Optimización del sistema de control y gestión de procesos empleado en la superintendencia de ingeniería de costos

Resumen

El presente trabajo de investigación realizado en la Superintendencia De Ingeniería de Costos, adscrito a la Sub-Gerencia Administrativa de PDVSA Distrito Norte, se refiere Optimización Del Sistema De Control Y Gestión De Procesos Empleado, a objeto de mejorar el servicio que presta a las demás organizaciones que hacen vida en la industria, Este trabajo reúne las características de una investigación de campo, aplicada y descriptiva, donde se utilizaron técnicas de recolección de datos como la observación directa y entrevistas no estructuradas, que permitieron conocer el sistema de control y gestión, se realizaron diagnósticos de la aplicación ESTIMANET, manual de normas de procesos e indicadores de control y gestión a través de la utilización de análisis y matriz foda, diagrama causa – efecto, diagrama de paretto, de igual forma se empleo el ciclo de mejora continua a la aplicación Estimanet lo que permitió determinar las debilidades que poseía cada uno de ellos. En base a ello se propuso un modelo optimizado de la aplicación Estimanet, así como de los indicadores de control y gestión y el manual de procesos en la sección de procedimientos.

PALABRAS CLAVES: Optimización, Control, Gestión, Estimanet, Indicadores, Manual de Procesos, Ciclo de Mejora Continua, matriz Foda, Diagrama causa-efecto, Procesos. Financieros.

Introducción

Petróleos de Venezuela, S.A (PDVSA); es una empresa del Estado Venezolano dedicada a explotar de manera eficiente y rentable las reservas de hidrocarburos previstas en el Plan de Negocio, incrementando el valor de los activos, con personal capacitado, en armonía con el medio ambiente e impulsando el Desarrollo Endógeno dentro de nuestra área geográfica de influencia.

El progreso permanente de la industria petrolera en el campo de las finanzas ha venido gestando innumerables cambios en las áreas que la comprenden; dentro de esos cambios es pertinente mencionar la sistematización de los procedimientos que se llevan a cabo en las organizaciones para controlar y gestionar sus procesos medulares, facilitando de esta manera la estandarización de dicho proceso, los cuales son necesarios para la realización de los estudios económicos concernientes a los proyectos de inversión que se tienen en la planificación.

La importancia de este trabajo radica en la implementación o puesta en marcha de las mejoras que se formulan, para que de esta manera se logre la optimización y automatización de dicho sistema a través de la incorporación en la aplicación web ESTIMANET de módulos que permitan realizar las solicitudes de manera electrónica desde las distintas áreas donde se localizan las organizaciones requirientes, así como la adecuación del sistema de indicadores a través del diseño o puesta en marcha de nuevos indicadores y la fijación de metas que permitan mantener la trazabilidad en los objetivos de la superintendencia. La puesta en marcha de lo mencionado anteriormente conlleva a la realización de una revisión en la manual de normas y procedimientos con la finalidad de adaptarlo a los cambios que se suscitarían.

El estudio se realizó aplicando un diseño de investigación no experimental del tipo descriptiva de campo. Orientado a optimizar el sistema de control y gestión de procesos financieros empleado en la Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA – DTTO. NORTE.

El procedimiento que permitió optimizar el sistema implicó; la descripción de; las operaciones que se llevan a cabo con la aplicación ESTIMANET, los indicadores de control y gestión, y el manual de normas y procedimientos, el diagnóstico a; los indicadores de control y gestión, Manual de Procesos en el capitulo de procedimientos, y la herramienta web ESTIMANET a través del análisis FODA, la aplicación del ciclo de mejora continua a la herramienta web ESTIMANET, la formulación de indicadores de control y gestión y el diseño un modelo optimizado de dicha aplicación lo que conduciría a la actualización del Manual de Procesos de la organización.

La realización de este trabajo permitió optimizar el sistema de control y gestión de procesos financieros que se lleva a cabo en la Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA – DTTO. NORTE. Edo – Monagas.

A través de este informe se presenta el resultado de la investigación realizada en los siguientes capítulos: en el Capítulo I: Se exponen las generalidades de la empresa donde se va a realizar el estudio. En el Capítulo II: Se muestra el problema objeto de investigación. En el Capítulo III: Se detallan los aspectos referidos a las bases teóricas, e hipótesis que se abordaron en este estudio. En el Capítulo IV: Se presenta el diseño metodológico que fue seguido para realizar el estudio. En el Capitulo V: Se describe la situación actual del sistema. En el Capítulo VI: Se analizan los resultados y se formulan las estrategias Finalmente, se presentan las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos.

CAPÍTULO I

Generalidades de la empresa

En este capitulo se abordaran aspectos relevantes como; ubicación, antecedentes, misión, visión, políticas de calidad, objetivos, estructuras organizativas, tanto de la empresa como de la Superintendencia donde se realizo el trabajo de investigación.

1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

NOMBRE:

Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA).

UBICACIÓN:

Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) está presente a lo largo y ancho de la geografía nacional, encontrándose en los estados: Falcón, Zulia, Lara, Barinas, Anzoátegui, Monagas, Sucre, entre otros.

Para el mejor desarrollo y gestión la Corporación Energética Venezolana cuenta con PDVSA Exploración y Producción (E&P), la cual está dividida de la siguiente manera: División Oriente, División Occidente y División Centro Sur.

La División Oriente en particular, dispone de diversas áreas operacionales que se subdividen en distritos operacionales, entre los cuales se encuentran los distritos: Norte, Anaco, Costa Afuera y San Tomé.

La empresa donde se llevo a cabo el proyecto pertenece al Distrito Norte de la División Oriente; y se encuentra ubicada específicamente dentro del perímetro urbano al final de la Av. Alirio Ugarte Pelayo (Bajo Guarapiche). Edificio sede de PDVSA Maturín (ESEM). Estado Monagas. Teléfonos: (58291) 640.4002, (58291) 640.4119 (Ver Figura 1)

Fuente: Intranet. www.PDVSA.com.ve

Figura1. Ubicación Geográfica de PDVSA Maturín, Distrito Norte

2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA) fue constituida como empresa del Estado Venezolano en el año 1.976. Desde entonces, se ha convertido en una de las corporaciones energéticas más importantes del mundo, siendo la Casa Matriz que se encarga del desarrollo de la industria petrolera, petroquímica y carbonífera.

PDVSA esta orientada a planificar, coordinar, supervisar y controlar las actividades operativas de sus divisiones; tanto a nivel nacional como internacional, con el fin de motorizar el desarrollo armónico del país, afianzar el uso soberano de los recursos, potenciar el desarrollo endógeno y propiciar una existencia digna y provechosa para el pueblo venezolano.

Desde sus inicios, PDVSA estuvo encaminada hacia la producción de sedimentos para la exportación y actualmente ocupa una destacada posición entre los refinadores mundiales y la red de manufactura. Además; realiza actividades en las áreas de petroquímica, investigación y desarrollo tecnológico, educación y adiestramiento en sectores vinculados con la industria energética.

Para la comercialización de los productos, petróleos y derivados; PDVSA forma parte de la Organización de Países Exportadores de Petróleo (OPEP), donde se asigna una cuota determinada para colocar productos finales en mercados internacionales. Asegura la capacidad de las refinerías en Venezuela, la exportación de crudo y la capacidad de las refinerías venezolanas en el exterior.

En la actualidad; también se encarga de la comercialización de otros productos como Carbón, Gases Combustibles y Orimulsión, y como resultado del cambio de patrón de depuración y la modernización de las refinerías, se purifica buena parte de los residuales y un gran volumen de crudos pesados y extrapesados.

3. MISIÓN DE PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S. A. DEL DISTRITO NORTE

Explotar de manera eficiente y rentable las reservas de hidrocarburos previstas en el Plan de Negocio, incrementando el valor de los activos, con personal capacitado, en armonía con el medio ambiente e impulsando el Desarrollo Endógeno dentro de nuestra área geográfica de influencia.

4. VISIÓN DE PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S. A. DEL DISTRITO NORTE

"Ser el Distrito Operativo líder de la corporación, en la explotación de Petróleo y Gas asociado, con la mayor productividad, competitividad e impulsando el desarrollo sustentable".

5. VALORES DE PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S. A.

Dirigimos nuestros negocios con la perspectiva de cumplir nuestra visión y misión fundamentados en los siguientes valores corporativos:

• Integridad.

• Respeto por la gente.

• Equidad.

• Responsabilidad social.

• Seguridad.

• Competitividad.

Como gente PDVSA, somos leales a nuestros valores y en este sentido trabajamos con:

• Responsabilidad: Al asumir con entereza las consecuencias de nuestras decisiones y actuaciones.

• Iniciativa: Al hacer nuestro trabajo en forma oportuna, creativa, interdependiente y autorealizante.

• Orientación a la excelencia: Por lo cual identificamos nuestro aporte de acuerdo con lo que requiere la Corporación y determinamos cómo podemos generar resultados sobresalientes. Pasamos del pensamiento a la acción con libertad, responsabilidad y considerando tiempo y costos como recursos esenciales para un desempeño superior.

• Determinación: Al tomar decisiones y acciones con valor, prudencia y confianza en nosotros mismos, y manifestando entereza ante la adversidad y tenacidad en la defensa de ideas y acciones que favorecen los intereses de la Corporación.

• Disposición a compartir: De manera abierta y oportuna nuestro conocimiento e información con quienes lo necesitan para la realización de acciones que generen valor.

• Conciencia de costos: Por cuanto propiciamos y resguardamos activa y continuamente la utilización eficiente y rentable de los activos que nos han confiado bajo nuestra custodia o administración. Igualmente ponderamos las implicaciones de nuestras acciones y decisiones sobre los resultados financieros de la Corporación.

• Efectividad Interpersonal: Al relacionarnos y comunicarnos con nuestros compañeros de trabajo de manera respetuosa, discreta y coherente, apoyando su desempeño y brindándoles oportunidades de aprendizaje personal y profesional mediante la retroalimentación efectiva.

• Disciplina: Al actuar en acatamiento de las normas y procedimientos establecidos y en la práctica cotidiana de la puntualidad.

6. OBJETIVO DE PETRÓLEOS DE VENEZUELA, S. A.

Generar al Estado Venezolano los ingresos fiscales necesarios para el normal desenvolvimiento de la economía nacional a través de las actividades relacionadas con la industria de hidrocarburos, como lo es: Exploración, Producción, Refinación, Transporte y Comercialización Nacional e Internacional de los recursos provenientes del subsuelo venezolano (gas, crudo y productos derivados).

7. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE PDVSA DIVISIÓN ORIENTE

La estructura de PDVSA División Oriente es de tipo vertical y las líneas de mando y de comunicación existentes entre los diferentes niveles jerárquicos, para el desarrollo de las actividades y cumplimiento de las funciones, se han establecido de forma tal como se muestra en la Figura 2.

Fuente: Manual de Estructuras Básicas de PDVSA Exploración y Producción (E&P).

Figura 2. Organigrama Estructural de PDVSA División Oriente

8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE PDVSA DISTRITO NORTE

El Distrito Norte es una unidad de las líneas operativas adscritas a la Gerencia General de PDVSA División Oriente como se puede observar en la Figura 3.

Fuente: Manual de Estructuras Básicas de PDVSA Exploración y Producción (E&P)

Figura 3. Organigrama Estructural de PDVSA Distrito Norte

El organigrama anterior muestra la estructura organizativa general de PDVSA Distrito Norte, unidad a la cual pertenece la Superintendencia de Ingeniería de Costos.

9. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS

La Superintendencia de Ingeniería de Costos es una organización adscrita a la Sub-Gerencia Administrativa del Distrito Norte, como se puede apreciar en la Figura 4, en la cual se distingue la distribución de los equipos de trabajo que conforman dicha Superintendencia.

Fuente: Manual de Estructuras Básicas de PDVSA Exploración y Producción (E&P)

Figura 4: Organigrama Estructural de la Superintendencia de Ingeniería de Costos

10. MISIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS

Elaborar Estimados de Costos y Revisión de Ofertas Económicas; mediante el uso de las aplicaciones técnicas Corporativas, con una oportuna asesoría en la ejecución del evento presupuestario del Distrito Norte.

11. VISIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS

Ser una organización que da respuestas oportunas y satisfactorias, en la elaboración de Estimados de Costos y Revisión de Ofertas Económicas a las organizaciones del Distrito Norte con un personal altamente capacitado.

12. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS

• Realizar Estimados de Costos en sus diferentes niveles presupuestarios; mediante el uso de aplicaciones técnicas corporativas, optimizando la utilización eficiente de los recursos económicos del Distrito Norte, asignados para la ejecución de las actividades propias de la industria, así como, la realización de obras de infraestructura y de inversión social; alineados siempre a la Política de Calidad del Distrito Norte.

• Cumplir con la programación del Plan de formación de la Superintendencia de Ingeniería de Costos, con la finalidad de contar con un personal altamente capacitado, motivado y comprometido.

13. OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS

• Dar respuestas oportunas y satisfactorias, según los requerimientos de calidad de Ingeniería de Costos, a las Organizaciones durante años eventos presupuestarios del Distrito Norte, en plazo programado.

• Mejorar los procesos de Ingeniería de Costos aumentando la eficiencia y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, mediante la evaluación e implantación de mejoras continuas, espacio y ambiente de trabajo requerido y tecnología de vanguardia; contribuyendo al desarrollo socio- económico endógeno con las organizaciones del Distrito Norte.

CAPÍTULO II

El problema

A continuación se plantea la problemática a estudiar; de igual forma los objetivos que se persiguen con la realización de la investigación, su alcance, y la importancia que tiene para la empresa que el estudio se lleve a cabo.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las empresas, bien sean propiedad del estado o privadas siguen planes estratégicos de inversión para su desarrollo, incluyendo en sus presupuestos anuales los recursos económicos y financieros que le permitan; garantizar la existencia en el tiempo, adquirir nuevos activos y mantener e incrementar los niveles de producción. Por esta razón se ven obligadas a estimar los costos en cada uno de los proyectos que planifican ejecutar durante el año, y así determinar la rentabilidad de los mismos.

Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA) como empresa del Estado Venezolano no escapa de la necesidad de estimar los costos de los nuevos proyectos contemplados en los presupuestos anuales. Por tal motivo, dispone dentro de su estructura organizativa a la Superintendencia de Ingeniería de Costos, la cual se encarga de hacer los Estimados Presupuestarios, Presupuestos Base, Análisis de Reclamos y Ofertas de los proyectos y procesos que se manejan en la empresa.

En esta Superintendencia se realizan los pronósticos de los costos involucrados en los proyectos, cuyo alcance y estrategia de ejecución se encuentran bien definidos y son utilizados para respaldar la toma de decisiones en cada una de las fases de un proyecto.

Para la elaboración y control de los procesos se disponen de programas (Software) especializados los cuales facilitan el trabajo, haciendo que esta actividad sea menos laboriosa. La Superintendencia de Ingeniería de Costos, cuenta con programas como; SICOST el cual se emplea para el cálculo de; sobre costo labor, administración, análisis de precios unitarios, y la estructura de costo de los proyectos. En otro orden de ideas; se utiliza la aplicación ESTIMANET para; controlar y gestionar las solicitudes de procesos que ingresan a la organización, los mismos se adaptan a los requerimientos y normativas internas de PDVSA.

ESTIMANET en particular, es un sistema de información creado para controlar y gestionar los procesos solicitados diariamente a esta Superintendencia, en los cuales se abarcan: Clasificaciones Financieras, Presupuestos Base, Estimados Presupuestarios (Clase II, Clase III, Clase IV y Clase V), Análisis Económicos de Ofertas, y Reclamos; constituyendo el sistema de control y gestión de procesos de la organización.

De igual forma a través de la aplicación ESTIMANET se exportan los datos para determinar el valor de los indicadores de control y gestión los cuales se ven reflejados en los informes de Gestión de la Superintendencia de Ingeniería de Costos. No obstante este sistema debe adaptarse a las necesidades y crecimiento de la Organización esto debido a la incapacidad que presenta para respaldar con solidez la información que se genera en cada una de las consultas, lo cual eleva la vulnerabilidad de los datos, perdiendo así su principal objetivo.

En la actualidad el ESTIMANET no arroja los registros deseados en cuanto a la gestión de la organización ya que, solo proporciona algunos datos los cuales deben ser capturados y exportados a Microsoft Office EXCEL para tener un mayor dominio de ellos y así poder realizar los cálculos pertinentes para determinar la gestión de la organización. Esta actividad retrasa el trabajo y hace que el proceso sea más complejo.

De igual forma la aplicación no posee un módulo o pantalla donde el analista de ESTIMANET pueda visualizar el índice promedio de casos por personas y por supervisor así como el estatus del personal; es decir si se encuentran ausentes o activos. Lo anteriormente descrito afecta la distribución de los diferentes procesos que se solicitan en la organización lo cual tiene como consecuencia una disparidad en la carga de trabajo del personal; presentando una influencia negativa en la efectividad de la organización.

En otro orden de idea el ESTIMANET no emite reportes donde se evidencien los indicadores del sistema de control y Gestión de la Calidad (Efectividad en la entrega de estimados de costos procesados, % de solicitudes devueltas de Estimación de Costos por falta de Información, Efectividad en la entrega oportuna de Estimados de Costos, % de Solicitud de Estimados de Costos Urgentes) a pesar de que los datos para la realización de dichos cálculos son extraídos de la base de datos del ESTIMANET.

Aunado a ello, en la organización no existe una meta con la cual se puedan comparar los resultados que se obtienen en los indicadores y así medir la trazabilidad de los mismos.

Con el actual sistema los administradores de contratos deben dirigirse hasta las oficinas de la organización para realizar la solicitud de los procesos y Debido a que la superintendencia presta sus servicios a unidades localizadas en otras jurisdicciones el traslado de ese personal a nuestras oficinas acarrea costos a la industria derivados por; pago de transporte, ausencia del personal de sus puestos de trabajo, pérdida de horas hombres por concepto de viaje y exposición del personal a posibles accidentes.

Por lo expuesto anteriormente se hace necesaria la optimización de dicho sistema a través de la aplicación de mejoras que comprendan la incorporación de módulos en el ESTIMANET que permitan a las unidades u organizaciones requirientes; realizar las solicitudes de procesos desde el área geográfica en la cual se encuentran, consultar el estatus de sus solicitudes, adjuntar en electrónico los requisitos exigidos por la organización para realizar los procesos medulares entre otros ítems que van a permitir un mejor control y gestión de los procesos presupuestarios. De igual forma permitir que los informes de control y gestión de la organización se realicen en un menor tiempo y con menos vulnerabilidad en la información.

2. OBJETIVOS

Para lograr las metas que se persiguen con la realización del presente trabajo se formulan los siguientes objetivos.

2.1. OBJETIVO GENERAL

Optimizar el Sistema de Control y Gestión de los Procesos Financieros, empleado en la Superintendencia de Ingeniería de Costos de Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) Maturín, Distrito Norte Estado Monagas

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Describir el proceso actual (Aplicación Web ESTIMANET, Indicadores de Control y Gestión, el manual de Procesos en la sección o capitulo de procedimientos).

• Realizar un diagnóstico del; sistema de control y gestión de procesos financieros (ESTIMANET), indicadores de control y gestión, manual de procesos en la sección o capitulo de procedimientos.

• Analizar a través de la herramienta de los siete pasos para el mejoramiento continuo la aplicación Web ESTIMANET.

• Elaborar un plan de mejoras para la aplicación Web ESTIMANET.

• Formular indicadores de control y gestión basándose en el diagnóstico de los mismos.

• Diseñar un modelo optimizado de la aplicación Web ESTIMANET

• Actualizar el manual de procesos de la organización.

3. DELIMITACIÓN

El presente trabajo se realizo en la Superintendencia de Ingeniería de Costos de PDVSA Maturín, Distrito Norte; ubicada en el Estado Monagas.

4. ALCANCE

La intención de este trabajo; es optimizar el sistema de control y gestión de procesos empleado en la organización a través de la aplicación de los siete pasos para el mejoramiento continuo a la aplicación web ESTIMANET, la formulación de indicadores de control y gestión basándose en un diagnósticos de los mismo, el diseño de un modelo de la aplicación ESTIMANET optimizado y la actualización del manual de Procesos, todo ello alineado con el crecimiento progresivo que se ha venido desarrollando dentro de la superintendencia de Ingeniería de Costos, así como en la industria petrolera venezolana.

5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

El éxito de una organización se ve influenciado; por el logro de sus objetivos, los recursos que emplean para el logro de los mismos, y la capacidad para innovar o transformar sus procesos con la finalidad de adaptarlos a sus necesidades, a través de un mejor empleo de sus recursos.

La Superintendencia de Ingeniería de Costos como una organización preocupada por mejorar el servicio que presta a las demás organizaciones que hacen vida en la industria, está en la búsqueda constante de cambios o innovaciones que le permitan brindar respuestas de una manera eficaz y eficiente a sus clientes.

Motivado a ello y a la necesidad de satisfacer a sus clientes; se planteo la realización de esta investigación la cual resulta de gran importancia ya que, permitirá que las unidades requirientes, puedan realizar sus solicitudes de manera electrónica; de igual forma le permitiría a la Superintendencia de Ingeniería de Costos tener un mayor control de las solicitudes y la información que ingresan, erradicando la devolución de las mismas por falta de información.

La optimización del sistema de control y gestión de procesos financieros empleado en la superintendencia de ingeniería de costos; permitirá que los informes de control y gestión de la organización se realicen en un menor tiempo, así como brindara la oportunidad de que con solo acceder a la aplicación ESTIMANET se pueda visualizar la efectividad de la Superintendencia.

En las ideas expresadas anteriormente se refleja la relevancia que tiene para la Superintendencia de Ingeniería de Costos la realización de la Optimización del Sistema de Control y Gestión de Procesos Financieros empleado actualmente en la misma.

CAPITULO III

Marco teórico

En el presente Capitulo se abordaran los diferentes conceptos e hipótesis que se necesitan conocer para la optimización del sistema de control y gestión de procesos. Entre los conceptos que se expondrán a continuación podemos mencionar; optimización, sistemas, control y gestión, indicadores, manuales, automatización, bases de datos, sistemas de información, diagrama de operaciones.

1. OPTIMIZACIÓN

La optimización; es el proceso de modificar un sistema para mejorar su eficiencia o también el uso de los recursos disponibles. El sistema puede ser un simple programa de cómputo, una colección de computadoras o incluso una red como Internet, sistemas industriales entre otros.

Desde un punto de vista informático, la optimización "Es la búsqueda y el hecho de mejorar el rendimiento de un sistema operativo, programa o dispositivo, a partir de determinados cambios lógicos (software) o físicos (hardware). "http://www.alegsa.com.ar/Dic/optimizar.php

La optimización se hace siempre con respecto a uno o más recursos como ser: tiempo de ejecución, uso de memoria, espacio en disco, ancho de banda, consumo de energía, etc. Muchas veces la optimización de un recurso se hace a expensas de otros recursos.

2. SISTEMAS

Un sistema es un conjunto de dos o más elementos relacionales entre sí, por consiguiente no es un elemento primario invisible sino un todo que pueda dividirse en partes o elementos. Cada elemento de estos que conforman el sistema tiene un efecto sobre las propiedades del sistema, y la manera como ellas afectan al todo, dependen de las propiedades y el comportamiento de al menos algún otro elemento en el conjunto. Por consiguiente, ninguna parte tiene un efecto independiente sobre el todo y cada una es afectada por al menos alguna.

Se define sistema como un conjunto de elementos independientes o que interactúan regularmente formando un todo (Sistema Numérico), un grupo de cuerpos que interactúan entre si bajo las influencias de fuerzas relacionadas (Sistema Gravitacional), ó un grupo de aparatos o una organización que forma una red especialmente para distribuir algo o para servir a un propósito común (Sistema: telefónico, calefacción, autopistas, procesos de datos).

"Se define sistema como un conjunto de componentes que interaccionan entre si para lograr un objetivo común". [Senn, James; 1978]

Esta investigación se fundamenta con las siguientes bases teóricas, las cuales simplifican y facilitan el entendimiento del actual sistema desarrollado, con la finalidad de efectuar un diagnostico del mismo; en el comportamiento del ser humano para realizar cualquier tarea de diversos niveles de complejidad, aportando una herramienta para la eficiencia en las operaciones diarias mediante la interacción con el computador.

3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Son sistemas hombre-máquina que procesan datos a fin de registrar los detalles generados por las transacciones que ocurren en las entidades que forman una organización, y proporcionan información necesaria para la operación, toma de decisión, ejecución de actividades, operaciones y funciones de la misma.

Para que el sistema de información pueda producir información, han de ocurrir en la organización hechos o eventos cuyas características puedan ser representadas simbólicamente por datos. Los datos son, por lo tanto, capturados y procesados por el sistema con el objeto de producir información. (ver Figura 5).

"El sistema de información es un sistema caracterizado por que es abierto, intercala, con su ambiente mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene". [Fabregas; 1992]

Los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su principal función consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, existen los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones como lo son: los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, los Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, los Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y los Sistema de Información para Ejecutivos. Por último, se encuentra un tercer tipo de sistema, los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información. [Peralta, Manuel; 2000]

3.1. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

• Especificar los Elementos de Diseño Lógico: Especificaciones detalladas de diseño que describen las características de un sistema de información: entrada, salida, archivo, bases de datos y procedimientos.

• Actividades de Soporte para Empresas: Los resultados del empleo del sistema serán de ayuda para mejorar el rendimiento de la empresa. El diseño debe ajustarse a la forma en que la compañía conduce sus actividades; las tecnologías son secundarias en relación a los resultados obtenidos con el uso del sistema.

• Proporcionar las Especificaciones de Software: especificar los componentes y funciones con suficiente detalle para construir el software de aplicación.

3.2. PERSONAS QUE INTERACTÚAN EN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

El recurso humano necesario para que un sistema de información pueda funcionar incluye desde la persona que ingresa la información, el que la procesa, administra, programa hasta los usuarios entre otros.

3.2.1. Usuarios

• Operativos: Funcionarios burócratas operativos o administrativos.

• Supervisores: Responsables del grupo de usuarios operativos.

• Ejecutivos: Pertenecen al grupo decisorio de la empresa.

3.2.2. Administradores

• Administradores de Usuarios: Encargados del área operativa.

• Administradores Generales: No están involucrados en ningún área específica, son los interesados en los planeamientos estratégicos.

3.2.3. Analistas del sistema

• Arqueólogos: Revisionistas de documentación.

• Innovadores: Constantemente involucrados con las nuevas tecnologías.

• Líderes de proyectos.

3.2.4. Diseñadores de sistemas

Recibe el análisis y transforma la lista de requisitos del usuario (exenta de tecnología), en un diseño arquitectónico de alto nivel que proveerá las especificaciones a los programadores.

3.2.5. Programadores

Encargados de codificar en lenguaje de especificaciones del diseñador.

3.2.6. Personal de operaciones

En cargados de la seguridad del hardware, seguridad de los datos, copias de respaldo, ejecución de programas, administración de informes periódicos y de las comunicaciones (red).

4. BASE DE DATOS

Una base de datos puede concebirse como una recolección de datos interrelacionados, almacenados como un conjunto, con el fin de servir a diversos usuarios y varias aplicaciones. Además, ayudan a las organizaciones en el tratamiento de la información.

Las bases de datos son realmente una forma útil de organizar los datos. Estos datos almacenados en la base de datos no tienen redundancias innecesarias y pueden cambiar su estructura y organización sin que los programas de aplicación sufran grandes cambios.

4.1. REQUERIMIENTOS DE LAS BASES DE DATOS

El análisis de requerimientos para una base de datos incorpora las mismas tareas que el análisis de requerimientos del software. Es necesario un contacto estrecho con el cliente; es esencial la identificación de las funciones e interfases; se requiere la especificación del flujo, estructura y asociatividad de la información y debe desarrollarse un documento formal de los requerimientos.

4.2. CARACTERÍSTICAS DE UNA BASE DE DATOS

Las características de una base de datos son las siguientes:

• Autodescriptiva: Además de los datos fuente del usuario, contiene una descripción de su propia estructura denominada diccionario de datos, la cual hace posible determinar el contenido de la base de datos.

• Conjunto de Registros Integrados: Posee una jerarquía normal de los datos como sigue: los bits conforman bytes o caracteres, los caracteres contribuyen campos, los campos integran registros y los registros componen archivos. Una base de datos incluye archivos con los datos del usuario e índices usados para representar las relaciones entre los datos y mejorar el desempeño de las aplicaciones de la base de datos.

• Modelo de un Modelo: Una base de datos representa un modelo de la realidad o por lo menos una parte de la misma. El grado de detalle que debe de incorporase en la base de datos depende de la información deseada.

4.3. SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS

Un sistema de gestión de base de datos (SGDB), es un sistema que proporciona un control completo sobre la forma de definir los datos, de trabajar con ellos y de compartir información con otros programas o aplicaciones. Este tipo de sistema también proporciona características sofisticadas que permite catalogar y gestionar grandes cantidades de datos en muchas tablas de forma sencilla.

5. SOFTWARE LIBRE

En inglés free software: es la denominación del software que brinda libertad a los usuarios sobre su producto adquirido y por tanto, una vez obtenido, puede ser usado, copiado, estudiado, modificado y redistribuido libremente. Según la Free Software Foundation, el software libre se refiere a la libertad de los usuarios para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software; de modo más preciso, se refiere a cuatro libertades de los usuarios del software: la libertad de usar el programa, con cualquier propósito; de estudiar el funcionamiento del programa, y adaptarlo a las necesidades; de distribuir copias, con lo que puede ayudar a otros; de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras, de modo que toda la comunidad se beneficie (para la segunda y última libertad mencionadas, el acceso al código fuente es un requisito previo).

5.1. DEFINICIÓN LEGAL

Programa de computación cuya licencia garantiza al usuario acceso al código fuente del programa y lo autoriza a ejecutarlo con cualquier propósito, modificarlo y redistribuir tanto el programa original como sus modificaciones en las mismas condiciones de licenciamiento acordadas al programa original, sin tener que pagar regalías a los desarrolladores previos (Decreto 3390, artículo 2).

6. CONTROL

Es la función fundamental de la ingeniería cuyo mayor propósito es medir, evaluar y corregir las operaciones del proceso, máquina o sistema bajo condiciones dinámicas para lograr los objetivos deseados dentro de las especificaciones de costo y seguridad. (Handbook of Industrial Engineering)

El control es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño deseado en el mismo. La finalidad del proceso de control es hacer que el sistema se encamine completamente hacia sus objetivos. El control no es un fin en sí mismo, es un medio para alcanzar el fin, o sea mejorar la operación del sistema.

Algunos autores como S. García Echevarria (1991) aseguran que el tema del "controlling", adquiere en la actualidad una nueva interpretación porque la empresa se encuentra en un proceso de cambio total. Este autor establece que se deben descubrir los entornos y las potencialidades propias de la Organización; pues el sistema de dirección tiene que orientarse a descubrir las estrategias para adaptarse a situaciones cambiantes. Define el Controlling Moderno como la filosofía de la anticipación y la terapia de la prevención.

7. GESTIÓN

Según Companys Pascual (management) es el conjunto Planificación – Organización – Control; Planificación equivale a la formulación de objetivos y las líneas de acción para alcanzarlos, se centra en seleccionar los objetivos de la organización que tienen repercusión en la producción, elaborarlos en términos productivos y completarlos con objetivos derivados, establecer las políticas, programas y procedimientos para el alcance; Organización es la estructuración de tareas, distribución de responsabilidades y autoridad, dirección de personas y coordinación de esfuerzos en vías de la consecución de los objetivos, establecimiento de las estructuras formales de división del trabajo dentro del subsistema, determinar, enumerar y definir las actividades requeridas, la responsabilidad de realizarlo; Control garantiza que los resultados y rendimientos obtenidos se encuentren dentro del intervalo marcado y en dependencia de esto tomar las medidas correctoras, su información se toma directamente de las operaciones.

Hernández (1997) plantea que, "la gestión es el proceso mediante el cual se formulan objetivos y luego se miden los resultados obtenidos para finalmente orientar la acción hacia la mejora permanente de los resultados". (p. 54).

Según Jordán (1996), "gestión es dirigir las acciones que constituya la puesta en marcha concreta de la política general de la empresa y tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos marcados".

8. PROCESO DE CONTROL DE GESTIÓN

En términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestión como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.

Sin embargo podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes:

• Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.

• Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.

• Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

• Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecución de los objetivos.

9. SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Un Sistema de Control de Gestión (SCG) es una estimulación organizada para que los "manager " descentralizados tomen sus decisiones a su debido tiempo, permite alcanzar los objetivos estratégicos perseguidos por cada empresa. Para mantener la eficiencia organizativa y facilitar la toma de decisiones es fundamental controlar la evolución del entorno y las variables de la propia organización que pueden afectar su propia supervivencia.

El sistema de control de gestión como conjunto de procedimientos que representa un modelo organizativo concreto para realizar la planificación y control de las actividades que se llevan a cabo en la empresa, queda determinado por un conjunto de actividades y sus interrelaciones, y un sistema informativo (SI).

Sin embargo se encuentran otros enfoques modernos que conciben el SCG como un sistema de información-control superpuesto y enlazado continuamente con la gestión que tiene por fin definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las soluciones específicas para corregir las desviaciones. El control es activo en el sentido de influenciar sobre la dirección para diseñar el futuro y crear continuamente las condiciones para hacerlo realidad.

10. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Es el conjunto de normas. Interrelacionados de una empresa u organización por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de sus clientes. Entre dichos elementos, los principales son:

La estructura de la organización: La estructura de la organización responde al organigrama de la empresa donde se jerarquizan los niveles directivos y de gestión.

• La estructura de responsabilidades: La estructura de responsabilidades implica a personas y departamentos. La forma más sencilla de explicar las responsabilidades en calidad, es mediante un cuadro de doble entrada, donde mediante un eje se sitúan los diferentes departamentos y en el otro, las diversas funciones de la calidad.

• Procedimientos: Los procedimientos responden al plan permanente de pautas detalladas para controlar las acciones de la organización.

• Procesos: Los procesos responden a la sucesión completa de operaciones dirigidos a la consecución de un objetivo específico.

• Recursos: Los recursos, no solamente económicos, sino humanos, técnicos y de otro tipo, deberán estar definidos de forma estable y además de estarlo de forma circunstancial.