Rol innovador en la organización y gestión de la UOC en la Facultad de Ingeniería de la UNA (página 2)

Hasta entonces había funcionado anexa a la Universidad Nacional de Asunción y dependiente de ella, la Escuela de Agrimensura a la cual podían ingresar los estudiantes del bachillerato después de aprobar el cuarto curso. La habilitación de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas no determino realmente la cancelación de dicha Escuela, sino su integración a la Facultad, y en adelante quedo a cargo de esta, la formación de los nuevos Ingenieros Agrimensores Públicos.

Se destaca el aporte de la Facultad de Ingeniería en la contienda bélica del Chaco con el aporte de personal técnico en diversas áreas que brindaron un apoyo fundamental en el diseño de caminos y mapas, entre uno de los egresados de esta casa de estudio figura el Mcal. José Félix Estigarribia.

Puntos positivos y negativos de las UOC de la U.N.A

Negativas

• No posee un manual de procedimientos.
• No funciona interrelacionadamente con los otros departamentos.
• El personal no esta lo suficientemente capacitado teórico y experimentalmente.
• No existe una división de funciones.
• Los pedidos se reciben a última hora.
• Muchos expedientes son devueltos por errores.
• No existe un seguimiento sobre el cumplimiento de los contratos.
• El proceso de adjudicación es muy lento.
• No se posee la cantidad necesaria de computadoras.
• No se posee la cantidad necesaria de líneas telefónicas.
• Se pierde mucho tiempo en la DNCP.
• No hay tiempo para realizar los cursos de la DNCP para trabajar.
• No se posee la cantidad necesaria de bocas de Internet.
• No se pagan horas extras por exceder el horario.
• Trabajo de mucha presión por parte de los jefes.
• Lentitud de la DGCP para emitir códigos de contratación y catálogos.
• Se maneja gran cantidad de papeles y documentos importantes por lo que existe mucho traspapelamiento.
• Los directores no conocen el procedimiento de la contratación motivo por lo cual no respetan los plazos ni procedimientos.
• Los oferentes no conocen los requisitos necesarios para presentarse en un llamado y lo presentan de con errores.
• Los oferentes no leen los pliegos de bases y condiciones y presentan ofertas que no se adecuan a las especificaciones técnicas.
• La mesa de entrada digital no es confiable y presenta muchos errores.
• Los códigos de contrataciones no pueden ser levantados rápidamente en el SIPP.
• Fuerte presión de algunos proveedores sobre la gestión de la UOC.
• La baja capacidad financiera por parte de algunos proveedores.
• Los oferentes presentan precios por muy por encima del costo de mercado.
• El constante cambio de los encargados y funcionarios de la UOC por parte de la máxima autoridad.
• Las planificaciones ineficaces y superpuestas.
• Falta de preparación y conocimiento por parte de los componentes del comité de adjudicación.
• Tardía aprobación de los PAC por parte de la DNCP.
• Recorte presupuestario por parte de hacienda.

Positivo:

• Asistencia técnica nacional e internacional para la capacitación y asesoramiento.
• Acceso gratuito a toda la información referente a las contrataciones que realiza el estado.
• Gran cantidad de materiales de enseñanza existentes en la red.
• Existe apoyo por parte de los responsables de la DNCP.
• Dentro del organigrama  depende directamente de la máxima autoridad.
• Gran espacio físico del dentro de infraestructura de la UOC.

ANÁLISIS DE FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y AMENAZAS (FODA)[1]

Debilidades

• No posee un manual de procedimientos.
• No funciona interrelacionadamente con los otros departamentos.
• El personal no esta lo suficientemente capacitado teórico y experimentalmente.
• No existe una división de funciones.
• Los pedidos se reciben a última hora.
• Muchos expedientes son devueltos por errores.
• No existe un seguimiento sobre el cumplimiento de los contratos.
• No se posee la cantidad necesaria de computadoras.
• No se posee la cantidad necesaria de líneas telefónicas.
• No se posee la cantidad necesaria de bocas de Internet.
• No se pagan horas extras por exceder el horario.
• Trabajo de mucha presión por parte de los jefes.
• Se maneja gran cantidad de papeles y documentos importantes por lo que existe mucho traspapelamiento.
• Los directores no conocen el procedimiento de la contratación motivo por lo cual no respetan los plazos ni procedimientos.
• El constante cambio de los encargados y funcionarios de la UOC por parte de la máxima autoridad.
• Las planificaciones ineficaces y superpuestas.
• Falta de preparación y conocimiento por parte de los componentes del comité de adjudicación.

Amenazas

• El proceso de adjudicación es muy lento.
• Se pierde mucho tiempo en la DNCP.
• No hay tiempo para realizar los cursos de la DNCP para trabajar.
• Lentitud de la DGCP para emitir códigos de contratación y catálogos.
• Los oferentes no conocen los requisitos necesarios para presentarse en un llamado y lo presentan de con errores.
• Los oferentes no leen los pliegos de bases y condiciones y presentan ofertas que no se adecuan a las especificaciones técnicas.
• La mesa de entrada digital no es confiable y presenta muchos errores.
• Los códigos de contrataciones no pueden ser levantados rápidamente en el SIPP.
• Fuerte presión de algunos proveedores sobre la gestión de la UOC.
• La baja capacidad financiera por parte de algunos proveedores.
• Los oferentes presentan precios por muy por encima del costo de mercado.
• Tardía aprobación de los PAC por parte de la DNCP.
• Recorte presupuestario por parte de hacienda.

Ventajas

• Dentro del organigrama  depende directamente de la máxima autoridad.
• Gran espacio físico del dentro de infraestructura de la UOC.

OPORTUNIDADES

• Asistencia técnica nacional e internacional para la capacitación y asesoramiento.
• Acceso gratuito a toda la información referente a las contrataciones que realiza el estado.
• Gran cantidad de materiales de enseñanza existentes en la red.
• Existe apoyo por parte de los responsables de la DNCP.

Capítulo  2

Ubicación de la UOC dentro de la Facultad de Ingeniería UNA

Sub división interna de la UOC

UNIDAD OPERATIVA DE CONTRATACIONES

 MISIÓN

La Unidad Operativa de Contrataciones tiene como misión operativizar los procesos de

Contratación regulados por la Ley Nº 2.051/03, determinando la necesidad de bienes y

Servicios, por medio de la elaboración del Programa Anual de Contrataciones, estructurando mecanismos de comunicación entre las reparticiones involucradas en el proceso técnico y administrativo, logrando el relacionamiento intersectorial, tanto en el ámbito interno como externo.

FUNDAMENTACIÓN

                               Esta Unidad se crea para dar cumplimiento a la Ley Nº 2.051/03 "De Contrataciones Públicas", que establece la obligatoriedad de definir un órgano que garantice la aplicación de la Ley para los procedimientos de compras y contrataciones vigente, de modo que se articule en ella, las funciones de compra con las formalidades legales, los procedimientos técnicos y procesos necesarios para garantizar a la Institución el apoyo logístico requerido en el suministro de los insumos, bienes, servicios y otros requerimientos.

OBJETIVOS DE LA ESTRUCTURA

La Unidad Operativa de Contrataciones esta llamada a garantizar la elaboración de un Plan Anual de Contrataciones que acompañe la operativa normal de la FIUNA y satisfaga las demandas de Bienes y Servicios necesarios para el cumplimiento de los objetivos institucionales, asegurando que los procesos de contrataciones se ajusten a las normativas vigentes en la materia y optimice los recursos que le son asignados.

Responde a sus objetivos, mediante el apoyo de los Comités de Apertura y de Evaluación, los cuales aportan los criterios legales para la elección adecuada y precisa de las ofertas presentadas a la Unidad en el marco de los llamados a contratación, además con la gestión de asistentes y de divisiones, que le apoyan en la gestión de los instrumentos mínimos requeridos para que desempeñe adecuadamente sus funciones, las que son descriptas a continuación.

Asistencia Administrativa

Le corresponde asistir en las tareas administrativas al responsable de la Unidad, mediante la elaboración de notas y documentos administrativos, la organización del archivo de los mismos, la atención a las personas que asistan a la unidad, entre otras tareas.

División de Programación Técnica, Legal y Económica

Esta división es la encargada de elaborar el Programa Anual de Contrataciones Institucional, participando y cooperando en la elaboración del Anteproyecto Presupuestario, además de

Asistir, apoyar y acompañar los procesos de contrataciones, considerando el marco de las disposiciones establecidas en la Ley Nº 2.051/03 "De Contrataciones Públicas" y la formulación de los documentos exigidos para respaldar cada una de las operaciones.

Debe documentar adecuadamente los procesos de contratación realizados por la FIUNA, confeccionando las guías necesarias para dotar de las herramientas prácticas requeridas para el logro de los objetivos de la Unidad.

División de Control de Calidad

Esta división debe acompañar los procesos de definición de las especificaciones técnicas requeridas para las contrataciones y elaborar las guías aplicables para el control de calidad de los bienes y servicios contratados por la FIUNA.

Es responsable de verificar la satisfacción del Cliente Interno de la FIUNA, en base a las condiciones establecidas en las disposiciones de la Ley N° 2.051/03 "De Contrataciones Públicas"

Sección Gestión de Llamados a Concurso y Licitaciones

Esta sub sección debe cooperar en la elaboración del Plan Anual de Contrataciones

Institucional, aportar datos para la elaboración del Anteproyecto Presupuestario, gestionar, coordinar, organizar y materializar las compras menores, atendiendo a las disposiciones establecidas en la Ley Nº 2.051/03 "De Contrataciones Públicas"

Sección Gestión de Adjudicaciones

Es la encargada de cooperar en la elaboración del Plan Anual de Contrataciones Institucional (PAC), aportar datos para la elaboración del Anteproyecto Presupuestario, gestionar coordinar organizar y materializar las adquisiciones que por su cuantía están

sujetas a licitaciones públicas y por concurso de ofertas, en función al PAC y al Presupuesto Institucional de la FIUNA, garantizando que dichos procesos se ajusten a las disposiciones establecidas en la Ley Nº 2.051/03 "De Contrataciones Públicas".

Capítulo  3

ESPECIFICACIONES Y PERFIL DEL CARGO DE JEFE DE LA UOC

Para ocupar el cargo de Jefe de la Unidad Operativa de Contratación, se requieren los siguientes requisitos:

ð      Profesional universitario que hayan cursado carreras con programas de estudio superiores a los 4 (cuatro) años u 8 (ocho) semestres.

ð      Conocimiento acabado de la Ley Nº 2.051/03, así como las normas y disposiciones legales que rigen el proceso presupuestario de cada Ejercicio Fiscal.

ð      Aptitud para trabajar en equipo y para liderar grupos de personas e interrelacionarse con sectores del Estado Paraguayo y la Sociedad en General.

ð      Manejo de herramientas informáticas (Word, Excel, Power Point).

ð      Reconocida honorabilidad y conducta ética comprobable.

ð      Idiomas: Castellano y Guaraní.

ð      Edad: entre 28 y 50 años

CARACTERÍSTICAS DE LA POSICIÓN DE JEFE DE LA UOC

FUNCIONES OPERATIVAS CON LOS DEPARTAMENTOS Y DEPENDENCIAS DE LA U.O.C.:

Sección Gestión de Llamados a Concurso y Licitaciones

01.          Elaborar los Pliegos de Bases y Condiciones particulares para cada Licitación Pública, utilizando los Pliegos Estándar elaborados por la Dirección General de Contrataciones Públicas.

02.          Tramitar el llamado, las invitaciones, la difusión del Llamado y la venta de los pliegos, responder a las aclaraciones cuando no se constituya una Junta.

03.          Comunicar las enmiendas, recibir y someter las ofertas recibidas a consideración del Comité de Evaluación.

04.          Revisar los informes de evaluación y la recomendación de la adjudicación del Comité de Evaluación, elevándola  a la máxima autoridad de la Entidad Convocante.

05.          Elaborar los Pliegos de Bases y Condiciones particulares para cada Licitación por Concurso de Ofertas y Licitaciones, utilizando los Pliegos Estándar elaborados por la Dirección General de Contrataciones Públicas.

06.          Gestionar las comunicaciones pertinentes a la Dirección General de Contrataciones Públicas del Ministerio de Hacienda, tanto en la etapa del Llamado como en la etapa de la Adjudicación.

07.          Realizar las gestiones administrativas propias de los procesos de contratación a través de llamados a Licitación Pública y Licitación por Concurso de Ofertas, como ser elaborar las documentaciones necesarias para la aprobación de Pliegos de Bases y Condiciones, como también de las Adendas a los mismos si las hubiere; elaborar y gestionar los documentos para la adjudicación.

08.          Elaboración y/o corrección de los textos a ser publicados con relación a llamados a contratación.

09.          Publicar a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas (SICP), las convocatorias o llamados a licitación pública, con las informaciones establecidas en el Art. 19º de la Ley Nº 2051/03.

10.          Preparar y remitir a las instancias que correspondan, los textos de las convocatorias o llamados a licitación pública, con las informaciones establecidas en el Art. 19º de la Ley Nº 2051/03 para su publicación en medios de prensa escrito.

11.          Verificar la difusión de cada Llamado en el Sistema de Información de Contrataciones Públicas (SICP).

12.          Requerir y gestionar cuando sea pertinente, la justificación expresa y detallada que fundamente el procedimiento de la Contratación Directa por la Vía de la Excepción regulado en el Capítulo V de la Ley Nº 2.051/03 que soliciten las reparticiones de la Entidad.

13.          Realizar las gestiones administrativas propias de los procesos de Contratación Directa por la Vía de la Excepción.

14.          Analizar, evaluar los potenciales oferentes registrados en la Base de Datos de la UOC a ser invitados para los procedimientos de Licitación por Concurso de Ofertas de manera a garantizar a la Entidad las mejores condiciones técnicas y económicas.

15.          Elaborar y actualizar manuales de procedimientos, modelos de pliegos de bases y condiciones (pliegos estándar) y modelos de contrato, que permitan estandarizar los procedimientos por parte de las Entidades.

Principales tareas llevadas a cabo por los departamentos de la UOC

A. División de Programación Técnica, Legal y Económica

01.          Recibir, verificar, y dictaminar acerca de la validez legal de las diferentes documentaciones sometidas a consideración de la Unidad Operativa de Contrataciones, a través de la Asesoría Jurídica.

02.          Verificar los Borradores de Pliego de Bases y Condiciones y proponer modificaciones a los requerimientos legales establecidos en los mismos y en los Contratos a ser firmados, a los efectos de velar el estricto cumplimiento de la Ley Nº 2.051/03 y disposiciones concordantes.

03.          Recibir, verificar, y dictaminar acerca de la validez de las diferentes documentaciones legales presentadas por los participantes en los procesos de contratación y por los contratistas de los diferentes contratos a ser formalizados sometidos a la Unidad Operativa de Contrataciones, a través de la Asesoría Jurídica.

04.          Trabajar coordinadamente con el área jurídica de la Entidad en la uniformidad de la aplicación de criterios jurídicos que sustenten el accionar de la UOC, en el marco de las leyes vigentes en materia de contrataciones.

05.          Emitir sugerencias e informes, en la interpretación y aplicación de las disposiciones legales que conforman el Sistema de Contrataciones Públicas, a través de la Asesoría Jurídica.

06.          A través de la Asesoría Jurídica, preparar toda la documentación respaldatoria para su remisión a la Dirección General de Contrataciones Públicas a los efectos de dar cumplimiento al último párrafo del Artículo 72º de la Ley Nº 2.051/03.

07.          Recomendar a la máxima autoridad de la Entidad la aplicación de medidas ante hechos presumiblemente constitutivos de infracción cometida por los proveedores y contratistas de la Entidad.

08.          Dar seguimiento a los procesos de instrucción de sumarios llevados a cabo por la Dirección General de Contrataciones Públicas y que afecten a proveedores y/o contratistas de la Entidad.

09.          Dictaminar sobre las cuestiones de orden jurídico surgidos del cumplimiento de las funciones y atender a las consultas formuladas por las dependencias de la Entidad en materia de su competencia, a través de la Asesoría Jurídica.

10.          Participar en representación de la Entidad, en los procedimientos de Avenimiento y Arbitraje previstos en los Capítulos I y II del Título VIII de la Ley Nº 2.051/03.

11.          Estudiar y dictaminar sobre los antecedentes para iniciar el proceso de  suspensión de un Procedimiento de Contratación en los casos debidamente justificados en concordancia con los términos de la Ley Nº 2.051/03, a través de la Asesoría Jurídica.

B. COMITé DE EVALUACIÓN

01.          Coadyuvar en la conformación de grupos de trabajo multidisciplinarios que estudiarán el aspecto técnico y económico – financiero de las ofertas presentadas.

02.          Verificar los Informes Económico – Financiero, Técnico y Jurídico de las propuestas analizadas y la conclusión final elevada por el Comité de Evaluación, para someter a consideración de la máxima autoridad de la Entidad Convocante para su Resolución final.

03.          Resguardar las Actas para el registro de lo actuado en las reuniones convocadas, las que deberán estar debidamente foliados y rubricados en todas sus hojas por los integrantes del Comité de Evaluación.

04.          Realizar un seguimiento de las documentaciones y gestiones relativas a la ejecución de las Licitaciones tratadas por el Comité de Evaluación.

05.          Mantener en archivo en forma ordenada toda la documentación relacionada con las Licitaciones convocadas por la Entidad, consistente básicamente en lo siguiente:

a)       Pliego de Bases y Condiciones.

b)       Resolución de aprobación del Pliego.

c)       Circulares Modificatorias del Pliego.

d)       Certificación de Disponibilidad Presupuestaria expedida por la UAF Institucional.

e)       Publicación periodística o través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas.

f)         Acta de Apertura de Ofertas.

g)       Informes Económico – Financiero, Técnico y Jurídico de las ofertas.

h)       Informe de Conclusión del Comité referido al estudio de las ofertas.

i)         Resolución o Disposición de Aprobación y Adjudicación de la Licitación.

j)         Contrato de Adjudicación debidamente firmado.

k)       Acta de recepción final, bienes y servicios contratados.

l)         Otras documentaciones que correspondan a las Licitaciones Públicas o Licitaciones por Concurso de Ofertas.

Capítulo  4

RELEVAMIENTO DE LOS PRINCIPALES PROBLEMAS DENTRO DE  LAS UOCs  DE LA U.N.A, (TRABAJO DE CAMPO)

TABLA 1. Principales problemas operativos

(Fuente: Datos proveídos por los responsables de las UOCs)

En la Tabla 1, se observa  el escaso Nº de personal por dependencia de las UOC, que las facultades de gran envergadura como son Economía e Ingeniería poseen la suficiente capacidad de recursos humanos en el departamento de compras, y que las facultades de escaso presupuesto se muestran muy reacios a disponer de mayor cantidad de personal en este departamento.

En cuanto a la delimitación de funciones y procesos también se observa que las Instituciones de Ingeniería y Economía poseen una mayor organización e incluso poseen un manual de procedimientos.

En cuanto a la interrelación con otros departamentos se observa que todos los encuestados manifiestan tener algún tipo de problemas de comunicación y gestión con otros departamentos importantes fuera de la UOC como ser presupuesto o contabilidad, y las que no poseen algún problema de este tipo

TABLA 2. Principales necesidades tecnológicas y  mobiliarias