Análisis de Precios Unitarios (página 2)

En este trabajo se trata de sistematizar las técnicas empleadas para el Análisis de Precios Unitarios, el cual está compuesto por diez capítulos, en el capítulo 1, se analizan los costos indirectos desde el establecimiento de los conceptos básicos de costos, hasta la obtención del factor de indirectos. El capítulo 2, se refiere a los costos indirectos de operación, elemento que en ocasiones no es considerado en los análisis de precios unitarios y que junto con el capítulo 3, que trata los costos indirectos de obra, permiten obtener los factores que repercuten sobre los precios en este capítulo se incluye un ejemplo de aplicación utilizando el sistema Excel de hoja de calculo. El factor de sobre costo se define como: "El factor por el cual deberá multiplicarse el costo directo para obtener el precio de venta", esto se desarrolla en el capítulo 4, dando además los porcentajes más comúnmente utilizados con respecto a los cargos que integran el análisis de costos de una obra. En el capítulo 5 se trata los costos directos, también se da una explicación referente a la depreciación de equipos, cómo obtener el costo de renta de los mismos, y algo nuevo, se expone el análisis de combustible y lubricantes, se refuerza lo anterior utilizando también el sistema de hoja de calculo Excel. Siguiendo la metodología del texto, se trata en el capítulo 6 lo referente a los costos de mano de obra, haciendo un análisis de los salarios. El capítulo 7 se refiere a la obtención de los costos preliminares, aquí se hace más énfasis en los trabajos civiles dado a que dentro del área mecánica, eléctrica y electrónica existe muy poco campo respecto a esos costos preliminares de obra. Los costos finales, los componentes de éste y su integración son tratados en el capítulo 8. El análisis de precios unitarios y la integración de costos para realizar concursos de obra, así también se dan las implicaciones legales que estos conllevan. El capítulo 10 da un breve recordatorio de la programación de obra, ya que se considera que dicho trabajo es estudiado en otras materias que exclusivamente son dedicadas para ello de manera general como es, la Investigación de Operaciones, además existen herramientas de software en el mercado que bien puede ser utilizado para la realización de dichos programas como puede ser el, Microsoft Projet.

Se incluye una hoja calculo cuyo archivo llamado APUHojaCalcCIcampo, que se refiere a la manera de utilizar la hoja de calculo en la realización de la obtención de los Costos Indirectos. También se agrega el archivo llamado CostosIndirectosAC referidos al calculo de los Costos Indirectos de Administración Central; con el archivo Excel FARSI se calcula el Factor de Salario Real Integrado; el archivo NecesidadesFinanciamientoCA está dedicado al calculo de las necesidades de financiamiento cuando se otorga un anticipo económico de obra; finalmente el archivo Viáticos se utiliza para calcular los viáticos necesario en obras foráneas. Todos estos archivos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del lector, pero siempre deberá hacerse referencia a la fuente, autor, texto, etcétera.

Para no caer en situaciones irregulares, se dan en pie de página todas las fuentes de donde se obtuvieron varios párrafos que conforman este trabajo, a todos los editores, autores cuyas fuentes fueron utilizadas, el autor agradece el que hayan sido los primeros en trabajar en este campo y abrir una línea de trabajo olvidada sobre todo para la ingeniería mecánica.

Finalmente, el autor agradece a la Facultad de Ingeniería Mecánica, Eléctrica y Electrónica (FIMEE) de la Universidad de Guanajuato, así como a la Asociación de Egresados FIMEE UG, A. C. El haber invitado al autor a Diseñar, Coordinar y Aplicar este Módulo I, que forma parte de los tres módulos totales. El autor también agradece a la H. Academia de la FIMEE el haber trabajado a marchas forzadas para la aprobación y validez escolarizada para el Diplomado del cual este trabajo forma parte.

Finalmente, el autor agradecería a los lectores, los comentarios que le hagan llegar, los cuales serán bienvenidos, para mejorar en todo lo posible este trabajo.

Juan José López Aguilar.

Salamanca, Gto., México, Mayo/2000

2. Costos indirectos

Fundamentos del costo

La palabra costo tiene varios significados, en función de muchas circunstancias. El tipo de concepto de costo que debe aplicarse depende de la decisión que haya de tomarse en la empresa.

En los registros financieros provenientes de la función contable de la empresa, se procura describir lo que ha acontecido en el pasado; en cambio, los conceptos de las decisiones acertadas sobre el costo tienen por meta proyectar lo que se espera acontezca en el futuro a consecuencia de las formas discrecionales de actuar. Más aún, las diferentes combinaciones de los elementos del costo se adaptan a diversos tipos de problemas administrativos. Empero, es preciso tener siempre presente que el punto de vista del contador y el del analista de la economía es opuesto; uno es historiador y el otro adivino.

Considérese por un instante los diferentes tipos de factores productivos que utiliza una empresa para obtener el bien que fabrica. Algunos de estos factores los compra en el mercado cuando los necesita y los incorpora totalmente al producto. El costo de estos factores es simplemente el precio que se ha pagado por ellos en el mercado.

Otros factores —los factores en propiedad, como puede ser el edificio de la fabrica, el equipo de transporte o la maquinaria— la empresa los ha comprado hace mucho tiempo y son de una naturaleza tal, que su utilización dura varios periodos productivos. El costo que en su tiempo tuvieron estos factores no será, en general, el mismo que tendrán hoy. Lo que es más, puede ser que a la vista de las condiciones económicas hoy existentes, la decisión de adquirir aquellos factores no se hubiera tomado, pues los fondos necesarios para adquirirlos podrían tener hoy más rentabilidad en otro sector.

En conclusión, el costo es el valor que representa el monto total de lo invertido —tiempo, dinero y esfuerzo— para comprar o producir un bien o un servicio.[1]

En otras palabras el costo lleva implícito otros términos que deben definirse, siendo los siguientes:

• Costo: Es el precio que se aplica a los bienes que se pueden aumentar a voluntad. Se fundan en las estimaciones de valor de las partes del mercado. Constituyen un punto importante de partida para la valoración de las mercancías por parte de la oferta.

• Precio: Proporción en que se pueden intercambiar dos bienes.

• Valor: Es la capacidad que una cosa tiene de satisfacer un deseo, una necesidad o una aspiración humana. Valores: Son las acciones, títulos u obligaciones que se negocian en la bolsa o en los bancos.

• Bienes: Por bienes se entienden los medios que no existen en demasía y con los cuales se satisfacen necesidades. Se dividen en:

• Bienes de consumo.- Todo lo que sirve para satisfacer algunas necesidades humanas.

• Bienes de dominio público.- Parques, jardines, etcétera.

• Bienes raíces o inmuebles.- Terrenos, casas, etcétera.

• Bienes semovientes.- Ganado, casas – trailer, etcétera.[2]

Prácticamente toda decisión implica un costo, ya que al tomar una opción se está dejando a un lado toda una serie de alternativas. Sin embargo, en cualquier caso es en la actividad de las empresas donde los costos ocupan un lugar más relevante. Por una parte, los costos son importantes, pues ayudan a seleccionar las mejores decisiones para ajustarse a los objetivos de la empresa. Asimismo, permite evaluar en qué medida las empresas utilizan adecuadamente los recursos y factores productivos.

Inversión de la empresa constructora

Entre las inversiones de renta variable están indudablemente comprendidas las empresas constructoras, con la característica especial de su dependencia en un 50 a 70% de productos elaborados por otras empresas, por tanto su porcentaje de riesgo se incrementa.

En las empresas de producción en general puede predeterminarse el costo del artículo por fabricar, revisar experimentalmente dicho costo y finalmente asignarle un precio de venta, teniendo por tanto como riesgo principal la demanda del producto, más en una empresa constructora, se tiene que presuponer: el costo directo, los gastos indirectos, la utilidad, los cargos financieros, los cargos fiscales, y con todas esas presuposiciones obligarse a un precio de venta determinado.

Se hace notar, a manera de ejemplo, que en una casa habitación de tipo medio, intervienen aproximadamente 300 conceptos de obra que a su vez generan 300 precios unitarios. Por otra parte, los mencionados conceptos de obra están integrados por aproximadamente 1000 diferentes productos, algunos de ellos sujetos únicamente al valor del mercado en esa época y en ese lugar, y otros tan complejos, como la mano de obra cuyos parámetros, no son sólo el valor del salario en esa época y en ese lugar, sino que intervienen todas las condiciones aleatorias tales como clima, relaciones obrero patronales, sistema constructivo, dificultad o facilidad de realización, seguridad o inseguridad en el proceso, sistemas de pago, etcétera.

Aunado a lo anterior se tiene que continuar presuponiendo tiempos de ejecución para también obligarse al tiempo total del proceso productivo en cuestión, que al estar íntimamente ligado al valor de la obra —a mayor tiempo, mayor costo—, en ocasiones afecta, en forma medular el valor de venta.

En términos generales, en empresas de producción se reduce el riesgo del precio de un nuevo producto, averiguando experimentalmente su costo, y posteriormente asignarle un precio de venta; situación a todas luces imposible para una empresa constructora.

Otro elemento importante a considerar, debido a la libre competencia, y a la proliferación de empresas constructoras, es el factor de imprevistos el cual se constriñe a valores entre 1 y 3%.

Haciendo a un lado las condiciones negativas, se tiene en contraposición que, para una inversión unitaria se puede realizar obra con un monto entre 5 y 10 unidades, que perfectamente planeada, organizada, dirigida y controlada, pude producir un 10 % de utilidad bruta, es decir, entre 0,5 y 1,0 unidades —50 a 100 por ciento de rentabilidad anual—, esto es, la empresa constructora es el instrumento de producción de capital más rápido, así como también el más fatídico, dado que esta pretendida utilidad, puede también ser pérdida.

Por tanto, una empresa de riesgos tan altos, tiene que estar sustentada con la mejor de las técnicas para asegurar su continuidad.

Es pertinente hacer notar que se ha mencionado la utilidad antes de impuestos, sin olvidar que éstos pueden reducirla en algunos casos al 40 %, a través de las aplicaciones sucesivas de los impuestos no reflejables.

3. Características de los costos

Para lograr un congruente y óptimo aprovechamiento en el análisis de precios unitarios (APU), es necesario desglosar el costo por sus integrantes los cuales se dan en el diagrama general de balance de una obra.

El diagrama general de balance de obra presupone el inicio, lo cual puede ser un proyecto de investigación, un proyecto para construcción o un servicio.

Dado a que el análisis de un costo es, en forma genérica la evaluación de un proceso determinado, sus características serán:

• 1. El análisis de costo es aproximado.- El no existir dos procesos constructivos iguales, el intervenir la habilidad personal del operario, y el basarse en condiciones "promedio" de consumos, insumos y desperdicios, permite asegurar que la evaluación monetaria del costo, no puede ser matemáticamente exacta.

• 2. El análisis de costo es específico.- Por consecuencia, si cada proceso constructivo se integra basándose en sus condiciones periféricas de tiempo, lugar y secuencia de eventos, el costo no puede ser genérico.

• 3. El análisis de costo es dinámico.- El mejoramiento constante de materiales, equipos, procesos constructivos, técnicas de planeación, organización, dirección, control, incrementos de costos de adquisiciones, perfeccionamiento de sistemas impositivos, de prestaciones sociales, etcétera, permite recomendar la necesidad de una actualización constante de los análisis de costos.

• 4. El análisis de costo puede elaborarse inductiva o deductivamente.- Si la integración de un costo, se inicia por sus partes conocidas, si de los hechos se infiere el resultado, se estará analizando el costo de manera inductiva. Si a través de razonamiento se parte del todo conocido, para llegar a las partes desconocidas, se estará analizando el costo de manera deductiva.

• 5. El costo está precedido de costos anteriores y éste a su vez es integrante de costos posteriores.- En la cadena de procesos que definen la productividad de un país, el costo de un concreto hidráulico por ejemplo, lo constituyen los costos de los agregados pétreos, el aglutinante, el agua para su hidratación, el equipo para su mezclado, etcétera, este agregado a su vez, se integra de costos de extracción, de costos de explosivos, de costos de equipo, etcétera, y el concreto hidráulico puede a su vez, ser parte del costo de una cimentación, y ésta de una estructura, y ésta de un conjunto de edificios y éste de un plan de vivienda, etcétera.

Es por ello el interés, de los analistas de precios unitarios, en la justa evaluación del proceso productivo, para que en la medida de la intervención de los precios unitarios, se haga comparativo a escala nacional o internacional el producto —ya sea un proyecto, construcción, investigación o servicio—, conscientes de la responsabilidad que implica como eslabones de esa cadena que sin disminuir su calidad, debe producir beneficios justos y por tanto, sanos desarrollos a nivel persona, familia, empresa y país.[3]

Importancia del costo indirecto

Es necesario hacer notar que el costo indirecto está considerado en dos partes:

• 1. El costo indirecto por administración central y,

• 2. El costo indirecto por administración de campo.

El costo indirecto, relacionado específicamente en las empresas constructoras, es el costo adicional al costo directo, esto es, es la suma total de los gastos y beneficios que se agregan al costo directo, no contenido en éste, hasta integrar el precio total de venta.

Observando los conceptos que integran el costo directo, se concluye que se puede determinar el valor del mismo con la precisión que se desee y, en caso de omisión o error, ello sólo afecta al concepto en particular de que se trate.

Sin embargo, una omisión u error en caso del costo indirecto afectará a todos los costos directos de los conceptos de un contrato.

Cuando el costo indirecto se refiere a la administración de campo, cualquier error y omisión afectará únicamente a la obra en particular.

En cambio, cuando el costo indirecto se refiere a la administración central, el efecto cubrirá a todos los contratos de la empresa constructora.

Durante el cálculo de los costos indirectos, se presenta la necesidad de evaluar, en especial, dos de los costos indirectos ya mencionados que se derivan de la organización propia de cada empresa y de cada proyecto por realizar.

Para poder determinar con mayor precisión los gastos que se generan por concepto de administración central y de campo, es primordial conocer la estructura de organización de las oficinas generales y la de cada obra en particular.

Ello obliga a establecer el organigrama para cada caso y describirlo en forma detallada con el objeto de poder determinar, consecuentemente, los recursos necesarios para su mejor funcionamiento y mayor eficiencia en el desarrollo de funciones y, por ende, para evaluar el importe que se genera en cada caso de acuerdo con los recursos para su operación. A los gastos de operación, también se les llama Costos Indirectos de Operación.

Hasta aquí se ha revisado uno de los conceptos integrantes del APU, sin embargo, es necesario establecer algunas definiciones, las cuales permitirán centrarse más en el tema.

Definiciones

El APU no puede estar desligado de la contabilidad, puesto que ésta es el registro, control e información de las operaciones realizadas; es decir, resulta ser la obtención de la información financiera; así misma, en la actualidad la contabilidad no está comprendida como un conjunto de hechos referidos al pasado, sino que en muchos casos prevé situaciones, siendo su información congruente, por lo que resulta ser una eficaz ayuda a la Administración, con sentido económico,[4] de ahí que resulte necesario conocer y aceptar las definiciones[5]que ésta señala, como términos contables.

• Costo indirecto.- Aquellos gastos que no pueden tener aplicación a un producto determinado.

• Costo directo.- Aquellos gastos que tienen aplicación a un producto determinado.

Con el fin de aplicar las definiciones anteriores al APU, específicamente a los proyectos de construcción, en el cuadro sinóptico siguiente se indica otra subdivisión.

Las definiciones del cuadro anterior son:

• Costo indirecto.- Es la suma de gastos técnico – administrativos necesarios para la correcta realización de cualquier proceso productivo.

• Costo indirecto de operación.- Es la suma de gastos que, por naturaleza intrínseca, son de aplicación a todas las obras efectuadas en un tiempo determinado —ejercicio fiscal o año fiscal, año calendario, etcétera—.

• Costo indirecto de obra.- Es la suma de todos los gastos que, por su naturaleza intrínseca, son aplicables a todos los conceptos de una obra en especial.

• Costo directo.- Es la suma de material, mano de obra y equipo necesarios para la realización de un proceso productivo.

• Costo directo preliminar.- Es la suma de gastos de material, mano de obra y equipo necesarios para la realización de un subproducto.

• Costo directo final.- Es la suma de gastos de material, mano de obra, equipo y subproductos para la realización de un producto.

Lo anterior permite tener una visión de los elementos componentes de un costo, que finalmente permita llegar al APU, es decir, a la realización de las matrices de análisis, sin embargo, es necesario revisar los elementos mismos, expresados en las definiciones que anteceden, lo que se explicara en los siguientes capítulos de este trabajo.

4. Costos indirectos de operación

Organización central

La organización central de una empresa, particularmente, constructora proporciona el soporte técnico necesario para llevar a cabo obras de naturaleza diversa, en forma eficiente, y consecuentemente, éstas absorben un cargo por este concepto, lo cual se sugiere realizarlo en forma porcentual, con base a tiempo y costo, es decir, obtener el costo de la organización central para un periodo de tiempo y para este mismo periodo, estimar el probable volumen de ventas a costo directo que en forma realista pueda contratar, y así permitir determinar de cada peso contratado a costo directo, cuanto debe incrementarse para cubrir los gasto de la oficina central.

Cabe hacer mención —excepcionalmente—, la existencia de obras que por su importancia y localización, hace necesario la concentración de todo el personal y recursos de la empresa en la obra misma, anulando por lo tanto el cargo de oficinas centrales y reduciéndolo al de la obra.

La organización de una empresa constructora, varía, dependiendo de su localización, tipo y continuidad de venta, así como el volumen que maneja, sin embargo, pueden distinguirse tres áreas básicas:

• 1. Área de producción.- la que realiza las obras.

• 2. Área de control de producción.- aquella que controla resultados y cumple requisitos legales, y

• 3. Área de producción futura.- La que genera las ventas y extrapola los resultados.

En virtud que la demanda de servicios, en una empresa constructora, es cíclica, la organización debe contemplar la posibilidad de colapsarse, en otras palabras, crecer al crecer la demanda y disminuir cuando ésta disminuye hasta un límite mínimo de eficiencia.

Costo de la oficina central

Para el análisis del costo de una organización central, independientemente de su estructura orgánica, sus gastos pueden agruparse en cuatro principales rubros, que en forma enunciativa y no limitativa, pueden ser:

• a). Gastos administrativos y técnicos.- Son los gastos que representan la estructura ejecutiva, técnica, administrativa y de staff de una empresa, tales como honorarios o sueldos de ejecutivos, consultores, auditores, contadores, técnicos, secretarias, recepcionistas, jefes de compras, almacenistas, choferes, mecánicos, veladores, dibujantes, personal de limpieza, mensajeros, igualas por asuntos fiscales y jurídicos, etcétera.

• b). Alquileres y depreciaciones.- Son aquellos gastos por conceptos de bienes, inmuebles, muebles y servicios necesarios para el buen desarrollo de las funciones ejecutivas, técnicas, administrativas y de staff de una empresa, tales como rentas de oficinas y almacenes, servicios de teléfonos, luz eléctrica, correos y telégrafos, servicios de internet, gastos de mantenimiento del equipo de almacén, de oficinas y de vehículos asignados a la oficina central, así como también, depreciaciones —que deberán separarse para la reposición oportuna de los equipos antes mencionados—, al igual que la absorción de gastos efectuados por anticipado, tales como gastos de organización y gastos de instalación.

• c). Obligaciones y seguros.- Se refiere a los gastos obligatorios para la operación de la empresa y convenientes para la dilución de riesgos a través de seguros que impidan una súbita descapitalización por siniestros; pudiéndose enumerar entre otros: inscripción en la Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción, cuotas a Colegios y Asociaciones Profesionales, seguros de vida, de accidentes, de vehículos, de robo, de incendio y, actualmente cuota al Sistema de Información Empresarial Mexicano, etcétera.

• d). Materiales de consumo.- Estos son los gastos en artículos de consumo necesarios para el funcionamiento de la empresa, tales como: combustibles y lubricantes de vehículos al servicio de la oficina central, gastos de papelería en general, artículos de oficina, copias heliográficas y reproducciones, artículos de limpieza, pasajes, azúcar, café y gastos del personal técnico administrativo por alimentos.

• e). Capacitación y promoción.- Son los gastos referidos al derecho que todo trabajador tiene para capacitarse, en las empresas constructoras, su personal mínimo, tiene una carga de trabajo múltiple y es de difícil sustitución, por tanto esta capacitación debe buscarse aún invirtiendo tiempo de descanso del capacitando. Por otra parte, en las empresas constructoras la promoción no es semejante a otras empresas y sólo a través de una continua seriedad en compromisos de tiempo, costo y calidad pactados, podrá incrementarse la venta de los servicios de la empresa, incluyendo al personal ejecutivo, dado que éstos son la base de las ventas.

Existe otro gasto promocional, muy importante, el de los concursos que en un porcentaje muy alto no son ganados por la empresa ponente, además de los gastos de proyectos que después de fuertes erogaciones no son ejecutados.

En resumen, los gastos de capacitación y promoción son: cursos a obreros y empleados, cursos y gastos de congresos a funcionarios, gastos de actividades deportivas, de celebraciones de oficina, de honorarios extraordinarios con base a la productividad, regalos anuales a clientes y empleados, atención a clientes, gastos de concursos no obtenidos y gastos de proyectos no realizados6.

Ejemplo de organigramas

Tomando en cuenta lo anterior, ello obliga a establecer el organigrama para cada caso particular y describirlo en forma detallada con el objeto de poder determinar, consecuentemente, los recursos necesarios para el mejor funcionamiento y mayor eficiencia en el desarrollo de funciones y, por ende, poder evaluar el importe que se genera en cada caso de acuerdo con los recursos de operación —a los gastos de operación, también se les llama Costos Indirectos de Operación—.

Los organigramas que siguen muestran varios tipos, de una sola persona (un patrón) considerada como microempresa; esto permite iniciar el análisis de su costo y, el reflejo a las obras por realizar.

Quizá la proliferación de empresas constructoras se debe principalmente a la problemática que se presenta en el país actualmente, sobre todo por profesionales que al ser "recortados" en la empresa que prestaban sus servicios, se ven obligados a iniciar su propio negocio, además de que la competencia se vuelve desleal al existir personas que sin ser profesionales se presentan como tal y, también existen personas que siendo trabajadores de la misma empresa donde el profesional fue "recortado" ofrecen los mismos servicios de aquellos.

Microempresas

Las microempresas o micronegocios están constituidos por unidades económicas que operan bajo formas de organización individual y familiar en los sectores formal e informal de la economía, siendo su tamaño promedio de uno y hasta seis trabajadores (incluyendo al dueño).

Llevan a cabo sus actividades en lugares delimitados por construcciones permanentes, como puede ser un local especial destinado a tales fines o en el domicilio del dueño.

Las microempresas son creadas por hombres y mujeres con recursos propios o con préstamos de familiares y amigos, que al momento de su fundación las mayorías tenían experiencia laboral diferente a la del negocio seleccionado; teniendo como principal motivación para su creación la búsqueda de ingresos complementarios o superiores a los obtenidos como asalariados o para autoemplearse por no encontrar trabajo como asalariados.

El concepto de "patrón" se utilizará para referirse a aquella persona que trabaja en su propia empresa o negocio, o ejerce en forma independiente un oficio o profesión, empleando a una o más personas a cambio de una remuneración. En cuanto al término "trabajador por su cuenta" se identifica a aquella persona que en su ocupación, oficio, negocio o taller trabaja solo o asociado, pero sin contratar trabajadores a sueldo[6]

Por otra parte, el trabajo administrativo, técnico y ventas es llevado a cabo por el propietario, quien hace el papel de Gerente o Director General.

Este organigrama muestra una estructura basada en tres personas, en la cual, el papel de Gerente sigue siendo realizado por el propietario, mismo que sigue haciendo el trabajo administrativo, técnico y ventas, además, la propia estructura muestra que el mando es totalmente ejercido por el Gerente sobre el personal contratado. Por otra parte, se observa que cuenta con un mensajero quien además de realizar las labores propias de mensajería (mandados, ciertos trámites, etcétera), también realiza trabajos de limpieza de oficina.

Aquí también son necesarios los servicios externos de una contador y un asesor legal.

La contratación de cinco personas que incluye a un almacenista para el control de inventarios y herramientas, además de que el Gerente (propietario) ha delegado funciones de trabajo a la secretaria y el auxiliar contable. El hecho de que el almacenista sea supervisado por el auxiliar contable se explica por sí mismo, esto es, el control de inventarios forma parte de la actividad contable, pues ésta traduce en monetario el valor de herramientas, equipo y consumibles en una obra. Sin embargo aun todavía es necesario el asesoramiento legal y contable externo.

Empresa chica

En base a lo expresado en el párrafo final de la sección 2.1., y si la estructura debe estar acorde con el volumen de ventas esperado, se considera como probable el siguiente organigrama de empresa chica8.

Ejemplo de cálculo