La auditoria interna como herramienta efectiva para una adecuada ejecución presupuestaria (página 2)
Enviado por DOMINGO HERNANDEZ CELIS
El servicio de la deuda, son los gastos destinados al cumplimiento de las obligaciones originadas por la deuda pública, sea interna o externa. La Ejecución del Ingreso comprende las etapas de la estimación, determinación y percepción. La estimación consiste en el cálculo o proyección de los niveles de ingresos que por todo concepto se espera alcanzar; la determinación es la identificación del concepto, oportunidad y otros elementos relativos a la realización del ingreso; y la percepción es la recaudación, captación u obtención de los fondos públicos. Referente a la ejecución del Gasto, el autor indica que comprende las etapas del compromiso, devengado y pago; siendo el compromiso la afectación preventiva del presupuesto de la entidad por actos o disposiciones administrativas; el devengado es la ejecución definitiva de la asignación presupuestaria por el reconocimiento de una obligación de pago; y, el pago es la extinción de la obligación mediante la cancelación de la misma. El autor indica que la totalidad de los ingresos y gastos públicos deben estar contemplados en los presupuestos institucionales aprobados conforme a ley, quedando prohibida la administración o gerencia de fondos públicos, bajo cualquier otra forma o modalidad. Toda disposición en contrario es nula de pleno derecho. Luego remarca los funcionarios de las entidades del Sector Público competentes para comprometer gastos deben observar, previo a la emisión del acto o disposición administrativa de gasto, que la entidad cuente con la asignación presupuestaria correspondiente. Caso contrario devienen en nulos de pleno derecho. Por otro lado remarca que la ejecución presupuestal y su correspondiente registro de ingresos y gastos se cierra el 31 de diciembre de cada Año Fiscal. Asimismo enfatiza que con posterioridad al 31 de diciembre, los ingresos que se perciben se consideran parte del siguiente Año Fiscal independientemente de la fecha en que se hubiesen originado y liquidado. Así mismo, no pueden asumirse compromisos ni devengarse gastos con cargo al Presupuesto del Año Fiscal que se cierra en esa fecha.
El pago del gasto devengado al 31 de diciembre de cada Año Fiscal puede efectuarse hasta el 31 de marzo del Año Fiscal siguiente siempre y cuando esté debidamente formalizado y registrado. El autor indica que la conciliación presupuestal comprende el conjunto de actos conducentes a compatibilizar los registros presupuestarios de ingresos y gastos efectuados al 31 de diciembre de cada Año Fiscal así como a la aprobación de las disposiciones necesarias para efecto de la formalización correspondiente pudiendo realizarse por la propia administración o por la auditoria interna de la entidad, la cual se convierte en una entidad de mucha ayuda para el adecuado manejo de los recursos institucionales.
b) Fernández Ramírez, Domingo[2]
En este trabajo el autor describe la forma como implementar una dependencia de auditoria interno, que sea facilitadora de la gestión óptima de las empresas cooperativas. Según el autor, la auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo. Generalmente, la auditoría interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. El autor establece que la necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una entidad a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Con anterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados mismos. En la actualidad esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de la llamada auditoría interna.
El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos como los siguientes: a) Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización; b) Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual implica su relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable como el operativo. Para el autor, el control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la institución, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización. El control interno es el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la institución. Entre los objetivos del control interno tenemos: a) Proteger los activos de la institución evitando pérdidas por fraudes o negligencias; b) Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones; c) Promover la eficiencia de la producción; d) Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la dirección; e) Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene: a) Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad; b) Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos; c) Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado; d) Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades.
A continuación el autor reafirma que la Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno. Las principales técnicas y más comúnmente utilizadas para la evaluación del control interno son las de: a) Memorándums de procedimientos; b) Flujogramas; c) Cuestionarios de Control Interno; d) Técnicas estadísticas. A éstas deben agregarse las herramientas de gestión, entre las principales tenemos: diagrama de Ishikawa (denominada también "Espina de Pescado"), diagrama de Pareto, diagrama de dispersión, histograma y flujogramas (estás últimas tres contenidas ya en las antes mencionadas), estratificación, y la Matriz de Control Interno entre otras. El autor refuerza su trabajo indicando que las ventajas de la auditoría interna son las siguientes: a) Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organización y de administración; b)Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados; c) Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la institución, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros; d) Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes instituciones; e) Favorece la protección de los intereses y bienes de la institución frente a terceros. Los requisitos del trabajo de auditoría interna son los siguientes: a) Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean conocimientos técnicos adecuados y capacitación como auditores; b) El auditor debe mantener una actitud mental independiente; c) Tanto en la realización del examen como en la preparación del informe debe mantenerse el debido rigor profesional; d) El trabajo debe planificarse adecuadamente ejerciéndose la debida supervisión por parte del auditor de mayor experiencia; e) Debe obtenerse suficiente información (mediante inspección observación, investigación y confirmaciones) como fundamento del trabajo. Por ultimo el autor remarca que para un buen desempeño de la empresa y en particular de la auditoria interna, la receta es el trabajo en equipo, porque es el mejor uso de las capacidades y experiencias para una evaluación más efectiva del control interno, como así también la investigación de casos especiales hacen necesario la implementación del trabajo en equipo incluyendo los Círculos de Calidad en el área de auditoría interna, como forma de mejorar los procedimientos, logrando de tal forma controles, propuestas, análisis e informes de mayor calidad y menores costos.
c) Bendezú Iriarte Juan Héctor[3]
El autor en esta tesis desarrolla el proceso de la auditoría de gestión. Además hace referencia a los programas, procedimientos, técnicas y prácticas de auditoría de gestión. El autor indica que la auditoria de gestión está relacionada con la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones de una entidad, así como con la maximización de la relación costo/beneficio al alcanzarse los beneficios deseados. Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o proyecto, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su respondabilidad ante el público. La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión sistemática de las actividades de una entidad en relación al cumplimiento de objetivos y metas (efectividad) y, respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía). Su propósito general es la evaluación del desempeño (rendimiento); identificación de las oportunidades de mejoras; y, desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas. El autor aclara que la evaluación del desempeño se refiere a la evaluación del desempeño obtenido por una entidad. Esta evaluación implica comparar la ruta seguida por la entidad al conducir sus actividades con: a) los objetivos, metas, políticas y normas establecidos por la legislación o por la propia entidad. El incremento de las condiciones de efectividad, eficiencia y economía, constituyen las categorías bajo las cuales pueden clasificarse las mejoras en las operaciones. Pueden identificarse oportunidades de mejoras, mediante análisis de información, entrevistas con funcionarios de la entidad o fuera de ella, observando el proceso de operaciones, revisando los informes internos del pasado y presente y, ejercitando el juicio profesional basado en la experiencia del auditor o en otras fuentes. Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras accionescorrectivas10.La naturaleza y alcance de las recomendaciones elaboradas en el proceso de la auditoría de gestión es variable.
En algunos casos, pueden formularse recomendaciones sobre asuntos específicos; sin embargo, en otros casos, después de analizar el costo/beneficio de implementar recomendaciones sobre actividades de mucha complejidad, puede ser factible sugerir que la propia entidad lleve a cabo un estudio más profundo del área específica y adopte las mejoras que considere apropiadas, en las circunstancias. Los criterios referidos al carácter integral de la auditoría, orientada a evaluar los beneficios económicos/sociales obtenidos en relación con el gasto ejecutado y su vinculación con las políticas gubernamentales, así como la flexibilidad que permite priorizar los esfuerzos en el logro de las metas previstas, constituyen postulados que guíen el ejercicio de la auditoría de gestión. Los objetivos de la auditoría de gestión son: Determinar el grado en que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la normativa legal, por la propia entidad, el programa o proyecto, según sea el caso; Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y económica; Determinar si la entidad, programa o proyecto ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economía; Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o proyecto son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.
Herrera Celis, Dionicio[4]
Según el autor la Ejecución del Ingreso comprende las etapas de la estimación, determinación y percepción. La estimación consiste en el cálculo o proyección de los niveles de ingresos que por todo concepto se espera alcanzar; la determinación es la identificación del concepto, oportunidad y otros elementos relativos a la realización del ingreso; y, la percepción es la recaudación, captación u obtención de los fondos públicos. Por otra parte, la ejecución del Gasto comprende las etapas del compromiso, devengado y pago. El compromiso es la afectación preventiva del presupuesto de la entidad por actos o disposiciones administrativas; el devengado es la ejecución definitiva de la asignación presupuestaria por el reconocimiento de una obligación de pago; y, el pago es la extinción de la obligación mediante la cancelación de la misma. El autor complementa que la totalidad de los ingresos y gastos públicos deben estar contemplados en los presupuestos institucionales aprobados, quedando prohibida la administración o gerencia de fondos públicos, bajo cualquier otra forma o modalidad. Toda disposición en contrario es nula de pleno derecho.
El autor remarca que los funcionarios de las entidades del Sector Público competentes para comprometer gastos deben observar, previo a la emisión del acto o disposición administrativa de gasto, que la entidad cuente con la asignación presupuestaria correspondiente. Caso contrario devienen en nulos de pleno derecho. Luego se indica que la ejecución presupuestal y su correspondiente registro de ingresos y gastos se cierra el 31 de diciembre de cada Año Fiscal; con posterioridad al 31 de diciembre, los ingresos que se perciben se consideran parte del siguiente Año Fiscal independientemente de la fecha en que se hubiesen originado y liquidado; así mismo, no pueden asumirse compromisos ni devengarse gastos con cargo al Presupuesto del Año Fiscal que se cierra en esa fecha; , el pago del gasto devengado al 31 de diciembre de cada Año Fiscal puede efectuarse hasta el 31 de marzo del Año Fiscal siguiente siempre y cuando esté debidamente formalizado y registrado.
Hernández Celis, Domingo (2005)[5]
Según el autor el presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
Las funciones de los presupuestos están dadas por ser: a) La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización; b) El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias; c) Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización. Según este trabajo, la importancia de los presupuestos esta dada por que son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas; los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización; por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables; sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca; facilitan que los miembros de la organización; cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción; las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas; los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria; los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.
Los presupuestos, según este trabajo son los siguientes: Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado; controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas; coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. Las finalidades de los presupuestos están dadas por que permiten: Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes; controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa; coordinar y relacionar las actividades de la organización; lograr los resultados de las operaciones periódicas. Para el autor los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1)Según la flexibilidad, 2) Según el periodo de tiempo que cubren, 3) Según el campo de aplicabilidad de la empresa, 4) Según el sector en el cual se utilicen. Por otro lado detalla que según la flexibilidad pueden ser rígidos, estáticos, fijos o asignados porque se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público. También pueden ser flexibles o variables, cuando se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.
Otra clasificación esta dada según el periodo de tiempo, pudiendo ser de corto plazo, si se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año; este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias. De largo plazo, si corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas. Otra clasificación es según el campo de aplicación en la empresa; pudiendo ser de operación o económicos, si tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos; Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales; Presupuesto de Compras, que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados. Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos". Luego el autor menciona en este contexto a los presupuestos financieros y a continuación indica que incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables. El Presupuesto de Tesorería, tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar; se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones; se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente. El
Presupuesto de erogaciones capitalizables, es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo. El autor agrega que según el sector de la economía en el cual se utilizan, los presupuestos pueden ser del sector público y del sector privado. Los Presupuestos del Sector Público, son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones. Los Presupuestos del Sector Privado, son los usados por las empresas particulares, se conocen también como presupuestos empresariales; buscan planificar todas las actividades de una empresa.
La Sociedad Hogar de la Madre, Órgano desconcentrado de la Sociedad de Beneficencia de Lima Metropolitana, se fundo el 21 de Diciembre de 1926. Luego el 8 de Mayo de 1938 se creó "El Hogar de la Madre", al servicio de la atención integral a la Madre y al niño.
El Hogar de la Madre es una Clínica – Hospital que brinda atención especializada a la madre y al niño. A la fecha ha ampliado y diversificado sus especialidades, tratando en todo momento de estar a la vanguardia de los adelantos científicos y tecnológicos para brindar una mejor calidad de servicio a la comunidad.
También recibe el nombre de Clínica Hospital Rosalía De Lavalle De Morales Macedo en honor a su fundadora.
Este hospital realiza una destacada labor social y lo hace con auto-financiamiento.
El trabajo que se realiza en la Clínica – Hospital "Hogar de la Madre está dirigido principalmente a la conservación de la salud y bienestar de la madre y el niño, desde su fecundación.
La Clínica Hospital Hogar de la Madre no recibe ingresos ni se financia a través del Tesoro Público, sus recursos dependen exclusivamente de la venta de su servicio al sector privado.
Debido a la coyuntura actual que afrontan las empresas de nuestro país, a los cambios constantes para adaptarse en este mundo cada vez mas competitivo y globalizado, se ha encontrado en el Hogar de la Madre una empresa que en un primer momento fue privada (empresa sin fines de lucro), pero que fue donada a la Sociedad de Beneficencia de Lima Metropolitana y actualmente se rige por las normas gubernamentales, aunque trabaja exclusivamente con recursos propios.
El solo hecho de no recibir recursos financieros del Estado y someterse a las normas del mismo, ya es un problema para la institución.
Aunque para fines de este trabajo, el problema principal se encuentra en el hecho de tener que aplicar las frondosas formalidades y procedimientos que implica la Ley de Presupuesto del Estado en la fase de ejecución presupuestaria.
La entidad tiene un espíritu privado pero tiene que cumplir las burocráticas formalidades públicas; lo que hace que muchas veces no se cumpla con la tramitación de las autorizaciones de giro periódicas, formulación de los informes de ejecución presupuestaria, presentación de las rendiciones de cuentas, absolución de las observaciones, debido a diversos problemas dentro de la institución, como cambios de autoridades, cambio de personal, rotación de personal, renuncia de personal, falta de preparación del personal; esto hace que lejos de avanzar en la prestación de mejores servicios de salud en el marco de mejora continua y competitividad cada vez la entidad se vaya quedando rezagada y arrasada por la fuerte competencia de las entidades privadas, todo lo cual repercute en el desarrollo de la institución, que desde siempre ha tenido un prestigio como Clínica en la especialidad materno infantil.
La entidad no dispone de un Manual de Políticas, Manual de Procedimientos Presupuestarios, Manual de Procedimientos Contables, Manual de Procedimientos Administrativos y otros documentes que guíen la ejecución presupuestaria en las mejores condiciones y especialmente que sea cumplido por los directivos, funcionarios y personal en general.
En lo que se refiere a la ejecución presupuestaria propiamente dicha, se ha determinado, que la demora en la aprobación del PIA (aprobado con Acuerdo de Directorio de la SBLM), en el ejercicio 2006, se aprobó en junio del 2006, los trámites, modificaciones, ampliación por créditos suplementarios son posteriores a esta fecha, asimismo de enero a junio del 2006, se ejecutaron gastos para el normal funcionamiento de la Clínica, sin aprobación del PIA. Existe gastos no programados que se efectúan sin considerar los procedimientos establecidos, tal es el caso de juicios de AFP (por pagos no efectuados en los años 1993 al 2003); pagos de beneficios sociales de los trabajadores y personal de Servicios no personales; pagos por negligencia medica que no es común pero en el 2006 hubo un caso que obligó al pago a INDECOPI, para evitar una la multa que era de 10 UIT.
Otro problema es la falta de recepción de la documentación dentro de los plazos pertinentes, lo que configura falta de oportunidad y conlleva a incumplimiento de responsabilidades. Por ejemplo en el ejercicio 2007, se aprobó el presupuesto dentro de su fecha, pero la documentación fue recibida por el Hogar de la Madre en Abril- 2007; por tanto entre Enero y Abril se efectuaron ejecuciones presupuestarias para la operatividad de la empresa sin el cumplimiento de las formalidades y los controles respectivos.
La falta de aplicación de principios elementales de control interno, como la falta de rotación de personal de Tesorería, y Logística genera desconfianza en el manejo de los fondos y los bienes de la entidad; si a esto agregamos la falta de formación académica, capacitación y entrenamiento de los responsables contribuye a un manejo no adecuado. En Tesorería, el no depósito de los ingresos captados dentro de las veinticuatro horas, conlleva a problemas de alto riesgo, como puede ser el hecho de ser asaltados, que se haga uso indebido o lleve a cabo mecanismos de embargo por parte de proveedores, trabajadores u otros agentes. Tal es el caso suscitado el año 2007 que la entidad tuvo un embargo por el monto de S/.700,000.00, por parte de los Médicos de la Institución, que venían reclamando un incremento que dio el gobierno en el año 2001.
En general se ha determinado que no se cumplen cabalmente los siguientes procedimientos presupuestarios:
Los requerimientos de pedido de las áreas no se realizan en forma oportuna ni con los documentos sustentatorios correspondientes.
El Área de Logística, (encargado de efectuar que se cumpla con la ley de Contrataciones y adquisiciones) no verifica que los documentos se encuentren con los vistos bueno, firmas correspondientes y el documento que sustenta la transacción.
El Área de Presupuesto no cumple con el procedimiento de comprometer en la forma y los plazos establecidos.
La Unidad de Economía – Área de Contabilidad no aplica el denominado Control Previo consistente en verificar la documentación de las transacciones. El Área de Tesorería no efectúa el giro de los cheques en forma oportuna y algunas veces lo hace sin cumplir las formalidades del caso, derivando la documentación a la Unidad de Economía para los vistos buenos y firmas. Conllevando como consecuencia de múltiples errores, a asumir responsabilidades de los directivos y funcionarios, que por estos y otros motivos tienen una permanencia muy corta en la entidad.
La Firma de cheques por la Gerencia y el Director de Administración y Finanzas, debido a la falta del control previo y concurrente, conlleva a la comisión de errores que luego derivan en la comisión de faltas y hasta posibles delitos.
Sobre la base de errores sucesivos la Sección Caja, paga obligaciones que no cumplen los elementales aspectos formales de las transacciones en el marco de la normatividad gubernamental.
Otro aspecto relevante dentro de la problemática es que la entidad no dispone de las dependencias competentes para el cumplimiento eficiente y efectivo de los procesos y procedimientos establecidos. Por ejemplo, el control de la ejecución presupuestaria se lleva acabo en el Área de Contabilidad lo cual no es lo correcto porque debería hacerse en una dependencia de presupuesto que la entidad no dispone.
Asimismo, la entidad no dispone de una Oficina de Control Institucional – OCI (dependiente de la Contraloría General de la República), que fiscalice directamente los recursos directamente recaudados que aplica la entidad. El control se lleva a cabo desde la Beneficencia Pública de Lima, donde tampoco existe la cantidad ni la calidad de personal que de las pautas para la realización de una ejecución presupuestaria adecuada y que no ocasione problemas para la entidad.
Como consecuencia de la problemática presupuestaria, se ha determinado los siguientes inconvenientes:
Demora de la aprobación del presupuesto y remisión del mismo.
Documentación sin el compromiso presupuestal
Pagos de documentos sin la afectación presupuestal, tal es el caso de la compra de medicinas, alimentos y otros suministros.
No se cumple cabalmente con la fase de ejecución presupuestal de acuerdo a Ley, lo que conlleva a responsabilidades administrativas, civiles y en algunos casos penales.
Frente a la problemática descrita, se recomienda que las autoridades lleven a cabo la implementación de una dependencia de auditoria interna, para que sea el instrumento que evalúe permanentemente el sistema de control interno de la entidad y facilite las recomendaciones mas adecuadas para una adecuada ejecución presupuestaria que contribuya al fortalecimiento del control institucional, la mejora de las actividades y la competitividad de la entidad.
4.2.1. Formulación del Problema.
¿De qué manera la auditoria interna, puede facilitar una adecuada ejecución presupuestaria y de ese modo contribuir a la mejora continua y competitividad de la Clínica Hogar de la Madre?
4.2.2. Sistematización del Problema.
¿De que manera las normas de auditoria interna, pueden ayudar para que la ejecución presupuestaria se cumpla en forma adecuada y contribuya al cumplimiento de los objetivos de la Clínica Hogar de la Madre?
¿Cómo acoplar el proceso de la auditoria interna y los procedimientos de ejecución presupuestaria de modo que esta se lleve a cabo en forma adecuada y contribuya a la efectividad de la gestión institucional de la Clínica Hogar de la Madre?
¿De qué modo el valor agregado que genera la auditoria interna, puede contribuir a la efectividad de la ejecución presupuestaria y por tanto a la mejora y competitividad de la Clínica Hogar de la Madre?
Bacón (2007)[6] y Editorial Océano (2005)[7], coinciden que la necesidad de la auditoria interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Con anterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección de la empresa por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de la llamada auditoría interna.
Interpretando a Arens & Loebbecke (2005)[8], la auditoria interna, es aquella que se practica por los propios empleados y funcionarios de una entidad, con la finalidad de proporcionar al gobierno corporativo un servicio de carácter proteccionista y constructivo, de donde se deduce que la principal diferencia con respecto a la auditoria externa radica precisamente en la dependencia económica de dirección del Auditor interno. Es conveniente hacer notar que por la frecuencia y cantidad de revisiones que se efectúan, muchas empresas se ven precisadas a utilizar empleados que no tiene la preparación adecuada para la práctica de la auditoria. Estas situaciones propias de la auditoria interna, resultan incongruentes con las normas relativas a la personalidad profesional del auditor referentes a la "independencia mental" y al "adiestramiento y capacidad profesional"
Interpretando al IAI de España (1997)[9] la nueva concepción tiende a considerar a la auditoria interna como un servicio de asistencia técnica a las autoridades y trabajadores, centro de la institución, aún cuando sin descuido de su primordial responsabilidad de revisar las operaciones y evaluar el funcionamiento del control interno. Fiscalizar a la par que asesorar hade ser, pues, según esta modalidad, el verdadero objetivo de la auditoria interna en el nuevo marco de la competitividad y la globalización, todo esto en base a los componentes del Informe COSO. En el nuevo marco, la finalidad de la auditoria interna, es prestar un servicio de asistencia constructiva a la administración, con el propósito de mejorar la conducción de las operaciones y de obtener un mayor beneficio económico para la entidad o un cumplimiento más eficaz de sus objetivos institucionales
Según el Instituto de Auditores Internos del Perú (2001)[10], la auditoria interna, es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
Según Kell & Boynton (2005)[11], Existen varios puntos de vista para determinar el proceso de la auditoria interna. Un primer punto de vista indica que el proceso está compuesto por la planeación, ejecución y los informes de auditoria. Un segundo punto de vista dice que el proceso comprende la pre-auditoria, la auditoria propiamente dicha y la post- auditoria. Un tercer punto mas moderno, establece que el proceso abarca la planeación, evaluación, resultados, monitoreo, y la asesoría en las actividades de retroalimentación. El asunto es que en todos los casos la auditoria interna se convierte en una actividad profesional del más alto nivel que influye en la adecuada ejecución presupuestaria, financiera y de otro tipo.
Interpretando a la CGR (1998)[12], se puede construir el concepto de auditoria interna gubernamental, como el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones presupuestarias, financieras y/o administrativas, efectuado en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe. Dicho examen se debe efectuar de acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental y disposiciones especializadas emitidas por la Contraloría General y aplicando los procedimientos, técnicas y métodos establecidos. Tiene por objetivos:
Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos, verificando el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.
Determinar la razonabilidad de la información presupuestaria, financiera, económica y patrimonial.
Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en relación a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y programas aprobados de la entidad examinada.
Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública.
Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada.
Analizando a Argandoña (2008)[13] el presupuesto es un elemento de planificación y control expresado en términos económicos financieros dentro del marco de un plan estratégico, capaz de ser un instrumento o herramienta que promueve la integración en las diferentes áreas que tenga el sector público la participación como aporte al conjunto de iniciativas dentro de cada centro de responsabilidad y la responsabilidad expresado en términos de programas establecidos para su cumplimiento en términos de una estructura claramente definidos para este proceso.
Interpretando a Johnson & Scholes (1999)[14], un presupuesto es la previsión de gastos e ingresos para un determinado lapso, por lo general un año. Permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos). En el ámbito del comercio es también un documento o informe que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él y no puede cobrarlo si el cliente acepta el servicio. El presupuesto se puede cobrar o no en caso de no ser aceptado.
Según Koontz & O`Donnell (1990)[15], el proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa. Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad de la empresa y de la gerencia. El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos. Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores; sin embargo, existen dos que pueden tener la consideración de "requisitos imprescindibles". Así, por un lado, es necesario que la empresa tenga configurada una estructura organizativa clara y coherente, a través de la que se vertebrará todo el proceso de asignación y delimitación de responsabilidades. Un programa de presupuesto será más eficaz en tanto en cuanto se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendrá que contar con una estructura organizativa perfectamente definida. El otro requisito viene determinado por la repercusión que, sobre el proceso de presupuesto, tiene la conducta del potencial humano que interviene en el mismo; esto es, el papel que desempeñan dentro del proceso de planificación y de presupuesto los factores de motivación y de comportamiento. La presupuesto, además de representar un instrumento fundamental de optimización de la gestión a corto plazo, constituye una herramienta eficaz de participación del personal en la determinación de objetivos, y en la formalización de compromisos con el fin de fijar responsabilidades para su ejecución. Esta participación sirve de motivación a los individuos que ejercen una influencia personal, confiriéndoles un poder decisorio en sus respectivas áreas de responsabilidad.
Según la Ley 28411 de Presupuesto[16]el Presupuesto constituye el instrumento de gestión del Estado que permite a las entidades lograr sus objetivos y metas contenidas en su Plan Operativo Institucional (POI). Asimismo, es la expresión cuantificada, conjunta y sistemática de los gastos a atender durante el año fiscal, por cada una de las Entidades que forman parte del Sector Público y refleja los ingresos que financian dichos gastos. El Presupuesto comprende:
Los gastos que, como máximo, pueden contraer las Entidades durante el año fiscal, en función a los créditos presupuestarios aprobados y los ingresos que financian dichas obligaciones.
Los objetivos y metas a alcanzar en el año fiscal por cada una de las Entidades con los créditos presupuestarios que el respectivo presupuesto les aprueba.
Base Legal de la Clínica Hogar de la Madre:
La Base Legal de La Clínica " Hogar de la Madre, es el siguiente:
a) Constitución Política del Perú.
b) Decreto Legislativo Nº 356, que regula la organización, funciones, labores y recursos de las Sociedades de Beneficencia Pública y Juntas de Participación Social.
c) Ley 27793 "Ley de Organización y Funciones del Ministerio de la Mujer y del Desarrollo Social" MIMDES. La Sociedad de Beneficencia de Lima Metropolitana (SBLM) está bajo el ámbito del Instituto Nacional de Bienestar Familiar (INABIF).
d) Ley No. 26918 "Ley de Creación Nacional del Sistema Nacional para la Población en Riesgo" promulgada el 09 de Enero de 1998 y publicada en el Diario "El Peruano" con fecha 23 de Enero de 1998; del cual la Sociedad de Beneficencia de Lima Metropolitana forma parte.
e) Ley No. 28927 "Ley del Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2007.
f) Directiva No. 013-2006-EF/76.01 para la Programación y Formulación del Presupuesto de los Pliegos del Gobierno Nacional para el año Fiscal 2007, Aprobada por Resolución Directoral No. 030-2006-EF/76.01.
g) Decreto Legislativo Nº 830 Ley del Instituto Nacional de Bienestar Familiar y el Decreto Legislativo Nº 866, Ley de Organización y funciones, del Ministerio de Promoción de la Mujer y Desarrollo Humano. Aprobado con Decreto Supremo Nº 012-98- PROMUDEH;
h) Normas Reglamentarias de Sociedades de Beneficencias Públicas y Juntas de participación Social que aprueba el Decreto Supremo Nº 008-98/PROMUDEH, aprobándose con Resolución Presidencial Nº 037-98-P/SBLM;
i) Reglamento General de Hospitales; Código de Ética y Deontología del Colegio Medico del Perú;
j) Código sanitario Decreto Ley 17505;
k) Ley del Trabajo Médico D.S. Nº 005-90.
Es un instrumento normativo de gestión institucional en el que se precisan el contenido, competencia, misión, objetivos, funciones, estructura orgánica y relaciones del Hogar de la Madre Clínica. Este Patrimonio fue donado a la Sociedad de Beneficencia de Pública de Lima Metropolitana por la Asociación "Hogar de la Madre" según consta en el Testimonio de Donación registrado en el folio Nº 6146, Kardex 1357, Minuta 1109 del 15 nov.1976 en la Oficina de Registros Públicos
Unidad de Economía – Área de Contabilidad:
Son funciones de la oficina de economía:
a) Formular, proponer y ejecutar el presupuesto aprobado y llevar la administración de fondos
b) Desarrollar un adecuado sistema contable que permita proporcionar un exacto conocimiento de los gastos y de la situación económico- financiero y Patrimonial de la Clínica- Hospital
c) Organizar, coordinar y dirigir la difusión de disposiciones, reglamentos y directivas sobre administración financiera y presupuestaria para asignar la aplicación y cumplimiento de los procedimientos contables.
Dependen jerárquicamente de la Dirección de Administración. Asimismo es responsable de las Áreas de: Contabilidad, Tesorería, Facturación y Control Patrimonial.
Justificación metodológica
Este trabajo se justifica por cuanto es una aplicación del proceso científico generalmente aceptado. Al respecto, en primer lugar se ha identificado la problemática correspondiente y sobre esa base se ha propuesto la solución a través de las hipótesis. A continuación se presenta los propósitos del trabajo representados por los objetivos. El trabajo terminará cuando después del desarrollo se contraste las hipótesis, se establezcan las conclusiones y recomendaciones sobre la base del planeamiento teórico y el trabajo de campo respectivo.
Justificación teórica
La auditoria interna es el examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados presupuestarios, correspondientes a un período, evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en el sistema de Control Interno institucional; por tanto es la herramienta facilitadora de una adecuada ejecución presupuestaria; y, también de la mejora continua y competitividad de la Clínica Hogar de la Madre.
La auditoria interna se concreta en una serie de procesos, procedimientos y técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto de la ejecución presupuestaria y otros aspectos institucionales.
La auditoria interna son los ojos de la dirección institucional, proyectados sobre todas sus dependencias y organizaciones, para captar e informar permanentemente a la misma, de su situación y de los posibles problemas que puedan existir.
El objetivo de la Auditoría Interna es el asistir a los miembros de la organización en el efectivo descargo de sus responsabilidades. La Auditoría Interna proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e información de la ejecución presupuestaria institucional y otros aspectos.
Los objetivos de una Auditoría Interna son: mantener un eficaz Control Interno en las ejecuciones presupuestarias, conseguir un buen funcionamiento de la organización, de sus sistemas operativos y de la adecuada utilización de sus recursos, asegurar el cumplimiento de las políticas, normas e instrucciones de la dirección, mejorar constantemente la gestión de la empresa, mantener a la dirección informada de cuantas excepciones se detecten, proponiendo las acciones correspondientes para subsanarlas, asegurar el cumplimiento por los distintos órganos y centros de la entidad de sus recomendaciones y sugerencias, promover los cambios que sean necesarios, mentalizando a sus empleados para la adaptación de los nuevos sistemas, supresión de fraudes e irregularidades y salvaguardar los activos de la institución.
Justificación práctica
Este trabajo será un aporte a una entidad de salud del estado para que disponga de la herramienta facilitadora de una adecuada ejecución presupuestaria, mejora continua y competitividad institucional. De seguro las autoridades tomarán en cuenta la información por cuanto, su aplicación práctica permitirá ejecutar de la mejor forma el presupuesto institucional.
Importancia.
La importancia de este trabajo se da por la utilización de una herramienta como es la auditoria interna en la determinación de la problemática existente y luego en las recomendaciones que facilita para la eficiencia, economía, eficacia, mejora continua y competitividad de la clínica Hogar de la Madre.
También es importante porque permite plasmar los conocimientos y experiencias del ejercicio profesional de la auditoria.
5. Objetivos
5.1 Objetivo General.
Establecer la manera en que la auditoria interna, facilita una adecuada ejecución presupuestaria y de ese modo contribuye a la mejora continua y competitividad de la Clínica Hogar de la Madre.
5.2 Objetivo Específicos.
Determinar la manera que las normas de auditoria interna, pueden ayudar a que la ejecución presupuestaria se cumpla en forma adecuada y contribuya al cumplimiento de los objetivos de la Clínica Hogar de la Madre.
1. Identificar la forma como acoplar el proceso de la auditoria interna y los procedimientos de ejecución presupuestaria de modo que este se lleve a cabo en forma adecuada y contribuya a la efectividad de la gestión institucional de la Clínica Hogar de la Madre.
2. Señalar el modo que el valor agregado que genera la auditoria interna, contribuya a la efectividad de la ejecución presupuestaria y por tanto a la mejora y competitividad de la Clínica Hogar de la Madre.
6. Hipótesis
6.1 Hipótesis General:
Si la auditoria interna examina en forma efectiva la ejecución presupuestaria; entonces, contribuirá a la mejora continua y competitividad de la Clínica Hogar de la Madre.
6.2. Hipótesis Específicos:
1. Si la aplicación de las normas de auditoria interna facilitan la obtención de conclusiones y recomendaciones; entonces, pueden ayudar a lograr una adecuada ejecución presupuestaria y contribuir a que la Clínica Hogar de la Madre logre sus metas, objetivos, misión y visión institucional.
2. Si el proceso de la auditoria interna se engarza con la ejecución presupuestaria; entonces, contribuirá a que esta etapa del proceso presupuestario se concrete en forma adecuada y contribuya a la efectividad de la gestión institucional de la Clínica Hogar de la Madre
3. Si el valor agregado que genera la auditoria interna logra influir en la ejecución presupuestaria; entonces, se logrará una adecuada concreción de esta fase presupuestaria y por tanto la mejora continua y competitividad de la Clínica Hogar de la Madre.
Variables e Indicadores de la investigación
Variable Independiente
X = La Auditoria Interna como herramienta efectiva
Indicadores
X1 = Normas.
X2 = Proceso
X3 = Valor agregado
Variable dependiente
Y = Ejecución presupuestaria y contribución a la mejora continua y competitividad.
Indicadores
Y1 = Normas
Y2 = Procedimientos
Y3= Efectividad
Variable Interviniente:
Z = Clínica Hogar de la Madre
Indicadores
Z1 = Organización Institucional
Z2 = Gestión Institucional
Z3= Control institucional.
Autor:
Domingo Hernandez Celis
INVESTIGADORES:
Dr. CPCC. Domingo Hernandez Celis
EQUIPO DE INVESTIGACION:
Ana Apolonia Vallejos Soto
Julia Paola Hernandez-Celis Vallejos
Lourdes Kharina Hernandez Vallejos
Andrea del Rocio Hernandez Vallejos
[1] Campos Guevara Cesar Enrique (2006) Los procesos de control interno en el departamento de ejecuci?n presupuestal de una instituci?n del estado. Tesis para optar el Grado de Maestro en la Universidad Nacional Federico Villarreal.
[2] Fern?ndez Ram?rez, Domingo (2003) La Auditoria Interna y gesti?n de una empresa cooperativa de servicios m?ltiples. Tesis elaborada para optar el Grado de Maestro en Auditoria Integral Investigaci?n realizada en la Universidad Nacional Federico Villarreal.
[3] Bendez? Iriarte Juan H?ctor (2001) La auditoria de gesti?n en la empresa moderna. Tesis elaborada para optar el grado de Maestro en Administraci?n en la Universidad Nacional Federico Villarreal.
[4] Herrera Celis, Dionicio (2004) Deficiencias de control interno en el proceso de ejecuci?n presupuestal. Trabajo de investigaci?n formulado con fines profesionales Trabajo obtenido en www.gestiopolis.com
[5] Hern?ndez Celis, Domingo (2005) Presupuestos y gesti?n institucional efectiva. Trabajo de investigaci?n docente. Universidad Nacional Federico Villarreal- Facultad de Ciencias Financieras y Contables.
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[7] Editorial Oc?ano (2005) Enciclopedia de la Auditoria. Madrid. Editorial Oc?ano.
[8] Arens, Alvin A. & Loebbecke, James K. (2005) Auditoria- Un enfoque integral. M?xico. Prentice Hall Hispanoamericana SA.
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[10] Instituto de Auditores Internos del Per? (2001) El nuevo marco para la pr?ctica profesional de la auditoria interna y c?digo de ?tica. Lima. Edici?n a cargo The Institute of Internal Auditors.
[11] Kell, Walter G. & Boynton William E. (2005) Auditoria Moderna. M?xico. CEC-SA DE CV.
[12] Contralor?a General de la Rep?blica (1998) Manual de auditoria gubernamental. Lima. Editora Per?
[13] Argando?a Due?as, Marco Antonio (2008) Nuevo enfoque de la auditoria financiera, presupuestal y de gesti?n gubernamental. Lima. Marketing consultores SA.
[14] Johnson Gerry & Scholes, Kevan (1999) Direcci?n Estrat?gica. Madrid. Prentice Hall International Ltd.
[15] Koontz & O`Donnell (1990) Curso de Administraci?n Moderna- Un an?lisis de sistemas y contingencias de las funciones administrativas. M?xico. Litogr?fica Ingramex SA.
[16] Ley No. 28411- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
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