En lo Industrial se desarrolla la visualización de los Condominios Abiertos de Servicios de los mejoradores ubicados en Soledad y Mapire, a fin de promover la integración social y el fortalecimiento de las capacidades comunales en la cadena de suministro de bienes obras y servicios, con fecha inicio primer semestre 2009 y finalización en segundo semestre 2014.
Finalmente es importante destacar que para lograr los objetivos de desarrollo del crudo extrapesado de la FPO 2009-2012 es necesaria la culminación y puesta en marcha de forma oportuna de los proyectos de desarrollo social contenidos en el PSO a fin de cumplir con los servicios requeridos por los diferentes proyectos petroleros que tendrán lugar en la Faja.
En estos momentos se están agregando dos (2) nuevas líneas programáticas más para este proyecto, las cuales son:
Figura Nº 4 Fuente Propia: Memoria descriptiva proyecto Socialista Orinoco (PDVSA 2010). Ámbito Geográfico del Proyecto Socialista Orinoco.
Sincronización Proyectos Petroleros con el Desarrollo Sustentable
El Proyecto Socialista Orinoco (PSO), reviste una gran importancia por su Impacto Geopolítico y Estratégico, por lo que se hace necesario alinear y acoplar todas las actividades petroleras con las no petroleas de la Faja Petrolífera del Orinoco (FPO) en los procesos de los negocios aguas arriba, relacionado con las actividades de exploración, producción de crudo y gas que se llevaran a cabo. Las Fases de Ejecución de los Proyectos Petroleros asociados a los procesos de producción y mejoramiento, han sido sincronizada con los siete (7) programas estratégicos de desarrollo: Vialidad y Transporte, Electricidad, Hábitat y Vivienda, Industrial, Agua y Saneamiento, Educación Bolivariana y Salud. Y dos (2) nuevos programas estratégicos como lo son el de seguridad y el de ambiente.
Figura Nº 5 Fuente Propia: Oficina de Planificación del PSO Área no Petrolera
Los Programas Estratégicos del PSO han sido diseñados para cubrir las necesidades de Infraestructura Petrolera, incluyendo las necesidades de las comunidades que ocupan este territorio y la expansión demográfica por el nuevo desarrollo petrolero, y como se puede apreciar en la gráfica dichos programas culminan en fechas oportunas y antes de la puesta en marcha de los proyectos petroleros.
Bases Teóricas
2.4.1 Glosario de términos
Definición del Manual:
Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que la misma deberá ser realizada, ya sea conjunta o separadamente. Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, menciono algunos conceptos de autores.
Duhat Kizatus Miguel A, en www.google.com, define un manual como: un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".
Continolo G, en www.google.com, lo define como: "una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".
2.4.2 Objetivos de los Manuales:
Considerando que los Manuales Administrativos son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos y dependiendo del grado de especialización del manual.
Para González M, a través de la www.google.com, Define los siguientes objetivos:
Presentar una visión de conjunto de la organización (manual de organización).
Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización).
Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos).
Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada proceso (manual de procedimientos).
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (manual de procedimientos).
Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica).
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).
Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales (manuales administrativos).
2.4.3 Técnicas de Elaboración de los Manuales:
Existen tres (3) técnicas para la elaboración de manuales, las cuales son:
Verificar los puntos o asuntos que serán abordados:
En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar el manual.
Detallar cada uno de los asuntos:
En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observación como se realiza el trabajo aclarando la forma en que el servicio es realizado.
Elaborar una norma de servicio que deberá ser incluida en el manual:
Esta ultima técnica deberá explicar el porque, el como, quien lo hace, para que deberá ser redactado en forma clara y sencilla.
2.4.4 Tipos de Manuales:
Manual de Organización: El manual de organización describe la organización formal mencionando para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
Manual de Políticas: El manual de políticas contiene los principios básicos que registran el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
Manual de Procedimientos y Normas: El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organización compartible con dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución.
Manual de Especialista: El manual para Especialista contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficio. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen igual funciones.
Manual del Empleado: El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma y que se les entregan en el momento de la incorporación, dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
Manual de Propósito Múltiple: El manual de propósito múltiple reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.
2.4.5 Ventajas de los Manuales:
Consiste en un Documento que describe una serie de pautas que deben seguirse para realizar funciones específicas dentro de un Proceso, Para determinar cómo se van a ejecutar ciertos procedimientos de trabajo, según la función y sus métodos, es imprescindible la realización de manuales que contengan información y ejemplos de formularios, políticas, instructivos que puedan auxiliar a la apropiada ejecución de las actividades dentro de una empresa.
Sus ventajas son:
– Facilita la uniformidad de control con el cumplimiento de la rutina de trabajo sin permitir arbitrariedad.- Permite evaluar la operatividad de las unidades de negocios.- Facilita las labores de las auditorias– Es de gran ayuda para el entrenamiento de personal nuevo dentro de la empresa.- Controla los procedimientos de manera ordenada según los puestos de responsabilidad facilitando la reingeniería de los procesos.- Interviene en la consulta del personal de trabajo.
2.4.6 Estructura del Manual:
Su estructura comprende tres partes primordiales:
1. Encabezado: El encabezamiento debe tener:
Nombre de la empresa u organización.
Departamento, sección o dependencia en las cuales se llevan a cabo los procedimientos descritos. Titulo bastante bueno, pero que de idea clara y precisa de su contenido.
Índice o tabla de contenido de un criterio de reilación de los elementos que contienen el manual.
2. Cuerpo: El cuerpo del manual debe contener la siguiente información:
Descripción de cada uno de los términos o actividades que conforman el proceso, con indicaciones de cómo y cuando desarrollar las actividades.
3. Glosario: El glosario de términos: al final del manual se debe concluir los siguientes datos.
Anexos o apéndices como complementos explicativos de aquellos aspectos del manual que lo ameriten.
Fecha de emisión del procedimiento para determinar si vigencia.
Nombre de la entidad responsable de la elaboración del manual y su contenido.
a. Beneficios de los Manuales:
Flujo de información administrativa
Guía de trabajo a ejecutar.
Coordinación de actividades.
Uniformidad en la interpretación y aplicación de normas.
Revisión constante y mejoramiento de las normas, procedimientos y controles.
b. Procedimientos :
Se define que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras.
Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores. (Melinkoff, R,).
c. Característica de los Procedimientos:
No son de aplicación general si no que su aplicación va a depender de cada caso en particular.
Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.
Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a alas exigencias de nuevas situaciones desde otro punto de vista.
Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.
Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.
d. Manuales de Procedimientos
Son documentos que registran y transmiten, sin distorsiones la información básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; Además facilitan la actuación de los elementos humanos que elaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones.
e. Objetivos de los Manuales de Procedimientos:
Los manuales de procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos tienen como ejemplo:
Uniformar y Controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas y errores.
Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como lo deben hacer.
Ayudar a la coordinación de trabajo y evitar duplicaciones.
f. Definición de términos básicos:
2.5 Método de la G.G.P.I.C:
Es un conjunto de guías y reglas y prácticas que nos permite navegar ordenadamente a través de todas las fases de un proyecto, desde su visualización, concepto hasta la entrega de los grupos de operaciones, y así asegurar que se agoten todas las instancias establecidas, antes de pasar a la siguiente fase y acometer gastos adicionales.
Visualización: En esta primera fase se originan los proyectos de inversión, las ideas que originan los proyectos pueden provenir en cualquier momento de cualquier parte de la corporación pero son generalmente el producto de los análisis del ambiente externo e interno a ella, o del análisis F.O.D.A que se realice como parte del ciclo de planificación.
Conceptualización: El propósito de esta fase es la selección de la mejor(es) opción(es) y la mejora de la precisión de los estimados de costos y tiempo de implantación.
Definición: El propósito de esta fase es desarrollar en detalle el alcance y los planes de ejecución de la opción seleccionada.
Implantación: La meta de esta fase es las competiciones mecánicas de las instalaciones, con lo cual se obtiene, como producto, unas instalaciones listas para ser entregadas al grupo de operaciones de manera que inicie la puesta en servicio de las mismas.
Operación: En la practica, es difícil establecer el momento especifico cuando termina la construcción y comienza la operación es por esa razón que al comienzo de esta fase , la organización de construcción del proyecto aun continua existiendo y pasa a ser un grupo de soporte al grupo de arranque. este último debe comenzar a preparar las instalaciones, para el arranque inicial.
2.6 CONCEPTOS:
Estimación de Costo: La estimación de costo de un proyecto consiste en estimar los costos de los recursos necesarios (humanos y materiales) para completar las actividades del proyecto. En la aproximación de costos la persona que estima considera las posibles variaciones del estimado final con propósito de mejorar la administración del presupuesto del proyecto.
Finanzas: Es la planeación de los recursos económicos para que su aplicación sea de la forma más óptima posible, además de investigar sobre las fuentes de financiamiento para la captación de recursos cuando la empresa tenga necesidades de los mismos, busca la reducción de la incertidumbre de la inversión, todo esto con la finalidad de obtener las máximas utilidades por acción o la rentabilidad de una empresa.
Formalización: Formalizar quiere decir escribir una expresión de una manera estándar que todos entiendan.
Gerencia Técnica: Las Gerencias Técnicas se constituyen en las productoras de información estadística. Para ejecutar sus actividades estas Gerencias se organizan en Unidades Técnicas especializadas enimplementar la recopilación, tratamiento y publicación de los diversos tipos de información económica, social y demográfica de acuerdo a los Planes Operativos Anuales.
Riesgo: Es la vulnerabilidad de "bienes jurídicos protegidos" ante un posible o potencial perjuicio o daño.
Planificación: Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes definiciones:
"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).
"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan",(Sisk,s/f). "Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998). "La planificación… se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir… antes de que se requiera la acción" (Ackoff, 1981).
Unidad de Planificación:
Es la unidad encargada de asistir técnicamente en la preparación de planes de trabajo a corto, mediano y largo plazo, así como asesorar y coordinar el análisis de procedimientos y el establecimiento de normas para los trabajos de investigación, a fin de dar cumplimiento a la misión, objetivos, políticas y estrategias institucionales
Plan de Negocio:
El Plan de Negocio es un documento vivo, en el sentido de que se debe estar actualizando constantemente para reflejar cambios no previstos con anterioridad. Un plan de negocio razonable, que justifique las expectativas de éxito de la empresa, es fundamental para conseguir financiación y socios capitalistas.
El Plan de Negocio es un documento estratégico con dos funciones fundamentales: 1. Determinar la viabilidad económico- financiera del proyecto empresarial. 2. Va a suponer la primera imagen de la empresa ante terceras personas.
2.7 Se definen palabras claves:
Manual: Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores.
Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del manual, decíamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilación de procesos.
Procedimiento: Para definirlo técnicamente, el procedimiento es "la gestión del proceso". Es como cuando hablamos de administración y gestión administrativa; la administración es el conjunto de pasos y principios, y la gestión es la ejecución y utilización de esos principios.
Cargo: Un cargo es la posición jerárquica de un conjunto de tareas o atribuciones dentro de la organización formal, cada cargo constituye una designación de trabajo, con un conjunto específico de deberes, responsabilidades y condiciones diferentes de otras designaciones de trabajo.
Es un conjunto de funciones con posición organizacional (ORGANIGRAMA).
Caracterizado por los aspectos siguientes:
Nivel jerárquico.
Área o departamento en el que está localizado.
Identificación del superior jerárquico.
Identificación de los subordinados sobre los que ejerce autoridad.
El Análisis de Cargos: Es un proceso sistemático de recolección de información, para tomar decisiones respecto a los mismos. Su función principal es estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera adecuada.
Métodos utilizados en el Análisis de Cargos:
Observación Directa
Cuestionario
Entrevista
Mixtos
Descripciones de Unidades:
La información obtenida a través de la descripción de unidades permite darles respuesta a las siguientes interrogantes:
¿PARA QUE?: Se refiere a la razón de ser de la unidad.
¿QUE HACE?: Se refiere a cuales son las funciones de la unidad.
Elementos de la Descripción de Unidades:
1) Identificación: Aquí se establece el nombre de la unidad, el nombre de la unidad a quién reporta y la que supervisa.
2) Misión de la unidad.
3) Alcance funcional o finalidad, incluyendo varias actividades en orden de importancia.
4) Relaciones Internas y Externas.
5) Validación.
La Descripción de Cargos:
Es la relación detallada de las atribuciones o tareas del cargo (lo que el ocupante hace), de los métodos empleados para la ejecución de esas atribuciones o tareas (cómo lo hace), los objetivos del cargo (para qué lo hace), las responsabilidades de supervisión del ocupante del cargo y las relaciones de subordinación.
Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos.
Es un proceso metódico y gradual que permite descomponer el puesto de trabajo en todas sus partes para luego relacionarlas e integrarlas con base en su objetivo básico de producción.
Datos Básicos:
Fecha, para determinar si la descripción se encuentra actualizada o no.
Datos de la persona que describió el puesto.
Localización: departamento, división, turno (del puesto).
Jerarquía.
Supervisor.
Resumen del puesto: resumen de las actividades que se deben desempeñar. Condiciones de trabajo.
Aprobaciones.
Especificaciones Del Puesto: describe qué tipo de demandas se hacen al empleado y las habilidades que debe poseer la persona que desempeña el puesto.
Niveles De Desempeño.
CAPITULO III
Aspectos procedimentales
3.1 Actividades Ejecutadas
3.2 Técnicas e instrumentos de recolección de información
3.2.1 Instrumentos de la recolección de datos
"Consiste en un medio utilizado para registrar la información que se obtiene durante el proceso de recolección.
Tales anotaciones pueden ser hechas utilizando diferentes instrumentos, Entre los cuales citaremos:
.- Fichas: Este instrumento fue utilizado por el investigador para clasificar y anotar, las distintas informaciones que eran necesarias para apoyar la realización del Trabajo especial de Grado.
.- Hoja: Es otro de los instrumentos aplicados por el investigador para anotar las respuestas dadas por los empleados del departamento y las Gerencias.
.- Lápiz: Instrumento que se uso para redactar las opiniones de los trabajadores, en las respectivas entrevistas.
.- Grabadora: Este instrumento fue de gran ayuda para guardar la información suministrada por los trabajadores, en las entrevistas realizadas a cada uno de ellos.
3.2.2 Métodos Utilizados para la elaboración de las Descripciones de Cargos para los Manuales de Procesos:
Observación Directa: Es la técnica de estudio por excelencia y se utiliza en todas las ramas de la ciencia. Su uso está guiado por alguna teoría y ésta determina los aspectos que se van a observar.
El Método utilizado es la "Entrevista – Observación"
Ya que éste ofrece mayor garantía de credibilidad y permite tener datos aceptables en menor tiempo. En la entrevista el "Analista" discute los detalles del cargo:
Los factores de supervisión.
Las tareas y /o funciones del cargo.
Las habilidades y conocimientos.
La proporción del tiempo.
Conviene considerar:
Realizar la entrevista en el mismo lugar de trabajo.
El Analista no necesita entrevistar a todas las personas.
Transmitir ideas claras y concretas.
El trabajo de rutina.
Tomar notas claras y bien organizadas.
Procedimiento de la información
3.3.1 Tipo de Investigación
La presente investigación se efectuará bajo la modalidad de Investigación de campo apoyada y sustentada en una investigación documental, a través de las cuales se obtendrá teorías, información y resultado del análisis de las causas que han originado la Gerencia de Planificación del Proyecto Socialista Orinoco.
La investigación de campo se caracteriza porque los problemas que estudia surgen de la realidad y la información requerida debe obtenerse directamente de lugar donde está planteado el problema, en este caso.
Por otra parte, la investigación documental, es el estudio del problema con el propósito de ampliar y profundizar los conocimientos de su naturaleza con apoyo principalmente en fuentes bibliografías.
"Un diseño de investigación es un plan global de investigación que integra de modo coherente y conecta las técnicas de recolección de datos, análisis previstos y objetivos; el diseño de investigación que intente dar respuesta a la preguntas planteadas en la misma".
Tipos de análisis a realizar
3.4.1 Diseño de la Investigación
El diseño de la investigación responde determinar previamente los pasos a seguir para abordar cada uno de los objetivos propuestos. Es por ello que se hace necesario partir de los objetivos respondiendo a la interrogante: ¿Qué pasos debo seguir para Elaborar un Manual de Proceso de la Gerencia de Planificación del Proyecto Socialista Orinoco?
Objetivos del análisis de cargo:
a) Analizar y estudiar la labor y ocupación de un cargo.
b) Proveer información importante a la organización sobre los cargos.
c) Permitir la evaluación del desempeño y características de cada Cargo.
d) Obtener un Soporte para la toma de decisiones Gerenciales referente al Cargo y los ocupantes del mismo.
La investigación contenida en este trabajo; así como todo lo relacionado con las fuentes y técnicas para la recolección de datos e información, nos permite dar a conocer que el método utilizado. Es la técnica de estudio por excelencia y se utiliza en todas las ramas de la ciencia como lo es la Observación Directa.
CAPITULO IV
Resultados
4.1 Análisis de los Resultados
4.1.1 Población y Muestra
¿Cuán grande debe ser la muestra?
La población es el conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones, podemos decir que la población es la totalidad del fenómeno a estudiar, en donde las unidades de población posee una característica común la cual estudia y da origen a los datos.
El tamaño de muestra requerido en una encuesta depende en parte de la calidad estadística necesaria para los establecer los hallazgos; esto a su vez, está relacionado en cómo esos hallazgos serán usados.
Aún así, no hay una regla simple para el tamaño de muestra que pueda ser usada en todas las encuestas. Mucho de esto depende de los recursos profesionales y fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran que una muestra de tamaño moderado es suficiente estadística y operacionalmente.
La Gerencia General del Proyecto Socialista Orinoco la conforman cinco (5) Unidades Estratégicas, las cuales son:
Gerencia de Planificación.
Finanzas.
Gerencia Geomatica.
Recursos Humanos.
Gerencia Técnica.
Este trabajo será realizado solo en la Gerencia de Planificación del Proyecto Socialista Orinoco que esta subdividida por 3 áreas como lo son:
Planificación.
Control y Gestión.
Evaluaciones Económicas.
Para este trabajo de investigación, se les realizará el estudio a todas las personas, ya que esta Gerencia Tiene en sus empleados la siguiente distribución:
Gerente de Planificación………………… 01 Persona
Control y Gestión ……………………….…01 Persona
Planificador General.…………………….. 01 Persona
Analistas de Planificación………………..03 Personas
Evaluador Económico…………………….02 Personas
4.2 Opciones de solución
Para todo proceso de investigación se requiere del uso de diversas técnicas que le permitan al investigador obtener toda la información o datos que requiere para el desarrollo del mismo.
De acuerdo a lo antes señalado las técnicas utilizadas para el desarrollo del siguiente Trabajo fueron las siguientes:
.- La observación directa:
Para este trabajo de investigación se aplicó la técnica de la observación directa ya que el investigador pudo evidenciar y visualizar de cerca la problemática que acarrea a la Gerencia, debido al hecho de la carencia de un manual de procedimientos.
"La observación directa es aquella a través de la cual se puedan conocer los hechos y situaciones de la realidad social". Según Sabino, C. (1997).
– La entrevista no estructurada:
Otra de las técnicas utilizadas fue la entrevista no estructurada en la empresa; de Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) CVP, en su Gerencia de Planificación del Proyecto Socialista Orinoco, en donde se llevaron a cabo conversaciones abiertas con parte del personal interno que labora en las Gerencias y departamentos o Unidades de líneas programáticas, los gerentes y las Lideres de las Unidades. Esto con el fin de conocer y estudiar la información obtenida y poder canalizar y detectar todo lo referente para obtener la información necesaria para la elaboración de dicho manual.
"La entrevista no estructurada son preguntas abiertas las cuales se responden dentro de una conversación, la persona interrogada da una respuesta, con sus propios términos, de una cuadro de referencia a la cuestión que se le ha formulado". Según Ander E.
4.3 Evaluación de las opciones
Para la aplicación de este manual de procesos se recomienda el siguiente método de implantación del mismo.
El Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. Este método, es de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su contenido o de áreas especificas para introducir los cambios sin causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso sólo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.
Análisis
En este trabajo se presenta una Propuesta de Actualización, a través de alternativas de acción para la organización del Área estudiada, con ventajas que pueden ser presentadas como resultados positivos para la Gerencia de Planificación, lo cual se espera obtener con el manual de procedimientos.
La Gerencia de Planificación tiene como Misión Supervisar y Controlar la factibilidad y Ejecución de los Planes, Programas y Proyectos desarrollados en la Faja Petrolífera del Orinoco, verificando que los mismos cumplan con la normativa da la Empresa y la metodología (GGPIC) y sea realizado en el tiempo establecido.
Actualmente, el sistema operativo se rige de la siguiente manera: Cada líder o miembro de las unidades de líneas programáticas, reportan directamente sus informes al Gerente General del PSO, lo cual hace complicado el trabajo de la Gerencia de Planificación, ya que por medio del Manual se demuestra que la finalidad de esta Gerencia, es encargarse de la elaboración de planes de trabajo a corto, mediano y largo plazo para el desarrollo de la FPO; así como asesorar y coordinar la ejecución de los proyectos bajo la normativa establecida por la empresa, a fin de dar cumplimiento a la misión, objetivos, políticas y estrategias del PSO. Así mismo, es su función Supervisar que sea cumplida la normativa de los Proyectos vigente para la Empresa a través de la metodología de las GGPIC.
En la forma que se está trabajando hoy día en el área estudiada, se logra demostrar la falta de coordinación entre sus Unidades de Líneas Programáticas y la Gerencia de Planificación, pues, a la hora de presentarse algún informe o documento debería estar formulado desde la Gerencia de Planificación para ser entregado a la Gerencia General, de forma tal que el análisis nos permite demostrar que dicho sistema operativo debería ser cambiado por un sistema funcional, en el cual cada unidad de Líneas Programáticas tenga un Analista de Planificación que trabaje conjuntamente con la Gerencia de Planificación, y con ello, dicha Gerencia pueda dar Asesoría Metodológica a cada Línea Programática para la elaboración de los Documentos de Soporte de Decisión (DSD) y así definir y aplicar procesos de seguimiento y control que propicien el cumplimiento de los planes de trabajo del PSO, el cual lleve la información de manera eficaz y al tiempo requerido por la Gerencia General o cualquier otro superior de esta Institución.
Trabajando de esta manera la Gerencia de Planificación puede Asistir técnicamente a las Líneas Programáticas para la elaboración de la Planificación de los proyectos, así como Supervisar el desarrollo de actividades, utilización de recursos, logro de objetivos y metas contempladas en los planes, programas y proyectos que ejecuta el PSO. De esta forma preparar y enviar a la Gerencia General informes trimestrales y anuales.
Presentamos como resultado el poner en práctica el manual y las medidas de actualización derivadas de él.
Conclusiones
Una vez efectuado los estudios para la elaboración de un manual de procedimiento en la Gerencia de Planificación del PSO, mediante la aplicación de diversos métodos y técnicas, se ha llegado a las siguientes conclusiones:
1. Se identificó que la finalidad de este Manual es informar acerca de la organización, funciones y responsabilidades de cada una de las áreas funcionales que conforman la Gerencia del Planificación del Proyecto Socialista Orinoco (PSO).
2. Se efectuó un Diagnostico de la unidad y se actualizó la Información existente en los Departamentos que integran la Gerencia de Planificación del P.S.O.
3. Se realizó una breve síntesis de las funciones o actividades de los cargos, lo cual muestra y brindará una Información de Diagnostico de las Unidades que integran la Gerencia de Planificación del P.S.O.
4. Se deberá realizar un compromiso de todo el personal que labora en la Gerencia de Planificación del Proyecto Socialista Orinoco (PSO), para que de esta manera el mismo pueda informarse del contenido de este Manual y ponerlo en práctica, para garantizar un buen funcionamiento en las actividades de manera satisfactoria, y además ofrecer una gran ventaja para la empresa.
5. Se planteó una propuesta que permita mejorar de manera satisfactoria le labor realizada por la Gerencia de Planificación del PSO.
6. A través del estudio realizado se evidenció la falta de conexión permanente con las unidades de líneas programáticas, de esta manera se plantea que hace falta una nueva unidad que se encargue directamente a la organización para la planificación de proyectos en la Gerencia de Planificación, en el cual cada unidad de Líneas Programáticas tenga un Analista de Planificación que trabaje conjuntamente con la Gerencia de Planificación.
7. Se recomienda implantar el manual por medio del Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas.
Recomendaciones
De las conclusiones obtenidas en el trabajo realizado, se recomienda observar las siguientes acciones, a fin de obtener mejores beneficios y mayor productividad en la Gerencia de Planificación.
A través de este Manual se permite demostrar la falta presentada en el enlace permanente que debería tener la Gerencia de Planificación del Proyecto Socialista Orinoco con las Unidades de las Líneas Programáticas, razón por la cual en la aplicación del manual de procesos se recomienda:
1.- Aplicar el Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. Este método, es de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su contenido o de áreas especificas para introducir los cambios sin causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso sólo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.
2.- Proponer incorporar un Analista de Planificación en cada unidad de gerencia o líneas programáticas que se encargue de llevar la planificación de proyectos y servir de enlace entre las líneas programáticas y la Gerencia Planificación, manteniendo una información actualizada y aporte las soluciones en el tiempo establecido, para que de esta manera la Gerencia de Planificación labore en conjunto con el analista la planificación de todo lo relacionado con esa Unidad, y de esta forma lograr que el trabajo sea mas rápido y eficiente.
3.- Realizar campañas de divulgación del Manual, con el fin de dar a conocer el contenido del Manual de Procedimiento realizado para dicha Gerencia.
4.- Garantizar el compromiso de todo el personal que labora en la Gerencia de Planificación del Proyecto Socialista Orinoco (PSO), a informarse del contenido de este Manual y ponerlo en práctica.
Una Gerencia de Planificación de una empresa tan reconocida y con proyectos de Gran importancia para nuestro País debería contar con todos los requerimientos establecidos, así como del personal necesario para realizar un excelente trabajo que garantice la mejor y más eficiente labor en su gestión. Por esta razón es conveniente para la Empresa dar solución a este inconveniente, para que de esta manera la misma trabaje con más eficiencia de la que ya ha estado trabajando hasta el día de hoy.
Anexo
Ejemplo de las Descripciones de Cargos de la Gerencia de Finanza del PSO.
I.- IDENTIFICACION
– TITULO PUESTO / INDICADOR: SUPERVISOR MAYOR DE CONTABILIDAD/ (VACANTE) |
– TITULO PUESTO SUPERVISOR / INDICADOR: GERENTE DE PLANIFICACION Y FINANZAS/GONZALEZGAM |
– DIVISION / GERENCIA / REGION: PETROLERA KAKI/FINANZAS/ANACO |
II.- MISION
Garantizar que las transacciones y resultados de Petrolera Kaki, S.A. sean registradas y reportadas a sus accionistas con integridad, transparencia y oportunidad, a través de la adecuada aplicación de las normas generales de contabilidad y la elaboración de reportes financieros, que permita una evaluación confiable y precisa de los estados financieros de la empresa. |
III. – RESPONSABILIDADES (MACRO / GENERALES)
|
IV.- PERFIL / REQUERIMIENTOS TECNICOS
Profesional universitario graduado en Contaduría Pública, con sólidos conocimientos contables, así como con conocimientos en el manejo de paquetes de computación (excel–word–power point), con iniciativa, creatividad, proactivo, autocontrol, liderazgo, orientado hacia el logro, analítico, comunicativo y con un alto grado de confiabilidad/responsabilidad.
|
V.- ELABORACION Y APROBACION
ELABORADO Nombre: GONZALO GONZÁLEZ Firma: | APROBADO Nombre: JESÚS MARRERO Firma: | FECHA: 15/10/2008 | |||
I.- DIMENSIONES
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II.- ELABORACION Y APROBACION
ELABORADO Nombre: GONZALO GONZÁLEZ Firma: | APROBADO Nombre: JESÚS MARRERO Firma: | FECHA: 15/10/2008 | |||
Organigramas propuestos para el Proyecto Socialista Orinoco
Organigramas
Organigrama de Posición Macro del PSO
Organigrama de las Gerencias del PSO
Organigrama de la Gerencia de Planificación del PSO
Organigrama de Finanza del PSO
Organigrama de la Gerencia de Geomatica
Organigrama de la Gerencia de Recursos Humanos
Organigrama de la Gerencia Técnica
AGRADECIMIENTOS
Son tantas las personas a las cuales tengo que agradecer el logro de tan importante objetivo y a los cuales les debo tanto.
A DIOS todo poderoso por iluminarme el camino y darme la fuerza para luchar y seguir adelante y por hacerme una persona de bien.
A mis padres (Cecilio Jiménez y Ricarda Martínez), por darme el apoyo y la oportunidad de cumplir con esta meta, sin ustedes nada de esto seria posible, a ustedes gracias por haber creído en mí. Los amo.
A mis hermanos (María, José, Tania y Mildree), con quienes he crecido y me han acompañado en este camino, gracias a ustedes por estar siempre conmigo y a mis sobrinos por su amor y cariño.
A la UNEXPO, por formarme con los conocimientos académicos necesarios para ser un Profesional.
A PDVSA-CVP (Oriente), por haberme brindado la gran oportunidad de mostrar mis conocimientos adquiridos durante estos años. Sobre todo al personal de la Gerencia de Planificación, con los cuales aprendí mucho a lo largo de estos meses (Nancy Noguera, José Bermúdez, Yunay Mendoza, Fernando López, Cristian Montilla) y (el personal de la línea programática de vialidad y transporte, Ornella Campos), a todos ustedes nunca los olvidare.
A mi tutor Industrial Ingeniero Adrian Bravo, gracias por la paciencia, el tiempo y el apoyo, por proporcionarme los conocimientos necesarios de una manera espontánea, en colaboración con el trabajo que se me asigno. A ti mil gracias. Gracias por hacer de mi estadía en la empresa una de las experiencias más hermosas de mi vida. Nunca te olvidare.
A mi tía Rosa Cristina Martínez por creer en mi y ayudarme en esta etapa tan importante de mis estudios.
Finalmente a todos mis amigos quienes me brindaron su apoyo y compañía en los momentos que sentía caer y siempre estuvieron ahí apoyándome para seguir adelante y no desmayar.
MILAGROS JIMÉNEZ
Dedicatoria
A Dios, por estar a mi lado durante todo este tiempo iluminándome el camino y dándome sabiduría.
A mis padres, Cecilio Jiménez y Ricarda Martínez a ustedes con todo mi Amor y Cariño.
MILAGROS JIMÉNEZ
Autora:
Jiménez Martínez, Milagros Cecilia
Enviado por:
Iván José Turmero Astros
Puerto Ordaz, Febrero del 2011
Práctica Profesional
Universidad Nacional Experimental Politécnica
"Antonio José de Sucre". Vicerrectorado Puerto Ordaz.
Departamento de Ingeniería Industrial.
Tutor Académico: Ing. Scandra Mora
Tutor Industrial: Ing. Adrian Bravo
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