Definición del instrumento público ? (Derecho Notarial – Perú) (página 3)

EL PAGARÉ Y EL VALE A LA ORDEN – REQUISITOS PARA SU EMISIÓN

El pagaré y el vale a la orden debe contener:

• La denominación de "pagaré" o "vale a la orden".
• La indicación de la fecha y del lugar de la expedición.
• La orden incondicional de pagar una cantidad de dinero determinada o determinable en los casos de reajuste de capital legalmente admitidos.
• El nombre de la persona a quien, o a la orden de quien, debe hacerse el pago;
• La indicación del vencimiento y del lugar en que ha de efectuarse el pago; y
• El nombre y la firma del emitente

LOS CERTIFICADOS DE DEPÓSITO Y WARRANTS – REQUISITOS PARA SU EMISIÓN

Los certificados de depósito y warrants:

Serán impresos en papel alisado no menor de 80 gramos con fondo de seguridad

Tendrán como dimensión la medida dispuesta por el ITINTEC DE 20.7 Cm. x 21 cm. (A-4)

Se inscribirá en ellos a máquina, sin borrones ni enmendaduras, la información correspondiente y se suscribirá también por el depositante.

En la parte relativa el primer endoso se especificará el concepto de la obligación, sea ésta directa o indirecta, así como el interés y/o comisión que devengue la obligación según su modalidad.

Todo espacio en blanco o impreso que figuren en los citados documentos que no fueren de utilidad para la información requerida, serán llenados o anulados mediante tarjadura o una línea horizontal.

El talón correspondiente a los certificados de depósito y warrants llevará la misma información registrada en el anverso de éstos, y en el reverso, en su parte final, habrá un espacio dedicado a anotaciones específicas que efectúe el almacén eminente, en la que figurará, entre otras, las anotaciones derivadas de medidas judiciales que afecten la mercadería depositada.

Los anexos al certificado de depósito y al warrant se suscribirán por los representantes legales del Almacén y por el depositante.

Los certificados de depósito y warrants de acuerdo a estas especificaciones serán de uso obligatorio por los almacenes generales de depósito.

TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES

En este registro se extenderán las actas de transferencia de bienes muebles registrables, que podrán ser:

• De vehículos usados
• De otros bienes muebles identificables que por ley se determine (aún no se dictan normas legales que determinen qué otros bienes muebles se incluirán en este registro)

NO CONTENCIOSOS

En esta sección se tramitan los asuntos no sometidos a controversia contemplados en Ley Nº 26662 "Ley de Competencia Notarial en Asuntos no Contenciosos", asi como los que han sido incluidos en la Ley 27333 como son, las sucesiones intestadas, rectificaciones de partidas del estado civil de las personas, apertura de testamentos cerrados, adopción de personas capaces, inventario de bienes, constitución del patrimonio familiar, prescripción adquisitiva de dominio, formación de títulos supletorios o primera inscripción de dominio, acumulación o subdivisión, saneamiento de areas, linderos, medidas perimétricas de terrenos.

Los interesados pueden acudir ante el Notario para tramitar los asuntos no contenciosos siguientes:

RECTIFICACIÓN DE PARTIDAS

En la vía notarial sólo se pueden rectificar partidas del Registro de Estado Civil que tengan por objeto:

• Corregir errores y omisiones de nombres y apellidos.
• Fecha de nacimiento, de matrimonio, de defunción.
• Otros que resulten evidentes del tenor de la propia partida.

No se podrá en ningún caso, seguir el trámite notarial para cambiar el nombre de la persona o sus apellidos (tampoco se podrá suprimir nombres u apellidos), el sexo u otra información contenida en la partida que no surja de un error evidente.

Asimismo, no se podrá cambiar el estado civil, ni realizar el reconocimiento de paternidad.

En relación a la rectificación de partida de nacimiento, deberá solicitarla el representante legal del incapaz y, a falta de aquél, por cualquiera de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.

Si la persona interesada es mayor de edad, la solicitará él mismo; si se encontrase en el extranjero deberá otorgar poder específico por escritura pública señalando:

"…que es su voluntad rectificar su partida de nacimiento y otorgar poder a su apoderado a fin de que firme la minuta y la escritura pública.."

El poder debe estar debidamente inscrito en los Registros Públicos. Si ha fallecido el titular de la partida de nacimiento, podrán solicitar la rectificación sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.

En el caso de rectificación de partida de matrimonio, podrá solicitar la rectificación cualquiera de los cónyuges, o por fallecimiento de éstos, cualquiera de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.

Finalmente, la rectificación del acta de defunción la solicitará los parientes del fallecido hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. La solicitud de rectificación será efectuada en forma de minuta, indicándose:

• El motivo de la solicitud
• El derecho que asiste al solicitante
• El fundamento legal: Ley 26662.
• Las generales de ley del solicitante: nacionalidad, L.E., D.N.I., estado civil (si es casado se indicará los nombres y apellidos del cónyuge), ocupación y domicilio.
• Se precisará el objeto del pedido.
• Se acompañará a la minuta la partida que se pretende rectificar y el documento que acredita el pedido.

Cabe resaltar, que el artículo 25 del Código Civil establece que las actas de nacimiento de los Registros del Estado Civil, constituyen el único medio probatorio del nombre, por lo tanto, para rectificar partidas de matrimonio y defunción, deberá presentarse como medio que acredita el pedido de rectificación la partida de nacimiento o la partida de bautismo parroquial debidamente legalizada por el Notario Eclesiástico, si el nacimiento se produjo antes de 14 de noviembre de 1,936.

Si los errores se encuentran en los rubros padre o madre de las partidas de nacimiento, matrimonio o acta de defunción, deben rectificarse a mérito de las partidas de nacimiento o bautismo de los padres, no siendo suficiente la partida de matrimonio.

Asimismo, dentro del trámite de rectificación se deben realizar dos publicaciones con un extracto de la solicitud en el Diario Oficial El Peruano y otro diario de amplia circulación.

Finalmente, transcurrido el plazo de 10 días útiles desde la última publicación, el Notario elevará la minuta a Escritura Pública, insertando los documentos que acrediten el pedido y se cursará partes al Registro del Estado Civil de la Municipalidad respectiva.

ADOPCIÓN

Sólo se tramitan ante el Notario la adopción de personas mayores de edad, con capacidad de goce y de ejercicio.

La solicitud para iniciar el trámite tendrá la forma de minuta aunque de acuerdo al artículo 58 de la Ley 26965 no es exigible si no se sigue por el trámite de Asunto no Contencioso.

Se acompañarán los anexos siguientes:

• Copia certificada de la partida de nacimiento del adoptante y de matrimonio, si es casado.
• Copia certificada de la partida de nacimiento del adoptado y de matrimonio, si es casado.
• Documento que acredite que las cuentas de la administración han sido aprobadas, si el solicitante ha sido representante del adoptado.
• Testimonio del inventario de los bienes que tuviere el adoptado.

La minuta debe contener las generales de ley de los otorgantes: nacionalidad, estado civil, si es casado, indicar los nombres y apellidos del cónyuge, Libreta Electoral, DNI, Libreta Militar, ocupación, dirección domiciliaria.

Asimismo, la minuta contendrá la expresión de voluntad del adoptante y del adoptado y el asentimiento de sus respectivas cónyuges, en caso de ser casados, así como la declaración jurada del adoptante en el sentido que goza de solvencia moral.

Se debe tener en cuenta, además, lo señalado por el inciso 2, del artículo 378 del Código Civil con relación a " la edad del adoptante sea por lo menos igual a la suma de la mayoridad y la del hijo por adoptar."

Finalmente, reunidos todos los requisitos, el Notario elevará la minuta a Escritura Pública, insertando los documentos que acrediten el pedido y se cursará partes al Registro del Estado Civil para la anotación al margen de la partida original y se extienda una nueva partida de nacimiento del adoptado.

PATRIMONIO FAMILIAR

Tiene por objeto convertir un predio en inembargable e inalienable y es transmisible por herencia, con la condición que no existan deudas cuyo pago sea perjudicado por la constitución del Patrimonio Familiar.

Pueden solicitar la constitución de Patrimonio Familiar ante Notario:

• Cualquiera de los cónyuges sobre bienes de su propiedad.
• Los cónyuges de común acuerdo sobre bienes de la sociedad.
• El padre o madre que haya enviudado o se haya divorciado, sobre sus bienes propios.
• El padre ó madre solteros sobre bienes de su propiedad.
• Cualquier persona dentro de los límites en que pueda donar o disponer libremente en el testamento.

Cabe resaltar, que la constitución de patrimonio familiar sólo es aplicable para bienes inmuebles, tal como lo señala el artículo 489 del Código Civil: sea la casa habitación o un predio destinado a la agricultura, la artesanía, la industria o el comercio.

Asimismo, los beneficiarios del patrimonio familiar, sólo pueden ser los cónyuges, los hijos y otros descendientes menores o incapaces, los padres y otros ascendientes que se encuentren en estado de necesidad y los hermanos menores o incapaces del constituyente.

La solicitud tendrá forma de minuta, debe contener las generales de ley de los otorgantes: nacionalidad, edad actual, estado civil, si es casado indicar los nombres y apellidos de la cónyuge, Libreta Electoral, DNI, ocupación, dirección domiciliaria.

Incluirá los requisitos señalados en el inciso 1º artículo 496 del Código Civil y la declaración expresa de no tener deudas pendientes Se adjuntarán, además, las copias certificadas de las partidas que acrediten el vínculo con los beneficiados, y certificado de gravamen del predio.

Asimismo, dentro del trámite se deben realizar dos publicaciones con un extracto de la solicitud en El Diario Oficial El Peruano y otro diario de amplia circulación.

Transcurrido el plazo de 10 días útiles desde la última publicación, el Notario elevará la minuta a Escritura Pública, insertando los documentos que acrediten el pedido y se cursará partes al Registro de la Propiedad Inmueble.

Si se formulase oposición el Notario suspenderá el trámite y remitirá lo actuado a la autoridad judicial respectiva.

INVENTARIOS

Su objeto es individualizar y establecer la existencia de diversas clases de bienes.

Cualquier interesado puede solicitar el inventario notarialmente cuando lo prescriba la ley o se sustente su necesidad, con el fin de individualizar y establecer el estado y características de los bienes que pretende asegurar. (Como por ejemplo, el albacea o el administrador judicial de bienes).

Para iniciar el trámite de inventario, deberá presentarse una solicitud indicando cuál es el petitorio, los fundamentos de hecho y de derecho, señalando el lugar donde se realizará el inventario.

Terminada la diligencia el Notario procederá a protocolizar lo actuado.

TESTAMENTOS

COMPROBACIÓN DE TESTAMENTOS CERRADOS

El testamento cerrado es el que entrega el testador en forma personal al Notario, en sobre cerrado, con la presencia de dos testigos.

Podrán solicitar la apertura del testamento cerrado ante Notario:

• Quien por su vínculo familiar con el causante se considere heredero forzoso o legal.
• Quien se considere instituído heredero voluntario o legatario.
• Quien sea acreedor del testador o del presunto sucesor.

La comprobación de testamento se pedirá mediante solicitud, indicando el petitorio, los fundamentos de hecho y de derecho, además se acompañarán los documentos siguientes:

• Copia fotostática de la Libreta Electoral o del DNI del que recurre.
• Copia certificada de la partida o acta de defunción de la persona fallecida.
• Certificación registral de la Oficina Registral de Lima y Callao que acredita la no inscripción de otro testamento, otorgado por el causante.
• Copia certificada del acta notarial de entrega y recepción del testamento cerrado.
• Copias certificadas de las partidas de nacimiento y de matrimonio de los presuntos herederos. (de ser el caso).

SUCESIÓN INTESTADA

Tiene por objeto designar a los herederos legales de aquellas personas que han fallecido sin otorgar testamento, o si éste ha sido declarado nulo, invalidado o caduco.

Cualquier interesado solicitará la sucesión intestada notarialmente en los casos previstos en el artículo 815 del Código Civil cuando:

• El causante muere sin dejar testamento; o el que otorgó ha sido declarado nulo parcialmente; ha caducado por falta de comprobación judicial; o se declara invalidada la desheredación.
• El testamento no contiene institución de heredero, o se ha declarado la caducidad o invalidez de la disposición que lo instituye.
• El heredero forzoso muere antes que el testador, renuncia a la herencia o la pierde por indignidad o desheredación y no tiene descendientes.
• El heredero voluntario o el legatario muere antes que el testador; o por no haberse cumplido la condición establecida por éste; o por renuncia; o por haberse declarado indignos a estos sucesores sin sustitutos designados.
• El testador que no tiene herederos forzosos o voluntarios instituidos en testamento, no ha dispuesto de todos sus bienes en legados, en cuyo caso la sucesión legal sólo funciona con respecto a los bienes de que no dispuso.

La sucesión intestada se tramitará mediante solicitud indicando en el petitorio, los fundamentos de hecho y la fundamentación jurídica, además debe precisarse, cuál fue el último domicilio del causante, y deberá acompañarse los documentos siguientes:

• Fotocopia de la Libreta Electoral o del DNI del solicitante.
• Copia certificada de la partida de matrimonio del recurrente con el causante, expedida por la Municipalidad, de ser el caso.
• Copias certificadas de las partidas de nacimiento de los hijos del causante expedida por la Municipalidades respectivas, de ser el caso.
• Copia certificada del acta o partida de defunción del causante expedida por la Municipalidad respectiva.
• Certificado negativo de testamento a nombre del causante, expedido por la Oficina Registral de Lima y Callao.
• Certificado negativo de declaratoria de herederos, a nombre del causante, expedido por la Oficina Registral de Lima y Callao.

Cabe aclarar, que si el causante tuvo propiedades en Provincias se deberá acompañar los documentos siguientes:

• Certificados negativos de testamento y de sucesión intestada a nombre del causante.
• Anotación preventiva

Estas gestiones se tramitarán en los Registros Públicos de la Provincia respectiva donde están ubicados los inmuebles.

Asimismo, es necesario publicar dos avisos uno en El Diario Oficial El Peruano y otro en un diario de alta circulación de la Provincia.

A la solicitud de sucesión intestada, se debe acompañar una relación de los bienes inmuebles (si los tuviere), donde se indicará el número de la ficha, fojas, tomo, asiento o partida registral y el Distrito donde se ubica.

Finalmente, las propiedades deben estar inscritas en Registros Públicos a nombre del causante, a fin de que se produzca el tracto sucesivo a nombre de los herederos.

Transcurrido el plazo de 15 días útiles desde la última publicación, el Notario protocolizará lo actuado y se cursará partes al Registro de Personas Naturales y al Registro de la Propiedad Inmueble, de ser el caso.

PRESCRIPCIÓN ADQUISITIVA DE DOMINIO

En la vía notarial, de acuerdo a la Ley 27157 y su Reglamento Dec. Sup. N° 008-2000-MTC, y la Ley 27333, procede la PRESCRIPCIÓN ADQUISITIVA DE DOMINIO, si durante el trámite de regularización de una edificación urbana, "construida o demolida antes del 21 de julio de 1999, sin contar con la respectiva licencia y/o conformidad de obra, o que carezca, en su caso, de declaratoria de fabrica, reglamento interno y/o la correspondiente independización…" (artículo 3 del Reglamento), se advierte la necesidad de iniciar un proceso de saneamiento de la titulación del terreno donde se asienta la edificación. Además, la Ley 27333 permite en su inciso k), del artículo 5 que se trámite la prescripción adquisitiva de dominio de lotes de terrenos urbanos que no cuenten con edificaciones, en consecuencia estas normativas no son para regularizar predios rústicos.

El requisito básico esta establecido en el artículo 36 del Reglamento de la Ley 27157 Dec. Sup. 008-2000-MTC, el interesado deberá acreditar la posesión continua, pacífica y pública del inmueble por más de 10 años, esté o no registrado el predio urbano.

Para inicar el trámite en la vía notarial, el interesado presentará solicitud escrita autorizada por Abogado la cual contendrá, además de los requisitos indicados en los artículos 424, 425, y 505 del Código Procesal Civil los establecidos en el artículo 39 de la Ley 27157 y 5 d ela Ley 27333, siendo éstos los siguientes:

• Indicar en la solicitud el tiempo de posesión por el solicitante y la de sus causantes si fuera el caso; la fecha y la forma de adquisición del inmueble; la persona de ser el caso que tenga inscrito derechos sobre el bien; nombre y dirección de su inmediato transferente; los nombres y lugar de notificación de los propietarios u ocupantes de los bienes colindantes; finalmente se describirá el bien objeto del saneamiento con la mayor exactitud.
• Certificación municipal o administrativa sobre la persona que ocupa el bien como propietaria o poseedora
• Copia literal de los asientos respectivos de dominio de los últimos 10 años del predio urbano o certificación que no está inscrito
• En la solicitud presentada por el interesado, los testigos (no menos de 3 ni más de 6 personas, mayores de 25 años), declararán que conocen al solicitante y señalarán el tiempo en que el solicitante viene poseyendo el inmueble
• Comprobantes de pago de los tributos que afecten al bien
• Formulario Registral debidamente llenado
• Planos de ubicación y perimétricos suscritos por Ingeniero o Arquitecto Colegiados
• Descripción de las edificaciones existentes, autorizadas por Ingeniero o Arquitecto Colegiados
• Memoria descriptiva del plano perimétrico firmado por Ingeniero o Arquitecto Colegiado
• Informe técnico del verificador (Arquitecto o Ingeniero Civil Colegiado inscritos en el índice de verificadores de la SUNARP)
• Certificado de parámetros urbanísticos y edificatorios emitido por el Municipio respectivo.

El Notario notificará a la persona de quien el solicitante adquirió el bien, al titular registral del terreno y/o edificaciones y a los propietarios u ocupantes de los predios colindantes, las notificaciones se regirán supletoriamente por lo establecido en el Código Procesal Civil, además el Notario tendrá que fijar carteles en los lugares visibles de la edificación a regularizar y disponer que se efectúen publicaciones en el diario El Peruano y otro de mayor circulación, conteniendo un extracto de la solicitud por tres veces con intervalo de 3 días hábiles entre cada aviso.

El notario se contituirá en el inmueble a sanear, extendiendo un acta de presencia en la cual precisará la descripción y características del inmueble, la posesión pacífica y pública del solicitante, la manifestación de los ocupantes de los predios colindantes, este último trámite se realizará mediante acta notarial de presencia.

Transcurrido 25 días hábiles posteriores a la última publicacoón, si no se hubiera realizado ninguna oposición, el Notario completará el formulario registral o elevará a escritura pública la solicitud insertándose los avisos, el acta depresencia y demás documentos que considere el notario o solicite el interesado, se acompañará únicamente como parte notarial el formulario registral conjuntamente con las copias certificadas de los planos.

Si durante el trámite se produjera alguna oposición de terceros el Notario culminará el trámite comunicando el hecho al Colegio de Notarios de y a la Oficina Registral correspondiente, pudiendo el solicitante continuar el trámite en la vía judicial o la vía arbitral.

FORMACIÓN DE TÍTULOS SUPLETORIOS O PRIMERA INSCRIPCIÓN DE DOMINIO

Este trámite es sólo para regularizar edificaciones urbanas, construidas antes del 21 de julio de 1999 y se advierte la necesidad de iniciar un procedimiento de saneamiento de titulación del terreno donde se asienta la edificación.

Procede si la edificación que se regulariza está construida sobre terreno no inscrito en los Registros Públicos, debiendo acreditarse por lo menos 5 años de posesión continua del inmueble urbano. (Art. 37 del Reglamento de Ley 27157 Dec. Sup. 008-2000-MTC y artículo 6 de la Ley 27333). El inciso k), del artículo 5 de la Ley 27333 también permite regularizar lotes de terrenos urbanos sin edificación.

Además de presentar la solicitud de formación de títulos supletorios autorizada por un Abogado Colegiado, cumpliendo los requisitos indicados en los artículos 424 y 425 del Código Procesal Civil, es necesario cumplir con los requisitos siguientes:

• Indicar en la solicitud el tiempo de posesión por el solicitante y la de sus causantes si fuera el caso; la fecha y la forma de adquisición del inmueble; los nombres y lugar de notificación de los propietarios u ocupantes de los bienes colindantes; descrición del bien (con la mayor exactitud).
• Presentar la Certificación municipal o administrativa sobre la persona que ocupa el bien como propietaria o poseedora
• Certificación del Registro de Propiedad Inmueble respectivo y del Registro Predial Urbano que el inmueble no se encuentra inmatriculado
• En la solicitud presentada por el interesado, los testigos (no menos de 3 ni más de 6 personas, mayores de 25 años), declararán que conocen al solicitante y señalarán el tiempo en que el solicitante viene poseyendo el inmueble
• Comprobantes de pago de los tributos que afecten al bien
• Formulario Registral debidamente llenado, firmado y acompañado de la documentación requerida
• Presentar los Planos de ubicación y perimétricos suscritos por Ingeniero o Arquitecto Colegiados
• La descripción de las edificaciones existentes, autorizadas por Ingeniero o Arquitecto Colegiados
• Memoria descriptiva del plano perimétrico firmado por Ingeniero o Arquitecto Colegiado
• Informe técnico del verificador (Arquitecto o Ingeniero Civil Colegiado inscritos en el índice de verificadores de la SUNARP)
• Certificado de parámetros urbanísticos y edificatorios emitido por el Municipio correspondiente.

ACUMULACIÓN O SUBDIVISIÓN

Estos trámites se realizarán por Formulario Registral o mediante escritura pública, de acuerdo al artículo 74 del Reglamento de las Inscripciones de los Registros Públicos "… la acumulación tiene por objeto constituir una nueva unidad inmobiliaria y se efectuará refundiendo en una sola, dos o más partidas independientes relativas a otros tantos inmuebles, siendo indispensable para que proceda que los inmuebles que se pretendan acumular constituyan un solo todo sin solución de continuidad y pertenezcan a un mismo propietario…"

En cuanto, a la subdivisión según definición dada por el Reglamento Nacional de COnstrucciones "es todo proceso de partición de tierras".

Como requisitos deberán presentarse el Formulario Registral debidamente llenado, minuta autorizada por abogado, plenos de acumulación o subdivisión según sea el caso, ya no se presenrá el código catastral solicitado por el Decreto Supremo N° 002-89-JUS, ni se realizará trámite administrativo o municipal de ninguna clase.

SANEAMIENTO DE ÁREAS

Podrá realizarse el trámite como asunto no contencioso cumpliendose lo indicado en el artículo 504 y siguientes del Código Procesal Civil mediante escritura pública suscrita por los propietarios de todos los predios colindantes manifestando estos su conformidad con el área, medidas perimétricas y/o linderos, según sea el caso.

El requisito básico es que el área real del predio sea igual o inferior a la registrada en la partida. Si el área fuese superior a la registrada se podrá realizar el trámite presentandose una certificación registral de que la mayor área no se superpone a otra registrada.

Además, deberá presentarse el Formulario Registral, la minuta debidamente autorizada por abogado y los planos respectivos.

INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES

DEFINICIÓN DEL INSTRUMENTO PUBLICO EXTRAPROTOCOLAR

El capítulo III de la Ley del Notariado se ocupa de los Instrumentos Públicos Extraprotocolares. Sin definidos, señala en su artículo 26° que son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función.

Son aquellos instrumentos públicos otorgados o autorizados por un notario público, en original, fuera del Protocolo. Es decir, no se llevan en ninguno de los registros de la notaría, ni existe la obligación legal de conservados en el archivo notarial. Estos documentos se redactan dentro o fuera de la notaría.

Tal como su nombre los dice, los instrumentos públicos extraprotocolares no se conservan en el protocolo notarial, sin embargo son susceptibles de incorporarse en el Protocolo Notarial a solicitud de parte interesada.

La autorización del Notario, expresada con su firma en un instrumento público extraprotocolar, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos y de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta.

IMPORTANCIA DEL INSTRUMENTO PÚBLICO EXTRAPROTOCOLAR

Los Instrumentos Públicos Extraprotocolares son importantes porque son documentos que tienen fe originaria y responden al principio de inmediación, pudiendo garantizarse su autenticidad y legalidad por medio de la certificación que da el Notario público.

Son excelentes medios probatorios. Sirven de prueba fehaciente para acreditar como ciertos los actos o hechos que se consignan en ellos. Otorgan seguridad jurídica a aquellos que los utilizan ya la sociedad en general. La fe pública que da el Notario hace que sean documentos en los que no se puede poner en duda la autenticidad de los hechos descritos.

El Notario con su firma y sello fortalecerá con presunción de verdad, todo hecho y acto sometido a su amparo, y de esta manera, el documento valdrá por sí mismo.

No todos los actos que figuran como contenido de los instrumentos públicos extraprotocolares son presenciados por el Notario, por lo que no asume responsabilidad sobre el contenido de los documentos en los que no participa. Por ejemplo, en la legalización de firmas no acredita la autenticidad del contenido del instrumento, solo la autenticidad de la firma puesta en él. Tampoco en la legalización de fotocopia de un documento acredita el contenido, solo da fe de que es idéntico al original que ha tenido a la vista.

El Notario no se desentiende de su obligación de preservar la legalidad de los actos en los que participa y cuando se requiere su concurso para actos notariales extraprotocolares, el Notario no sólo da fe de veracidad en el sentido que se han realizado estos actos, sino que también sirve de garantía o constancia de que se han llevado de acuerdo a ley.

Es responsabilidad del Notario cautelar que los instrumentos públicos extraprotocolares no constituyan en sí mismos actos ilícito s o contrarios a la moral o las buenas costumbres.

CARACTERÍSTICAS DEL INSTRUMENTO PÚBLICO EXTRAPROTOCOLAR

Los Instrumentos Públicos Extraprotocolares tienen las siguientes características:

• No constan en el Protocolo Notarial.
• Son instrumentos públicos.
• El Notario da fe pública de los hechos y/o actos celebrados ante él.
• No tienen una matriz conservada por el notario a la cual remitirse.
• Documentan hechos, acciones o dichos.
• Algunos de ellos tienen formatos impresos por el Colegio de Notarios de Lima.
• Pueden redactarse en la notaría o fuera de ella, donde se realiza el acto o el hecho Todos los documentos extraprotocolares son susceptibles de ser incorporados al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada .
• En las actas, por ejemplo, no es obligatorio que firme la parte interesada, basta con la firma del Notario.

CLASIFICACIÓN DEL INSTRUMENTO PÚBLICO EXTRAPROTOCOLAR

El Capítulo III de la Ley, que trata sobre los Instrumentos Públicos Extraprotocolares, señala en sus artículos 94° Y 95° las clases de actas v de certificaciones. Del mismo modo, en su artículo 117° se refiere a las clases de poderes que existen. Siguiendo lo señalado en la norma legal, podríamos clasificar a los instrumentos públicos

extraprotocolares de la siguiente manera:

• Actas .
• Certificaciones .
• Poderes Extraprotocolares.

LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES EN EL PERÚ

La Ley del Notariado Peruano, regula en sus artículos 94 y siguientes a los instrumentos públicos extraprotocolares, es decir, aquellos que no forman parte del protocolo del notario, nos referimos a las actas y a las certificaciones. Las actas, son instrumentos públicos extraprotocolares, en las que el notario consignará los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función. Las actas podrán ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule observación. Antes de la facción del acta, el notario dará a conocer su condición de tal y que ha sido solicitada su intervención para autorizar el instrumento público extraprotocolar.

Acta notarial, es el instrumento original en el que el notario hace constar bajo su fe uno o varios hechos presenciados por el y que lo asienta en un libro del protocolo.

Debemos establecer que se otorgan como actas los siguientes documentos: la autorización para viaje de menores, destrucción de bienes, entregas, las juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas, las licitaciones y concursos, los Inventarios; y subastas de conformidad con la Ley de Promoción de la Inversión Privada de las empresas del estado, los remates, subastas e inventarios, los sorteos y de entrega de premios, y los demás que la ley señale.

De igual forma nuestra Ley del Notariado Peruano, establece que son certificaciones: La entrega de cartas notariales, la expedición de copias certificadas, la legalización de firmas, la legalización de reproducciones, la legalización de apertura de libros, la constatación de supervivencia, y las demás certificaciones que la ley determine.

Las actas y certificaciones, son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada, cumpliéndose las regulaciones que sobre el particular rigen. Cabe precisar que la fe del notario en las actas y certificaciones es por la autorización del notario de un instrumento público extraprotocolar, realizada con arreglo a las prescripciones de esta Ley, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta.

La entrega de cartas notariales, consiste en que el notario certificará la entrega de cartas y documentos que los interesados le soliciten, a la dirección del destinatario, dentro de los límites de su jurisdicción, dejando constancia de su entrega o de las circunstancias de su diligenciamiento en el duplicado que devolverá a los interesados. El notario podrá cursar las cartas por correo certificado, a una dirección situada fuera de su jurisdicción, agregando al duplicado que devolverá a los interesados, la constancia expedida por la oficina de correo. Por otro lado el notario no asume responsabilidad sobre el contenido de la carta, ni de la firma, identidad, capacidad o representación del remitente. El notario llevará un registro, en el que anotará, en orden cronológico la entrega de cartas o instrumentos notariales, el que expresará la fecha de ingreso, el nombre del remitente y del destinatario y la fecha del diligenciamiento.

El notario expedirá copia certificada que contenga la trascrip-ción literal o parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en su caso, de la legalización del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran los mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido. El notario no asume responsabilidad por el contenido del libro u hojas sueltas, acta o documento, ni firma, identidad, capacidad o representación de quienes aparecen suscribiéndolo.

El notario certificará firmas en documentos privados cuando le conste de modo indubitable su autenticidad. Si alguno de los otorgantes del documento no sabe o no puede firmar, lo hará una persona llevada por él a su ruego; en este caso el notario exigirá, el ser posible, la impresión de la huella digital de aquél, certificando la firma de la persona y dejando constancia, en su caso, de la impresión de la huella digital. El notario no asume responsabilidad sobre el contenido del documerito, salvo que constituya en sí mismo un acto ilícito o contrario a la moral o a las buenas costumbres. El notario podrá certificar firmas en documentos redactados en idioma extranjero; en este caso, el otorgante asume la plena responsabilidad del contenido del documento y de los efectos que de él se deriven.

El notario certificará reproducciones de documentos obtenidos por cualquier medio idóneo, autorizando con su firma que la copia que se le presenta guarda absoluta conformidad con el original. En caso que el documento presente enmendaduras el notario, a su criterio, podrá denegar la certificación que se le solicita o expedida dejando constancia de la existencia de las mismas.

El notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de actas, de contabilidad y otros que la ley señale. La legalización consiste en una constancia puesta en la primera foja útil del libro o primera hoja suelta; con indicación del número que el notario le asignará; del nombre, de la denominación o razón social de la entidad; el objeto del libro; números de folio s de que consta y si ésta es llevada en forma simple o doble; día y lugar en que se otorga; y, sello y firma del notario. Todos los folio s llevarán sello notarial. El notario llevará un registro cronológico de legalización de apertura de libros y hojas sueltas, con la indicación del número, nombre, objeto y fecha de la legalización. Para solicitar la legalización de un segundo libro u hojas sueltas, deberá acreditarse el hecho de haberse concluido el anterior o la presentación de certificación que demuestre en forma fehaciente su pérdida. La legalización a que se refiere esta sección deberá ser solicitada por el interesado o su representante, el que acreditará su calidad de tal ante el notario.

Hay poderes que son extraprotocolares, estos son el poder fuera de registro y el poder por carta con firma legalizada. El poder fuera de registro se rige por las disposiciones a que se refiere el artículo anterior, sin requerir para su validez de su incorporación al protocolo notarial. El poder por carta con firma legalizada, se otorga en documento privado, conforme las disposiciones sobre la materia. Respecto de los asuntos inherentes al cobro de beneficios de derechos laborales, seguridad social en salud y pensiones, el poder por carta con firma legalizada tiene una validez de tres meses para cantidades menores a media UIT. Cuando en los poderes en escritura pública y fuera de registro, se cite normas legales, sin indicación de su contenido y estén referidas a actos de disposición u otorgamiento de facultades, el notario transcribirá literalmente las mismas. El uso de cada una de estas modalidades de poder estará determinado en razón de la cuantía del encargo, veamos: hasta media UIT, se puede otorgar una carta poder, de más de media UIT hasta dos UITs, se otorga poder fuera de registro y más de dos UITs, se otorga poder escritura pública. En caso de no ser éste susceptible de valuación, regirán las normas sobre el derecho común.

ACTAS

El Notario extenderá actas en las que se consigne los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al Notario por razón de su función, a solicitud de parte interesada y que no sean competencia de otra autoridad.

Las actas podrán ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule observación.

Antes del levantamiento del acta, el Notario dará a conocer su condición de tal y que ha sido solicitada su intervención para autorizar el instrumento público extraprotocolar.

CLASES DE ACTAS

1.- LAS DE AUTORIZACIÓN PARA VIAJES DE MENORES:

A. AUTORIZACIÓN DE VIAJE AL EXTRANJERO

Para efectuar este trámite se requiere:

• La concurrencia de ambos padres quienes tendrán, para suscribir dicho documento, identificarse con sus documentos de identidad.Si faltara alguno de ellos, se tendrá que recurrir al Juez de Familia para que otorgue la autorización, de acuerdo a lo establecido en el Código de Los Niños y Adolescentes.
• La copia certificada de la partida de nacimiento del menor que va a viajar.

B. AUTORIZACIÓN DE VIAJE AL INTERIOR DEL PAÍS

Para efectuar este trámite se requiere:

• La concurrencia de sólo uno de los padres, quien tendrá para suscribir el documento, identificarse con sus documento de identidad. Si faltaran ambos, se tendrá que recurrir al Juez de Familia para que otorgue la autorización, de acuerdo a lo establecido en el Código de Los Niños y Adolescentes.
• La copia certificada de la partida de nacimiento del menor que va a realizar el viaje.

2.- Las de Destrucción de Bienes

A través de este instrumento, el Notario a solicitud del interesado, deja constancia de la destrucción de bienes muebles, tales como, insumos, productos industriales, mercadería, materiales, medicinas, etc., que se encuentran en desuso o se han convertido en obsoletos, ya sea, por deterioro, por vencimiento, por ser defectuosos, etc.

3.- Las de entrega de bienes que han encargado al Notario para su custodia

4.- Las de Juntas, Directorios, Asambleas, Comités y demás actuaciones corporativas

5.- De licitaciones y concursos

6.- De remates, subastas e inventarios

7.- De sorteos y de entrega de premios

CARTAS NOTARIALES

El notario cursará las cartas que los interesados le soliciten, a la dirección del destinatario, dentro de los límites de su competencia territorial, en nuestro caso, la Provincia de Lima; dejando constancia de su entrega o de las circunstancias de su diligenciamiento en el duplicado que devolverá a los interesados.

Asimismo, el Notario podrá cursar las cartas por correo certificado, a una dirección situada fuera del ámbito de su competencia territorial, agregando al duplicado que devolverá a los interesados, la constancia expedida por la oficina de correo.

Por otro lado, el Notario no asume responsabilidad sobre el contenido de la carta, ni de la firma, identidad, capacidad o representación del remitente.

Finalmente, el Notario llevará un registro, en el que anotará, en orden cronológico las cartas notariales, el que expresará:

• La Fecha de Ingreso
• El Nombre del remitente y del destinatario
• La fecha del diligenciamiento.

COPIAS CERTIFICADAS

El Notario expedirá copias certificadas que contengan la transcripción literal o parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en su caso, de:

• la legalización del libro u hojas sueltas,
• folios de que consta y donde obran los mismos,
• número de firmas, y
• otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido.

Cabe resaltar, que el Notario no asume responsabilidad por el contenido del libro u hojas sueltas, acta o documento, ni firma, identidad, capacidad o representación de quienes aparecen suscribiéndolos.

LEGALIZACIÓN DE FIRMAS

El Notario certificará firmas en documentos privados, cuando le conste de modo indubitable su autenticidad.

En el caso que alguno de los otorgantes del documento, no sepa o no puede firmar, lo hará una persona llevada por él, a su ruego; en este caso el Notario exigirá, de ser posible, la impresión de la huella digital de aquél, certificando la firma de la persona y dejando constancia, en su caso, de la impresión de la huella digital.

Asimismo, el Notario no asume responsabilidad sobre el contenido del documento, salvo que constituya en sí mismo un acto ilícito o contrario a la moral o a las buenas costumbres.

Finalmente, el Notario podrá certificar firmas en documentos redactados en idioma extranjero; en este caso, el otorgante asume plena responsabilidad del contenido del documento y de los efectos que de él se deriven.

REPRODUCCIONES

El Notario certificará reproducciones de documentos obtenidos por cualquier medio idóneo (fotocopias, impresiones, escaneos, facímiles, etc), autorizando con su firma que la copia que se le presenta guarda absoluta conformidad con el original.

En caso que el documento presente enmendaduras el Notario, a su criterio, podrá denegar la certificación que se le solicita o expedirla, dejando constancia de la existencia de las mismas.

LEGALIZACIÓN DE APERTURAS

LEGALIZACIÓN DE APERTURA DE

LIBROS U HOJAS SUELTAS

La legalización consiste en una constancia puesta en la primera foja útil del libro o primera hoja suelta; con indicación de:

• El número que el Notario le asignará.
• El nombre, denominación o razón social de la entidad.
• El objeto del Libro.
• El número de folios de que consta y si es llevado en forma simple o doble.
• El día y lugar en que se otorga.
• El sello y firma del Notario.
• Todos los folios llevarán sello notarial.

Por otro lado, el Notario llevará un registro cronológico de las legalizaciones de aperturas de libros y hojas sueltas, con:

• La indicacion del número asignado.
• El nombre del Libro.
• El objeto de la legalización.
• La fecha de legalización.

Asimismo, para solicitar la legalización de un segundo libro u hojas sueltas, deberá acreditarse:

• El hecho de haberse concluido el anterior, o
• La presentación de certificación que demuestre fehacientemente su pérdida.
• El objeto de la legalización.
• La fecha de legalización.

Igualmente, la legalización a que se hacen referencia, deberá ser solicitada por el interesado o su representante, el que acreditará su calidad de tal ante el Notario.

El Notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de:

Actas de:

• Juntas Generales de Accionistas (Sociedades Anónimas, Sociedades Anónimas Abiertas o Sociedades Anónimas Cerradas).
• Juntas de Participacionistas (Sociedades de Responsabilidad Limitada)
• Juntas de Socios (Sociedades Civiles de Responsabilidad Limitada)
• Directorio (Sociedades Anónimas, Sociedades Anónimas Abiertas o Sociedades Anónimas Cerradas)
• Asamblea general de Asociados (Asociaciones)
• Contabilidad (Diario, Mayor, Balance, Caja, etc.)
• Libro de Registro de Miembros (Asociaciones)
• Registro de acciones (Sociedades Anónimas, Sociedades Anónimas Abiertas y Sociedades Anónimas Cerradas)

PODERES

PODERES FUERA DE REGISTRO Y POR CARTA CON FIRMA LEGALIZADA

Este clase de poderes se utilizan mayormente para actos de administración y que no impliquen actos de disposición o gravamen, ya que para éstos se requiere que el poder conste en escritura pública.

Estos instrumentos extraprotocolares, otorgados ante Notario, podrán revestir las modalidades de:

PODER FUERA DE REGISTRO:

Este poder no requiere para su validez de su incorporación al protocolo notarial.

Mayormente, sirven para actos de administración y cobro de cantidades de dinero inferiores a la Unidad Impositiva Tributaria.

Cuando en esta clase de poderes se cite normas legales, sin indicación de su contenido y estén referidas a actos de otorgamientos de facultades, el notario transcribirá literalmente las mismas.

PODER POR CARTA CON FIRMA LEGALIZADA:

Se otorga en documento privado, conforme a las disposiciones de la materia.

Este tipo de poder se utiliza normalmente para actos sin mayor trascendencia, como por ejemplo, para retirar un documento que se encuentra en una dependencia, o para que el apoderado pueda inscribir a una persona en una Universidad, cobre sumas inferiores a media unidad impositiva tributaria.

El uso de cada una de estas modalidades de poder estará determinado en razón de la cuantía del encargo.

En caso de no ser éste susceptible de valuación, regirán las normas sobre el derecho común.

BIBLIOGRAFÍA

• Tratado Elemental Derecho Notarial, Luis Alfredo Cuba Ovalle, Editorial Adrus, Arequipa – Perú.
• Manual de Derecho Notarial, Mónica Tambini Ávila, Editorial Nomos & Thesis, Lima-Perú.
• http://www.monografias.com/trabajos35/derecho-notarial-peru/derecho-notarial-peru.shtml
• http://www.notarios.org.pe/index.php?wpag=pf
• http://www.notariareg.com.pe/

Gabriel Prieto Desulovich

Perú