Informática y PYMES

Indice1. Introducción 2. Romper el "tabú informático." 3. Prepararse para el choque tecnológico. 4. Analizar su flujo de trabajo. 5. La configuración de máquina. 6. Impresoras 7. Fuentes de respaldo

1. Introducción

¿ Quiere informatizar su empresa o renovar sus equipos de computación? Pues no basta con adquirir máquinas y contratar personal, también se requiere informarse y comprender. Desde el advenimiento de la computación la humanidad se dividió en dos partes: Los que saben trabajar con computadoras y los que no. Para estos últimos, a veces esas máquinas son entes difíciles de comprender y dominar, y los especialistas no les brindan mucho aliento tratándolos a veces como tontos y generando prohibiciones y reglamentos –a veces absurdos- que componen los nuevos "tabúes informáticos" y bloquean la comunicación entre directivos y especialistas. En el otro extremo, ciertos ejecutivos creen que para informatizarse basta con adquirir maquinas y contratar expertos. Con tales actitudes no se puede explotar con eficiencia un medio tan valioso, y en ocasiones después de muchos golpes y con una creciente presión arterial, el infeliz directivo cree haber adquirido un "hijo bobo" que no le aporta nada nuevo, excepto una cuenta mayor de electricidad.

Si usted es de los ejecutivos que prefiere poner toda su confianza –y su dinero– en manos de sus especialistas, en una firma consultora o en lo que le recomienda un vendedor o agente de ventas, no tiene caso que se moleste en leer lo que sigue. Pero si es de los que prefiere hacer las cosas con cierto conocimiento de causa, aunque sin necesidad de convertirse en un especialista, y además le preocupa invertir dinero sin ton ni son en cosas que no conoce a derechas, entonces este escrito puede serle útil.

2. Romper el "tabú informático."

Por eso, lo primero es romper el tabú informático y comprender que la máquina no es ni milagro ni enemigo, sino una herramienta más de trabajo para mejorar y perfeccionar la gestión económica, empresarial o industrial, pero también que es un instrumento diferente, pues:

• A la inversa de otros medios de procesar información (máquinas de escribir, archivos manuales, modelos), que consistían en un sistema de células de trabajo fragmentadas que interactuaban organizativamente pero estaban separadas físicamente, las computadoras interconectadas en red constituyen un ente electrónico cuya estructura interna implica división de datos y funciones, pero sin distancias físicas aunque cada una esté en un lugar diferente.
• Cada máquina integrada a la red depende de ésta para ciertas cosas, pero también tiene capacidades propias e independientes en su ámbito de gestión: Es informática empresarial en tanto está al servicio de la entidad, pero es informática personal por su independencia real de trabajo.
• Por tanto, un sistema informático empresarial (SIE) tiene varios brazos y además varios "cerebros", interconectados pero capaces de trabajar individualmente y de cuya labor armónica dependerá el buen funcionamiento de la empresa, ya que puede llegar a contener y procesar todos los datos, informaciones, transacciones y estadísticas de la entidad.

Estas condicionantes al mismo tiempo traen las consecuencias derivadas de la implantación de un SIE, que si sólo se conocen superficialmente generan en parte el temor a la informática, pero también existen ventajas y beneficios:

• La informatización de una empresa cambia sustancialmente su forma de funcionamiento en todos los escalones, perfeccionándola y haciéndola más eficiente.
• Incrementa la capacidad y disminuye el tiempo de respuesta ante cualquier circunstancia, ya sea un pedido urgente de mercancías, servicios, estadísticas o documentos.
• Cambia las relaciones entre el personal, transformando la gestión artesanal individual en una labor más especializada, les ofrece mayor capacidad de trabajo y maniobra dentro de su ámbito específico y les permite ser más eficientes.
• Ahorra tiempo, dinero y espacio: Reduce al mínimo los enormes archivadores repletos de documentos con los cuales no se sabía que hacer al cabo de unos años. No habrá que volver a teclear un informe o documento para corregirlo, ni siquiera para distribuirlo a los departamentos: Se envía por la red directamente a cada computadora y por correo electrónico fuera de la empresa.
• El aprovechamiento adecuado de la informática, al procesar toda la información de la empresa, puede generar un nuevo tipo de información, cualitativamente diferente a la anterior, con un potencial imprevisible de transformación y beneficios para la entidad.
• Finalmente, para las empresas modernas la informática ya no es una opción que puede aceptarse o no, es una necesidad para sobrevivir y ser competitivos en el mundo de hoy y del mañana.

Por eso mismo, hay que hacer un esfuerzo mayor para comprender las nuevas tecnologías. No es preciso ser un especialista, sólo un usuario inquisitivo, bien informado y capaz de comunicarse con los expertos. Es el punto de partida para formar una cultura informática entre los directivos, que les haga partícipes en el proceso de informatización de su entidad, y no espectadores que avalan con sus firmas las decisiones de los tecnócratas… y se quedan al margen de la verdadera gestión informática.

Por otra parte, existe un nivel de presión social que identifica la actitud ante la informática con el mantenimiento de cierto nivel de cambio personal en la competitividad profesional y gerencial. Estos criterios son importantes para cualquier empleado, pero para los directivos son vitales, por cuanto la misma naturaleza de sus cargos debería convertirlos en gestores del cambio tecnológico y en los primeros opositores del "tabú tecnocrático" que hace de la tecnología una seudorreligión. En el otro extremo, al igual que no debe evadirse la complejidad de lo que es inevitablemente complejo, también deben rechazarse las simplificaciones a ultranza (como el mito de que la informática es "sencilla" para todos), que enmascaran la naturaleza de los procesos y perpetúan el alejamiento de su comprensión real y su mejor aprovechamiento. Si usted y o sus ejecutivos tienen escaso o ningún conocimiento de informática (y por escaso puede catalogarse quien utiliza de cuando en cuando un procesador de texto o navega en Internet– todo puede resumirse en la siguiente frase:

3. Prepararse para el choque tecnológico.

En una entidad de pequeña a mediana pueden adoptarse dos variantes: contratar una empresa informática especializada en consultorías y proyectos de este tipo, o buscar por su cuenta a los expertos. Lo primero siempre será más costoso, pero más seguro, a menos que su empresa sea tan pequeña que sólo necesite dos o tres máquinas.

Si usted tiene escasos conocimientos de informática, indague entre sus amigos y asociados comerciales, y hasta entre sus empleados, puede que haya alguno con esa afición. Si no conoce la terminología, obtenga un diccionario o glosario especializado, ya sabemos que usted no tiene tiempo de buscarlo personalmente, pero para algo tiene secretaria y auxiliares ¿no ? Diríjase a entidades como la cámara de comercio de su localidad, pida referencias, haga un sondeo de ofertas y decida por la mejor en relación calidad–costo, siempre que esa empresa tenga una posición sólida y respetada en el mercado. Si en su área hay alguna universidad, diríjase a ella en busca de ayuda. Le pueden sorprender los resultados.

Envíe a sus ejecutivos y algunos especialistas clave -y vaya usted mismo- a pasar un curso básico de informática, abundan con diversos precios y modalidades. No se asuste, no requieren años ni meses, con un par de horas diarias durante algunas semanas bastará. Puede pensar que es un sacrificio de ese tiempo tan valioso para el trabajo, pero le rendirá dividendos en el futuro. Si usted es de los directivos muy ocupados que no tienen tiempo de sentarse en esa computadora que su secretaria maneja tan eficientemente, procure hacerlo al menos un par de horas a la semana y familiarícese con la máquina. Búsquese un "Gurú informático" particular, repase los nombres de sus amigos y relaciones de trabajo, entre ellos puede haber personas calificadas o conocedoras del tema que podrán ayudarle a comprenderlo mejor y disipar algunas dudas, en un ambiente de mayor confianza.

4. Analizar su flujo de trabajo.

En la primera fase del proyecto, conozca personalmente a los especialistas, y sus puntos de vista sobre la implantación de la informática. Rechace los que vengan con ideas muy precisas y preconcebidas, esos no son técnicos, sino tecnócratas. El verdadero especialista no le dará respuestas definitivas hasta conocer bien el funcionamiento de la empresa. Sobre todo, bríndeles acceso a todas las áreas e información que necesiten. Si su empresa es depositaria de valiosos secretos industriales, fragmente la información en áreas diversas y compartiméntela. Pero recuerde, siempre tendrá que haber al menos uno o dos expertos confiables para que tengan una visión integral del asunto.

Cuando los expertos hayan estudiado bien la empresa, reúnase con ellos y escúchelos. Invite a sus ejecutivos principales, exija que participen activamente. Cuando no entienda un concepto o término, no se avergüence y pida más explicaciones. Además, se supone que usted ha invertido algún tiempo en capacitarse sobre el tema. No vaya "desnudo" a estas reuniones, con los expertos hay que hablar en su propio idioma, y mientras más lo domine, mejor. Cuando vean que usted maneja la terminología y los conceptos básicos, se sentirán más confiados para expresarle sus criterios, y si por casualidad alguno se siente tentado de hacerse el sabiohondo, lo pensará mejor. Si usted no se toma la molestia de esta preparación mínima, puede verse envuelto en un galimatías tecnológico que lo dejará más oscuro que antes y hará el triste papel de un directivo desorientado. Es probable que surjan ciertas cuestiones en el informe, pero si no aparecieran, hágales estas preguntas: ¿Qué opinan de la organización actual del flujo de trabajo de la empresa ? ¿Han encontrado cuellos de botella ? ¿Tienen idea de cómo solucionarlos ? ¿La organización del flujo de trabajo es adecuada para la automatización? Si es necesario introducir cambios en el sistema actual ¿dónde y cómo? Para dar buenas respuestas se necesita un estudio profundo de la gestión, técnica, comercial y económica de la empresa, con estos análisis. a) Evaluar el flujo de la información, la calidad del modelaje y los datos que deberán cargarse en el sistema. A veces, de este análisis deriva la eliminación de acápites inútiles o modelos enteros, y la incorporación de otros nuevos. b) Estudiar la responsabilidad y capacidad de decisión de los niveles de base e intermedios. c) Personal disponible (aparte de los especialistas) para operar los sistemas automatizados, nivel de capacitación y posibilidades de superación. d) Calidad y actualidad de la información actual ¿Es preciso mejorarla? ¿Cómo y donde? e) Software. Antes de invertir tiempo y dinero en crear programas, debe investigarse si existe alguno adecuado en el mercado. Un buen consultor nunca se empeña en tener programas "de encargo" si existen buenos paquetes comerciales.

6. Hardware: ¿Será necesario implementar una red local? ¿En qué departamentos deben estar las máquinas? ¿Cuáles deben estar conectadas o no a la red? ¿Cuáles deberán ser los privilegios de acceso y quiénes los tendrán? ¿Como se conformarán los sistemas de respaldo?
1. Elección de equipos adecuados a sus necesidades. Trate de elegir la tecnología más avanzada en función del marco económico disponible. La informática envejece rápidamente, y en dos o tres años sus máquinas pueden quedar obsoletas. Por eso, algunas firmas alquilan computadoras en "leasing", con posibilidad de renovarlas cada cierto tiempo y ofrecen la ventaja del mantenimiento y reparación permanentes.

Solicite que todo esto figure en el informe del proyecto. Cuando lo reciba, estúdielo con detenimiento, anote las dudas o puntos oscuros y pregunte al experto que lo asesora, en fin, prepárese bien para la próxima reunión donde se discutirá el plan final de informatización.

Aún con todas estas condiciones previas, rara vez el proceso funciona sin dificultades y a menudo hay disgresiones, pues de un lado están los técnicos -cuyo trabajo es implementar el sistema y convencidos de las bondades de sus equipos – y de otro algunos directivos, especialistas y empleados que se resisten a modificar esquemas de trabajo, por la sencilla razón de que llevan bastante tiempo con ellos y no comprenden bien las ventajas de la informática, o temen a la novedad.

Selección del Hardware Un elemento fundamental del plan de informatización es la selección de los equipos. Si usted no es especialista en el tema, aunque encargue de la tarea a un técnico o especialista debe comenzar a conocerlo para saber qué está comprando y por qué, a fin de no incurrir en gastos innecesarios, ni que sus máquinas queden obsoletas en poco tiempo. Pero antes de firmar una factura o cheque, esté seguro de que se han estudiado bien los siguientes aspectos, que ayudarán a determinar lo que los expertos denominan…

5. La configuración de máquina.

Para un técnico, la configuración de máquina es el tipo de computadora y los accesorios que necesita para cumplir adecuadamente sus tareas, y desde luego deseará que los equipos estén entre los mejores en el mercado. Si la empresa tiene capacidad económica es preferible hacerlo, pero si su marco financiero es limitado, deben estudiarse a fondo las necesidades para tratar de obtener lo mejor dentro del presupuesto. Además deberán preverse las posibilidades de crecimiento a mediano plazo a fin de que las máquinas no queden obsoletas en poco tiempo. En todo esto juegan varios elementos : Software (programas), y Hardware, en capacidad de memoria interna, de los discos duros y crecimiento previsto de la información almacenada. Compatibilidad del software.- Hoy la mayoría del software disponible es compatible IBM, como bien saben los especialistas, pero aún ellos se olvidan a veces de que toda máquina debe tener el llamado "índice de compatibilidad", mientras más alto mejor correrán los programas diseñados esas normas. Exija que los vendedores aclaren este parámetro de las computadoras que le oferten. Los sistemas y programas en sí son harina de otro costal, y están relacionados con otro aspecto vital : la memoria interna. Memoria interna.- Ninguna computadora es más potente que su memoria interna (llamada así en oposición a la memoria externa, las unidades de disco). Esta debe tener la capacidad suficiente para correr los programas con la rapidez adecuada. Ni siquiera una Pentium IV con 2 GigaHertz de velocidad –posiblemente la más rápida en el mercado- podrá trabajar bien con poca memoria interna. Todos los programas comerciales informan de dos índices para la memoria que necesitan: el mínimo y el recomendado. El primero es la mínima que requiere el programa para funcionar, lo cual no impide que trabaje con cierta lentitud o se "congele" cuando menos se lo espere. El segundo es la cifra que el fabricante ha comprobado produce mejores resultados para el trabajo real, en términos de velocidad de operación y posibilidades de cálculo, por eso es conveniente ceñirse a este y no al primero Existen dos tipos básicos de memoria interna : ROM y RAM. La primera es permanente, viene grabada de fábrica y es sólo para lectura (Read-Only-Memory) En ella se almacenan instrucciones básicas que no dependen del usuario. En cambio, la RAM (Random Access Memory – Memoria de acceso aleatorio) es volátil, puede grabarse y volverse a borrar. Es la memoria realmente disponible para cargar programas y datos, su contenido varía durante la ejecución de un programa y desaparece cuando se apaga la computadora. Veinte años atrás, el mayor requerimiento de memoria interna de los programas en el mercado estaba alrededor de 640 Kilobytes (1 kilobyte igual a 1024 bytes). Pero la industria continuó lanzando máquinas cada vez más potentes, dando a los programadores mayores posibilidades de expansión. Como resultado, la mayor parte del software actual viene diseñado para funcionar cómodamente con 64 Megabytes y otros requieren 128, 256 Mbytes o más. Esta progresión geométrica indica que en 20 años la informática ha multiplicado más de 150 mil veces la capacidad de memoria de las computadoras, y los productores de software aprovecharon estas posibilidades elaborando programas que requieren cada vez más memoria. Por tanto, para estar en un rango intermedio deben adquirirse máquinas de 128 Mbytes con posibilidades de expansión –ranuras vacías de memoria. stos avances no han afectado la RAM, que sigue en el límite básico de 1 Mbyte, y cuando se habla de "memoria interna" de 64 y 128 Mbytes, en realidad se refiere a la "memoria expandida" (XMS), clasificación aplicada a las "expansiones de memoria" diseñadas para dar mayor potencia a las máquinas. Inclusive, algunos denominan a la RAM bajo la clasificación genérica de "memoria convencional", siendo todos los módulos por encima de ella la "extendida." Para empeorar las cosas, los fabricantes de Windows – sistema operativo que es casi obligatorio usar en informática empresarial – utilizan también la llamada "memoria virtual" (swap file), consistente en una parte del disco duro en el cual se cargan programas temporales y datos que no tendrían cabida ni en la memoria RAM ni en la XMS. Esta es otra de las condiciones para determinar el tamaño óptimo de disco duro. Memoria de Video.- Sólo unos años atrás, las máquinas debían tener una tarjeta de video que se insertaba en la tarjeta madre, pero ahora todas las máquinas traen circuitos y memoria de video incorporada, usualmente de 4, 8 y 16 mbytes. No obstante, si usted va a manejar grandes cantidades de imágenes y programas voluminosos, encontrará que las recomendaciones del fabricante deciden siempre por la mayor capacidad, y posiblemente tenga que adquirir una tarjeta de video aparte para incrementar la que viene de fábrica. Capacidad del disco duro.- Hoy en el mercado no se venden discos duros de menos de 20 o 30 Gigabytes (1 Gigabyte = mil millones de bytes, o mil Megabytes) Como comparación, 10 megabytes equivalen a unos diez millones de caracteres, o sea letras y/o símbolos. La capacidad ideal es un compromiso entre el marco económico disponible y la cantidad de información que manipulará el sistema durante un período dado de años, aunque el hardware se ha abaratado tanto que una unidad de disco duro de 30 Gbytes cuesta menos de 100 dólares. Un sistema operativo como Windows 98 consume unos 150 Mbytes. Windows 2000, Milennium y XP consumen más, y si se incluyen sistemas como el Office (procesador de texto Word, organigramas y hojas de cálculo), un programa de diseño de presentaciones gráficas como Power Point, y de procesamiento de imagen como Adobe Photoshop, se "tragarán" fácilmente entre 500 Mbytes y un Gigabyte. Si usted trabaja con programas de diseño, procesamiento de imágenes o páginas WEB para Internet, recuerde que todo esto consume grandes cantidades de "memoria virtual", así que es preciso tener siempre unos cuantos Gigabytes vacíos de reserva en el disco duro. Torres de discos extraíbles. – Aquí también el tema se ha complicado, pues antes bastaba con una torre de discos floppy de 3.5 pulgadas. Hoy tenemos otros dos formatos: CD-ROM y ZIP. CD-ROM.- No es necesario que todas las máquinas tengan torre de CD, pero es conveniente que por lo menos la mitad de ellas la posean, ya que la mayoría de los nuevos programas, dado su enorme tamaño, están siendo vendidos en CD-ROM. Algunas deberán ser de CD Read/Write, (lectura y escritura), para poder "quemar" (grabar) CDs, lo cual permitirá al descartar información, almacenar la menos importante o más antigua en CDs, que admiten hasta 650-700 Megabytes. ZIP.- El más popular es el IOMEGA, que carga disquetes de 100 Megabytes. Es recomendable tener por lo menos uno fijo en una computadora y otro portátil para poder cambiarlo de máquina con rapidez.. El disco zip no sólo sirve como almacén adicional que libera al disco duro de una carga extra de datos, sino que permite enviar datos, diseños y fotos digitalizadas a otras entidades, sobre todo en empresas que elaboran boletines o publicaciones internas del organismo o de cualquier otro tipo. Memorias Flash.- El último grito de la moda tecnológica en dispositivos de almacenamiento. Su pequeño tamaño –caben en un bolsillo-, alta capacidad y mayor resistencia mecánica las hacen aptas para trasladar cómodamente grandes cantidades de información y programas. Se conectan mediante un cable al puerto USB de la máquina, por donde también se descargan cámaras digitales y otros usos. Pueden tener hasta uno o dos Gbyte de capacidad, y algunos afirman que su aparición ha decretado la muerte paulatina del disco floppy, y que luego vendrá la del ZIP y la del CD-ROM. La firma Dell, cuya palabra es considerada profética, ha anunciado que no ofertará máquinas con torre de floppy.

Monitores El tipo stándard en el mercado es el SuperVGA que permite la mayor calidad de imagen. Si su empresa se dedica a trabajos de publicidad o de otro tipo editorial, puede ser conveniente adquirir al menos uno de ellos con pantalla de gran tamaño, algo más cara pero que facilita grandemente ese tipo de trabajo. Posibilidades de ampliación.- En términos de espacio extra para colocar nuevos módulos de expansión de memoria, y capacidad de la fuente de alimentación y de la máquina para conectar al menos una torre de disco adicional si es necesario.

6. Impresoras

Si usted necesita calidad y velocidad máxima de impresión, debería adquirir una láser. Es la más cara, pero en una empresa mediana puede solucionar una gran parte de sus necesidades de impresión de modelos, brochures y promociones. Para otras aplicaciones de oficina, como para secretarias o las computadoras de especialistas y directivos, con una de inyección de tinta debe ser suficiente. Recuerde que las láser están en el orden de los miles de dólares, y las de inyección en los cientos. Para grandes "sábanas" de datos, nóminas y personal, lo mejor es el viejo y confiable impresor pesado de matriz de puntos, con carro largo de 132 caracteres.

Scanners y cámaras (digitalizadores de imagen) Trate de adquirir uno profesional, con facilidad para digitalizar fotos, imágenes, diapositivas y texto. Esta última posibilidad es importante a la hora de copiar libros, folletos o documentos importantes cuyo contenido puede distribuirse por la red interna, y no gastar montañas de papel fotocopiando o tiempo de una secretaria tecleando en la máquina. En cámaras, si bien usted no necesita una profesional (del orden de miles de dólares) hay opciones medias muy buenas en el mercado por unos cuantos cientos de USD. Escoja una con un buen lente, resolución de al menos 1.5 megapixels y capacidad de memoria. Suelen venir de fábrica con tarjeta de 8 a 16 Mbytes, pero puede solicitar al vendedor que la cambie por una de 32, 64 o 128, dependiendo de la marca y modelo, por un pequeño recargo. Mientras mayor la memoria, más cantidad de fotos podrá tirar. Con 64 Mbytes, en resolución máxima podrá tirar unas cien fotos, con una tarjeta de 64 Mbytes. Se necesita resolución máxima para los usos posteriores que requieran calidad de imprenta. Para páginas WEB basta con resolución media.

7. Fuentes de respaldo

Si en la red eléctrica de su área el voltaje varía con frecuencia o se producen cortocircutos y desconexiones por descargas atmosféricas o cortes del servicio, adquiera fuentes de respaldo al menos para las máquinas que almacenan la información más sensible. Estas fuentes incluyen baterías recargables que se activan automáticamente cuando falta el fluido, y permite salvar la información en disco para no perder el trabajo en caso de que se produzca un fallo eléctrico.

Las recomendaciones anteriores son las mínimas que deben tenerse en cuenta para obtener lo más adecuado a sus necesidades dentro de su presupuesto. Pero aún así, no todo será instalar máquinas y a trabajar, tendrá que vérselas con escollos de todo tipo, y por eso debe estar preparado para cuando necesite tomar una decisión, hacerlo inteligentemente y con conocimiento de causa.

Le deseamos buen tiempo de máquina. Recuadro Pentium, II, III, MMX y IV. Siglas cabalísticas que dan dolores de cabeza a los ejecutivos a la hora de adquirir nuevas máquinas y corresponden a los tipos de microprocesadores modernos más utilizados, que constituyen el "cerebro" primario de la computadora. Sus posibilidades se aprecian mejor en un cuadro comparativo referido a la capacidad de memoria interna, discos duros y velocidades. Actualmente la industria sólo está ofertando Pentium III y IV, muy pocos siguen vendiendo Pentium II. Las anteriores se incluyen como referencia.

* Estas capacidades nominales pueden ser extendidas al menos al doble, agregándole módulos extra de memoria XMS (denominados SIMM o DIMM, según el tipo de tarjeta madre). ** Las capacidades indicadas aquí corresponden a hitos en el desarrollo de la industria, pero las Pentium pueden manejar discos duros de mayor o menor tamaño que los especificados. Actualmente, la firma Western Digital ha anunciado el primer disco duro sin partes móviles, constituido totalmente por semiconductores, con capacidad de 248 Gigabytes. *** Se promueve como diseñada para nuevas aplicaciones multimedia en Internet, que requieren gran velocidad, capacidades de memoria y de almacenaje, y trabajar con el sistema operativo Windows 2000 y XP. * Informático y periodista. Secretario del capítulo cubano de la Asociación Iberoamericana de Periodistas Especializados y Técnicos, y miembro de la Asociación Iberoamericana de Periodismo Científico.

Autor:

Lic. Ricardo F. Potts

(De su libro "El Universo Desconocido de la Información)