Rol innovador en la organización y gestión de la UOC en la Facultad de Ingeniería de la UNA (página 3)

(Fuente: Datos proveídos por los responsables de las UOCs)

La rigidez presupuestaria unida a la poca prioridad que se le asigna al departamento de compras en muchos casos ocasiona que se posea equipos tecnológicos y mobiliarios con características que no se adecuen a las necesidades tecnológicas de la actualidad.

TABLA 3. Antigüedad que lleva en el cargo el Jefe de la UOC

(Fuente: Datos proveídos por los responsables de las UOCs)

Se observa una alta tasa de movilidad entre los encargados y jefes de las UOCs de la UNA, muchas de estas son por cambios de la máxima autoridad de cada Institución.

Capítulo  5

El Programa Anual de Contrataciones (PAC)

El Programa Anual de Contrataciones (PAC) es el instrumento elaborado por la UOC en el cual se incluye la previsión de todas las contrataciones a realizarse en el ejercicio presupuestario correspondiente.  Debe estar elaborado a más tardar el 28 de febrero de cada año.  Es el primer documento del cual el particular puede obtener información sobre las contrataciones que realizará un ente público durante un año.

No es un compromiso de contratación, es un instrumento de planificación financiera en materia de adquisiciones públicas. Es imprescindible para la ejecución del presupuesto de cada ente público.

¿Qué significa planificar las compras en un Dpto. de UOC?

Planificar las compras significa definir que necesita la Institución, cuanto y para cuando lo necesita, además en la planificación se identifican a las empresas que participaran en el llamado y se realizará una estimación de los precios referenciales, los plazos de entrega y las especificaciones técnicas necesarias.

También se programaran con anticipación las compras requeridas por cada departamento, lo que permitirá  organizar de mejor manera el trabajo al interior de la UOC.

La falta de planificación como piedra angular.

Cuando se le pregunto en una entrevista al Director General de Contrataciones Públicas Ing. Max Rejalaga, si cual era el principal problema que veía en la organización de las UOC de la Universidad Nacional de Asunción el manifestó que era la falta de PLANIFICACIÓN.

En base a eso se realizaron conversaciones con varios encargados de las UOC si cual será el principal problemas por el cual no se puede planificar bien los objetivos y metas para hacer cumplir el plazo y forma lo establecido en el PAC, ellos manifestaron que existían varios problemas.

Principales falencias que impiden llevar a cabo una Planificación:

1. Los responsables de cada Departamento no poseen conocimientos teóricos ni prácticos sobre como planificar sus necesidades en el corto ni en el mediano plazo.
2. No existe un Departamento de Planificación en cada institución que dirija y coordine con los funcionarios y responsables como planificar las necesidades.
3. No existe un control y seguimiento por parte de las autoridades de cada institución a cerca del alcance de lo planeado en la Planificación.
4. Falta por parte de la  DNCP de un plan regulador para establecer las pautas a seguir para realzar una planificación.

Son cuatro los problemas principales encontrados y estos se ramifican a su vez de la siguiente manera:

1. Los responsables de cada Departamento no saben planificar sus necesidades ni el corto ni mediano plazo.

• No existen instructivos ni formularios adecuados y didácticos que ayuden al usuario a planificar y solicitar sus necesidades en forma ordenada.
• No establecen fechas topes para la recepción de los pedidos por parte de la administración de cada institución lo que malacostumbra a los solicitantes a que realicen sus pedidos en cualquier momento y no se ve en la necesidad de planificar.
• No existe un personal avocado por la institución para que guié sobre la planificación a los además funcionarios.
• No existe una visión de mediano y largo plazo por parte de los encargados de cada departamento.

2. No existe un Departamento de Planificación en cada institución que oriente a los empleados como planificar sus necesidades.

• No existe una reglamentación legal que obligue a que las Instituciones a habilitar un Departamento de Planificación.
• No existen funciones establecidas para el departamento de planificación.
• Carencia de personal capacitado para llevar a cabo la tarea de planificación.
• No existe una cultura de planificación.

3. No existe un control y seguimiento por parte de las autoridades de cada institución a cerca del alcance de lo planeado en la Planificación

• No posee entre sus funciones la de planificar las necesidades de cada departamento.
• Las instituciones no poseen una guía a seguir para la planificación.

4. Control por parte de la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas (DNCP)

• No posee un régimen de sanciones para las Instituciones que no planifiquen sus compras.
• Carece del personal idóneo llevar a cabo un proyecto de planificación a nivel nacional.
• No establece ningún tipo de incentivo para aquellas instituciones que planifiquen.

Esquema de la elaboración del PAC.

Ejecución, elaboración y ajuste del PAC

El seguimiento y monitoreo del PAC

El seguimiento del PAC es tan relevante como su elaboración, nos permite guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente.

Se recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral, analicemos los avances y resultados, identificando:

1. Las contrataciones realizadas de acuerdo al plan o cronograma.
2. las contrataciones no realizadas de acuerdo al plan o cronograma.
3. las contrataciones realizadas, pero con modificaciones (ej. Disminución del presupuesto o plazo que lo estima).
4. Las compras por excepción y no previstas en el PAC, que originan las desviaciones respecto al plan.

Capítulo  6

La tecnología en las Contrataciones Públicas

Se entiende por tecnología al conjunto de teorías y técnicas que permiten el aprovechamiento práctico del conocimiento científico[2].  En base a la definición de tecnología se observa que esta se inserta en dos puntos principales en el campo de las contrataciones públicas, uno de ellos es la comunicación a través de Internet y la segunda en los Pliegos Estándar.

1. La aplicación de la tecnología a través de Internet:.

El aporte de Internet al proceso de contrataciones públicas se divide en las áreas de: recepción de llamados, adjudicaciones, mesa de entrada digital, publicación y promoción de los llamados a los potenciales oferentes y para la realización de consultas, el uso de esta herramienta de trabajo es de uso obligatorio para todas la UOC pero muchas de responsables de contrataciones  se niegan a usarlas como una herramienta que suplante al método tradicional.

A continuación se muestra un cuadro donde se observa lo que opinan algunos jefes de los departamentos de UOC de facultades y dependencias de la UNA.

Penetración de Internet a facultades e Instituciones de la UNA.

A los encargados de los distintos departamentos de la UOC se les pregunto cuales eran a su criterio personal las ventajas y desventajas de usar el sistema de comunicación Internet (SICP) frente al método tradicional que derivaba en llevar personalmente los documentos a la DNCP[3].y ellos mencionaron lo siguiente:

Ventajas y desventajas del uso del SICP

El Gobierno Electrónico,  el (SICP).

Se denomina gobierno electrónico a aquella forma de relacionamiento entre la administración y los particulares que sustituye los medios tradicionales por medio de los electrónicos. La nueva ley de contrataciones públicas ordena el marco legal para que la DNCP pueda desarrollar, en el ámbito de su competencia, el uso extensivo de las herramientas de gobierno electrónico.[4].

El método tradicional de transferencia de información.

Gran parte de los consultados menciono que el hecho de llevar personalmente sus expedientes a la DNCP definitivamente hace perder tiempo y conlleva el esfuerzo de salir de la oficina lo que ocasiona que el funcionario se desconecte momentáneamente de lo que ocurre en su lugar de trabajo, pero esta perdida es recompensada por el hecho de que al llevar personalmente los documentos también facilita que el pueda entrar en contacto personal con los funcionarios de la DNCP y esto constituye una manera de presionar en cierta manera a que sus documentos se muevan, algunos directores incluso consideran que la falta de hacer este lobby incluso es visto como una falta de seguimiento al expediente.

2. Los Pliegos Estándar:

Los documentos estándar son pliegos generales de uso obligatorio aplicables a las licitaciones públicas. Fueron elaborados por la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas con el objetivo de establecer criterios técnicos y legales uniformes en los procedimientos de contratación y garantizar con ello los principios de economía y eficiencia, igualdad y libre competencia, y transparencia y publicidad, establecidos en el Art. 4 de la ley de Contrataciones Públicas.

Los pliegos estándar aprobados están basados en los documentos estándar de licitación del Banco Mundial y el Banco Interamericano de Desarrollo[5].

Sobre el reemplazo de los pliegos tradicionales por los pliegos estándar existe una opinión diversa por los encargados de las UOC"s de cada entidad, debido a que algunos cuestionan que los mismos son muy rígidos para cierto tipos de llamados y que los exponen mucho frente a los proveedores a la hora de tener que realizar los pagos, en cambio otros los rechazan directamente y manifestaron que preferirían trabajar con los pliegos anteriores porque estaban mas hechos a la medida de cada llamado.

Como consecuencia de esa discrepancia de criterios realizamos una encuesta en el campo de la UNA a los distintos responsables de las UOC y esta arrojó el siguiente resultado:

¿Usted, esta de acuerdo con el uso de los nuevos pliegos estándar?[6]

Las ventajas y desventajas del uso de los pliegos estándar.

Pasos a seguir para la elaboración de un pliego estándar y las dependencias intervinientes.

Conclusión

Es base al estudio realizado llegamos a la conclusión de que el sistema de Contrataciones Publicas posee una falla estructural en el mismo cimiento de su estructura y consiste en la falta de PLANIFICACION.

Descubrir este problema no consiste en algo nuevo ni revelador para los técnicos de Contrataciones Publicas avezados en el tema, pero si constituye una innovación buscar una solución aplicable al problema con la característica de no modificar totalmente las normativas vigentes en el campo de las adquisiciones.

De hecho, descubrir el problema es importante pero plantear una solución lo es mucho mas, por lo que exponemos una alternativa aplicable al problema de Planificación sin levantar mucha polvadera ni derive en grandes inversiones de recursos.

La solución la exponemos a continuación:

Basándonos en encuestas realizadas se observa que el 95% de los encargados de las UOC"s son egresados de Carreras Empresariales tales como Contabilidad, Administración, Economía entre otros; y observando detenidamente los planes curriculares  podemos detectar que ninguna de estas carreras posee una materia especifica referente a la Planificación en el mediano y corto plazo dirigido a Organismos Gubernamentales con sus problemas característicos y si existen se basan en autores europeos o norteamericanos que dista mucho de nuestra realidad, como resultado tenemos a profesionales en ciertas carreras que no saben planificar sus necesidades de recursos  y el problemas se agrava mucho mas cuando se trata de  mandos medios y es peor aun  para en los casos de jefes sin educación terciaria ni técnica.

Para solucionar este  problemas es necesario que la responsabilidad de educar en el campo de las Planificación con énfasis en Adquisiciones pase a la Dirección General de Contrataciones Públicas (DNCP), [8] y esta Institución deberá realizar tomar las siguientes medidas:

1. Crear por Resolución dentro de la DNCP  un Departamento de Planificación en donde se establezcan sus funciones y que tenga como objetivos principales establecer la política a seguir en materia de Planificación de Bienes y Servicios y brindar asesoramiento técnico a los encargados de cada institución.
2. Establecer un sistema de capacitación a todos los Jefes y Sub Jefes de las UOCs.
3. Proveer de materiales tales como formularios a llenar con instructivos sobre el uso acompañado de formulas matemáticas y estadísticas sencillas que sirvan de herramienta para la estimación.
4. El Departamento de Planificación no deberá depender de la UOC pero si de la UAF[9] para que esta tenga autonomía y pueda corregir a la UOC en el momento de realizar los llamados.

La Ley 2051/03 obliga a los encargados de las UOC y Sub UOC a que planifiquen sus adquisiciones a través de los PAC[10] y por lo tanto ellos tienen la responsabilidad jurídicamente, pero las UOCs pueden avalar la elaboración del PAC mediante los estudios pormenorizados que serán remitidos por el futuro Departamento de Planificación quien administrativamente posee la competencia de desarrollar un amplio y minucioso trabajo de Análisis y Verificación de la ejecución de lo propuesto en base a los pedidos realizados por cada departamento y evaluará en forma si las cantidades como así también otras variables fueron precisos para poder realizar las correcciones necesarias, así al siguiente año la institución contara de una base de datos mas exacta para sus futuras compras.

Los beneficios que producirá la creación de un Departamento de Planificación para las Adquisiciones se verá en el corto plazo en los siguientes puntos:

1.       La DNCP recibirá cada vez menos cantidad de reprogramaciones en el transcurso del año por lo que podrá destinar más tiempo y recursos a otras áreas.

2.       Los encargados de las UOCs estarán más seguros de las compras que se realizaran y podrá ejecutar lo antes posible su cronograma de adquisiciones y de esta manera abolirá la practica usada actualmente que consiste en dejar de realizar ciertos llamados para poseer una fuente factible de ser reprogramada en caso de emergencia, que en la actualidad con certeza se ejecuta.

3.       Se reducirá el número de Llamados Vía Excepción.

4.       El sector privado contará con una mejor visión acerca de lo que el Estado piensa contratar.

5.       Se facilitará mejor la evaluación por parte de sus Directivos y por parte de la DNCP.

6.       Aumentará la transparencia y mejorara la calificación de la DNCP.

Año 2008

Bibliografía

• Constitución Nacional.
• Ley Nº 1.535/99 "De Administración Financiera del Estado".
• Decreto Nº 8.127/2000 "Por la cual se establecen las disposiciones legales y administrativas que reglamentan la implementación de la Ley Nº 1.535/99.
• Ley 2051/2003 de Contrataciones Públicas.
• Decreto 21.909/2003 por el cual se reglamenta la Ley 2051.
• Ley Nº 3.409/2008 "Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2008"
• Decreto Nº 11.766/08 "Por el cual se reglamenta la Ley Nº 3.409/2008.
• Vademécum sobre las responsabilidades jurídicas en el proceso de las contrataciones Públicas, del programa Umbral Paraguay 2008.
• Actualización del Informe de evaluación del sistema Nacional de adquisiciones públicas del Paraguay.
• Manual de organización y funciones de la Unidad Operativa de Contrataciones de la Dirección General de Contrataciones Públicas.
• Instructivo para una buena planificación.  Publicado por Chile Compras año 2007.
• Portal de la Facultad de Ingeniería de  la UNA, www.ing.una.py

Este trabajo esta dedicado a todos los Jefes y Encargados de las Unidades Operativas de Contrataciones que nos apoyaron para que esta obra sea posible.

María Cristina González de Amarilla

Víctor Daniel Barua Mosqueda

[1] Este análisis se recopilo a partir de entrevistas con los responsables de las UOC"s de la UNA.

[2] Diccionario de la Real Academia Española RAE.

[3] DNCP = Dirección Nacional de Contrataciones Públicas.

[4] Vademécum sobre las responsabilidad jurídicas en el proceso de las contrataciones publicas, edición 2008. Pág. 152.

[5] Guía para el uso de los pliegos estándar, DNCP.

[6] La encuesta se realizó entre los Jefes de las UOC de las facultades de Economía, Ingeniería, Arquitectura, Facen, Rectorado y el IICS de la UNA. El 25 de agosto del 2008.

[7] E.T : Especificaciones Técnicas.

[8] DNCP (Dirección Nacional de Contrataciones Públicas).

[9] UAF (Unidad Administrativa Financiera).

[10] PAC (Plan Anual de Contrataciones)