disminuyendo las horas operativas.

• Afecta las cadenas productivas, es decir, que los ciclos productivos posteriores se verán parados a la espera de la corrección de la etapa anterior.

• Presenta costos por reparación y repuestos no presupuestados, por lo que se dará el caso que por falta de recursos económicos no se podrán comprar los repuestos en el momento deseado

• La planificación del tiempo que estará el sistema fuera de operación no es predecible.

14) Hipervínculo: Un hipervínculo (también llamado enlace, vínculo, o hiperenlace) es un elemento de un documento electrónico que hace referencia a otro recurso, por ejemplo, otro documento o un punto específico del mismo o de otro documento. Combinado con una red de datos y un protocolo de acceso, un hipervínculo permite acceder al recurso referenciado en diferentes formas, como visitarlo con un agente de navegación, mostrarlo como parte del documento referenciador o guardarlo localmente.

CAPÍTULO III

Aspectos procedimentales

• Actividades Ejecutadas.

• Definición del problema.

• Formulación de los objetivos.

• Observación de los procedimientos actuales.

• Recolección de la información acerca de las normas que rigen los procedimientos de los Programas en la empresa.

• Recolección de los datos facilitados por los empleados que laboran en la empresa.

• Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información.

Esta investigación es de tipo documental y de observación directa porque se recoge información de todo el material de índole permanente, al que se puede acudir como referencia en cualquier momento sin que se altere su sentido, además de tomar nota de cualquier aspecto que se observe y se considere importante para el estudio.

• Técnicas para la Recolección de Datos.

Las técnicas utilizadas para el desarrollo del Trabajo fueron las siguientes:

• La observación directa.

• La revisión documental.

• La entrevista no estructurada.

• Instrumentos para la Recolección de Datos.