Resumen
Las organizaciones populares deportivas de base representan hoy en día una base fundamental para ofrecer servicios deportivos, sin embargo es necesario contar con estructuras bien conformadas, donde existan principios organizativos para lograr metas que son de interés para mejorar la capacidad de respuesta, eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos de estas agrupaciones; es por ello que se diseña un modelo organizacional, que busque optimizar el funcionamiento, a través de principios que le permitan agrupar las tareas en departamentos, establecer canales de comunicación permanente, asignación de responsabilidades, obtener herramientas de seguimiento y control de los planes operativos, que permitan ofrecer mejores servicios y que redunde el bienestar de la comunidad como elemento lúdico en el aprovechamiento positivo de los ratos de ocio de sus habitantes.
Fundamentación
El presente modelo representa hoy en día una herramienta fundamental para mejorar el proceso organizativo de los comités de recreación y deporte de los consejos comunales, los cuales fungen como elemento primario en el sistema de masificación deportiva del país. La presente propuesta está basada en un primer término de como se concibe la organización el cual el autor está en plena sintonía con lo que esgrime Chester, I, citado Kreiner, R y Kinichi A (2007), en el cual la definen como un sistema de fuerzas lógicamente coordinadas de dos o más personas, que tienes objetivos en común, tomando en cuenta unos patrones determinados que se sustentan en la coordinación de esfuerzos, un objetivo en común, división del trabajo y ejercicio de la autoridad. Asimismo esta definición se sustenta en los principios sugeridos por Daft, R (2002), los cuales se traducen en plantear objetivos medibles, precisos y ejecutables, establecer lineamientos claros en cuanto a la definición de deberes y funciones, definir el grado de autoridad de cada persona para cumplir las metas, establecer las diferentes líneas de comunicación que permitan saber dónde y cómo buscar la información necesaria para lograr cada propósito, así como recibirla y facilitarla. Es importante resaltar que en el modelo se establecen las actividades que llevará a cabo el comité para cumplir sus objetivos, organizando las tareas de acuerdo a la estructura que se plantee por departamentos, asignándole responsabilidades a cada unidad para delegar autoridad, supervisar y tomar decisiones claves durante el proceso para lograr metas y por último se establece cómo se coordinaran de abajo hacia arriba y viceversa cada división o departamento. La estructura organizacional se basará en los que explica este mismo autor, en fraccionar el trabajo en un conjunto de tareas, con la coordinación necesaria entre las mismas, para cumplir con las metas de la organización cuidando los componentes que se refieren a las líneas de reporte que debe cumplir cada departamento, el agrupamiento del personal de acuerdo a su perfil, la comunicación, coordinación y la sinergia de los esfuerzos para obtener resultados. Desde este mismo punto de vista se tomará para el diseño, el modelo funcional de esta misma corriente, el cual se basa en establece los canales específicos para el flujo de la información, de manera que cada individuo tenga claro cuál su nivel de autoridad y responsabilidad dentro de la organización, las actividades similares se organizaran por departamento y cada uno de los mismos estará comprometido a alcanzar las metas. Su principal premisa se basa en dividir el trabajo y especializarlo de manera tal que cada miembro ejecute el menor número de funciones.
La estructura se basará en tres elementos importantes:
Definición de las actividades de trabajo: Se establecen actividades que son de relevada importancia para la organización, para lograr sus metas.
Líneas de reporte: Se refieren a la cadena de mando, representada con líneas verticales en el organigrama, mostrando quien reporta a quien.
Opciones de agrupamiento departamental: Se refiere a la responsabilidad que tiene cada departamento dentro de la estructura y agrupar a las personas en una división con funciones, conocimiento o habilidades similares, bajo una coordinación departamental. Para el autor, dentro de la estructura u organigrama, los departamentos son iguales a divisiones y el modelo organizacional está definido como, un sistema que orienta de manera metodológica y coordinada los diferentes procesos y actividades de la organización para el cumplimiento de las metas, que se verán reflejadas en ofrecer un servicio deportivo, recreativo y de actividad física en pro del aprovechamiento del tiempo libre de sus pobladores y contribuir de manera efectiva en la mejora de la calidad de vida de las personas.
Objetivos del modelo.
1- Servir de marco orientador en los procesos organizativos que llevarán a cabo los comités de recreación y deporte.
2- Dotar de herramientas metodológicas que permitan mejorar el proceso organizativo de los comités de recreación y deporte.
3- Mejorar el proceso organizativo de los comités de recreación y deporte.
Etapas para el diseño del modelo.
Para determinar el diseño del modelo se emplearan las etapas utilizadas por Daft, el cual establece tres dimensiones; sin embargo el autor agrega otra dimensión que le resulta de vital importancia y que debe estar como marco de entrada de todo proceso organizativo como lo son las metas.
1- Meta de la organización:
Brindar un servicio deportivo, recreativo y de actividad física a las comunidades de manera permanente y sistemática que redunde en el mejor aprovechamiento de los ratos de ocio de sus pobladores y contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de las personas.
2- Definición de las actividades de trabajo: Contempla las funciones generales que son de relevada importancia para cumplir las metas en el comité de recreación y deportes, el cual va dirigido a mejorar o implementar el servicio deportivo de la comunidad.
a- Diagnosticar las necesidades en materia de recreación y deporte de sus habitantes.
b- Diagnosticar a las personas que padecen enfermedades o han sufrido accidentes, que pueden ser candidatos a entrar en los programas de rehabilitación deportiva.
c- Diagnosticar la infraestructura deportiva y los espacios que serán utilizados para las actividades.
d- Censar las organizaciones que promueven actividades deportivas, recreativas y de actividad física.
e- Articular con las organizaciones que promueven actividades deportivas, recreativas y de actividad física, a fin de realizar planificaciones en conjunto y afinar estrategias para mejorar o implementar programas deportivos en las comunidades.
f- Diseñar la planificación a seguir durante el año, en base a las necesidades detectadas.
g- Detectar las fuentes de financiamiento públicas y privadas.
h- Diseñar los proyectos que serán enviados a los entes financiadores, que solucionarán los problemas detectados en el diagnóstico.
i- Hacerle seguimiento a los proyectos introducidos en las fuentes financiadoras y esperar las aprobaciones.
j- Establecer las estrategias para divulgar en la población las actividades que ejecutará el comité de deporte y recreación,
k- Llevar registro y seguimiento de los participantes en las actividades deportivas y recreativas.
l- Llevar el control y seguimiento del cumplimiento de lo planificado estipulado en los proyectos.
m- Llevar el control de los gastos apegados a los mecanismos de rendición de cuenta establecidos por los entes financiadores.
n- Evalúa todo el proceso y los pasos llevados a cabo, a fin de mejorar y retroalimentar el sistema.
3- Opciones de agrupamiento departamental: Estipula las funciones que llevará a cabo cada división de la estructura, con el objeto de dividir el trabajo de lo general a lo específico tomando en cuenta tareas similares con el fin de asignar responsabilidades. La estructura va a estar dividida por departamentos o divisiones, las cuales estarán sustentadas en una coordinación general compuesta por cinco divisiones, las cuales se describen a continuación:
(a) Coordinación General: Encargada de velar por el cumplimiento de las decisiones emanadas de la asamblea de ciudadanos y ciudadanas, vigilar el cumplimiento de funciones de las divisiones a su cargo, tomar decisiones y ejercer la autoridad para el cumplimiento de las metas.
Funciones:
– Diseñar la programación anual en conjunto con las demás divisiones en base a los diagnósticos realizados previamente.
– Someter a consideración la programación anual a la asamblea de ciudadadanos y ciudadanas.
– Establecer las metas a cumplir por cada división en conjunto con los miembros de cada departamento.
– Velar por el cumplimiento de las metas.
– Recibe y evalúa los reportes de la división de procesos.
– Realizar los ajustes necesarios para corregir las fallas en el cumplimiento de las metas.
– Realiza enlaces con otras organizaciones sociales de carácter deportivo, entes gubernamentales, entes privados y Barrio Adentro (deportivo y salud), para realizar alianzas estratégicas a favor de las comunidades.
– Cumplir con las resoluciones emanadas de la asamblea de ciudadanos y ciudadanas.
– Rinde cuentas de la programación ejecutada en la asamblea de ciudadanos y ciudadanas.
– Realiza autoevaluación en relación a las mejoras de los procesos de todos los departamentos.
– Recibe coevaluación de los demás departamentos acerca de las mejoras de los procedimientos.
– Realiza reuniones con los demás departamentos acerca de las mejoras de los procesos.
(b) División de Revisión de Procesos: Es una unidad de apoyo que vela por el cumplimiento del ciclo en cada división, revisa los procesos que se da en la estructura para el cumplimiento de las metas, asesora acerca de los correctivos para retroalimentar el sistema durante y posterior al mismo.
Funciones:
Asesora en cuanto a la elaboración del plan operativo anual a la Coordinación General conjuntamente con todos los departamentos.
Mide de manera mensual a través de instrumentos el cumplimiento de las metas establecidas en la programación anual.
Solicita información del incumplimiento de las metas, reprogramación y justificación de las mismas.
Asesora en cuanto a la reprogramación y fijación de la metas.
Evalúa la ejecución física y financiera de las metas.
Solicita autoevaluación de cada división en cuanto a mejora de los procesos.
Realizar autoevaluación en su propio departamento en relación a las mejoras de los procesos
Solicita coevaluación de los otros departamentos en cuanto de la mejoras de los procedimientos.
Reporta de manera mensual a la Coordinación General informe de los procesos que se dan en cada división.
Asesora a la Coordinación General de cómo mejorar los procesos del sistema.
Envía información a lo demás departamentos acerca de los resultados obtenidos en la auto y coevaluación.
(c) División de Detección de Necesidades, Diagnóstico y Financiamiento: Su papel se fundamenta en detectar los problemas que confronta la comunidad en materia de recreación, deporte y actividad física, se concentra en detectar fuente de financiamiento de tipo pública y privada.
Funciones:
– Recoge información de las predilecciones de los miembros de la comunidad en materia de deporte, recreación y actividad física,
– Identifica las personas que presentan discapacidad y las posibles actividades que le gustaría desarrollar en materia de deporte, recreación y actividad física.
– Identifica los grupos poblacionales de riesgo, como obesidad, diabetes, hipertensión, trastornos respiratorios, otros.
– Determina los grupos etarios y poblacionales que conforman el ámbito comunal.
– Verifica el estado de las instalaciones deportivas, así como los espacios que se pueden destinar a la actividad física y la recreación.
– Detecta fuentes de financiamiento públicas y privadas, para posibles asignaciones de recursos.
– Investiga acerca de las diferentes metodologías que utilizan los entes financiadores para acceder a los recursos.
– Investiga acerca de los requisitos y recaudos necesarios para acceder al financiamiento.
– Recoge información acerca de los procesos de rendición de cuentas de los entes financiadores.
– Envía información diagnóstica a la unidad de elaboración de proyectos y la coordinación general.
– Realizar autoevaluación en relación a las mejoras de los procesos en su departamento.
– Recibe coevaluación de los demás departamentos acerca de las mejoras de sus procesos.
– Emite coevaluación a los demás departamentos acerca de las mejoras de los procesos.
(d) División de Proyectos: Diseña en conjuntos con otras organizaciones deportivas sociales los proyectos en materia de deporte, recreación y actividad física, adicionalmente realiza las acciones publicitarias que ameritan los proyectos.
Funciones:
– Recibe, evalúa, internaliza y pone en práctica la metodología utilizada por los entes financiadores para elaborar proyectos.
– Utiliza los datos arrojados del diagnóstico elaborado por la división de detección de necesidades, para formular acciones a favor de eliminar o minimizar las carencias en materia de deporte, recreación y actividad física.
– Envía los proyectos elaborados a la unidad de ejecución de proyectos y la coordinación general.
– Se encarga de divulgar información publicitaria a favor de las acciones enmarcadas en los proyectos, específicamente en cuanto a convocar a la comunidad acerca de las actividades permanentes, eventos y competencias en materia de deporte, recreación y actividad física.
– Realizar autoevaluación en relación a las mejoras de los procesos correspondiente a su departamento.
– Recibe coevaluación de los demás departamentos acerca de las mejoras de sus procesos.
– Emite coevaluación a los demás departamentos acerca de las mejoras de los procesos.
(e) División de Ejecución, Control y Seguimiento de Proyectos: Unidad encargada de ejecutar los proyectos, tomando en cuenta el cumplimiento de los planes operativos ya previamente diseñados, considera los objetivos, la ejecución física y financiera de acuerdo a lo planteado en los cronogramas previamente planificados. Toma en cuenta el recurso humano y los materiales necesarios para la ejecución.
Funciones:
– Revisa a fondo las metas y propósitos de los diferentes proyectos que envía la unidad de elaboración de proyectos.
– Chequea la disponibilidad presupuestaria de cada uno de los proyectos con la unidad administrativa y financiera del consejo comunal.
– Solicita los insumos y presupuestos necesarios para cada proyecto a la unidad administrativa del consejo comunal y envía copia a la unidad de rendiciones de cuentas.
– Coordina con los diferentes .promotores, monitores y profesores de educación física la ejecución de las actividades previstas en los proyectos.
– Pone en marcha la ejecución física y financiera de la planificación trimestral de cada proyecto.
– Una vez culminado el trimestre evalúa las metas cumplidas y reprograma las incumplidas, pone en marcha la planificación del segundo trimestre, repite los mismos pasos hasta llegar a la planificación del cuarto trimestre.
– Lleva estadísticas de los logros y beneficios sociales de los proyectos, personas incorporadas, empleos generados, índices de mejoras de los usuarios de riesgo, otros.
– Emite informe a la coordinación general y la unidad de apoyo acerca de los logros alcanzados en cada uno de los proyectos y las limitaciones encontradas.
– Realizar autoevaluación en relación a las mejoras de los procesos en su departamento.
– Recibe coevaluación de los demás departamentos acerca de las mejoras de sus procesos.
– Emite coevaluación a los demás departamentos acerca de las mejoras de los procesos.
(f) División de Rendición de Cuentas: Los miembros de la división ahondarán de manera exhaustiva en los procesos de rendición de cuentas utilizada por los entes financiadores, asesorarán a la división de ejecución, conjuntamente con la unidad administrativa y financiera del consejo comunal y velarán por el estricto cumplimiento de las normas.
Funciones:
– Asesora a la unidad administrativa y financiera del consejo comunal acerca de la metodología utilizada en las rendiciones de cuentas por los organismos financiadores.
– Asesorar a la unidad administrativa y financiera del consejo comunal acerca del tipo de materiales específicos, insumos y pagos que se deben realizar para la ejecución de las diferentes acciones de los proyectos aprobados.
– Verifica con la unidad administrativa y financiera que las rendiciones de cuentas estén ajustadas a los lineamientos que emanan los entes financiadores.
– Verifica con el ente financiador si la rendición no tiene ninguna deficiencia.
– Espera el finiquito del ente financiador.
– Realizar autoevaluación en relación a las mejoras de los procesos.
– Recibe coevaluación de los demás departamentos acerca de las mejoras de sus procesos.
– Emite coevaluación a los demás departamentos acerca de las mejoras de los procesos.
4- Líneas de reporte: Se refiere a la representación gráfica del comité de recreación y deporte, el cual muestra la cadena de mando, los niveles de jerarquía, los departamentos y los canales de comunicación entre las divisiones de trabajo. Los bloque básicos de la estructura contempla una coordinación general, cuatro coordinaciones operativas y una de apoyo, las cuales van a estar controladas por un coordinador por cada división, que tiene la responsabilidad de cumplir las metas de cada departamento. La toma de decisiones es descentralizada es decir que cada coordinación va a tener la responsabilidad de tomar decisiones y resolver los problemas de una manera más rápida ya que estarán relacionados directamente con los problemas para lograr las metas de la organización, las coordinaciones operativas van a estar representadas por líneas continuas de mando y la coordinación de apoyo o staff estará representada por líneas discontinuas, esta coordinación representa la retroalimentación del sistema. Las unidades operativas reportarán a la unidad de apoyo todo lo relacionado con la planificación de cada unidad, el cumplimiento de metas y sus reprogramaciones, esta a su vez, brindará información a la coordinación general. En cuanto a las demás funciones que le corresponden a cada división reportarán directamente a la coordinación general y los productos generados en cada departamento pasaran por cada división hasta completar el sistema o alcanzar las metas.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL COMITÉ DE
RECREACIÓN Y DEPORTES
Orientaciones metodológicas
Funcionamiento del modelo.
Paso 1: Coordinación General, es la máxima autoridad de la estructura, tendrá a cargo, cuatro unidades sustantivas y una de apoyo o staff, velará por el cumplimiento de las funciones de cada departamento, rendirá informe a la asamblea de ciudadadanos y ciudadanas, emitirá juicios acerca de las mejoras de los procesos, recibirá evaluación de los demás departamentos, su fin último consiste en lograr las metas de la organización que se traducen en brindar un servicio deportivo y permanente a la comunidad.
Paso 2: Unidad de revisión de procesos, esta realiza la revisión permanente de todos los procedimientos que se están dando en el sistema, tomando en cuenta que puede orientar el proceso en cualquier momento del funcionamiento, así como al final de cada ciclo, cada unidad notificará a la unidad de apoyo las metas logradas, las no ejecutadas con su respectiva justificación y la reprogramación pertinente de cada una de ellas, esta a su vez reportará a la coordinación general para tomar las decisiones pertinentes en cuanto a las deficiencias encontradas.
Paso 3: El proceso se inicia en la unidad de detección de necesidades y diagnóstico, la misma está abocada en un primer momento a determinar las carencias que en materia deportiva, recreativa y de actividad física existan en el ámbito comunal, preferencias y censo de los posibles participantes, una vez cumplida esta primera fase, comienza un segundo momento que tiene como norte detectar las fuentes de financiamiento de entes gubernamentales y privados, ahondar en sus metodología de trabajo y obtiene información de los recaudos necesarios que se necesitan para acceder al patrocinio o financiamiento. Reporta a la unidad de apoyo informe del plan operativo y emite la información o el producto de este departamento a la división de proyectos conjuntamente a la división de rendiciones de cuentas lo concerniente a metodología de los procesos de rendición de los entes financiadores.
Paso 4: La unidad de ejecución de proyectos revisa minuciosamente la metodología empleada por cada una de los entes financiadores, toma en consideración los requisitos exigidos y elabora los proyectos respectivos en concordancia con la metodología exigida y en pleno contraste con las necesidades detectadas en el paso anterior, una vez diseñados los proyectos, se introducen en los organismos financiadores y se le hace el seguimiento respectivo hasta que se obtenga el recurso económico. Esta misma unidad reporta a través de informe los resultados de su plan operativo a la unidad de apoyo y reporta a la unidad de ejecución la disponibilidad del recurso de los proyectos aprobados, los cuales serán administrados por la unidad administrativa y financiera del consejo comunal y comenzará la puesta en práctica en la división de ejecución, control y seguimiento de los proyectos.
Paso 5: La división de ejecución, control y seguimiento solicita a la unidad administrativa del consejo comunal todos los materiales necesarios para la ejecución de los proyectos, así como también emite relación de los pagos de nómina por concepto de recurso humano, toda esta información también es enviada a la unidad de rendiciones de cuentas para asesorías. Una vez solventadas las necesidades por parte de la unidad del consejo comunal se da comienzo a la ejecución de los planes operativos, tomando en consideración los espacios aptos para realizar actividades deportivas, recreativas y de actividad física, así como el personal disponible para orientar y llevar a cabo las actividades, coordina con la unidad de diagnóstico todo lo concerniente a la publicidad que ameritan cada una de las acciones. Adicionalmente pone en marcha las programaciones establecidas, reprogramas las metas no cumplidas, las justifica y reporta a la unidad de apoyo todo lo concerniente al plan, emite informes a las coordinación general de todas los logros y problemas encontrados.
Paso 6: Una vez que la unidad de ejecución de proyectos emite necesidades contempladas en los proyectos, el departamento o división de rendiciones de cuentas previo estudio, asesora a la unidad financiera de consejo comunal acerca de los materiales específicos que se necesitan para la ejecución de los proyectos, nóminas de pago y otros materiales que se tengan duda para su adquisición. También asesora a esta unidad acerca de la metodología utilizada por los entes financiadores en cuanto a los proceso de rendición de cuenta elemento fundamental para la obtención de segundos aportes económicos. Una vez culminada la ejecución financiera de cada proyecto verifica con la unidad de administración del consejo comunal si la rendición de cuentas fue consignada al ente financiero, verifica con el mismo si no tiene ninguna corrección, espera copia del finiquito y lo archiva en su respectivo expediente. Envía informe a la unidad de apoyo acerca de la ejecución del plan de la unidad e informe a la coordinación general acerca de la actuación del departamento y los elementos a mejorar.
Paso 7: Terminado este ciclo, la unidad de evaluación de procesos toma en cuenta todas las autoevaluaciones y coevaluaciones realizadas, considera las debilidades y las fortalezas, corrige los procesos conjuntamente con la coordinación general y demás departamentos, para poder implementar de una manera más eficiente y eficaz, esto no quiere decir que la corrección no se pueda realizar durante cualquier momento del ciclo del modelo, convocando las unidades afectadas conjuntamente con la coordinación general para hacer los ajustes pertinentes e informando al resto de la unidades.
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL MODELO
Estrategias de implementación.
Estarán basadas en la capacitación y utilización de instrumentos de recolección de datos y verificación que le permitirán a cada departamento desarrollar sus actividades y cumplir con cada una de las metas pautadas.
1- Actualización: Cada miembro representante de comité de recreación y deportes, recibirán información de los conceptos básicos y principios que se utilizan en el modelo, a fin de familiarizarlo con la terminología, función y a que obedecen estos elementos teóricos.
2- Funcionabilidad: Brinda información acerca de los pasos que se hacen necesario en la práctica, para poner en marcha el sistema, cuidando no saltar ninguna de la etapas para que se de el proceso de manera integral y sin fallas de implementación.
3- Asignación de tareas: Se le da preparación a cada miembro de manera específica por departamento acerca de las funciones y metas de la unidad; asimismo cada participante conoce de manera general las asignaciones de cada uno de las divisiones que conforman la estructura.
4- Familiarización con los instrumentos: Informar y actualizar a cada miembro acerca de la utilización de los diferentes instrumentos que se utilizarán en cada departamento, en este paso es vital que cada participante maneje de manera adecuada y eficiente cada herramienta, ya que a través de ellas se le pueda dar funcionabilidad al modelo.
5- Aplicación práctica de los instrumentos: Realizar actividades prácticas y resolver casos hipotéticos, que le permitirá a los participantes aplicar de manera adecuada según el caso.
6- Aplicación hipotética del modelo: Resolver problemas prácticos que se pudieran presentar de forma hipotética en el sistema, permitiendo así poner en marcha varios elementos que están inmersos en el modelo; de manera tal que cada miembro pueda vivir en la práctica que utilidad tienen las herramientas y como podrá resolver inconvenientes que se vallan presentando.
7- Departamentalización: Consiste en distribuir el personal en cada unidad, de acuerdo a su experiencia y perfil que reúna para ejercer en cada uno de los elementos de la estructura.
8- Puesta en práctica del modelo: Una vez cumplidos todos los pasos de la capacitación se lleva a cabo la ejecución del sistema y se aplican los instrumentos de verificación que permitirán corregir fallas que se vallan suscitando permitiendo así retroalimentar el proceso y perfeccionar el modelo.
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Autor:
Robert Martinez