Diseño de un Sistema de información Gerencial de apoyo a la toma de decisiones (página 2)

Trayectoria de los DSS: Sistemas de Información Gerencial de apoyo o soporte a las decisiones.

David James Power, en el artículo, "Trayectoria de los Sistemas de apoyo / soporte a la Toma de decisiones", edición del 2004, traducido al español por la Ing. en Sistemas Cristina Restrepo Ramírez, Universidad EAFIT, Colombia.

Aparece aquí el concepto de Sistemas de soporte a la Toma de Decisiones reconocido que inicialmente fue dado y articulado por Michael Scott Morton, en Febrero, 1964.

Fig. 1.3 Michael Scott Morton fotografía tomada de su biografía publicada en Internet.

En sus comienzos fueron objeto de estudio, investigaciones o proyectos de varios estudiantes en los Estados Unidos de Norteamérica. Definiéndose los DSS, como un sistema interactivo basado en computadora que facilita herramientas a directivos para ayudarlos en la resolución de problemas semi – estructurados o no estructurados. El mismo no se diseña con el fin de que tome decisiones por el directivo, sino para proporcionarle un conjunto de capacidades que le permiten generar la información que él cree necesaria para adoptar una decisión o sea ayuda, no es un medio para sustituir el proceso humano de tomar decisiones por uno automatizado. Coincidió con él en 1971 G. Anthony Gorry y ambos en correspondencia con Simón expresaron tal como se muestra en el esquema 1.2.

ESQUEMA 1.2. Tomado del texto Sistema de Apoyo a la Gestión,

Universidad Pontificia Católica de Chile.

Combinación de ideas de Anthony Gorry y de Herbert Simón.

ESQUEMA 1.2 Tomado de "Management Information System",

6ta edición. Prentice Hall. K. Landon and J. Landon.

La esquema 1.2. explica con más detalles lo planteado en la combinación de ideas de Gorry con las ideas de Simón, ubicando cada actividad según los SI correspondientes, es así como lo exponen en su libro "Management Information System" de K. Landon y J. Landon, capítulo 4, 6ta edición, 1996, mostrando su teoría con respecto a los SI: "Las organizaciones necesitan Sistemas de Información para sobrevivir y prosperar. Definiendo a los Sistemas de Información, técnicamente hablando como la interrelación entre los diferentes componentes de la empresa, dígase los procesos, almacenamiento de la información y distribución de la misma; todo como soporte a las decisiones y el control de la organización… Los SI ayudan a los directivos y trabajadores a analizar los problemas, visualizar situaciones complejas y crear nuevos servicios o productos."

De una forma u otra volvemos al punto de partida ya que estos autores trazan su teoría basado también en las anteriores y con respecto a las decisiones exponen que existen diferentes niveles para la toma de decisiones como: las decisiones estratégicas, nivel donde se determinan los objetivos, políticas de la organización, también el mayor problema radica en predecir el futuro a través de esta acción e involucra a un pequeño grupo de la alta dirección, encargados de solucionar situaciones complejas y no estructuradas; y las decisiones o Toma de decisiones del conocimiento, donde se evalúan nuevas ideas para crear un nuevo servicio o producto, se desarrollándose la comunicación del conocimiento y la distribución de la información a través de la entidad.

Adicionan el análisis de las Fases de la TD de la siguiente forma: Tabla 1.1.

Los DSS o Sistemas de Información de Apoyo a la toma de decisiones tienen como características según E. Turban, las siguientes:

• Ayuda a los administradores, principalmente en situaciones semi estructuradas o sin estructura, reuniendo el juicio humano con la información computarizada.
• Soporte a todos los niveles gerenciales, ordenar desde los ejecutivos de más alto rango, hasta los administradores de línea.
• Ayudar en una variedad de procesos y estilos para la toma de decisiones.
• Soporte a decisiones interdependientes y/o secuenciales. El proceso pueden ser hechas una vez, varias veces, o con regularidad.
• Son adaptables a través del tiempo ya que el administrador debe ser reactivo y capaz de enfrentar condiciones de cambio, capaz de adaptar el DSS para enfrentar estos cambios.
• Los DSS son flexibles, y así los usuarios pueden agregar, borrar, combinar, cambiar, reacomodar elementos básicos.
• Mejorar la efectividad de la toma de decisiones (exactitud, puntualidad, calidad) en lugar de su eficiencia (el costo que produce tomar decisiones).

Para puntualizar los DSS expandiendo lo visto con posterioridad por Simón (1997) en el modelo según Kepner _ Tregoe (1973) los pasos a sus metodologías son definidos por: (Fuente: Tomado del libro Turban, Efraim. "Decision Support Systems and Intelligent Systems" 6ta Ed. Prentice Hall, 2001). Tal como plantea Turban existen más bien entre ambos modelos más similitudes que diferencias por lo que uno se puede acomodar al otro y explicar debidamente lo que expresan los Landon en su libro, "Management Information System", p. 114, capítulo 4. Ver esquema 1.3.

• Estado del propósito de la decisión.
• Alternativas Generales
• Establecer objetivos (Identificar lo que debe ser, lo que se quiere y cuantificarlos)
• Clasificarlos por importancia
• Evaluar alternativas contra objetivos
• Hacer elecciones tentativas
• Analizar adversidades y consecuencias
• Hacer la decisión final.

Esquema 1.3. Tomado de

"Management Information System", K. Landon y J. Landon

Se hace en este último texto antes mencionado (K. Landon y J. Landon), alusión a las implicaciones que puede traer consigo el diseño de un Sistema de Información. Como por ejemplo, los directivos deben usar formalmente los SI para planificar, organizar y coordinar. Sin embargo también los usan para resolver una variedad de tareas menores (pero vitales dentro de la organización) como son: comunicación interpersonal estableciendo para ello redes a los largo de la organización. Esto me permite expresar los diferentes factores claves del éxito para llevar a cabo el diseño de un Sistema de Información:

• Lograr el compromiso de la alta dirección.
• Efectuar Planificación Estratégica, planificando la elaboración del diseño siguiendo cada una de las fases vistas anteriormente.
• Participación de los directivos del nivel medio de dirección para establecer la estructura modular del sistema.
• Contar con la existencia de un Plan de Sistema de no tenerlo elaborarlo.
• Contar con la documentación adecuada asociada a la fase de análisis de Sistemas.
• Definir claramente el alcance del Diseño del Sistema.
• Aplicación de una única metodología.
• Tener el conocimiento de técnicas que permitan desarrollar cada una de las actividades eficientemente.

Tener en cuenta que los SI son alimentados con información que debe cumplir más menos con las siguientes características:

• Relevancia: proporción de datos necesarios para la aplicación.
• Facilidad: obtención fácil de los valores de los datos.
• Claridad: términos claramente definidos.
• Totalidad: inclusión de todos los elementos de datos necesario.
• Esencialidad: exclusión de los elementos de datos innecesarios.
• Precisión: dominio de valores suficientemente grande para soportar aplicaciones.
• Identificación: facilidad de identificación de las entidades.
• Robustez: vista suficientemente amplia como para no requerir cambios periódicos.
• Flexibilidad: facilidad para la modificación.
• Homogeneidad: definición de los tipos de entidad con los atributos necesarios.

Es importante también expresar el comportamiento de los DSS a los largo de su historia (sólo hasta 1995) elemento que Daniel James Power, editor de DSSResources.com en su libro A Brief History Of Decisión Support Systems (mayo 2003), expuso como la Línea de Tiempo de la Historia de los DSS:

Como bien puede observarse los sistemas de ayuda de decisión cubren un espacio relativamente breve de años, y los conceptos y las tecnologías todavía se están desarrollando. Sigue siendo hoy posible reconstruir la historia de los sistemas de ayuda de decisión (DSS) de cuentas retrospectivas de los participantes dominantes así como de los materiales publicados e inéditos. Muchos de los innovadores tempranos y de los reveladores tempranos se están retirando pero sus penetraciones y acciones se pueden capturar para dirigir la innovación futura en este campo. Se espera que este papel conduce al e_mail y a las cuentas retrospectivas que pueden ayudarnos a entender la historia "verdadera" del DSS. El Internet y el Web han apresurado para arriba progresos en ayuda de decisión y han proporcionado los nuevos medios de capturar y de documentar el desarrollo del conocimiento en esta área de la investigación. Los pioneros de la ayuda de decisión incluyen a muchos investigadores académicos de programas en el MIT, la universidad del Arizona, la universidad de Hawai, la universidad de Minnesota y la universidad de Purdue. El DSS inicia las corrientes particulares y distintas creadas del desarrollo y de la investigación de la tecnología que sirven como la fundación para mucho de trabajo de hoy en el DSS.

Componentes de los Sistemas de Información de Apoyo a las decisiones

Los DSS o SIG de apoyo o soporte a las decisiones se componen por subsistemas: Ver esquema 1.4.

Esquema 1.4 Según Martha Bobadilla, "El Impacto en los negocios del DSS", año 2000

Subsistema de Administración de datos: Son los que incluyen bases de datos, los mismos contienen aspectos relevantes de las situaciones manejados por software (database Management System) o Data Warehousing conjunto de datos integrados orientados a una materia, que varían con el tiempo y que no son transitorios, los cuales soportan el proceso de toma de decisiones de la administración. (W. H. Inmon, considerado como el padre del data Warehouse) [Har96]. Este es un concepto relativamente nuevo, orientado al manejo de grandes volúmenes de datos (información), lo cual permitirá que los datos tengan la calidad requerida.

Los datos tendrán su fuente en los sistemas operacionales, de los cuales se seleccionará la información a transferir. Estos datos pueden estar almacenados en bases de datos relacionales, archivos jerárquicos, archivos planos, etc. Por lo anterior es necesario analizar y definir cuidadosamente que datos representan la esencia o filosofía del negocio que se pretenda manejar y cuales serán importantes para la meta que se le ha determinado a la bodega de datos.

Tomado del sitio:

La información sobre los datos importados se almacena en metadatos, que son precisamente los que describen a los datos provenientes de los sistemas operacionales. Los metadatos guardan información sobre los formatos, significado y origen de los datos y facilitan, por lo tanto, el acceso, la navegación y la administración de los datos en la bodega. Son datos sobre los datos.

Cuenta con diferentes componentes como por ejemplo:

Soporte de herramientas DSS. Proveen la interfaz humana con la bodega de datos. En el procesamiento de la información se pasa de simples consultas SQL a OLAP y de esta a Minería de Datos. Es así como se comportan actualmente en algunas organizaciones donde OLAP es el procesamiento analítico en línea (online analytical processing) o sea es una solución que suministra respuestas rápidas a consultas a una base de datos complejas utilizándose en informes de negocios de ventas, marketing, informes de dirección, minería de datos y áreas similares.

Subsistema de Administración de modelos: Es donde a través de una aplicación computarizada se incluyen modelos financieros, estadísticos, administrativos; que proveen al sistema de capacidades analíticas y una administración debida de la aplicación llamada modern base Management System.

Subsistema de Administración de Conocimiento: Es el elemento donde se soporta cualquier subsistema como componente independiente. Suministra conocimiento a los tomadores de decisiones.

Interfase de usuario: A través de él el usuario se comunica con el Sistema de Información de apoyo o soporte a las decisiones.

Administrador o Usuario: Interactúa intensamente con el DSS a través del uso de la computadora.

Experiencias cubanas

Las empresas, así como otros muchos tipos de organizaciones en Cuba, también se han ido adaptando poco a poco a los sistemas y las tecnologías de información, que les permitan crecer y sobre todo, brindar mejores y más variados servicios. Es un hecho que la toma de decisiones de repente se torna complejas, y superan muy a menudo, las capacidades cognitivas de cualquier individuo, debido a la gran cantidad de variables involucradas y a sus sutiles interdependencias.

También es conocido que el juicio intuitivo humano y su toma de decisiones no siempre es el óptimo, pues se ve afectado con la complejidad y el estrés. Disciplinas como la estadística, economía y la investigación operativa han desarrollado varios métodos para la elección racional de soluciones. En nuestros días, éstos métodos se han potenciado con la aportación de la informática, psicología e inteligencia artificial; todo esto englobado en un conjunto de herramientas de software que ahora conocemos como Sistemas de Información para la Ayuda en la Toma de Decisiones (DSS). Estas nuevas herramientas de la información, cada vez más integradas, requieren una calificación específica por parte de los profesionales, cualquiera que sea su nivel de responsabilidad. La información, como elemento básico en cualquier toma de decisiones, no es patrimonio exclusivo de los directivos, al igual que la tarea de diseñar, implantar, usar y explotar los sistemas, no lo es de los informáticos. Esto último, da el verdadero valor a estos sistemas.

Un DSS es entonces un sistema informático interactivo que ayuda a los usuarios a juzgar y decidir sobre actividades, ya que provee de diferentes fuentes de información, acceso inteligente al conocimiento relevante, ayuda en el proceso de decisión o, simplemente brinda una aproximación heurística a problemas intratables formalmente. La apropiada aplicación de herramientas de ayuda a la decisión incrementa la productividad, eficiencia, efectividad y competitividad; y trae como consecuencia, el aseguramiento de la planificación, organización e inversión. Con un DSS se puede modificar una salida deseada y entonces se pueden ajustar los "factores críticos de éxito" que permitan llegar a esa meta (análisis de sensibilidad "goal seek"). De igual manera también se puede hacer el proceso inverso: modificar algunos factores y ver si la salida deseada cae dentro del rango que pueda ser asimilado por la empresa (análisis de sensibilidad "what if").

Viéndolo así, un DSS es una importante escalón de la aplicación de la tecnología de información para el gerente, que puede ser usada para proveerle datos y análisis oportunos que soporten sus decisiones, basándose ya no en el simple juicio o intuición, sino en información generada a través de métodos deductivos y analíticos.

Jesús Báez Ojeda y Quesada López, 1982, "Análisis y Diseño de Sistemas", Facultad de Economía, Universidad de La Habana, plantearon y dejaron claro la importancia del Sistema de Información Gerencial en los procesos de la Toma de decisiones, considerándolo hasta su propia razón de ser, "Las decisiones tomadas por los dirigentes de la organización … y el resultado final y los logros de los objetivos para los que el sistema existe, depende en grado considerable de la calidad y cantidad de información que ellos dispongan, de manera que en el conjunto de alternativas a seleccionar se tomen aquellas que para un criterio dado sean óptimas", este texto fue escrito para aplicar un Sistema de Información que permitiera mejorar la gestión contable de cualquier institución, fue un material de estudio incluido en el programa de enseñanza de los futuros Contadores y Económicos del país, pues la idea fue de emplear un SI en las organizaciones en sus diferentes procesos dentro de las divisiones o unidades o departamentos y siendo mejor iniciarse automatizando las gestiones contables, las mismas que intervienen en las decisiones financieras de conjunto con otros aspectos; por lo que el volumen de datos a procesar no es pequeño. Trajo consigo que en muchas ocasiones se corriera el riesgo de departamentizar la información, pero se siguió en muchos casos cada uno de los pasos o fases para diseñar el sistema por lo que el rango de errores fuera menor.

Uno de los ejemplos de aplicación en Cuba, aparece expuesto en un artículo nombrado El Sistema de apoyo a las decisiones en computadora para el cuidado intensivo, experiencia que se desarrolló en una unidad de cuidados intensivos en la provincia de Santiago de Cuba, en 13 camas y aproximadamente 700 pacientes anuales en 1998, donde algunos de los resultados más importantes son el incremento de calidad del cuidado médico dado, las posibilidades de médicos de dedicar más tiempo a sus pacientes, reducciones del costo y como requisito relevante del sistema la de garantizar su integración al trabajo de la Unidad, y el uso fácil y seguro del mismo por los médicos y enfermeras.

Permitiendo evidenciar como coinciden y son aplicadas en Cuba las teorías anteriormente expuestas, como experiencia que se tiene en el ramo del tema investigado.

En más de una ocasión en este artículo se hace referencia a Sistemas de Información Gerencial de soporte a la TD, ¿qué son? La MSc Lourdes Portela Lara, en su artículo Sistemas de Información Gerencial, 2001, IDCIT, CITMA expresó que un SIG "…es un sistema integrado computarizado, utilizado para proveer la información de apoyo a la operación, el manejo y la toma de decisiones en una entidad. Utilizan hardware y software, además de: _ Manuales de procedimientos, _ modelos de análisis, _modelos de planificación, de control y de toma de decisiones y _ Bases de datos.". Puntualiza además, "… los mismos dependen de la estructura y las necesidades de información de cada organización,… poniendo a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar la Toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y de las operaciones dentro de todo proceso se ejecuten efizcamente"

Conclusiones

Un DSS es un sistema o subsistema de ayuda de decisión computarizado interactivo dado por la aplicación de las tecnologías de la información y las comunicaciones por los gerente, teniendo para ello en cuenta datos, documentos, conocimiento y/o modelos para identificar y solucionar problemas, además terminar tareas del proceso de decisión, y finalmente tomar decisiones. También, los sistemas de ayuda de decisión refieren a un campo de investigación académica que implica diseñar y análisis de los sistemas de ayuda de decisión en su contexto. Constituyen generalmente una clase del sistema de información gerencial automatizado previstos para apoyar la toma de decisión en la gerencia de las entidades.

Se programan los procedimientos de toma de decisión apropiados que evalúan los datos almacenados o se emiten resultados "en tiempo real". Usando los algoritmos basados en modelos cuantitativos, la heurística lógica o cuantitativa, la inferencia estadística, o las tecnologías de la inteligencia artificial unas o más acciones se eligen para aplicarse en la situación. Las acciones son tomadas por efectos incluyendo agentes del ser humano o de la máquina. Un efecto puede cambiar el valor en una base de datos, enviar un mensaje o una alarma, mover un objeto o enviar un mensaje.

Los gerentes, directivos o administrativos de cada organización determinan las reglas, los modelos y los métodos a aplicarse para hacer opciones y terminar tareas de la decisión en situaciones programadas. Es importante tener claro que al diseñar un DSS al igual que cualquier otro SIG "la traje a la medida", traduciéndose que los mismos dependen de las necesidades reales de cada entidad, aspectos que se conocen a través de la identificación de estas necesidades, los recursos tanto materiales como humanos con los que se cuenta.

Hoy en día el entorno que circunda a las empresas cambia constantemente, esta tendencia irá aumentando cada vez más, pues el número de alternativas en la actualidad es mayor a la par del surgimiento y aumento de las tecnologías y los sistemas de comunicación; el costo de los errores administrativos puede ser muy grandes por los niveles de complejidad, magnitud de las operaciones y las reacciones que pueden ocasionar; la información al ser superior tanto en relevancia como importancia para las gestiones empresariales entre ellas la correcta toma de decisiones puede ser difícil de acceder; las acciones que conlleven tomar decisiones deben ser rápidas, las decisiones erróneas suelen ser costosas para las organizaciones por eso es preciso tener presente las ventajas de los DSS como es la de utilizar información confiable, oportuna. Además de la posible reducción de los costos, la necesidad de oportunidades para crear estrategias ante la competencia creando ventajas competitivas en los negocios.

Bibliografía

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Ma. del Consuelo Tundidor Martínez

Lic. en Educación en las especialidades de Física y Astronomía.

Especialista en Ciencias de la Computación.

Con estudios hechos sobre Tecnologías de la Información y las comunicaciones, Comportamiento Organizacional, Dirección Estratégica, Administración, Economía u otros.

Datos personales de la autora:

País: Cuba Ciudad de Nacimiento: Ciudad de La Habana

Fecha: 2006-08-09