Diseño de un Sistema de información Gerencial de apoyo a la toma de decisiones

1. Resumen
3. Análisis y Diseño de los Sistemas de Información
4. Trayectoria de los Decisión Support System: DSS
5. Componentes de un DSS
6. Experiencias cubanas. (ejemplos)
7. Conclusiones
8. Bibliografía

Resumen

En el presente artículo partiendo de elementos a tener en cuenta que permitirá la operacionalización de las diferentes categorías de la investigación, su interrelación, teorías, diferentes autores puntos convergentes y divergentes. Además de exponerse aspectos más relevantes de un DSS o Sistema de Información de apoyo a la toma de decisiones, permitiendo mostrar la importancia que tienen los Sistemas de Información en el desempeño de las organizaciones, adaptándose los mismos rápidamente a los cambios y respondiendo a la necesidad de las empresas de solucionar diferentes problemas.

Introducción

El presente artículo tiene como objetivo mostrar el análisis bibliográfico seguido por la autora para llevar a cabo la investigación del Diseño de un Sistema de apoyo o soporte a la toma de decisiones.

Partiendo de elementos a tener en cuenta que permitirá la operacionalización de las diferentes categorías de la investigación, su interrelación, teorías, diferentes autores puntos convergentes y divergentes. Además de exponerse aspectos más relevantes de un DSS o Sistema de Información de apoyo a la toma de decisiones, permitiendo mostrar la importancia que tienen los Sistemas de Información en el desempeño de las organizaciones, adaptándose los mismos rápidamente a los cambios y respondiendo a la necesidad de las empresas de solucionar diferentes problemas.

Categorías claves

Información, Sistemas de Información Gerenciales, Toma de decisiones, Sistemas de Información Gerencial de Apoyo/ soporte a la Toma de decisiones.

Análisis y Diseño de los Sistemas de Información

En la actualidad, la información se ha vuelto un factor importante en el desarrollo de las empresas. Muchas de las empresas del sector salud, así como otros tipos de organizaciones, también se han ido adaptando poco a poco a los sistemas y las tecnologías de información, que les permitan crecer y sobretodo, brindar mejores y más variados servicios. Un uso muy específico de los sistemas de información que se observan con mayor incidencia en estas empresas es aquellos dedicados a apoyar la toma de decisiones.

La interrelación entre la información, sistemas de información y la toma de decisiones se explica perfectamente cuando de desempeño organizacional se refiere, siendo el fin de cumplimentar los objetivos que se propone cada organización convirtiéndose en su razón de ser y de apoyo para desenvolver tareas, constituyendo la información la fuente de partida en todos los procesos dentro de las entidades, traduciéndose en acciones una vez procesada a través de sistemas de información, encargados de que la información que fluya cumpla con los cuatros supuestos básicos como: oportuna, relevante, cuantitativa y cualitativa.

Esquema 1.1. Mapa Conceptual, creado por la autora.

Un Sistema de Información Gerencial es el encargado de recopilar, almacenar, procesar los datos transformados en Información para la gestión y hacer fluir la misma en toda la empresa facilitando las comunicaciones puertas adentro (indoor), permitiendo predecir el futuro o tomar decisiones sobre cuál camino seguir para hallar las soluciones correctas de los problemas creados dentro de todo proceso en la entidad. Ver esquema 1.1.

Es importante que cualquier administrador del recurso Información y de Sistemas, así como los analistas y diseñadores tengan en cuenta los tipos de sistemas que existen uno más complejos otros más sencillos, conocer cuál es su ciclo de vida, su seguridad, tanto en el uso y diseño de herramientas para las bases de datos y la comprensión de la interrelación de los datos o Información en una organización.

Las organizaciones son sistemas diseñados para cumplir con las metas y objetivos específicos mediante el empleo de diversos recursos, incluyendo el factor humano. Integrándose con pequeños sistemas interrelacionados entre sí como las unidades, departamentos o divisiones; los cuales ejecutan acciones especializadas como por ejemplo: Gestiones contables, mercadotecnia, procesamiento de datos, producción y la dirección. Por lo que es importante contemplar a las entidades como un todo, para establecer los requerimientos precisos y correctos de la información y de esta manera pasar a efectuar un buen diseño y análisis de un Sistema de Información y que esta sea el apropiado dependiendo de las necesidades detectadas.

"… el objetivo del sistema debe estar claro para todo aquel que pertenezca al sistema. El objetivo de incluir planes de futuro. El objetivo es un juicio de valor". Dr. W. Edwards Deming

Lo anterior planteado intuye que se debe comenzar por el análisis y diseño de los Sistemas o del Sistema en cuestión. Esta investigación se propone de forma general diseñar un SIG de apoyo o soporte a las decisiones. Siguiendo el camino propuesto diferentes teorías planteadas por varios autores al respecto ya que del tema hay bastante tela por donde cortar, pues no es nuevo, conjuntamente de la existencia de experiencias que han aportado tanto a nivel nacional como internacional.

El objetivo del proceso de Diseño del Sistema de Información es la definición de la arquitectura del sistema y del entorno tecnológico que le va a dar soporte, junto con la especificación detallada de los componentes del sistema de información.

A partir de dicha información, se generan todas las especificaciones de construcción relativas al propio sistema, así como la descripción técnica del plan de pruebas, la definición de los requisitos de implantación y el diseño de los procedimientos de migración y carga inicial o sea referente a los datos, éstos últimos cuando proceda.

Kendall y Kendall en su libro "Análisis y Diseño de Sistemas", edición 3era, década de los 70, Pearson Educación, Prentice Hall, Universidad Hispanoamericana, reconocen a La Información como recurso dentro de las organizaciones, desde tiempo atrás, las organizaciones han reconocido la importancia de una administración adecuada de los recursos básicos, tales como la mano de obra y las materias primas. Recientemente, la información tiene una connotación de recurso primordial. Los responsables de la toma de decisiones empiezan a considerar que la información, ya no es un producto exclusivamente colateral de la operación de la empresa, sino que en sí, es uno de los promotores de la misma. "La información puede llegar a ser el elemento decisivo, que un momento dado, determine el éxito o el fracaso de un negocio."

Como recurso la información debe ser administrada, de manera correcta con el fin de lograr su máxima utilidad como ocurriría con cualquier otro recurso de la empresa. Los administrativos o gerentes o directivos deben entender que existen costos que se asocian con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de la información, aunque aparentemente se encuentre a nuestro alcance, su uso estratégico no debe considerarse como un elemento gratuito.

En la era de la información o del conocimiento como algunos autores lo llaman, la información pasa a ser procesada a través del uso de la computadora como elemento fundamental que incide en la rapidez de las respuestas a las soluciones de diversos problemas, Kendall y Kendall, expresaron también "La disponibilidad actual de las computadoras ha generado todo un incremento y una diversificación de la información, tanto para la sociedad, como para los negocios en particular". Esto infiere que la administración de la información que se obtiene en computadora difiere en diversas formas de la obtenida manualmente, ya que todo proceso a aplicarle a este recurso se logra a través de Sistemas o "sistemas computacionales", aparentemente los costos para mantener la información con el uso de la computadora suelen ser mayores, pero los beneficios obtenidos son por encima de los costos. Ahora los sistemas de informaciones surgen o se desarrollan dentro de las organizaciones con diferentes propósitos y en dependencia de las necesidades de cada empresa en cuestión. He aquí donde los Kendall también exponen los distintos tipos de sistemas de información que existen como por ejemplo:

1. Sistemas de procesamiento de datos.
2. Sistemas de Información para la administración( MIS)
3. Sistemas de apoyo a las decisiones (DSS). ***

Comparan a los MIS con los DSS planteando que ambos dependen de Bases de datos como fuente de información, pero lo que los diferencia es al hacer énfasis en el soporte en cada una de las etapas de la toma de decisiones. He aquí el momento para hablar sobre la trayectoria de los DSS.

Herbert Simón (Fig. 1.1.), Premio Nóbel en 1978 de Economía, (junio 1916 – febrero 2001) Fig. 1.1. Fuente Biografía de Herbert Simón, tomada de Internet.

Asentó en 27 libros la teoría de la decisión, entre ellos,"Teoría de la racionalidad limitada", e impulsó la llamada Escuela de Toma de Decisiones, en 1953, pensó e hizo valer la complejidad del comportamiento humano y del entorno en el que las empresas actúan para defender sus objetivos distantes del óptimo: meramente satisfactorios, expresivos de una 'racionalidad limitada o incompleta'. Los decidores, argumentaba Simón, no tratan de elegir la mejor de las alternativas, como se asume en la microeconomía tradicional, sino que se contentan con desenlaces satisfactorios. Además en 1966 trató de replicar en un ordenador la capacidad de razonamiento humano, expresó "… las actividades relacionadas con la toma de decisiones representan una parte fundamental de la labor del gerente creador de las administración por objetivos."

El proceso de toma de decisiones se puede llevar a cabo automáticamente o conscientemente.

Para Simón las decisiones pueden ser programadas (estructuradas), no programadas (no estructuradas), el proceso de decisión se divide en tres tipos de actividades: inteligencia (recopilación de información), diseño, selección. Posteriormente en 1997, revisa y las actividades fundamentales dentro del modelo del proceso de decisión quedaron de la siguiente forma:

En el modelo de Simón (1997) encontramos 4 fases. Modelo considerado por Turban como "…el modelo mas conciso y el mas completo aun para la toma de decisiones desde una perspectiva racional. ". Turban, Efraim. "Decisión Support Systems and Intelligent Systems". 6ta Ed. Prentice Hall, 2001.

• Inteligencia
• Diseño
• Elección
• Implementación

Traduciéndose este modelo en:

• Análisis del problemas
• Análisis de decisión
• Análisis de problemas potenciales

Para Robert J- Thierauf, en 1990, coincidió y hubo de agregarle a la teoría también las decisiones semi estructuradas, además de hacer alusión a que la Toma de Decisiones surge a partir de la llamada Escuela de TD, y agregó en su texto "Sistemas de Información Gerencial para el control y planificación", y en libro "Los Sistemas de Apoyo de Decisión de grupo para la Fabricación de Decisión eficaz"

Fig. 1.2. Fuente fotografía tomada de Internet

"… lo racional tras este enfoque (matemático / computadora) para la toma de decisiones es el reconocimiento de los cambios que están ocurriendo tan rápidamente que resulta imposible para el decidor, trabajar sólo para evaluar todos los factores para una decisión efectiva. La computadora permite al gerente resolver el problema con orientación matemática y estadística en poco tiempo, en lugar de llevarse semanas o meses, como en el caso del método manual." Lo anterior planteado corrobora todo lo expresado tanto por los Kendall como por Simón.

Los Kendall consideraron que para diseñar y analizar los sistemas de información, además de planearse debidamente las etapas o las fases que no deben pasar por alto, se debe tener muy en cuenta la existencia de tres fundamentos de las organizaciones de vital importancia y estos son los niveles de administración, el diseño diferencial de las organizaciones y un grupo de factores influyentes que incluyen al estilo de liderazgo, la tecnología, la cultura y las relaciones humanas.