- Presentación
- Redacción Administrativa
- La redacción
- El memorándum
- Carta Comercial
- La carta notarial
- La Solicitud
- El Currículum vitae
- El Oficio
- El Certificado y la constancia
- La resolución
- El Informe
- El Acta
- La Circular
- La Directiva
- El Memorial
- El contrato
- Principales siglas
Aprenderemos a identificar los formatos administrativos.
MODULO: Digitación
El artículo desarrolla una exhaustiva revisión del concepto de documento. Partiendo de una perspectiva informativa que entiende el documento como manifestación de un acto comunicativo, se establecen los ejes que identifican las funciones básicas de fijación y trasmisión de mensajes. La proliferación de una nueva generación de tipos de documentos obliga a revisar los componentes de los ejes básicos para verificar y ampliar el campo de validez y aplicación del concepto, constatando su suficiencia y consistencia teórica actual.
También, contiene en forma secuencial y alfabética un glosario administrativo básico. Este tópico léxico-semántico facilitara la comunicación y comprensión en el campo administrativo.
La redacción administrativa es un medio de Información muy importante en la sociedad; el uso apropiado e indispensable para una comunicación escrita de carácter formal en el ámbito público, comercial y empresarial.
El motivo principal de editar un documento es expresar claramente un mensaje de tal forma evite generar dudas, para ello la terminología de la ortográfica y la redacción es indispensable.
Capítulo I
1. CLARIDAD Y ORDEN
Toda comunicación escrita debe estar redactada de manera tal, que resulte fácilmente entendible en su integridad, sin causar esfuerzo ni duda al lector. En este sentido debemos cuidar que ningún párrafo resulte oscuro o ambiguo.
Para ello, tenemos que utilizar un lenguaje sencillo, sin extranjerismos, adecuado al asunto que se trata. Con un debido planeamiento, conseguiremos que el motivo o la idea principal del documento resalte.
Nuestras palabras deben fluir con naturalidad, sin afectación. Entendamos que la lengua documentaria es lógica y objetiva, prescinde de las figuras literarias y de las palabras en sentido figurado.
A continuación, presentaremos algunos párrafos de documento que atenta contra la claridad y el orden.
2. BREVEDAD Y PRESECIÓN
Debemos emplear solo la cantidad de palabras necesarias y suficientes para expresar el mensaje que queremos transmitir. El contenido debe estar referido a un asunto específico, con una visión de síntesis, para lo cual usaremos términos exactos y adecuados.
Emplear oraciones cortas, para ello se debe usar con frecuencia el punto. Si el texto es recargado y tiende a incurrir en errores de monotonía (uso frecuente de un mismo término en un corto intervalo) y redundancia (repetición innecesaria de palabras y conceptos).
Ejemplos:
3. CORTESÍA
La cortesía es expresión de respeto, afecto y cordialidad. Por eso un documento administrativo debe translucir todo ello.
Por muy desagradable que resulte una situación (cobro judicial, reclamo, llamada de atención, queja, etc.), escribiremos nuestra comunicación con sutileza mucho tino y procurando crear confianza, comprensión y colaboración en nuestro destinatario.
1. DIAGRAMACIÓN. Ésta debe ser agradable, estética. Para ello, es importante tener en cuenta las siguientes pautas generales:
A. Los elementos estructurales de los documentos deben estar bien centrados y espaciados; sobre todo el cuerpo, que es el más importante.
B. El redactor elegirá el estilo de bloque o el "indentado"8con sangría o sin ella).
C. Cada vez que se use punto y aparte se hará un espacio un espaciamiento mayor que el usado en el interior de párrafo.
D. Cuando el texto es breve se utilizará doble interlineado; y cuando es extenso, uno.
E. En términos generales, el espacio superior de la hoja debe ser mayor que el inferior; así como el izquierdo mayor que el derecho.
2. PULCRITUD. Un documento debe entregarse libre de borrones. La limpieza debe ser nuestro hábito.
Antes de empezar a redactar, debemos considerar la calidad de papel, tipo de letra y la nitidez del teclado .debido al avance tecnológico facilita el trabajo de corrección antes de imprimir el documento.
3. ORTOGRAFÍA. Al redactar evitemos cometer errores de tildación, de grafemas (letras), de puntuación y redacción.
Si las abreviaturas no son conocidas no abusemos de ella.
Cualquier duda se aconseja consultar un diccionario.
Principios fundamentales que rigen la redacción.
a. Formalidad: los D.A se redactan teniendo en cuenta determinados normas, pautas, o esquemas establecidos con el fin de uniformizar su uso.
b. Simplicidad: los D.A deben ser elaborado lo más simple y breve posible, lenguaje sencillo y común.
c. Racionalidad: Tener presente el principio de la racionalización. Redactar documentos directos, concretos y precisos.
d. Flexibilidad: Deberá prevalecer la razón y la apreciación de su contenido.
e. Eficacia: Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción en el menor tiempo y lograr sus objetivos.
MOTIVACIÓN. La elaboración de cualquier documento surge fundamentalmente como consecuencia de la necesidad de comunicar un mensaje. Las motivaciones no son imaginarias, responden a una situación concreta y real.
Esta necesidad la experimenta toda persona en cualquier momento de su vida social o laboral. En cierta medida, refleja nuestra cultura, personalidad y preparación.
BOSQUEJO. Es indispensable que antes de pasar en limpio debemos redactar un borrador. Para ello, recomendamos tener en cuenta:
1r°. Establecer qué mensaje vamos a trasmitir y por qué lo hacemos: finalidad.
Ejemplo:
2d°.Recolectar y ordenar todos los datos necesarios, de acuerdo a la naturaleza del asunto.
3r°.Redactar el primer borrador ordenando nuestras ideas.
AUTOCORRECCIÓN. El borrador que redactamos en un primer momento debe someterse a una necesaria autocrítica y autocorrección; para tal fin, tenemos que revisar cuidadosamente el documento, tratando de identificar los errores.
Verificaremos si nuestro mensaje es:
_ Claro y ordenado
_ Breve y preciso
_ Íntegro y completo
_ Respetuoso y cordial
REDACCIÓN FINAL. Cumpliendo con todas las recomendaciones anteriores lograremos un documento óptimo, listo para su firma y remisión.
Es un término latino que significa "memorable´, `cosa que debe tenerse en la memoria`. Deriva de la forma latina memorare (mencionar, referir, recordar).
En castellano podemos decir memorando (singular) y memorandos (plural)
1. Concepto. Es un documento administrativo, público y comercial, de formato pequeño y texto breve, utilizado en las comunicaciones internas de una entidad.
2. Función. Sirve para transmitir un mensaje: información, pedido, orden, justificación, permiso, amonestación, etc. Todos ellos de acción inmediata.
A través del memorándum también se hace entrega formal de un folleto, catálogo, reglamento, programa, etc.
3. Usos. Se utiliza entre las distintas oficinas y dependencias de una misma institución. Por su calidad de interno es un documento de "inter oficina".
Es tan usual en nuestra administración que algunas entidades disponen de memorandos impresos en talonarios, dependiendo su formato de las exigencias propias de la oficina.
El memorándum permite un enlace:
–Vertical descendente (de un supervisor a su subalterno). En este caso se sugiere:
1. CLASES
1. ESTRUCTURA
a. Numeración. Se especifica tres datos: el número de expedición, las siglas de la oficina de procedencia y el año calendario.
b. Información.
c. Cuerpo. Expresa la finalidad del documento. Debe ser conciso y mencionar lo necesario.
d. Despedida. Suele ser "atentamente".
e. Firma.
f. Iniciales. Se coloca con letras mayúsculas las del remitente y con letras minúsculas las del digitador(a), separadas por barra.
Ejemplo:
JC/fe.
Cuando a un memorándum se adjunta algo, se detalla debajo se las iniciales con la denominación de anexo o incluso.
Incl. 1 reglamento interno.
Asimismo, si una copia del documento va a ser entregada a otra persona o sección para que tome conocimiento del mensaje, se mencionará:
*c.c. Departamento del Personal.
Formatos de memorandos impresos.
g. Modelos.
"EL AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN:
DEL MAR DE GRAU"
Por el presente le comunico que, a partir de la fecha, queda terminantemente prohibido extraer de las oficinas cualquier documento que este bajo la administración y custodia de esta Dirección, por considerarlo de absoluta reserva.
Sírvase comunicar la presente disposición a todos los empleados de su unidad, y por el cumplimiento de la misma deberá Ud. Responder a la superioridad.
INSTITUCIÓN EDUCATIVA N° 3082
"PARAÍSO FLORIDO"
MEMORANDUM N° 005-2016/SGIE3082-PF/UGEL02
A : Lic. Diego P. Alvares Contreras.
Director de la I.E. N° 3082 P.F.
DE : Lic. Daniel Dongo Contreras
Sub Director de la I.E. 3082 P.F.
ASUNTO : Justificación de Inasistencia.
FECHA : SMP, 02 de setiembre del 2016.
Tengo a bien dirigirme a Ud. A fin de justificar mi inasistencia del día martes 05 de setiembre por motivo de salud. Adjunto certificado del descanso médico correspondiente.
Sin otro particular, me despido, agradeciendo su atención a la presente.
Atentamente,
——————————————
Lic. Daniel Dongo Contreras
Sub Director de la I.E 3082 P.F.
DDC/tv
1. ETIMOLOGÍA. La palabra carta proviene del latín carta (papiro, pergamino, lienzo, papel).
2. CONCEPTO. Documento escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona o empresa envía a otra para comunicarse y tratar con ella.
Entre distintas clases de carta tenemos las familiares, comerciales y notariales.
3. USOS. La carta comercial se utiliza entre las distintas empresas o personas que se dedican al comercio. Su uso es muy frecuente, porque acrecienta los negocios y amplia el radio de acción.
Se emplea a nivel nacional e internacional.
4. FUNCIÓN. Permite un mejor desenvolvimiento de la empresa. Es un medio ágil y eficaz que crea, mantiene o recobra relaciones y trato favorable, intenta resolver problemas en base al entendimiento y la persuasión.
Realiza operaciones importantes como las de cobro, compra, propaganda, venta, queja, notificación, ofrecimiento, etc.
Las cartas comerciales pueden clasificarse en:
Carta de cobranza.
Carta de ofrecimiento (de mercaderías o servicios).
Carta de consulta (sobre precios).
Carta de garantía (presentación y respaldo).
Carta de pedido.
Carta de remesa (envió de mercaderías y valores).
Carta de reclamo.
Carta de cotización.
Carta de propaganda.
El lenguaje que se utiliza en la redacción de una carta tiene que ser adecuado a la intención sicológica de ganar la buena voluntad del lector, crearle interés y asegurar una reacción favorable hacia el mensaje comercial. Por eso las palabras deben ser d simpatía, confianza y preferencia.
Cuanto más grande es una empresa tiene mayor necesidad de usar este documento, porque se incrementa el número de las personas y entidades con las que tiene que interrelacionarse comercialmente. Debemos tener mucho cuidado en la redacción y en la presentación del documento.
5. ESTRUCTURA
a. Fecha
Se indica localidad, día, mes y año.
Ejemplo:
Lima, 02 de setiembre del 2016.
b. Destinatario
En cuatro líneas se coloca el nombre o razón social, dirección y lugar.
Observamos de los ejemplos cuando trata de una persona natural, en singular: Señor y razón social se coloca en plural: Señores.
c. Asunto
Aquí se expone el tema a tratar, viene a ser la síntesis del cuerpo. Dé rápida compresión del contenido.
Ejemplo:
ASUNTO: Reajuste de precios.
d. Vocativo
Es la introducción cordial y respetuosa para la persona a quien nos dirigimos. Cómo un inició de trato. Puede ser:
e. Cuerpo
Es la parte central de la carta que contiene el mensaje comercial. Debemos evitar errores en la redacción.
Hay que balancear bien los párrafo y distribuir adecuadamente las entrelineas y los márgenes.
Tener muy presente las recomendaciones generales que mencionamos en el capítulo I.
f. Despedida
Deber ser amable, para mantener la simpatía.
Ejemplo:
Esperamos seguir brindándole nuestra atención.
Afectuosamente,
Quedamos pendientes de sus gratas órdenes
Atentamente.
g. Antefirma: nombre de la empresa, suele ser un sello.
Firma : rúbrica a mano.
Posfirma : nombre y apellido del que sigan el documento y cargo que posee.
h. Iniciales
Con mayúsculas las del remitente y con minúsculas del mecanógrafo(a). Permite deslindar responsabilidades en caso de errores y/o deficiencias. Se escriben en el margen izquierdo del documento.
Algunas cartas comerciales, cuando las circunstancias lo exigen, presentan algunos elementos más debajo de las iniciales.
*Incl.: Cheque
Letra
*Significa incluso. Se especifica todos los documentos que se adjunta. También se llama anexo.
**c.c.: Gerencia
Sec. Ventas.
** Quiere decir con copia. Se menciona a la(s) persona(s) que recibirá(n) una copia para que este(n) informada(s) del contenido de la carta.
1.- CONCEPTO. Es una comunicación escrita que se hace por intermedio de un notario, el cual autoriza y otorga el documento.
Los notarios son abogados nombrados por la Corte Superior de Justicia y dan fe de los actos públicos o privados.
2.- FUNCIÓN. Una carta redactada o llevada ante él, para garantizar la autenticidad del documento y de la firma.
Entre las situaciones que motivan una carta notarial se pueden mencionar:
Renuncia de un trabajo.
Incumplimiento de contrato.
Vencimiento de arriendo.
Despido de trabajo.
Renuncia a un cargo.
Otorgamiento de poder.
Rectificación de una falsa información.
Rescisión de contrato.
Reconocimiento extemporáneo de un hijo, etc.
En lugares donde no hay notarios, las funciones de estos son ejercidas por los jueces de paz.
3.- Usos. La carta notarial la utiliza toda persona natural o jurídica cuando requiere de ella para ejercer sus derechos.
Usan los abogados en sus trámites judiciales, las casas comerciales en sus negocios, las entidades en sus relaciones laborales, etc.
Se redacta en papel simple y por duplicado. Lo hace el notario o el propio interesado.
4.- Estructura
a. Lugar y fecha.
b. Destinatario.
c. Vocativo.
d. Cuerpo.
e. Despedida.
f. Firma y pos firma del interesado.
g. legalización
Lima, 02 de setiembre del 2016
Señores
Distribuidora Codex Peruana S.A.
Jr. Cusco 520
Lima 1
De mi consideración:
Por la presente, que le será entregada mediante conducto notarial, hago renuncia al empleo que vengo desempeñando desde e l 5 de marzo de1 2016.
Mucho le agradeceré que tengan en cuente la fecha para los efectos del plazo que contempla el artículo primero de la ley 4916. Finalizando dicho lapso, solicitaré la liquidación de beneficios sociales que la citada ley estipula.
Aprovecho la oportunidad para agradecerle por el trabajo brindado y por las consideraciones recibidas durante el desempeño de mis funciones.
Atentamente,
………………………………………………….
Pedro Ruiz Lee
D.N.I. 08325912
Jr. Recuay 732 (Breña)
CERTIFICO: Que en la fecha se ha entregado el original de la presente carta notarial, en la dirección indicada, al destinatario……………………………………………………………………………………… Que enterado del contenido firmó el presente duplicado en señal de recepción.- Lima, 4 de octubre de 1996. ——————
—————————
Firma y sello del notario.
Lima, 31 de agosto 2016
Señores
IRON COMPANY PERÚ S.A.
Presente.-
Atención: sr Mark Schiller
Gerente de operaciones
Estimado señor:
Por medio del siguiente documento, formulo mi renuncia al cargo que venía desempeñando en la empresa desde el 20 de febrero del 2013 en el área de operaciones.
Agradeceré considerar como último día de trabajo el 01 de setiembre.
A la vez, expreso mi sincero agradecimiento por la oportunidad que me brindaron y por la confianza depositada en mí desde el inicio del vínculo laboral con ustedes.
Agradeciendo de antemano de su gentil y cordial atención, me despido.
Atentamente,
———————
Tomas Lopez Arce
DNI: 70155583
1. ETIMOLOGIA Deriva del latín sollicitudo (diligencia o instancia cuidadosa) Memorial en el que se solicita algo.
2. CONCEPTO Es un documento o recurso mediante el cual uno se dirige a la superioridad, pidiendo o gestionando algo que está amparado por las leyes y disposiciones.
A través de la solicitud hacemos uso de un derecho.
3. FUNCIÓN La función específica de una solicitud es la de pedir o gestionar algún beneficio de carácter personal, sustentado los motivos y razones que lo determinan.
La presentación de una solicitud inicia el trámite administrativo de un expediente; por ello debe ser entregada dentro de su debido tiempo para que no sea rechazada por extemporánea.
Algunos casos en donde podemos usar la solicitud:
– Certificado de estudios.
– Inscripción como postulante.
– Concesión de becas.
– Trabajo y empleo.
– Licencia.
– Traslados
– Bonificaciones
– • Préstamos, etc.
4. USOS Se utiliza en casi todas las oficinas y dependencias, públicas y privadas. Puede tener por remitente a una persona natural o jurídica.
Permite un enlace vertical ascendente, o sea de persona a autoridad o de subalterno a superior.
Un menor de edad si puede redactar una solicitud cuando las circunstancias lo permitan. Por ejemplo, cuando se solicita certificado de estudios de un colegio.
5. ESTRUCTURA.
a. Sumilla
En la síntesis del pedido, se escribe en el margen superior derecho, todo con mayúscula y subrayado. Con pocas palabras que deben describir íntegramente el pedido. Se aconseja dos renglones cortos antes que uno largo.
SOLICITA REPOSICIÓN
DE_ LETRERO
b. Destinatario
Se designa el cargo completo. En renglón seguido solo las iniciales.
SEÑOR INSPECTOR DE LIMPIEZA PÚBLICA DE LA MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DE LIMA.
c. Referencias personales
Se consigna los datos necesarios de acuerdo al pedido que se plantea. Cada caso exige determinados datos específicos.
Si se trata de una persona jurídica sería más o menos así.
Ejemplo:
d. Consideramos
Se comprende la argumentación y petición. Se aconseja hacerlo en un solo párrafo. Si se recurre a dos, evitar que el segundo comience con el tradicional "Que…" de lo contrario pecaremos de monotonía.
Ejemplo:
e. Pie o conclusión
Equivale a la despedida. Viene a ser:
Clases de solicitud
Se puede establecer en tres clases.
a. Solicitud oficial.-Es la que está dirigida a un organismo público o estatal.
b. Solicitud – formulario.- Es un formato impreso especial, derivado de las exigencias propias de cada caso.
Ofrece la ventaja de orientar a los solicitantes, ya que presenta campos vacíos para ser llenados con datos requeridos.
Son empleadas en las empresas públicas y privadas.
Ejemplo: Solicitud de crédito, de empleo, de admisión, etc.
Se recomienda escribir con letra legible y evitar borrones.
c. Carta- solicitud.-este documento surge cuando solicitamos o pedimos algo a instituciones particulares. Algunas compañías anuncian sus vacantes de trabajo a través de avisos periodísticos, pidiendo a los interesados dirigirse por escrito.
*modelo
SOLICITA
CERTIFICADO JUDICIAL
SEÑOR PRESIDENTE DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
S.P.
FRANCO GALARZA VALENZUELA, de 30 años de edad, natural de la provincia de Trujillo, departamento de La Libertad, identificado con DNI Nº 75150103, domiciliado en Av. Bolívar 545 (Pueblo Libre), ante Ud. Respetuosamente expongo:
Que siendo requisito indispensable la presentación de un Certificado Judicial para obtener trabajo, recurro a su Despacho a fin de que tenga a bien ordenar que por el Registro Central de Condenas se me expida el documento mencionado, para lo cual cumplo con los requisitos de ley correspondiente.
POR TANTO:
Pido a usted, señor Presidente, acceder a mi petición por ser de justicia.
Lima, 08 setiembre del 2016.
—————————————————
FIRMA
Es la principal herramienta de presentación que te define profesionalmente. Es la expresión clara y concisa de tus datos personales, formación, experiencia profesional y valores añadidos adaptados al puesto que solicitas.
Tu currículum vitae debe ser un documento:
Veraz.
No seas demasiado humilde ni demasiado presumido.
Breve.
Sé conciso. El currículum completo ha de constar de 1 o 2 páginas como máximo
Formal.
El tono ha de ser formal. Es conveniente evitar ambigüedades y connotaciones negativas
Personal.
Cuando aparezca un verbo conjugado, la redacción ha de ser en primera persona del singular
Comprensible.
Es preciso restringir al máximo el uso de las siglas y es preferible escribir la denominación completa que corresponde a éstas.
Sin faltas.
Sin faltas ortográficas
Información
Su contenido no es rígido y dependerá de tu perfil y de los puntos que quieras destacar
Tus datos personales y de contacto.
Nombre y apellidos
Fecha de nacimiento o edad
Dirección completa
Teléfono(s)
Email y página web personal, si la tienes
Datos como tu nacionalidad, lugar de nacimiento, foto, DNI, estado civil, carné de conducir son opcionales, y dependen de si se requieren explícitamente o del puesto al que optas.
Tu objetivo profesional.
Con una pequeña frase puedes demostrar que tienes claro tu objetivo profesional.
Tu formación académica.
Consta de la formación esencial y relevante para el puesto de trabajo al que aspiras y la formación complementaria que sea pertinente.
Tu experiencia profesional.
Referencias.
Tus idiomas.
Tus conocimientos de informática.
Otros datos de interés.
Objetivo Profesional:
Obtener una posición para participar y colaborar con mi experiencia, habilidades, conocimientos y competencias personales en el logro de los objetivos de la empresa y proseguir con mi desarrollo profesional.
Formación Académica:
2016 TECNICO AUXILIAR CETPRO SAN MARCOS
2000-2004 SECUNDARIA COLEGIO SAN JUAN DE HUASAHUASI
1994-1999 PRIMARIA E.I. SOR IRENE THERESE MC CORMACK – HUASAHUASI
Experiencias:
Junio/2004 -julio/2016 Operativo Outbound
Iron Compañía del Perú, callao.1. supervisar y Capacitar al personal a cargo.
Febrero/2002 – junio/2004 Operativo
1. Operativo de procesos Outbound.
Informática:
Microsoft Office a nivel básico.
Manejo de programas específicos como Word, Excel y Power Point y atenciones en cabinas de internet
Otros Datos de Interés:
Carnet de Conducir B1. Vehículo propio. Disponibilidad para viajar.
1. ETIMOLOGÍA.- Deriva del latín officium (función, cargo, magistratura).
2. CONCEPTO.- Es un documento de carácter oficial que trata asuntos públicos entre autoridades de instituciones estatales, particulares o sociales.
3. FUNCIÓN.- Comunica disposiciones u órdenes, hace consultas, da respuestas, remite documentos e informa.
Es un medio para realizar gestiones como las de invitación, felicitación, colaboración, transcripción, agradecimiento, etc.
4. USOS.-Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades públicas, particulares y sociales; ministerios, clubes, colegios, sindicatos, municipios, embajadas, etc.
Permite un enlace externo horizontal, de institución a institución. Los oficios son cursados, y por lo tanto rubricados, por personas que poseen cargo jerárquico o que son miembros de una directiva. Son utilizados entre los distintos escalones de la administración pública.
5. ESTRUCTURA.-
a. Lugar y fecha.
Se indica localidad, día, mes y año.
Lima, 24 de julio de 2016
b. Numeración.
Se procede igual que en el memorándum, Debe contener los tres datos: orden correlativo, siglas de oficina de procedencia y año de la expedición.
OFICIO Nº 084/OP-ME/2016.
OFICIO Nº 058 -CR-2016
c. Destinatario.
En cuatro líneas o más se coloca el nombre completo, el cargo y lugar.
Ejemplo:
Señor Doctor
Alberto Sandoval vega
Director General de Administración
Presente.-
d. Asunto.
Se menciona la síntesis del cuerpo. Permite al lector enterarse rápidamente de la finalidad del documento.
ASUNTO: Ejecución del presupuesto bienal.
e. Referencia.
Este elemento se utiliza solamente cuando se quiere mencionar la numeración de un documento recibido anteriormente y al cual se alude o se va a responder. También sirve para mencionar un decreto, resolución, directiva, convenio, etc. en que se va basar el mensaje a transmitir. Se escribe debajo del ASUNTO.
REFERENCIA: Oficio N°083/DGCI-MC/2016.
f. Cuerpo o contenido.
Parte esencial en la que se da a conocer todo el mensaje de la comunicación. Se debe redactar en el menor número de párrafos. Suele iniciarse con las siguientes expresiones:
"Tengo el agrado (honor) de dirigirme…"
"Me es muy grato (honroso) manifestarle…"
"Tengo a bien comunicarle…"
g. Despedida.
La despedida de un oficio suele ser:
Hago propicia esta oportunidad para testimoniarle nuestra
Especial consideración y estima personal.
Atentamente,
h. Firma y Posfirma.
Van acompañadas del sello respectivo.
i. Iniciales.
Es igual que los documentos anteriores.
AUP/gr
j. Anexo.
Sirve para señalar toda la documentación que se adjunta al oficio como catálogo, programa, revistas, tarjeta, etc.
k. Distribución.
Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las transcripciones, y no así en los directos o simples. Se menciona en términos generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.
6. MODELO
Anexo:
Una revista del Ministerio
Distribución:
Ministerio R.R.E.E. : 1
INIDE : 1
Archivo : 2
El Certificado y la constancia
1. ETIMOLOGIA Certificar deriva del latín certificare; de certus (cierto) y facere (hacer).Significa asegurar, afirmar, dar por cierto algo.
Constar deriva del latín constare; de cum (¨con¨) y stare (estar en pie) significa ser cierta y manifiesta una cosa
2. CONCEPTO.-El certificado y la constancia son documentos acreditados de la verdad. En nuestro medio, en muchos casos, se usa indistintamente ambos términos. La única diferencia podría ser que el primero testimonia sobre hechos ya concluidos, e incluso sobre sus resultados; mientras que el segundo prueba actividades en plena realización, aún no terminadas.
Así tenemos que son situaciones distintas hablar de Constancia de Estudios y Certificados de Estudio.
También se certifica o se hace constar por escrito cuando se recibe o entrega dinero, joyas y cualquier especie de valor.
3. FUNCIÓN.-Su función es muy específica; dar fe o afirmar una verdad. Asegura la veracidad y autenticidad de un hecho.
Puede tratar de los siguientes asuntos:
En todos ellos hay que ceñirse a la realidad y verdad de los hechos.
4. USOS.-Se utiliza en las compañías, instituciones y establecimientos estatales, particulares y comerciales. También lo puede expedir una persona natural, cuando el caso lo exige.
Es un documento muy importante y útil para la realización de algún trámite o gestión personal.
Se extiende a petición del interesado. Algunas veces la certificación se redacta en el mismo papel en que se solicitó (parte Inferior); y en otras veces, en hojas impresas, tipo formulario.
5. ESTRUCTURA.-
a) Certificante Suele ser una autoridad o persona de prestigio, con mayoría de edad. Se escribe Todo con mayúscula.
b) Cuerpo Es la parte central en la que se certifica o hace constar algo.
c) Frase final
Generalmente se estila:
"Se expide la (el) presente a solicitud del interesa-
do para los Que considere convenientes".
d) Fecha
e) Firma y sello
f) Iniciales
* Modelo
Escuela Superior de Administración
De Negocios para Graduados
ESAN
Av. A. la Molina 1698 – Santiago de Surco
LIMA -PERÚ. APARTADO 3593
"AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN DEL MAR DE GRAU"
LA DIRECCIÓN ACADÉMICA DE LA ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS PARA GRADUADOS DEJA CONSTANCIA QUE:
Don Luis Edmundo Pio Valenzuela, funcionario del Ministerio de Educación, ha sido participante del curso de Máster en Administración, realizado en esta institución del 17 de enero al 30 de marzo 2016.—————-
Asimismo, deja constancia que el Sr. Pio Valenzuela alcanzó 17.4 como Promedio Final y obtuvo el 4to. Puesto en orden de mérito entre 31 participantes.—————————————————————————————
Se expide la presente a solicitud del interesado, para los fines que considere conveniente, en Santiago de surco a los dieciséis días del mes de abril de dos mil dieciséis.
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