Microsoft Access (página 3)

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Gráficos

Los gráficos son visualmente atractivos y facilitan a los usuarios la visión de comparaciones, modelos y tendencias en los datos. En Microsoft Access, puede crear gráficos en un formulario, en un informe y en una página de acceso a datos. También se puede mostrar una hoja de datos o un formulario en la vista Gráfico dinámico (vista Gráfico dinámico: vista que muestra un análisis gráfico de los datos de una hoja de datos o formulario. Puede ver diferentes niveles de detalle o especificar el diseño arrastrando campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.).

Gráficos en un formulario o informe

En un formulario o informe se puede utilizar Microsoft Graph para crear un gráfico vinculado a datos de tablas, consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) u otros orígenes de registro (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.) disponibles. Los gráficos pueden ser globales (incluyen todos los datos) o pueden estar asociados a registros (sólo reflejan los datos del registro actual y, por tanto, se actualizan a medida que se pasa de un registro a otro).

Dispone de varios tipos de gráficos que podrá seleccionar, incluidos los bidimensionales (2D) y tridimensionales (3D). Las opciones de formato incluyen agregar texto y objetos gráficos a los gráficos, cambiar colores y agregar líneas de tendencia y barras de error.

Gráficos en una página de acceso a datos

Puede utilizar Microsoft Office Chart, un componente Web de Microsoft Office, para crear gráficos dinámicos e interactivos en una página de acceso a datos que después se puede publicar en el Web. Por ejemplo, se puede crear un gráfico con datos de una tabla que almacena cifras de ventas. Cuando se actualizan las cifras de ventas, el gráfico se actualiza, de manera que los usuarios siempre pueden ver la información más reciente en sus páginas Web.

Se puede crear un gráfico en una página con datos de tablas o consultas, de un componente de hoja de cálculo (componente Hoja de cálculo: componente de Microsoft Office Web Components que proporciona la funcionalidad interactiva de una hoja de cálculo en una página Web. Puede especificar datos, agregar fórmulas y funciones, aplicar filtros, cambiar el formato y volver a realizar cálculos.) o de una Lista de tablas dinámicas (lista de tabla dinámica: componente de Microsoft Office Web Components que se utiliza para analizar datos de manera interactiva en una página Web. Los datos que aparecen con formato de filas y columnas se pueden mover, filtrar, ordenar y calcular de un modo significativo para su audiencia.). Puede elegir entre varios tipos de gráficos en los que puede agregar texto, cambiar colores y aprovechar otras opciones de formato como agregar líneas de tendencia y barras de error.

También puede modificar un gráfico en una página que se ha publicado como un gráfico interactivo de Microsoft Excel. Cuando se publica un gráfico interactivo en Excel, los datos del gráfico se publican con dicha aplicación en forma de componente de hoja de cálculo o lista de tablas dinámicas. Para obtener más información sobre cómo publicar gráficos de Excel, consulte la Ayuda de Microsoft Excel.

Es necesario Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2) o posterior para crear un gráfico en una página.

Vista Gráfico dinámico de una hoja de datos o de un formulario

En una base de datos de Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o en un proyecto de Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente–servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.), una hoja de datos o un formulario que contenga cifras de ventas se puede mostrar como un gráfico interactivo dinámico en la vista Gráfico dinámico. La vista Gráfico dinámico utiliza Microsoft Office Chart, un componente Web de Microsoft Office, para mostrar el gráfico. En la vista Gráfico dinámico, existen varios tipos de gráficos donde elegir en los que se puede agregar texto, cambiar colores y aprovechar otras opciones de formato, como agregar líneas de tendencia y barras de error.

Analizar datos

Microsoft Access ofrece varias técnicas que ayudan a analizar los datos.

Crear una consulta de referencias cruzadas

Puede utilizar una consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de tabla de referencias cruzadas para calcular y reestructurar los datos con el fin de facilitar el análisis. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, un promedio, un recuento u otro tipo de totales de datos agrupados en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de cálculos (hoja de datos: datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado que aparecen en formato de filas y columnas.), y otro a lo largo de la parte superior.

• Consulta de selección
• Consulta de tabla de referencias cruzadas basada en la consulta de selección
• Agregar una lista de tablas dinámicas a una página de acceso a datos

Una lista de tablas dinámicas es una tabla interactiva que puede utilizar para analizar dinámicamente los datos en un explorador Web. En tiempo de ejecución, los usuarios pueden cambiar el diseño de la lista de tablas dinámicas. Pueden mover los campos mostrados en el área de filas, columnas y datos de la lista de tablas dinámicas, o agregar o quitar campos de la lista. Los usuarios también pueden filtrar, ordenar y agrupar los datos.

Las siguientes ilustraciones muestran una lista de tablas dinámicas en la página de acceso a datos Pedidos.

Ver una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinámica

Access 2002 o posterior incluye una vista Tabla dinámica para las hojas de datos (hoja de datos: datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado que aparecen en formato de filas y columnas.) y los formularios. En esta vista, puede generar un informe interactivo utilizando los campos base de la hoja de datos o del formulario. La vista utiliza un componente de tablas dinámicas de Microsoft Office de modo que podrá hacer lo mismo que en una lista de tablas dinámicas. Puede agregar campos a la vista, mover o quitar campos, así como filtrar, ordenar y agrupar los datos.

La siguiente ilustración muestra la tabla Empleados en la vista Tabla dinámica.

XML y Access

Es posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos idiomas.

El Lenguaje de marcado extensible (Lenguaje de marcas extensible (XML): forma condensada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los desarrolladores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar información.) (XML, Extensible Markup Language) es el lenguaje estándar para describir y enviar datos a través del Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.), del mismo modo que el Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) (HTML, Hypertext Markup Language) es el lenguaje estándar para crear y mostrar páginas Web. Microsoft Access proporciona medios para importar y exportar datos XML, así como para transformarlos a y desde otros formatos mediante archivos relacionados con XML.

Formato XML

Siempre ha sido complicado mover información en Internet y entre aplicaciones de software debido a los diferentes formatos y estructuras con derecho de propiedad. Aunque HTML esté bien equipado para proporcionar información de texto e imagen para exploradores Web, su capacidad está limitada por la definición de datos y estructuras de datos. El HTML describe el aspecto que debería tener una página Web, mientras que el XML define los datos y describe cómo deberían estar estructurados. El XML es un formato de intercambio de datos, ya que permite intercambiar datos entre sistemas o aplicaciones diferentes. El XML separa los datos de la presentación para que los éstos mismos puedan ser presentados de varias formas al usar archivos de presentación distintos.

El XML es un protocolo basado en estándares regulado por el World Wide Web Consortium (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona estándares en todas las áreas relacionadas con World Wide Web.) (W3C). El protocolo XML es un conjunto de reglas, instrucciones y convenciones para diseñar formatos y estructuras de datos, de modo que se creen archivos que puedan ser generados y leídos con facilidad por diferentes equipos y aplicaciones. Además, las estructuras definidas por el XML no son ambiguas, es decir, que son auto descriptivas y tienen una plataforma independiente. Al igual que el HTML, el XML utiliza etiquetas y atributos, pero mientras el HTML especifica qué quiere decir cada etiqueta y atributo (y por lo tanto cómo se mostrarán los datos entre ellos en un explorador), el XML utiliza las etiquetas únicamente para delimitar datos y deja la interpretación total de los mismos a la aplicación que los lee. Para obtener más información acerca del XML, visite el sitio MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el Web.

Importar datos XML

Access permite utilizar datos de varias fuentes externas. El uso de  XML permite transformar los datos desde casi cualquier aplicación externa para su uso en Access de manera más sencilla. Permite:

• Importar datos XML a Jet (motor de base de datos Microsoft Jet: parte del sistema de base de datos de Access que recupera y almacena datos en las bases de datos de usuario y del sistema. Se puede decir que es un administrador de datos sobre el que se construyen sistemas de bases de datos, como Access.), a Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.), o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (denominada anteriormente MSDE).
• Importar datos de un esquema XML a Jet, SQL Server o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine.
• Utilizar un archivo XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformation) para transformar los datos en un formato XML compatible con Access.

Nota  Para poder importar archivos XML a SQL Server o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine, a través de un proyecto de Access (ADP), es necesario que Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine esté instalado en el equipo local.

Es posible utilizar el comando Importar (señale Obtener datos externos en el menú Archivo) para importar archivos de datos XML a Access. Este comando muestra el cuadro de diálogo Importar, en el que se puede seleccionar un documento o un esquema XML que describa la estructura de los datos. Sólo se puede importar a Access un documento cada vez. Los datos deben estar en un formato reconocido por Access, ya sea en un formato nativo o mediante la utilización de un esquema. Tenga en cuenta que al importar datos XML no es posible elegir un subconjunto del documento XML. Es necesario importar el archivo completo.

Los datos XML de cualquier tipo pueden transformarse en un formato compatible con Access, para ello seleccione un tipo de transformación en el cuadro de diálogo Importar XML. También es posible especificar si se desea sobrescribir cualquier tabla existente o anexar a datos existentes.

Qué son esquemas XML

Los esquemas XML se utilizan para describir la estructura de los datos en un formato común que tanto clientes, como otros exploradores Web o cualquier programa de software habilitado para XML puedan reconocer. De forma específica, los esquemas definen las reglas de un documento de datos XML, entre los que se incluyen nombres de elementos y tipos de datos, qué elementos pueden aparecer en combinación y qué atributos están disponibles para cada elemento. Los esquemas proporcionan un modelo para un documento de datos XML que define la organización de etiquetas y texto en los documentos a los que se refiere el esquema. Access es compatible con el estándar de esquema XML (XSD). El XSD es un estándar aprobado por el consorcio W3C (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona estándares en todas las áreas relacionadas con World Wide Web.) diseñado como una infraestructura básica para describir el tipo y estructura de los documentos XML.

La utilización de un esquema permite asegurar que cualquier documento XML utilizado para importar datos a Access o para exportar desde Access a otro formato contiene datos específicos y se ajusta a una estructura definida. Puede facilitar el esquema a otros negocios y aplicaciones para que sepan cómo estructurar la información que les van a proporcionar, y a cambio, proporcionarle su esquema.

Mostrar datos XML

La sintaxis XML (las etiquetas y su organización en un documento) define y describe los datos de un documento XML pero no indica cómo se han de mostrar éstos. En aplicaciones anteriores se utilizaban y en algunos usos actuales se siguen utilizando hojas de estilos en cascada (CSS, Cascading Style Sheets) para indicar al explorador cómo mostrar los datos XML. Sin embargo, las CSS no siempre son una buena elección, ya que están escritas en un lenguaje especializado, lo que significa que el programador tiene que utilizar otro lenguaje para escribir, modificar o entender la estructura de la hoja de estilos. Los archivos CSS sólo permiten especificar el formato de cada elemento XML sin demasiado control sobre el resultado.

Por otra parte, la hoja de estilos XSL (Extensible Stylesheet Language) es mucho más flexible que un archivo CSS. Permite seleccionar con precisión los datos que se mostrarán, especificar el orden o la colocación de éstos y modificar o añadir información. Además, está escrita en un estilo similar a un documento XML, ya que utiliza una combinación de etiquetas parecidas a XML y HTML para crear una plantilla para un estilo de resultado concreto. Para obtener más información acerca de las hojas de estilos XSL, visite el sitio MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el Web.

Observe que no es necesario vincular un archivo CSS o una hoja de estilos XSL a un documento XML para que Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2), o posterior, muestre el documento. Internet Explorer tiene una hoja de estilos predeterminada integrada que muestra el código fuente XML como un árbol contraíble/expansible.

Puede utilizar hojas de estilos para asegurarse de que todas las páginas Web basadas en XML de la intranet o sitio Web son coherentes y presentan una apariencia uniforme sin tener que agregar HTML a cada página.

Extensible Stylesheet Language Transformation (XSLT)

XSLT es una especificación recomendada por el World Wide Web Consortium (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona estándares en todas las áreas relacionadas con World Wide Web.) (W3C), compatible con Access. El XSLT es un lenguaje basado en XML que permite que un documento XML sea asignado a, o transformado en, otro documento XML. Esto proporciona un medio de transformar la información de la presentación de un documento XML de un formato fuente a un formato destino y así sucesivamente. Normalmente el programador crea un archivo de transformación XSL que al aplicarse a un documento XML durante la exportación interpreta o transforma los datos XML en un formato de presentación que puede ser reconocido por otra aplicación, como el Protocolo de anuncio de servicios (SAP) o por un formato de pedido personalizado.

El XSLT tiene muchas de las construcciones (estructuras y comandos) que se encuentran en otros lenguajes de programación, lo que permite al programador utilizar variables, bucles, iteraciones e instrucciones condicionales. De esta forma el programador puede tener un control considerable sobre el resultado de los datos XML. Para obtener más información acerca de los archivos XSLT, visite el sitio MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el Web.

Exportar a archivos XML

Exportar datos y objetos de bases de datos a un archivo XML es un modo práctico de mover y almacenar información en un formato que puede ser utilizado sin problemas en todo el Web. En Access es posible exportar los datos, los esquemas (estructuras de datos), o ambos, a archivos XML. Permite:

• Exportar datos de un archivo XML y, de forma opcional, utilizar XSLT para transformar los datos a otro formato.
• Exportar los esquemas de datos mediante un esquema estándar XML (XSD).
• Exportar los datos subyacentes de los formularios y los informes a un archivo XML.

También es posible transformar los datos a otro formato de presentación mediante un archivo XSL durante el proceso de exportación. Puede exportar tablas, consultas y los datos subyacentes de los formularios e informes desde una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) (.mdb), así como tablas, consulta, procedimientos almacenados, funciones y los datos subyacentes de los formularios e informes de un proyecto de Microsoft Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) (.adp).

Exportar tablas, consultas, vistas, hojas de datos, formularios o informes

Se puede exportar un objeto de una base de datos como documento XML de varias formas:

• Exportando únicamente los datos de una tabla, consulta, hoja de datos, formulario o informe a un archivo XML. Estos datos se guardan en un archivo denominado <nombredearchivo>.xml.

Nota  Al exportar una tabla a un documento XML, se pueden exportar también tablas relacionadas. Por ejemplo si se exporta una tabla de Pedidos de cliente, se puede también exportar una tabla de Detalles de pedidos y una tabla de Clientes al mismo archivo.

• Exportando únicamente el esquema (estructura de los datos) de una tabla, consulta, hoja de datos, formulario o informe a un archivo de esquema XML. Un archivo de esquema XML es una especificación formal de las reglas de un documento XML que proporciona una serie de nombres de elementos así como qué elementos están permitidos en el documento y en qué combinaciones. Si se prefiere guardar el esquema como XSD, el archivo se guardará como <nombredearchivo>.xsd.
• Además, al guardar los datos como XML, puede especificar que los datos se transformen en un formato de visualización personalizado mediante un archivo .xsl existente. Si no se especifica un archivo .xsl, los datos se guardarán en un formato XML estándar. Observe que si no se seleccionan datos para exportar, el formato de presentación tampoco estará disponible. El archivo se guarda como <nombredearchivo>.xsl.
• Mediante el modelo de objetos de Access, también puede guardar los atributos de presentación de una tabla, consulta, hoja de datos, formulario o informe en un archivo que describa la información de presentación y conexión. Para formularios e informes, este archivo se guarda en un lenguaje basado en XML denominado ReportML que proporciona datos de presentación así como modelos de datos para crear una página de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.). Para tablas, consultas o vistas, y hojas de datos, el archivo de presentación es una plantilla parecida a una hoja de cálculo. El archivo se guarda como <nombredearchivo>_informe.xml.

Qué es ReportML

ReportML es un "lenguaje" específico para Access desarrollado por Microsoft que se puede utilizar para describir objetos de bases de datos de Access en XML. El lenguaje ReportML está compuesto por un conjunto de etiquetas que describen un formulario, un informe o propiedades de acceso a los datos de la página, eventos y atributos. Al exportar datos desde Access a un archivo XML, decide guardar la estructura de un formulario o informe en un formato ReportML. El archivo ReportML se puede utilizar para convertir los datos guardados en un página de acceso a datos.

Documentos correctos

Cualquier documento creado por Access es correcto, lo que significa que se ajusta a las reglas básicas de XML. Esto significa que:

• Cada documento XML debe tener un único elemento raíz (un elemento que abarque el documento completo).
• Todas las etiquetas de inicio y cierre deben coincidir. Las etiquetas XML distinguen mayúsculas de minúsculas.
• Para cada etiqueta de inicio hay una etiqueta correspondiente de cierre. Una etiqueta con un tipo de letra especial indica los elementos vacíos. Una vez más, las etiquetas XML distinguen mayúsculas de minúsculas.

Nota  Access ReportMl no escribirá ninguna etiqueta vacía.

• Los elementos no se superponen. En otras palabras, las etiquetas de inicio y cierre deben estar perfectamente anidadas en otros elementos.
• Algunos caracteres de reserva son parte de la sintaxis XML y no se interpretarán por si mismos si se utilizan en porciones de datos de un elemento. Es necesario sustituir una secuencia de caracteres especial (denominada una "entidad" por XML) como se indica a continuación:

Lo siguiente es un ejemplo de un documento XML correcto:

<?xml version="1.0"?>

<ORDER>

<CUSTOMER>Nancy Davolio</CUSTOMER>

<PRODUCT>

<ITEM>Mom&apos;s Boston Crab Meat</ITEM>

<PRICE>$10.00</PRICE>

<QUANTITY>1 Bottle</QUANTITY>

</PRODUCT>

</ORDER>

donde:

<?xml version="1.0"?> es una declaración que afirma que es un documento XML e indica la versión. La declaración es opcional, pero está recomendada en cualquier documento XML.

<ORDER> es el elemento raíz que engloba todo el documento.

<CUSTOMER> es una etiqueta de inicio y </CUSTOMER> es una etiqueta de cierre. De forma conjunta describen un elemento de datos, en este caso el nombre del cliente.

Observe que cada conjunto de etiquetas, como <CUSTOMER></CUSTOMER>, posee etiquetas de inicio y de cierre y distingue mayúsculas de minúsculas, y que los conjuntos de etiquetas están perfectamente anidados entre si. Tenga en cuenta también la entidad &apos, que se transformará en un apóstrofo (') cuando la aplicación receptora importe los datos. El apóstrofo tiene un propósito especial en un documento XML y puede malinterpretarse si se utiliza directamente en el texto. Los datos convertidos se mostrarán como Mom's Boston Crab Meat.

Se pueden utilizar espacios en blanco a lo largo del documento para que éste sea más legible.

Si se especifica un esquema al exportar desde Access, los documentos XML creados se consideran documentos XML válidos. Es decir, que además de estar bien formados, los documentos se ajustan a un esquema definido.

Exportar datos y objetos de la base de datos

La exportación es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de cálculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicación o programa puedan utilizar dichos datos y objetos. La exportación es un proceso similar al de copiar y pegar en lo relativo a funciones. Se pueden exportar (exportar: trasladar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, otra hoja de cálculo u otro formato de archivo, de manera que otra base de datos u otro programa puede utilizarlos. Puede exportar datos a una gran variedad de bases de datos, programas o formatos de archivo compatibles.) datos a una diversidad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles. La mayoría de los objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.) de una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) o de un proyecto de Microsoft Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) se pueden exportar a otra base de datos u otro proyecto de Access.

Exportar objetos de base de datos.

No se puede exportar diagramas de bases de datos (diagrama de base de datos: representación gráfica de una parte del esquema de una base de datos. Puede ser una imagen completa o parcial de la estructura de la base de datos. Incluye tablas, las columnas que contienen y las relaciones entre las tablas.) a un proyecto de Access o a una base de datos de Access. No se pueden exportar consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) o relaciones de una base de datos de Access a un proyecto de Access.

Al exportar datos a un documento XML, puede exportarse la tabla principal y las tablas relacionadas. Al exportar a otra base de datos, sólo se permite exportar un objeto a la vez. Si desea exportar múltiples objetos a una base de datos, abra la base de datos a la que desea realizar la exportación e importe (importar: copiar datos de un archivo de texto, hoja de cálculo o tabla de base de datos en una tabla de Access. Puede utilizar los datos importados para crear una tabla nueva; o bien, puede anexarlos (agregarlos) a una tabla existente que tiene una estructura de datos coincidente.) los objetos.

Al exportar un objeto a otra base de datos, también conviene exportar los objetos relacionados para que funcione. Por ejemplo, un informe puede tener una consulta como origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.), y dicha consulta puede basarse en una relación entre dos tablas.

Al exportar una página de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.), se está exportando únicamente el vínculo al archivo HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) correspondiente.

El archivo HTML permanece en la misma ubicación, lo que significa que se dispone de dos páginas de acceso a datos apuntando al mismo archivo HTML correspondiente. Para que no se produzca esta situación, guarde una de las páginas de acceso a datos con otro nombre y escriba otra ubicación para el nuevo archivo HTML correspondiente.

Puede utilizar el Asistente para la transferencia de bases de datos con el fin de crear una nueva base de datos de SQL Server y exportar los objetos de una base de datos de Access existente. Consulte la Ayuda para obtener más información acerca del Asistente para la transferencia de bases de datos.

Enviar por correo de objetos de base de datos.

Se pueden enviar por correo electrónico los resultados de un objeto de base de datos adjuntándolos a un mensaje de correo electrónico en diferentes formatos de archivo, entre los que se incluyen Microsoft Excel (.xls), formato de texto enriquecido (.rtf), texto MS-DOS (.txt), HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) (.html), IDC/HTX (archivos IDC y HTX: Microsoft Internet Information Server utiliza un archivo IDC y un archivo HTX para recuperar datos de un origen de datos ODBC y darles el formato de un documento HTML.), ASP (página Active Server (ASP): archivo que contiene secuencias de comandos de servidor incrustadas que se ejecutan en un servidor y se envían y muestran en un explorador de Web cliente como un archivo HTML estándar.) y página de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos.

En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.). También se puede enviar una página como el cuerpo de un mensaje de correo electrónico

Para enviar un objeto de base de datos en un correo electrónico, se ha de disponer de Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Microsoft Mail u otra aplicación de correo electrónico compatible con MAPI (Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería).

Consideracionesal enviar una página de acceso a datos por correo electrónico.

Cuando se envía una página de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.) en un mensaje de correo electrónico, deben tenerse en cuenta determinados aspectos de conexión y seguridad para obtener la máxima fiabilidad.

Compartir la base de datos.

Una página de acceso a datos está conectada a uno de los dos tipos de orígenes de datos, ya sea una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una base de datos de Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.). Para que la página funcione correctamente cuando se envía por correo electrónico, la base de datos de origen debe residir en un servidor o equipo compartido para que los usuarios puedan verla e interactuar con la misma.

Utilizar rutas de acceso UNC.

Antes de crear la página, abra la base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) con una ruta de acceso UNC (Convención de nomenclatura universal) (convención de nomenclatura universal (UNC): convención de nomenclatura para archivos que proporciona un sentido de ubicación de un archivo independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis servidor ecurso_compartido uta_acceso ombre_archivo.) en el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Abrir (menú Archivo, comando Abrir).

De esta forma, el origen de datos de la página se define con una ruta de acceso UNC en lugar de con una letra de unidad de red asignada en el Explorador de Microsoft Windows. Una letra de unidad puede variar en un equipo o puede no estar definida en todo momento, mientras que una ruta de acceso UNC es un método coherente y de confianza para localizar la página.

Al crear la página, guárdela mediante una ruta de acceso UNC en el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Guardar como página de acceso a datos. Si guarda la página con una ruta de acceso UNC, favorecerá la seguridad en el envío de punteros a la página por correo electrónico.

Almacenar la base de datos y la página en el mismo servidor.

Para proporcionar una mayor seguridad a las páginas de acceso a datos, debe colocar la base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o la base de datos de Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.) en el mismo servidor Web (servidor Web: equipo que alberga páginas Web y responde a las solicitudes de exploradores. También se le conoce como servidor HTTP, un servidor Web que almacena archivos cuyas direcciones URL comienzan con http://.) que la página de acceso a datos.

Nota  No es posible copiar ni crear una base de datos de Access en una carpeta de Sitios de red.

Publicar desde una zona de seguridad de intranet de confianza.

En función del nivel de seguridad de Microsoft Internet Explorer configurado en el equipo del destinatario, cuando éste abra un mensaje de correo electrónico que contenga una página de acceso a datos, pueden ocurrir tres cosas: la página se inhabilitará automáticamente, se preguntará al destinatario si permite el acceso a datos o bien la página se habilitará automáticamente.

Nota  Se recomienda establecer la configuración de seguridad de Internet Explorer Tener acceso a origen de datos entre dominios en Pedir datos.

Si utiliza una intranet corporativa, podrá publicar las páginas desde un sitio Web en una área de seguridad de confianza. Así se minimizan los problemas derivados de las configuraciones de seguridad de Internet Explorer del destinatario y las páginas funcionan mejor. Para obtener más información acerca de los niveles y zonas de seguridad, vea la Ayuda de Internet Explorer. Para averiguar los requisitos específicos de seguridad de las páginas en el sitio Web, póngase en contacto con el administrador del sistema.

Enviar un puntero en lugar de una copia del código de origen HTML.

Microsoft Access puede enviar una página de acceso a datos en un mensaje de correo electrónico de tres formas distintas.

• En el cuerpo del mensaje, como una copia del código de origen HTML de la página
• En el cuerpo del mensaje, como puntero al archivo HTML asociado a la página
• Como datos adjuntos al mensaje, incluida una copia del archivo HTML asociado a la página

En el mensaje de correo electrónico, una copia del código de origen HTML de una página tiene un aspecto muy diferente al de un puntero a la página. Esta copia contendrá todas las etiquetas y objetos HTML necesarios para reproducir la página. El puntero contendrá algunas etiquetas HTML y la ruta de acceso absoluta - un URL (Uniform Resource Locator, Localizador de recursos uniforme) (Localizador de recursos uniforme (URL): dirección que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto, documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo: http://www.microsoft.com/.) o una ruta de acceso UNC (Convención de nomenclatura universal) (convención de nomenclatura universal (UNC): convención de nomenclatura para archivos que proporciona un sentido de ubicación de un archivo independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis servidor ecurso_compartido uta_acceso ombre_archivo.) – a la página.

Es preferible no enviar ninguna copia del código de origen HTML de una página, puesto que Microsoft Outlook no permitirá que un usuario se conecte a los datos de distintos dominios a menos que el destinatario o administrador del sistema modifique la configuración predeterminada de la zona de seguridad de Internet Explorer. Si se envía un puntero a la página se asume que la página y el origen de datos al que se conecta la página se hallan en un servidor o un recurso de red pública. De este modo, se minimiza la posibilidad de que existan temas de dominios cruzados en Microsoft Outlook.

El envío de un puntero en lugar de una copia de la página también constituye una precaución de seguridad frente a los usuarios que intenten interceptar una copia del código de origen HTML de una página que se ha enviado a un usuario y revisarla para obtener acceso clandestino a una base de datos corporativa.

La mejor forma de enviar una página de acceso a datos consiste en enviar un puntero a la página en cuestión en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Existen diferentes maneras de enviar un puntero:

• Guardar la página en una carpeta de Sitios de red o en un servidor Web, de modo que la ubicación de la página sea una dirección URL.
• Guardar la página en un equipo compartido con una ruta UNC.

En ambos casos, Access utiliza la etiqueta HTML <IFRAME> para enviar un puntero a la página. El puntero es la dirección URL o la ruta UNC de la página.

Cuando crea el mensaje de correo electrónico, Access muestra cuadros de diálogo de confirmación para ayudarle a tomar la decisión correcta.

Para garantizar la seguridad al enviar una página, envíese primero un puntero a la página a usted mismo y abra el mensaje de correo electrónico. En la ventana de mensaje, haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Ver código de origen. Si el texto HTML muestra un código parecido al que se proporciona a continuación, significa que ha enviado un puntero a la página (y no una copia del código de origen HTML):

<HTML><BODY STYLE="OVERFLOW:HIDDEN" BOTTOMMARGIN=0

LEFTMARGIN=0 TOPMARGIN=0 RIGHTMARGIN=0>

<IFRAME FRAMEBORDER=0 HEIGHT=100% WIDTH=100%

src="//NWWeb/Northwind pages/View Products.htm"></IFRAME>

</BODY><HTML>

Exportar a una página Web.

Hay cuatro modos de utilizar datos u objetos de base de datos de Microsoft Access para crear una página Web:

• En un explorador Web compatible con la versión 4.0 o posterior de HTML dinámico (DHTML: extensión del lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) que agrega elementos multimedia, acceso a bases de datos y un modelo de objetos que pueden utilizar los programas para cambiar estilos y atributos de elementos de página (objetos) y para reemplazar elementos existentes (objetos) con otros nuevos.), puede utilizar páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos.

Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.). No es necesario enviar páginas de acceso a datos; sólo hay que crear una página de acceso a datos como un objeto de base de datos que en realidad sea un vínculo con el correspondiente archivo HTML de la página de acceso a datos. Puede utilizar páginas de acceso a datos para ver, modificar, actualizar, eliminar, filtrar, agrupar y ordenar datos activos de una base de datos de Microsoft Access o de una base de datos de Microsoft SQL Server.

• Puede enviar archivos HTML generados por servidor (HTML generado por el servidor: archivo ASP (páginas de servidor activas) o IDC/HTX que se obtiene de una tabla, consulta o formulario, conectado a un origen de datos ODBC y procesado por Internet Information Server para crear dinámicamente archivos HTML de sólo lectura.), ya sean ASP (página Active Server (ASP): archivo que contiene secuencias de comandos de servidor incrustadas que se ejecutan en un servidor y se envían y muestran en un explorador de Web cliente como un archivo HTML estándar.) o IDC/HTX (archivos IDC y HTX: Microsoft Internet Information Server utiliza un archivo IDC y un archivo HTX para recuperar datos de un origen de datos ODBC y darles el formato de un documento HTML.), procedentes de tablas, consultas y formularios.

Los archivos HTML generados por servidor se muestran con un formato de tabla en un explorador Web. Puede utilizar archivos HTML generados por servidor si desea utilizar un explorador Web, si los datos en uso cambian frecuentemente o si necesita ver datos activos en una tabla conectada a un origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e información necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), pero no necesita actualizar datos ni interactuar con ellos.

• Puede crear archivos HTML estáticos a partir de tablas, consultas, formularios e informes. En un explorador Web, los informes se muestran con un formato de informe, y las tablas, consultas y formularios se muestran con un formato de hoja de datos. Puede utilizar archivos HTML estáticos si desea utilizar un explorador Web que admita HTML, versión 3.2 o posterior, y los datos en uso no cambian frecuentemente.
• Puede guardar un formulario o informe como una página de acceso a datos utilizando la opción Guardar como del menú Archivo. De este modo, podrá utilizar el formulario o informe como una página Web.

Exportar o intercambiar datos con Microsoft Word u otro programa de procesamiento de texto.

Existen tres formas de utilizar los datos de Microsoft Access en programas de procesamiento de texto:

• En una base de datos de Access, puede utilizar el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word para crear un documento de combinación de correspondencia en Word vinculado con datos de Access. Una vez establecido el vínculo, puede abrir el documento activo en Word cuando lo desee, para imprimir un nuevo lote de etiquetas o cartas modelo utilizando los datos actuales de Access.
• Para cualquier versión de Microsoft Word, puede exportar datos de Microsoft Access a un archivo de origen de datos de combinación de correspondencia que se pueda utilizar con la función de combinación de correspondencia de Word.

Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe como un archivo con formato de texto enriquecido (.rtf) o un archivo de texto (.txt). Un archivo con formato de texto enriquecido (RTF) conserva el formato, como por ejemplo las fuentes y los estilos, y se puede abrir con Microsoft Word y otros programas de autoedición o procesamiento de texto de Microsoft Windows.

Exportar a Microsoft Excel u otro programa de hojas de cálculo.

Hay tres modos de utilizar datos de Microsoft Access con Microsoft Excel u otro programa de hojas de cálculo:

• Puede exportar una hoja de datos como datos sin formato a Microsoft Excel u otro programa de hojas de cálculo.
• Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe directamente como una hoja de cálculo o un archivo de Excel (.XLS). De este modo, podrá conservar la mayor parte del formato, como fuentes y colores. Los qniveles de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de un informe o una página de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por más de un campo, expresión u origen de registros del grupo.) de los informes se guardan como niveles de esquema de Excel y los formularios se guardan como tablas de datos.
• También se pueden exportar los datos de una tabla, consulta/vista, hoja de datos, formulario o informe a un archivo XML que puede importarse a Excel.

Exportar o copiar una vista de Tabla dinámica o de Gráfico dinámico.

Si conoce los informes de Tabla dinámica de Microsoft Excel y desea trabajar con los datos en Excel, existen dos maneras de hacerlo.

Exportación de datos a un informe interactivo de Tabla dinámica de Excel.

Para ver y modificar el contenido de una vista Tabla dinámica (vista Tabla dinámica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.) utilizando Excel, puede exportar la vista Tabla dinámica a Excel.

Preparar exportación a Excel      Los informes de Tabla dinámica de Excel no pueden mostrar campos de detalle (campo Detalle: campo que muestra todas las filas, o registros, del origen de registros subyacente.). Cuando exporta a Excel, los campos de detalle estarán disponibles en la barra de herramientas de Tabla dinámica de Excel, pero los campos no se mostrarán en el informe. Si desea que el informe de la tabla dinámica de Excel refleje el aspecto de la vista Tabla dinámica, desplace todos los campos fuera del área de detalle antes de exportar a un informe de tabla dinámica de Excel o bien oculte los datos de detalle para elementos y celdas de manera que no aparezca el área de detalle.

Después de exportar      Puede que observe algunas diferencias en la vista Tabla dinámica después de exportarla a Excel. Estas diferencias se dan porque las vistas de tabla dinámica utilizan el componente de Tabla dinámica de Microsoft Office y los informes de tabla dinámica de Excel no son compatibles con determinadas características de la lista de tabla dinámica o bien porque algunas características se implementan de otra manera. Para obtener información sobre las diferencias entre las listas de tabla dinámica e informes de tabla dinámica de Excel, consulte la ayuda de Excel.

Copiar datos a otro programa para un uso no interactivo.

Copiar a Microsoft Word o Excel      Si desea trabajar con una instantánea de los datos que se están mostrando en la vista Tabla dinámica (vista Tabla dinámica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.), puede copiar y pegar los datos a Excel o Word. Si copia toda la vista Tabla dinámica a otro programa o copia determinadas secciones de datos, el texto y los valores de la vista Tabla dinámica pasan a formar parte del documento de Word o un libro de Excel. No se establece ninguna conexión entre los datos originales y la copia al documento o libro. De esta manera no se pueden actualizar los datos copiados.

Copiar a otros programas      También puede copiar datos mostrados en la vista Tabla dinámica a otros programas como, por ejemplo, Microsoft FrontPage. Cuando copia datos en un programa que no es ni Excel ni Word y que no es compatible con el formato HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) utilizado en las vistas Tabla dinámica, los datos se copian como texto sin formato.

Exportar a SharePoint Services de Microsoft Windows.

Puede exportar el contenido de una tabla a o una consulta a una lista de Windows SharePoint Services. Después de realizar dicha exportación, puede modificar la lista de Windows SharePoint Services sin que esto afecte a la tabla o a la consulta de Access.

Exportar a XML.

Cuando se exportan datos a XML, puede exportar sólo los datos, el esquema o ambas cosas.También puede seleccionar exportar un archivo de presentación XSL. Dicho archivo se genera a partir de la información de presentación del formulario, informe u hoja de datos de Access.

Puede exportar a XML datos estáticos de tablas y consultas, y formularios e informes que tengan tablas o consultas como orígenes de datos. Puede especificar un archivo de transformación y aplicar la transformación a continuación de la exportación. Puede exportar tablas y consultas relacionadas y transferir cualquier filtro o criterio de ordenación, especificados en el objeto exportado, al resultado.

También puede exportar datos activos en tablas, consultas, procedimientos almacenados, funciones, formularios e informes de Microsoft Access Projects (ADP) a XML. El origen de datos activos de estos objetos de bases de datos es SQL server. Puede especificar los nombres de SQL server y la base de datos como el directorio virtual y exportar los objetos de base de datos a un archivo XML.

Automatizar operaciones de exportación.

Para que las operaciones frecuentes de exportación sean más cómodas de realizar, puede automatizarlas creando una macro o un procedimiento de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic: versión visual del lenguaje de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.). Esto es muy útil cuando se han de exportar datos con regularidad o cuando se está creando un sitio Web utilizando numerosos objetos de base de datos.

Especificaciones de importación o exportación y archivos SCHEMA.INI.

Una especificación de importación o exportación contiene información, como el formato de archivo, el orden de las fechas o los formatos de número, que Microsoft Access utiliza para importar o exportar un archivo de texto delimitado o de ancho fijo. Un especificación de importación o exportación se almacena con el nombre predeterminado: Nombrearchivo_ImportSpec o Nombrearchivo_ExportSpec en la base de datos a la que se importa o desde la que se exporta.

Puede crear una especificación de importación o exportación mediante el Asistente para importación de texto o el Asistente para exportación de texto. Utilice una especificación de importación o exportación cuando desee importar a la misma tabla, exportar al mismo archivo, o automatizar el proceso de importación o exportación, repetidamente.

También puede utilizar un archivo SCHEMA.INI en un programa de Microsoft Visual Basic para proporcionar un mayor control sobre los datos del archivo de texto, por ejemplo, especificar formatos de moneda especiales o manipular tipos de datos de coma flotante. Un archivo SCHEMA.INI es un archivo de texto que contiene entradas que anulan los valores de controladores de texto predeterminados en el Registro de Microsoft Windows. Debe almacenar un archivo SCHEMA.INI en la misma carpeta que el archivo de texto importado o exportado, y su denominación debe ser siempre SCHEMA.INI.

Orígenes de datos ODBC

A un origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e información necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), por ejemplo, una base de datos y el servidor donde reside, se tiene acceso a través de un controlador de Conectividad abierta de base de datos (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): método estándar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.) (ODBC).

¿Qué es un origen de datos?

Un origen de datos está formado por la procedencia de los datos y la información de conexión necesaria para tener acceso a los mismos. Ejemplos de orígenes de datos son Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle RDBMS, una hoja de cálculo y un archivo de texto. Ejemplos de información de conexión son la ubicación del servidor, el nombre de la base de datos, el Id. de inicio de sesión, la contraseña y diversas opciones de controlador ODBC que describen cómo conectarse al origen de datos.

En la arquitectura ODBC, una aplicación (como Access o un programa de Microsoft Visual Basic) se conecta al Administrador de controladores ODBC que, a su vez, utiliza un controlador ODBC específico (por ejemplo, el controlador ODBC de Microsoft SQL) para conectarse a un origen de datos (en este caso, una base de datos de Microsoft SQL Server (base de datos SQL: base de datos basada en el lenguaje SQL, lenguaje de consulta estructurado.)). En Access, los orígenes de datos ODBC se utilizan para conectarse a orígenes de datos externos a Access que no tienen controladores integrados.

Para conectarse a estos orígenes de datos, siga el procedimiento que se indica a continuación:

• Instale el controlador ODBC apropiado en el equipo que contenga el origen de datos.
• Defina un nombre de origen de datos (DSN) utilizando el Administrador de orígenes de datos ODBC para almacenar la información de conexión en el Registro de Microsoft Windows o en un archivo DSN, o bien una cadena de conexión en código de Visual Basic para pasar la información de conexión directamente al Administrador de controladores ODBC.

Orígenes de datos de equipos

Los orígenes de datos de equipos almacenan información de conexión en el registro de Windows de un determinado equipo con un nombre definido por el usuario. Los orígenes de datos de equipos sólo se pueden utilizar en el equipo en que estén definidos. Hay dos tipos de orígenes de datos de equipos , a saber, del usuario y del sistema. Los orígenes de datos del usuario sólo pueden ser utilizados por el usuario actual y únicamente los puede ver dicho usuario. Los orígenes de datos del sistema pueden ser utilizados por todos los usuarios de un equipo y los pueden ver todos los usuarios del equipo y de los servicios del sistema como, por ejemplo, servicios de Microsoft Windows. Un origen de datos de equipo es especialmente útil cuando se desea proporcionar seguridad adicional, dado que ayuda a garantizar que sólo los usuarios que han iniciado una sesión pueden ver un origen de datos de equipo y un usuario remoto no puede copiar dicho origen de datos a otro equipo.

Orígenes de datos de archivos

Los orígenes de datos de archivos (también denominados archivos DSN) almacenan información de conexión en un archivo de texto, no en el Registro de Windows, y, generalmente, se pueden utilizar con mayor flexibilidad que los orígenes de datos de equipos. Por ejemplo, se puede copiar un origen de datos de archivo a cualquier equipo con el controlador ODBC correcto para que su aplicación pueda basarse en información de conexión coherente y precisa para todos los equipos utilizados. También se puede colocar el origen de datos de archivo en un único servidor, compartirlo entre varios equipos en la red, y mantener fácilmente la información de conexión en una ubicación.

También es posible que un origen de datos no se pueda compartir. Un origen de datos de archivo que no se puede compartir reside en un único equipo y apunta a un origen de datos de equipo. Es posible utilizar orígenes de datos de archivos que no se pueden compartir para obtener acceso a orígenes de datos de equipos existentes desde orígenes de datos de archivos.

Cadenas de conexión

Si es programador, puede definir una cadena de conexión con formato en su código de Microsoft Visual Basic que especifique la información de conexión. La utilización de una cadena de conexión evita la definición de un equipo o un archivo DSN y pasa la información de conexión directamente al Administrador de controladores ODBC. Esto es útil, por ejemplo, cuando se desea evitar que los administradores de sistemas o los usuarios tengan que crear primero un DSN, o para simplificar la instalación de su aplicación. Para mantener la seguridad de la información de cadena de conexión de su código, ayude a proteger el código creando un archivo MDE o mediante una contraseña.

Nota de seguridad   Utilice contraseñas fuertes que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas débiles son aquellas que no mezclan dichos elementos. Un ejemplo de contraseña fuerte sería Y6dh!et5, y de débil, Casa27. Utilice una contraseña fuerte que pueda recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.

Expresiones

Las expresiones (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) son un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Una expresión es una combinación de símbolos (identificadores (identificador (expresiones): elemento de una expresión que hace referencia al valor de un campo, control o propiedad. Por ejemplo, Formularios![Pedidos]![Id. de Pedido] es un identificador que hace referencia al valor del control Id. de pedido del formulario Pedidos.), operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión.

Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y valores) que genera un resultado. Por ejemplo, puede utilizar la expresión siguiente en un control (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.) de un formulario o de un informe para mostrar la suma de los valores de los controles Subtotal y Transporte:

= [Subtotal] + [Transporte]

Cuándo se utilizan expresiones

• Para establecer una propiedad que defina un control calculado (control calculado: control que se utiliza en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar el resultado de una expresión. El resultado se vuelve a calcular cada vez que hay un cambio en uno de los valores en los que se basa la expresión.), que establezca una regla de validación (regla de validación: propiedad que define valores de entrada válidos para un campo o registro de una tabla, o un control de un formulario. Access muestra el mensaje especificado en la propiedad TextoDeValidación cuando se infringe la regla.) o que establezca un valor predeterminado de campo.
• Para insertar una expresión de criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.), crear un campo calculado (campo calculado: campo definido en una consulta que muestra el resultado de una expresión en lugar de mostrar datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la expresión.) o actualizar registros en una consulta o un filtro.
• Para establecer una condición cuyo objeto sea ejecutar una acción (acción: componente básico de una macro; instrucción independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) o una serie de acciones en una macro, o para especificar argumentos (argumento: valor que proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un procedimiento.) para varias acciones.
• Para especificar argumentos para varias funciones, instrucciones (instrucción: unidad sintácticamente completa que expresa un tipo de operación, declaración o definición específico. Normalmente, una instrucción es una línea en un procedimiento o sección Declarations, pero dos o más pueden estar en una línea separadas por un signo de dos puntos (:).) y métodos (método: procedimiento similar a una instrucción o función que funciona en objetos específicos. Por ejemplo, puede aplicar el método Print en el objeto Debug para transferir el resultado impreso a la ventana Ejecución.) en procedimientos de Microsoft Visual Basic para aplicaciones (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.).
• Para editar una consulta SQL (lenguaje de consulta estructurado (SQL): lenguaje de programación y consulta de bases de datos ampliamente utilizado para tener acceso, consultar, actualizar y administrar datos en un sistema de bases de datos relacionales.) en la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instrucción SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o definición de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseño, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.) de la ventana Consulta (ventana Consulta: ventana en la que se puede trabajar con consultas en las vistas Diseño, Hoja de datos, SQL o Vista preliminar.) o para utilizar una instrucción SQL (cadena o instrucción de SQL: expresión que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye cláusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.) en el valor o argumento de una propiedad.

Puede especificar un valor en una expresión utilizando un valor literal, una constante, una función o un identificador.

Valores literales

Un valor literal representa un valor, por ejemplo, un número, una cadena o una fecha, que Microsoft Access evalúa exactamente como se ha escrito. "New York," 100 y #1-Jan-01# ('1-Jan-01' en ANSI-92) son ejemplos de valores literales.

Valores de fecha y hora

Si se rodea un elemento de una expresión con el símbolo # (o con comillas simples (') en ANSI-92), significa que el elemento es un valor de fecha u hora. Microsoft Access evalúa automáticamente los valores indicados entre símbolos # (o comillas simples) como valores de fecha/hora y permite escribir el valor en cualquier formato común de fecha y hora.

No es necesario que escriba signos de número (o signos de comilla tipográfica) que incluyen los valores de fecha/hora en las expresiones de validación o de criterio basadas en campos cuyo tipo de datos (tipo de datos de campo: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos es Texto puede almacenar datos que consten de letras o números, pero un campo de tipo Numérico sólo puede almacenar datos numéricos.) sea Fecha/Hora. Puede escribir el valor en cualquier formato común de fecha u hora y Microsoft Access insertará automáticamente estos símbolos correctamente. Recuerde que Access 2002 y las versiones posteriores son compatibles con ANSI-92.

Microsoft Access muestra el valor de acuerdo con la configuración regional especificada en el Panel de control de Microsoft Windows. Puede cambiar el formato de resultados de una fecha mediante la propiedad Formato (Format).

Cadenas de texto

Si un elemento de una expresión va incluido entre comillas dobles ("), significa que el elemento es texto.

Al escribir texto en una expresión de validación (validación: proceso mediante el que se comprueba que los datos especificados cumplen ciertas condiciones o limitaciones.) o de criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.), puede omitir las comillas dobles, ya que Microsoft Access las insertará automáticamente.

Por ejemplo, si escribe la expresión París, Microsoft Access la mostrará como sigue:

"París"

Si desea que una expresión genere una cadena entre comillas dobles, puede incluir la cadena anidada entre comillas simples (') o tres pares de comillas dobles ("). Por ejemplo, las expresiones siguientes son equivalentes:

Forms![Contactos]![Ciudad].DefaultValue = ' "París" '

Forms![Contactos]![Ciudad].DefaultValue = " " "París" " "

Constantes

Una constante representa un valor que no cambia. Verdadero, Falso y Nulo (Null: valor que puede especificarse en un campo o utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden contener Null.) son ejemplos de constantes que Microsoft Access define automáticamente. También puede definir sus propias constantes en Microsoft Visual Basic para aplicaciones (Microsoft Visual Basic: versión visual del lenguaje de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.) y utilizarlas en los procedimientos de Visual Basic.

Nota  No puede utilizar constantes de Visual Basic en las funciones que utiliza en sus expresiones. Por ejemplo, Visual Basic tiene constantes para los días de la semana que se pueden utilizar en una función como vbSunday para representar el domingo, vbMonday para representar el lunes, y así sucesivamente. Cada constante tiene asignado un valor numérico; por ejemplo, el valor numérico de vbSunday es 1 y el valor numérico de vbMonday es 2. Si utiliza una función en una expresión, debe incluir los valores numéricos que representan los días de la semana.

Funciones

Una función devuelve un valor basado en el resultado de un cálculo u otra operación. Microsoft Access cuenta con numerosas funciones incorporadas, como por ejemplo las siguientes:

• La función Fecha (Date) devuelve la fecha actual.
• La función Suma (Sum) devuelve la suma de un conjunto de valores de campos.
• La función DBúsq (DLookup) devuelve el valor de un campo específico.

Identificadores de campo, control y propiedad

Un identificador hace referencia al valor de un campo, de un control o de una propiedad. Por ejemplo, el identificador siguiente hace referencia a la propiedad ValorPredeterminado (DefaultValue) del control FechaPedido del formulario Pedidos:

Formularios![Pedidos]![FechaPedido].ValorPredeterminado

Generar expresiones

Escribir nombres de objetos

Los corchetes ([ ]) en torno a un campo, control o propiedad en un identificador indican que el elemento es el nombre de una tabla, consulta, formulario, informe, campo o control.

Al escribir el nombre de un objeto en un identificador, debe hacerlo entre corchetes cuando contenga un espacio o un carácter especial, como el subrayado (_). Si el nombre no contiene espacios ni caracteres especiales, puede escribirlo sin corchetes. Microsoft Access inserta los corchetes automáticamente (con las dos excepciones indicadas más abajo).

Por ejemplo, puede escribir la expresión siguiente como valor de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) para calcular la suma de los valores de los campos Transporte e ImportePedido:

= Transporte + ImportePedido

Microsoft Access mostrará la expresión de la siguiente manera:

= [Transporte] + [ImportePedido]

Nota  En el valor de una propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) o en la celda Criterios de la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.) de la consulta, Microsoft Access no siempre inserta automáticamente corchetes alrededor de los nombres. Si especifica el nombre de un objeto, asegúrese de incluir los corchetes. En caso contrario, Microsoft Access puede suponer que se trata de texto e insertar comillas dobles.

Utilizar los operadores ! y . (punto) en las expresiones

Puede utilizar los operadores ! y . (punto) en un identificador para indicar el tipo de elemento que va inmediatamente a continuación.

El operador !

El operador! indica que el elemento siguiente ha sido definido por el usuario (un elemento de una colección (colección: objeto que contiene un conjunto de objetos relacionados. La posición de los objetos en la colección es variable: cada vez que se produce algún cambio en la colección, puede variar la posición que ocupa alguno de sus objetos en ella.)). Por ejemplo, puede usar el operador! para hacer referencia a un formulario abierto, a un informe abierto, o a un control de un formulario o informe abierto.

El operador . (punto)

El operador . (punto) indica normalmente que el elemento siguiente ha sido definido por Microsoft Access. Por ejemplo, puede utilizar el operador . (punto) para hacer referencia a una propiedad de un formulario, informe o control. También puede utilizar el operador . (punto) para hacer referencia al valor de un campo de una instrucción SQL (cadena o instrucción de SQL: expresión que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye cláusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.), un  (Microsoft Visual Basic: versión visual del lenguaje de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.)método (método: procedimiento similar a una instrucción o función que funciona en objetos específicos. Por ejemplo, puede aplicar el método Print en el objeto Debug para transferir el resultado impreso a la ventana Ejecución.) de Microsoft Visual Basic para aplicaciones o un conjunto.

Combinar valores de campos, controles o propiedades

Puede combinar el valor de un campo, control o propiedad con una cadena literal utilizando el operador de concatenación &. Por ejemplo, la siguiente expresión combina la cadena literal "[IdCategoría] = " con el valor del control CategoryID del formulario Productos:

"[IdCategoría] = " & Forms![Productos]![IdCategoría]

En algunas circunstancias, por ejemplo, en una función de agregado de dominio (función de agregado de dominio: función, como DProm o DMáx, que se utiliza para calcular estadísticas sobre un conjunto de registros (un dominio).) como DLookup, el valor del campo, control o propiedad debe incluirse entre comillas simples (') o dobles ("). La forma más sencilla de hacerlo es agregar una comilla simple a la cadena literal y luego combinar la expresión con otra cadena literal formada por una comilla sencilla tras el valor del campo, control o propiedad, de la siguiente manera:

"[IdCategoría] = ' " & Forms![Productos]![IdCategoría] & " ' "

Puede que las aplicaciones Microsoft Access existentes utilicen operadores de barra vertical (| |) en lugar de la combinación de comillas de apertura y cierre y operadores de concatenación &:

"[IdCategoría] = '|Forms![Productos]![IdCategoría]|' "

Sin embargo, no es recomendable utilizar barras verticales, pues pueden producir resultados inesperados en algunas circunstancias.

Puede crear la expresión por sí mismo o puede utilizar el Generador de expresiones.